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CONGRESO ARGENTINO DE MANTENIMIENTO y 13avo CONGRESO BINACIONAL DE MANTENIMIENTO ARGENTINA - ESPAA 2007 ________________________________________________________________ MODELO DE GESTIN DE MANTENIMIENTO: UNA VISIN ESTRATGICA MBA Juan Alberto Antezana Delgado* Ingeniero Mecnico por la Pontificia Universidad Catlica del Per Resumen.Un sistema estructurado de mantenimiento genera una slida base para desarrollar un trabajo ordenado y orientado al mejoramiento continuo. La retroalimentacin de resultados as como la planificacin son pilares que permiten administrar de manera eficiente una gestin, estar apoyados por una herramienta informtica para el tratamiento de la data, lo complementa. La confiabilidad como eje de medicin y la aplicacin de los modelos de Mantenimiento Centrado en Confiabilidad RCM y el Mantenimiento Productivo Total TPM como pilares de mejora, completan un ciclo que pueden orientar el trabajo de mantenimiento hacia un trabajo de clase mundial. En el presente artculo veremos como estructurar un modelo de gestin de mantenimiento as como un caso de aplicacin prctica en una empresa de consumo masivo en el Per, empresa con una gran diversidad de productos manufacturados, esta ha alcanzado una confiabilidad de operacin de lneas de produccin del orden del 98% y un nivel de mantenimiento preventivo del orden del 88%, veremos como se apoya en el ERP-SAP para administrar la informacin de mantenimiento as como en el desarrollo de sus recursos para acompaar la rpida evolucin de la tecnologa. Introduccin Muchas veces miramos el mantenimiento como una operacin que tiene por finalidad orientar los esfuerzos a evitar fallas en los equipos de produccin, sin embargo vemos que esta actividad es realmente estratgica, sobre todo en la industria manufacturera en donde los procesos han ido migrando de lo manual a lo automatizado buscando la optimizacin y la eficiencia, en donde la capacidad productiva debe maximizarse; el mantenimiento debe ser funcin directa de la confiabilidad de operacin de las lneas de produccin, debe buscar que stas operen

no slo con una elevada confiabilidad sino tambin dentro de sus parmetros de diseo con el fin de disponer de procesos productivos ptimos. La pregunta que nos podemos hacer ahora es: cmo hacer para que el mantenimiento sea visto como un proceso clave y como parte determinante de la cadena de valor de una empresa? El presente artculo muestra un enfoque estructurado que permite mirar el mantenimiento desde una ptica organizada y centrada en la creacin de valor. En esta nueva forma de ver el mantenimiento, es importante observar de cerca y comentar varios procesos que, en conjunto, hacen de la actividad de mantenimiento, un proceso estratgico e influyente en la rentabilidad de los negocios; visto de otra manera, este enfoque nos ayudar a estructurar un sistema de mantenimiento que est alineado con la estrategia de la compaa. El Modelo de Mantenimiento A efectos de organizar el mantenimiento, lo primero que debemos considerar es la creacin de un enunciado que englobe un propsito, una misin, una razn de ser, ste debe convertirse en una filosofa de gestin y debe ser la base para construir el modelo, sin un enunciado de este tipo, es posible que nos convirtamos en un rea de servicios orientados a cubrir nicamente las expectativas de nuestros clientes internos sin una organizacin claramente definida y menos an eficiente; es as que debemos darle forma y foco a la gestin, dicho de otro modo, orientar el trabajo de mantenimiento. La razn de ser del mantenimiento no es otra cosa que la confiabilidad de operacin de los equipos de produccin con una alta mantenibilidad, es decir debemos evitar fallas imprevistas en los equipos y a la vez debemos hacer que nuestras operaciones de mantenimiento se efecten en tiempos ptimos y a costos razonables. Ahora ya tenemos definida una misin y tambin sabemos que nuestro objetivo es la confiabilidad, ahora comencemos a armar el modelo. Muchos de nosotros hemos odo hablar del modelo <insumoprocesoproducto>, acaso no es posible referir ste a la actividad de mantenimiento?

Podramos considerar que el insumo en la actividad de mantenimiento es una confiabilidad objetivo, es decir una confiabilidad deseada para luego de aplicar el proceso mismo poder obtener una confiabilidad real, entonces podemos plantear lo siguiente:

Ahora bien, qu debera incluirse dentro de Gestin de Mantenimiento?; no es que se trate de un solo posible arreglo, lo cierto es que esto podra tomar muchas formas, la gestin en s puede ser dependiente del tipo de negocio, de la estrategia de la compaa, del nivel de resultados, del entorno donde se desarrolla el negocio, etc. En todos los casos siempre buscar maximizar la confiabilidad de las lneas de produccin, entendindose la maximizacin como una optimizacin costo beneficio o mejor dicho: gasto de mantenimiento confiabilidad segn cada caso en particular; cuando nos referimos a la confiabilidad es interesante introducir el trmino confiabilidad operacional, concepto derivado del modelo de gestin Mantenimiento Centrado en Confiabilidad (RCM), que considero preciso y oportuno por cuanto nos permite ampliar nuestra visin de confiabilidad desde las perspectivas que este modelo define. Definido un objetivo de confiabilidad es importante monitorear el cumplimiento de ste. El siguiente esquema es un paso ms hacia la estructura del modelo mismo, habiendo ya definido una misin y planteado objetivos de confiabilidad, es necesario realizar el monitoreo correspondiente.

Fuente: el autor

El propio proceso de retroalimentacin es el mecanismo mediante el cual se controla la gestin desde el punto de vista de resultados, gracias a ello sabemos si existe o no una oportunidad de ajustar la gestin para poder alcanzar el objetivo propuesto. Evidentemente esto implica disponer de un sistema confiable de medicin y para ello es importante definir cmo hacerlo, un sistema informtico puede ayudar mucho en este aspecto. Ahora que ya tenemos una estructura bsica, estamos en posicin de completar el modelo:

Fuente: El autor Modelo de Gestin de Mantenimiento

A continuacin comentar de manera general cada uno de los procesos integrantes del modelo propuesto, es importante mencionar que el arreglo presentado es solo una propuesta posible; la misma responde a una experiencia en el sector de manufactura de consumo masivo en Per. El Anlisis.- Este proceso es de suma importancia por cuanto nos permitir identificar las causas que han generado la desviacin entre el objetivo real y el objetivo propuesto para luego implementar las medidas correctivas necesarias en nuestra gestin; para ello podemos proponer el uso de herramientas como RCM el Anlisis Causa Raz, una vez ms el sistema informtico es de mucha ayuda como base de

datos para proporcionar informacin relevante para la identificacin de las causas bsicas de los problemas, sean stos puntuales o recurrentes. La Mejora.- Este proceso se refiere fundamentalmente a las acciones a implementar, resultado del anlisis efectuado con el fin de asegurarnos que hemos eliminado en forma definitiva las causas bsicas del problema, en muchos casos es importante considerar la participacin de personal de produccin en este proceso. Algunas de las acciones importantes a implementar son: mejoras en el diseo, entrenamiento y capacitacin y una buena determinacin de necesidades de mantenimiento preventivo como resultado del anlisis RCM u otra herramienta empleada. La Planificacin.- Este proceso se refiere a la existencia de una estructura organizada de planes de mantenimiento preventivos que estn alineados con las reales necesidades de los equipos, en casos en los que la cantidad de equipos sea importante, es necesario efectuar un anlisis de criticidad. La planificacin es una forma organizada de administrar el trabajo de mejora. La Programacin.- Se refiere a la organizacin para la ejecucin de las actividades de mantenimiento definidas, es decir la planificacin nos dice qu es lo que tenemos que hacer y la programacin es mas especifica dicindonos cundo, con quin y con qu hacer la actividad. Es recomendable definir un horizonte de planificacin que puede ser semanal, mensual, etc. en el que es importante considerar la inclusin de los materiales necesarios. Evidentemente la logstica en mantenimiento es un tema aparte, lo cierto es que debemos buscar mecanismos ptimos de soporte logstico para la administracin de repuestos como lo es un MRP por ejemplo. Las Necesidades.No todo el mantenimiento es alimentado por un sistema

organizado, hay muchas empresas y negocios que aceptan una parte de su gestin de mantenimiento como correctiva, alguna informacin de necesidades proviene de los equipos de Mantenimiento Productivo Total (TPM) dado que ellos tienen contacto directo con los problemas, otra parte proviene del propio equipo de mantenimiento quienes conocen muy bien los activos, todo ello se constituye en parte importante y hasta cierto punto predictiva que ayudar a eliminar recurrencia. La Ejecucin.- Por antecedentes todos sabemos que la ejecucin es la parte mas desarrollada en la gestin de mantenimiento de las empresas, sin embargo es

importante tratar de sistematizarla a fin de hacerla lo menos dependiente de las personas; muchas veces slo confiamos los trabajos en ciertos especialistas, lo que puede estar sucediendo es que no documentamos o no capacitamos adecuadamente, esto nos hace vulnerables y dependientes de las personas y de la tecnologa. Documentar adecuada y oportunamente permite minimizar la posibilidad de error y garantizar el xito en la ejecucin; el manejo de manuales y el cumplimiento de especificaciones de seguridad, entre otros, constituyen tambin parte importante de este proceso. Indicadores de gestin.- Si bien es cierto, a lo largo del artculo no me he referido puntualmente a indicadores de gestin, s es fundamental definirlos claramente en cada proceso, pues ellos servirn para medir el desempeo en cada etapa; por otro lado es importante definir funciones y responsabilidades en cada proceso as como los recursos de soporte para llevarlas a cabo. El modelo podra extenderse con las siguientes consideraciones en cada uno de sus procesos

Es as que el nuevo modelo se podra presentar como sigue:

Fuente: al autor

Funciones y competencias Las competencias las debemos entender como las capacidades de las personas para desarrollar de forma eficiente ciertos comportamientos como liderazgo, proactividad, solucin de problemas, etc. En el caso del campo del mantenimiento, existen competencias que deben guardar relacin con las funciones de los puestos de trabajo, tal es el caso de Gerente que debe tener capacidad de liderazgo, debe promover el desarrollo del recurso humano mientras que los tcnicos deben mostrar mucho compromiso con su cliente interno. Sin un desarrollo adecuado de las competencias de las personas, es muy difcil que las funciones de un puesto de trabajo se desarrollen de manera efectiva, dicho de otro modo, tambin es importante trabajar con las personas y su desarrollo, de otro modo se puede hacer mas difcil hacer efectiva la labor del mantenimiento. Es importante tomar en cuenta la velocidad del desarrollo de nuevas tecnologas, sin un adecuado plan de capacitacin, tambin se hara muy complicado dar un servicio adecuado y oportuno en lnea con las necesidades.

Un caso de Aplicacin prctica del Modelo - Alicorp La Empresa.Alicorp es una empresa de consumo masivo en donde se elabora una gran diversidad de productos. Entre los principales productos que se producen se encuentran los aceites comestibles, las galletas, los fideos, harinas, jabones de lavar, detergentes, salsas, margarinas, mantecas, alimentos balanceados, helados, glicerina, y algunos productos relacionados a estos. Para este fin, dispone de siete (7) centros productivos ubicados en diversas partes del Pas y como podra entenderse, la complejidad y diversidad de sus procesos complicara mucho la gestin de no tener organizada la forma de administrar el mantenimiento. Emplea SAP como plataforma administrativa, en donde se tiene configurado como soporte para la gestin, el mdulo PM de mantenimiento de planta. La Oportunidad.Uno de los principales problemas por los que ha atravesado esta empresa en lo que respecta al rea operativa de mantenimiento ha sido en lo referente a la forma de gestionar la misma, la diversidad de negocios as como los diversos enfoques involucrados en las diversas unidades de negocio, no permitan gestionar de manera eficiente el mantenimiento en los diferentes centros productivos. El no disponer de un objetivo estratgico ni una estructura de gestin plasmada en un modelo, no permita definir un rumbo ni una forma de organizar la direccin del mantenimiento. La implementacin del modelo.Una de las primeras acciones seguidas para facilitar la organizacin del rea as como la administracin del mantenimiento fue la implementacin del modulo de mantenimiento de planta de SAP, tom cerca de 4 meses implementarlo para todas las plantas de la compaa. Posteriormente se trabaj en el desarrollo y difusin del modelo presentado en el presente artculo, la estrategia pas por centralizar la gestin en un solo responsable para todas las operaciones de mantenimiento de las diferentes plantas. En este modelo, uno de los aspectos importantes a comentar tiene que ver con la definicin del objetivo estratgico central, este es La confiabilidad, esta es definida como El % de tiempo que una lnea de produccin deja de producir como consecuencia de fallas de mquinas sobre el total de tiempo que la lnea estuvo

destinada a producir. Este foco se convierte en un input que nos permite monitorear el desempeo del rea de manera permanente y nos indica como orientar el trabajo. Ahora podemos pasar a ser mas especficos, la pregunta sera como se distribuye este tiempo de fallas?, podra ser un evento podran ser muchos eventos pequeos, una forma interesante de ver esto lo tenemos empleando el indicador MTBF, esto es el Tiempo medio entre fallas, a veces las fallas crnicas y muy repetitivas no las atendemos como deberan, con el uso de este indicador, podemos focalizar los esfuerzos en eliminar problemas recurrentes que atentan contra el rendimiento de la lneas de produccin. Por otro lado la planificacin trabaja muy de cerca con las reas logsticas de compras y almacenes, buscando en todo momento optimizar no solo los stocks de repuestos sino agilizar la logstica de los materiales y repuestos adelantndose a las necesidades. Algunos indicadores construidos para este fin son: Nivel de materiales preventivos, Nivel de planificacin de materiales entre otros. Para dimensionar el tamao de la operacin de mantenimiento en alicorp se puede comentar que se efectan en promedio 150,000 actividades por ao, entre mejoras, actividades derivadas de planes y correctivas. La forma como se interpreta y difunde el modelo as como algunos indicadores relevantes, se puede esquematizar en el siguiente cuadro

Algunos resultados.Ahora veamos algunos resultados obtenidos luego de tener implementado este modelo en la compaa, veamos indicadores relevantes

Confiabilidad - Alicorp
100.0 99.0 Porcentaje (%) 98.0

98.2 97.9 98.2

97.0 96.0 95.0 2004 2005 2006

El foco de la gestin en la confiabilidad nos permite mantener niveles altos, esto se traduce en una mayor capacidad operativa de las plantas. Cabe mencionar que se disponen de muchas lneas con valores de 100% es decir no han presentado eventos de falla en perodos largos de tiempo.

Nivel de Mantenimiento Preventivo - Alicorp

100.0

95.0 Porcentaje (%)

90.0

88.2
85.0

88.7

85.7

80.0 2004 2005 2006

El nivel de mantenimiento preventivo guarda una clara correlacin con el nivel de confiabilidad, con este indicador medimos la cantidad de actividades que efectuamos y que son parte de planes de mantenimiento preventivo. La diferencia para alcanzar el 100% son trabajos de mejoras o actividades de mantenimiento correctivo.

Nivel de Mantenimiento Autonomo - Alicorp

70.0 60.0 Porcentaje (%) 50.0 40.0 30.0 20.0 10.0 0.0 2004 2005 2006

33.0 35.6 26.7

El resultado de la aplicacin del modelo TPM segn el JIPM (Japan Institute of Plant Maintenance) y la focalizacin del mismo en las lneas crticas nos ha permitido promover en los operadores de produccin una mayor sensibilizacin no solo con la operacin sino con el cuidado de su equipo, esto a aportado de manera importante a incrementar la confiabilidad de las lneas. Competencias.Tenemos una clara orientacin a trabajar en las personas, se cree que se pueden alcanzar importantes mejoras si es que se alinean los comportamientos entre las mismas. Encontramos que algunas competencias estn mas relacionadas con la actividad de mantenimiento misma, y es que estas son: Proactividad, en la medida que nos adelantemos a los problemas de las mquinas, Solucin de problemas, en la medida que sepamos resolver de manera radical y definitiva los mismos y Compromiso con el cliente, en la medida en que desarrollemos una capacidad de servicio orientada a hacer mas eficientes las lneas de produccin y porque no, a desarrollar mejoras en los equipos. Ahora la pregunta es, como lo hace Alicorp? esto se trabaja por medio de la creacin de planes de desarrollo para las personas, estos son relacionados con el trabajo que deben efectuar, hacemos seguimiento de ello por medio del sistema de evaluacin de resultados en donde el cumplimiento de los mismos representan una parte importante de la evaluacin. El siguiente esquema presenta de alguna manera las funciones y competencias involucradas en los diferentes puestos del rea de mantenimiento.

Puesto Gerente

Funcin Dirigir la gestin de mantenimiento identificando las oportunidades de mejora y promoviendo las mejoras prcticas para su optimizacin Anlisis de causa raz de problemas potenciales que conlleven a una alta indisponibilidad en las lneas crticas de produccin identificando oportunidades de mejora. Planificar actividades y ampliar planes de mantenimiento coordinando con Produccin, Almacenes y jefes de Mantenimiento. Programar actividades y difundir los planes de mantenimiento coordinando con los Jefes de mantenimiento y produccin. Supervisar la ejecucin de los trabajos, controlar los servicios de los proveedores de Mantto. Supervisar el programa de seguimiento y medicin. Ejecutar los trabajos programados y requerimientos imprevistos de mantenimiento, proponer mejoras

Competencias Liderazgo Desarrollo del recurso humano Compromiso con los resultados Autoconfianza Proactividad Capacidad de influencia Solucin de problemas Compromiso con el cliente

Ingeniero de Mantenimiento

Planificador

Programador

Jefe de Mantenimiento

Tcnicos

Que viene mas adelante? El camino de la mejora continua es interminable, ahora estamos muy orientados a trabajar en las lneas de mayor contribucin econmica para la compaa, esto nos lleva a mirar muy de cerca indicadores como el MTBF a fin de ser muy puntuales en los anlisis. Seguir con la cultura de la confiabilidad centrando la metodologa RCM en las partes importantes de los equipos de produccin, involucrando cada vez mas a los operadores es decir cada vez nos hacemos mas especficos. Comentarios finales Disponer de un modelo de gestin de mantenimiento es materializar la forma de operar en un documento, esto hace tangible la gestin misma y permite poner en prctica de manera ms organizada la forma de dirigir; el principal valor para el caso de mantenimiento es organizarse de manera tal de evitar que el caos de necesidades variadas que se presentan da a da desenfoquen su gestin, es decir le provee orientacin, organizacin y sentido de importancia. Si bien es cierto disponer de un modelo para gestionar nos da un sentido de orden y claridad, no muchas organizaciones tienen los recursos ni la estructura para ello,

stas podran tomar slo algunos de los procesos claves detallados a fin de estructurar su propio modelo de gestin, pero creo que disponer de un modelo es recomendable puesto que es disponer de orden y estructura. Finalmente, una vez armado el modelo, considero que lo ms importante es lograr articularlo, esta tarea, liderada por el gerente, debe ser acompaada de una adecuada estrategia de comunicacin y difusin, as como claras responsabilidades definidas en cada puesto integrante del modelo.
* Juan Antezana Delgado - MBA CENTRUM Universidad Catlica, Ingeniero Mecnico Pontificia Universidad Catlica del Per, Profesor del Diplomado de Operaciones Centrum, Diplomado en Tcnicas de Diagnstico de Condicin de Equipos (Japn), Especializacin en RCM (Argentina), estudios sobre Sistemas de Gestin de Mantenimiento (USA). Estudios sobre Sistemas de Gestin de Calidad (ISO 9000, ISO 14000, DNV, Control de Prdidas). Actualmente se desempea como Gerente de Mantenimiento Industrial de ALICORP S.A.A.