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CODIGO P-FYA-003 VERSION JB-001

PROCEDIMIENTO DE REQUERIMIENTO, SELECCIN Y CONTRATACIN


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CONTENIDO 1 OBJETIVO 2 ALCANCE 3 DEFINICIONES 3.1 SELECCIN 3.2 CONTRATACION 3.3 SOLICITANTE 3.4 ENTE APROBADOR 3.5 CONVOCATORIA INTERNA 3.6 CONVOCATORIA EXTERNA 4 SELECCIN Y CONTRATACION 4.1 SELECCIN 4.2 RECEPCION Y PRESELECCION HOJAS DE VIDA 4.3 CITACION A PRUEBAS PSICOTECNICAS 4.4 CITACION A ENTREVISTA 4.5 ENTREVISTA Y PRESELECCION 4.6 CONFIRMACION REFERENCIAS 4.7 PROGRAMACION VISIT DOMICILIARIA 4.8 EXAMENES MEDICOS 5 CONTRATACION 6 REGISTROS

ELABORADO POR 2013-06-11 151036853.doc

NOMBRE JAQUELINE BENAVIDES

CARGO DIR. GESTION HUMANA

FECHA 2012-08-28

FIRMA

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1 OBJETIVO Mantener un alto grado de tcnica y eficiencia en el proceso de requerimiento, seleccin y contratacin, con el fin de proveer los cargos en todos los niveles ocupacionales con personal idneo, tanto interno como externo. 2 ALCANCE Dar soluciones al crearse la necesidad de una persona para desempear un cargo determinado. El Presidente, Vicepresidentes, los Gerentes Regionales y Directores son los directos responsables del cumplimiento de este procedimiento. 3 DEFINICIONES 3.1 SELECCIN Es la bsqueda de una persona que posea los conocimientos, habilidades, caractersticas personales, intereses y motivacin para desempear un cargo y cumplir con los objetivos planteados por la empresa. 3.2 CONTRATACIN Es el proceso de vinculacin de una persona a la Compaa, en el cual se determinan las reglas o condiciones de tipo general que regirn las condiciones laborales. 3.3 SOLICITANTE Es cualquier persona que considere que se requiere un nuevo funcionario en su rea. 3.4 ENTE APROBADOR Los Entes aprobadores son la Presidencia, las Vicepresidencias de rea, y los Gerentes Regionales. El solicitante somete a consideracin del ente aprobador de su rea la vinculacin del nuevo funcionario y este analiza la viabilidad del proyecto administrativa, operativa y financieramente.

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CARGO DIR. GESTION HUMANA

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3.5 CONVOCATORIA INTERNA El solicitante de la contratacin y el Vicepresidente de su rea o Gerente Regional podrn optar por hacer una convocatoria interna, esta se refiere a la bsqueda de una persona que sea apta para ocupar la vacante dentro de la Organizacin y que este hecho no signifique un detrimento en su categora y salario. Se har por intermedio de las carteleras internas o e-mail y quienes se encuentren interesados presentarn una carta de solicitud (formato libre) ante el interesado que requiera el nuevo funcionario, antes del cierre de la convocatoria, la cual tendr un plazo no mayor de 7 das calendario ni menor a 3 das hbiles a partir de la colocacin del aviso de convocatoria en las carteleras internas. La solicitud deber llevar la firma, en seal de consentimiento, del ente aprobador respectivo del cual dependa el interesado en la convocatoria. 3.6 CONVOCATORIA EXTERNA Se refiere a la bsqueda de un nuevo funcionario, por intermedio de carteleras internas, carteleras en universidades, avisos en la prensa, agencias de empleo o cualquier otro mtodo que permita la recepcin de prospectos al cargo. Esta convocatoria tendr un plazo no mayor a 21 das calendario ni menor a siete (7) das calendario a partir de la colocacin del primer aviso en cartelera el cual siempre ser obligatorio. 4 SELECCIN Y CONTRATACION 4.1 SELECCIN El inicio del proceso comienza con la necesidad de cualquier rea de la Compaa para vincular un nuevo funcionario destinado a reemplazar un cargo vacante u ocupar uno nuevo. El solicitante somete a consideracin del ente aprobador de su rea la vinculacin del nuevo funcionario y este analiza la viabilidad de la solicitud desde los puntos de vista administrativos, operativos y financieros. Es decir, el Salario (sugerido), ubicacin del sitio de trabajo y los recursos fsicos necesarios. Una vez el ente aprobador acepta la vinculacin, presenta ante el Presidente de la compaa el proyecto correspondiente de acuerdo con el anlisis que sirvi para la toma de decisin. El Presidente, rechaza ratifica la vinculacin y establece si se hace a travs de convocatoria interna o externa. 4.2 RECEPCION Y PRESELECCION HOJAS DE VIDA
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La persona interesada en solicitar el nuevo funcionario ser la encargada de la recepcin de las Hojas de Vida (medio magntico) provenientes de la Convocatoria Externa o de la solicitud escrita si se trata de Convocatoria Interna. Al trmino de la convocatoria organizar y analizar los documentos recibidos y seleccionar aquellos que ameriten ser llamados para presentar las pruebas psicotcnicas. 4.3. CITACION A PRUEBAS PSICOTECNICAS Las pruebas se deben elaborar y actualizar para cada rea dependiendo del cargo que se requiera esta actividad esta a cargo de la Directora de Gestin Humana y el Director de rea Para presentar pruebas se debe tener un mnimo de seis candidatos, quienes sern citados por el(a) auxiliar de gestin humana dando la fecha, hora y lugar donde se llevaran a cabo las pruebas. Estas pruebas sern aplicadas de acuerdo al descriptivo de cargo y deben ser revisadas por el solicitante, la nota minima debe ser 3.5 (si se obtiene menos no sigue el proceso), sin embargo si la nota esta entre 3 y 3.4 de todos los convocados se tendr en cuenta la entrevista para toma de decisiones 4.4 CITACION A LA ENTREVISTA Se realizara despus de hacer el filtro de las pruebas y mnimo deben quedar 3 candidatos, se har una llamada telefnica que se registrara en una lista de chequeo donde quede evidencia de con quien se hablo, a que hora y que da se concreto la cita para la entrevista, esta actividad es responsabilidad de la Directora de Gestin Humana. 4.5 ENTREVISTA Y PRESELECCION La(s) entrevista(s) estar(n) a cargo del Presidente o de quien este delegue, utilizando una gua de Entrevista. Se har nfasis en la educacin, formacin, habilidades y experiencia del candidato con el fin de seleccionar la(s) persona(s) idnea(s) para ocupar el cargo. De esta actividad queda definida la persona que ocupara el cargo y la calificacin para identificar quien es el siguiente a ser seleccionado en caso que el inicialmente definido no cumpla con los dems requisitos de seleccin

4.6 CONFIRMACION REFERENCIAS

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Los documentos de las personas seleccionadas sern remitidos por la persona que realiza la entrevista a la Directora de Gestin Humana, para que verifiquen la veracidad de los datos consignados en las Hojas de Vida. La Directora de Gestin Humana entrega al aspirante el listado de los documentos requeridos para el trmite de contratacin, fijando la fecha de presentacin de los mismos. En caso que no sean veraces los datos se descartara y se convocara al candidato que sigue de acuerdo a la calificacin en el proceso. 4.7 PROGRAMACION DE VISITA DOMICILIARIA Una vez verificada la exactitud de los documentos solicitados, se procede a realizar la visita domiciliaria que esta a cargo de una compaa externa y quien despus de realizarla nos informara los resultados de la misma. La visita ser programada por la compaa externa con datos suministrados de la hoja de vida del candidato seleccionado. Si los resultados no son favorables se convocara al candidato que sigue de acuerdo a la calificacin en el proceso. 4.8 EXAMENES MEDICOS Luego que se tengan los resultados de la visita domiciliaria, la Directora de Gestin Humana entregara al aspirante la carta de presentacin ante la entidad que se tiene contratada para realizar los exmenes mdicos, y quien se encargara de realizar el examen medico fsico y los de laboratorio que sean necesarios, luego nos envan el resumen de los resultados para proseguir con la contratacin o a convocar al candidato que sigue de acuerdo a la calificacin en el proceso. Si despus de estos filtros no queda ningn candidato de los tres inicialmente definidos se iniciara nuevamente el proceso. 5 CONTRATACION Se procede a la firma del contrato y dems documentos legales. Finalmente la Directora de Gestin Humana entrega al nuevo funcionario el documento de induccin de nuevo empleado Las afiliaciones a las Entidades Promotoras de Salud, (EPS), Administradoras de Fondo de Pensiones (AFP), Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) y

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Cajas de Compensacin, deben ser realizadas por la Directora de Gestin Humana, antes de que el contratado inicie labores. Todos los registros solicitados en este procedimiento deben ser recibidos por la Directora de Gestin Humana, por lo menos con dos (2) das hbiles previos al ingreso, pero pueden entregarse con anterioridad para iniciar los trmites de afiliacin correspondientes. Si los documentos marcados con asterisco (*) no han sido entregados en la fecha lmite, se pospondr el ingreso del empleado.

6 REGISTROS Una vez realizada la seleccin, se autoriza la vinculacin de acuerdo a lo solicitado y se establecen las condiciones laborales definitivas. Para lo que se solicitan los siguientes documentos: Solicitud de Nuevo Funcionario Formato de Recepcin de Documentos Carta de Solicitud (libre, utilizado en caso de convocatoria interna)* Hoja de vida reciente Exmenes Mdicos de ingreso (entrega carta de autorizacin dirigida a la entidad con la que exista el convenio) Fotocopia de la cdula de ciudadana* Fotocopia de la libreta militar* Fotocopia pasado judicial* Documentos que respalden los estudios, cursos, seminarios colocados en la Hoja de Vida Referencia laboral y personal* Foto reciente en fondo azul, hombres con corbata* Contrato de trabajo

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SECUENCIA GENERAL DE ACTIVIDADES


Etapa
1. INICIO

Descripcin Actividad 2. Determinar la necesidad de nuevo personal. 3. Informar sobre la necesidad al ente aprobador de cada rea 4. Presentar anlisis Administrativo, operativo y financiero a presidencia

Responsabl es Solicitante Solicitante

2. Determinar necesidades de Personal

3. Informar sobre la necesidad

4. Presentar anlisis a Presidencia

Ente aprobador

NO 5. Aproba do FIN

SI

6. Buscar Recurso Humano disponible

SI 7. Disponible? NO 12.

8. Evala Presidencia

6. Buscar Recurso Solicitante Humano disponible Ente en la Compaa Aprobador (convocatoria interna)
NO

9. De acuerdo?

Realizar convocatoria, entrevistas y evaluacin de candidatos

SI 13. Seleccin de tres candidatos

1 2
10. Asignar Funcionario Descripcin del Cargo

8. Presidencia Presidente evala Ente Aprobador 10. Se asigna el Presidente funcionario a su Ente nuevo cargo Aprobador Descripcin Responsabl

14

Aprueba Candidato

11. Informar a Nmina

1
FIN

Etapa
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NO 16.Se Contrata? SI 17. Informar y entregar documentos al Dpto. Recursos Humanos FIN

18. Solicitud de Documentos.

19. Elaborar contrato de trabajo.

Actividad 11. Se informa a Nmina las nuevas condiciones 12. Realizar convocatoria externa, entrevistas y evaluacin de hojas de vida 13. Seleccionar los candidatos ms capacitados para el cargo 14. Aprueba candidato.

es Ente Aprobador Solicitante Ente Aprobador

Presidente Gerentes Regionales

20. Entrega del contrato al dpto de Recursos humanos

Documentos solicitados

21. Hacer afiliaciones de ley e incluir a la nomina.


Contrato de

Presidente Gerentes Regionales 17. Informar y Presidente entregar los Secretarias documentos Regionales completos al Directora de Gestin Humana 18. Solicitud de Directora de documentos Gestin requeridos para Humana afiliaciones

22. Firma de contrato

Trabajo

Etapa

23. Entrega de Documentos

Descriptivo, Descripcin de cargo

24. Archivar

Descripcin Actividad 19. Elaboracin contrato de Trabajo.

Responsabl es Directora de Gestin Humana

FIN

20. Entrega de Nuevo documentos a Funcionario Recursos Humanos 21. Hacer Directora afiliaciones de ley e Gestin incluir a la nmina Humana al nuevo empleado. de

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22. Firma Contrato 23. Entrega Documento induccin Reglamentos 24. Archivar

de Aspirante de Directora Gestin y Humana Directora Gestin Humana de

de

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