Necesidades de Capacitacin

Diagnstico y Programacin de Actividades

Capacitacin para una administracin pblica gerencial, participativa y descentralizada

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

Repblica de Colombia

Pasos para el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin y Programacin de Actividades

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica Fernando Antonio Grillo Rubiano Director Carla Liliana Henao Carmona Subdirectora Carlos Humberto Moreno Bermdez Director de Empleo Pblico

Escuela Superior de Administracin Pblica Guido Echeverri Piedrahita Director ngela Mara Meja Uribe Subdirectora Acadmica Mara Magdalena Forero Moreno Subdirectora de Proyeccin Institucional Edilma Torrijos Mndez Jefe del Departamento de Capacitacin

Septiembre de 2004

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Equipo de Trabajo: ngela Meja Jaramillo Virginia Miranda Vargas Elsa Yanuba Quiones Serrano Direccin de Empleo Pblico Departamento Administrativo de la Funcin Pblica Diseo y Diagramacin: Gabriela Osorio Vlderrama rea de Comunicaciones - DAFP Impresin: Grupo de Publicaciones y Recursos Educativos ESAP Septiembre de 2004

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TABLA DE CONTENIDO

Pg. INTRODUCCIN ...................................................................... 5 A. DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN ............................................................ 7 B. PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES DE CAPACITACIN .......................................................... 10 C. ANEXOS ........................................................................... 13

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INTRODUCCIN

El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, con el fn de apoyar a las entidades en los procesos de gestin de la capacitacin entrega a las entidades pblicas una herramienta sencilla para establecer las necesidades de capacitacin de los funcionarios y elaborar con base en ellas las acciones de capacitacin para vigencia. Este documento contiene orientaciones que paso a paso le indican a las entidades como relacionar las necesidades individuales de los empleados con las de las reas de trabajo y con las prioridades institucionales. La Escuela Superior de Administracin Pblica y el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica brindarn la asesora necesaria a los funcionarios encargados de la gestin del talento humano en las entidades pblicas, con el fn de que puedan realizar los procesos de diagnsticos y planeacin de la capacitacin, acorde con los requerimientos de las entidades.

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A. DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

La capacitacin en las entidades pblicas debe estar orientada al cumplimiento de los objetivos de la organizacin. EL OBJETIVO DEL DIAGNSTICO de capacitacin es identificar las necesidades de capacitacin1 de los servidores pblicos por reas de trabajo para cumplir con su misin, para el desempeo de sus funciones o para el desarrollo de los proyectos en los cuales participa.

En cada dependencia, rea o grupo de trabajo el marco de referencia para realizar el diagnstico es:

La misin de la entidad Los planes y proyectos del rea Las funciones bajo su responsabilidad y Las orientaciones y lneas de poltica fijadas en el Plan Nacional de Formacin y Capacitacin. Informe de la Oficina de Control Interno sobre la gestin de la dependencia

El diagnstico de necesidades de capacitacin de la entidad, consolidado por el jefe del rea de recursos humanos y el comit de capacitacin ser producto de la identificacin de necesidades de cada una de las reas efectuada por los jefes inmediatos quienes debern programarla y realizarla conjuntamente con su grupo de trabajo.

La capacidad individual para el desempeo de un cargo (funcin o proyecto) puede definirse como: la informacin, los conocimientos, las habilidades y actitudes necesarios para dicho desempeo
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El jefe de recursos humanos deber hacer conocer las orientaciones consignadas en el Plan Nacional de Formacin y Capacitacin a los jefes de cada rea o dependencia de la entidad. Igualmente entregar informacin sobre las recomendaciones de capacitacin registradas en el formato de seguimiento de la evaluacin del desempeo. sta informacin ser complementada con el informe de control interno sobre cada rea. Para el diagnstico pueden seguirse los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. 5. Anlisis de debilidades de cada rea frente a proyectos presentes y futuros. Identificacin de las necesidades de cada rea o dependencia de trabajo Identificacin de las necesidades individuales Consolidacin de las necesidades de capacitacin por dependencias Consolidacin de las necesidades de capacitacin de la entidad.

Paso

El jefe de rea o dependencia en reunin con sus funcionarios identifica proyectos, funciones o nuevos retos que debe enfrentar el rea:

Cules son los proyectos o responsabilidades del rea? Qu dificultades se presentaron para el cumplimiento del Plan Operativo Anual (elaborar lista en forma visible para todos)? Qu nuevos proyectos o responsabilidades tiene el rea? Cules son las orientaciones fijadas por el Gobierno Nacional en el Plan Nacional de Formacin y Capacitacin?
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Paso

Con base en la informacin anterior, en grupo se llega a un acuerdo sobre las siguientes preguntas:

Frente a cules proyectos o responsabilidades identificados, el grupo requiere informacin, conocimientos, habilidades o actitudes especiales? Frente a cules de las reas temticas fijadas en el Plan Nacional de Formacin y Capacitacin el grupo de trabajo requiere capacitacin?
De este paso resultan las necesidades de capacitacin que tiene el rea de trabajo. Como procedimiento para llegar a acuerdos se sugiere que cada funcionario llene una tarjeta u hoja de papel que permita ser visualizada con las necesidades de capacitacin del grupo; el jefe de rea tambin participa activamente en este ejercicio. A continuacin, dicha informacin se expone en un muro o tablero, clasificada de acuerdo con la afinidad de los temas e identificando frecuencias. Cada agrupacin se puede titular para facilitar las conclusiones.

Paso

Concluido el paso 2, cada funcionario debe identificar, en formato individual (Formato No. 1), las necesidades de capacitacin propias. Para ello responde la siguiente pregunta: De las necesidades de capacitacin identificadas para el rea, en cules requiere usted capacitacin especfica?. Adicionalmente deber relacionar aquellas necesidades de capacitacin que fueron identificadas en la evaluacin del desempeo.
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Este formato deber reposar en los archivos del rea o dependencia y servir para precisar las necesidades del grupo y designar a quines deben asistir a los eventos de capacitacin que se programen. Paso En el Formato No. 2 se registra el consolidado de necesidades de capacitacin del rea o dependencia y tiene por objeto servir de apoyo en la toma de decisiones para formular la programacin de capacitacin. Estas necesidades deben presentarse priorizadas, registrndolas en orden descendente desde la ms urgente e importante de atender y se entregarn al jefe del recursos humanos. Paso El rea de Recursos Humanos, con base en los consolidados de cada dependencia, compila la informacin para presentar las necesidades identificadas al Comit de Capacitacin de la entidad. sta ser el insumo para efectuar la programacin.

B. PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES DE CAPACITACIN

La programacin se realizar con base en los resultados del diagnstico, las orientaciones de la Direccin de la entidad y los recursos disponibles. Los responsables de la programacin son el rea de Recursos Humanos y el Comit de Capacitacin de la entidad. Pueden seguirse los siguientes pasos:
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1. 2. 3. 4.

Priorizacin de los temas de capacitacin y de las reas a atender. Bsqueda de informacin sobre las soluciones de capacitacin Priorizacin y decisiones sobre la programacin de la capacitacin Concertacin para la realizacin de los eventos de capacitacin. Con base en el diagnstico y la poltica de la administracin, el Comit de Capacitacin establecer las prioridades por reas o dependencias y temas que sern atendidos a travs de la programacin de la capacitacin. Esta informacin deber registrarse en la columna respectiva del Formato No. 3

Paso

1
Paso

El rea de Recursos Humanos deber buscar informacin sobre acciones de capacitacin que atiendan las necesidades detectadas, las cuales pueden ser realizadas travs de contratacin, alianzas con otras entidades o recursos internos. A los posibles oferentes se les informar sobre los objetivos y poblacin beneficiaria. Las propuestas se registrarn en las columnas respectivas del Formato 3.

Paso

Con la informacin sobre soluciones de capacitacin y teniendo en cuenta los recursos disponibles, el Comit priorizar y decidir la programacin de la capacitacin. Se deber tener en cuenta que la capacitacin abarque la totalidad de la poblacin objetivo, con un mnimo de cuarenta horas por cada funcionario.

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Paso

Las fechas de realizacin de los eventos debern ser coordinadas con los jefes de las reas involucradas, para asegurar la disponibilidad de tiempo de los funcionarios convocados. Estas fechas debern quedar registradas en la columna respectiva del Formato 3.

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ANEXOS

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FORMATO No. 1:
FICHA PARA EL REGISTRO DE NECESIDADES INDIVIDUALES DIAGNSTICO INDIVIDUAL DE NECESIDADES DE CAPACITACIN REA DE TRABAJO: NOMBRE DEL FUNCIONARIO: CARGO: PROYECTO O FUNCIN NECESIDAD CLASE DE NECESIDAD DE CAPACITACION2 I.* C.* H.*

* * *

I = Informacin C = Conocimiento H = Habilidades

Ejemplo: Si para un proyecto de salud un funcionario requiere de cierta informacin y otro de la misma dependencia, para el mismo proyecto, requiere manejo prctico del asunto, se debern marcar en la casilla clase de necesidad, para el primero Informacin y para el segundo Habilidades.
2

La necesidad de capacitacin se puede definir como la carencia de informacin, de conocimientos, habilidades y/o actitudes que presenta una persona para desempear una funcin o labor. Informacin: Conjunto de datos, hechos, planes, proyectos, programas, objetos, relaciones y situaciones que constituyen el ambiente de trabajo y las operaciones y los procesos propios de la tarea que s presentan al empleado y que ste debe comprender, retener y utilizar en la realizacin de su trabajo Conocimiento: Conjunto de conceptos que debe poseer el funcionario como resultado de sus estudios, experiencias e interacciones con la realidad y que determinan sus reacciones y actuaciones laborales. Habilidades: Conjunto de destrezas motoras y procesos racionales requeridos para el desempeo laboral.
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FORMATO No. 2:
CONSOLIDADO DE NECESIDADES DE CAPACITACION POR DEPENDENCIAS
ORDEN DE PRIORIDAD
PROYECTO O FUNCIONES CON REQUERIMIENTOS POR DEPENDENCIAS POBLACIN OBJETIVO DEL PLAN DE CAPACITACIN NMERO DE FUNCIONARIOS POR NIVEL JERARQUICO

NECESIDADES DE CAPACITACIN

A*

B*

C*

D*

E*

1 2 3 4 5 6 7 8 A= Directivo y Asesor C= Profesional B= Ejecutivo D= Tcnico

E= Asistencial (Administrativo y Operativo en Entidades Territoriales)

Este formato se diligencia despus de haber realizado los del anlisis de necesidades de capacitacin del grupo e individual. En el primer bloque se registran los proyectos o funciones para los cuales los funcionarios han declarado tener necesidades de capacitacin. En el segundo bloque se describen las necesidades de capacitacin identificadas por el rea para poder cumplir. En el tercer bloque se registra el nmero de funcionarios que declararon tener requerimientos de capacitacin para desempearse en cada uno de los proyectos o funciones registradas, reagrupndolos por nivel jerrquico. Las convenciones sobre estos niveles aparecen en el cuadro.
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FORMATO No. 3:

CONSOLIDADO DE NECESIDADES E IDENTIFICACIN DE SOLUCIONES DE CAPACITACION

Necesidades de Capacitacin Soluciones de capacitacin Modalidad de capacitacin Oferentes Costos Poblacin objetivo por nivel
Asesor Tcnico Ejecutivo Profesional Asistencial

Dependencias

reas Temticas

Prioridad

Intensidad horaria

Prioridades comit de capacitacin

Fecha Fecha de programacin ejecucin

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Departamento Administrativo de la Funcin Pblica Carrera 6 No. 12 - 62 - Bogot, D.C. - Colombia Conmutador: 334 40 80 - Fax: 341 05 15 Internet: www.dafp.gov.co E-mail: webmaster@dafp.gov.co

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