ENSAYO LETRA DE CAMBIO La letra de cambio es uno de los Ttulos valores que se extiende por una persona que

se denomina Girador acreedor o librador y recoge una obligacin de pago aceptada por otra persona que la denominan Girado, deudor o librado de una cantidad determinada en la fecha de su vencimiento, y que se encuentra regulado por el Cdigo de comercio Colombiano en sus artculos 691 a 708. PERSONAS QUE INTERVIENEN EN UNA LETRA DE CAMBIO 1. El Librado o girado: la persona a la que se da la orden de pago (quien debe pagar), es el destinatario de la orden dada por el librador. 2. El Librador o Girador: la persona que ordena hacer el pago. 3. El Beneficiario o Tomador: es aquel a cuya orden debe hacerse el pago de la suma ordenada por el Librador. Es necesario que en la letra se indique el nombre del beneficiario o tomador; en nuestro derecho no es vlida la Letra al Portador, es imprescindible expresar el nombre de una persona como beneficiaria 4. El Fiador o Avalista: la persona que garantiza el pago de la letra POSIBILIDADES DE VENCIMIENTOS EN LAS LETRAS DE La letra de cambio puede ser girada: 1) A la vista; 2) A un da cierto, sea determinado o no; 3) Con vencimientos ciertos sucesivos, y 4) A un da cierto despus de la fecha o de la vista. Elementos de la Letra de Cambio Los elementos que debe contenerla letra de cambio son: Librador (Girador): persona que emite la letra de cambio dando la orden de pago a otra persona (deudor). Librado (Girado): persona a la que va dirigida la orden de pago Endosante: acreedor (original o posteriores) persona a quien se transmite su derecho de cobro. Endosatario: persona (acreedor actual) a quien se ha transmitido el derecho de cobro. Tenedor: persona poseedora del ttulo en cada momento Pago de la letra de cambio La letra de cambio deber presentarse para su pago el da de su vencimiento o dentro de los ocho das siguientes. No se puede exigir la presentacin y menos exigir el pago antes de la fecha de vencimiento, aunque voluntariamente si se puede hacer. Tampoco se puede obligar al tenedor de la letra de cambio a recibir el pago antes del vencimiento pactado. La presentacin para el pago de la letra a la vista, deber hacerse dentro del ao que siga a la fecha del ttulo. Cualquiera de los obligados podr reducir ese plazo, si lo consigna as en la letra. El girador podr, en la misma forma, ampliarlo y prohibir la presentacin antes de determinada poca. NOTA PARA NO OLVIDAR: Las Letras de Cambio no necesitan firmarse ante Notario Pblico para que tenga validez la obligacin que se acepta. Basta con su firma y si se quiere se puede acompaar de la huella dactilar CONTABILIZACIN El seor Luis Gonzlez adquiere un crdito por un ao, una mquina de escribir por un valor de $150.000, segn factura No. 0123; como garanta firmo una letra a favor de mquinas y ganchos ltda.

MAQUINAS Y GANCHOS LTDA CUENTAS LETRA POR COBRAR DEBE 150.000 HABER

VENTAS Segn factura 0123

150.0000

SEOR LUIS GONZLEZ CUENTAS LETRA POR PAGAR DEBE HABER 150.000

EQUIPOS DE OFICINA

150.0000

En la parte de atrs de la letra viene la parte de endoso, si los hubiera Fecha de vencimiento (da Nombre del Girado Firma del Fecha de

Nro de Letra

Valor de la

Datos del Girado (girados en caso de Nombre del Girador No de Cuotas (si la hubiese pactado)

Lugar de pago

Porcentaje de

Cantidad (valor) en letras Firma del Valor de la cuota (si las huibiese)

NORMAS SOBRE ARCHIVO Y CONSERVACION DE DOCUMENTOS CONTABLES Algunos criterios para organizar un archivo de documentos contables son: Volumen de documentos Antigedad de documentos Caractersticas de los documentos Frecuencia de uso Facturas emitidas cronolgicamente y por N de facturaes conveniente tener copia en la carpeta de cada cliente Por proveedores cronolgicamente

Con la expedicin reciente de la Ley 962 de 2005 conocida como Ley Antitrmites ,, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o prestan servicios pblicos. Artculo 28 una previsin referida a la racionalizacin de la conservacin de libros de comercio, prescribiendo que "los libros y papeles del comerciante debern ser conservados por un perodo de diez (10) aos contados a partir de la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a eleccin del comerciante, su conservacin en papel o en cualquier medio tcnico, magntico o electrnico que garantice su reproduccin exacta". Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrnico para la conservacin de tales documentos, el mismo deber reunir los requisitos establecidos en el artculo 12 de la Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones y en dicho caso, no ser necesaria la

conservacin fsica (en papel) de los libros y papeles del comerciante. En este evento, una vez se garantice la reproduccin exacta de los libros y papeles, a travs del citado medio electrnico, el comerciante est en posibilidad de destruir directamente dichos documentos, encontrndose obligado, nicamente, a conservarlos por un perodo de diez (10) aos en el medio electrnico en el que se hubieren reproducido. Ahora bien; para efectos estrictamente fiscales y teniendo en cuenta el inciso final del Artculo 28 de la Ley 962 de 2005, conforme al cual el plazo de diez aos se aplicar .sin perjuicio de los trminos menores consagrados en normas especiales , consideramos que por disposicin del artculo 632 del estatuto tributario, para efectos de control de los impuestos, las personas y entidades contribuyentes o no contribuyentes, debern conservar por un perodo mnimo de cinco aos contados a partir del 1 de enero del ao siguiente al de su elaboracin expedicin o recibo, los siguientes documentos:

Las facturas, documentos equivalentes y documentos sustitutivos, excepto las copias de las cintas de las mquinas registradoras, las que de acuerdo con el artculo 6 del Decreto 422 de 1991, deben conservarse durante dos aos a partir de su utilizacin, siempre y cuando conserven el registro resumen de las mismas como soporte contable, de acuerdo con el artculo 632 del estatuto tributario. Los medios magnticos que contengan la informacin, as como los programas respectivos, el comprobante informe diario y la cinta testigo magntica, cuando se expidan facturas por computador o se utilice el sistema POS. Los archivos magnticos y el software utilizados para el intercambio de documentos a travs de la red, tratndose de la factura electrnica. La identificacin tanto del emisor de la factura como del receptor, con indicacin de la fecha de transmisin o recepcin, por parte de los administradores de la red de valor agregado. Los registros, comprobantes informes diarios, comprobantes Z, listas genricas y los comprobantes resumen denominados informes fiscales de control en ellas adoptados. El registro que deben llevar quienes elaboran facturas o documentos equivalentes de las personas o entidades que hayan solicitado el servicio, y copia de las resoluciones de autorizacin de la numeracin o constancias del vencimiento del trmino para decidir, entregadas por el usuario del servicio.

No sobra sealar que el medio magntico es una herramienta de tecnologa avanzada utilizado para reproducir informacin que facilite la investigacin, demostracin y soportes de hechos contables, financieros y econmicos acaecidos en las empresas o entes econmicos. Su aceptacin como tal, depende de los controles para su conservacin y fcil localizacin de la informacin que se va a consultar. Si bien la ley no profundiz respecto a su uso concreto, si su custodia, registro, fcil localizacin y la codificacin de la informacin es adecuada, estos mecanismos de conservacin deben ser enteramente admisibles hacer oponibles a terceros los documentos sometidos correctamente a ellos. En este orden de ideas, en los trminos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ci a la informacin presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesin del 6 de febrero de 2007 y que los efectos de este escrito son los previstos por el artculo 25 del Cdigo Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecucin, no constituye acto administrativo y contra l no procede recurso alguno

ESQUEMA EXPLICATIVO DE LA LETRA DE CAMBIO