DS2 Administrar los servicios de terceros

La necesidad de asegurar que los servicios provistos por terceros cumplan con los requerimientos del negocio, requiere de un proceso efectivo de administracin de terceros. Este proceso se logra por medio de una clara definicin de roles, responsabilidades y expectativas en los acuerdos con los terceros, as como con la revisin y monitoreo de la efectividad y cumplimiento de dichos acuerdos. Una efectiva administracin de los servicios de terceros minimiza los riesgos del negocio asociados con proveedores que no se desempean de forma adecuada.

Objetivos de control detallados

DS2.1 Identificacin de las relaciones con todos los proveedores Identificar todos los servicios de los proveedores y catalogarlos de acuerdo con el tipo de proveedor, la importancia y la criticidad. Mantener documentacin formal de las relaciones tcnicas y organizacionales incluyendo los roles y responsabilidades, metas, expectativas, entregables esperados y credenciales de los representantes de estos proveedores. DS2.2 Administracin de las relaciones con los proveedores Formalizar el proceso de administracin de relaciones con proveedores por cada proveedor. Los responsables de las relaciones deben coordinar a los proveedores y los clientes y asegurar la calidad de las relaciones con base en la confianza y la transparencia (por ejemplo, a travs de acuerdos de niveles de servicio). DS2.3 Administracin de riesgos del proveedor Identificar y mitigar los riesgos relacionados con la habilidad de los proveedores para mantener una efectiva entrega de servicios de forma segura y eficiente sobre una base de continuidad. Asegurar que los contratos estn de acuerdo con los estndares universales del negocio de conformidad con los requerimientos legales y regulatorios. La administracin del riesgo debe considerar adems acuerdos de confidencialidad (NDAs), contratos de garanta, viabilidad de la continuidad del proveedor, conformidad con los requerimientos de seguridad, proveedores alternativos, penalizaciones e incentivos, etc. DS2.4 Monitoreo del desempeo del proveedor Establecer un proceso para monitorear la prestacin del servicio para asegurar que el proveedor est cumpliendo con los requerimientos del negocio actuales y que se apega de manera continua a los acuerdos del contrato y a los convenios de niveles de servicio, y que el desempeo es competitivo respecto a los proveedores alternativos y a las condiciones del mercado.

Entradas y salidas

Niveles de madurez
0 No existente cuando Las responsabilidades y la rendicin de cuentas no estn definidas. No hay polticas y procedimientos formales respecto a la contratacin con terceros. Los servicios de terceros no son ni aprobados ni revisados por la gerencia. No hay actividades de medicin y los terceros no reportan. A falta de una obligacin contractual de reportar, la alta gerencia no est al tanto de la calidad del servicio prestado. 1 Inicial/Ad Hoc cuando La gerencia est conciente de la importancia de la necesidad de tener polticas y procedimientos documentados para la administracin de los servicios de terceros, incluyendo la firma de contratos. No hay condiciones estandarizadas para los convenios con los prestadores de servicios. La medicin de los servicios prestados es informal y reactiva. Las prcticas dependen de la experiencia de los individuos y del proveedor (por ejemplo, por demanda). 2 Repetible pero intuitiva cuando El proceso de supervisin de los proveedores de servicios de terceros, de los riesgos asociados y de la prestacin de servicios es informal. Se utiliza un contrato pro-forma con trminos y condiciones estndares del proveedor (por ejemplo, la descripcin de servicios que se prestarn). Los reportes sobre los servicios existen, pero no apoyan los objetivos del negocio. 3 Proceso definido cuando Hay procedimientos bien documentados para controlar los servicios de terceros con procesos claros para tratar y negociar con los proveedores. Cuando se hace un acuerdo de prestacin de servicios, la relacin con el tercero es meramente contractual. La naturaleza de los servicios a prestar se detalla en el contrato e incluye requerimientos legales, operacionales y de control. Se asigna la responsabilidad de supervisar los servicios de terceros. Los trminos contractuales se basan en formatos estandarizados. El riesgo del negocio asociado con los servicios del tercero esta valorado y reportado. 4 Administrado y medible cuando

Se establecen criterios formales y estandarizados para definir los trminos de un acuerdo, incluyendo alcance del trabajo, servicios/entregables a suministrar, suposiciones, calendario, costos, acuerdos de facturacin y responsabilidades. Se asignan las responsabilidades para la administracin del contrato y del proveedor. Las aptitudes, capacidades y riesgos del proveedor son verificadas de forma continua. Los requerimientos del servicio estn definidos y alineados con los objetivos del negocio. Existe un proceso para comparar el desempeo contra los trminos contractuales, lo cual proporciona informacin para evaluar los servicios actuales y futuros del tercero. Se utilizan modelos de fijacin de precios de transferencia en el proceso de adquisicin. Todas las partes involucradas tienen conocimiento de las expectativas del servicio, de los costos y de las etapas. Se acordaron los KPIs y KGIs para la supervisin del servicio. 5 Optimizado cuando Los contratos firmados con los terceros son revisados de forma peridica en intervalos predefinidos. La responsabilidad de administrar a los proveedores y la calidad de los servicios prestados est asignada. Se monitorea el cumplimiento de las condiciones operacionales, legales y de control y se implantan acciones correctivas. El tercero est sujeto a revisiones peridicas independientes y se le retroalimenta sobre su desempeo para mejorar la prestacin del servicio. Las mediciones varan como respuesta a los cambios en las condiciones del negocio. Las mediciones ayudan a la deteccin temprana de problemas potenciales con los servicios de terceros. La notificacin completa y bien definida del cumplimiento de los niveles de servicio, est asociada con la compensacin del tercero. La gerencia ajusta el proceso de adquisicin y monitoreo de servicios de terceros con base en los resultados de los KPIs y KGIs.

chauditoria consultores S.A.

Empresa a auditar: DayTec Fecha de la auditoria: 03-jul-2008 Nombre(s) auditor(es): David Elias Matta, Cristian Adrin Hernndez Responsable auditado: Objetivo de la auditoria: del documento de COBIT la descripcin
contextualizado con la empresa

Referencia Aspectos a evaluar Proceso de evaluacin Herramien tas Observacio nes CHDS2-1 Evaluar la contratacin de servicios de terceros Solicitar una muestra de los contratos de servicios de terceros para evaluar su legalidad y alcance. Lista de verificacin LVDS2-1 CHDS2-2 Evaluar el control a los servicios prestados por terceros Revisar los controles para los servicios de terceros Lista de verificacin LVDS2-1

Nivel de madurez Observaciones y resultados 0 1 2 3 4 5

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