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Gestion de Calidadd
Gestion de Calidadd
238
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4.5.
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1.
OBJETO
2.
ALCANCE
3.
NORMATIVA APLICABLE
PA R M E T R O S
NDICE:
P R I N C I PA L E S
37
Libro.25.238
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4.
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Actividad 1
4.2.
Actividad 2
4.3.
Actividad 3
4.x
Actividad ltima
5.
6.
GUAS
EN LA
D E A P OYO A L A CA L I DA D
G E S T I N P B L I CA L O CA L . G U A 6
38
PA R M E T R O S
15:26
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P R I N C I PA L E S
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39
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Libro.25.238
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5.
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M EDICIN ,
ANLISIS Y MEJORA
5.1.
MEDICIN,
DE LOS PROCESOS
41
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GUAS
EN LA
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Consistente en el tiempo: Es decir, que el indicador sea comparable consigo mismo en distinto momentos del tiempo
Fcil de obtener: De clculo inmediato y utilizando pocos recursos,
y si es posible, electrnicamente o de modo mecanizado.
Obvio: Fcil de comprender y de sacar conclusiones.
Objetivo: Lo menos subjetivo posible y que con independencia de
la persona que tome los datos, stos no varen.
Fiable: Que refleja la realidad sin distorsiones.
Comparable: Que permita la comparacin con otras unidades u
organizaciones similares.
Ofrezca una relacin coste/utilidad en la toma de decisiones
razonable.
Nmero Adecuado: Un nmero de indicadores adecuado, que
presente una operatividad ptima.
2.
El nivel de detalle, la validez y la confianza de la informacin suministrada con relacin a los diversos objetivos de gestin y a los
aspectos crticos del entorno.
3.
Si el resultado de dicha evaluacin es positivo, podremos definir el contenido del sistema de informacin para la gestin.
A continuacin se van a analizar los mencionados anteriormente tres
parmetros para la medicin del funcionamiento de los procesos:
Eficacia, Eficiencia y Flexibilidad.
5.2.
ANLISIS Y MEJORA
MEDICIN,
1.
43
DE LOS PROCESOS
Una vez aplicados los criterios anteriores, los indicadores que resulten
seleccionados debern someterse a una evaluacin de conjunto con
relacin a:
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GUAS
EN LA
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G E S T I N P B L I CA L O CA L . G U A 6
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Ejemplos de indicadores que podran ayudar a medir a la organizacin el nivel de eficacia del proceso podran ser los siguientes:
Nivel de cobertura de los servicios a todos los ciudadano.
Accesibilidad de los servicios.
Accesibilidad de las personas clave.
Instalaciones adecuadas para la atencin al pblico.
Comunicacin e informacin clara y orientada a las necesidades
del ciudadano.
Trato dispensado.
Adecuacin del servicio/producto a las necesidades y expectativas
del ciudadano.
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5.3.
5.5.
ANLISIS Y MEJORA
Posibles ejemplos de indicadores de la flexibilidad de un proceso seran los siguientes: nmero de nuevos servicios puestos a disposicin del
ciudadano, innovaciones y mejoras introducidas en los procesos, reducciones de tiempos de tramitacin, servicios nuevos y adicionales ofrecidos al ciudadano, nivel de integracin de los colaboradores aliados o
proveedores en el proceso de prestacin del servicio, etc.
45
MEDICIN,
DE LOS PROCESOS
5.4.
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2.
GUAS
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EN LA
Impacto en el ciudadano
3.
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4.
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5.
ANLISIS Y MEJORA
MEDICIN,
6.
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DE LOS PROCESOS
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EN LA
GUAS
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MEDICIN,
ANLISIS Y MEJORA
DE LOS PROCESOS
Figura 29.
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GUAS
EN LA
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6.
LA
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Orientacin al cliente: As, la organizacin debe orientar sus procesos a satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes (tanto las presentes como las futuras que pudieran surgir), quienes son, en ltima instancia, los rbitros de la calidad del servicio/
producto.
3.
G E S T I N P O R P R O C E S O S E N L A A D M I N I S T R AC I N
2.
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LA
L O C A L A T R AV S D E L M O D E L O E F Q M D E E X C E L E N C I A
1.
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GUAS
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4.
Gestin por procesos y hechos: La organizacin excelente gestiona las actividades en trminos de procesos, identificando los propietarios y definindolos con detalle, y desarrollando las correspondientes actividades de mejora en base a informacin relevante y
aplicando sistemas de gestin de la calidad.
5.
6.
7.
8.
Responsabilidad Social: La organizacin debe actuar desde posicionamientos ticos y objetivos ambiciosos de mejora continua en
cuanto a perseguir ir ms all de las expectativas y las normativas
de obligado cumplimiento.
52
EN LA
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Figura 30.
G E S T I N P O R P R O C E S O S E N L A A D M I N I S T R AC I N
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L O C A L A T R AV S D E L M O D E L O E F Q M D E E X C E L E N C I A
LA
5b. Introduccin de las mejoras necesarias en los procesos mediante la innovacin, a fin de satisfacer plenamente a ciudadanos y
otros grupos de inters, generando cada vez ms valor.
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6.1.
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54
GUAS
EN LA
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G E S T I N P O R P R O C E S O S E N L A A D M I N I S T R AC I N
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LA
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6.2.
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GUAS
EN LA
D E A P OYO A L A CA L I DA D
G E S T I N P B L I CA L O CA L . G U A 6
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Disear y desarrollar un ptimo plan de comunicacin interno (dirigido a sus personas y, en su caso, a los aliados) y externo (dirigido a
los ciudadanos y a los aliados).
Establecer los mecanismos oportunos de formacin y adiestramiento en cada puesto de trabajo de las personas dentro de la organizacin para optimizar el desarrollo y operatividad de los nuevos procesos, apoyndose en manuales, guas que describan los procedimientos, as como en material didctico. Dicha formacin y adiestramiento deber llevarse a cabo tanto antes de la implantacin
como en las sucesivas fases de la misma.
Establecer instrumentos de seguimiento, evaluacin, control y modelizacin o prediccin en la implantacin de los nuevos procesos, tales
como sistemas de indicadores de gestin, cuadro de mando, etc.
Establecer estndares o valores deseables para dichos indicadores.
Llevar a cabo una comparacin de los indicadores de gestin con
respecto a los estndares y objetivos estratgicos, estableciendo los
mecanismos necesarios para su ajuste y mejora.
Evaluar el desempeo de funciones y cumplimiento de objetivos de
las personas con respecto a dichos nuevos procesos.
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6.3.
Empleo de la tcnica de Cliente Annimo, es decir una persona que se hace pasar por un usuario, generalmente con alguna
problemtica o particularidad extrema, para analizar el nivel de
servicio que recibe.
G E S T I N P O R P R O C E S O S E N L A A D M I N I S T R AC I N
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LA
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GUAS
EN LA
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G E S T I N P B L I CA L O CA L . G U A 6
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Conocer el ciclo de vida en la demanda de cada servicio/producto y anticiparse a las demandas previstas, con el fin de poder dar
respuesta a los mismos, disear polticas ad hoc e introducir medidas
de regulacin o satisfaccin de dicha demanda y determinar, de
este modo, su viabilidad a corto, medio o largo plazo.
Ir por delante de la demanda de servicios, en el sentido de aprovechar la creatividad e innovacin para identificar necesidades y
expectativas potenciales y desarrollar nuevos servicios/productos o
introducir mejoras en los actuales antes de que el usuario los demande.
Llevar a cabo un anlisis comparativo con respecto a los
servicios/productos ofrecidos por otras organizaciones consideradas
modelo a seguir, pertenecientes tanto al mbito pblico como privado.
Promover dentro de la organizacin la innovacin y la creatividad,
reconociendo las iniciativas de mejora dirigidas a adaptar los servicios/productos al ciudadano y a poner a su disposicin nuevos.
Implicar a los aliados (proveedores, colaboradores, otras Administraciones, etc.) para identificar posibles mejoras en el diseo y desarrollo de los servicios/productos.
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6.4.
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G E S T I N P O R P R O C E S O S E N L A A D M I N I S T R AC I N
Dar informacin al ciudadano sobre los riesgos inherentes a determinadas actuaciones, sus derechos y obligaciones.
LA
Dar informacin al ciudadano sobre las necesidades de subsanacin de errores u omisiones por su parte.
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L O C A L A T R AV S D E L M O D E L O E F Q M D E E X C E L E N C I A
Dar informacin al ciudadano sobre la caducidad de las autorizaciones temporales y la necesidad de su renovacin.
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6.5.
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GUAS
EN LA
D E A P OYO A L A CA L I DA D
G E S T I N P B L I CA L O CA L . G U A 6
En todo momento, para mantenerle informado, de forma transparente, sobre la gestin pblica llevada a cabo por la
Administracin Pblica.
Analizar el proceso de prestacin del servicio o de suministro del producto y la percepcin de los empleados en la atencin al pblico
sobre la calidad del servicio ofrecido.
Desarrollar actuaciones de rediseo de los procesos clave relacionados con la prestacin de servicio al ciudadano siempre que sea
precisa la mejora de los mismos.
Disponer de un servicio de atencin al ciudadano, con suficiente
entidad dentro de la organizacin, de atencin de sugerencias,
quejas y reclamaciones que responda a todos y articule mecanismos de ajuste y mejora oportunos y giles.
Disponer de la figura del Defensor del Ciudadano que sea garante de sus derechos y de la calidad del servicio que recibe, as como
interlocutor ante sus quejas, reclamaciones o sugerencias.
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Asegurar el desarrollo de sistemas de seguimiento, control y evaluacin de la calidad del servicio que permitan articular mecanismos
de ajuste y mejora oportunos y giles.
Analiza la evolucin en el tiempo de la percepcin del ciudadano
con respecto al servicio.
Llevar a cabo un anlisis comparativo con relacin a los resultados
en los ciudadanos de otras organizaciones e identificar las posibles
causas y soluciones ms adecuadas.
Promover el desarrollo de iniciativas para la mejora del servicio,
basadas en la creatividad e innovacin, tales como: la tramitacin
telemtica, facilitar la participacin del ciudadano a travs de
sugerencias y reclamaciones por telfono, e-mail, etc., inicio de tramitacin de expedientes por telfono, aperturas de horarios innovadoras, puntos automticos de informacin y gestin, acercamiento
del servicio a zonas poco accesibles a travs de servicios itinerantes
(oficinas mviles, etc.), realizacin de encuestas sobre percepcin
va Internet, etc.
G E S T I N P O R P R O C E S O S E N L A A D M I N I S T R AC I N
L O C A L A T R AV S D E L M O D E L O E F Q M D E E X C E L E N C I A
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LA
Libro.25.238
Libro.25.238
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Libro.25.238
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7.
LA
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A DMINISTRACIN
NORMAS ISO 9000
Las cosas que se han de hacer no se han de decir, y las que se han
de decir no se han de hacer
Baltasar Gracian (1601-1658)
La familia de Normas ISO 9000 de Sistemas de Gestin de la Calidad es
un conjunto de normas internacionales (promovidas, desde su publicacin inicial en 1987, por la Asociacin Internacional de Normalizacin)
que pretenden asegurar la calidad de los procesos y actividades de la
organizacin, promoviendo la mejora continua y el logro de la satisfaccin del cliente. Dichas normas fueron modificadas en el ao 2000 y con
posterioridad la primera de ellas fue actualizada en 2005.
La familia de las Normas UNE-EN-ISO 9000 del ao 2000 estaba constituida por tres normas bsicas, complementadas con un nmero reducido
de otros documentos (guas, informes tcnicos y especificaciones tcnicas).
63
9000
L O CA L D E S D E L A V I S I N D E L A S N O R M A S I S O
LA
UNE-EN-ISO 9000:2005: Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y Vocabulario, que derog a finales de 2005 y sustituy a la
Norma del mismo ttulo del ao 2000: UNE-EN-ISO 9000:2000.
G E S T I N P O R P R O C E S O S E N L A A D M I N I S T R AC I N
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Se pueden establecer unos objetivos especficos para las actividades de control de calidad conduciendo a la mejora de la
calidad.
2.
3.
Permite una normalizacin, de forma que el resultado de la valoracin y del registro se convierte en un pasaporte comn para los
mercados internacionales, y existe la posibilidad de evitar la repeticin de exmenes innecesarios en los distintos pases.
64
GUAS
EN LA
D E A P OYO A L A CA L I DA D
G E S T I N P B L I CA L O CA L . G U A 6
7.1.
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Pgina 65
Control de la Documentacin.
Control de Riesgos.
Revisin por la Direccin.
Requisitos de los Clientes.
2.
9000
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G E S T I N P O R P R O C E S O S E N L A A D M I N I S T R AC I N
LA
3.
L O CA L D E S D E L A V I S I N D E L A S N O R M A S I S O
Libro.25.238
Libro.25.238
11/5/06
Figura 32.
66
D E A P OYO A L A CA L I DA D
G E S T I N P B L I CA L O CA L . G U A 6
GUAS
Pgina 66
7.2.
EN LA
15:26
LIDERAZGO
Libro.25.238
11/5/06
3.
15:26
Pgina 67
El resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.
5.
Una organizacin y sus proveedores son interdependientes, y una relacin mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para
crear valor.
7.3.
Anlisis y diagnstico.
9000
G E S T I N P O R P R O C E S O S E N L A A D M I N I S T R AC I N
7.
67
LA
La mejora continua en el desempeo global de la organizacin debera ser un objetivo permanente de sta.
L O CA L D E S D E L A V I S I N D E L A S N O R M A S I S O
6.
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b)
Implementacin.
c)
7.3.1.
b)
c)
68
7.3.2.
GUAS
EN LA
D E A P OYO A L A CA L I DA D
G E S T I N P B L I CA L O CA L . G U A 6
b)
c)
Diagnosticar la situacin actual: Tratar de determinar las diferencias existentes entre el sistema actual de gestin de la calidad
y un sistema que cumpla, mediante autoevaluacin o evaluacin
externa.
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d)
Identificar los procesos necesarios para suministrar los servicios a los clientes: Cuyo principal objetivo ser revisar los requisitos del captulo 7 Realizacin del Producto de la Norma ISO 9001
para determinar si son aplicables al sistema de gestin de la calidad los requisitos, incluyendo: Procesos relacionados con el cliente, Diseo y desarrollo, Compras, Produccin y prestacin del servicio, Control de los dispositivos de seguimiento y medicin.
e)
Desarrollar un plan para eliminar las diferencias entre el sistema de calidad actual y el sistema que cumpla: Cuyo objetivo
ser identificar las acciones necesarias para eliminar las diferencias existentes, asignar recursos y responsabilidades para llevar a
cabo estas acciones, y establecer un programa para completar
las acciones necesarias.
f)
Realizar auditorias internas peridicas: Que se realizarn conforme a la Norma ISO 19011 como orientacin para la auditora, la calificacin del auditor y la gestin de los programas de
auditora.
b)
c)
d)
7.4.
Camino a la excelencia
9000
a)
69
G E S T I N P O R P R O C E S O S E N L A A D M I N I S T R AC I N
LA
7.3.3.
L O CA L D E S D E L A V I S I N D E L A S N O R M A S I S O
Libro.25.238
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GUAS
EN LA
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Libro.25.238
11/5/06
8.
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A LGUNAS EXPERIENCIAS
EN LA A DMINISTRACIN
8.1.
INTRODUCCIN
El Departamento de Formacin de la Diputacin Provincial de
Alicante presenta su sistema de calidad basado en la gestin por procesos e indicadores de gestin.
L O CA L
A D M I N I S T R AC I N
EXPERIENCIAS EN GESTIN
Breve presentacin
POR PROCESOS EN LA
71
ALGUNAS
Pensamos humildemente que aportamos una experiencia original, slida y eficaz, til para la gestin de un departamento de formacin pero
sin duda trasladable a cualquier otro mbito de la Administracin.
Libro.25.238
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GUAS
EN LA
D E A P OYO A L A CA L I DA D
G E S T I N P B L I CA L O CA L . G U A 6
72
El Staff tcnico lo conforman 3 puestos de trabajo y hay tambin 4 profesionales de apoyo que se encargan de la atencin a profesores y alumnos y preparacin de aulas y materiales, en turnos de maana y tarde en
los dos centros de formacin: C/ Ferr Vidiella y aulas de formacin del
Hogar Provincial.
En cuanto a nuestra Visin, aspiramos a liderar la formacin de los
empleados pblicos que prestan servicios en la Administracin Local de
la provincia y ser el punto de referencia en cuanto a modelos de formacin de la Administracin Pblica de todo el Estado.
Concebimos la formacin como una herramienta estratgica clave
en las polticas municipales de cambio y modernizacin. Nuestra filosofa
como departamento viene recogida en nuestra Declaracin de la
Calidad, y se sustenta en tres pilares, que conforman nuestros valores;
Servir de forma satisfactoria a nuestros clientes.
Normalizacin y mecanizacin de la gestin.
Participacin del personal.
Libro.25.238
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A D M I N I S T R AC I N
EXPERIENCIAS EN GESTIN
2. etapa.Con nuevos nimos, y siguiendo las directrices que se marcaban en la propia Diputacin comenzamos a trabajar con la documentacin de las ISO, con la mirada puesta en la obtencin de la certificacin correspondiente. Al final de 2001, obtuvimos la certificacin
ISO 9002:1994 de AENOR.
POR PROCESOS EN LA
ALGUNAS
Este reconocimiento externo supuso un importante elemento de motivacin para todo el personal que compona el Departamento, ya que
nuestros clientes (el 100 % de los entrevistados) manifest sentirse satisfecho o muy satisfecho con los servicios prestados.
L O CA L
Trabajamos en ello y accedimos a esta certificacin, nos sometimos a su auditora y en noviembre de 1998 nos convertamos en el primer departamento de formacin de una Administracin Pblica espaola que obtena la certificacin de calidad por el mtodo europeo
CEDEO/Q*For.
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GUAS
EN LA
D E A P OYO A L A CA L I DA D
G E S T I N P B L I CA L O CA L . G U A 6
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EL MAPA DE PROCESOS
Nuestro Mapa de Procesos, lo conforman los 13 siguientes:
Procesos estratgicos:
Procesos de soporte:
Sistema de Gestin
Elaboracin y ejecucin de
Mejora continua
Procesos clave:
Anlisis de necesidades y deter-
presupuestos
Tramitacin de asistencia a acacciones formativas externas
Control de Almacn
Tramitacin de expedientes administrativos
Formacin del personal
Por ltimo, de cada una de las actividades que aparecen en el flujograma citado, hemos elaborado una ficha descriptiva, en la que
aparece el responsable de dicha actividad, sus entradas y salidas,
fecha de aprobacin y estado de revisin.
A D M I N I S T R AC I N
EXPERIENCIAS EN GESTIN
POR PROCESOS EN LA
De cada proceso, hemos elaborado una ficha descriptiva. Si es subdivisible en subprocesos, sealaremos en cuales, as como sus entradas y salidas. Por ltimo, relacionamos la documentacin de referencia del mismo y los anexos, que son documentos de nuestro sistema que establecen criterios o instrucciones de trabajo, necesarias para el desarrollo del proceso. Tambin se identifican los indicadores de medida.
L O CA L
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ALGUNAS
Libro.25.238
Libro.25.238
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Pgina 76
Cada persona del departamento, desde su ordenador, puede acceder a este mapa de procesos, con lo que cualquier consulta a la hora de
resolver dudas sobre la forma de proceder en el desarrollo de una actividad, es automtica, sin necesidad de tener que buscar en un documento tradicional
Para determinar nuestro mapa de procesos, hemos seguido los siguientes criterios:
Reflejar lo que somos: Evidentemente, desde el principio estamos
pretendiendo que nuestro mapa de procesos sea una fotografa
fidedigna de nuestro departamento, de tal forma que, todos y
cada uno de los componentes (y lo que hacemos) nos veamos
reflejados en l.
Simplificar: perseguimos la normalizacin, simplificacin y mecanizacin
Hemos podido conseguir el gran reto de plasmar en 13 procesos, lo
que antes significaban ms de una veintena de procedimientos.
76
GUAS
EN LA
D E A P OYO A L A CA L I DA D
G E S T I N P B L I CA L O CA L . G U A 6
En todos los procesos, pero como mnimo en los considerados claves, fijar objetivos e indicadores de calidad.
Libro.25.238
11/5/06
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Mejora continua
Anlisis necesidades y
determinacin oferta
formativa
Ejecucin cursos
Variable (58-98-15-74)
95 ediciones
% ediciones convocadas en un
plazo determinado
Evaluacin
% tramitaciones certificados
fuera plazo
Elaboracin y ejecucin
presupuestos
A D M I N I S T R AC I N
Los otros 17 indicadores de 2005, que no estn asociados a un objetivo de cumplimiento, pero que cada comit de calidad trimestral revisa
su evolucin, son los siguientes:
L O CA L
77
EXPERIENCIAS EN GESTIN
Planificacin y gestin
de cursos
POR PROCESOS EN LA
INDICADOR
ALGUNAS
PROCESO
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PROCESO
INDICADOR
Sistema de Gestin
Mejora Continua
Evaluacin
Gestin de la documentacin
Compras de material
Control de almacn
GUAS
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EN LA
Libro.25.238
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Definicin del indicador: se recogen todos los datos que lo identifican; proceso al que afecta, denominacin del indicador, cdigo, forma
de hacer los clculos, objetivo asociado y criterio de aceptacin (si procede), plazo de consecucin, frecuencia de medicin, referencia trimestral (si se ha establecido), responsable etc.
Datos cuantitativos: una segunda parte de la ficha, recoge los datos
cuantitativos, que van arrastrndose de trimestre a trimestre, de tal forma
que podamos observar, tanto los datos de un perodo, como el acumulado. Este dato cuantitativo se ilustra adems con un grfico.
Datos cualitativos: una tercera y ltima parte, recoge los comentarios
cualitativos y en su caso, las decisiones o recomendaciones que se adoptan en el comit de calidad. Toda vez que a cada comit de calidad le
sigue una reunin de todo el equipo, se informa a los interesados de los
acuerdos adoptados. Por otra parte, toda esta documentacin de seguimiento, est en la red local del departamento, a la que tienen acceso
todos los miembros del equipo.
El anlisis de esta informacin es vital para la marcha del departamento, por cuanto posibilita la adopcin de acuerdos para mantener o corregir la tendencia apuntada en estos controles.
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Tomar conciencia de nuestra capacidad organizativa y de planificacin, de tal forma que sabemos cuantos cursos podemos desarrollar en un tiempo determinado.
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Originalidad
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Participacin
Como ya explicamos en el apartado recorrido por la calidad, para
llegar a implantar este sistema de gestin, hicimos un trabajo de abajo a
arriba. Esto es, los propios interesados definieron los procesos y disearon
los procedimientos que fueron aprobados en una jornada maratoniana,
en la que participamos todos los profesionales del Departamento. Por lo
tanto, no es de extraar que los miembros del Departamento los sientan
como suyos.
Con este objetivo, adems, intentamos crear instrumentos para facilitar la asimilacin de nuestro Modelo de Gestin entre quienes participan
por vez primera con nosotros o se incorporan a nuestra plantilla (Libro del
Buen Profesor, Plan de Acogida, etc.)
Por otra parte, el mapa de procesos virtual est ideado y realizado
ntegramente por el propio personal del departamento, utilizando exclusivamente los recursos disponibles.
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Como se menciona en el punto anterior, se utilizaron los recursos disponibles en el Departamento. Todo el mapa de procesos se sustenta en el
programa PowerPoint incluido en el paquete de Microsoft Office, lo que lo
hace casi universal. En cuanto al cuadro de mando y seguimiento de indicadores, se ha utilizado el programa Microsoft Excel, disponible tambin
en cualquier Administracin.
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Nuestro sistema de gestin por procesos y el cuadro de mando de indicadores son suficientemente verstiles y flexibles en su aplicacin como
para poder implantarse en cualquier departamento, unidad administrativa, o servicio de cualquier nivel de administracin, sobre todo en aquellos
casos en que se opte por implantar la NORMA ISO 9001:2000.
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Valoracin externa
En la auditora de certificacin por la norma ISO 9001:2000, realizada
por AENOR, con fecha 12 de noviembre de 2003, se seala en el apartado Punto fuerte del resumen de la auditora lo siguiente y citamos textualmente:
Destacar la identificacin de los procesos, as como su secuencia e
interaccin (incluyendo la definicin de las fichas de los procesos) a travs
de la presentacin informtica de los mismos. Por otra parte, dicha aplicacin incluye la vinculacin de los procesos con los procedimientos y otros
documentos del sistema. Los cuales facilitan su comprensin por parte del
personal de la organizacin.
Por otra parte, y en la lnea anterior, se valora positivamente el esfuerzo
realizado por la organizacin por la simplificacin documental del sistema
de gestin, aprovechando la herramienta informtica anterior.
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EPILOGO
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Cargo/ocupacin:
GERENTE
Direccin:
Provincia:
BARCELONA
C. Postal:
Telfono:
933 71 33 50
Fax:
1.
86
933 72 29 10
E-Mail:
eginer@ajesplugues.es
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NUESTRA VISIN
Queremos ser:
El Ayuntamiento mejor valorado por
sus ciudadanos.
Una Corporacin que obtiene excelentes resultados de una manera eficiente y respetuosa con el medioambiente.
Una Corporacin reconocida por la
gestin innovadora de los servicios
pblicos.
Una Corporacin con un entorno de
trabajo que propicia el desarrollo de
las personas, la innovacin y la asuncin de responsabilidades.
Una Corporacin unida por valores.
NUESTROS VALORES
Son:
Voluntad de servicio.
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Profesionalidad.
Mejora continua.
Eficiencia.
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Respeto medioambiental
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Confianza.
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Trabajo en equipo.
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Los principios estratgicos de nuestra organizacin, orientan y dirigen la manera de llevar a cabo todas las actuaciones. De acuerdo con
ellos, definimos nuestro Sistema de Gestin de manera que fuera adecuado a nuestros valores y efectivo en el cumplimiento de nuestros fines.
Nuestros principios son:
Gestin por Compromiso: El propsito de este principio es poner al
ciudadano en el centro de la mejora continua
Gestin por procesos: El propsito de este principio es gestionar la
organizacin de forma ms integral y coherente.
Gestin por competencias: El propsito de este principio es desarrollar todo el potencial de las personas de la organizacin
Gestionar basndonos en hechos y datos: Desarrollamos un amplio sistema de indicadores, de rendimiento y de entorno que nos
permiten hacer operativo el ciclo de mejora REDER, y transformamos
la informacin en conocimiento comparando los datos con los
objetivos acordados y con los resultados conseguidos en el pasado.
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La gestin por procesos es uno de los principios de gestin de la calidad. Se basa en la creencia de que un resultado se alcanza de forma
ms eficiente cuando las actividades y los recursos relacionados se
gestionan como un proceso.
En organizaciones como la nuestra, con un sistema de gestin departamental o funcional, la aplicacin de este principio supone un cambio
de enfoque de enormes consecuencias en la gestin.
La necesaria adaptacin de la organizacin a un entorno cambiante,
caracterizado por una mayor complejidad y un nivel de exigencia cada
vez superior, requiere la aplicacin de una mejora continua en el conjunto de actividades y funcionamiento de la organizacin.
Uno de los mayores obstculos o limitaciones que tenemos para
alcanzar ms eficientemente unos resultados ms exigentes, es decir, ms
acordes con las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas especialmente los ciudadanos es precisamente la tradicional
gestin departamental. Prueba de ello es que la lamentacin que escu-
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Por otro lado, desde la perspectiva de las personas este nuevo enfoque de gestin permite visualizar mucho mejor el valor que aportan las
personas con sus actividades diarias.
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De hecho, la diferencia fundamental de la gestin por procesos respecto a la gestin departamental estriba en que los resultados de los
departamentos estn en funcin del resultado final de los procesos en los
que est implicado cada departamento. Con este cambio de enfoque se
pone el acento en los resultados relevantes de la organizacin, se integra
la coordinacin de los departamentos en la misma gestin del proceso y
se asignan responsabilidades por encima de los departamentos con el fin
de asegurar una mayor sincronizacin de las actividades y recursos, y en
definitiva conseguir una mayor eficacia y eficiencia de la organizacin.
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Para ello, es necesario identificar y definir los procesos de la organizacin que producirn los resultados deseados, as como nombrar un responsable de la gestin y mejora permanente de cada proceso, con independencia de los departamentos que deban concurrir o cooperar para
alcanzar el resultado o propsito de cada proceso.
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2.
3.
4.
Priorizacin.
5.
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La sntesis de la informacin obtenida, con el estudio de los departamentos y el anlisis de los servicios, nos permiti identificar todos los procesos de la organizacin.
Durante la identificacin de los procesos seguimos dos premisas bsicas:
Los procesos tenamos que concebirlos sin prejuicios estructurales.
Los procesos tenan que orientarse al futuro, contemplando potenciales actividades an no desarrolladas.
El resultado fue la identificacin de 37 procesos, que al cabo de un
ao se concentraron en 22, definiendo en cada uno de ellos los siguientes aspectos:
mbito de aplicabilidad.
Eventos que desencadenan el proceso.
Cobertura.
Macrotareas / Subprocesos.
Resultados.
Criticidad.
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Impacto econmico.
Satisfaccin de los empleados.
El resultado fue la identificacin de 12 procesos clave, los que tienen
como resultado la prestacin de los servicios ms relevantes del Ayuntamiento y aquellos que ofrecen un soporte de vital importancia en un
proceso de cambio del sistema de gestin de la organizacin, como
Planificacin Estratgica (hoy Desarrollo Estratgico), Gestin de la Calidad (hoy Organizacin y Calidad) y Gestin de los Recursos Humanos
(hoy Gestin de las Personas).
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Impacto en el ciudadano.
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Servicios asociados.
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La determinacin de los procesos clave tena como finalidad identificar los procesos en que debamos volcar nuestros esfuerzos de mejora.
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Implantacin de grupos de cambio (programar, ejecutar, y evaluar los cambios de los procesos).
Establecimiento y publicacin de compromisos de servicio con
los ciudadanos.
Control del cumplimiento y mejora continua.
Las tcnicas ms utilizadas fueron:
Grupos focales con ciudadanos.
Brown paper para definir de forma participativa los flujos del proceso.
Los cuadros RECI para definir las responsabilidades de cada actividad
e identificar sntomas de disfunciones organizativas.
En el rediseo de los procesos se incluy de manera sistemtica un
anlisis de las posibilidades de automatizacin total o parcial, aprovechando las T.I.C. especialmente las de groupware, que facilitan el traba-
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El impacto de estos resultados en los ciudadanos supuso un incremento superior al 5 % de la media de satisfaccin en todos los servicios asociados a los Compromisos de Servicio y la valoracin global de la gestin
del Ayuntamiento pas de 6,38 puntos sobre 10 en 1995 (ltima toma de
datos anterior al proyecto) a 7,21 puntos despus de mejorar los servicios
y publicar los Compromisos de Servicio con los ciudadanos.
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Seguridad ciudadana.
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Indicador
Tarea Clave
Indicador de Tarea
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