Bienvenido

Como dueo de un pequeo negocio no solo compites con los grandes sper mercados o cadenas nacionales sino que tambin compites con aquellos negocios que ya se benefician de la automatizacin. Al mismo tiempo implementar una solucin de punto de venta (PDV o POS por sus siglas en ingles) puede ser un gran reto para cualquiera. Abarrotes Punto de Venta te ofrece lo mejor de ambos mundos, un sistema que te pone al par de la competencia, diseado para reemplazar tu caja registradora y procesos manuales fcil y econmicamente. Aunque el sistema est desarrollado para ser altamente intuitivo, de fcil uso y no necesitar capacitacin, este manual de usuario te ayudara a aprovechar al mximo Abarrotes Punto de Venta.

Qu requisitos tiene Abarrotes Punto de Venta?

Computadora con las siguientes caractersticas: o Sistema Operativo Windows 98, XP, 2000 o Vista1 o Procesador Celeron o superior. o 64 Mb de memoria RAM. o 8 Mb de espacio libre en el disco duro ms espacio adicional segn los productos e informacin que almacene. Dispositivos opcionales: o Lector de cdigo de barras. o Impresora de Tickets. o Cajn de Dinero.

Cmo lo compro?
Para adquirir Abarrotes Punto de Venta, puedes realizar tu pago de dos formas: por depsito bancario o tarjeta de crdito/debito, para ms informacin visita nuestro sitio web: http://www.abarrotespuntodeventa.com

Por favor revise las notas especiales en el apartado de Instalacin para configurar el sistema en Windows Vista.

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Instalando Abarrotes Punto de Venta

Una vez que hayas descargado el programa de instalacin de nuestro sitio web, puedes copiarlo y en un CD o en una memoria USB para instalarlo en cualquier PC, no necesitas acceso a Internet para poder usar el sistema. El primer paso para instalar el sistema es hacer doble clic en el icono llamado InstalarAbarrotes.exe, como se muestra en la siguiente figura:

Ahora se mostrara el asistente de Instalacin de Abarrotes Punto de Venta, para instalarlo sigue los siguientes pasos: 1. La primera pantalla es la de bienvenida al asistente, haz clic en Siguiente. 2. Ahora se te pide elegir la ruta donde se instalara el sistema en tu computadora, puedes cambiarla o si tienes dudas djala como esta, haz clic en Siguiente. 3. En este paso elige el nombre que tendr el acceso directo en el men de Programas de Windows, haz clic en Siguiente. 4. Elige si deseas instalar un acceso directo en el Escritorio (Recomendado), haz clic en Siguiente. 5. Revisa las opciones elegidas y haz clic en Instalar. 6. Felicidades! Ya instalaste el sistema, haz clic en Finalizar para comenzar a usarlo.

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Utilizas Windows Vista? Sigue las siguientes instrucciones

Si utilizas Windows Vista, es necesario realizar algunos pasos adicionales: 1. Una vez que hayas instalado el sistema, haz clic derecho en el icono de "Abarrotes Punto de Venta" ubicado en el escritorio, despus elige la opcin de "Propiedades". 2. Dentro de la ventana, haz clic en la pestaa de "Compatibilidad" y activa la casilla "Ejecutar aplicacin como Administrador". Haz clic en Aceptar. Como se muestra en la siguiente figura:

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El Asistente de Bienvenida
La primera vez que inicies Abarrotes Punto de Venta, sers recibido por el Asistente de Bienvenida el cual te ayudara a configurar el sistema a tus necesidades y en menos de 5 minutos comiences a vender.

Para comenzar con el asistente haz clic en Siguiente o si deseas hacerlo posteriormente haz clic en Configurar despus.

Configuracin General de tu Negocio

En la primera pantalla ingresa los siguientes datos: Cmo se llama tu negocio? Ingresa el nombre de tu negocio que se usara en el sistema. Configura las siguientes opciones: o Deseo usar sistema de inventarios Si deseas mantener un registro de las cantidades que tienes de cada producto as como ser notificado cuando llegues a un nivel mnimo de los productos. o Deseo usar claves de seguridad Si tienes empleados activa esta opcin para tener claves para acceder a las diferentes opciones del sistema o bien desactvala si eres el nico dueo y solo tu atiendes tu negocio.

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o o

Deseo ofrecer crdito a mis clientes Si deseas otorgar crdito a tus clientes activa esta opcin para vender productos a plazos y recibir abonos de tus clientes. Habilitar venta de producto comn En muchos negocios existen productos pequeos que no tienen cdigo de barras y no son necesario imprimir o crear un cdigo para ellos, si activas esta opcin puedes vender productos no dados de alta en el sistema.

Configuracin del Ticket

En este paso, como se muestra en la figura, configura la vista de cmo se ver tu ticket de venta:

Una vez que hayas configurado la impresin de tu ticket, haz clic en Siguiente.

Configurando la base de datos pre cargada

En la siguiente pantalla tienes la opcin de activar la base de datos pre cargada, pero: Qu es? Pensando en el ahorro que te puede proporcionar y con el objetivo de que comiences al instante, el sistema incluye una base de datos con ms de 7500 productos de un Abarrotes Mexicano la cual incluye cdigos de barras y descripciones, para ahorrarte el trabajo de captura de esta informacin (horas de trabajo!). Si deseas usar esta base de datos deja activada la opcin, como se muestra en la figura:

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Listo!
Haz clic en siguiente y posteriormente en Finalizar, con lo cual habrs terminado de configurar el sistema para tu negocio.

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Pantalla Principal
El sistema cuenta con una interface orientada a ser fcil de usar, no cuenta con los tpicos mens de Windows, sino que est orientado a ser visual para que no requiera amplios conocimientos en computacin. A continuacin se muestran los botones de la barra principal, la cual siempre se encuentra en la parte superior de la pantalla:

Puedes tener acceso a cada una de estos botones o pantallas utilizando las siguientes teclas de tu computadora: Utilizando el teclado Accede a la pantalla de ventas para comenzar a vender los productos Accede a la pantalla de Clientes para ver estados de cuenta, crear, modificar o eliminar clientes de crdito. Pantalla de Productos, donde puedes crear, modificar o eliminar productos as como ver los productos vendidos por periodo. Acceso a Inventarios, donde puedes dar de alta ingreso de mercanca, reporte de productos bajos en inventario, as como el reporte de que productos tienes.

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Pantalla de Ventas
La pantalla de ventas, usada ms del 90% del tiempo te muestra los elementos ms usados y esconde los elementos que no requieres para que no sea complicada y te permita hacer TU trabajo mejor: Vender. Acceso por teclado a la pantalla de ventas:

Algunas ventajas de Abarrotes Punto de Venta: Te permite manejar varias cuentas (tickets) a la vez, para que atiendas a varios clientes al mismo tiempo. Todo el sistema est diseado para ser manejado 100% con el teclado y aumentar la rapidez con la que lo usas. El sistema es compatible con lectores de cdigo de barras, bsculas electrnicas para obtener el peso de los productos automticamente, as como impresoras de tickets y cajones de dinero (puedes ver como configurar estos dispositivos en el apartado de Configuracin de este manual)

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Vendiendo
En cuanto ingresas a la pantalla de ventas, se activa el campo de Cdigo de Producto, en el cual puedes teclear el cdigo de algn producto o leer el cdigo de barras usando tu lector ptico. Presiona la tecla ENTER para registrar el producto en la venta actual. Una vez que ingreses el producto este aparece en el listado de artculos. En dicho listado, puedes aumentar o disminuir la cantidad de los artculos presionando las teclas:

Para aumentar la cantidad y

Para disminuir la cantidad.

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Si deseas eliminar un artculo presiona el botn Borrar producto o presiona la tecla:

Vendiendo mltiples unidades

Si deseas vender un producto con mltiples unidades, por decir 55 unidades, puedes hacerlo utilizando la ventana de Producto/Cantidad, haciendo clic en el botn con dicho texto o bien presionando la tecla:

Con lo cual aparecer la siguiente ventana:

Buscando Productos
Muchas veces no cuentas con el cdigo de barras del producto a la mano o simplemente te es mas fcil ubicar un producto buscndolo por la descripcin. Para hacerlo presiona la tecla:

Con lo cual aparecer la siguiente ventana:

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Comienza tecleando las letras con las que comienza el producto que buscas, y en segundos aparecern los artculos que contengan dichas letras ordenados alfabticamente en la ventana de bsqueda. Para ingresarlo a la venta actual solo presiona la tecla o haz clic en el botn Aceptar.

Opcionalmente, con el producto seleccionado puedes elegir Modificarlo o Eliminarlo desde dicha ventana, as como ponerlo como Favorito con lo cual aparecer al principio del listado siempre, por ejemplo si buscas la palabra Carne y tiene tres productos: Carne Chica Carne Mediana Carne Grande

Y eliges como favorito el producto Carne Mediana, esta aparecer primero que las anteriores al buscarlo.

Registrando entradas de efectivo

Durante la operacin de tu negocio, habr ocasiones en las que tengas que ingresar efectivo o cambio, para que este ingreso de efectivo no altere el resultado del corte, registra este ingreso haciendo clic en el botn Entradas o presionando la tecla:

Registrando salidas de efectivo

As como el ingreso de efectivo, hay ocasiones en las que necesitas sacar dinero de la caja, como puede ser:

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No contar con tanto dinero en la caja y almacenarlo en otra parte. Sacar dinero para pago a proveedores.

Para hacerlo, haz clic en el botn Salidas o presiona la tecla:

Con lo cual aparece la ventana de salida de efectivo:

Donde ingresas el monto y el motivo que ser mostrado en la pantalla de corte.

Manejo de tickets
En un Abarrotes es ocasional tener que esperar a un cliente a que termine de ordenar todos los artculos, es por eso que el punto de venta cuenta con sistema de tickets el cual te permite manejar varios tickets o cuentas a la vez. Al iniciar las ventas se comienza con el Ticket 1 al cual se ingresan todos los artculos que vendas. Si deseas dejar dicha cuenta en espera, para poder atender a otro cliente, presiona la tecla:

Para dejar el ticket pendiente, el cual aparecer una ventana que te permitir ingresar el nombre del ticket, donde puedes ingresar el nombre del cliente para poder identificar la cuenta de dicho cliente y terminar la venta. Una vez que dejes el ticket pendiente, sea crea un nuevo ticket donde puedes ingresar los artculos del nuevo cliente. Para regresar a otro ticket, puedes hacer clic en el botn Cambiar ubicado en la parte inferior o presionar la tecla:

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Con lo cual aparecer la ventana con todos los tickets pendientes:

Y podrs cambiar de ticket presionado las teclas:

Y para elegirlo haz clic en Cambiar Ticket o presiona la tecla ENTER.

Cobrando
Para cobrar cualquier venta haz clic en el botn que dice F12 Cobrar o bien presionan do la tecla:

Con lo que aparece la ventana de cobro, en esta pantalla se muestra el total de la cuenta a cobrar as como las diferentes formas de pago:

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Formas de Pago a elegir: Contado Ingresa con que monto el cliente te pago para que puedas conocer el cambio a regresarle. Crdito Si el cliente cuenta con crdito y tienes habilitada dicha opcin puedes vender el ticket a crdito. Para elegir al cliente solo ingresa el nmero de cliente asignado a l o alguna parte del nombre o apellidos del cliente. Dlares Si tienes activada la opcin, podrs realizar el cobro de la mercanca en dlares segn el tipo de cambio que especificaste al iniciar el programa.

Una vez elegida la forma de pago, puedes Cobrar e Imprimir el Ticket u opcionalmente solo puedes registrar la venta presionado o eligiendo el botn de Cobrar solo registrando la venta.

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Pantalla de Clientes
Si tienes activada la opcin de ofrecer crdito a los clientes, puedes acceder a esta pantalla de Crdito a Clientes presionando la tecla:

A continuacin se muestran las opciones de esta pantalla:

Estado de Cuenta
La primera pantalla que se muestra tan pronto accedes a la seccin de clientes te permite elegir el cliente al cual deseas obtener el estado de cuenta, una vez elegido haz clic en Aceptar. Al haber seleccionado un cliente, se muestra el estado de cuenta donde puedes observar el Saldo Actual y tienes las opciones de: Imprimir Estado de Cuenta Abonar Liquidar Adeudo Ver los abonos pasados. Pgina 15 www.abarrotespuntodeventa.com

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Imprimir Tickets a crdito. Eliminar tickets a crdito.

En el estado de cuenta, en la parte izquierda se muestra una barra que divide todos los tickets a crdito del cliente separados por mes, despus se muestran los tickets asignados segn el da en que se realizo la venta. Al hacer clic en la fecha ves el ticket a crdito del cliente donde puedes imprimirlo o eliminarlo en caso de correccin (al hacerlo se descuenta el monto del saldo pendiente del cliente).

Cmo abonar?
Para realizar un abono a un cliente haz clic en el botn Abonar e ingresa el monto que abono.

Reporte de Saldos
En esta opcin, se listan todos los clientes as como el saldo actual con el que cuentan y una sumatoria de todo lo que te deben todos tus clientes.

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Pantalla de Productos
La pantalla de productos, caracterizada por la barra de color amarillo, te permite crear, modificar y eliminar productos, as como conocer el reporte de ventas por periodo que te da a conocer cuales productos fueron vendidos por semana o por un rango de fechas. Para ingresar a la pantalla de productos presiona la tecla:

La pantalla de productos comienza con la creacin de un nuevo producto, como se muestra en la figura:

Creando un Nuevo Producto

Para crear un nuevo producto necesitas ingresar los siguientes campos: 1. Cdigo: Ingresa el cdigo de barras del producto utilizando tu lector de cdigo de barras o si el producto no tiene cdigo de barras puedes ingresar uno inventado, por ejemplo: TORTILLAS o TOMATE.

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2. Descripcin: Introduce la descripcin del producto. 3. Se vende: Puedes elegir si el producto se vende por unidad o por cantidad (a granel). 4. Precio de Costo: Ingresa el costo del producto para ser usado en los reportes y conocer tu ganancia neta al hacer el corte. 5. Precio de Venta: Ingresa el precio de venta al pblico. 6. Precio de Mayoreo: Precio opcional que puedes otorgar a los clientes que desees desde la pantalla de ventas, puedes dejarlo en cero para no usarlo. 7. Usa Inventario? Si deseas registrar y rastrear la cantidad del producto activa esta casilla. 8. Cantidad Si elegiste utilizar inventario ingresa la existencia actual. 9. Mnimo Ingresa la cantidad, mnima, que debe contar tu negocio antes de ser notificado de que debes de reordenar el articulo.

Utilizando la base de datos pre cargada

Si activaste la opcin de usar la base de datos pre cargada (al tenerla activa aparece una imagen que dice Base de datos pre cargada ACTIVA), te puede facilitar enormemente la tarea de ingresar los productos de tu negocio, sobre todo si estas comenzando a utilizar un sistema de punto de venta. Cmo la uso? Al crear un nuevo producto, el sistema te pide que ingreses el cdigo de barras del nuevo producto, aqu, simplemente escanea con tu lector el cdigo de barras del producto, por ejemplo un Pan Bimbo, si el punto de venta encuentra dicho producto de entre los 7500 productos de la base de datos pre cargada, llenar la descripcin automticamente y pasar a pedirte el precio de venta al que lo tienes.

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Una vez que ingreses el precio de venta, ingresa el nivel de inventario y el mnimo que deseas para el producto y presiona ENTER o haz clic en Guardar Nuevo Producto. Contina as con todos los productos de tu abarrotes o mini super y te dars cuenta del ENORME ahorro en tiempo que tendrs!

Reporte de Ventas por Periodo

En esta pantalla puedes obtener un reporte de todos los productos vendidos por semana, simplemente elige en el calendario la semana de la cual deseas obtener el reporte o bien elige un periodo inicial y final para conocer los productos y que cantidades fueron vendidas para facilitarte reordenar la cantidad y siempre cuentes con el mismo inventario. Opcionalmente puedes exportar el listado a Excel para drselo a tu proveedor o hacer manipulaciones adicionales de la informacin.

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Pantalla de Inventario
La seccin de Inventario, caracterizada por la barra de color morado, te permite ingresar nueva cantidad de producto (cuando te surten) as como obtener los reportes de productos bajos en inventario o obtener un reporte de inventario valorizado. Para ingresar a la pantalla de inventario, presiona la tecla:

Agregar inventario
Al ingresar a la seccin de Inventario, ingresas automticamente a la pantalla de Agregar Inventario, donde registras el ingreso de mercanca. Solo es necesario que especifiques el cdigo del producto y la cantidad que ingresaras a tu negocio. Como se muestra en la figura:

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Reporte de productos bajos en Inventario

Como se muestra en la siguiente figura, en este reporte se listan todos los productos que estn por debajo del mnimo que especificaste al darlos de alta, para que puedas ordenarlos de nuevo a tus proveedores:

Reporte de Inventario
En esta pantalla puedes obtener un reporte de inventario valorizado donde se listan todos los artculos, las cantidades y el total en dinero con el que tu negocio cuenta.

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Pantalla de Configuracin
Para ingresar a la configuracin del Punto de Venta haz clic en el botn con dicho nombre en la barra superior del sistema. Una vez que ingreses se muestra la siguiente figura:

La ventana de configuracin se divide en las siguientes pestaas: General Aqu configuras las opciones generales como las mostradas en el asistente de bienvenida, si deseas usar inventarios, utilizar claves de acceso, ofrecer crdito, activar la opcin de venta de producto comn o especificar el logotipo de tu negocio en lugar de el del sistema. Cajn y Bscula Si tienes una bscula capaz de ser conectada a la PC para ofrecer el peso, actvala en esta pestaa para ser utilizada en los productos a granel. Tambin si cuentas con un cajn o gaveta de dinero aqu puedes elegir el modelo de impresora a la que est conectado para enviarle una instruccin de apertura cuando recibas o ingreses dinero a la caja. Impresora En este apartado puedes elegir la impresora que utilizaras como Impresora de Tickets, las columnas que es capaz de imprimir as como la fuente de impresin que

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deseas utilizar. Adems podrs cambiar o definir el encabezado y pie de pgina de tu ticket. Artculos pre cargados Si no activaste esta opcin en el asistente de bienvenida en este apartado puedes activarla de nuevo para contar con los beneficios de los productos pre cargados. Formas de Pago Aqu puedes activar formas de pago adicionales a la de efectivo y crdito, como cobro en dlares o tarjeta de debito/crdito.

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Pantalla de Corte
Finalmente, todo negocio necesita realizar el reporte de Corte de Caja para conocer cunto se vendi, cunto debe haber en caja, a quien se le pago y que cliente realizo un abono. Para acceder a esta pantalla solo haz clic en el botn de corte ubicado en la barra superior del sistema.

Para realizar el corte elige el da del cual deseas realizar el corte y haz clic en el botn Hacer corte. Una vez que lo hayas hecho el sistema te informara acerca de las entradas de efectivo, el dinero que debe haber en caja, los abonos de los clientes, pagos a proveedores, ventas totales y la ganancia o utilidad del da (la cual se obtiene restando el precio de costo del precio de venta por producto). Si lo deseas puedes Imprimir el corte utilizando la impresora de Tickets configurada en el sistema. Recuerda que puedes hacer mltiples cortes en el da y no tienes lmite para hacerlo.

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Acerca de
Abarrotes Punto de Venta, fue creado por el Ing. Luis Alberto Carrasco Gmez en Enero de 2001, puedes contactarme para ayuda y soporte a la direccin: soporte@abarrotespuntodeventa.com o bien en el sitio web:

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Advertencia: El programa (software), el sitio web y el manual estn protegidos por las leyes internacionales y nacionales de derechos de autor y otros tratados internacionales. La reproduccin o distribucin ilcitas de este programa o de cualquier parte de mismo est penada por la ley con severas sanciones civiles y penales y ser objeto de todas las acciones judiciales que correspondan.

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