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PROGRAMA DE MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

SAMIR RAVE MEJA

Email: SAMIR.RAVE@COMUNIDAD.SENA.EDU.CO SRAVE.CONTADURIA@UNILIBREPEREIRA.ED U.CO CRAZY_BETTER@HOTMAIL.COM Celular: 316 566 82 03

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1. 2. 3. 4. 5. 6.

CONTENIDO INTRODUCCIN .......................................................................................................... 4 METODOLOGA Y REQUERIMIENTOS: .................................................................. 5 DURACIN E INTENSIDAD HORARIA: ................................................................... 5 COMPETENCIAS QUE SE DESARROLLARN: ...................................................... 5 TEMAS: .......................................................................................................................... 5 EXCEL BSICO ............................................................................................................ 7 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. 6.7. 6.8. 6.9. 6.10. 6.11. 6.12. 6.13. 6.14. 6.15. 6.16. 6.17. 6.18. 6.19. 6.20. 6.21. 6.22. Partes de la pantalla de Microsoft Office Excel....................................................... 7 LOS LIBROS DE TRABAJO. ................................................................................ 8 Operaciones con las hojas. ....................................................................................... 8 Seleccionar varias hojas. .......................................................................................... 8 Desplazarse por las hojas en un libro de trabajo. ..................................................... 9 Insertar una nueva hoja de clculo. .......................................................................... 9 Insertar varias hojas de clculo a la vez. ................................................................ 11 Eliminar hojas. ....................................................................................................... 11 Cambiar el nombre de las hojas. ............................................................................ 12 Mover hojas. ....................................................................................................... 13 Mover hojas dentro de un libro de trabajo. ........................................................ 13 Mover o copiar hojas a otro libro de trabajo. ..................................................... 13 Dividir la ventana de trabajo. ............................................................................. 14 NUEVA VENTANA.......................................................................................... 16 ABRIR, GUARDAR Y CREAR UN LIBRO .................................................... 18 CREAR UN LIBRO. .......................................................................................... 18 ABRIR LIBRO................................................................................................... 19 GUARDAR UN LIBRO. ................................................................................... 20 IMPRIMIR LIBRO. ........................................................................................... 22 FORMATO DE CELDAS. ................................................................................ 23 FORMATO CONDICIONAL. .......................................................................... 24 DAR FORMATO DE TABLA. ......................................................................... 24

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6.23. 6.24. 6.25. 6.26. 6.27. 6.28. 6.29. 6.30. INSERTAR GRFICOS. .................................................................................. 25 INSERTAR FONDO.......................................................................................... 26 INSERTAR ENCABEZADOS Y PIE DE PGINA. ........................................ 28 NOMBRAR RANGOS. ..................................................................................... 29 PROTEGER HOJA. ........................................................................................... 31 PROTEGER LIBRO. ......................................................................................... 34 VALIDACIN DE DATOS. ............................................................................. 36 FRMULAS Y FUNCIONES. .......................................................................... 37

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1. INTRODUCCIN La actualidad econmica nacional se mide en trminos de competitividad y productividad empresarial utilizando factores de eficiencia, oportunidad, economa y calidad. Se hace necesario que los colaboradores de las empresas articulen eficientemente las tecnologas de la informacin y las comunicaciones con las funciones de sus cargos. El mejoramiento continuo, la adaptabilidad al cambio y el trabajo en equipo son primordiales para realizar los procesos laborales ptimamente. Aplicar eficazmente la herramienta Microsoft Office Excel como herramienta de productividad, permite desarrollar sistemas de informacin tiles para desempearse mejor en el trabajo, logrando as una ventaja competitiva propia del puesto de trabajo y de la empresa, impactando a los clientes internos y externos.

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2. METODOLOGA Y REQUERIMIENTOS: La capacitacin se inicia con un anlisis de conceptos generales sobre TICS y su aplicacin en las empresas, posteriormente un conversatorio sobre el conocimiento de Microsoft Office Excel y la importancia del uso eficiente del mismo as como las ventajas competitivas y comparativas que este ofrece, se propondr la elaboracin de un aplicativo que ser desarrollado durante todo el curso, el cual ser la evidencia de los de los avances en el proceso de aprendizaje. Las clases sern presenciales y prcticas con ejemplos de la cotidianidad, ejercicios extra-clase para fomentar el trabajo autnomo y la curiosidad por indagar ms al respecto. Los requerimientos mnimos son un computador por persona con acceso a Microsoft Office Excel 2007, un ambiente aislado de ruidos excesivos con capacidad para el nmero de personas que requieren la capacitacin, un Video beam, un tablero o expgrafo.

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3. DURACIN E INTENSIDAD HORARIA: 30 horas con una intensidad de una hora y media (1,5) diaria, para un total de 20 clases. 4. COMPETENCIAS QUE SE DESARROLLARN: Comprender la importancia de las tecnologas de informacin y sistemas de informacin en las empresas. Comprender el uso de la herramienta de productividad Excel para el anlisis de datos y toma de decisiones. Desarrollar aplicaciones de TIC usando Microsoft Office Excel. 5. TEMAS: Relacin entre globalizacin, TICS, empresas y procesos laborales, Importancia de las TICS en las empresas. Definicin de Microsoft Office Excel, Hojas de clculo, Bases de datos, Conceptos bsicos de Microsoft Office Excel 2007 (crear libro, abrir libro, guardar libro, imprimir, insertar nueva hoja de clculo, nombrar hoja de clculo, abrir varias ventanas del mismo documento, insertar comentarios). Trabajo con la hoja de clculo (formato de celdas, formato condicional, formato de tabla, combinar celdas, insertar fondo, inmovilizar paneles, proteger hojas, proteger libro, insertar tablas, insertar grficos, insertar encabezados y pie de pgina).

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Operaciones en la hoja de clculo, validacin de datos. Elaboracin de bases de datos, Operadores lgicos, Operadores matemticos, aplicacin de frmulas. Administrar complementos, personalizar opciones de Excel, autofiltros, filtros avanzados comparados, filtros avanzados calculados. Aplicacin de: Funciones matemticas, funciones estadsticas, funciones de texto. Aplicacin de: Funciones lgicas, funciones de bsqueda y referencia, funciones financieras. Subtotales, tablas dinmicas, grficos dinmicos. Importacin de datos, hipervnculos, elaboracin de cuadros de dilogo, ejecutar cuadros de dilogo. Crear macros, ejecutar macros. Elaboracin de formularios.

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6. EXCEL BSICO 6.1.Partes de la pantalla de Microsoft Office Excel

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Barra de Inicio Rpido. Barra de Ttulo de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto. Botones clsicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar). Agrupacin de todas las Barras de Herramientas de Excel. Se dividen en fichas o etiquetas, la activa en la figura es la opcin Inicio en la cual se incorporan todas las funciones referidas al formato. Con un doble clic sobre cualquiera de las etiquetas se ocultan las herramientas. 5 Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de la figura se ven todas las herramientas Formato incorporadas dentro de la ficha Inicio. 6 Columnas de la hoja. 7 Filas de la hoja. 8 Celda activa. 9 Indica la celda activa. 10 Asistente para funciones. 11 Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rpidamente por las hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro. 12 Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral.

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13 Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de zoom de forma rpida y precisa. 14 Controles para cambiar la vista de la hoja. 15 Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se est realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa est preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Adems informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de maysculas, bloqueo de nmeros, etc. 6.2.LOS LIBROS DE TRABAJO. Los documentos en Excel se denominan libros. En esta nueva versin de Excel estos ficheros tendrn una extensin .xlsx a diferencia de versiones anteriores cuya extensin era .xls. Por supuesto que en esta nueva versin los tipos de ficheros antiguos son soportados. Excel es capaz, adems, de guardar nuestros libros en otros formatos. Un libro est compuesto por varias hojas de clculo. Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas de forma simultnea. Cada vez que abramos un libro nuevo de trabajo se abrir con tres hojas de clculo.

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La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es posible desplazarse entre las hojas de un libro.

6.3.Operaciones con las hojas. Para organizar el libro de la manera ms conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc. Tambin se puede organizar la pantalla usando varias ventanas para ver partes diferentes de una hoja, hojas distintas del mismo libro de trabajo o bien varios libros de trabajo. 6.4.Seleccionar varias hojas. Podemos seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas simultneamente, como eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los 5 mismos datos en varias hojas a la vez. Para seleccionar varias hojas se debe hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y manteniendo pulsada la tecla Ctrl hacemos clic en la etiqueta de cada una de las hojas que queramos seleccionar. Esta forma de seleccionar las hojas la utilizaremos cuando las hojas a seleccionar no estn contiguas. Cuando las hojas a seleccionar se encuentren contiguas lo haremos de la siguiente forma, se hace clic en la

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primera hoja que queramos seleccionar y manteniendo pulsada la tecla Shift se hace clic en la ltima hoja a seleccionar. 6.5.Desplazarse por las hojas en un libro de trabajo. La manera ms sencilla de moverse a travs del libro de trabajo es utilizar los botones de desplazamiento, que aparecen en la siguiente figura:

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Estos controles no cambian la hoja activa, simplemente desplazan las etiquetas de las hojas que no se pueden mostrar. Si usted tiene a la vista todas las etiquetas estos controles no surtirn ningn efecto. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo en el cual slo se tiene a la vista la etiqueta de la Hoja 1 en este caso estos controles nos permitirn ver las hojas ocultas por falta de espacio.

6.6.Insertar una nueva hoja de clculo. Como se mencion anteriormente, un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras nuevas. La cantidad mxima de hojas vendr limitada tan slo por la memoria disponible. Para insertar nuevas hojas de clculo disponemos de las siguientes opciones: Hacer clic en el cono

Las nuevas hojas aparecern a la derecha de la ltima hoja existente. Hacemos clic con el botn secundario del ratn sobre una hoja apareciendo el siguiente men de opciones:

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Seleccionamos la opcin Insertar y aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Seleccionamos Hoja de clculo y pulsamos el botn Aceptar. La nueva hoja aparecer a la izquierda de la hoja existente. Para insertar una hoja de clculo nueva antes de otra ya existente, seleccione esa hoja de clculo y, a continuacin, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuacin, en Insertar hoja.

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6.7.Insertar varias hojas de clculo a la vez. Mantenga presionada la tecla MAYS o SHIFT y, a continuacin, seleccione un nmero de fichas de hoja existentes equivalente al nmero de hojas de clculo que desee insertar en el libro abierto. Por ejemplo, si desea agregar tres hojas de clculo nuevas, seleccione tres fichas de hoja de las hojas de clculo existentes. En la Ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y luego en Insertar hoja, o siga cualquiera de los procedimientos para insertar una nueva hoja de clculo. 6.8.Eliminar hojas. Para eliminar una hoja de trabajo, los pasos a seguir son: Un clic secundario o derecho sobre la hoja a eliminar. En el men que se despliega seleccionamos Eliminar.

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O bien: Un clic sobre la hoja a eliminar. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Eliminar y luego en Eliminar hoja.

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6.9.Cambiar el nombre de las hojas. Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace doble clic en la etiqueta y se teclea el nuevo nombre, tal como se muestra en la siguiente figura:

La Hoja1 ahora se llama Ingresos. Otra forma de cambiar el nombre a la hoja es haciendo clic con el botn secundario sobre la etiqueta apareciendo el men contextual que se muestra en la figura.

Y seleccionamos la opcin Cambiar nombre, a continuacin escribimos el nuevo nombre de la hoja.

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6.10. Mover hojas. Es posible mover las hojas, tanto dentro de un libro de trabajo, como a otro libro ya existente o creado especialmente, pero no se podr hacer utilizando los comandos Cortar, Copiar y Pegar. 6.11. Mover hojas dentro de un libro de trabajo. Para mover una hoja a otra posicin del libro de trabajo basta con arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecer un tringulo que indica dnde se va a insertar la hoja. Una vez en la posicin deseada, se suelta el botn del ratn, con lo cual la hoja se mover a la nueva posicin. Se puede mover ms de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrndolas a la posicin deseada. Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la nueva posicin sern insertadas juntas. 6.12. Mover o copiar hojas a otro libro de trabajo. Las hojas de un libro pueden moverse a otro ya existente, o a uno nuevo, mediante los siguientes pasos: Seleccionar las hojas que se desean mover. Hacemos clic con el botn secundario sobre alguna de las etiquetas de las hojas seleccionadas, del men contextual que aparece seleccionamos Mover o Copiar

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Aparece el siguiente cuadro de dilogo.

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Desplegamos la lista Al libro y seleccionamos el libro de trabajo destino al que queremos copiar o mover la hoja seleccionada (que debe haberse abierto anteriormente). En el recuadro Antes de la hoja aparecern todas las hojas de que dispone el libro seleccionado en el paso anterior. Hacemos clic en la hoja en la cual queramos que se inserten las hojas. Por ltimo marcamos la casilla Crear una copia si lo que queremos es copiar las hojas, si no la marcamos las hojas se movern, y pulsamos Aceptar. Si existe alguna hoja con el mismo nombre en el libro de trabajo de destino, se cambiar el nombre de la hoja que se ha movido o copiado. Si se quiere crear un libro nuevo con las hojas seleccionadas, entonces se elige como libro de destino Nuevo libro en la lista Al libro. 6.13. Dividir la ventana de trabajo. En hojas muy extensas, nos puede resultar cmodo dividir la ventana de visualizacin en partes que nos permitan ver, al mismo tiempo, distintas zonas de la hoja no adyacentes. Para ello utilizaremos la opcin Inmovilizar Paneles. Procedemos as: Se selecciona una celda a partir de la cual se quiere hacer la divisin, en nuestro caso haremos clic en la celda C3. A continuacin activamos la etiqueta Vista.

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Dentro de esta etiqueta disponemos del panel de herramientas Ventana. Seleccionamos la opcin Inmovilizar Paneles. Aparece el siguiente men desplegable.

Si desea colocar las divisiones justo en la celda activa haga clic en Inmovilizar paneles. Tambin puede inmovilizar la fila 1 o la primera columna de la hoja.

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En nuestro caso al encontrarse activa la celda C3 y como seleccionamos Inmovilizar paneles Excel coloca dos divisiones una vertical y una horizontal tal como se muestra en la siguiente figura:

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Para desactivar las divisiones que creemos bastar con seleccionar la opcin Movilizar paneles como se muestra en la figura:

6.14. NUEVA VENTANA. Abre una ventana que contiene la vista del documento en el cual se est trabajando, al abrir la nueva ventana, podemos visualizar en la misma pantalla dos o ms vistas del mismo libro, incluso de otros libros; esto es aplicable cuando frecuentemente debemos consultar informacin de diferentes hojas del mismo libro, de diferentes libros, dado que nos permite visualizar y trabajar en la misma vista con varias hojas del mismo libro de diferentes libros.

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Para abrir una nueva ventana procedemos de la siguiente forma: Seleccionamos la ficha vista, en la etiqueta Ventana, seleccionamos la opcin Nueva Ventana.

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Restauramos la Ventana.

Distribuimos el tamao de cada ventana a nuestro inters y as obtendremos la vista en la misma pantalla de amabas ventanas.

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6.15. ABRIR, GUARDAR Y CREAR UN LIBRO

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Los comandos para crear, guardar y abrir un libro se encuentran alojados en un men que se despliega al hacer clic sobre el botn de Microsoft Office localizado en el vrtice izquierdo superior de su pantalla. Al hacer clic en este botn se despliega el siguiente men:

6.16. CREAR UN LIBRO.

Al iniciar Excel, se genera un libro con tres hojas en blanco. Pero si se desea, se puede comenzar a trabajar con uno nuevo. Para ello hacemos clic en el botn de Microsoft Office y luego un clic en la opcin Nuevo Con lo que desplegar el siguiente cuadro de dilogo:

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Seleccionamos libro en blanco si lo que deseamos es precisamente un nuevo libro para iniciar a desarrollar lo que se requiere, seguido de la opcin Crear; tambin hay una serie de plantillas pre-instaladas como modelo de factura de ventas, inventarios, presupuestos etc. 6.17. ABRIR LIBRO. Abre un libro existente para realizar modificaciones, continuar con un trabajo iniciado para consultar. Para ello hacemos clic en el botn de Office, seguido de la opcin Abrir.

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Luego aparece un cuadro de dilogo en el cual seleccionamos el nombre y ubicacin del archivo, una vez encontrado damos clic en abrir.

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6.18. GUARDAR UN LIBRO. Para guardar un libro basta con dar clic sobre el botn de Office y seleccionar la opcin Guardar, si el libro no haba sido guardado anteriormente este desplegar un cuadro de dilogo en el que podemos escoger el tipo de archivo que deseamos generar y escribir el nombre del libro, si ya haba sido guardado anteriormente, el efecto generado al dar clic sobre dicho botn es el de guardar los cambios efectuados.

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Si lo que deseamos es guardar una copia del libro en el cual se est trabajando, el procedimiento normal es seleccionar la opcin Guardar Como y procedemos a seleccionar el tipo de archivo que deseamos generar, y digitamos el nombre de la copia, finalmente le damos clic en guardar.

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6.19. IMPRIMIR LIBRO. Damos clic en el botn de Office y seleccionamos la opcin imprimir, se despliega una lista con tres opciones: Imprimir: genera un cuadro de dilogo en el cual se parametrizan los criterios de impresin Impresin rpida: Enva la orden a la impresora predeterminada para imprimir la hoja activa del libro en que se est trabajando Vista preliminar: Permite visualizar previamente y realizar cambios antes de imprimir. Para este caso especfico seleccionaremos la opcin 1. Imprimir:

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Inmediatamente aparece un cuadro de dilogo en el que nos permite seleccionar la impresora, el intervalo de pginas que deseamos imprimir, lo que se desea imprimir (seleccin, hojas activas, todo el libro), el nmero de copias, y si deseamos configurar las propiedades de impresin. Una vez realizado esto se da clic en aceptar; como se muestra en el siguiente grfico:

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6.20. FORMATO DE CELDAS. Una celada es el lugar donde se puede introducir algn dato, es el punto donde se cruza una fila (registro) con una columna (campo). A estas celdas (individuales o rangos) se les puede dar diferentes tipos de formatos, para ello se procede as: Se selecciona la celda el rango de celdas sobre el cual deseamos aplicar el formato: En la Ficha Inicio, se encuentran las etiquetas Fuente, Alineacin y Nmero, las cuales se requieren para dar los diferentes tipos de formatos: Fuente: All podemos seleccionar tipos de fuente, tamao de fuente, color de fuente, relleno de celda, bordes de celda, si deseamos que la fuente sea en Negrita, Cursiva, Subrayado. Alineacin: Nos permite seleccionar la forma como deseamos alinear el texto (centrado, a la izquierda a la derecha), su ubicacin dentro de la celda (superior, en el medio, inferior), orientacin del texto, sangra, combinar celdas, ajustar al texto. Nmero: nos permite elegir el formato que deseamos darle a nuestro texto en cuanto a valor de caracteres, es decir si es texto, fecha, moneda, etc. Con base en las opciones anteriores, damos el formato que deseemos a las celdas seleccionadas.

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6.21. FORMATO CONDICIONAL. El formato condicional facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de una condicin (o criterio). Si la condicin es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condicin; si la condicin es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condicin. Cuando cree un formato condicional, puede hacer referencia a otras celdas de una hoja de clculo, como =AF2006!A5, pero no puede realizar referencias externas a otro libro. Para proceder a dar formato condicional procedemos as: Seleccionamos el rango de celdas sobre las cuales deseamos aplicar el formato condicional. En la Ficha Inicio, Etiqueta Estilos, seleccionamos la opcin Formato Condicional, se despliega una lista de opciones de formato, elegimos la que se acomode a nuestras necesidades.

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Seleccionamos los criterios de formato, y el formato que deseamos obtener cuando se cumpla la condicin dada. 6.22. DAR FORMATO DE TABLA. Nos permite dar formato de tabla a un conjunto de celdas, procedemos de la siguiente forma: En la Ficha Inicio, Etiqueta estilos seleccionamos la opcin Dar Formato de Tabla, de inmediato se despliega una lista de opciones predeterminadas, podemos crear un estilo personalizado.

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Damos clic sobre la opcin de tabla que deseemos, inmediatamente aparece un cuadro de dilogo en el que debemos ingresar el rango en que se encuentran los datos. Seleccionamos digitamos el rango de datos en trmino absolutos y damos clic en aceptar.

6.23. INSERTAR GRFICOS. Frecuentemente es necesario analizar la informacin grficamente, Excel ofrece una serie de grficos para solucionar la necesidad de forma inmediata. Para insertar un grfico procedemos de la siguiente forma: Seleccionamos el rango de celdas en que se encuentran los datos. En la Ficha Insertar, Etiqueta Grficos, damos clic en el tipo de grfico que deseamos, de inmediato aparece en el rea que se est trabajando.

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Aparece una ficha denominada Herramientas de grficos y all podemos seleccionar como queremos que se muestren los datos, diseo del grfico, formato del grfico, presentacin del grfico. 6.24. INSERTAR FONDO. Se puede establecer como fondo de la hoja una imagen, el procedimiento es el siguiente: En la Ficha Diseo de pgina, Etiqueta Configurar pgina, se da clic en la opcin Fondo.

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Aparece de inmediato un cuadro de dilogo para buscar la imagen, una vez ubicada la seleccionamos y damos clic en Insertar.

Para quitar el fondo, basta con dar clic en el mismo botn con que lo insertamos, que ahora aparece como eliminar fondo.

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6.25. INSERTAR ENCABEZADOS Y PIE DE PGINA. El encabezado es aquella informacin que aparece siempre en la parte superior de cada pgina impresa, y el pi de pgina es la informacin que aparece siempre en la parte inferior de cada pgina impresa. En estos podemos incluir ttulos, fechas, imgenes, nmero de pgina, etc. El procedimiento para insertarlos es el siguiente: En la Ficha Insertar, Etiqueta Texto, seleccionamos la opcin Encabezado y pie de pgina, de inmediato nos lleva a la vista de diseo de pgina, y nos ubica en el encabezado, all podemos digitar la informacin que deseamos sea el encabezado de nuestra hoja, se puede visualizar una ficha denominada Herramientas para encabezado y pie de pgina, all seleccionamos la ficha diseo, y encontramos mltiples herramientas para nuestro encabezado pie de pgina, tales como fecha, hora, etc.

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Para volver al diseo normal de la hoja, basta con ir a la Ficha Vista, Etiqueta Vistas de libro, y damos clic en Normal.

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6.26. NOMBRAR RANGOS. En hojas de clculo donde se manejan muchos datos, es recomendable nombrar rangos para su fcil consulta y aplicacin, para nombrar los rangos procedemos as: Seleccionamos el rango al cual le deseamos asignar el nombre. En la Ficha Frmulas, Etiqueta Nombres Definidos, y damos clic en la opcin Asignar nombre a un rango.

Inmediatamente aparece un cuadro de dilogo en el que debemos digitar el nombre que le queremos dar al rango, al mbito (si es para aplicar a todo el libro solo a la hoja), comentario (si deseamos incluir algn comentario; damos clic en Aceptar.

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Otra forma de nombrar los rangos es, seleccionando el rango, y en el cuadro de nombres, damos clic y digitamos el nombre deseado seguido de la tecla Enter.

Para consultar y administrar los nombres ya definidos, procedemos de la siguiente forma: En la Ficha Frmulas, Etiqueta Nombres definidos, damos clic en la opcin Administrador de nombres.

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Se abre un cuadro de dilogo en el cual podemos identificar los campos nombrados y podemos proceder a crear nuevos, editarlos eliminarlos.

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6.27. PROTEGER HOJA. Frecuentemente es necesario proteger las hojas de clculo de nuestros libros de trabajo, esto para evitar que usuarios finales alteren o modifique campos determinados. El proceso para proteger una hoja de clculo es el siguiente: Previamente es necesario dar el formato necesario a las celdas, es decir, dar formato de protegido a aquellas celdas que queremos proteger, predeterminadamente Excel ha protegido todas las celdas del libro, por lo cual hay que quitarles la proteccin a aquellas celdas que no deseamos afectar, para ello desplegamos el cuadro de dilogo de formato de celdas dando clic en el vrtice inferior izquierdo ubicado en la Ficha Inicio, Etiqueta Fuente.

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Cuando aparece el cuadro de dilogo, seleccionamos el botn Proteger, y quitamos el chulo en la opcin Bloqueada (para desbloquear), damos clic en aceptar. Con esto quedan desbloqueadas las celdas que hemos elegido.

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En la ficha Revisar, Etiqueta Cambios, damos clic en la opcin Proteger hoja.

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Se despliega un cuadro de dilogo y all seleccionamos los permisos que deseamos establecer, digitamos una contrasea, luego aparece otro cuadro para confirmar la contrasea.

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Para desproteger la hoja, basta con dar clic en el mismo botn con que la protegimos, solo que ahora aparece como Desproteger hoja, y suministramos la contrasea que nos pide (la misma que habamos ingresado cuando la protegimos).

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6.28. PROTEGER LIBRO. As como es importante proteger el contenido de las hojas de clculo, tambin es necesario en ocasiones proteger la estructura y/o ventanas de nuestro libro de trabajo, para ello protegemos as: En la Ficha Revisar, Etiqueta Cambios, damos clic en la opcin Proteger libro, seleccionamos si lo que deseamos proteger es estructura y/o ventanas, digitamos una contrasea, y luego la volvemos a digitar cuando nos pida la confirmacin de contrasea.

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Para desproteger el libro, basta con dar clic en el mismo botn con que lo protegimos, solo que ahora aparece como Desproteger libro, y suministramos la contrasea que nos pide (la misma que habamos ingresado cuando lo protegimos).

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6.29. VALIDACIN DE DATOS. Permite restringir los datos que los usuarios deben ingresar en determinadas celdas, por ejemplo, que en el campo documento de identidad solo permita nmeros enteros. Para validar datos procedemos de la siguiente forma: Seleccionamos el rango de celdas sobre el cual deseamos aplicar la validacin. En la Ficha Vista, Etiqueta Herramientas de datos, damos clic en la opcin Validacin de datos.

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En el cuadro de dilogo emergente procedemos a parametrizar los tipos de datos permitidos; en Configuracin establecemos los criterios de validacin (Cualquier valor, Nmero entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud del texto, Personalizada); en Mensaje de entrada (opcional) podemos escribir un mensaje que le indique al usuario que tipo de datos puede ingresar, y en Mensaje de error (opcional) podemos escribir un mensaje que le indique al usuario un posible motivo por el cual est cometiendo errores al ingresar los datos, al terminar damos clic en Aceptar.

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Para quitar la Validacin de datos, seleccionamos el rango de celdas que deseamos afectar, y en la misma opcin de Validacin de datos, damos clic y seleccionamos la opcin borrar todos, y aceptar. 6.30. FRMULAS Y FUNCIONES. Las frmulas nos permiten realizar clculos simples y complejos en una hoja de clculo, obteniendo un resultado a partir de otros, toda frmula empieza por igual (=), estas pueden incluir operadores, valores, referencias a otras celdas, nombres de rangos y funciones. Ejemplo:

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Las funciones son frmulas predeterminadas en Excel que ejecutan una serie de clculos utilizando valores denominados argumentos, devolviendo un resultado. Son utilizadas para simplificar el trabajo al momento de buscar resultados de clculos muy complejos o extensos. Ejemplo:

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