Las mejores plantillas de

gestin de proyectos de
Excel
Optimice el seguimiento de su proyecto con las plantillas de gestin de
proyectos, listas para usar en Excel. Lo valioso de una plantilla es que usted
tiene un punto de partida que puede utilizar una y otra vez. No tiene que
crear la estructura cada vez que desea informar a las personas interesadas,
comunicar el estado o hacer seguimiento. La estructura ya est construida y
usted slo tiene que aadir la informacin de su proyecto.
En este artculo encontrar las mejores plantillas de gestin de proyectos de
Excel, las cuales puede descargar de forma gratuita. Tambin revisaremos
los diferentes tipos de plantillas y cundo debe utilizar cada una de ellas.
Usted aprender cmo crear en Excel, a partir de cero, una plantilla de
tablero de control de gestin de proyectos.
Adicionalmente le mostraremos cmo utilizar las plantillas de gestin de
proyectos en Smartsheet, una herramienta de gestin de trabajo inspirada en
una hoja de clculo que hace ms fcil el seguimiento del proyecto y es ms
colaborativa que Excel.

Plantillas de gestin de proyectos en Excel

Plantillas de gestin de proyectos en Excel para grandes y

pequeos proyectos

Cmo elegir la plantilla ideal de gestin de proyectos

Cmo crear un tablero de control de gestin de proyecto

Descubra plantillas simples de gestin de proyectos en

Smartsheet

Encuentre las mejores plantillas de gestin de proyectos

Plantillas de gestin de proyectos en Excel para descargar

Plantilla de seguimiento del proyecto
Plantilla del diagrama de Gant
Presupuesto del Proyecto
Escala de tiempo del proyecto
List a de tareas
Seguimiento de problemas
Hoja de control de horas
Riesgos del proyecto
Tablero de control para la gestin de proyectos

Plantillas de gestin de proyectos en Excel para grandes y

pequeos proyectos

Una plantilla de gestin de proyectos es una herramienta efectiva para cualquier proyecto,
ya sea grande o pequeo, simple o complejo. Es un error comn pensar que se debe
administrar un proyecto grande y elaborado para utilizar una plantilla de gestin de
proyectos. En realidad, una plantilla puede ser igual de til para proyectos pequeos.
Incluso si los productos finales son pequeos y no toma mucho tiempo producirlos. Aun as
usted debe estimar cunto tiempo tomar cada tarea, identificar los recursos necesarios y
asignar actividades a los miembros del equipo.
Si est administrando un proyecto por su cuenta, una plantilla de lista de tareas puede
ayudarle a organizar y priorizar las tareas, y un tablero de control de gestin de proyectos
es un informe fcil de usar para compartir con los clientes o con las personas interesadas.

Cmo elegir la plantilla ideal de gestin de proyectos en Excel

Una plantilla de gestin de proyectos puede ayudarle con el seguimiento de proyectos, la
planeacin y la presentacin de informes. Estos son los diferentes tipos de plantillas y
sugerencias sobre cundo utilizar cada una de ellas:

Plantilla de seguimiento del proyecto

1-ProjectTrackingTemplate-ES.png

Rena toda la informacin del proyecto en un lugar central para que todos
los involucrados sepan exactamente dnde buscar los detalles importantes.
Con la plantilla de seguimiento del proyecto, usted puede aadir tareas,
estado, prioridad, productos finales, fechas de entrega, costos, horas e
informacin adicional de todo su proyecto. Si est administrando un proyecto
grande, una plantilla de seguimiento de proyectos le ayudar a mantener
todo organizado.
Descargue la plantilla de seguimiento del proyecto

Plantilla del diagrama de Gantt

2-GantChartTemplate-ES.png

Un diagrama de Gantt es una de las plantillas ms comunes utilizadas por los gerentes de
proyecto. Un diagrama de Gantt toma los nombres de sus tareas, las fechas de inicio,
fechas finales y las duraciones, y los transforma en un grfico escalonado de barras
horizontales. Puede visualizar rpidamente el orden en el que las tareas se tienen que

ejecutar y cules tareas son dependientes entre s. Un diagrama de Gantt es

especialmente efectivo en la gestin de un proyecto complejo con muchas dependencias.

Descargue la plantilla del diagrama de Gantt

Plantilla de presupuesto del proyecto

3-ProjectBudgetTemplate-ES.png

Asegrese de que su proyecto se mantiene dentro del presupuesto a lo largo de toda la

ejecucin, haciendo seguimiento del trabajo, los materiales, los costos fijos y los datos
reales. Una plantilla de presupuesto le ayuda a mantenerse enterado de los gastos y
permite que otros miembros del equipo sepan si estn por encima o por debajo del
presupuesto. Esta plantilla es til para cualquier proyecto, independientemente de su
tamao.

Descargue la plantilla de presupuesto del proyecto

Plantilla de escala de tiempo del proyecto

4-ProjectTimelineTemplate-ES.png

Una escala de tiempo le ayuda a visualizar informacin compleja de una manera digerible y
fcil de entender. Usted puede hacer seguimiento del progreso, identificar los posibles
retrasos, monitorear el tiempo real para completar una tarea del proyecto y mucho ms.
Una escala de tiempo del proyecto es ideal para proyectos de cualquier tamao,
especialmente cuando tiene que compartir el estado con colaboradores u otros grupos de
inters.

Descargue la plantilla de escala de tiempo

Plantilla de lista de tareas

5-To-DoListTemplate-ES.png

Con tantas partes mviles en un proyecto, una lista de tareas le ayuda a enfocarse en las
tareas ms importantes. Usted puede administrar las fechas de entrega cada da o cada
hora y ver sus prioridades de toda la semana. Utilice una plantilla de lista de tareas si
necesita organizar las tareas individuales.

Descargue la plantilla de lista de tareas

Plantilla para el seguimiento de problemas

6-IssueTrackerTemplate-ES.png

Es fcil que posibles problemas se presenten en la gestin de un proyecto. Sin embargo, si

estos problemas se dejan sin resolver, pueden retrasar en ltima instancia todo el proyecto
y afectar los resultados finales. Para el seguimiento de proyectos, utilizar una plantilla de
seguimiento le ayuda a identificar rpidamente los problemas y asignar los propietarios
para que los inconvenientes se puedan resolver inmediatamente se presentan. Utilice esta
plantilla si est administrando un proyecto mediano o grande que implica muchos cambios.

Descargue la plantilla para el seguimiento de problemas

Plantilla de control de horas

7-TimeSheetTemplate-ES.png

Obtenga una visin general de la asignacin de recursos con una plantilla de control de
horas, la cual permite que todo el equipo y las partes interesadas del proyecto puedan ver
el nivel de compromiso de cada persona. Haga seguimiento semanal de la disponibilidad
de los recursos para ver quin tiene tiempo extra y quin est sobre cargado. Una plantilla
de control de horas es efectiva cuando se administran mltiples recursos en un proyecto
grande.

Descargue la plantilla de control de horas

Plantilla de gestin de riesgos del proyecto

8-ProjectRiskTemplate-ES.png

Por su propia naturaleza, los proyectos estn llenos de riesgos ocultos, el

alcance podra estar mal definido, las dependencias podran ser inexactas,
etc. La clave es identificar estos riesgos al principio del proyecto, antes de
que afecten el costo y los plazos. La plantilla de gestin de riesgos del
proyecto organiza todos los riesgos potenciales en un solo lugar y es til
para administrar un proyecto mediano o grande.
Descargue la plantilla de gestin de riesgos del proyecto

Tablero de control de gestin de proyectos

9-ProjectManagementDashboard-ES.png

Moverse a travs de varios documentos para encontrar las tareas que se deben reportar a
los lderes, puede ser lento y frustrante. Con un tablero de control de gestin de proyectos,
usted puede comunicar rpidamente el estado de su proyecto y compartir la visin general.
Utilice el tablero de control de gestin de proyectos si desea compartir el estado de su
proyecto con las partes interesadas.

Descargue la plantilla del tablero de control para la gestin de proyectos

Cmo crear un tablero de control de gestin de proyectos en

Excel

10-ProjectManagementDashboard-ES.png

Los tableros de control de gestin de proyectos convierten los datos del proyecto en
grficos fciles de leer. Este informe visual es una forma fcil de transmitir el estado del
proyecto a los clientes o a las partes interesadas, sin compartir los detalles esenciales de
su proyecto. A primera vista, usted puede compartir el calendario de su proyecto, el estado
general de las tareas, el presupuesto y los asuntos pendientes.
Cmo crear un tablero de instrumentos de gestin de proyectos en Excel:

Configure su hoja de Excel

Un tablero de control de gestin de proyectos incluye principalmente los
grficos, pero todos los datos detrs de ellos tienen que estar en algn lugar
en su archivo de Excel. Para hacer esto usted debe trabajar en dos pestaas
en la hoja de Excel. Una pestaa albergar los grficos y la otra pestaa
todos los datos que los componen. De esta manera, su tablero de control no
tendr nmeros sino atractivas imgenes.

1.

En la parte inferior de su archivo, haga doble clic en la pestaa de la

Hoja1 para cambiar el nombre de la hoja. Le recomendamos que cambie el
nombre a Tablero de control del proyecto.

2.

A continuacin haga clic en el cono del signo ms, a la derecha de la

pestaa, para agregar otra pestaa.

1.

Haga doble clic en la Hoja2 y cambie el nombre a Notas.

11-SetupExcelSheet-ES.png

Agregue su proyecto
Ahora agregue todos los datos del proyecto (los nmeros sin procesar) en la ficha de
Notas. Estos datos se utilizarn para hacer los grficos, los cuales mover a la pestaa del
tablero de control del proyecto.

Cree una tabla de tareas del proyecto y un diagrama de Gantt

1.

En la pestaa de Notas, cree una tabla de tareas. Agregue encabezados

para las Tareas, Asignado a, Inicio, Fin, Duracin y Estado.

2.

Agregue la informacin del proyecto en la tabla. Enumere las tareas de su

proyecto, la persona asignada a cada una, la fecha de inicio, la fecha final,
cuntos das abarca la tarea y el estado (utilizamos Ejecutado, Atrasado, En
progreso y Sin iniciar).

12-ProjectTaskTable-ES.png

3.

A continuacin cree un diagrama de Gantt con la informacin de las

tareas. Haga clic aqu para ver un tutorial paso a paso sobre cmo crear un
diagrama de Gantt en Excel

4.

Una vez haya creado el diagrama de Gantt, haga clic derecho en el

grfico y seleccione Cortar. Vaya a la pestaa de Tablero de control del
proyecto, haga clic derecho y seleccione Pegar. Tambin puede copiar y
pegar partes del nombre de la tarea si desea mostrarlo en su tablero de
control.
Nota: Aadimos una columna de Prioridad a nuestra tabla de tareas y
utilizamos smbolos de estrella para comunicar la importancia. Para agregar
smbolos, haga clic en una celda y en la pestaa de Insertar, haga clic en los
smbolos en el lado derecho.

13-CustomizeProjectTaskTable-ES.png

Adicione grficos para los estados de las tareas, el

presupuesto del proyecto y los asuntos pendientes
Ahora piense en qu otro tipo de informacin desea incluir en el tablero de control del
proyecto. En nuestro ejemplo, quisimos crear un grfico para el estado general de las
tareas, el presupuesto y los asuntos pendientes.

1.

En la pestaa de Notas, cree una mini tabla para cada conjunto de datos que desea
visualizar. Por ejemplo, queramos mostrar cuantas tareas se haban ejecutado, atrasado,
cuntas estaban en progreso y cuntas sin empezar. Ingresamos estas fases en una
columna y al lado de cada una, aadimos cuntos proyectos se encontraban en esa fase,
en porcentajes o en fracciones. Para la grfica de presupuesto, agregamos la cantidad de
dinero que se haba presupuestado y el dinero que se gast realmente.

14-PercentTaskComplete-ES.png

2.

Una vez haya aadido los datos, seleccione la tabla y vaya a la pestaa
de Insertar. En el grupo de Grficos, seleccione el grfico que desea utilizar
(grfico circular, grfico de barras, grfico de dispersin, etc.).

15-InsertGraph-ES.png

3.

Reptalo para los otros conjuntos de datos.

4.

Una vez haya creado los grficos para cada conjunto de datos, corte y
pegue los grficos en la pestaa del tablero de control del proyecto.

16-MultiGraphVisual-ES.png

Personalice el tablero de control de gestin de proyectos

1.

Para cambiar el color de fondo de la tabla de tareas, haga clic en una

celda y en la pestaa de Inicio, en el grupo de Fuente, haga clic en el icono del
cubo de pintura para elegir el color que desea seleccionar.

2.

Para cambiar los colores del diagrama de Gantt, haga doble clic en una
barra de tareas y haga clic en Formato de serie de datos. Haga clic en el icono
del cubo de pintura, haga clic en Rellenar y en la parte inferior, haga clic de
nuevo en el icono del cubo de pintura para elegir el color que desea seleccionar.

3.

Para cambiar los colores de los grficos, haga doble clic en toda la
grfica o slo en una seccin. El cuadro deFormato de punto de
datos aparecer al lado. Haga clic en el icono del cubo de pintura, haga clic
en Rellenar y en la parte inferior, haga clic de nuevo en el icono del cubo de
pintura para elegir el color.

17-ChangeGraphColor-ES.png

Descubra plantillas simples de gestin de proyectos en

Smartsheet
El Centro de Soluciones de gestin de proyectos de Smartsheet ofrece una variedad
de plantillas pre construidas que permiten que el seguimiento de los proyectos sea ms
fcil y de mayor colaboracin. Smartsheet ofrece plantillas elaboradas que hacen que sea
fcil empezar de inmediato y compartir el estado con las partes interesadas.
Los diagramas de Gantt se crean y se ajustan automticamente cada vez que cambia la
informacin de las tareas, as que se requiere poca configuracin cuando quiere mostrar
visualmente el progreso. Puede compartir fcilmente su diagrama de Gantt y el
seguimiento del proyecto con los miembros del equipo o con colaboradores externos, sin
tener que enviar hojas de clculo estadsticas por correo electrnico, una y otra vez.
Y con grandes funciones de colaboracin, tales como las discusiones, los recordatorios y
los archivos adjuntos, usted puede almacenar toda la informacin del proyecto en un solo
lugar para que todas las personas puedan ver, acceder y hacer cambios en tiempo real.

18-SmartsheetSolution-ES.png

Encuentre las mejores plantillas de gestin de proyectos

Una plantilla de gestin de proyectos puede ayudarle en cualquier fase de su proyecto,
desde la planeacin hasta la ejecucin, as como a la presentacin de informes. Le ayuda
a recopilar toda la informacin importante del proyecto en un lugar que es fcil de acceder
y compartir con su equipo. Y como un bono adicional, usted puede utilizar el mismo
proceso para cada proyecto, una y otra vez, agilizando as su proceso.
Vea lo fcil que puede ser utilizar una plantilla de gestin de proyectos. Pruebe Smartsheet
gratis durante 30 das.

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