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Instrucciones Operativas Rendicion Seguimiento Financiero
Instrucciones Operativas Rendicion Seguimiento Financiero
QFICINA
RESOLUCIN EXENTA
O0 1 2 7 6
PAtz
31.12. 2014
SANTIAGO
MODIFICA Y APRUEBA TEXTO REFUNDIDO
DE INSTRUCCIONES OPERATIVAS PARA LA
RENDICIN Y SEGUIMIENTO FINANCIERO
DE PROYECTOS COFINANCIADOS POR EL
COMIT INNOVA CHILE DE CORFO Y SUS
ANEXOS.
VISTO:
RESUELVO:
I.
OBJETIVO
Las presentes instrucciones tienen por objeto operativizar, para la institucin, sus
beneficiarios, y dems participantes de un proyecto cofinanciado por el Comit, la
normativa general que rige en materia de rendicin de cuentas de los recursos pblicos,
as como la regulacin de sta para el caso de los aportes de contraparte.
Estas instrucciones abordan en detalle los aspectos relacionados con la rendicin y el
seguimiento financiero de los proyectos que obtienen un subsidio entregado por
InnovaChile. Estos aspectos estn referidos a la obligacin de rendir la inversin de los
recursos asignados para la ejecucin de un proyecto; la forma y oportunidad de efectuar
la rendicin; los requisitos que debe reunir un gasto para ser aceptado y la forma en que
debe respaldarse; el deber que tiene la Administracin de exigir rendicin de cuentas de
los recursos pblicos entregados, y las facultades y obligaciones asociadas a sta, entre
otros.
Si los plazos sealados en estas instrucciones se refieren a das, se entendern como
hbiles, a menos que se seale lo contrario. Son das inhbiles los sbados, domingos y
festivos.
Para facilitar la administracin del proyecto, InnovaChile cuenta con un software,
denominado Sistema de Gestin de Proyectos (en adelante, SGP), el cual da soporte de
informacin del proyecto desde la postulacin hasta su trmino y/o cierre. El seguimiento
se realiza tomando como referencia la versin definitiva del proyecto disponible en el
SGP, la cual contiene eventuales condiciones de adjudicacin y/o formalizacin
establecidas por el Subcomit u rgano competente al momento de aprobar los fondos
para su ejecucin.
Todos los informes y las rendiciones de cuentas asociados a stos se debern realizar y
enviar a travs del SGP. Sin perjuicio de lo anterior, InnovaChile slo podr aprobar los
gastos financiados en todo o parte con cargo al subsidio entregado, una vez que haya
tenido a la vista el documento de respaldo autntico u original, entre otros requisitos que
se detallan ms adelante.
En lo que sigue, la expresin "SGP" servir para referirse al Sistema de Gestin de
Proyectos actual, o al sistema de gestin que eventualmente lo sustituya o reemplace.
II.
Es el proceso que tiene por objeto revisar y verificar que las rendiciones de cuentas de los
proyectos financiados por InnovaChile sean realizadas conforme a la normativa que rige
al sector pblico, instrucciones vigentes, bases y convenios de subsidio suscritos, con el
propsito de cautelar la materializacin de lo subvencionado y el buen uso de los recursos
pblicos.
El seguimiento financiero de los proyectos se realiza principalmente en dos mbitos:
a) En primer trmino, por va de los anlisis peridicos del gasto en el sistema SGP
(en lnea) por medio de la revisin de las declaraciones de gastos del beneficiario
de los recursos transferidos.
En este mbito se considera el anlisis de las rendiciones de cuentas (rendiciones
financieras), las que se encontrarn disponibles en lnea para los Ejecutivos
Financieros de la Unidad de Seguimiento de la Gerencia de Operaciones de
Estas normas regulan la obligacin que tiene cualquier persona o institucin, sea de
carcter pblico o privado, que perciba aportes o subvenciones del Estado, de rendir
cuenta de la inversin de estos fondos.
iniciativa o por expresa peticin del beneficiario, de acuerdo a las causales establecidas
en las "Bases Administrativas Generales para los instrumentos o lneas de financiamiento
del Comit InnovaChile", aprobadas por Resolucin (A) N 277 de 2012 de la Direccin
Ejecutiva y sus modificaciones.
3. Responsable de la administracin de los recursos
La versin definitiva (o ltima versin) del proyecto, ser aquella que d cuenta de la
decisin del Subcomit u rgano competente, incorporando las eventuales condiciones de
adjudicacin y/o formalizacin fijadas por ste y que se encuentre disponible en el SGP.
Esta versin detallar los hitos crticos, si corresponde, y el presupuesto aprobado. En
este ltimo, se detallarn los montos totales a nivel de la cuenta presupuestada y una
estimacin de los montos a ejecutar a nivel de tem dentro de cada cuenta.
Eventualmente, el ejecutivo del proyecto podr incorporar una glosa con los conceptos
que se pretende financiar con cada tem de gasto, con el fin de clarificar o aportar
antecedentes relevantes para el seguimiento del proyecto. El presupuesto aprobado para
cada cuenta ser diferenciado por fuente de financiamiento y de acuerdo a la naturaleza
de los aportes (pecuniarios, valorizados), tanto en la ltima versin del proyecto, como
para efectos de la rendicin de gastos durante la ejecucin de actividades.
7. Imputacin de gastos al proyecto
Los gastos originados por la ejecucin del proyecto deben ser imputados. por regla
general, desde la fecha de inicio del mismo.
Sin perjuicio de lo anterior. se podrn aceptar gastos incurridos en la ejecucin del
proyecto desde la fecha de comunicacin de la decisin aprobatoria, a riesgo del
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beneficiario, razn por la cual, la falta de formalizacin del convenio de subsidio no dar
Otros tems especficos que las bases tcnicas establezcan, atendida la naturaleza y
objetivos de los instrumentos.
8. Suspensin de pagos y de gastos
Para efectos de contabilizar el subsidio otorgado, sea que ste se haya entregado como
anticipo o en la modalidad de reembolso, el beneficiario debe operar de acuerdo a la
normativa general aplicable, sin perjuicio de tener presente. entre otros, el oficio N3902
del 29.12.1995 y el Ord. N 196 del 29.01.2010, ambos de la Subdireccin Normativa del
Departamento de Impuestos Directos del Servicio de Impuestos Internos.
El beneficiario deber llevar un registro contable mensual de los gastos del proyecto, y
deber mantener ordenada la documentacin original de respaldo, de modo que permita,
en todo momento, el examen y verificacin de la informacin y documentacin sustantiva,
administrativa y contable del proyecto por InnovaChile. Para cumplir con este objeto, es
necesario que el beneficiario cree un centro de costos exclusivo para el proyecto.
En este registro se debe mantener un detalle de todos los gastos asociados al proyecto.
El ejecutivo financiero verificar, al momento de la visita en terreno, la existencia de este
registro. La omisin en el registro de un documento de respaldo imputado al subsidio
ser suficiente motivo para su rechazo'.
Asimismo, se deber mantener en forma ordenada y separada los documentos contables
que reflejen el pago de los documentos tributarios y contables rendidos con cargo al
subsidio de InnovaChile.
En los libros o registros contables correspondientes debe identificarse claramente los
gastos y aportes del proyecto.
Ejemplo:
Cuenta de Pasivo: Ingreso del subsidio InnovaChile 2
Cuentas de Activo: Cuentas de desembolsos del proyecto imputados al subsidio (segn
las cuentas de cada lnea de financiamiento).
IV.
RENDICIN DE CUENTAS
La revisin en terreno ser realizada el quinto da hbil posterior a la fecha de envo del
informe correspondiente a travs del SGP. La fecha de entrega de los informes consta en
el calendario pactado en el convenio de subsidio del proyecto. El beneficiario deber
disponer de todas las condiciones necesarias para que se efecte la visita en terreno,
debiendo programar y presentar en ella todos los respaldos asociados a la rendicin de
gastos.
Esta fecha slo podr modificarse por iniciativa exclusiva de InnovaChile, pudiendo el
Comit reagendar la visita para un da distinto, el que en todo caso, no podr ser posterior
al dcimo da hbil contado desde la fecha de envo del informe correspondiente a travs
del SGP. InnovaChile comunicar esta circunstancia al beneficiario, va correo electrnico
y/o va SGP, si esta ltima alternativa se encuentra disponible, con al menos dos das de
anticipacin a la nueva fecha fijada. Esta modificacin no podr ser solicitada por el
beneficiario. En consecuencia, el beneficiario deber, con anticipacin, tomar las medidas
necesarias para que la visita se efecte al quinto da hbil posterior a la fecha de envo del
informe correspondiente a travs del SGP, considerando siempre y en todo caso la
eventualidad de que sta se reagende en la forma indicada precedentemente.
El beneficiario deber tener disponibles todos los antecedentes que respalden la rendicin
de gastos registrados en el Sistema de Gestin de Proyectos (SGP). En cada visita se
dejar constancia de lo revisado a travs de un acta que deber ser firmada por el
beneficiario o su representante y el ejecutivo encargado de la revisin.
El resultado preliminar de la revisin financiera, con los gastos aprobados, rechazados y
los fundamentos de rechazo, ser comunicado al beneficiario va correo electrnico y/o
va SGP, si esta ltima alternativa se encuentra disponible, teniendo el beneficiario un
plazo de diez das hbiles, a contar de su recepcin, para acompaar documentacin y/o
efectuar aclaraciones tendientes a subsanar el rechazo de gastos.
Si el motivo del rechazo es la falta de algn documento de respaldo', el beneficiario debe
traerlo materialmente a las oficinas de Corfo dentro del perodo de aclaracin.
Ahora bien, puede darse el caso que la existencia del gasto est acreditada con el
correspondiente documento de respaldo (boleta, factura, etc.), pero que el gasto
igualmente se haya observado o rechazado, por ejemplo, porque se cuestiona su monto o
su pertinencia, o porque no se acompaaron las cotizaciones previas correspondientes.
En estos casos, los documentos complementarios conducentes a subsanar este tipo de
observaciones podrn subirse al SGP.
Si la revisin no se concreta en la visita, el beneficiario deber presentar la
documentacin de respaldo autntica (original) en las Oficinas de Corlo, nicamente
durante el perodo de aclaracin, esto es, durante los cinco das hbiles siguientes a
la recepcin del "resultado preliminar" establecido precedentemente. Para estos
efectos, el beneficiario podr coordinar lugar, fecha y hora especfica con el ejecutivo de
seguimiento respectivo. Vencido el perodo de aclaracin, el beneficiario no podr
acompaar documentacin y/o efectuar aclaraciones tendientes a subsanar el rechazo de
gastos.
Los gastos cuyos respaldos no sean presentados durante la revisin en terreno, ni se
acompaen posteriormente durante el perodo de aclaracin, sern rechazados sin
posibilidad de ser rendidos en un prximo informe, sea de avance o final, salvo que el
beneficiario haya informado oportuna y fundadamente las razones de la omisin o falta de
entrega.
2.3 Contenido del informe de avance y/o final a travs del SGP
Entendemos por documento de respaldo, aquel documento tributario, contable u otros (boletas,
facturas, liquidaciones de sueldo, etc.) que da cuenta fehaciente de la existencia del gasto.
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cmo se modificar el plan de trabajo para lograr los resultados pendientes dentro
de los plazos y recursos establecidos en el convenio de subsidio.
Rendicin de cuentas, ordenada, por cuenta e tem de gasto financiable,
cronolgicamente por mes, y diferenciada por fuente de financiamiento.
InnovaChile.
Timbre:
Financiado por InnovaChile
Fecha
Proyecto cod.
Informe n
Monto imputado $
Fuente de financiamiento:
Monto InnovaChile $
Monto Beneficiario $
Monto Asociado(s) $
ii.
iii.
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pas respectivo, de cada uno de los documentos que respaldan los gastos a rendir.
En definitiva, se aplica la misma regla de rendicin del subsidio (documentacin
fehaciente de tipo contable y/o tributaria), con la diferencia que no se exige
necesariamente la documentacin original, sino que tambin se aceptan
fotocopias autorizadas.
b) Presentacin de un informe de auditora externa, el cual debe cumplir con los
siguientes requisitos:
El contenido de cada cuenta est desarrollado en las BAG, y complementado en las respectivas
bases tcnicas del instrumento especfico.
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Gastos de Inversin
Gastos de Administracin
Overhead
Las BAG, junto con establecer el contenido de cada una de las cuentas, sealan que en
las bases tcnicas respectivas se podr precisar el contenido de las cuentas
presupuestarias, y/o establecer topes globales o de subsidio para cada una de las
cuentas y/o para algunos de sus componentes.
Los gastos realizados en cada una de las cuentas presupuestarias sealadas deber
respaldarse de acuerdo a su naturaleza, esto es, teniendo en cuenta si:
documento fehaciente de carcter
Se financi total o parcialmente con subsidio
contable y/o tributario y/u otros (boleta, factura, liquidacin de remuneraciones,
contrato, etc., segn corresponda) en original.
Se financi totalmente con aporte pecuniario del (de los) participante(s) ->
Certificado firmado por el beneficiario, coejecutor o aportante, o el representante
respectivo si corresponde, que detalle los conceptos de gasto, y el
correspondiente nmero, fecha de emisin y monto de los documentos que
respaldan el valor, salvo para el caso de recursos humanos.
Respecto de aportes pecuniarios realizados en el extranjero por entidades
extranjeras, est la opcin de rendir, ya sea con originales o fotocopias
autorizadas de la documentacin contable y/o tributaria, o mediante una Auditora
Externa (ver subnumeral 2.5.3 precedente).
Certificado como
Se trata de un aporte valorado del (de los) participante(s)
documento fehaciente, salvo para el caso de recursos humanos.
Respecto de aportes valorados realizados en el extranjero por entidades
extranjeras, est la opcin de rendir, ya sea con originales o fotocopias
autorizadas de la documentacin contable y/o tributaria, o mediante una Auditora
Externa (ver subnumeral 2.5.3 precedente).
Sin perjuicio de lo anterior, se establecen las siguientes normas:
- Respecto de la cuenta Recursos Humanos:
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Estos gastos se financiarn hasta un tope del 3% del total del subsidio otorgado.
Respecto de la cuenta Gastos de Administracin:
Este tipo de gastos se rinde a travs de una factura exenta emitida a nombre de
InnovaChile.
V. INTERPRETACIN
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La Direccin Ejecutiva del Comit Innova Chile se reserva la facultad de resolver toda
controversia o duda en cuanto al correcto sentido y alcance, forma y oportunidad de
aplicacin, y todo otro conflicto interpretativo que pudiese surgir de la aplicacin de las
presentes instrucciones. Lo anterior, sin perjuicio de los recursos establecidos en la Ley.
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ANEXO N1
COMPROBANTE DE INGRESO
N comprobante:
Cdigo Proyecto:
Fecha Recepcin:
Nombre Empresa
RUT
RUT
Nombre Institucin
60.706.069 K
INNOVACHILE
- Vale
Concepto del Ingreso:
- Transferencia
Vista
- Otro
N Documento
Monto
Proyecto / Programa
Emitido Por:
Comentario:
Recepcin Conforme
Firma/Timbre
Nota: Modelo de comprobante que debe ser entregado al Ejecutivo a cargo del proyecto,
una vez que los fondos sean recepcionados. (Debe cumplir con los requisitos
mnimos sealados en la Resolucin N759 de la Contralora General de la
Repblica).
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ANEXO N2
tem del
Gasto
Perodo
Imputacin
Descripcin
del Aporte
Tipo de
Documento
de respaldo
N de
Documento
Proveedor/
Prestador
Monto del
Aporte
($)
Total
La empresa asegura a la fecha de este certificado, que los aportes arriba declarados por
concepto de la debida ejecucin del proyecto individualizado, estn acorde a los trminos,
cartas de compromisos y condiciones del convenio suscrito por
(beneficiario/asociada/coejecutora) con InnovaChile/Corfo. La documentacin justificativa
de estos aportes se encuentra en las instalaciones de (nombre del beneficiario),
documentacin que, previa solicitud, se facilitar para su examen por las autoridades del
Comit, la Contralora General de la Repblica y/o auditores independientes.
Asimismo, declaro tener conocimiento de lo dispuesto en el artculo 470 del Cdigo Penal
que dispone: "Las penas del artculo 467 se aplicarn tambin: 8 A los que
fraudulentamente obtuvieren del Fisco, de las municipalidades, de las Cajas de Previsin
y de las instituciones centralizadas o descentralizadas del Estado, prestaciones
improcedentes, tales como remuneraciones, bonificaciones, subsidios, pensiones,
jubilaciones, asignaciones, devoluciones o imputaciones indebidas", en su calidad delito
de estafa y otros engaos.
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ANEXO N3
CERTIFICADO APORTES VALORADOS
item del
Gasto
Perodo
Imputacin
Descripcin
del Aporte
Tipo de
Documento
de respaldo
N de
Documento
Proveedor/
Prestador
Monto del
Aporte
($)
Total
La empresa asegura a la fecha de este certificado. que los aportes arriba declarados por
concepto de la debida ejecucin del proyecto individualizado, estn acorde a los trminos,
cartas de compromisos y condiciones del convenio suscrito por
(beneficiario/asociada/coejecutora) con InnovaChile/Corfo.
La documentacin justificativa de estos aportes se encuentra anexa al presente certificado
y adems en las instalaciones de (nombre del beneficiario), documentacin que, previa
solicitud. se facilitar para su examen por las autoridades del Comit, la Contralora
General de la Repblica y/o auditores independientes.
Asimismo, declaro tener conocimiento de lo dispuesto en el artculo 470 del Cdigo Penal
que dispone: "Las penas del artculo 467 se aplicarn tambin: 8 A los que
fraudulentamente obtuvieren del Fisco, de las municipalidades, de las Cajas de Previsin
y de las instituciones centralizadas o descentralizadas del Estado, prestaciones
improcedentes, tales como remuneraciones, bonificaciones, subsidios, pensiones,
jubilaciones, asignaciones, devoluciones o imputaciones indebidas", en su calidad delito
de estafa y otros engaos.
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ANEXO N4
Periodo
Imputacin
Total
La empresa asegura a la fecha de este certificado, que las cantidades arriba consignadas
se encuentran pagadas, registradas en los libros de contabilidad, y corresponden a los
gastos de administracin por concepto de la debida ejecucin del proyecto
individualizado, todo de acuerdo a los trminos y condiciones del convenio suscrito por
(beneficiario) y el Comit InnovaChile.
La documentacin justificativa de estos gastos se mantiene en las instalaciones de
(nombre del beneficiario), documentacin que, previa solicitud, se facilitar para su
examen por las autoridades del Comit, la Contralora General de la Repblica y/o
auditores independientes.
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ANEXO N5
RESPALDOS
FUENTE DE
CUENTAS
FINANCIAMIENTO
Recursos
Humanos
G. de Operacin
G. de Inversin
SUBSIDIO
Gasto financiado
total o
parcialmente con
subsidio
Pecuniario
Entidades nacionales
Documento fehaciente de
carcter contable y/o
tributario y/u otros (boleta,
factura, liquidacin de
remuneraciones, contrato,
etc., segn corresponda)
Entidades extranjeras
Documento fehaciente de carcter
contable y/o tributario y/u otros
(boleta, factura, liquidacin de
remuneraciones, contrato, etc., segn
corresponda)
Overhead
Factura exenta emitida a
nombre de InnovaChile
Gastos de
Administracin
Recursos
Humanos
Certificado (Anexo 4)
Liquidaciones de sueldo,
Boletas de Honorarios
Gasto
efectuado en
Chile
G. de Operacin
G. de Inversin
Certificado (Anexo 2)
Pecuniarios
Gasto
efectuado en
el extranjero
Gasto
efectuado en
Chile
Gastos de
Administracin
Liquidaciones de
sueldo, Boletas de
Honorarios
Documento
fehaciente, (en
original o en
fotocopia
autorizada)o
Auditora Externa
(opcin)
Certificado (Anexo 4)
-
Certificado (Anexo 4)
Gasto
efectuado en
Chile
Recursos
Humanos
APORTES
Gasto
efectuado en
el extranjero
Liquidaciones de sueldo,
Boletas de Honorarios
Gasto
efectuado en
el extranjero
No
pecuniarios
G. de Operacin
Gasto
efectuado en
Chile
G. de Inversin
G. Administracin
Certificado (Anexo 3) +
Memoria de clculo
explicativa
-
Certificado (Anexo 3) +
Memoria de clculo explicativa
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Gasto
efectuado en
el extranjero
Documento
fehaciente, (en
original o en
fotocopia
autorizada), o
Auditora
Externa (opcin)
Liquidaciones de
sueldo, Boletas de
Honorarios
Liquidaciones
de sueldo,
Boletas de
Honorarios (en
original o en
fotocopia
autorizada), o
Auditora
Externa
(opcin)
Documento
fehaciente, (en
original o en
fotocopia
autorizada), o
Auditora Externa
(opcin)
Normas transitorias:
a)
b)
c)
d)
Antese y comunquese
t Att"
AGUILER A = BLETE
'
Director Ejecutivo
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