Vsteme despacio que tengo prisa

Una frase tan sencilla cuyos derechos

de autor an estn en discusin, pues
se la atribuye desde Carlos III a
Fernando VII, pasando por Napolen
Bonaparte; an cuando no demuestra
genialidad, es la que ms se ajusta a
aquellos momentos importantes en que
debemos
actuar
con
calma
y
tranquilidad sabiendo que no tenemos
el tiempo suficiente para ello.

Toda tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar

todo el tiempo disponible manifest Parkinson en
1.957 y an medio siglo despus, en todas las
actividades que desarrollamos, sigue vigente.

Y es que actualmente parece que no tenemos tiempo para nada, el saber manejar
el tiempo es un tema cada vez ms importante en las empresas y en grado
superlativo a nivel de directivos.
Nos encontramos inmersos en la problemtica que mientras el conocimiento
aumenta exponencialmente en el ser humano, la informacin que procesamos
aumenta geomtricamente en funcin del tiempo y el tiempo entre informacin e
informacin disminuye tambin geomtricamente.
Dentro de los recursos asignados a nuestras tareas, sin lugar a duda el de mayor
valor es el tiempo, sin embargo aprovecharlo de la mejor manera no significa que
tengamos que aumentar ms horas al da o multiplicar nuestras actividades diarias.
Qu hacer para optimizar este recurso?
Debemos considerar tres reglas bsicas para mantener el
control de nuestro tiempo:
Iniciar nuestras actividades a la hora prevista
Respetar el tiempo de los otros y exigir que
respeten el nuestro
No aceptar compromisos simultneos cercanos en
tiempo y lejanos en distancia.
Todo empresario que se respete tiene definido sus objetivos y stos deben
considerarse como el punto de partida para seleccionar las actividades ms
importantes y hacer ms efectivo el tiempo de trabajo, para que as nos quede
calidad de tiempo para disfrutarlo con nuestros seres queridos.
El manejo del tiempo requiere de herramientas de planificacin y la complejidad de
ellas va en funcin de nuestras actividades, sin embargo existen tambin algunas
muy sencillas que nos ayudan en el quehacer diario, como el Outlook o la agenda
que nos permiten programar eventos con facilidad y colocar recordatorios con
anticipacin, administrando nuestro horario.

Es importante que establezcamos los siguientes parmetros:

a) Fijar lmites de tiempo para realizar las actividades diarias.
b) No esperar sin hacer nada, es mejor tener a mano un informe para
estudiar, un folleto que necesita aprobacin u otros documentos.
c) Eliminar los ladrones del tiempo, como navegar en internet por
muchas horas, leer correos electrnicos, hacer llamadas personales y tener
excesivo flujo de papeles.
No es fcil eliminar los ladrones de tiempo; suena fcil decirlo, hacerlo es
complicado sobretodo cuando se trata de eliminar hbitos arraigados, sin embargo
con perseverancia logramos deshacernos de ellos.
Tratemos de comenzar ahora y aprendamos a:
Poner primero, lo primero, descubrir los principios bsicos por los cuales
debemos vivir y trabajar.
Decir NO! de forma amable, sin herir susceptibilidades, cuando sabemos
que las invitaciones planteadas nos quitarn tiempo.
Evitar distracciones, an cuando practiquemos la poltica de puertas
abiertas, es necesario establecer horarios para recibir visitas o ser
interrumpidos.
No rayar en el perfeccionismo, es mejor terminar un buen trabajo a
tiempo.

A delegar, preparando a las personas en conocimientos y tcnicas para

que puedan realizar los trabajos, una vez que se encuentren listas.

Ser puntual y exigir

puntualidad. Si usted no es puntual, sus
compaeros de trabajo harn lo mismo con usted, por lo tanto debe generar
una imagen de puntualidad y los dems respetarn su tiempo.

Ir al grano. Muchas personas no saben ir al grano y para abordar un tema

pierde tiempo tocando temas relacionados.

Manejar ordenadamente el flujo de papeles. Ello implica que cuando

revise un documento no lo deje hasta terminar, no lo postergue y no guarde
los papeles en su cajn para una prxima fecha

Evitar los conflictos. es mejor solucionar los problemas buscando

relaciones de ganar ganar.

Usar correctamente el telfono fijo y celular. Hay que hacer un correcto

uso del telfono, recibiendo y haciendo llamadas que sean importantes.

Hacer un buen uso de los correos electrnicos. slo revise aquellos que
son del trabajo, evite abrir o responder a cadenas o los famosos spam por
que le quitarn tiempo.

Usar los tiempos muertos. Hay que aprender a utilizar los tiempos
muertos para volverlos productivos, por ejemplo en un viaje de trabajo,
siempre lleve una lectura de utilidad para aprovechar el trayecto.

Hacer un buen manejo de reuniones. Minimice la cantidad de reuniones,

si usted puede tomar una decisin slo hgalo! y no convoque a una
reunin si no es verdaderamente necesaria. (Ver grfico).

Segn Huxley: Slo hay un rincn del universo que puedes estar seguro de
mejorar y es tu propia personalidad, por lo tanto por ah debemos comenzar,
pongamos en prctica estos consejos, desarrollemos los hbitos que nos harn
mejores personas y mejores gerentes y tal vez nos quede tiempo para sonrer y
aprender de la oracin de la esposa perfecta:

Seor que mi marido no me engae, si me engaa que no me entere, y si me

entero, que no me importe y aplicarla a esas visitas inoportunas que nos quitan
tiempo:
Que el visitante inoportuno no entre, si entra que no se siente y si se sienta que se
vaya lo ms pronto posible.
Con seguridad vamos a disponer de ms tiempo. Hasta la prxima

Bibliografa:
Los 7 Hbitos de la gente altamente efectiva
de Stephen Covey
Uso eficaz del tiempo de Jos Ma. Acosta
www.degerencia.com

Lic. Sara Castaeda Paredes

communicare_consultores@yahoo.es

Tomado del libro Time Management del Colgate Business School