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1.2.4 Guia para Elaborar Manuales de Procedimientos y Funciones
1.2.4 Guia para Elaborar Manuales de Procedimientos y Funciones
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procedimientos es un documento que permite relacionar de forma
secuencial los pasos necesarios a desarrollar para la ejecucin de un proceso. Permite
adems establecer los ejecutores, con la participacin de una o varias dependencias y
empleados, segn sea el procedimiento, y para establecer responsabilidades, tiempos de
ejecucin, controles y las formas de trabajar en general.
Procedimiento : es la gua para desarrollar en desarrollo de las tareas rutinarias y
responde a las siguientes preguntas:
Qu se hace?
Quin lo hace
Cmo lo hace?
Para qu lo hace?
Dnde lo hace?
Entradas
Quin es el responsable?
Insumos
RECURSOS:
Humanos
Fsicos
Tcnicos
Tecnolgicos
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS EN LA F.C.E.
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3...
SALIDAS
Servicios de
calidad
1. PRINCIPIOS GENERALES:
Para la elaboracin de los manuales de procedimientos, se deben tener en cuenta los
siguientes conceptos:
FLEXIBILIDAD
Los procedimientos deben ser dinmicos y permitir la objetividad en la toma de
decisiones, de acuerdo con el rea y jerarqua donde se ubique la persona que las
aplique. Debe contemplarse la posibilidad del mejoramiento continuo y/o cambios en un
momento dado, bien sea por decisiones de la administracin o situaciones legislativas,
con miras a su optimizacin.
EFICIENCIA
Un manual de procedimientos debe permitir el mejor aprovechamiento de los recursos
financieros, humanos, fsicos y tcnicos que participen de un proceso, permitiendo su
mejor combinacin, con miras al alcance de los objetivos institucionales, para lograr los
mejores resultados en la gestin.
UNIDAD
La organizacin es un sistema y por lo tanto, los procedimientos realizados en cada una
de las dependencias o reas de trabajo, obedecen a parmetros o directrices nicas y
generales previamente diseadas, y debern estar concordantes, cumpliendo los
objetivos del Plan de Desarrollo de la Facultad y el de la Universidad.
INTEGRIDAD
Cada procedimiento, independientemente debe ayudar a cumplir un objetivo que lleve a
lograr la misin de la Facultad. Por ello, las dependencias o reas de trabajo no son
consideradas separadamente y deben contemplar la coordinacin e informacin; y as
mismo se deben considerar integralmente, la existencia de responsabilidades asociadas
a la de autoridad.
CLARIDAD
Los manuales de procedimientos deben tener un fin didctico y por tal razn este
principio debe aplicarse y garantizarse para cualquier tipo de actividad o tarea,
permitiendo el rpido aprendizaje para su realizacin y as evitar tropiezos a la gestin
administrativa.
CONTROL
Los procedimientos son proyectos o planes a ejecutar, lo cual permite realizar los pasos
dentro de una actividad, para lograr un objetivo. Deber contemplar los mecanismos o
parmetros de control, especialmente facilitando detectar errores y que permitan
evaluarsen
para ajustar dentro de un proceso constante de retroalimentacin y
mejoramiento continuo.
Cmo lo hace? Identifica los medios (mtodos y tcnicas), para realizar la actividad u
operacin
MANUALES DE FUNCIONES
Paralelamente se elaboren los procedimientos de la Facultad, se proceder a realizar los
manuales de funciones, los cuales tendrn como base principal los formatos de
levantamiento de procedimientos.
El Manual de Funciones es un instrumento permanente de trabajo, que contiene el
conjunto de normas y tareas que desarrolla cada empleado en sus actividades cotidianas
y ser elaborado tcnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas y
normas. Este Manual indicar, qu hacer y cmo hacer el trabajo, en funcin de cumplir
con el Plan de Desarrollo, tanto de la Facultad, como de la Universidad.
SIGNIFICADO
Conector entre Actividades
Identificador de Decisin.
A partir de una pregunta se dirige el
curso del procedimiento hacia dos
caminos:
Uno para el SI y otro para el NO
EMPLEADO
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
Docente
Departamento
Secretaria
Secretaria
Acadmica
Consejo de
Facultad
Secretaria
Acadmica
Facultad
Secretaria
Acadmica
3
4
Secretaria
5
6
Decano
Secretaria
FORMATO
FLUJOGRAMA
INICIO
Solicita mediante oficio
al Decano
RESPONSABLE
Oficio
Docente
Tramita oficio de Solicitud
de Licencia ante el
Consejo
Elabora Acta
Acta
Secretaria
Secretaria
NO
Recomienda la
solicitud
mediante el
acta?
SI
Elabora Resolucin
Resolucin
Secretaria
Firma Resolucin
Fotocopia
Resolucin
Decano
Secretaria
FIN