ESTRUCTURA GENERAL DEL INFORME FINAL DE LA PROPUESTA DE

MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL

(Normas Icontec: Carátula, Indice, etc.)

Introducción

Es la visión general del contenido del documento y hace alusión de manera precisa
a todos los elementos que conforman el contenido del informe. La introducción
debe ser un escrito agradable y motivador para el lector. Enfatiza sobre porque
resulta relevante el documento, cómo se elaboró y porque se escogió la estructura
que se presenta en el mismo.

Una buena introducción dará respuesta a las siguientes preguntas:

1. Cuál es el tema del documento?
2. Por que se elaboró el documento?
3. Cuál fue el proceso general para la elaboración del documento?
4. Cuáles son las limitaciones del trabajo realizado y de sus resultados?
5. Quienes se benefician con el trabajo realizado?
6. De que partes está constituido el trabajo?
7. Donde y cuando se realizó el documento?

(Estas preguntas no deben aparecer como un cuestionario, sino que deben ser
respondidas a medida que se hace la lectura del texto general de la introducción)

Además de lo anterior, la introducción puede incluir una anécdota ocurrida

durante el proceso investigativo o citar algún dato que se considere importante o
curioso para el lector y que esté relacionado con el tema central del documento.

Es recomendable que la introducción sea redactada al finalizar el documento,

pues solo en ese momento se tendrá la visión general y la estructura definitiva del
documento, que se van a explicar al lector.

Antecedentes

Los antecedentes son una serie de datos que complementan lo informado en

la introducción. En ellos es pertinente relatar de manera breve la historia de
la empresa, las características generales del mercado del cual hace parte, las
principales dificultades tanto externas como internas que ha enfrentado desde su
inicio, cómo han evolucionado tales dificultades a través del tiempo, las mejoras
que se implementaron con anterioridad al análisis realizado y los datos que se
conozcan a través de publicaciones, estudios, agremiaciones, etc, relacionados
con las tendencias del mercado del cual hace parte la droguería. Igual importancia
tendrá incluir todo lo que se conozca sobre las actuales o futuras amenazas para
el negocio, siempre y cuando la información provenga de fuentes confiables y
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vigentes.

Es fundamental consignar en los antecedentes, toda la información relevante

sobre el éxito o fracaso de negocios similares, así como lo relacionado con las
normas vigentes que puedan afectar de una u otra manera el buen desempeño del
negocio. Estos elementos son claves para respaldar las conclusiones a las que se
llegué luego de efectuar el análisis respectivo.

Justificación

En esta parte es necesario explicar claramente porque el plan de mejoramiento

debe realizarse en el corto plazo y de la manera que está planteado en el informe.

Entre otros argumentos, puede citarse el orden de prioridades que debe seguirse
para mejorar la rentabilidad del negocio, el impacto social que tendría, los
beneficios que se esperan obtener a nivel financiero y organizacional en general,
la utilidad cómo ejercicio académico, su utilidad como práctica para la vida
laboral, etc.

En cualquier caso e independientemente de los argumentos que se utilicen,

esta justificación debe ser muy sólida, basada en cifras verificables o en hechos
documentados y evidenciados en los anexos del informe, de manera que no
dejen lugar a duda sobre la seriedad del análisis y sobre la necesidad real de
implementar las actividades de mejoramiento en el establecimiento objeto del
estudio.

Descripción del problema

En este ítem, es preciso enunciar de manera muy concreta la situación o

situaciones prioritarias que se deben resolver y que incidan de manera más grave y
negativa en el desarrollo del negocio. Esta definición del problema solo es posible
después de haber aplicado el análisis DOFA, de haber elaborado el mapa de riesgos
y de haber tabulado e interpretado los resultados de las encuestas que se hayan
aplicado. Con estos resultados, se realiza un análisis de causas y efectos (para lo
cual se pueden utilizar metodologías como el diagrama de espina de pescado, el
árbol de problemas o mapas mentales, entre otras), para determinar cual de las
situaciones o deficiencias de la empresa es fuente o causa del mayor número de
otras situaciones que deben ser corregidas.

De esta manera, el plan de mejoramiento se podrá enfocar en atacar en primera

estas situaciones que sean identificadas como problema central o prioritario,
dejando en otro nivel de prioridades, aquellas situaciones que no sean tan
determinantes en el mejoramiento estratégico de la droguería.

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Objetivo General

El objetivo general deberá estar redactado de manera que se establezca de

manera sencilla pero clara, que es lo que se quiere lograr como resultado
fundamental del trabajo realizado en la droguería, es decir, que beneficio se
espera ofrecer a los integrantes de la droguería y a la droguería como tal, a través
del trabajo en cuestión.

Todo objetivo (sea general o específico), deberá ser formulado iniciando

con un verbo en Infinitivo, seguido del objeto o sujeto de la acción a
realizar y estableciendo claramente el resultado o propósito a alcanzar.

Adicionalmente, cada objetivo deberá contar con los siguientes atributos o

características en su formulación:

Medible
Realizable
Verificable
Claro
Breve
Pertinente
Ambicioso
Oportuno
Delimitado en el tiempo (Se debe definir la fecha o momento en el que el objetivo
ha de estar cumplido para su verificación. En el caso del objetivo general, es
recomendable proyectarlo en el largo plazo. Por lo contrario, se espera que los
objetivos específicos sean alcanzados en el corto y mediano plazo).

Objetivos Específicos

Todos los específicos deberán hacer parte del objetivo general. Enunciado de
otra manera, la suma de los objetivos específicos será igual al objetivo general.
Logrando el cumplimiento cada uno de los objetivos específicos, debería ser
posible lograr el cumplimiento del objetivo general. Por lo anterior, solo
se enunciarán como objetivos específicos, aquellos que sean estrictamente
necesarios para alcanzar el objetivo general y que impliquen una acción puntual
y específica que no haya quedado enunciada en el texto del objetivo general.

Los objetivos específicos se distinguen por que son enunciados para un ámbito
micro, puntual y del corto plazo, mientras que el objetivo general se plantea en
un contexto macro, que involucra muchas actividades para su cumplimiento y
por ende son el resultado de la ejecución de todas las actividades previstas como
específicas.

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Metas por objetivo

Meta es la precisión cuantitativa de las actividades, acciones o productos

resultantes del proyecto, por tanto se refiere a las cantidades o a los fines últimos
que persiguen los objetivos y deben expresarse en números. Es el resultado que
se espera al final de todas las actividades marcadas en el proyecto, es decir, se
trata de productos concretos. Puede haber una o más metas que describen los
resultados que se esperan alcanzar en determinados periodos. Algunos proyectos
plantean sus metas en inmediatas, mediatas y a largo plazo y así permiten planear
las directrices del proyecto y los compromisos, más allá del año de duración del
estímulo.

A pesar de que el objetivo y la meta están íntimamente ligados, se trata de

cuestiones bien diferenciadas, ya que mientras el primero señala las acciones que
se van a realizar, la meta precisa los resultados cuantitativos.

Descripción y Alcance de la metodología utilizada

(Que deberá estar basada en el análisis de la matriz DOFA, el mapa de riesgos y las
encuestas aplicadas, que se adjuntarán como anexos).

En este punto se explicará cómo, cuando, para qué y que información fue
recogida; Es importante especificar que aspectos fueron analizados y cuales
no y por que razón. Es imprescindible así mismo, delimitar el alcance de la
investigación y de la propuesta a realizar; es decir, debe aclararse que se pretende
lograr con la propuesta y que no, explicando que tan amplia fue la investigación,
bajo que condiciones y parámetros se realizó y que tipo de análisis se aplicó a los
datos obtenidos.

En términos generales, se deben enunciar todos los aspectos que se consideren

importantes para aclarar suficientemente cómo se realizó el análisis de la
droguería, como se consolidaron los datos, que mecanismos se utilizaron para la
obtención de las conclusiones, hasta donde llegó el trabajo realizado y que tanto
se espera lograr con la propuesta de mejoramiento.

Resultados del diagnóstico

(con un apartado específico para cada herramienta utilizada y por área funcional
de la droguería)

Este diagnóstico debe presentar los resultados de cada una de las herramientas de
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análisis utilizadas de manera separada, para luego relacionarlos todos mediante un
análisis que permita llegar a conclusiones generales.

En el diagnóstico se debe determinar si la empresa cuenta con todos los aspectos

que hacen posible la planeación estratégica de la misma. Misión, Visión, Políticas,
Valores, Principios, Manuales de Funciones y Procedimientos, Indicadores de
Gestión, Controles Administrativos, etc. Si la empresa no cuenta con estos
elementos, el plan de mejoramiento deberá incluir una propuesta para cada
uno de ellos, en la que deben haber participado el propietario y los empleados
de la droguería. Si estos conceptos ya se encuentran desarrollados en el
establecimiento, deberán hacer parte del análisis presentado, con las respectivas
recomendaciones de mejoramiento, difusión y aplicación de los mismos.

Conclusiones del diagnóstico

(Resumen sobre los aspectos claves y prioritarios a mejorar por área funcional)

Propuesta de mejoramiento

(descripción general del tipo de actividades propuestas, del como implementarlas

y la forma de evaluarlas y como hacer seguimiento)

Matriz de actividades específicas

(plan de mejoramiento detallado por área, actividad, resultado esperado,

responsable, indicador o evidencia y mecanismos de control)

Observaciones y sugerencias

Anexos

En este punto se incluirá el formato o ficha de encuesta que se utilizó (los

resultados de la tabulación deberán presentarse en gráficos de Excel, separando
los resultados por variables y temas evaluados). También hará parte de los anexos
la documentación de la droguería que se considere necesaria como evidencia o
como medio para clarificar o soportar la información incluida en el análisis o en el
plan de mejoramiento. Las tablas, imágenes, gráficos, cuadros y otros documentos
que sean pertinentes.

Es necesario incluir igualmente, los datos personales y de contacto de todo el

personal de la droguería, así como los datos más relevantes del establecimiento a
nivel administrativo, comercial y legal.
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Bibliografía

Aplicar normas ICONTEC-

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