Pasantias (Modelo 4)

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA DE LA
FUERZA ARMADA BOLIVARIANA
UNEFA
NCLEO LARA
INFORME DE PASANTA PROFESIONAL REALIZADA EN LA C.A.

ENERGA ELCTRICA DE BARQUISIMETO (ENELBAR)
DEL ESTADO LARA
AUTOR(ES): Laura V. Gonzlez C.

Ivn Miguel Prez T.
TUTOR(A): Ing. Mary Fernndez
Barquisimeto, Septiembre 2009

UNEFA
NCLEO LARA
REINGENIERA AL SISTEMA DE CONTROL DE ARCHIVOS Y

CORRESPONDENCIAS (SCAC) IMPLANTADO EN LA C.A. ENERGA
ELCTRICA DE BARQUISIMETO
(ENELBAR)
Trabajo presentado como requisito parcial
para optar al ttulo de Ingeniero de Sistemas
AUTOR(ES): Laura V. Gonzlez C.

Ivn Miguel Prez T.
TUTOR(A): Ing. Mary Fernndez

UNEFA
NCLEO LARA
Fecha: /
APROBACIN DEL TUTOR ACADMICO
Seor coordinador de la carrera de Ingeniera de Sistemas, mediante la presente

comunicacin hago de su conocimiento que ante la solicitud realizada por los
Bachilleres: Laura Vernica Gonzlez Caneln titular de la cdula de identidad
Nro. 18.105.374 e Ivn Miguel Prez Torres titular de la cdula de identidad Nro.
17.853.619, apruebo el informe de pasanta titulado:
REINGENIERA
AL
SISTEMA
DE
CONTROL
DE
ARCHIVOS

ELCTRICA DE BARQUISIMETO (ENELBAR)
NOMBRES Y APELLIDOS: _Ing. Mary Fernndez_

C.I: __________13.855.977_____________________
FIRMA: ____________________________________

UNEFA
NCLEO LARA
Fecha: /
APROBACIN DEL JURADO EXAMINADOR DEL INFORME
Seor coordinador de la carrera de Ingeniera de Sistemas, mediante la presente

comunicacin hacemos de su conocimiento que hemos evaluado el Informe Final de
Pasantas Industriales presentado por los Bachilleres:
Laura Vernica Gonzlez Caneln de C.I: 18.105.374
Ivn Miguel Prez Torres de C.I: 17.853.619
As mismo, le hacemos saber que el informe presentado fue:
Aprobado: _____________________ Reprobado: _____________________

JURADOS EXAMINADORES:
1). ___________________________ de C.I:___________ Firma: _________
2). ___________________________ de C.I:___________ Firma: _________
3). ___________________________ de C.I:___________ Firma: _________
DEDICATORIA
A Dios por ser mi gua espiritual, a mis padres, hermanos, sobrino, abuelas,
dems familiares y amigos por brindarme su proteccin y cario.
(Laura V. Gonzlez C.)
Dedico este proyecto y toda mi carrera universitaria a Dios mi gua espiritual, a

mis padres, abuela, hermana, a mi novia, dems familiares y amigos por brindarme
su apoyo y amor.
(Ivn M. Prez T.)
AGRADECIMIENTOS
A Dios, por darnos la perseverancia para llevar a cabo nuestras metas.

A la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada
Bolivariana (UNEFA), Ncleo Lara, donde encontramos los conocimientos y valores
necesarios para lograr nuestra meta.
A toda la familia de ENELBAR, por ser tan receptivos y darnos la oportunidad de
seguir enriqueciendo nuestros conocimientos.
Al personal de la Gerencia de Sistemas y Tecnologa de la Informacin, por su
apoyo incondicional.
A los Ingenieros Mariela Colmenrez y Hctor Bracho, por su valiosa ayuda y
colaboracin.
A nuestra tutora, Mary Fernndez; por prestarnos todo su apoyo y comprensin.
A la MSc.Ing. Mayibe Agero, por su oportuna ayuda y grandiosa solidaridad.
Al T.S.U Gregorio Escalona, por brindarnos todo su apoyo y contagiarnos su
alegra y optimismo durante nuestra estada en ENELBAR.
A todas aquellas personas que de una u otra forma colaboraron en la realizacin
de este proyecto.
GRACIAS!

UNEFA
NCLEO LARA

ELCTRICA DE BARQUISIMETO
(ENELBAR)
Autores: Laura V. Gonzlez C.
Ivn Miguel Prez T.
Tutor(a): Ing. Mary Fernndez
Ao: 2009
RESMEN
El presente trabajo se encuentra enmarcado dentro de la modalidad de proyecto
especial, apoyado en una investigacin de campo de carcter descriptiva; el cual tiene
como objetivo principal la aplicacin de reingeniera al Sistema de Control de
Archivos y Correspondencias (SCAC) implantado en la C.A. Energa Elctrica de
Barquisimeto, estado Lara y para lograrlo, se realiz un estudio donde se demuestra la
necesidad que tiene la empresa de actualizar y mejorar el sistema que hoy da utiliza.
El proyecto consta de tres (03) fases que estn en correspondencia con los objetivos
especficos del trabajo: En la primera, se realiz un diagnstico de manera exhaustiva
interactuando con los usuarios principales del sistema, en sta fueron aplicados como
instrumentos de recoleccin de datos el cuestionario y la entrevista, donde los
usuarios del sistema explicaron las deficiencias presentadas por el mismo y los
nuevos requerimientos; en la segunda, se determin cules eran los requerimientos y
necesidades de los usuarios con respecto al SCAC; en la tercera, se llev a cabo el
rediseo del sistema para plantear el modelo solucin y se dio inicio a la
programacin. Como conclusin de los resultados obtenidos, se recomienda la
culminacin del sistema y su implantacin, con el fin de poder observar los
beneficios de la reingeniera en ste.
Descriptores: Sistemas de Informacin, Sistema automatizado, Reingeniera.
NDICE GENERAL
Pg.
DEDICATORIA..........................................................................................
AGRADECIMIENTOS...............................................................................
vi
RESMEN...................................................................................................
vii
NDICE GENERAL....................................................................................
viii-x
LISTA DE CUADROS................................................................................
xi
LISTA DE GRFICOS...............................................................................
xii
INTRODUCCIN.......................................................................................
1-2
MARCO ORGANIZACIONAL..................................................................
3-6
ACTIVIDADES REALIZADAS.................................................................
7-11
CAPTULO
I EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema.................................................
12-15
Objetivos de la Investigacin...............................................
15
Objetivo General......................................................
15
Objetivos Especficos...............................................
15
Justificacin.........................................................................
15-16
Alcance y Limitaciones........................................................
16-17
II MARCO REFERENCIAL
Antecedentes de la investigacin.......................................... 18-21
Aspectos Tericos................................................................
21-29
Aspectos Conceptuales.........................................................
29-31
Aspectos Legales..................................................................
32-33
Pg.
III METODOLOGA
Diseo de la Investigacin.................................................... 34-35
Poblacin y Muestra.............................................................
35-36
Tcnicas de Recoleccin de Datos.......................................
36
Instrumentos para la Recoleccin de Datos.........................
36-37
Validez del Instrumento.......................................................
37-38
Confiabilidad del Instrumento..............................................
38-40
Tcnica de anlisis de los Datos...........................................
40
Interpretacin de los Datos...................................................
41
Fases del proyecto................................................................. 41-42
IV ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS RESULTADOS... 43-55
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES............................ 56-58
VI REDISEO DEL SISTEMA.......................................................
59-65
ANEXOS
A. Instrumento de recoleccin de Datos: Cuestionario................... 67-70
B. Matriz de Evaluacin del instrumento por parte de los
Expertos...................................................................................... 71-80
C. Cuadro de clculo de las varianzas para el coeficiente de
confiabilidad de Kurder y Richardson.......................................
81-82
D. Cuadro de clculo de las varianzas para el coeficiente de

confiabilidad de Cronbach.........................................................
83-84
E. Control de entrada y salida de los pasantes................................
85-95
F. Certificados de pasantas............................................................
96-98
Pg.
BIBLIOGRAFA.........................................................................................
99-102
ABREVIATURAS.......................................................................................
103
GLOSARIO DE TRMINOS.....................................................................
104-107
10
LISTA DE TABLAS O CUADROS
No.
Nombre
Pg.
1
2
Cronograma de actividades...
Criterios para el anlisis de confiabilidad (Coeficiente de Kurder y
Richardson)
Criterios para el anlisis de confiabilidad (Coeficiente de
Cronbach)..
Secretarias titulares de la Unidad Organizativa para la cual
trabajan...
Unidades Organizativas con el SCAC implantado
Usuarios que saben manipular el SCAC.
Uso del SCAC
Cantidad de suarios que ingresan al sistema con Usuarios Propios..
Uso del SCAC para ubicar correspondencias enviadas..
Conformidad de los usuarios con el funcionamiento del SCAC...
Necesidad de actualizar el SCAC..
Aspectos a mejorar del SCAC...
Conocimiento de los usuarios acerca de Plataforma Web.
Migracin del SCAC a Plataforma Web...
Resultados y conclusiones de la entrevista
7-8
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
11
39
40
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
55
LISTA DE GRFICOS O ILUSTRACIONES
No.
Nombre
Pg.
1
2
Organigrama de la empresa...
Secretarias titulares de la Unidad Organizativa para la cual
trabajan..
Unidades Organizativas con el SCAC implantado
Usuarios que saben manipular el SCAC
Uso del SCAC...
Cantidad de Secretarias con Usuarios Propios..
Uso del SCAC para ubicar correspondencias enviadas.
Conformidad de los usuarios con el funcionamiento del SCAC...
Necesidad de actualizar el SCAC..
Aspectos a mejorar del SCAC...
Conocimiento de los usuarios acerca de Plataforma Web.
Migracin del SCAC a Plataforma Web...
Administracin de Correspondencias (Dpto. de Documentacin y
Correspondencia)
Consulta de Correspondencias (Dpto. de Documentacin y
Correspondencia)
Administracin de Correspondencias (Unidades Organizativas)..
Consulta de correspondencias (Unidades Organizativas).
Mantenimiento de Correspondencias (Dpto. de Documentacin y
Correspondencia)
Bandeja principal del Sistema...
Administracin de correspondencias (Unidades Organizativas)...
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
12
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
60
60
61
62
62
63
64
INTRODUCCIN
La actualizacin permanente de los sistemas de comunicacin e informacin

permite comprender como funcionan los procesos y al mismo tiempo previene, ante
la posibilidad de reaccionar frente a situaciones que puedan presentarse; de all, la
necesidad de contar con una herramienta de actualizacin de dichos sistemas que
asegure que las organizaciones realicen las actividades de manera correcta.
En estos momentos, en los cuales el mundo empresarial presenta muchos retos que
deben ser enfrentados por la gerencia para poder sobrevivir en el mercado; se requiere
automatizar y mejorar los sistemas existentes con la finalidad de optimizar el sistema
de envo y recepcin de archivos y correspondencias y as crear una ventaja
competitiva para diferenciarse de las dems empresas del mismo ramo. Las
organizaciones deben adoptar sistemas de comunicacin ms eficientes cada da,
integrando las actividades que pudieran afectar sus procesos y la satisfaccin de sus
clientes.
Para lograr el objetivo de actualizar y mejorar constantemente los sistemas de
comunicacin y transmisin de datos, es necesario utilizar un grupo de conceptos y
mtodos con un propsito comn, de tal forma que el cambio se traduzca en la
eficacia y eficiencia del desempeo global de la organizacin.
Durante mucho tiempo se ha venido usando en ENELBAR el Sistema de Control
de Archivos y Correspondencias (SCAC), el cual presenta numerosas deficiencias y
fallas con respecto a su funcionamiento y proceso; sto revela la creciente necesidad
de la empresa de mejorar el dicho sistema; es por ello que se requiere la aplicacin de
reingeniera a ste.
Tomando en cuenta el planteamiento anterior y conocida la necesidad de
adecuacin del sistema en La C.A. Energa Elctrica de Barquisimeto (ENELBAR),
se desarrolla el presente proyecto cuya finalidad es disear y aplicar un plan de
mejora que optimice el desarrollo de los sistemas de comunicacin en el
Departamento de Documentacin y Correspondencia y en las distintas Unidades
Organizativas pertenecientes a la empresa donde se encuentra implantado el Sistema
13
de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC), basndose en las actividades

que incluye la reingeniera de sistemas como lo son: el anlisis de inventarios, la
reestructuracin de documentos, la ingeniera inversa, la reestructuracin de
programas y datos y la ingeniera directa.
El proyecto est dividido en seis (06) captulos: En el Captulo I, se presenta el
planteamiento del problema, los objetivos tanto general como especficos, la
justificacin, el alcance y las limitaciones existentes; en el Captulo II, se describe el
marco referencial por medio de los antecedentes de la investigacin, donde se
mencionan los trabajos referentes al tema en estudio, consultando varios autores;
adems, se tienen los aspectos tericos, conceptuales y legales del proyecto; mientras
que en el Captulo III, se presenta la metodologa a utilizar, se hace referencia al tipo
y diseo de la investigacin, validacin y confiabilidad del instrumento de
recoleccin de datos, tcnicas e instrumentos para recopilar informacin, y las fases
del proyecto; en el Captulo IV se desarrolla el anlisis e interpretacin de los
resultados; en el Captulo V se presentan las conclusiones y recomendaciones; y por
ltimo, en el Captulo VI se describe de manera ms clara y especfica el rediseo del
sistema realizado.
14
MARCO ORGANIZACIONAL
Visin:
Ser una Corporacin con tica y carcter socialista, modelo en la presentacin de

servicio pblico, garante del suministro de energa elctrica con eficiencia,
confiabilidad y sostenibilidad financiera. Con un talento humano capacitado, con
conciencia de servidor pblico y comprometido con la conservacin del ambiente,
que promueve la participacin de las comunidades organizadas en la gestin de la
Corporacin, en concordancia con las polticas del Estado para apalancar el desarrollo
y el progreso del pas, asegurando con ello calidad de vida para todo el pueblo
venezolano.
Misin:
Desarrollar, proporcionar y garantizar un servicio elctrico de calidad, eficiente,

confiable, con sentido social
y sostenibilidad financiera en todo el Territorio
Nacional, a travs de la utilizacin de tecnologa de vanguardia en la ejecucin de los

procesos de generacin, transmisin, distribucin y comercializacin del sistema
elctrico nacional, integrado a la comunidad organizada, proveedores y trabajadores
calificados, motivados y comprometidos con valores ticos socialistas, para contribuir
con el desarrollo poltico, social y econmico del pas.
Objetivo:
La C.A Energa Elctrica de Barquisimeto tiene como objetivo principal ser una
empresa de servicio pblico, responsable de satisfacer la demanda de energa
elctrica que requiere el desarrollo econmico y social del Estado Lara, mediante la
prestacin de un servicio eficiente y confiable, que permite mejorar la calidad de vida
de la poblacin.
15
Estructura Organizacional:
La C.A. Energa Elctrica de Barquisimeto est estructurada por las siguientes

unidades organizativas: Una Asamblea de Accionistas, una unidad de Auditora
Interna donde se controlan los procesos internos de la organizacin, una Junta
administradora, luego viene la Presidencia la cual se divide en siete (07)
vicepresidencias y una Gerencia de Consultora Jurdica.
Las vicepresidencias estn conformadas a su vez por Gerencias y se dividen de la
siguiente manera:
La Vicepresidencia de Asistencia a la Presidencia, se encarga de prestar ayuda

a las actividades que realiza la Presidencia; adems de reforzar la imagen de la
empresa en el pblico externo e interno, a travs de la publicidad radial,
escrita y televisiva. Est conformada por la Gerencia de Comunicaciones
Corporativas y por la Gerencia de Desarrollo Social.
La Vicepresidencia de Ingeniera la cual se encarga de desarrollas, planificar y

controlar todo lo relacionado a las funciones y servicios de la organizacin.
Esta unidad organizativa est conformada por la Gerencia de Planificacin y
Desarrollo, la Gerencia de Produccin y la Gerencia de Transmisin y
Subestaciones.
A la Vicepresidencia de Distribucin, se encarga de controlar que la

distribucin de energa se logre de manera correcta hacia los clientes; la
conforman tres (03) gerencias: Gerencia de Redes Regin I, Gerencia de
Redes Regiones II al V y la Gerencia de Ingeniera y Construccin de
Distribucin.
La Vicepresidencia de Servicio al Cliente, esta unidad organizativa
se
encarga de atender los requerimientos de los clientes, inspecciona que se est

prestando el servicio de manera correcta y legal, controla las mediciones,
administra los medidores de electricidad, realiza cobranza al sector pblico y
comercia y est conformada por la Gerencia de Servicio al Cliente Centro
16
Norte, Gerencia de Servicio al Cliente Regiones, Gerencia de Medicin de

Energa y la Gerencia de Servicios Comerciales.
La Vicepresidencia de Administracin y Finanzas, la cual se encarga de

administrar eficientemente los recursos financieros de ENELBAR. sta posee
cuatro (04) Gerencias: Gerencia de Tesorera, Gerencia de Materiales y
Suministros, Gerencia de Contabilidad y Gerencia de Servicios Generales.
Vicepresidencia de Planificacin Corporativa y Sistemas, sta es la unidad

organizativa donde los autores realizaron las actividades correspondientes a su
perodo de pasantas; sta se encarga de crear, ampliar y mantener los sistemas
y equipos informticos y equipos de ENELBAR, manteniendo un respaldo de
la informacin electrnica perteneciente a toda la organizacin en sus
servidores, debe estar pendiente del correcto funcionamiento de cada uno de
los sistemas informticos de la empresa. A esta Vicepresidencia la conforman:
la Gerencia de Sistemas y Tecnologa de la Informacin, la Gerencia de
Planificacin Corporativa, la Gerencia de Asuntos Regulatorios y Proyectos
Corporativos. Y la Gerencia de Telecomunicaciones.
Y por ltimo, la Vicepresidencia de Recursos Humanos, la cual se encarga de

gestionar la captacin del recurso humano de la empresa, administra con
eficiencia los procesos de: seleccin, capacitacin, remuneracin, desarrollo
profesional, evaluacin de desempeo del personal que desea formar parte de
ENELBAR. Dicha vicepresidencia est conformada por: la Gerencia de
Administracin y Servicios al Personal, la Gerencia de Seguridad y Salud en
el Trabajo y la Gerencia de Gestin del Talento Humano.
A continuacin se presenta el organigrama de la empresa:
17
Ilustracin 1. Organigrama de la empresa:
18

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA NACIONAL
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA DE LA FUERZA ARMADA
UNEFA LARA
Cuadro 1. Cronograma de actividades
SEMANA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
ACTIVIDAD
Realizar especificaciones tcnicas partiendo de una base de datos de un sistema de
prstamo de la organizacin.
Depurar la base de datos del Sistema de Directorio Telefnico de ENELBAR.
Evaluacin de las caractersticas del Sistema de Control de Archivos y
Correspondencia (SCAC), para la aplicacin de reingeniera a dicho sistema.
Desarrollar propuesta de reingeniera del Sistema de Archivos y Correspondencia, y
emitirla al Jefe del Departamento de Sistema y al Jefe de Proyectos.
Desarrollar Instrumento para aplicarlo en el levantamiento de informacin o
requerimientos del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC).
Levantamiento de informacin exhaustivo, interactuando con los usuarios del Sistema
de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC) en los diversos departamentos de
la organizacin.
Continuar la Fase de levantamiento de informacin exhaustivo reunindose con el
personal del Departamento de Archivos y Correspondencia.
Continuar reuniones con el personal de los departamentos que implementan el Sistema
de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC).
Analizar los diversos requerimientos emitidos por parte de los usuarios finales del
Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC).
Disear el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC) mediante las
19
SE
CUMPLI
SI/NO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
11
12
13
14
15
16
herramientas UML existentes en el rea de Sistemas.

Continuar con la fase de Diseo del Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias (SCAC).
Seguir en la fase de Diseo del (SCAC).
Codificacin del Diseo del Sistema.
20
SI
SI
SI
SI
SI
SI
A continuacin se presenta una explicacin ms detallada acerca de las actividades

realizadas en cada semana por los Bachilleres durante su desempeo laboral en La
C.A. Energa Elctrica de Barquisimeto (ENELBAR) estado Lara.
Semana N 1 (Desde el 27/04/09 hasta el 30/04/09): Esta semana consisti

en conocer el lugar de trabajo, cada departamento que conforma la Gerencia
de Tecnologa de la Informacin y al personal que labora en cada uno de
estos. Adems, en la empresa se est desarrollando un Sistema de Prstamo
Para el Hogar (SPH), el cual ser de beneficio para los empleados fijos de la
organizacin; en esta semana se realiz una serie de especificaciones tcnicas
partiendo de una base de datos del SPH.
Semana N 2 (Desde el 04/05/09 hasta el 08/05/09): Hace poco se implant

un Sistema de Directorio telefnico de ENELBAR, donde se encuentran
publicadas y organizadas todas las extensiones telefnicas existentes en la
empresa; en esta semana se realiz una depuracin de la base de Datos de
dicho sistema debido a que exista duplicidad de datos.
Semana N 3 (Desde el 11/05/09 hasta el 15/05/09): Se comenz a realizar la

evaluacin de las caractersticas del Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias (SCAC) para observar la situacin actual. Esta evaluacin
consisti en interactuar con el SCAC para verificar la existencia de posibles
deficiencias y fallas.
Semana N 4 (Desde el 18/05/09 hasta el 22/05/09): Luego de haber

realizado la evaluacin de las caractersticas del SCAC, se redact una
propuesta para aplicar reingeniera al Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias. Se realiz una reunin con la Jefe del Departamento de
Proyectos de Tecnologa de la Informacin donde se explicaron los motivos
de la propuesta, luego de sta ser aprobada, la Jefe de departamento dio a
conocer los requisitos para poder realizar el proyecto.
Semana N 5 (Desde el 25/05/09 hasta el 29/05/09): Despus de haber

estudiado el SCAC se procedi a desarrollar el instrumento de recoleccin de
21
datos para poder realizar el levantamiento de informacin con los usuarios del
Sistema de Control de Archivos y Correspondencias. El instrumento
desarrollado fue un cuestionario para aplicarlos a las secretarias de las
distintas Unidades Organizativas donde se encuentra implantado el SCAC.
Semana N 6 (Desde el 01/06/09 hasta el 05/06/09): Se comenz la fase de

levantamiento de informacin, donde se interactu con los usuarios
principales del sistema (Departamento de Documentacin y Correspondencia
y con distintas Unidades Organizativas) para tomar en cuenta sus opiniones
referentes al sistema. Los usuarios dieron a conocer cul es el funcionamiento
del sistema de transmisin de correspondencias implantado en la empresa.
Semana N 7 (Desde el 08/06/09 hasta el 12/06/09): Para esta fecha, se

programaron y realizaron reuniones con el Departamento de Documentacin y
Correspondencia para definir las deficiencias y fallas del sistema (SCAC). Es
aqu, donde los usuarios expresaron sus sugerencias y requerimientos con
respecto al SCAC.
Semana N 8 (Desde el 15/06/09 hasta el 19/06/09): Se continu con el

levantamiento de informacin por medio de entrevistas aplicadas al
Departamento de Documentacin y Correspondencia.
Semana N 9 (Desde el 22/06/09 hasta el 26/06/09): Se hizo una revisin de

los cuestionarios aplicados en las distintas unidades organizativas, y de las
entrevistas con el Departamento de Documentacin y Correspondencias; se
compararon estos datos con los recolectados en la semana 3 con la finalidad
de determinar los requerimientos del SCAC.
Semana N 10 (Desde el 29/06/09 hasta el 03/07/09): En esta semana se

comenz a redisear el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias
con la ayuda de las herramientas UML existentes en el rea de Sistemas. Esto
se hizo acorde a la informacin recolectada con los usuarios principales. Para
esta fase se us como herramienta de diagramacin el BoUML.
Semana N 11 (Desde el 06/07/09 hasta el 10/07/09): Se inici la fase de

rediseo del sistema (SCAC); para esta fase se utiliz como lenguaje de
22
programacin Java acompaado del framework ZK. Por ser ZK un framework

nunca usado por los autores de la investigacin, se realiz un perodo de
prcticas y familiarizacin con ste.
Semana N 12 (Desde el 13/07/09 hasta el 17/07/09): Se continu con el

rediseo del SCAC despus de haberse familiarizado con las herramientas de
programacin.
Semana N 13 (Desde el 20/07/09 hasta el 23/07/09): Contina la fase de

rediseo del sistema; adems de esto, se comienza a introducir programacin
al prototipo.
Semana N 14 (Desde el 27/07/09 hasta el 31/07/09): Se contina la fase de

rediseo sistema. Tambin en esta semana, se present el prototipo del
sistema nuevo al Departamento de Proyectos de Tecnologa de la
Informacin; en esta reunin surgieron nuevas ideas por parte del personal del
Departamento antes mencionado.
Semana N 15 (Desde el 03/08/09 hasta el 07/08/09): Sigue la fase de

rediseo y codificacin tomando en cuenta las sugerencias nuevas; adems se
realiz una reunin con el personal de la Gerencia de Sistemas y Tecnologas
de la Informacin donde se hicieron recomendaciones con respecto al nuevo
Sistema de Control de Archivos y Correspondencias.
Semana N 16 (Desde el 10/08/09 hasta el 14/08/09): Se le realizaron las

modificaciones al prototipo final y luego se program y realiz una reunin
con los usuarios principales del Sistema (Departamento de Documentacin y
Correspondencia) donde se les present el modelo del prototipo final del
nuevo Sistema de Control de Archivos y Correspondencias de ENELBAR.
23
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del problema

La crisis social y econmica que atraviesa el mundo, ha provocado una gran
preocupacin a los industriales y empresarios, quienes se han visto en la obligacin
de adaptarse a las nuevas exigencias del mercado y a estar al da con los cambios
tecnolgicos y as buscar un lugar en el futuro; es por eso, que el sector empresarial
debe hacer uso eficiente y constante de la tecnologa, la cual, segn Casalet y Otros
(1998), la tecnologa es: un conjunto de conocimientos especficos y procesos para
transformar la realidad y resolver algn problema. (p.07).
Las organizaciones para obtener las bondades de la tecnologa, necesitan
mantenerse actualizados, utilizando gran variedad de mtodos y tcnicas para mejorar
sistemas ya existentes en ellas, implementando herramientas como la reingeniera de
sistemas, en donde Alarcn (1999), la plantea como una modificacin de un sistema
(producto software) , o de ciertos componentes, usando para el anlisis del sistema
existente tcnicas de Ingeniera Inversa y, para la etapa de reconstruccin,
herramientas de Ingeniera Directa, de tal manera que se oriente este cambio hacia
mayores niveles de facilidad en cuanto a mantenimiento, reutilizacin, comprensin o
evaluacin. (p.58).
La C.A. Energa Elctrica de Barquisimeto (ENELBAR), no escapa a la utilizacin
de la tecnologa para poder proporcionar y garantizar un servicio elctrico de calidad,
eficiente y confiable a sus clientes, donde la comunicacin entre dichos clientes y la
organizacin juega un papel importante. La comunicacin puede ser definida como
24
un proceso en el cual los seres vivos intercambian o transmiten informacin con sus
semejantes. El problema a plantear se enfoca en la comunicacin escrita que
ENELBAR lleva a cabo tanto dentro como fuera de la organizacin. Este tipo de
comunicacin, es aquella que se realiza por medio de memorandos, cartas, correo
electrnico, transmisiones de fax, entre otros.
Actualmente, en el edificio sede y otras dependencias de ENELBAR, se lleva a
cabo el control de envo y recepcin de archivos y correspondencias mediante un
sistema de escritorio llamado Sistema de Control de Archivos y Correspondencias
(SCAC), el cual no est a la par con la tecnologa utilizada en los sistemas
implementados hoy en da en las organizaciones de esta envergadura. Este sistema se
encuentra desarrollado bajo el lenguaje de programacin Microsoft Visual Basic 6.0.
Trayendo consigo una gama de problemas, careciendo de robustez, limitndolo a ser
un sistema simple de escritorio, reduciendo o minimizando la escalabilidad,
portabilidad y mantenibilidad que todo sistema robusto debe proporcionar.
El motivo principal de la aplicacin de reingeniera al sistema de control de
archivos y correspondencias es que ste, presenta una serie de debilidades en cuanto
al rendimiento de los procedimientos que lleva a cabo, estas debilidades son descritas
a continuacin: el sistema no permite utilizar las bondades que proporcionan los
sistemas web, ni los recursos de redes que prximamente se estarn implementando
en la organizacin, como por ejemplo, el proyecto de la INTRANET
CORPORATIVA, la cual trae consigo la capacidad de acoplar sistemas en sucursales
geogrficamente separadas, teniendo una sincronizacin entre ellas y elevando la
productividad de las operaciones, en este caso de las entidades pertenecientes a La
C.A. Energa Elctrica de Barquisimeto.
El sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC), presenta algunas
deficiencias operativas, entre las cuales se menciona que no es un sistema
multiusuario en el sentido que dentro de un departamento se envan las
correspondencias una a una y no de manera simultnea, lo cual incide directamente
en la eficiencia de los empleados al momento de emitir dichas correspondencias.
25
Por otro lado, la base de datos presenta varios inconvenientes en cuanto al diseo;
por ejemplo, ausencia de ndices, trayendo como consecuencia una gran disminucin
en los tiempos de respuesta al momento de realizar operaciones de insercin,
modificacin, eliminacin y consultas de datos.
Es bueno tomar en cuenta, que el Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias, no posee procedimientos de bsqueda efectivos al momento de
generar reportes o solicitar consultas a su base de datos; adems, es propenso a
permitir errores por parte de los empleados que lo utilizan, en vista de que carece de
validacin bien estructurada y de manuales de usuario detallado y bien establecido;
ya que, los existentes no explican de manera clara el funcionamiento del sistema. Por
ello, es necesario trabajar en estos aspectos para adaptarse a las nuevas exigencias del
mercado, satisfacer a sus usuarios, y a estar al da con los cambios tecnolgicos.
Un aspecto importante en todo el sistema, es el apartado grfico, el cual debe ser
agradable para los usuarios del sistema. El SCAC, en cuanto a interfaz es deficiente;
ya que, no posee interfaces interactivas, amigables y agradables, donde el usuario se
sienta cmodo al momento de implementar el sistema en sus actividades laborales.
La reorganizacin del sector elctrico venezolano surge como una necesidad
nacional de transformar nuestro pas, en una potencia energtica mundial, capaz de
desarrollar fuentes primarias y secundarias de produccin de energa y de esta manera
aumentar la calidad de vida de los habitantes del pas. Todo esto se logra de la mano
con la tecnologa, es por ello, que esta idea de aplicar reingeniera al sistema de
control de archivos y correspondencias, tiene como principal objetivo, mejorar una
parte importante de los procesos que se llevan a cabo da a da por la totalidad de los
departamentos dentro de la organizacin.
De lo planteado en el prrafo anterior, surgen las siguientes interrogantes en
funcin de abordar a profundidad dicho planteamiento, las cuales pretenden ser
aclaradas en el transcurso de la investigacin:
Cul es la situacin actual del Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias (SCAC) implantado en ENELBAR?
26
Cules son los requerimientos y necesidades de los usuarios del Sistema de

Control de Archivos y Correspondencias?
Ser necesario redisear el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias
(SCAC)?
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN
Objetivo General
Aplicar reingeniera al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias

(SCAC) implantado en ENELBAR.
Objetivos Especficos
Diagnosticar la situacin actual del Sistema de Control de Archivos y

Correspondencias (SCAC) implantado en ENELBAR.
Determinar los requerimientos y necesidades de los usuarios del Sistema de
Control de Archivos y Correspondencias (SCAC).
Redisear el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC).
JUSTIFICACIN
Actualmente, con los avances tecnolgicos en el rea de la informacin y

comunicacin; no es posible comprender por qu algunas de las grandes empresas no
tienen implantados sistemas automatizados para mejorar la gestin de sus procesos,
mientras que otras que los poseen, no los mantienen actualizados. Por lo antes
expuesto, es muy importante aplicar reingeniera a los sistemas existentes en las
organizaciones.
27
Segn Stair y Otros (2000), la reingeniera puede reducir los tiempos de entrega,
elevar la calidad de productos y servicios, acrecentar la satisfaccin del cliente e
incrementar los ingresos y la rentabilidad. (p.51).
Es por ello, que el aplicar reingeniera al sistema de control de archivos y
correspondencias, traera grandes beneficios a la C.A. Energa Elctrica de
Barquisimeto; ya que le permitir optimizar recursos como tiempo y costos en el
levantamiento de informacin, diseo y codificacin, fases necesarias para migrar el
sistema a una plataforma web, mejorar su productividad y aumentar los niveles de
calidad; todo esto aunado al proyecto de la INTRANET CORPORATIVA, que
garantiza el correcto funcionamiento de la actual plataforma tecnolgica empleada
por ENELBAR.
Esta investigacin se desarroll bajo la lnea de investigacin de Ingeniera,
Tecnologa e Innovacin (INTEI) incluida en el rea estratgica de Tecnologa y
Comunicaciones; la cual tiene como propsito principal desarrollar y promover
conocimientos cientficos y tecnolgicos que tienden a la solucin de problemas
existentes en la sociedad.
ALCANCE Y LIMITACIONES
Alcance
La aplicacin de reingeniera al Sistema de Control de Archivos y

Correspondencias (SCAC) est compuesta por cinco (05) fases; pero debido al factor
tiempo, en el presente proyecto slo se abarcarn tres (03) fases, distribuidas de la
siguiente manera:
-
Fase I. Levantamiento de informacin.
Fase II. Determinacin de los requerimientos.
Fase III. Rediseo del sistema y parte de la programacin.
28
Limitaciones
En cuanto a las limitaciones, la dificultad que se present durante la ejecucin del

proyecto, fue al momento de redisear el Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias (SCAC); porque la Jefe del Departamento de Proyectos de
Tecnologa de la Informacin dio a conocer una serie de requisitos para lograr aplicar
reingeniera a dicho sistema. Entre los requisitos presentados se tienen:
La programacin y el rediseo del sistema: se realiz con Java como lenguaje de
programacin acompaado del framework ZK, debido a que stas son las
herramientas de programacin que tienen en el departamento como estndar para
todos los proyectos que se estn realizando.
Redisear el sistema con herramientas UML: Para redisear el sistema aplicando
herramientas UML se utiliz como software el BoUML; pues es ste el usado por el
personal del departamento a la hora de realizar diagramas.
Estos requisitos se nombran como limitaciones, debido a que eran herramientas
nunca usadas por los investigadores y se tuvo que dedicar tiempo para aprender a
utilizarlas y poder as obtener el mximo provecho. Sin embargo, esto no impidi que
se lograran los objetivos del proyecto.
29
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL
El proyecto tiene como antecedentes otras investigaciones realizadas en el rea

de Tecnologa y Comunicaciones como herramienta de gestin tanto en empresas
pblicas como privadas. En el mismo contexto se revisaron trabajos de grado y se
realizaron consultas en otras Universidades del Pas e Internet. Es importante aclarar
que se encontraron algunos trabajos referidos al tema en estudio. A tal efecto, como
primer punto en el marco terico se presentan los antecedentes de la investigacin
que dan sustento bibliogrfico y referencial a la misma, a fin de obtener experiencias
de utilidad para el estudio propuesto.
Antecedentes de la investigacin
En este punto se reflejan exclusivamente otros trabajos de investigacin con ttulos

similares o relacionados al tema que se est desarrollando, es decir informacin
documental de primera mano.
Entre los estudios detectados figura el de Blanco (2005), que realiza una
investigacin titulada Sistema automatizado para el control de envo y recepcin de
la correspondencia del BBVA Banco Provincial. Entre los objetivos especficos
presentados por la autora, se encuentran realizar un anlisis del contexto mediante un
Informe de la situacin actual, para definir los requerimientos de las entradas y
salidas del sistema, elaborando un informe del nuevo sistema, para luego hacer un
diseo preliminar donde se especifique los mdulos del sistema en general y as
poder implementar el sistema previamente diseado.
30
A tal efecto, la investigacin estuvo enmarcada dentro de un estudio de campo de

carcter descriptivo, puesto que se desarroll con fuentes primarias procesadas por
medio de la aplicacin de dos encuestas tipo cuestionario, a los usuarios y
beneficiarios. Asimismo, se realiz el anlisis e interpretacin de la informacin
recabada y procesada en consistencia con los objetivos y las interrogantes planteadas
en el estudio.
Esta investigacin sirve de apoyo al proyecto de reingeniera al Sistema de Control
de Archivos y Correspondencias, respecto a la manera de cmo debe ser un sistema
automatizado de este tipo en una organizacin. Vale la pena aclarar que el autor, no
menciona en su investigacin la palabra reingeniera, pero a pesar de esto si la aplica;
ya que, al implantar el Sistema Automatizado para el Control de Envo y Recepcin
de la Correspondencia del BBVA Banco Provincial se transform el procedimiento
que se llevaba a cabo anteriormente en la organizacin. Antes de la transformacin, el
proceso se llevaba de manera manual mientras que al aplicar reingeniera pas a ser
automtico.
Por su parte, Hernndez, C. (2007), efectu una investigacin titulada
Reingeniera de la Auditora Interna y su Incidencia en la Gestin ptima de
Servicios Municipales, cuyo objetivo principal se centr en establecer mediante la
reingeniera de procesos de la auditora interna, los mecanismos de control ms
eficaces que faciliten la optimizacin de la gestin de servicios municipales.
A tal efecto, la investigacin estuvo enmarcada en un estudio descriptivoexplicativo, debido a que presenta la realidad actual de la actividad de auditora
interna de los servicios municipales y explica la forma como obtener la eficiencia y
eficacia en del trabajo de los auditores internos.
Entre las conclusiones ms importantes que el autor presenta acerca de su
investigacin se tiene que para lograr que la auditora interna se convierta en una
herramienta facilitadora de la gestin ptima de los servicios municipales se le debe
aplicar reingeniera cuando sea conveniente y as sacarle el mximo provecho a los
procesos.
31
El vnculo de esta investigacin con la aplicacin de reingeniera al SCAC en

ENELBAR, se debe a que ambos aplican reingeniera dentro de una organizacin
con el fin de mejorar y optimizar las funciones de los sistemas y procesos existentes
en stas.
De la misma manera, Hernndez, O. (2007), realiz una investigacin cuyo ttulo
es Reingeniera de un proceso asistencial. Reduccin de la lista de espera de
varices; donde el autor defini como objetivo general redisear el proceso variz para
conseguir una reduccin de la lista de espera de varices en un servicio de ciruga
vascular.
La investigacin es de tipo campo de carcter descriptiva, ya que se describen los
datos y caractersticas del fenmeno en estudio (la lista de espera pendiente de
intervencin por varices). Adems, aunque la descripcin de datos es real y precisa, la
investigacin no puede describir lo que provoc una situacin.
Concluye el autor, que existen diversos mecanismos para el abordaje de estas listas
de espera de varices, dentro de estas medidas, las tcnicas de reingeniera de procesos
son una herramienta de fcil alcance que puede ayudar en la gestin apropiada de
dichas listas. La aplicacin de un programa de reingeniera al proceso asistencial ha
permitido una reduccin de la lista de espera de varices de una manera efectiva.
Esta investigacin aporta a la aplicacin de reingeniera al Sistema de Control de
Archivos y Correspondencias implantado en ENELBAR, las herramientas necesarias
al momento de aplicar reingeniera a un sistema implantado en una organizacin.
Adems de esto, es til para darse cuenta de los grandes beneficios que se obtienen al
momento de la aplicacin de esta herramienta en las organizaciones.
De lo anteriormente expuesto y a travs de estudios realizados por diferentes
investigadores, confirma una vez ms que aplicar reingeniera a sistemas como
herramienta de apoyo para la gestin de las organizaciones son de vital importancia;
pues, permiten un control mas efectivo en cuanto a las actividades que se realizan en
las organizaciones; adems que facilitan la deteccin de las fallas en los procesos en
las cuales el ente est incurriendo, garantizando as un ambiente laboral de
32
productividad y bienestar dentro de las organizaciones que adoptan la reingeniera

como herramienta de control.
Aspectos tericos
Para dar la solidez terica a la investigacin, a continuacin se presentan las bases

tericas que la sustentan. Se considera necesario iniciar el referencial terico con una
conceptualizacin de lo que es la tecnologa de la informacin y comunicacin, por
ser ste el tema que da inicio al presente estudio y las implicaciones que tiene ste, en
cuanto a la aplicacin de reingeniera al Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias.
Las tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC) son conocidas como un
conjunto de tcnicas,
desarrollos
y dispositivos
avanzados
que integran
funcionalidades de almacenamiento, procesamiento y transmisin de datos. Tienen

como fin la mejora de la calidad de vida de las personas dentro de un entorno, y que
se integran a un sistema de informacin interconectado y complementario.
La experiencia demuestra que mientras ms eficaz sea la comunicacin entre las
distintas unidades organizativas de una empresa ms eficiente ser la utilizacin de
los recursos (como: tiempo, recursos humanos y materiales, entre otros) y por lo
tanto, la organizacin ser ms productiva. De Pablo (2004), define tecnologas de la
informacin y comunicacin como un sistema integrado de equipamiento en red y
software que permiten un efectivo procesamiento de datos y facilitan la comunicacin
de la empresa (p.37).
Las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin aportan muchos beneficios
para la sociedad, debido a que facilitan la comunicacin entre las personas e
instituciones no slo a nivel de la comunidad o el estado, sino que tambin a nivel
mundial; con lo que ha conseguido eliminar barreras espaciales y temporales, que no
hace demasiado tiempo se consideraban infranqueables. Sin embargo; Ceinos (2005)
defiende la postura de que las Tecnologas de la informacin y Comunicacin slo
33
aportan beneficios a aquellas personas que poseen la formacin necesaria para hacer
uso de las mismas (p.247).
Finalmente, se puede decir que las Tecnologas de la Informacin y
Comunicacin, son un conjunto de sistemas necesarios para administrar la
informacin, y especialmente los computadores y programas necesarios para
convertirla, almacenarla, administrarla, transmitirla y encontrarla. Debido a la
revolucin tecnolgica que vive en la humanidad actualmente, los individuos depende
cada da ms de las TIC; como por ejemplo: la televisin, el Internet, la
telecomunicacin mvil y el Sistema de Posicionamiento Global (GPS).
Sistema de Informacin:
No son ms que un conjunto de elementos que interactan entre s con la finalidad

de proporcionar informacin. Este tipo de sistemas son muy comunes en empresas u
organizaciones; ya que les permiten manejar y controlar la informacin necesaria en
stas, adems son bastante tiles para la toma de decisiones.
Con el uso de los Sistemas de Informacin (SI) y de las Tecnologas de la
Informacin (TI), se logran importantes mejoras, esto se debe a que stos automatizan
los procesos operativos, suministran una plataforma de informacin necesaria para la
toma de decisiones y, lo ms importante, su implantacin logra reducir la ventaja de
los rivales.
Para lograr en una organizacin tomar una decisin de manera adecuada y
controlar las operaciones de sta mediante un sistema de informacin, se deben tomar
en cuenta tres (03) actividades: la primera es Insumo, la cual consiste en recolectar
datos primarios dentro de la organizacin o de su entorno para procesarlos en un
sistema de informacin. La segunda actividad es el procesamiento, sta es
simplemente convertir el insumo en algo ms sencillo de entender por todas las
personas. Por ltimo est el producto, es aqu donde se transfiere la informacin
procesada a las personas o actividades donde deba ser empleado.
34
Sistema Automatizado:
Es importante saber distinguir entre un Sistema Automatizado y un Sistema de

Informacin. Segn Arbones (1992), un Sistema Automatizado es un conjunto que,
despus de haber recibido instrucciones suministradas por un operador, decide y
acta, sustituyendo as al hombre. (p.67).
Un sistema automatizado es un conjunto de partes que funcionan relacionndose
entre s con un objetivo comn; sus partes son: hardware, software y los usuarios.
Mientras que los sistemas de informacin no necesariamente necesitan de un
hardware o del software para poder lograr su objetivo; debido a que los sistemas de
informacin pueden ser manuales o automatizados.
Reingeniera:
Cuando se habla de reingeniera, se est haciendo referencia a un rediseo o a un

cambio drstico; ya sea de un proceso o de un software. Existen diferentes tipos de
reingeniera, entre ellas se tienen: reingeniera de software, reingeniera
organizacional y reingeniera de procesos. En el presente trabajo se hace referencia
directa a la reingeniera de software.
Segn Pressman (2002), la reingeniera de software abarca una serie de
actividades entre las que incluye el anlisis de inventarios, la reestructuracin de
documentos, la ingeniera inversa, la reestructuracin de programas y datos y la
ingeniera directa. (p.555). Estas actividades tienen como objetivo principal crear
versiones de los programas existentes que mejoren la calidad y la mantenibilidad.
El anlisis de inventario permite que las empresas estimen cada uno de los
sistemas con los que cuentan, para as saber cules de ellos necesitan aplicarles
reingeniera. La reestructuracin de documentos consiste en crear un marco de todos
aquellos documentos que pueden ser tiles al momento de aplicar la reingeniera. La
ingeniera inversa es el proceso de anlisis un sistema para extraer informacin acerca
de los datos, arquitecturas y procedimientos; luego se tiene la ingeniera directa que
35
reconstruye el programa empleando las practicas de ingeniera actualizadas del

software y toda la informacin obtenida durante la ingeniera inversa.
La reingeniera de software, es una forma de modernizacin para mejorar las
capacidades y mantenibilidad de los sistemas de informacin heredados mediante la
aplicacin de tecnologas y practicas modernas. Esta reingeniera ofrece una
disciplina de preparacin para migrar un sistema de informacin heredado hacia un
sistema evolucionable. El proceso aplica principios de ingeniera para un sistema
existente para encontrar nuevos requerimientos.
Los objetivos que se desean conseguir con una reingeniera de sistemas son los
siguientes:
Mejorar la calidad, rendimiento y capacidad de los sistemas existentes.
Desarrollar sistemas adaptables y amigables.
Reducir los errores y costos del mantenimiento.
Facilitar las peticiones de mantenimiento.
Proteger y extender la vida de los sistemas.
Lenguaje de programacin:
Es un lenguaje artificial que puede ser usado para controlar el comportamiento de

una mquina, especficamente un computador. Estos se componen de un conjunto de
reglas sintcticas y semnticas que permiten expresar instrucciones que luego sern
interpretadas. Cerrada (2001) define lenguaje de programacin como una notacin
formal para describir algoritmos o funciones que sern ejecutadas por un ordenador
(p.339).
Es importante tomar en cuenta que lenguaje de programacin no es lo mismo que
lenguaje informtico; este ltimo posee una definicin ms amplia, puesto incluye
otros lenguajes como son el HTML o PDF que dan formato a un texto y no es
programacin en s misma.
36
Actualmente existen distintos lenguajes de programacin, tales como: Basic,

Pascal, Visual Basic, C, Java, PHP, C++, Fortran, Matlab, entre otros.
Especficamente se definirn dos (02): Visual Basic y Java (usado en la programacin
orientada a Web).
Visual Basic:
Es un lenguaje de desarrollo para Windows. Tiene su base en un dialecto de

BASIC, pero con aadidos. Es un lenguaje basado en objetos y no orientado a
objetos. El sistema de desarrollo Microsoft Visual Basic es la herramienta ms
productiva para crear soluciones para Windows. El entorno de desarrollo de
aplicaciones, completo y efectivo, ayuda a los programadores a crear y a distribuir
aplicaciones cliente / servidor.
Las versiones de Visual Basic para Windows son muy conocidas, pero Microsoft
Visual Basic 6.0, es una de las ms usadas en la actualidad; ya que es la herramienta
de desarrollo rpida de aplicaciones (RAD) cliente servidor, as como aplicaciones de
negocios. Microsoft Visual Basic 6.0 Incluye las herramientas para crear bases de
datos visuales integradas. Asimismo, la recopilacin del cdigo nativo proporciona
aplicaciones ms rpidas. Visual Basic 6.0 ofrece las ediciones Learning
(aprendizaje), Profesional (profesional), y Enterprise (empresarial).
Java:
Es un lenguaje de programacin orientado a objetos; es decir, es menos abstracto

que otros lenguajes como por ejemplo: pascal. Fue desarrollado por James Gosling al
principio de la dcada de los 90.
Java fue proyectado con la finalidad de obtener un producto de pequeas
dimensiones, simple y porttil sobre diferentes plataformas y sistemas operativos, sea
a nivel de cdigo fuente que a nivel de cdigo binario; lo que significa que los
programas Java pueden ser ejecutados sobre cualquier computadora en la cual sea
37
instalada la mquina virtual. Una de las principales aportaciones de Java es que

agrega dinamismo y diseo a las pginas de Internet.
Sistema de Gestin de Base de datos (SGBD):
Es esencial para el adecuado funcionamiento y manipulacin de los datos

contenidos en la base. Un SGBD tiene como funciones principales la descripcin,
manipulacin y utilizacin de los datos. La descripcin como su nombre lo indica
consiste simplemente en hacer la descripcin de los elementos de datos, su estructura,
sus interrelaciones, sus validaciones; Mientras que la manipulacin permite Buscar,
Aadir, Suprimir y Modificar los datos contenidos en la Base de Datos. Cuando se
habla de manipulacin se est haciendo referencia a definir un criterio de seleccin,
definir la estructura lgica a recuperar, acceder a la estructura fsica; por ltimo se
tiene la utilizacin, sta permite acceder a la base de datos, no a nivel de datos sino a
la base como tal, para lo cual rene las interfaces de los usuarios y suministra
procedimientos para el administrador.
En tal sentido, menciona Bertino y Otros en 1995 que:
Los SGBD son sistemas de software centralizado o distribuido que
ofrecen facilidades para la definicin de base de datos, para la seleccin
de las estructuras de datos necesarias para el almacenamiento y bsqueda
de los datos, lo mismo interactivamente que mediante un lenguaje de
programacin. (p.02).
Una de las caractersticas de los SGBD, es que son un tipo de software muy
especfico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las
aplicaciones que la utilizan; adems de esto, ofrecen la posibilidad de manejar de
manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se
convertirn en informacin relevante para una organizacin. Hoy da, existen
diversos SGBD, entre ellos se tienen: MySQL, PostgreSQL, Microsoft Access,
Oracle, entre otros.
38
PostgreSQL:
Es un sistema de gestin de bases de datos objeto-relacional; ya que incluye
caractersticas de la orientacin a objetos, como puede ser la herencia, tipos de datos,
funciones, restricciones, disparadores, reglas e integridad transaccional.
Entre las principales caractersticas de PostgreSQL se tienen que soporta distintos
tipos de datos: adems del soporte para los tipos base, tambin soporta datos de tipo
fecha, monetarios, elementos grficos, etc. Tambin permite la creacin de tipos
propios. Incorpora funciones de diversa ndole: manejo de fechas, geomtricas,
orientadas a operaciones con redes, etc. Aparte de esto, tambin permite la
declaracin de funciones propias, as como la definicin de disparadores que soporta
el uso de ndices, reglas y vistas. Incluye herencia entre tablas (aunque no entre
objetos, ya que no existen), por lo que a este gestor de bases de datos se le incluye
entre los gestores objeto-relacionales. Finalmente, una de las caractersticas ms
importantes es que permite la gestin de diferentes usuarios, como tambin los
permisos asignados a cada uno de ellos.
UML:
Son las siglas en ingls de Unified Modeling Language que quiere decir Lenguaje
Unificado de Modelado. UML es un popular lenguaje de modelado de sistemas de
software. Se trata de un lenguaje grfico para construir, documentar, visualizar y
especificar un sistema de software. En concreto, UML se usa para definir un sistema
de software.
UML es capaz de crear un modelo del sistema, pudiendo modelar los procesos de
negocios, funciones, esquemas de bases de datos, expresiones de lenguajes de
programacin, entre otros. Para lograr esto, utiliza diversos diagramas. Dichos
diagramas se dividen en tres (03) categoras: Diagramas de estructura, Diagramas de
comportamiento y Diagramas de interaccin. Entre los Diagramas de estructura se
encuentran: Diagramas de clases, Diagramas de componentes, Diagramas de objetos,
Diagramas de estructura compuesta (UML 2.0), Diagramas de despliegue y los
39
Diagramas de paquetes; luego estn los Diagramas de comportamiento: Diagramas de

actividades,
Diagramas
de
casos
de
uso
los
Diagrama de estados; finalmente se tienen los Diagramas de interaccin: Diagramas

de secuencia, Diagramas de comunicacin, Diagramas de tiempos (UML 2.0) y los
Diagramas de vista de interaccin (UML 2.0).
Algunos de los software gratuitos para modelar en UML son: ArgoUML, Dia,
BoUML, gModeler, MonoUML, StarUML, TCM, Umbrello Herramienta, UMLet.
Diagramas de Casos de Uso:
Es una representacin grfica de parte o el total de los actores y casos de uso del
sistema, incluyendo sus interacciones. Los diagramas de casos de uso muestran los
distintos requisitos funcionales que se esperan de una aplicacin o sistema y cmo se
relaciona con su entorno (usuarios u otras aplicaciones). Pues segn Campderrich
(2003), los diagramas de casos de uso sirven para mostrar funciones de un sistema
de software desde el punto de vista de sus interacciones con el exterior y sin entrar ni
en la descripcin detallada ni en la implementacin de estas funciones. (p.83).
Los diagramas de casos de usos estn compuestos por cuatro (04) elementos:
Sistema
Actores: son aquellos que interactan con el sistema, Un actor es algo con
comportamiento, como una persona (identificada por un rol), un sistema
informatizado u organizacin,
Casos de uso: se conocen porque son los servicios que el sistema ejecutar.
Un caso de uso es una descripcin de la secuencia de interacciones que se
producen entre un actor y el sistema, cuando el actor usa el sistema para llevar
a cabo una tarea especfica.
Relaciones entre casos de uso: Un caso de uso, en principio, debera describir

una tarea que tiene un sentido completo para el usuario. Sin embargo, hay
ocasiones en las que es til describir una interaccin con un alcance menor
como caso de uso. La razn para utilizar estos casos de uso no completos en
40
algunos casos, es mejorar la comunicacin en el equipo de desarrollo, el

manejo de la documentacin de casos de uso.
Entre las utilidades ms significativas de los diagramas de casos de uso est la de
representar comportamientos generales del sistema. En cuanto a Diagramas de Casos
de Usos, Deitel (2004) expone que: Este diagrama modela las interacciones entre los
clientes externos del sistema y los casos de uso del mismo. Cada caso de uso
representa una herramienta distinta que el sistema proporciona a sus clientes (p.598).
Software Libre:
Cuando se habla se software libre se est haciendo referencia a es la denominacin

del software que respeta la libertad de los usuarios sobre su producto adquirido y, por
tanto, una vez obtenido puede ser usado, copiado, estudiado, modificado y
redistribuido libremente.
El software libre suele estar disponible gratuitamente, o al precio de costo de la
distribucin a travs de otros medios; sin embargo no es obligatorio que sea as, por
lo tanto no hay que asociar software libre a software gratuito, ya que, conservando su
carcter de libre, puede ser distribuido comercialmente (software comercial).
Anlogamente, el software gratis o gratuito incluye en ocasiones el cdigo fuente; no
obstante, este tipo de software no es libre en el mismo sentido que el software libre, a
menos que se garanticen los derechos de modificacin y redistribucin de dichas
versiones modificadas del programa. Para Munilla y Otros (2003), hay que contar con
la ventaja que puede suponer tener actualizaciones sin coste alguno o a un coste
infinitamente menor que el del software propietario (p.253).
Aspectos Conceptuales:
Automatizar:
Convertir en automticos o involuntarios determinados procesos. Aplicar
procedimientos automticos a un aparato, proceso o sistema. Es el uso de sistemas o
41
elementos computarizados para controlar maquinarias y procesos substituyendo a

operadores humanos.
Base de datos:
Tambin conocida como BDs y no es ms que una coleccin de informacin
organizada de forma que un programa de computadora pueda seleccionar
rpidamente los fragmentos de datos que necesite. Cabe destacar que una base de
datos es un sistema de archivos electrnico.
Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un
campo es una pieza nica de informacin; un registro es un sistema completo de
campos; y un archivo es una coleccin de registros.
BoUML:
Es un software libre, que adems de gratuito, es sencillo, para crear los diagramas
del proyecto que se desee realizar. Con esta herramienta se pueden crear diagramas
de casos de uso, diagramas de clases, entre otros. Es una herramienta que puede ser
redistribuida o modificada bajo los trminos de Licencia Pblica General (GNU).
Permite especificar y generar cdigo en C++, Java, Php y IDL.
Datos:
Son los hechos que describen sucesos y entidades. Cualquier forma de
informacin, ya sea en forma electrnica o sobre papel. En forma electrnica, datos
se refiere a archivos, bases de datos, documentos de texto, imgenes y, voz y video
codificados en forma digital.
Hardware:
En computacin, trmino ingls que hace referencia a cualquier componente fsico
tecnolgico, que trabaja o interacta de algn modo con la computadora. No slo
incluye elementos internos como el disco duro, CD-ROM, disquetera, sino que
tambin hace referencia al cableado, circuitos, gabinete, etc. E incluso hace referencia
42
a elementos externos como la impresora, el mouse, el teclado, el monitor y dems

perifricos.
Herramienta:
Conjunto de estos instrumentos. Objeto que se utiliza para trabajar en diversos
oficios o realizar un trabajo. Se conoce tambin como un subprograma o mdulo
encargado de funciones especficas y afines entre s para realizar una tarea. Una
aplicacin o programa puede contar con mltiples herramientas a su disposicin.
Lenguaje de programacin:
Sistema de caracteres y reglas con los que se programa un ordenador. es el medio
que utilizan los programadores para crear un programa de ordenador; un lenguaje de
marcas es el medio para describir a un ordenador el formato o la estructura de un
documento; entre otros.
Migrar:
Cambiar algo de un lugar a otro. Cambiar un sistema de un lenguaje a otro.
Traslado de una aplicacin de un ordenador a otro en condiciones de compatibilidad.
Migrar es tambin elevar una versin de un producto software a otra de ms alto
nivel, o bien el movimiento de una arquitectura a otra, por ejemplo, de un sistema
centralizado a otro con una estructura basada en el modelo cliente/servidor.
Software:
Se refiere al equipamiento lgico o soporte lgico de un computador digital, y
comprende el conjunto de los componentes lgicos necesarios para hacer posible la
realizacin de una tarea especfica, en contraposicin a los componentes fsicos del
sistema (hardware).
43
Aspectos Legales:
La normativa legal seleccionada para la aplicacin de reingeniera del Sistema de

Control de Archivos y Correspondencias (SCAC) implantado en ENELBAR son las
siguientes:
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999).
Gaceta Oficial N 36.955 (2000).
Gaceta oficial N 38.095 (2004).
Para considerar los basamentos legales de la investigacin, se debe considerar la

Constitucin Bolivariana de Venezuela publicada en Gaceta Oficial el 30/12/1999, en
su artculo 110, el cual establece: El Estado reconocer el inters pblico de la
ciencia, la tecnologa, el conocimiento, la innovacin y sus aplicaciones y los
servicios de informacin necesarios por ser instrumentos fundamentales para el
desarrollo econmico, social y poltico del pas, as como para la seguridad y
soberana nacional.
Este artculo est vinculado con la investigacin, debido a que hace referencia de
la importancia que tiene para el Estado el inters pblico con respecto a la tecnologa,
la ciencia e innovacin; pues estos aspectos son fundamentales para lograr el
desarrollo econmico, social y poltico de nuestro pas.
Adems, es muy Importante tomar en cuenta el Artculo 1 del Decreto 825,
publicado en Gaceta oficial N 36.955 de fecha 22/05/2000; en el cual se establece lo
siguiente: Se declara el acceso y el uso de Internet como poltica prioritaria para el
desarrollo cultural, econmico, social y poltico de la Repblica Bolivariana de
Venezuela.
Por otra parte, esta misma Ley, en su Artculo 2 establece que: Los rganos de la
Administracin Pblica Nacional debern incluir en los planes sectoriales que
realicen, as como en el desarrollo de sus actividades, metas relacionadas con el uso
de Internet para facilitar la tramitacin de los asuntos de sus respectivas
competencias.
44
Este Decreto es fundamental porque establece el uso y promocin de la Internet en

entes de la Administracin pblica; adicional a esto, dispone de directrices que
debern seguir los rganos de la Administracin Pblica Nacional para la insercin
de tecnologa de informacin en todos los mbitos de la nacin.
Tambin se considera, el Decreto 3.390, publicado en Gaceta oficial N 38.095 de
fecha 28/12/2004 en su Artculo 1, el cual establece lo siguiente:
La administracin pblica Nacional emplear prioritariamente Software
Libre desarrollado con Estndares Abiertos, en sus sistemas, proyectos y
servicios informticos. A tales fines, todos los rganos y entes de la
Administracin Pblica Nacional iniciarn los procesos de migracin
gradual y progresiva de stos hacia el Software Libre desarrollado con
Estndares Abiertos.
Una manera de cumplir con este decreto es la migracin del SCAC a software
libre; ya que, en la actualidad existen herramientas y lenguajes de programacin
bastante robustos y eficientes que son excelente opcin para el desarrollo de sistemas.
45
CAPITULO III
METODOLOGA
Diseo de la investigacin
El diseo de investigacin estipula la estructura fundamental y especifica la
naturaleza global del estudio; tambin debe especificar los pasos que habrn de
tomarse para recabar los datos y precisar el ambiente en que se realizar el estudio;
esto quiere decir, que el investigador debe decir dnde habrn de llevarse a cabo las
intervenciones y la recoleccin de datos. Segn Balestrini (1998), el diseo de la
investigacin constituye el plan o estrategia global en el contexto de estudio
propuesto, el cual permite orientar desde el punto de vista tcnico, as como en todo
el proceso de investigacin, desde la recoleccin de los datos, hasta el anlisis e
interpretacin, de los mismos en funcin de los objetivos definidos en este trabajo.
(p.120).
La presente investigacin, est enmarcada bajo la modalidad de proyecto especial;
pues este tipo de proyectos busca soluciones a problemas demostrados. Adicional a
esto, son aquellos proyectos que incluyen el desarrollo de software, prototipos y de
productos tecnolgicos en general.
En relacin al tipo de datos recabados, el presente trabajo se realiza apoyado en
una investigacin de campo, debido a que se recopila informacin directamente de la
realidad estudiada o de su escenario natural, es decir en ENELBAR, especficamente
en cuanto al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC).
Este estudio, de acuerdo con los objetivos planteados, es de carcter descriptivo,
puesto que se abordan las caractersticas del uso del Sistema de Control de Archivos
y Correspondencias (SCAC), con el fin de emitir un diagnstico acerca del mismo,
46
basndose en la informacin suministrada por una poblacin determinada. Arias

(1997), indica que el estudio descriptivo, consiste en la caracterizacin de un hecho,
fenmeno o grupo con el fin de establecer su estructura o comportamiento. (p.48).
Finalmente, se puede afirmar que el presente trabajo es de tipo cuantitativo cuyo
objetivo principal es aplicar reingeniera al Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias implantado en ENELBAR; adems, est enmarcado bajo la
modalidad de proyecto especial, apoyado en una investigacin de campo de carcter
descriptiva.
Poblacin y Muestra
Poblacin
Se define como un
conjunto de elementos o eventos afines en una o ms
caractersticas tomados como una totalidad y sobre el cual se generalizan las

conclusiones de la investigacin.
La poblacin est representada por los usuarios del Sistema de Control de
Archivos y Correspondencias (SCAC) que pertenecen a todas las unidades
organizativas de ENELBAR; adems se toma en cuenta el personal del Departamento
de Documentacin y Correspondencia, para una poblacin total de sesenta y dos (62)
personas.
Muestra
La muestra est representada por un subgrupo de la poblacin antes determinada,

la misma es de tipo no probabilstica, debido a que en el procedimiento de seleccin
se desconoce la probabilidad que tienen los elementos de la poblacin para integrar la
muestra.
La muestra de estudio est constituida por quince (15) personas, stas representan
el 24% de la poblacin, establecindose as una porcin de muestra representativa que
47
se considera suficiente para obtener la informacin necesaria para el estudio de la

situacin problemtica.
La misma est conformada por secretarias de diferentes unidades organizativas de
la empresa; puesto que son estas personas las que manejan los datos requeridos
proporcionando as la informacin para la realizacin de la investigacin.
Tcnicas de recoleccin de datos
Para la recoleccin de los datos, la tcnica a emplear depende en gran medida del
tipo de investigacin a desarrollar y el problema planteado. Tal y como indica Flames
(2001), son una directriz metodolgica que orientan cientficamente la recopilacin
de informaciones, datos u opiniones (p. 35). En tal caso y a los efectos de la presente
investigacin se seleccion la encuesta, que segn Flames (2001) es la obtencin
directa de las personas y/o fuentes primarias de las informaciones, datos, puntos de
vista o aspectos relevantes de un tema objeto de estudio (p.36).
Instrumentos para la recoleccin de datos
Para recabar informacin en el proyecto, fue necesario emplear ciertos

instrumentos de recoleccin de datos, los cuales son:
Instrumento 1. Cuestionario:
Para determinar el grado de conocimiento en forma general de las personas que
constituyen la muestra en lo referente al Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias de la organizacin, se dise una encuesta tipo cuestionario que
contiene once (11) preguntas cerradas que hicieron posible el diagnstico de la
situacin. (Ver Anexo A).
48
Instrumento 2. Entrevista:
Se realiz una serie de entrevistas no estructuradas para recabar informacin y de
esta manera realizar el diagnstico de la situacin del Departamento de
Documentacin y Correspondencia; las mismas fueron aplicadas a la jefe del
Departamento de Documentacin y Correspondencia, a la jefe del rea de Archivo y
a uno de los encargados de registrar las correspondencias en el SCAC, por
considerarse como las personas ms adecuadas para comentar las no conformidades
que se presentan en el trabajo rutinario de dicho Departamento.
Validez del Instrumento
Para que la investigacin tenga mayor credibilidad y confiabilidad, deber contar

con la validacin del instrumento utilizado. Basado en ello, tenemos como un
concepto de validez, el expresado por Hernndez y otros (2005), quienes afirman
que: La validez, es el grado en el que un instrumento en verdad evala la variable
que se busca medir.
En este sentido, el procedimiento para determinar la validez del instrumento se
realiz mediante la tcnica del criterio de Juicio de Expertos, para lo cual se
seleccion a una (1) metodlogo, una (1) Ingeniero de Sistemas de la Universidad
Nacional Experimental de la Fuerza Armada (UNEFA) y a una (1) Ingeniero en
Informtica de La C.A. Energa Elctrica de Barquisimeto.
Estos expertos revisaron el instrumento y se les solicit responderlo y opinar sobre
la claridad de los tems, pertinencia y exactitud; as como tambin sobre la
congruencia en las opciones de respuesta. De esta manera, se determin la relacin
del tem seleccionado con los objetivos del proyecto. Para tal fin, se utiliz un
formato estructurado anexo, en donde se evalu cada uno de los tems, el cual seala:
dejar, modificar, incluir otra pregunta o eliminar. (Ver Anexo B).
Con los resultados obtenidos en el procedimiento de validacin, se hicieron las
modificaciones que dieron lugar para finalmente considerarlos vlidos para realizar el
diagnstico.
49
Una vez concluido este proceso de recoleccin de datos, se efectu la correccin

en el cuestionario prototipo, y se edit la versin definitiva para la aplicacin de una
prueba piloto.
Confiabilidad del Instrumento
Para determinar la confiabilidad del instrumento basado en la consistencia interna

de cada una de los tems se aplic el coeficiente de Kder Richardson (KR20) y el
coeficiente alpha de Cronbach. El primer modelo se aplic a las preguntas nmero:
uno (01), dos (02), tres (03), ocho (08), diez (10) y once (11) del cuestionario, por
tratarse de preguntas dicotmicas (S No), mientras que el segundo fue aplicado a
las preguntas nmero: cuatro (04), cinco (05), seis (06) y siete (07) del cuestionario.
Cabe destacar que a la pregunta nmero nueve (09) no se le aplic ninguno de los dos
coeficientes debido a que es de tipo abierta. La confiabilidad estuvo representada por
un coeficiente de correlacin " r tt " y sus valores oscilaron entre 0 y 1.
A continuacin se presenta la frmula y el resultado de la confiabilidad de las
preguntas dicotmicas, para esto se us el coeficiente de Kder Richardson (KR20)
tt
= [ N / ( N-1) ] * [ ( Vt - p*q ) / ( Vt ) ]
Donde:
N= nmero de tem de la escala.
tt
= Coeficiente de Confiabilidad del instrumento.
Vt= Varianza total de la prueba.

p= proporcin de sujetos que pasaron un tem sobre el total de sujetos.
q= 1 - p.
p*q = Sumatoria de la varianza individual de los tems.
50
Cuadro 2: Criterios para el anlisis de confiabilidad (Coeficiente de Kder

Richardson).
RANGOS
MAGNITUD
0.81 a 1.00
Muy Alta
0.61 a 0.80
Alta
0.41 a 0.60
Moderada
0.21 a 0.40
Baja
0.01 a 0.20
Muy baja
Fuente: Ruz (1998).

En nuestra investigacin:
N= 6
Vt= 2,66667
p*q= 1,5544
Al sustituir los valores en la frmula, el coeficiente de confiabilidad que resulta es
igual a 0.50. Al observar el Cuadro N 1 esta parte del instrumento es de magnitud
moderada. Cabe destacar que es normal que este coeficiente de bajo cuando N<10;
por lo tanto se considera aceptable el resultado. (Ver Anexo C).
Luego, de calcular el coeficiente de confiabilidad de la primera parte del
instrumento se procedi a calcular la confiabilidad de las preguntas tipo likert del
mismo.
A continuacin se presenta la frmula del coeficiente de Cronbach:
tt
= [ N / (N-1) ] * [ (St - Vi) / (St) ]
Donde:
N= Nmero de tem.
tt
= Coeficiente de confiabilidad.
St= Varianza total de la prueba.

Vi = Sumatoria de las varianzas individuales de los tems.
51
Cuadro 3: Criterios para el anlisis de confiabilidad (Coeficiente de Cronbach).

INTERVALOS
CRITERIOS
1 a 0,0
Rehacer el instrumento
0,01 a 0,49
Revisin de los tems
0,5 a 1
Instrumento confiable
Fuente: Ruz (1998).

En esta investigacin:
N= 4
St= 7,238095
Vi= 4,4
Cuando se sustituyen los datos en la frmula, da como resultado que el coeficiente

de confiabilidad es 0,52 en la dimensin interna. Por ser este resultado superior a 0,5,
para la serie de preguntas a las cuales se les aplic este coeficiente, el instrumento se
considera confiable. (Ver Anexo D).
Tcnicas de Anlisis de los Datos.
Basndose en las definiciones anteriores, en la presente investigacin se proceder

a la recoleccin de datos al marco muestral a objeto de estudio, dentro de los cuales
se mencionan,
informaciones
referidas al Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias, funcionamiento del SCAC, situacin actual del sistema,

requerimientos de los usuarios, entre otros.
Finalmente y sobre la base de los resultados obtenidos se realizar un anlisis
global de los datos, los cuales se presentaran en cuadro y grficos, ilustrndose de
esta manera con el propsito de visualizar con mayor objetividad y precisin los
resultados. Considerando los argumentos expuestos en las bases tericas de este
trabajo.
52
Interpretacin de los Datos.
Una vez recolectada la informacin, se proceder a analizarla, para lograr realizar

un diagnstico de la situacin actual del sistema, de esta manera es ms sencillo
conocer las nuevas necesidades y requerimiento del personal de ENELBAR con
respecto al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC) implantado
en dicha organizacin.
As pues, la informacin que se obtenga mediante las tcnicas de recoleccin
antes mencionadas, contendr todos los conocimientos emanados de las afirmaciones
y la observacin que concretan el tema en estudio.
Siguiendo el mismo orden de ideas, se procede en primer lugar a la interpretacin
de los resultados, la cual nos lleva de lo pequeo o singular; a lo macro o general.
En segundo lugar, se analizan los datos obtenidos, fraccionando y agrupando
nuevamente para determinar los resultados generales.
Finalmente, basado tambin en la inferencia deductiva, se obtendr como premisa
la informacin obtenida en los pasos anteriores, logrando de un resultado general, un
resultado particular.
Fases del proyecto
Fase I. Levantamiento de informacin:
Consisti en la recoleccin de informacin interactuando con los usuarios

principales del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC)
implantado en ENELBAR. Para lograrlo, fueron aplicados como instrumentos de
recoleccin de datos el cuestionario a la muestra indicada anteriormente (15 usuarios)
y una serie de entrevistas no estructuradas al personal que labora dentro del
Departamento de Documentacin y Correspondencia. Al aplicar dichos instrumentos,
los usuarios principales del SCAC explicaron el funcionamiento del mismo, as como
tambin las deficiencias presentadas por ste y los nuevos requerimientos; pues de
53
esta manera se pudo diagnosticar la situacin actual del Sistema de Control de

Archivos y Correspondencias.
Fase II. Determinacin de los requerimientos:
Luego de haber realizado el levantamiento de informacin, se llev a cabo la

segunda fase, donde se estudiaron los instrumentos luego de ser aplicados, para as
comprender el funcionamiento del SCAC y adems se determin cuales eran los
problemas presentados por el sistema y su proceso. Con este estudio, fue posible
determinar los nuevos requerimientos y necesidades presentados por los usuarios.
Fase III. Rediseo del sistema y parte de la programacin:
Se llev a cabo el rediseo del sistema utilizando herramientas UML para plantear
el modelo solucin. Se crearon los Diagramas de Casos de Uso para redisear el
comportamiento del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias. Para la
creacin de dichos diagramas se utiliz como herramienta el BoUML, ste es un
software libre y tambin gratuito, bastante fcil y sencillo de utilizar.
Conjuntamente, se cre el prototipo del Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias (SCAC), adems de realizar el prototipo de dicho sistema se dio
inicio a la programacin del mismo. Para lograr esto, se utiliz Java como lenguaje de
programacin acompaado del framework ZK. Se puede decir que, tanto Java como
ZK son bastante tiles a la hora de programar bajo plataforma web, ya que esta tarea
puede realizarse de manera ms sencilla con la utilizacin de ellos.
54
CAPITULO IV
ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS RESULTADOS
Los resultados obtenidos del anlisis aplicado a la informacin recabada mediante

los instrumentos y tcnicas aplicadas suministran los datos necesarios para
diagnosticar la situacin actual del sistema, y de la misma manera, lograr los
objetivos de la investigacin. A continuacin el anlisis.
Instrumento 1. Cuestionario: Se aplic este instrumento a la totalidad de la

muestra mencionada anteriormente, con la finalidad de indagar sobre los
conocimientos del personal con respecto al Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias.
A continuacin, se presenta la serie de los resultados obtenidos en cada una de las
preguntas y al final de cada una, el grfico que permite una mejor visualizacin de los
resultados con el anlisis respectivo. En los cuadros de cada tem se presentan los
nmeros de respuestas obtenidas (F (a)) y Los porcentajes que representan esas
respuestas (Fr (%)).
Cuadro 4: Secretarias titulares de la Unidad Organizativa para la cual trabajan.

TEM
CATEGORA
Si
1
No
TOTAL
Fuente: Autores (2009).
55
F (a)
9
60
15
Fr (%)
6
40
100
tem 1
SI
40%
60%
Grfico 2: Secretarias titulares de la Unidad Organizativa para la cual trabajan.
El cuadro 3, seala que nueve (09) de los encuestados afirmaron ser las secretarias
titulares de la Unidad Organizativa para la cual trabajan mientras que los otros seis
(06), no lo son. El Grfico 1, representa que el 60% de los usuarios a lo cuales se le
aplic el cuestionario contest afirmativamente a la interrogante, mientras que el 40%
de la muestra respondi de forma negativa , donde se demuestra que la mayora de los
encuestados son secretarias titulares de la unidad organizativa para la cual trabajan.
Se pudo observar que las secretarias que contestaron de manera negativa en este tem
son pasantes o aprendices INCE.
Cuadro 5: Unidades Organizativas con el SCAC implantado.

TEM
CATEGORA
Si
2
No
TOTAL
56
F (a)
15
0
15
Fr (%)
1000
0
100
tem 2
SI
100%
0%
Grfico 3: Unidades Organizativas con el SCAC implantado.
En relacin a la interrogante nmero dos (02), la totalidad de la poblacin

encuestada (100%) respondi que en la unidad organizativa para la cual trabajan se
encuentra implantado el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias
(SCAC), como es posible observar en el cuadro 4 y grfico 2. De esta manera, se
puede deducir que dicho sistema es sumamente til y necesario para ENELBAR.
Cuadro 6: Usuarios que saben manipular el SCAC.

TEM
CATEGORA
Si
3
No
TOTAL
57
F (a)
11
4
15
Fr (%)
73
27
100
tem 3
SI
27%
73%
Grfico 4: Usuarios que saben manipular el SCAC.
En cuanto a la respuesta a la interrogante, se puede ver en el cuadro 5 que once

(11) de los encuestados de la muestra, manifest saber manipular el Sistema de
Control de Archivos y Correspondencias (SCAC), mientras que los otros cuatro (04)
respondieron que no saben manipular el sistema. En el grfico 3, se observa que el
73% de los usuarios encuestados sabe manupular el sistema y el 27% no sabe usarlo.
A pesar de que el SCAC es un sistema usado diariamente por la organizacin, existen
personas que no saben manipularlo; esto se debe a varias razones, una de ellas es que
existe personal que no son las secretarias titulares de la unidad organizativa; otra de
las razones por las cuales ocurre esto, es que el sistema tiene muchos aos de uso
dentro de ENELBAR; por lo tanto, hay mdulos que no funcionan y los usuarios
cambian el proceso segn sea su conveniencia.
Cuadro 7: Uso del SCAC.

TEM
CATEGORA
Nunca
Algunas veces
4
Casi siempre
Siempre
TOTAL
58
F (a)
0
2
6
7
15
Fr (%)
0
13
40
47
100
tem 4
NUNCA
ALGUNAS VECES
CASI SIEMPRE
SIEMPRE
40%
13%
47%
0%
Grfico 5: Uso del SCAC.
En el cuadro 6 se muestra que siete (07) encuestados, siempre usan el SCAC, seis
(06) casi siempre y dos (02) algunas veces usan el sistema. En el grfico 4, se ilustra
que el 47% de la muestra respondi que siempre usa el Sistema de Control de
Archivos y Correspondencias; el resto, 40% casi siempre y 13% algunas veces. Con
esto se demuestra que el sistema es muy usado y necesario para la organizacin.
Cuadro 8: Cantidad de Usuarios que ingresan al sistema con Usuarios Propios.

TEM
CATEGORA
Nunca
Algunas veces
5
Casi siempre
Siempre
TOTAL
59
F (a)
6
0
3
6
15
Fr (%)
40
0
20
40
100
tem 5
NUNCA
ALGUNAS VECES
CASI SIEMPRE
SIEMPRE
0%
40%
20%
40%
Grfico 6: Cantidad de Secretarias con Usuarios Propios.
Se observa en el cuadro 7, que seis (06) personas respondieron que nunca ingresan
al sistema con usuario propio, otros seis (06) siempre lo hacen (03) y el resto casi
siempre. Se aprecia en el grfico 5 que el 40% de la poblacin encuestada respondi
que siempre ingresan al sistema (SCAC) con un usuario propio, mientras que otro
40% nunca ingresan al sistema con un usuario propio y el 20% casi siempre lo hace;
por lo tanto, la mayora de los usuarios no siempre ingresan al SCAC con un usuario
propio. Esto se debe a que la seguridad del sistema no es la ms recomendable; ya
que las secretarias se transfieren las contraseas e ingresan con otro usuario distinto al
que les corresponde. Con este resultado es fcil notar que el sistema necesita ser
mejorado con respecto a su seguridad.
Cuadro 9: Uso del SCAC para ubicar correspondencias enviadas.

TEM
CATEGORA
Nunca
Algunas veces
6
Casi siempre
Siempre
TOTAL
60
F (a)
0
5
3
7
15
Fr (%)
0
33
20
47
100
tem 6
NUNCA
ALGUNAS VECES
CASI SIEMPRE
SIEMPRE
20%
33%
47%
0%
Grfico 7: Uso del SCAC para ubicar correspondencias enviadas.
En el cuadro 8, se muestra que siete (07) personas siempre usan el sistema para
ubicar las correspondencias enviadas, cinco (05) algunas veces lo usan y tres (03) casi
siempre. De los resultados presentados en el Grfico 6, se interpreta que el 47% de
los usuarios encuestados siempre utilizan el Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias para ubicar las correspondencias enviadas al momento de su
bsqueda, el 53% de la muestra, no siempre usan el sistema para ubicar las
correspondencias enviadas, debido a que ste es deficiente con respecto a los tipos de
bsquedas. Elemento ste que se suma a las fallas que presenta el SCAC.
Cuadro 10: Conformidad de los usuarios con el funcionamiento del SCAC.

TEM
CATEGORA
Nunca
Algunas veces
7
Casi siempre
Siempre
TOTAL
61
F (a)
3
8
1
3
15
Fr (%)
20
53
7
20
100
tem 7
NUNCA
ALGUNAS VECES
CASI SIEMPRE
SIEMPRE
53%
20%
20%
7%
Grfico 8: Conformidad de los usuarios con el funcionamiento del SCAC.
En el cuadro 9, se reflejan las respuestas de los encuestados con respecto al tem 7;

en este cuadro se observa que ocho (08) respondieron que algunas veces estan
conformes con el funcionamiento del SCAC, tres (03) personas respondieron que
siempre lo estn, otras tres (03) nunca lo estn y una (01) manifest estar conforme
casi siempre. Los resultados del grfico 7, ilustran que el 53% de la muestra algunas
veces se sienten conforme con el SCAC mientras que 20% siempre est conforme,
otro 20% nunca lo est y el 7% casi siempre est conforme. Como se puede notar slo
el 20% de la muestra siempre est conforme con el funcionamiento del SCAC y el
resto de la muestra no siempre lo est, por lo tanto es necesario la actualizacin y
mejora del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias y su proceso.
Cuadro 11: Necesidad de actualizar el SCAC.

TEM
CATEGORA
Si
8
No
TOTAL
62
F (a)
10
5
15
Fr (%)
67
33
100
tem 8
SI
NO
33%
67%
Grfico 9: Necesidad de actualizar el SCAC.
En el cuadro 10 y grafico 8 se refleja que Diez (10) de los encuestados (67%) cree
que es necesaria la actualizacin del Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias (SCAC), los otros cinco (05) manifestaron que no es necesaria la
actualizacin del SCAC. Debido a que la mayora (67%) cree necesaria la
actualizacin del sistema, es una oportunidad que no debe ser rechazada por la
empresa a la hora de aplicar reingeniera al Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias (SCAC).
Cuadro 12: Aspectos a mejorar del SCAC.

ALTERNATIVAS
SEGURIDAD DEL SISTEMA
FORMATO DE CORRESPONDENCIAS
PROCESOS DE BSQUEDAS
9
APARTADO GRFICO
BASE DE DATOS
CONFIABILIDAD DE DATOS
TOTAL
TEM
63
F (a)
4
7
2
0
2
0
15
Fr (%)
27
47
13
0
13
0
100
tem 9
SEGURIDAD DEL SISTEMA
FORMATO DE CORRESPONDENCIAS
PROCESOS DE BSQUEDAS
APARTADO GRFICO
BASE DE DATOS
CONFIABILIDAD DE DATOS
47%
27%
13%
13%
0%
0%
Grfico 10: Aspectos a mejorar del SCAC.
Las respuestas a esta pregunta reflejan en el grfico 9 que el 47% de los

encuestados desean que se les mejoren los formatos que posee el sistema segn el
tipo de correspondencia; esto se debe a que stos no estn actualizados o no son los
correctos dependiendo del tipo de correspondencia. El 27% de la muestra indic que
se debe mejorar la seguridad del SCAC, el 13% manifest que debe mejorarse la base
de datos ya que presenta errores a la hora de realizar consulta y el otro 13% desean
que se mejore los procesos de busquedas de correspondencias debido a que no son
efectivos y slo se pueden consultar las correspondencias enviadas y no las recibidas.
Cuadro 13: Conocimiento de los usuarios acerca de Plataforma Web.

TEM
CATEGORA
Si
10
No
TOTAL
64
F (a)
15
0
15
Fr (%)
100
0
100
tem 10
SI
NO
100%
0%
Grfico 11: Conocimiento de los usuarios acerca de Plataforma Web.
En el tem nmero 10, quince (15) encuestados (100%) indicaron que tienen
conocimiento acerca de lo qu es una plataforma web, como se observa tanto en el
cuadro 12 como en el grfico 10; esto debe ser aprovechado para migrar el sistema
actual a una plataforma web y as adaptar el SCAC a las nuevas tecnologas.
Cuadro 14: Migracin del SCAC a Plataforma WEB.

TEM
CATEGORA
Si
No
11
No aplica
TOTAL
65
F (a)
10
5
0
15
Fr (%)
67
33
0
100
tem 11
SI
NO
NO APLICA
33%
67%
0%
Grfico 12: Migracin del SCAC a Plataforma WEB.
El cuadro 13 indica que diez (10) personas respondieron que les gustara que el
sistema SCAC se migre a una plataforma web, mientras que a cinco (05) no les
gustara; luego se presenta el grfico 11, el cual ilustra que, el 67% de los usuarios
encuestados le gustara que el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias se
realice bajo una plataforma web, el otro 33% no considera necesario que el sistema se
realice bajo plataforma web.
Instrumento 2. Entrevista: Este instrumento se aplic al personal del

Departamento de Documentacin y Correspondencias; ya que son stos los
encargados de administrar y controlar el proceso de envo y recepcin de
correspondencias de ENELBAR. En la primera parte del Cuadro N 14 se tienen los
datos obtenidos de los entrevistados y en la segunda parte se muestran las
conclusiones de los datos anteriormente obtenidos.
Cuadro 15: Resultados y Conclusiones de la entrevista
66
RESULTADOS
En el Departamento de
Documentacin y Correspondencia
se controlan las correspondencias
CONCLUSIONES
Al redisear el Sistema de Control de

Archivos y Correspondencias se deben
contemplar todos los tipos de
internas y externas tanto enviadas
correspondencias existentes.
como recibidas en ENELBAR.

El Sistema de Control de Archivos y
Correspondencias (SCAC), no
permite identificar cuando una
El sistema debe permitir identificar el
correspondencia externa recibida es
tipo de correspondencia externa
una fianza, un recibo, una factura o
recibida.
una cotizacin.
El sistema debe proporcionar la
Las correspondencias externas
informacin correspondiente al
recibidas que son personales para

los empleados de ENELBAR se
registran en un mdulo llamado
empleado que recibe la

correspondencia. Esta informacin es
necesaria para ubicarlo a la hora de
Miscelneas.
entregarle dicha correspondencia.
En el Departamento de
Documentacin y Correspondencia
Con el rediseo del SCAC, este
se controlan los procesos de
proceso debe cambiar debido a que ya
licitaciones, pero se hace de manera
no se har manualmente, sino que se
manual. Los sobres se custodian en
registrarn en el sistema los sobres
este Departamento pero no hay
que llegan al Departamento de
manera de registrar qu sobres han
Documentacin y Correspondencias.
llegado a ste.
Fuente: Autores 2009.
67
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Una vez concluido el proceso de anlisis e interpretacin de los resultados, a
objeto de cubrir los objetivos de la investigacin, se ofrecen las siguientes
conclusiones:
Se logr determinar la situacin actual del sistema (SCAC), identificando que el
mismo se encuentra dividido en dos (2) sub sistemas. El primer sub sistema est en
funcionamiento en el Departamento de Documentacin y Correspondencia, el cual es
el departamento rector de las comunicaciones internas y externas de la organizacin,
este departamento debe realizar bsquedas constates de las correspondencias que
tienen en custodia, actualmente el sistema presenta deficiencias en los tiempos de
respuestas y en la veracidad de la informacin que emite debido a problemas de
limitaciones funcionales.
El segundo sub sistema funciona en las diversas unidades organizativas de
ENELBAR. Este parte del sistema permite a los usuarios emitir correspondencias
internas y hacia el exterior de la organizacin. Este sub sistema actualmente posee
deficiencias tanto en el proceso que lleva a cabo como en las funcionalidades que
presta al usuario, el proceso de emitir una correspondencia es engorroso y
redundante, ya que los usuarios ingresan la informacin de la correspondencia en el
sistema y luego la ingresan en herramientas ofimticas realizando un doble trabajo. El
sistema no proporciona al usuario la capacidad de emitir la correspondencia, por lo
cual se debe imprimir desde herramientas externas al sistema.
Mediante la interaccin con los usuarios del Departamento de Documentacin y
68
Correspondencia se percibi la necesidad de mejorar el Sistema de Control de

Archivos y Correspondencias dentro de la organizacin. Los usuarios aportaron
informacin realmente importante por lo cual se puede concluir que el objetivo del
levantamiento de informacin fue satisfactorio, ya que los usuarios conocan bien sus
necesidades y esto permiti recolectar informacin de calidad para la aplicacin de
reingeniera al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC).
El proceso de Rediseo del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias
(SCAC) gener excelentes resultados; ya que, se logr modificar el sistema, de tal
manera que, la estimacin del uso de recursos y tiempo de respuesta en el envo y
recepcin de correspondencias mejorar notablemente. El prototipo de Sistema
presentado a los usuarios del Departamento de Documentacin y Correspondencia y
dems usuarios de las unidades organizativas cumpli con los requerimientos fijados
en la etapa de levantamiento de informacin de manera satisfactoria.
Recomendaciones:
Se recomienda a la organizacin redefinir el proceso de control de archivos y

correspondencias tomando en cuenta los requerimientos establecidos en el
levantamiento de informacin.
El Departamento de Proyectos de Tecnologa de la Informacin en conjunto con el
Departamento de Documentacin y Correspondencia deben formar un equipo
coordinador del Sistema de Control de Archivos y Correspondencias; este equipo
debe encargarse de dictar charlas y asesoramiento a los usuarios acerca del sistema.
Adems, se recomienda al Departamento de Proyectos de Tecnologa de la
Informacin (Gerencia de Sistemas y Tecnologa de la Informacin) culminar este
proyecto y llevarlo a la fase de implantacin para poder palpar de forma directa los
beneficios de la reingeniera al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias
(SCAC).
Se recomienda a la Gerencia de Sistemas y Tecnologa de la Informacin realizar
un anlisis de inventario y as lograr una revisin de los sistemas que estn en
69
funcionamiento dentro de la organizacin para aplicarles reingeniera a los que sea

necesario; sobre todo a aquellos que tienen muchos aos en funcionamiento como el
caso del SCAC. Se deben adecuar los sistemas a las nuevas tecnologas empleadas
por la empresa, para as sacarles el mximo provecho y as los usuarios se sientan
ms cmodos y motivados al usarlos.
70
CAPITULO VI
REDISEO DEL SISTEMA
Para redisear el Sistema de Control de Archivos y Correspondencia (SCAC), se

utilizaron herramientas UML con las cuales se representaron los procesos que lleva a
cabo el sistema mediante diagramas bien estructurados. El rediseo se realizo de la
manera siguiente a partir del levantamiento de informacin exhaustivo:
1. Descomposicin del sistema a disear en subsistemas menos complejos:
El diseo para el nuevo Sistema de Control de Archivos y Correspondencias

(SCAC) se dividi en dos (2) sub sistemas. El primer sub sistema, administrar todos
los archivos y correspondencias internas y externas de la organizacin, cuya actividad
la realiza el Departamento de Control de Archivos y Correspondencia de ENELBAR.
Este proceso de administracin de correspondencias internas y externas se

representa
mediante
los
71
siguientes
diagramas:
Ilustracin 13. Administracin de correspondencias (Dpto. de Documentacin y

Correspondencia).
Ilustracin 14. Consulta de correspondencias (Dpto. de Documentacin y

Correspondencia).
72
El segundo sub sistema administrar todos los archivos y correspondencias

internas y externas particulares de una unidad organizativa (vicepresidencia, gerencia
o departamento); el mismo ser utilizado en todas las unidades organizativas de
ENELBAR para tener control de todo lo que se enva y se recibe en esa unidad
organizativa.
El diseo de esta parte se bas en la informacin recabada en las entrevistas y
encuestas con los usuarios del SCAC, generando los siguientes diagramas:
Ilustracin 15. Administracin de correspondencias (Unidades Organizativas).
73
Ilustracin 16. Consulta de correspondencias (Unidades Organizativas).
Dentro de los requerimientos tambin se estableci la parte de mantenimiento

del sistema, para representar este requerimiento se gener en el diseo el siguiente
diagrama:
Ilustracin 17. Mantenimiento de correspondencias (Dpto. de Documentacin y

Correspondencia).
74
2. Diseo e implementacin de cada uno de los subsistemas:
Estos diagramas llevaron a la realizacin de la siguientes interfaces, para manejar

la administracin global de las correspondencias y archivos de la organizacin; cabe
destacar
que,
este
mdulo
se
denomin
en
el
prototipo
como
Bandeja Principal, dentro de sta se administrarn las correspondencias internas,

externas enviadas y externas recibidas de la organizacin, actividad realizada por el
Departamento de Documentacin y Correspondencia.
Ilustracin 18. Bandeja principal del sistema.
75
Las interfaces del prototipo correspondiente a la diagramacin de las actividades

de administracin de correspondencias internas y externas de una unidad organizativa
determinada son las siguientes:
Ilustracin 19. Administracin de correspondencias (Unidades Organizativas).
3. Validacin del diseo
La validacin del nuevo diseo del Sistema de Control de Archivos y

Correspondencias se realiz mediante dos (2) reuniones, de las cuales una fue dentro
de la Gerencia de Sistemas y Tecnologa de la Informacin, donde se generaron
nuevos requerimientos para optimizar el trabajo realizado.
Luego, se realiz una segunda reunin para la presentacin del prototipo en el
Departamento de Documentacin y Correspondencia, el cual ser el principal
beneficiario del sistema. Cabe destacar, que el diseo fue aprobado y elogiado por los
76
usuarios finales del sistema, dando pie para el inicio del desarrollo del nuevo Sistema
de Control de Archivos y Correspondencias.
77

UNEFA
NCLEO LARA
78
ANEXO A
INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE DATOS:
CUESTIONARIO.
79

UNEFA
NCLEO LARA
Instrumento
Estimado Usuario,
En los prximos meses se le aplicar reingeniera al Sistema de Control de

Archivos y Correspondencias (SCAC); por ende, a continuacin se le presenta un
instrumento para recabar informacin sobre las actividades que usted ejecuta en
cuanto al envo y recepcin de Correspondencias desde la Unidad Organizativa donde
usted labora.
Dicho instrumento consta de once (11) preguntas cerradas donde usted debe
sealar con una "X" la opcin de su preferencia.
No existen respuestas correctas o incorrectas y el manejo de las mismas es

estrictamente confidencial.
Agradecidos por el tiempo que se tomar en responder, se despide de usted,
Atentamente,
___________________
__________________
Laura V. Gonzlez C.
Ivn M. Prez T.
80
Cuestionario
Indique el nombre de la Unidad Organizativa para la cual trabaja:
________________________________________________________
1. Es usted la secretaria titular de esta Unidad Organizativa? En caso de

que su respuesta sea Negativa, indique cual es su cargo.
SI____
NO____,
Cargo: __________________
2. Dentro de su Unidad Organizativa se implementa el Sistema de Control

de Archivos y Correspondencias (SCAC)?
SI____
NO____
3. Sabe manipular el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias

(SCAC)?
SI____
NO____
4. Usa el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC)?
Nunca___
Algunas veces___
Casi siempre___
Siempre___
5. Usted ingresa al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias

con un usuario propio?
Nunca___
Algunas veces___
Casi siempre___
Siempre___
6. Utiliza el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC)

para ubicar una correspondencia enviada al momento de su bsqueda?
Nunca___
Algunas veces___
81
Casi siempre___
Siempre___
7. Est usted conforme con el funcionamiento de Sistema de Control de

Archivos y Correspondencias (SCAC)?
Nunca___
Algunas veces___
Casi siempre___
Siempre___
8. Cree usted que es necesario actualizar el Sistema de Control de

Archivos y Correspondencias (SCAC)?
SI____
NO____
9. Entre los siguientes aspectos, Cul de ellos le gustara que se mejoraran

en el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias?
___ Seguridad del sistema.

___ Formato de las correspondencias.
___ Procesos de bsquedas.
___ Apartado grfico.
___ Base de datos.
___ Confiabilidad de los datos.
10. Sabe usted qu es una plataforma web?
SI____
NO____
11. Si su respuesta anterior es afirmativa, Le gustara que el Sistema de

Control de Archivos y Correspondencias (SCAC) se realice bajo una
plataforma web?
SI____
NO____
82
NO APLICA___
ANEXO B
MATRIZ DE VALIDACIN DEL INSTRUMENTO
POR PARTE DE LOS EXPERTOS.
83

UNEFA
NCLEO LARA
Ciudadano (a):
Nos dirigimos a usted muy respetuosamente con la finalidad de solicitarle su

colaboracin para validar el presente instrumento, que tiene como objetivo recabar
informacin sobre las actividades que se ejecutan en cuanto al envo y recepcin de
correspondencias desde las diferentes Unidades Organizativas de La C.A. Energa
Elctrica de Barquisimeto (ENELBAR).
Se le agradece su sinceridad y objetividad en las evaluaciones y observaciones

pertinentes, con el fin de efectuar una investigacin veraz que garantice el xito de
la misma.
Atentamente,
_____________________
_____________________
Laura V. Gonzlez C.
Ivn M. Prez T.
84
Ttulo de la Investigacin
ELCTRICA DE BARQUISIMETO (ENELBAR).
Objetivos de la investigacin
General
Aplicar reingeniera al Sistema de Control de Archivos y Correspondencias

(SCAC) implantado en ENELBAR.
Especficos
Diagnosticar la situacin actual del Sistema de Control de Archivos y

Correspondencias (SCAC) implantado en ENELBAR.
Determinar los requerimientos y necesidades de los usuarios del Sistema de

Control de Archivos y Correspondencias (SCAC).
Redisear el Sistema de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC).
85

UNEFA
NCLEO LARA
Instrucciones
Utilice el siguiente formato para expresar su opinin en cuanto a la
presentacin de cada tem.
Referencia: A = Dejar
B = Modificar
Coherencia
tem
A
C = Incluir otra pregunta
Pertinencia
B
C
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
86
D = Eliminar
Claridad
B
C
A
Observaciones:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Nombre del Experto: ______________________________C.I:__________________

Profesin: ___________________________________
Firma: ______________________________________
87
ANEXO C
CUADRO DE CLCULO DE LAS VARIANZAS
PARA EL COEFICIENTE DE CONFIABILIDAD
DE KURDER Y RICHARDSON.
88
Sujetos
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
1
0
1
0
1
1
1
0
1
1
1
0
1
0
1
0
2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
ITEMS
3
8
1
0
1
1
0
1
1
1
0
0
1
1
0
0
1
1
1
1
1
1
0
0
1
1
1
1
1
1
1
0
10
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
11
0
1
0
1
1
1
0
1
1
1
0
1
1
1
0
TOTAL
p*q
3
6
3
6
4
6
2
6
6
6
2
6
5
6
3
2,66667
0,5
1
0,5
1
0,7
1
0,3
1
1
1
0,3
1
0,8
1
0,5
0,5
0
0,5
0
0,3
0
0,7
0
0
0
0,7
0
0,2
0
0,5
0,25
0
0,25
0
0,2211
0
0,2211
0
0
0
0,2211
0
0,1411
0
0,25
1,5544
Donde:
Vt
Sum (p*q)
p*q
Vt: Varianza total.
p*q: Producto de las respuestas representadas en porcentajes.
Sum (p*q): Sumatoria de los productos de las respuestas representadas en
porcentajes.
89
ANEXO D
CUADRO DE CLCULO DE LAS VARIANZAS
PARA EL COEFICIENTE DE CONFIABILIDAD
DE CRONBACH.
90
Sujetos
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
ITEMS
4
3
4
3
4
2
3
4
3
2
3
4
4
3
4
4
0,52381
5
1
3
1
1
4
3
3
4
1
4
1
4
1
4
4
1,971429
6
2
4
2
3
2
4
4
4
3
4
2
4
2
3
4
0,838095
Donde:
St
Vi
Vt
St: Varianza total.
Vi: Varianza individual por tem.
Vt: Sumatoria de las varianzas individuales.
91
7
2
4
2
1
2
1
4
2
2
2
4
1
2
3
2
1,066667
4,4
TOTAL
8
15
8
9
10
11
15
13
8
13
11
13
8
14
14
7,238095
ANEXO E
CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE LOS
PASANTES.
92
ANEXO F
CERTIFICADOS DE PASANTAS.
93
BIBLIOGRAFA
LIBROS:
Alarcn
Gonzlez,
Juan
ngel
(1999).
Reingeniera
de
procesos
empresariales. Escrito por FC Editorial.
Arbones Malisini, Eduardo A. (1992). Tcnicas grficas en prodctica. Editor

Marcombo, 1992.
Balestrini, M, (1998). Como se elabora un proyecto de investigacin. (2da. Ed.).

Caracas: BL Consultores Asociados, Servicios Editoriales.
Bertino Elisa y Martino Lorenzo (1995). Sistemas de bases de datos orientadas a

objetos: conceptos y arquitecturas. Ediciones Daz de Santos.
Blanco Arteaga, Carolina (2005). Sistema automatizado para el control de envo y

recepcin de la
correspondencia del BBVA banco provincial - Trabajo
presentado como requisito para optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario

en la Especialidad de Informtica. Instituto Universitario de Tecnologa de
Administracin Industrial Regin Capital.
Browsher, Jack E. (2001). Cmo incrementar al mximo el rendimiento del

personal: un modelo de sistemas para la maestra. Biblioteca GRH para la
mejora del rendimiento. Editorial Ramn Areces.
Campderrich Falgueras, Benet (2003). Ingeniera del software. Biblioteca

multimedia. Editorial UOC.
94
Casalet, Mnica
y Lara, Felipe (1998). Tecnologa: concepto, problemas y
perspectivas. Editorial Siglo XXI.

Ceinos Sanz, Mara Cristina (2005). Diagnstico de las competencias de los
orientadores laborales en el uso de las tecnologas de la informacin y de la
comunicacin. Editor Universidad Santiago de Compostela.
Cerrada Somolinos, Carlos (2001). Fundamentos de estructura y tecnologa de

computadores. Edicin ilustrada. Editorial Ramn Areces.
De Pablo, Rosana (2004). Las Nuevas Tecnologas Aplicadas Al Turismo.

Editorial Ramn Areces.
Deitel, Paul J. (2004). Cmo programar en Java Pearson Educacin. Traducido

por: Alfonso Vidal Romero Elizondo. Edicin: 5. Editor: Pearson Educacin.
Fernndez Alarcn, Vicent (2006). Desarrollo de sistemas de informacin.

Edicions UPC.
Flames, (2001). Como elaborar un trabajo de grado enfoque cuantitativo. Caracas.

Fondo editorial IPASME.
Hammer, Michael y Champy, James (2005). Reingeniera: Olvide lo que usted

sabe sobre cmo debe funcionar una empresa, casi todo esta errado!. Editorial
Norma.
Hernndez, Baptista y Fernndez (1998). Metodologa de la Investigacin. (2da.

Edicin). Mxico. Editorial Mc Graw Hill Interamericana Editores S.A.
95
Hernndez Celis, Domingo (2007). Reingeniera de la Auditora interna

y su incidencia en la gestin ptima de servicios municipales. Escuela de
Post-Grado de la Universidad Nacional Federico Villarreal. Lima, Per.
Hernndez Osma, Esteban (2007). Reingeniera de un proceso asistencial.

Reduccin de la lista de espera de varices. Departamento de Medicina y
Ciruga.
Hernndez, S. y otros, (2005), Metodologa de la Investigacin, Cuarta Edicin.McGraw Hill. Interamericana Editores, S.A. De CV.
Klein, Mark M. y Manganelli, Raymond L. (1995). Cmo hacer reingeniera.

Editorial Norma.
Len Serrano, Gonzalo (2006). Ingeniera de sistemas de software.
Louden, Kenneth C (2004). Lenguajes de programacin: principios y prctica.

Edicin 2. Cengage Learning Editores.
Medina Pasaje, Julio Luis y Drake Moyano, Jos Mara (2005). Metodologa y
herramientas UML para el modelado y anlisis de sistemas de tiempo real
orientados a objetos. Universidad de Cantabria. Departamento de Electrnica
y Computadores. Editorial Universidad de Cantabria.
Munilla Calvo, Eduardo y Garca Valcrgel, Ignacio (2003). E-business

Colaborativo. FC Editorial.
Pressman, Roger S. (2002). Ingeniera del software un enfoque prctico. Quinta

edicin. McGRAW-HIL.
96
Robbins, Stephen P y otros (2004). Comportamiento organizacional. Edicin10.

Editor Pearson Educacin.
Ruz, Carlos (1998). Instrumentos de Investigacin Educativa. Venezuela: CIDEG,

C.A.
Saffady, William (1986). Informtica documental para bibliotecas. Editor:

Ediciones Daz de Santos.
Stair, Ralph M. y Reynolds, George W. (2000). Principios de sistemas de

informacin. Edicin 4, ilustrada. Cengage Learning Editores.
Vega Briceo, Edgar Armando (2005). Los sistemas de informacin y su
importancia para las organizaciones y empresas.
REFERENCIAS ELECTRNICAS
http://www.intelmax.com/ensanluis/images/capitulo3.ppt.
http://www.monografas.com/trabajos13/adies/adies.shtml,2004/
http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/050810093234.html.
http://www.wordreference.com/definicion/
97
ABREVIATURAS:
BD: Base de datos.

C.A.: Compaa annima.
GPS: Global Positioning System - Sistema de Posicionamiento Global.
HTML: HyperText Markup Language (Lenguaje de Marcas de Hipertexto).
INTEI: Ingeniera y Tecnologa de la Informacin.
N: Nmero.
p.: Pgina
PDF: Portable Document Format (Formato de Documento Porttil).
SGBD: Sistema de Gestin de Base de Datos.
SI: Sistema de Informacin.
TI: Tecnologa de la Informacin.
TIC: Tecnologa de la Informacin y Comunicacin.
UML: Unified Modeling Language (Lenguaje Unificado de Modelado).
98
GLOSARIO DE TRMINOS:
Actualizar: Renovar o modernizar. Poner al da algo atrasado.

Auditoria: Viene del latn AUDITORIUS. Se define auditoria como un proceso
sistemtico para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con
informes sobre actividades econmicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo
fin consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con
las evidencias que le dieron origen, as como establecer si dichos informes se han
elaborado observando los principios establecidos para el caso.
BoUML: Es un software libre, que adems de gratuito, es sencillo, para crear los
diagramas del proyecto que se desee realizar. Con esta herramienta se pueden crear
diagramas de casos de uso, diagramas de clases, entre otros.
Calidad: Es una cualidad y propiedad inherente de las cosas, que permite que stas
sean comparadas con otras de su misma especie. La definicin de calidad nunca
puede ser precisa, ya que se trata de una apreciacin subjetiva.
Circular: Escrito dirigido a varias personas para comunicarles algo.
Comunicacin: Es un fenmeno inherente a la relacin que los seres vivos
mantienen cuando se encuentran en grupo. A travs de la comunicacin, las personas
o animales obtienen informacin respecto a su entorno y pueden compartirla con el
resto.
Cuestionario: Conjunto de preguntas a las que el sujeto puede responder por escrito,
cuyo fin es poner en evidencia determinados aspectos psquico.
Eficaz: Que logra hacer efectivo un intento o propsito.
Eficiente: Que consigue un propsito empleando los medios idneos.
Entrevista: Encuentro y conversacin entre dos o ms personas para tratar un asunto
determinado. Conversacin o serie de preguntas y respuestas que entabla un
periodista con un personaje de actualidad para difundir sus opiniones.
Escalabilidad: En informtica, propiedad deseable en un sistema, red o proceso que
indica su habilidad para poder hacerse ms grande sin perder calidad en sus servicios.
99
Framework: (plataforma, entorno, marco de trabajo). Desde el punto de vista del

desarrollo de software, un framework es una estructura de soporte definida, en la cual
otro proyecto de software puede ser organizado y desarrollado.
Gestin: Hace referencia a la accin y al efecto de gestionar y administrar. Gestionar
es realizar diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera.
Implantar: Establecer y poner en ejecucin doctrinas nuevas, instituciones, prcticas
o costumbres.
Investigacin: Indagacin, bsqueda, estudio profundo de alguna materia.
Informacin: Conjunto de datos procesados.
Liderazgo: Situacin de superioridad en que se halla una empresa, un producto o un
sector econmico, dentro de su mbito.
Mantenibilidad: La facilidad con la que un sistema o componente software puede
ser modificado para corregir fallos, mejorar su funcionamiento u otros atributos o
adaptarse a cambios en el entorno.
Memorando: Resumen escrito de los puntos ms importantes de una cuestin.
Memo rpido: Comunicacin escrita de puntos importantes de una situacin pero
que se hace de manera informal.
Motivacin: Son aquellas cosas que impulsan a algunas personas a realizar
determinadas acciones y a persistir en ellas hasta el cumplimiento de su objetivo.
Organizacin: Grupo social formado por personas, tareas y administracin, que
interactan en el marco de una estructura sistemtica para cumplir con sus objetivos.
Optimizar: es la bsqueda y el hecho de mejorar el rendimiento de un sistema
operativo, programa o dispositivo, a partir de determinados cambios lgicos
(software) o fsicos (hardware).
Plataforma: En informtica, determinado software y/o hardware con el cual una
aplicacin es compatible y permite ejecutarla.
Portabilidad: Se refiere a la capacidad de un programa o sistema de ejecutarse en
diferentes plataformas o arquitecturas con mnimas modificaciones.
100
Procedimiento: Es la accin de proceder o el mtodo de ejecutar algunas cosas. Se

trata de una serie comn de pasos definidos que permiten realizar algo de forma
correcta.
Proceso: Un proceso es un conjunto de actividades relacionadas y secuenciales que
convierte unos factores iniciales (inputs) en bienes o servicios deseados (outputs),
aadiendo un valor a los mismos.
Propuesta: Proposicin o idea que se manifiesta y ofrece a uno para un fin.
Prototipo: Primer ejemplar de alguna cosa que se toma como modelo para crear otros
de la misma clase.
Proyecto: Idea de una cosa que se piensa hacer y para la cual se establece un modo
determinado y un conjunto de medios necesarios.
Registro: Lugar donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos.
Reingeniera:
Es el rediseo de un proceso en un negocio o un cambio drstico de un proceso. A
pesar que este concepto resume la idea principal de la reingeniera esta frase no
envuelve todo lo que implica la reingeniera. Reingeniera es comenzar de cero, es un
cambio de todo o nada, adems ordena la empresa alrededor de los procesos. La
reingeniera requiere que los procesos fundamentales de los negocios sean observados
desde una perspectiva transfuncional y en base a la satisfaccin del cliente.
Semntica: Se refiere a los aspectos del significado, sentido o interpretacin del
significado de un determinado elemento, smbolo, palabra, expresin o representacin
formal.
Servicio: Es un conjunto de actividades que buscan responder a una o ms
necesidades de un cliente. Se define un marco en donde las actividades se
desarrollarn con la idea de fijar una expectativa en el resultado de stas.
Sintaxis: Parte de la gramtica que estudia la forma en que se combinan y relacionan
las palabras para formar secuencias mayores, clusulas y oraciones y la funcin que
desempean dentro de estas.
101
Sistemas: Es un conjunto de partes o elementos organizadas y relacionadas que

interactan entre s para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos,
energa o materia del ambiente y proveen (salida) informacin, energa o materia.
Suministrar: Proveer a alguien de aquello que necesita.
Talento: Conjunto de facultades o capacidades tanto artsticas como intelectuales.
ZK: es un framework de aplicaciones Web en AJAX, completamente en Java de
Cdigo abierto que permite una rica interfaz de usuario para aplicaciones web sin
usar JavaScript y con poca programacin.
102

Pasantias (Modelo 4)

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Pasantias (Modelo 4)

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

INFORME DE PASANTA PROFESIONAL REALIZADA EN LA C.A.

AUTOR(ES): Laura V. Gonzlez C.

Barquisimeto, Septiembre 2009

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

REINGENIERA AL SISTEMA DE CONTROL DE ARCHIVOS Y

AUTOR(ES): Laura V. Gonzlez C.

Barquisimeto, Septiembre 2009

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

APROBACIN DEL TUTOR ACADMICO

Seor coordinador de la carrera de Ingeniera de Sistemas, mediante la presente

CORRESPONDENCIAS (SCAC) IMPLANTADO EN LA C.A. ENERGA

NOMBRES Y APELLIDOS: _Ing. Mary Fernndez_

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

APROBACIN DEL JURADO EXAMINADOR DEL INFORME

Seor coordinador de la carrera de Ingeniera de Sistemas, mediante la presente

Laura Vernica Gonzlez Caneln de C.I: 18.105.374

Ivn Miguel Prez Torres de C.I: 17.853.619

As mismo, le hacemos saber que el informe presentado fue:

Aprobado: _____________________ Reprobado: _____________________

2). ___________________________ de C.I:___________ Firma: _________

3). ___________________________ de C.I:___________ Firma: _________

Dedico este proyecto y toda mi carrera universitaria a Dios mi gua espiritual, a

A Dios, por darnos la perseverancia para llevar a cabo nuestras metas.

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

REINGENIERA AL SISTEMA DE CONTROL DE ARCHIVOS Y

Descriptores: Sistemas de Informacin, Sistema automatizado, Reingeniera.

Tcnicas de Recoleccin de Datos.......................................

Instrumentos para la Recoleccin de Datos.........................

Validez del Instrumento.......................................................

Confiabilidad del Instrumento..............................................

Tcnica de anlisis de los Datos...........................................

Interpretacin de los Datos...................................................

Fases del proyecto................................................................. 41-42

IV ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS RESULTADOS... 43-55

V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES............................ 56-58

VI REDISEO DEL SISTEMA.......................................................

D. Cuadro de clculo de las varianzas para el coeficiente de

E. Control de entrada y salida de los pasantes................................

LISTA DE TABLAS O CUADROS

LISTA DE GRFICOS O ILUSTRACIONES

La actualizacin permanente de los sistemas de comunicacin e informacin

de Control de Archivos y Correspondencias (SCAC), basndose en las actividades

Ser una Corporacin con tica y carcter socialista, modelo en la presentacin de

Desarrollar, proporcionar y garantizar un servicio elctrico de calidad, eficiente,

y sostenibilidad financiera en todo el Territorio

Nacional, a travs de la utilizacin de tecnologa de vanguardia en la ejecucin de los

La C.A. Energa Elctrica de Barquisimeto est estructurada por las siguientes

La Vicepresidencia de Asistencia a la Presidencia, se encarga de prestar ayuda

La Vicepresidencia de Ingeniera la cual se encarga de desarrollas, planificar y

A la Vicepresidencia de Distribucin, se encarga de controlar que la

La Vicepresidencia de Servicio al Cliente, esta unidad organizativa

encarga de atender los requerimientos de los clientes, inspecciona que se est

Norte, Gerencia de Servicio al Cliente Regiones, Gerencia de Medicin de

La Vicepresidencia de Administracin y Finanzas, la cual se encarga de

Vicepresidencia de Planificacin Corporativa y Sistemas, sta es la unidad

Y por ltimo, la Vicepresidencia de Recursos Humanos, la cual se encarga de

A continuacin se presenta el organigrama de la empresa:

Ilustracin 1. Organigrama de la empresa:

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

herramientas UML existentes en el rea de Sistemas.

A continuacin se presenta una explicacin ms detallada acerca de las actividades

Semana N 1 (Desde el 27/04/09 hasta el 30/04/09): Esta semana consisti

Aprobado: _ Reprobado: _

2). _____________________ de C.I:_ Firma: _____

3). _____________________ de C.I:_ Firma: _____