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Bogot, enero 23 de 2014.

Mejoramiento de los Sistemas de Informacin


Una Herramienta para el xito Empresarial
Javier Tinjac Saavedra Especialista en Gerencia Informtica

Los sistemas de informacin son desde hace mucho tiempo, una pieza clave en el logro de la rentabilidad y competitividad de las empresas y organizaciones. Por esta razn, resulta fundamental asegurar el mejoramiento continuo de los mismos. Para inducir mejoras en el sistema de informacin de una organizacin, es necesario en primer lugar, diagnosticar la forma en que fluyen los datos, los recursos utilizados en la gestin de la informacin y por supuesto, la calidad, oportunidad y pertinencia de la misma. Posteriormente, ser fundamental establecer la utilidad del sistema con respecto al cumplimiento de los objetivos estratgicos y su papel frente a los factores crticos de xito del negocio o actividad empresarial. Estos objetivos y factores, deberan haber sido la base para la definicin de la misin de la empresa u organizacin, razn por la cual, es importante verificar su pertinencia y vigencia. A continuacin se presentan de manera general, tres pasos o etapas para la realizacin del diagnstico del sistema: 1. Validar la adecuada definicin del direccionamiento estratgico, contrastando la percepcin del nivel directivo en cuanto al deber ser de la organizacin y lo enunciado en la Visin, Misin, Polticas y Objetivos Estratgicos. Algunas actividades a realizar en este paso, son: a) Anlisis de la Misin: Verificar la vigencia, claridad, completitud y calidad de su contenido. La Misin ha de ser un enunciado breve pero inspirador, puntual al describir la razn de ser de la empresa u organizacin y que incluya tanto a clientes externos como internos. b) Informacin General por rea. Entrevistar a los encargados de las reas funcionales e indagar sobre cules son los objetivos generales de cada rea, sus funciones y productos especficos, Elaborando un listado de cada uno de estos aspectos. c) Objetivos Especficos por rea. Con base en cada objetivo general, establecer los objetivos especficos para cada una de las reas fundamentales de la empresa (Comercial, Financiera, Administrativa, Produccin, etc.).

2.

Habiendo obtenido la anterior informacin, se puede dar paso a la recoleccin de datos que permita verificar la congruencia entre los lineamientos generales del ms alto nivel organizacional y las actividades que desarrollan las reas funcionales, as como el tipo de informacin que se genera en ellas y la manera en que es difundida y gestionada.

Por supuesto, la complejidad de las actividades a realizar, as como la cantidad de recursos a utilizar en este proceso de diagnstico, se minimizan al seleccionar tan solo un rea, departamento o proceso especfico. Ya sea que la recoleccin de datos se realice de manera general o focalizada, se requiere conocer y analizar los siguientes aspectos: a) Productos. Establecer la razn de ser de la dependencia o proceso y elaborar el listado de productos que el proceso o rea debe entregar a sus clientes internos y/o externos.

b) Funciones por Puesto de Trabajo. Identificar las funciones de la dependencia o roles en cada proceso (actividades y tareas que deben realizarse para alcanzar los objetivos). c) Informacin Entrante. Elaborar un listado de los documentos, datos, registros, solicitudes y formatos que la dependencia o proceso analizado recibe y determinar el propsito y pertinencia de cada uno de ellos. d) Informacin Saliente. Relacionar los documentos, datos, registros, solicitudes y formatos que la dependencia genera y establecer el propsito y pertinencia de cada uno de ellos. e) Requerimientos Adicionales de Informacin. Indagar con diferentes personas del rea o dependencia, si se requiere de informacin, datos, registros o documentos con los que no se cuenta, por que se requieren y porque consideran que no cuentan con los mismos. Informacin no Requerida. Determinar con las mismas personas ya entrevistadas, si consideran que se reciben o generan documentos, registros, planillas o soportes no pertinentes o innecesarios. Dificultades en los Flujos de Informacin. Investigar sobre las demoras, dificultades o aspectos negativos para la obtencin de la informacin que se requiere (duplicidades, pasos innecesarios, tareas sin un responsable claro, etc.).

f)

g)

h) Recursos Disponibles. Elaborar un inventario de los recursos informticos disponibles y evaluar la suficiencia o no de estos frente a las necesidades del proceso o dependencia. 3. Es necesario ahora concluir sobre el estado del flujo de la informacin en el proceso o dependencia analizada, determinando el nivel de articulacin, estandarizacin, trazabilidad, disponibilidad, pertinencia y vigencia de los recursos y procedimientos involucrados en el mismo. Por lo tanto y a partir de los datos obtenidos es necesario precisar: a) Cules son las actividades y funciones claves del rea analizada, porqu que son claves o crticas para el xito de la empresa y cul es la relacin de cada una de ellas con la misin.

b) Cules documentos se requieren realmente para iniciar cada una de estas actividades y para lograr que sean terminadas de manera eficiente y eficaz. c) Cules documentos, registros, soportes o formatos requieren mejoras, que tipo de mejoras y con qu propsito.

d) Los nuevos formatos, planillas y registros que se requieren para la obtencin de la informacin.

e) Mejoras a realizar para aumentar la eficiencia de los procesos involucrados en el flujo de informacin. f) Herramientas y controles para el seguimiento a las mejoras implementadas.

g) Indicadores clave para el control y gestin del proceso y la toma de decisiones en torno al mismo. Los cambios o ajustes a implementar en el sistema de informacin, deben estar acompaados de un proceso de documentacin y normalizacin que viabilice su permanencia en el tiempo, su trazabilidad y por ende, el control y mejoramiento continuo de las mismos. Si bien el diagnstico es tan solo una fase del proceso de mejoramiento del sistema, este facilitar la identificacin de las necesidades bsicas para una adecuada gestin de la informacin, incluyendo los aspectos organizacionales que requieren de una intervencin prioritaria, las herramientas de software y los recursos de hardware ms apropiados para la automatizacin de tareas y actividades.