Todo lo que Queras Saber de ERP

Indice
1. Introduccin
2. Que es un ERP?
3. Que se debe de tomar en consideracin para la seleccin e Implementacin del ERP?
4. Qu Herramientas existen en el Mercado actualmente que le puedan dar valor Agregado al
ERP?
5. Conclusin
6. Bibliografa
1. Introduccin
Un tema que hoy se escucha mucho en las empresas es el ERP y la Cadena de Suministro y/o la
Cadena de Abasto. Pero en especial se escucha hablar de los softwares que aplican para que el
departamento de logstica funcione de manera correcta.
De hecho existe una gran confusin por parte de los usuarios inclusive para separar los softwares del
proceso o prctica de negocio. Quien no ha escuchado a algn empleado afirmar que el MRP es el SAP
o el JD Edwards, cuando estos solo son los softwares que permiten aplicar estas tcticas de manejo de
inventarios.
Una vez identificados los distintos softwares que pueden sen utilizados, nos vemos obligados a
hacernos la pregunta, Cual es el software que se debe utilizar en nuestra empresa? Ser acaso el
SAP, GD Edwards, Peapole Soft, Oracle, Alexa o Aspen Tecnology?
La respuesta a esta pregunta al igual que a muchas otras en esta vida es todo es relativo con las
necesidades de la empresa, el tamao de la misma, de los recursos para instalar el software y de la
capacidad del personal de IT para dar mantenimiento al software y desde luego de los procesos actuales
de la empresa en cuestin.
En este artculo muestran las respuestas a todas estas interrogantes desde que es y como funciona un
ERP, hasta pasando por consejos y aspectos a considerar durante la seleccin del software, as como
durante la implementacin del mismo y terminando con algunas aplicaciones o mdulos que pueden
darle valor agregado al ERP.
Con esta informacin el director ejecutivo tendr las herramientas para poder tomar decisiones acordes
a las necesidades de la empresa, para asegurar una exitosa implementacin de ERP y desde luego que
la inversin realizada en este software tenga un pronto retorno de inversin.
2. Que es un ERP?
Los ERP (Enterprise, Resource, Planing) son sistemas complejos de informacin que integra distintos
procesos dentro de la compaa en puntos esenciales como Compras, Produccin, Presupuestos,
Pagos, Etc.
Esta Integracin genera una reduccin de costos administrativos, una mayor eficiencia para manejar los
inventarios, un verdadero conocimiento de los gastos y valores de los inventarios, as como tambin
informacin actualizada y verdica que ayuda al ejecutivo a tomar decisiones tanto operativas,
administrativas como estratgicas.
El ERP como tal forma parte de la Cadena de Abasto (Supply Chain) que se encarga de darle servicio a
toda la compaa en especial a los procesos principales de la misma para hacerla mas eficiente (Ver Fig.
1).
Fig. 1 Cuadro Generar de empresa y forma en la que interacta el ERP en la misma.
En momentos como estos, el ser una empresa de un tamao relativamente grande y no tener
implementado un sistema de ERP de manera adecuada puede significar estar fuera del mercado, debido
a que los costos administrativos llegan a subir demasiado o a la toma incorrecta de decisiones, por no
tener toda la informacin adecuada, verdica o actualizada.
Cabe destacar que el ERP se hace mas necesario y evidente conforme la compaa crece, si se tiene
una tienda de muecas de alta calidad y solo se venden alrededor de 30 muecas diarias, con un muy
alto margen de utilidad, y la nica persona atendiendo la tienda es el mismo dueo. Probablemente no
sea necesario implementar un ERP inmediatamente o si se implementa deber ser uno muy sencillo
como el Money, a final de cuenta el inventario es poco y la rotacin del mismo tambin es muy
pequea, el " feeling" del dueo de la tienda de muecas podra funcionar incluso mejor que la
informacin arrogada por un ERP, y contar 200 muecas diarias no tendra mayor problema. Pero si la
tienda empieza a crecer y el dueo decide empezar a generar franquicias de las tiendas y los volmenes
cambian y la cantidad de muecas compradas en una tienda es distinta a las de otra tienda y aumenta
la cantidad de productos a vender, ahora venden artculos para las muecas tambin, entonces es

cuando se necesita el ERP porque de los contrario se perder el control del negocio. Es por esta razn
que es recomendable crear el ERP desde antes de que realmente se requiera.
Pero a todo esto: Cmo afecta el ERP dentro de una Organizacin?, Cual es el flujo que sigue el
proceso de la compaa y como puede apoyar el ERP a esta compaa?
Fig. 2 Flujo de Actividades en las empresas en las que interviene el ERP.
En la Figura 2 se muestra el flujo de actividades de un negocio y en todas esta involucrado el ERP.
1. Los presupuestos deben de ser ingresados al sistema de ERP para que no se incurran en
gastos no planeados.
2. Los requerimientos deben de ser capturados por los usuarios o generados por el sistema (ERP)
a travs de un MRP en base a los niveles de inventario.
3. Una vez identificados los requerimientos deben de ser autorizados por el responsable del rea
y el sistema deber validar si el rea en cuestin tiene presupuesto para comprar el
requerimiento.
4. De acuerdo al requerimiento el comprador deber convertir dichos requerimientos en rdenes
de compra.
5. Las rdenes de compra debern de ser atendidas por el proveedor seleccionado por el
comprador
6. El Almacn, Planta o usuario deber recibir los materiales, materia prima o servicios
respectivamente y la recepcin de los mismos deber estar registrada en el sistema (ERP).
7. En caso de ser materia Prima, se deber conocer su estatus dentro del proceso de produccin
para de esta manera identificar si se requiere mas materia prima (Se conecta al MRP).
8. El rea de cuentas por pagar recibe las facturas de los proveedores, solo podr recibir aquellas
facturas que estn relacionadas a una recepcin de materiales, materia prima o servicios,
9. El sistema validar que se tenga presupuesto para pagar y asignar una fecha en la cual se
pueda pagar al proveedor de acuerdo a los trminos y condiciones de la compra.
10. Se le entregar el pago (Cheque) al proveedor y quedar registrada la fecha, el monto y el
proveedor al que se le pag en el sistema.
Lo antes mencionado solo es una pequea visin de cmo interacta un ERP en el funcionamiento de la
compaa. El ERP tiene adems muchos otros mdulos que de la misma forma en la cual se observa la
integracin en el ejemplo anterior pueden ser de utilidad para la compaa.
3. Que se debe de tomar en consideracin para la seleccin e Implementacin del ERP?
Es un error muy comn el seleccionar un sistema de ERP que no cumpla con los requerimientos de la
compaa y adems durante la implementacin del mismo tienen a existir problemas que repercuten en
una tardanza al momento de implementar el ERP o aun peor, no aprovechan completamente las
ventajas que proporciona el sistema.
De acuerdo con David Hendickson, existe una metodologa llamada SCOR que puede ayudar a
disminuir los problemas frecuentemente encontrados al momento de realizar la implementacin y
seleccin de software, y de la misma forma ayuda a que la empresa siga con las mejores prcticas de
negocios.
Los puntos que pretende fortalecer el SCOR son los siguientes:
Ganar el apoyo de los ejecutivos.
Crear un enfoque ms realista y detallado de los escenarios.
Identificar las deficiencias de la organizacin antes de que se implemente el ERP.
Acelerar la definicin de los requerimientos.
Generar un cambio en el manejo de la empresa.
Fig. 3 Mapa de Implementacin de Proyecto mediante SCOR
El apoyo y entendimiento por parte de la gerencia durante el proceso de Seleccin e Implementacin del
ERP es esencial. Muchas veces los ejecutivos al momento de implementar el ERP lo dejan en manos de
los expertos en el rea, pero que no tienen una visin global de la situacin actual y asumen que el
proyecto se cumplir de acuerdo al presupuesto y tiempo predefinidos.
Esto no podra estar ms equivocado, se requiere que los ejecutivos estn pegados a la seleccin y a la
implementacin del mismo. Para que puedan dar ideas, que den valor y corrija cualquier error al
procesar que exista en la organizacin, que no permita el correcto aprovechamiento del mismo.

Para lograr esta participacin y entendimiento, se tienen que exigir la participacin de una gran cantidad
de personas que se vean afectadas por la implementacin del ERP para que estas sean capacitadas y
tengan un buen entendimiento de lo que significa el ERP y como debe funcionar.
Si no se ponen de acuerdo todos los actores que estn involucrados se generarn inconsistencias en las
operaciones, quizs el mdulo implementado de MRP necesario para produccin no cumpla con los
estndares de pedidos de los proveedores, informacin que debi haber sido detectada por Compras.
Un enfoque realista y detallado de la situacin puede ser logrado si todas las entradas fsicas de la
compaa mediante la cadena de abasto son identificadas.
Toda esta informacin deber ser documentada y planteada en flujos requeridos para operar la
compaa tomando en cuenta tambin los reportes. Con estos Mapas se podr priorizar los mdulos y al
ser implementados, el orden en el cual estos sern implementados.
Con esta tcnica se podr evitar que existan aspectos importantes de la operacin que puedan ser
omitidos u olvidados durante la implementacin que eviten que el ERP actu apegado al proceso de la
Cadena de Abasto.
La identificacin de deficiencias operacionales es parte fundamental de una implementacin, con el
mtodo de implementacin tradicional se puede no ver estas deficiencias operacionales (no se estn
realizando las mejores prcticas de negocio) para evitar estas deficiencias. Esto conlleva al problema
como falta de controles de inventario, o falta de seguimiento a los procesos continuos a la entrada de
materiales al almacn.
Cuando esto sucede durante la implementacin se puede no tomar en cuenta durante toda la
implementacin del ERP y posteriormente el sistema no funcione como debiera y por ende los usuarios
rechazan el sistema por que no trabaja correctamente. Otro evento que ocurre cuando se presenta esta
situacin es que se dan cuenta a la mitad de la implementacin y esto hace que tenga que parar la
implementacin y retomarla causando retrasos en tiempo y desgastes fsicos y emocionales (Se
desesperan por que no se realiza correctamente el proyecto) de las personas involucradas en la
implementacin.
Para evitar esto se tienen que identificar las desconexiones encontradas en el proceso, informacin o
flujo de materiales. Estas desconexiones pueden ser simples barreras que no permitan que se tenga el
desempeo deseado. Ejemplos de estas desconexiones son:
Problemas dentro de la organizacin (Logstica no se lleva bien con Operaciones).
Problemas Procesales, los pronsticos de venta estn muy separados de las ventas realizadas.
Problemas interpersonales: cuando 2 empleados tienen problemas y por ende no pueden
trabajar de manera correcta.
Muchos sistemas sin interfase entre ellos: Cuando para pasar informacin de un sistema a otro
s se requiere pasarlo de manera manual.
La Definicin de Requerimientos en forma expedita consiste en:
Definir los Procesos y Requerimientos del Sistema.
Documentar y Comunicar todos los puntos en los cuales se encuentran desconexiones.
Definir cuando se empezar la implementacin.
Una vez detectado todo esto ya se tiene toda la informacin necesaria para seleccionar el Software de
ERP adecuado para la compaa y los mdulos que sern aplicados, de otra manera se puede estar
gastando dinero de ms en un software o se puede estar implementando un software que se quede
corto a las necesidades de la empresa.
4. Qu Herramientas existen en el Mercado actualmente que le puedan dar valor Agregado al
ERP?
Uno de los valores agregados de un software de ERP es que tan amigable puede ser este, si un
software puede tener una entrada ms visible de los requerimientos y es ms amigable entonces la
aceptacin del mismo por los empleados ser ms rpida y de la misma forma ser menor la resistencia
al cambio.
Un ejemplo de esto, es el Software Lilly, que logra integrar al ERP de una forma amigable y con apoyos
visuales que pueden llegar a manejar inclusive dibujos de CAD. Con esto se le da un valor agregado al
ERP en cuanto al manejo, facilidad de capacitacin y aceptacin del mismo dentro de la compaa.
Otro aspecto que ya deben de tener los ERP son el " e-bussiness" el cual poco a poco ser parte
fundamental de una empresa, mediante estos sistemas se le puede pedir automticamente a los
proveedores que surtan materiales requeridos sin necesidad de que interactu ninguna persona,
simplemente cuando se llega el nivel de reposicin del material el sistema genera de manera automtica

una orden de compra electrnica para el proveedor para que este la entregue en una fecha previamente
pactada.
Otro Valor Agregado que se puede tener es una lnea con todo el know how de los expertos en manejo
de inventarios, de esta forma cuando se tenga duda de que hacer en una situacin poco usual, como
puede ser el desecho o venta de materiales que no forman parte de los procesos principales de la
compaa, pueden ser resueltos mediante una base de datos o un sistema que este en lnea, tal es el
caso del Software The Advance WHM RFI de la empresa IDII (www.idii.com).
Otras ventajas que pueden ser de utilidad para un ERP es el atacar otras reas que normalmente no son
tomadas en cuenta por los ERP convencionales, tal es el caso de minimizacin de costos de transporte
incluyendo pago de aduanas, fletes, y otras operaciones que normalmente se agregan manualmente a
los costos de transporte pero estos deben de ser de manera automtica para que al momento de
solicitar la transportacin de un material de una localidad a otra automticamente se generen las
ordenes de compra de transporte para los transportistas para que muevan los materiales al menor costo
posible as como la autorizacin de pagos para las aduanas, agencias aduanales y otros.
Administracin de Riesgos es otra rea que normalmente queda fuera del enfoque de los ERP
convencionales, si un ERP sincronizado con la Nmina (Es comn tener a la nmina en ERP) puede
generar reportes de usos de seguros de gastos mdicos, vida, interrupcin de operaciones,
aseguramiento de transportes y aseguramiento de activos de la compaa) se evitara un gran trabajo a
realizar por las reas administrativas de la compaa.
Aparatos de Comunicacin de Radio Frecuencia, pueden ser utilizados dentro del almacn y funcionan
bsicamente mediante la lectura de cdigo de barras, son como computadoras pequeas (Hand Held)
que estn en lnea con el sistema de ERP mediante una conexin inalmbrica.
Cuando un transportista traiga un embarque, el lector podr leer el nmero de embarque para
ingresarlo al sistema y posteriormente leer los paquetes en el embarque para validar que estn
correctos y no haya faltantes. De la misma forma al momento de trasladar materiales dentro del almacn
se puede leer el "rack" en el cual se ingresa cada material teniendo el cdigo de barras del "rack" a la
mano. Como estas aplicaciones existen muchas que pueden ser utilizadas en las operaciones de salidas
del almacn, agrupamiento y empaque, as como tambin control de inventario.
5. Conclusin
A lo largo del articulo se ha demostrado la interaccin que existe entre el ERP y los distintos procesos
que existen dentro de la compaa y que la solucin de la implementacin varia segn la necesidad de
cada cliente y que es necesario el involucramiento de la alta direccin en la implementacin y
mantenimiento del sistema operativo para que ste tenga xito.
De la misma forma se demostr que los Softwares involucrados en ERP estn diseados en base a las
mejores prcticas, razn por la cual si una compaa tiene procesos que no son coherentes, solo se
pierde tiempo, dinero y esfuerzo en la implementacin de los Softwares de ERP, debido a que tratan de
modificar un software que esta bien diseado para adecuarlo a un mal proceso de la compaa. En lugar
de corregir los errores propios corrompen a lo que esta a su alrededor para que se ajuste a sus
necesidades y costumbres.
As mismo se identificaron los 3 pilares que soportan el mantenimiento y buen uso de un ERP eficaz y
adecuado a las necesidades de cualquier empresa. Los 3 pilares son:
Personal: Tanto los usuarios como los programadores de soporte tcnico: Los usuarios son los
encargados de usar los softwares como dios manda y no al estilo de Mexican Curios, mientras que
los programadores deben proporcionar soluciones prcticas sin saltarse los procesos, (Engaar al
sistema) porque esto podra generar inconsistencias en las operaciones de las empresas.
Infraestructura: De acuerdo a las instalaciones, tamao, giro y necesidades de la empresa, se
deber especificar un determinado sistema operativo. El tener un SAP con todos sus mdulos
implementados en una pequea tienda de muebles, es como usar un Jumbo para transportar 2
personas de Monterrey a Saltillo.
Comunicacin: El sistema que implanten debe de poder hacer interfases de manera rpida y fcil
con los otros sistemas ya instalados. Esto lograra evitar retardos, una mayor confiabilidad en los
datos y un autentico flujo de la informacin a travs de los sistemas.
Podemos concluir que es responsabilidad de la alta direccin mirarse al espejo y ver como es la
empresa y posteriormente ver hacia el futuro para identificar como debe de estar la empresa en 5 o 10
aos y en base a eso tomar las decisiones para las implementaciones de ERP.
Se mostraron muchas de las aplicaciones prcticas existentes de los ERP y de igual forma se logr
percibir que actualmente es una necesidad y que el no tenerlo o usarlo de manera correcta es por si solo
una desventaja competitiva, adems no basta con tenerlo sino que este debe de evolucionar de acuerdo
a los avances tecnolgicos del medio ambiente.

6. Bibliografa
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