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Nunura Caceres Diana Administracion Base Datos
Nunura Caceres Diana Administracion Base Datos
RESUMEN
sexto
captulo
corresponde
las
conclusiones
del
trabajo
ii
iii
INDICE
INTRODUCCION
01
04
05
08
12
12
13
13
18
4.2 Informacin
20
23
26
28
30
33
33
43
51
6.2 Recomendaciones
52
BIBLIOGRAFA
53
iv
INTRODUCCIN
El presente informe de experiencia profesional tiene como propsito
fundamental proponer un modelo de administracin de la informacin de
presupuestos para empresas constructoras, a fin de contribuir a resolver los
problemas de eficiencia derivados de la carencia o falta de sistematizacin de base
de datos, sobre todo en empresas de pequea escala. La informacin es un factor
clave para la toma de decisiones en las empresas modernas de la construccin.
Para ello, el modelo toma como referencia una empresa lder de la industria de la
construccin y disea la estructura organizacional, el flujo de la informacin y el
procedimiento para la gestin de la informacin, a fin de implementar y operar un
sistema de informacin gil y oportuno.
Grafico N1: Per: ndice Mensual del PBI de la Industria de la Construccin Ene 2001Dic 2010. (ndice Base 1994=100,0)
2)
3)
4)
los
beneficios que se
obtienen al implementar
la
2.1.1.4 Polticas
1.
Antes de Plazo
5.
Carta de tica
2.
Calidad
6.
Procesos de Gestin
3.
Seguridad
7.
Programa de Actividades
4.
Medio Ambiente
3.
Divisin Edificaciones
2.
Divisin Obras
Electromecnicas
Estas unidades de negocio van a ser soportadas por las siguientes reas:
A) Presupuestos
H) Central de Equipos
B) Logstica
C) Informtica
D) Prevencin de Riesgos y
Gestin Ambiental - PdR y GA
E) Administracin, Finanzas y
Contabilidad
F) Recursos Humanos
G) Legal
6
I)
Departamento de Presupuestos
El departamento de Presupuestos se funda desde los inicios de fundada la
empresa y tiene como principal funcin la evaluacin y costeo de los proyectos que
estn en concurso.
El departamento de Presupuestos est liderado por la Gerencia Tcnica,
quien a su vez tiene a su cargo al departamento de Calidad, al departamento de
Prevencin de Riesgos y Gestin Ambiental, y al departamento de Sistemas.
segn
la
nueva
estructura
del
departamento:
Control
3.
4.
Visita a obra.
Estudio de Bases de Licitacin.
Minuta de Reunin.
Hoja de anlisis de Riesgos.
Administracin de la Herramienta de Mano de Obra.
Actualizacin de los formatos y creacin de nuevos que sean de
utilidad para el rea.
Relatorios de Obra.
Consejos Prcticos.
5.
6.
7.
transferencia).
Registro de las Cartas de Inicio para los proyectos ganados.
8.
9.
Registro de Selectividades-SA:
Registro en la herramienta de Selectividades
Registro en la herramienta SAI
Archivo de las Selectividades en las carpetas del servidor.
2.
3.
4.
5.
6.
11
12
13
Presupuestos.
Planos.
Programacin.
Normas, catlogos,
Cotizaciones.
Modelos de contrato.
Procedimientos de
Trabajo.
14
Por otro lado, de los resultados de opinin las encuestas han arrojado los
siguientes beneficios ms importantes que se tendra si se trabajara con una
adecuada administracin de Base de datos:
1. Orden y seguridad de la informacin almacenada.
2. Ahorro de tiempo en la bsqueda de informacin.
3. Ahorro de espacio fsico.
4. Generacin del Conocimiento para futuros proyectos.
5. Integracin de Sistemas para el trabajo simultneo.
6. Mayor capacidad y facilidad para el procesamiento de la informacin.
Comentarios:
de
la
informacin
pero
no
se
est
llevando
17
es determinado por el
4.2 Informacin
Se entiende por Informacin al conjunto de datos que han sido procesados
con la finalidad de establecer un mensaje y generar conocimiento del sistema que
lo reciba. El dato es su unidad mnima, el cual por s solo no posee ningn valor,
pero en conjunto genera informacin. Esta informacin al ser organizada
adecuadamente se convierte en conocimiento y luego del resultado de su anlisis
se convierte en finalmente sabidura (ver grfico 9).
20
para
que
sean
consistentes
con
los
objetivos
estratgicos
organizativos.
3 Informacin tcnica u operacional: se produce por rutina, da a da e
incluye datos de contabilidad, control de inventario, programacin de la
produccin, planificacin de materiales, normas y gestin del personal,
control del flujo de caja, logstica, ingeniera, fabricacin, recepcin,
distribucin, ventas y todo el conjunto de las operaciones que son
necesarias para mantener la empresa en funcionamiento.
4 Informacin contable y financiera: es la informacin que se genera con
el propsito de control financiero.
21
Por otro lado, siempre hay que buscar que la informacin generada sea:
1. Completa: si la informacin se pierde u oculta a la persona que debe
tomar una decisin, el resultado de la decisin ser pobre.
2. Exacta: errores en la entrada, conversin o procesos puede dar como
resultado conclusiones invlidas que darn como resultados conclusiones
que darn lugar a decisiones errneas.
3. Adecuada: informacin especfica debe estar disponible solamente para
aquellos que la necesitan para asegurar una gestin eficiente. Demasiada
informacin irrelevante a disposicin de quien debe tomar la decisin
puede ocultar el proceso.
4. Puntual: si la informacin no se tiene a tiempo, pierde su valor, puesto que
llega al que toma la decisin despus de que se le necesita.
5. Segura: la informacin debe ser protegida de su difusin a personas no
autorizadas. Debe estar protegida contra destrucciones accidentales o
voluntarias.
6. Autorizada: la informacin puede ser semnticamente correcta pero
representar transacciones invlidas o no autorizadas.
7. Auditable: la informacin debe ser trazable travs de los documentos
fuentes o su ejecucin seguida mediante sistemas de controles
monitorizados y pre verificados.
22
23
24
Ejemplos:
Por otro lado, los Sistemas de Gestin de Base de Datos SGBD son un tipo
de software muy especfico dedicado a servir de interface entre la base de datos, el
usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definicin
25
26
e-gobierno,
servicios
mviles,
e-sanidad,
servicios
educacin
peer
to
peer,
e-learning,
blogs
comunidades virtuales.
27
28
a paquetes
Sistema
de
automatizacin
de
oficinas
OAS:
aplicaciones
4.6
Gestin Documental
La Gestin Documental es un conjunto de normas tcnicas y prcticas
30
presentarse a la alta
direccin.
Etapa 3: Diseo del sistema documental.
Objetivo: establecer todos los elementos generales necesarios para la
elaboracin del Sistema Documental
Etapa 4: elaboracin de los documentos.
Objetivo: elaborar, revisar y aprobar todos los documentos a cada nivel. La
revisin y aprobacin de la documentacin se realizar a medida que sta se
vaya elaborando.
Etapa 5: Implantacin del Sistema Documental.
Objetivo: poner en prctica lo establecido en los documentos elaborados.
Etapa 6: Mantenimiento y mejora del sistema.
Objetivo: mantener la adecuacin del sistema a las necesidades de la
organizacin a travs de la mejora continua.
cmo
organizamos
nuestros
documentos?
cmo
31
32
Especialidad: Saneamiento
Plazo: 2 aos
Cliente:
Modalidad
Sociedad
Minera
en
de
Mano
Contrato:
Cerro Verde
Llave
Suma
Ubicacin: Arequipa
Alzada
Monto (S./): 64 MM
Gerencia General.
Control Documentario.
Representante comercial.
Dpto de Sistema.
Cliente.
Dpto de Legal.
Gerente Tcnico.
Dpto de Prevencin de
Gerente de Presupuestos.
Presupuestadores.
Departamento de Calidad.
Apoyo comercial.
Logstica y equipos.
Controller.
Riesgos.
34
Memoria Descriptiva.
Procedimientos de trabajo.
Resumen ejecutivo.
Consideraciones a la
Especificaciones.
Presupuesto.
geotcnico, etc.
Programacin.
Planos.
Relatorios.
Consultas y respuestas a
Cotizaciones.
consultas.
Metrados.
Modelos de contratos.
Organigramas.
Acta de adjudicacin.
Actas y presentaciones de
reunin.
propuesta.
35
Sistema PCI.
Sistema de Control de
Sistema ECO.
Nero.
Windows 7.0.
Morzilla.
Autocad 2010.
Internet Explorer.
Primavera P6.
Proyectos.
36
38
Presupuestador,
Asistente Comercial,
Control Documentario,
Departamento de Sistemas y Obra. Y las filas corresponden a cada sub etapa del
proceso presupuestal, siendo stas a su vez los nombres que se le ha asignado a
cada carpeta que contiene la informacin.
En base a lo anterior y siguiendo el proceso estndar de licitacin como un
sistema, el modelo para el departamento de Presupuestos en GyM es como sigue
(ver grfico 16):
Dentro del sistema esta informacin pasa por tres procesos importantes: el
proceso de Precalificacin, el Proceso de Estimado y el Proceso de
Presupuestos. Vemos tambin que por cada proceso, se han fijado
subprocesos o sub-etapas que se determinaron en base al proceso de
licitacin como hitos de control.
Finalmente, una vez que se haya obtenido la Buena Pro, sigue el output o
salida, considerada como toda la informacin que se transfiere a Obra, que
incluye principalmente: la propuesta tcnica y econmica, las bases de
39
Existe otra herramienta para el control del cumplimiento de los hitos del
desarrollo de cada proyecto, el cual permite medir el cumplimiento de los
procedimientos por parte del presupuestador. Esta informacin es til para
la gerencia, ya que le sirve para monitorear el estado de los proyectos en
elaboracin.
40
Los sistemas que utilizan base de datos, como el Primavera, S10, el ECO y
el PCI, poseen las siguientes ventajas:
1. Son mucho ms rpidos en el procesamiento de los datos.
2. Sus frmulas estn protegidas y no pueden modificarse.
3. Almacenan mayor cantidad de informacin y en un solo lugar. Siendo
esto importante cuando se requiera revisar proyectos pasados.
4. Permiten crear accesos de lectura o de escritura para proteger la
informacin que almacenan.
5. Generan
todo
tipo
de
reportes,
los
cuales
se
actualizan
con
informacin
desactualizada
dando
ms
seguridad
42
MM.
Plazo: 1 ao en promedio.
Electromecnicas.
Cliente: Privado y Pblico.
de
la
informacin
en
presupuestos,
denominado
Control
Documentario.
43
Bases Administrativas.
Presupuestos.
Planos.
Programacin.
Cotizaciones
libros, etc.
Modelos de contrato
Consideraciones a la
Planes de trabajo
Propuesta.
Internet Explorer.
Autocad.
Microsoft Office.
46
47
Dentro del sistema esta informacin pasa por un solo proceso que es el de
Presupuestos. Dentro de este proceso tambin incluye subetapas que se
determinan en base al proceso de licitacin propio de cada empresa.
Definir los perfiles de las personas que van a tener acceso a la informacin.
Estos se clasifican en dos: los
48
Definir las etapas de cada proceso para hacer un anlisis ms detallado del
flujo de la informacin.
Determinar
cunto
administracin
de
almacenamiento
de
podemos
la
invertir
informacin.
la
para
Un
informacin
el
tiempo
puede
almacenamiento
estimado
el
ser
de
para
dos
aos
Una vez hecho este anlisis, se podrn definir las Polticas de Gestin
Documental de la empresa, la cual debe ser respaldada por la alta direccin y
difundida a todos los niveles de la misma. En ellas se definirn dos aspectos:
50
6.1 Conclusiones
organizacional
de
la
empresa,
los
recursos
humanos
Los beneficios son muchos, como los vistos en el captulo del Modelo de
Presupuestos GyM. Estos beneficios seran principalmente el ahorro de
costos, de tiempo y de espacio, lo que se traduce en la generacin de
informacin confiable, rpida y oportuna, y en una organizacin empresarial
ms efectiva y eficiente. As, se contribuye tambin a elevar la productividad
o rendimiento de las personas que trabajan o estn vinculadas a este tipo de
organizacin
51
6.2 Recomendaciones
Los nuevos sistemas deben ser compatibles tambin con otros software de
manera que la informacin pueda ser transferida entre ellos fcilmente.
Buscar una buena interoperatividad entre ellos para que no se generen
prdidas durante el traslado de un sistema a otro.
52
BIBLIOGRAFA
LIBROS
MANUALES
SITIOS DE INTERNET
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http://es.wikipedia.org/wiki/Datos
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http://es.wikipedia.org/wiki/File_Transfer_Protocol
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http://es.wikipedia.org/wiki/Informaci%C3%B3n
http://es.wikipedia.org/wiki/ISO/IEC_15489
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s
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n
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http://juanfiorini.com.ar/la-era-de-la-informacion.html
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http://www.areandina.edu.co/portal/index.php?option=com_content&view=art
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http://www.econlink.com.ar/sistemas-informacion/definicion
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http://www.mitecnologico.com/Main/ElementosSistemasDeInformacion
http://www.mitecnologico.com/Main/EtapasDise%F1oDeSistemaDeInformaci
on
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http://www.slideshare.net/ServiDocu/oficina-sin-papel-y-gestin-documentalpresentation
http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/040702105342-__191_Qu.html
http://www.unimar.edu.ve/gonzalezalexis/tesis_web/m3marcoteorico.html
http://www.youtube.com/watch?v=8AFky7inYZg
http://www.youtube.com/watch?v=P7n1_WkfyqE&feature=related
55