ALUMINIOS EL TREBOL S.A.

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Calle 137 No. 147 – 07 Barrio San Pedro (Suba) Teléfono 537 0873 Bogotá, D.
C. - Colombia

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1°- PROCEDIMIENTO PARA TOMA DE PEDIDOS

Aplicación:

INMEDIATA a partir de junio de 2011

Herramientas de trabajo:

Talonario de Pedidos Pre-numerado de tres (3) juegos, Original y 2

Copias.

Intervienen:

Cliente

Vendedor

Jefe de Ventas

Administración por medio de:

Facturación

Créditos y Cobranzas

Procedimiento:

El vendedor toma el pedido del cliente y lo identifica perfectamente con

Nombre del negocio, Representante Legal, NIT/RUT, dirección, teléfono,
celular, ciudad.

1- El vendedor hace firmar el pedido por el cliente así vaya a ser de

Contado, Contra-Entrega o Crédito

En caso de solicitar crédito por 1ª. Vez el vendedor debe llenar el

formato de Solicitud de Crédito por el cliente y adjuntar con el
pedido los siguientes documentos:

1- Certificado de Constitución y Gerencia de la Cámara de Comercio

de Bogotá

2- Número de Matrícula Mercantil

3- Número de NIT/RUT

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4- Fotocopia Cédula del Representante Legal

5- 2 últimos extractos bancarios

6- Fotocopia del último recibo de energía eléctrica del local

comercial, cancelado.

NOTA: Ningún crédito se estudiará sin estos requisitos y si no se

adjuntan todos los documentos solicitados.

Solamente habrá crédito para pedidos mayores de 10 juegos de

ollas de aluminio.

El vendedor deja una copia del pedido al cliente.

2- El vendedor entrega el Original del pedido perfectamente

diligenciado y firmado y con la solicitud de crédito y todos los
documentos adjuntos (si es del caso), al Jefe de Ventas. Si el pedido no
cumple con todas las especificaciones el Jefe no lo recibirá hasta que el
vendedor corrija las inconsistencias o complete los documentos que
quedaron faltando.

3- El Jefe de Ventas todas las mañanas en la reunión de ventas, recibe el

original del pedido, verifica que esté perfectamente diligenciado, con la
solicitud de crédito y todos los documentos adjuntos (si es del caso) y
anota el pedido en una planilla elaborada para tal fin, donde lleva las
ventas de cada uno de sus vendedores, por fecha, nombre del vendedor,
nombre del cliente No. de pedido, Vr. comisión vendedor y Vr. Comisión
Jefe de Ventas.

Así mismo devolverá al vendedor las solicitudes de crédito negadas por

Créditos y Cobranzas y los incompletos o deficientes, para que el
vendedor corrija las inconsistencias o complete los documentos que
quedaron faltando.

4- El Jefe de Ventas entrega todos los pedidos para Ventas de Contado o

Contra-Entrega, previamente revisados y “chuleados”, a Facturación,
quien seguirá con el Procedimiento siguiente de Facturación.

Los pedidos para crédito con las solicitudes de crédito y todos los
documentos adjuntos, previamente revisados y “chuleados”, a

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Créditos y Cobranzas, quien no le recibirá al Jefe de Ventas ninguna

solicitud incompleta o que no tenga todos los documentos.

5- Créditos y Cobranzas recibe del Jefe de Ventas los pedidos para

crédito con las solicitudes de crédito y todos los documentos adjuntos,
previamente revisados y “chuleados”, y desde ese momento dispone
de un plazo máximo de 24 horas para estudiar la solicitud, verificar
toda la información suministrada incluidas las referencias y si toda la
información está OK, procederá a codificar al nuevo Cliente y se reunirá
con el Administrador para fijarle la cuota de endeudamiento.

6- Créditos y Cobranzas devolverá al Jefe de Ventas las solicitudes

negadas y las aprobadas a Facturación, quien seguirá con el
Procedimiento siguiente de Facturación.