PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL

SUBPROCESO EVALUACION INDEPENDIENTE

1.1

Fecha de Revisin

7 de junio de 2007

Fecha de Aprobacin Res.159-25 junio 2007

INSTRUCTIVO - GUA PARA LA ELABORACIN

DEL PLAN DE VISITA DE AUDITORIA

Versin

INS-EVEI-006

Pgina

INSTRUCTIVO - GUA PARA LA ELABORACIN DEL PLAN DE VISITA

DE AUDITORIA

GUA
Para la elaboracin del Plan de Visita de Auditora a una dependencia, proceso o
funcin de la Procuradura General de la Nacin.
1. DESCRIPCIN
El auditor define la secuencia de actividades para realizar la visita de auditora,
define los objetivos, el alcance, las fechas, prepara los formatos, formularios y
listas de chequeo y dems papeles de trabajo.
2. OBJETIVOS
Definir el plan de trabajo del auditor y organizar la labor in situ.
3. REQUISITOS
Recursos fsicos, tecnolgicos y presupuestales para el desarrollo de la visita,
comunicacin de equipo auditor.
4. OPERACIN
El auditor (entindase equipo o servidor designado) cumple con las siguientes tareas:
a. Elaborar el Plan de Visita de Auditora.
i. Precisar los detalles de la auditora tales como:
Determinacin del tipo de auditoria.
Determinacin de equipos y medios de almacenamiento electrnico a
utilizar.
Consideracin y definicin de fechas, inicio y terminacin, actividades
in situ, preparacin y entrega de informe.
Asignacin de tareas al equipo auditor.

 Determinacin de recursos necesarios.

ii. Definir:
Objetivos
Alcance
Antecedentes
b. Someter el Plan de Visita de Auditora a aprobacin del Jefe de la Oficina de
Control Interno
c. Generar comunicaciones necesarias.
d. Abrir archivo documental de la auditoria.
Se solicita inicialmente considerar que el Plan de Visita de Auditora:
Implanta la estrategia de auditoria determinada en el plan Operativo Anual
POA preparado por la OCI.
Define las alternativas y las lneas de accin, de conformidad con lo
establecido en la planeacin estratgica, relacionada con las oportunidades,
amenazas, fortalezas y debilidades detectadas en el mapa de riesgos.
Comprende la precisin de los programas de auditoria, adems permiten
evaluar el cumplimiento del Plan de Desarrollo de la Entidad y los Planes
Operativos Anuales de las dependencias.
Debe enfocarse a evaluar los resultados, los procesos, el cumplimiento
normativo, para recomendar la elaboracin y aplicacin de los planes de
mejoramiento, seguimiento y evaluacin, dando aplicacin al sistema de
control interno.
Debe ser planeado en forma general todo trabajo de auditoria antes de
ejecutarlo y detallarlo al inicio de cada fase de la auditoria. Por regla general,
se debe prever la totalidad del trabajo a desarrollar, los objetivos, el tiempo de
duracin, los procedimientos, los medios y recursos con los cuales se cuenta
antes de iniciar cualquier visita de auditoria.
El equipo de trabajo determinar en el control de gestin de resultados, la
verificacin del cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en el POA
se determinar a travs de indicadores tales como:
o Programas ejecutados/ Programas proyectados.
o Porcentaje de situaciones detectadas y corregidas de manera efectiva
o Porcentaje de cumplimiento de los programas de auditoria proyectados en
el POA.
o Porcentaje de deficiencias determinadas a travs de los cuestionarios de
evaluacin de control interno.

o Porcentaje de elaboracin de programas de auditoria para las reas, a las

cuales no se hayan preestablecido.
o Porcentaje de investigaciones que se generen como causa de fallas en los
procesos
o Porcentaje de los errores presentados en los informes, registros, estados
financieros y otros.
o Porcentaje de seguimiento en los procesos auditados a partir de las
recomendaciones de auditoria.
Definir el control al riesgo. Segn las normas internacionales de auditoria, (SAS
N 47), significa: el riesgo que el auditor d una opinin inapropiada. El riesgo
en la Auditoria tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y
riesgo de deteccin.
o Riesgo Inherente: Que est unido o relacionado directamente a los
procesos de la entidad.
o Riesgo de control: Es la posibilidad de que el Sistema de Control Interno no
prevea o no detecte oportunamente errores importantes.
o Riesgo de deteccin. Es la posibilidad de que los errores importantes no
sean detectados mediante la aplicacin de pruebas sustantivas.

1.1

Diseo del Plan de Visita de Auditora

Cuando se decida la realizacin de la auditora se debe considerar lo siguiente:

Determinar el equipo de cmputo y directorio donde se consolidar la informacin
correspondiente a la visita, siguiendo las siguientes indicaciones para el
diligenciamiento del formato de Registro REG-OCI-000 Plan de Auditora:
1.1.1

Creacin y definicin de la auditoria

Detalles de la auditoria
Como se nombra la Auditoria.
El nombre debe ser comprensivo del compromiso de auditora que se adquiere, indicar el
proceso o la dependencia, as como el o los meses en que se realizar la revisin, en
caso de existir cortes determinarlo, por ejemplo:
o
o

Auditora a los procesos de contratacin a travs de licitacin pblica de la

vigencia 2006 septiembre y octubre de 2006.
Auditora al proceso de nmina enero y febrero 2006.

Auditora a los procesos de servicio al usuario de la Oficina de Sistemas julio y

mayo 2006

Departamento
Indicar el nombre de la dependencia o proceso, por ejemplo:
Oficina de Planeacin
Oficina de Seleccin y Carrera
Proceso de convocatoria a concursos

Auditor Asignado
De la lista de auditores, una vez sea creado el archivo se selecciona el auditor o equipo.
Fecha inicio planeada
Corresponde al da, mes y ao en que se prev iniciar la auditoria o evaluacin.
Planeacin
Definicin del proceso que se seguir.
Considere las anotaciones que pueden existir sobre el rea o proceso, el sealamiento de
situaciones que deben ser conocidas por el auditor en forma previa, por informacin
proveniente de fuentes fidedignas.

Cronograma
Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.
Siguiendo la Norma Tcnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices para la Auditora
de los Sistemas de Gestin de la Calidad, as como por las buenas prcticas
institucionales se considera que la secuencia adecuada sera la siguiente:

Preparacin del Plan de Auditora

Asignacin de las tareas al equipo auditor
Preparacin de los documentos de trabajo
Realizacin de la reunin de apertura. Fecha prevista para su celebracin.
Recopilacin y verificacin de la informacin
Generacin de hallazgos de la auditora
Preparacin de las conclusiones de la auditora
Realizacin de la reunin de cierre. Fecha prevista para su celebracin.
Preparacin del informe de auditora
Aprobacin y distribucin del informe de auditora

Finalizacin de la auditora
Realizacin de las actividades de seguimiento. En este caso de refiere a las fechas
en las cuales sern requeridos informes de avance en el desarrollo de los planes de
mejoramiento de acuerdo con las observaciones recibidas por parte de la auditora.

Tiempo/Gastos

Se refiere a los recursos que son requeridos para el proceso tales como: Viticos,
pasajes, as como a la definicin del tiempo requerido para desarrollar la auditoria.
Personal
Se toma la relacin del personal de la Oficina de Control Interno y se selecciona
solamente al personal que trabajar en la auditoria.

Papeles de trabajo
En este se colocan documentos relacionados con el rea objeto de auditoria, tales como
mapas de riesgos, manual de procesos, POA, o incluso evaluaciones anteriores.

Determinacin del tipo de auditoria: Paso a paso o de riesgos

La decisin sobre el tipo de auditoria a realizar determina sustancialmente la realizacin
de la auditoria, es una decisin clave para el xito de la misma y su determinacin final es
de competencia del Jefe de la Oficina de Control Interno.
1.1.2

Se diligencia la informacin correspondiente al Resumen Ejecutivo.

Se deben definir los siguientes aspectos en este proceso:

a. Objetivos
b. Alcance
c. Antecedentes
Objetivos

Es necesario precisar el propsito de la visita y registrarlo en el Resumen

Ejecutivo; para el efecto se debe considerar que los objetivos de control se
relacionen con los aspectos esenciales de un tema o proceso.
En las guas se encuentran objetivos genricos a ser valorados.

Es necesario considerar en la redaccin que se utilice un verbo en infinitivo y que

sea de fcil comprensin a nivel institucional, de igual manera es conveniente
considerar un objetivo general y objetivos especficos, por ejemplo:
Objetivo general:
Ejercer el control de gestin sobre la informacin de la gestin disciplinaria de la
Procuradura Regional Choco.
Objetivo especfico:
Verificar que la informacin contenida en el sistema GEDIS sea concordante con
la existente fsicamente en los expedientes
Recuerde en relacin con los objetivos considerar:
Determinar con precisin los objetivos de la auditoria que se va a practicar.
Aplicar y utilizar las nuevas modalidades, tcnicas y herramientas de Auditoria.
Establecer esta gua como obra de consulta constante sobre conceptos,
definiciones, procesos, fases y tcnicas de auditoria y papeles de trabajo entre
otros.
Obtener elementos para planificar el funcionamiento de la actividad de control
interno, con la mayor eficacia del servicio de Auditoria Interna.
Alcance

Se procede a la definicin del Alcance, que es el compromiso de la auditora, se

refiere a las reas que se auditan, las fechas que se incluyen en la evaluacin
como corte de los reportes de expedientes.
Se procede a la inclusin del Alcance, que se refiere a las reas que se auditan,
las fechas que se incluyen en la evaluacin como corte de los reportes de
expedientes, los procesos o procedimientos que se incluyen, las cuentas a revisar,
etc.
Por ejemplo:
Procesos disciplinarios activos a fecha da de mes de ao, en la Dependencia
aaaa.
Parque automotor asignado al nivel central y que sea de propiedad de la
entidad.
Ejecucin presupuestal correspondiente a la vigencia 2006 por el concepto de
gastos generales, del nivel central.

Antecedentes
Se incluye la informacin relativa a justificacin de la realizacin de la auditora e
informacin relevante que debe ser considerada por el auditor:
las observaciones de visitas anteriores y las recomendaciones de auditora
las consideraciones que tiene el auditor al analizar las cifras consolidadas de
gestin
hechos especiales de los cuales se tiene conocimiento y son objeto de
verificacin
Las ms comunes motivaciones para iniciar el desarrollo de una auditora son las
siguientes:

el cumplimiento del Plan Operativo Anual POA

por instrucciones del nivel directivo
por situaciones especiales vistas en la gestin disciplinaria

Al ser aprobada por el Jefe de la Oficina de Control Interno la informacin incluida

en el sistema Proaudit correspondiente a las pantallas previamente sealadas se
crea el Registro REG-EV-EI-012 Plan de Visita de Auditora.

1.1.3

Elaboracin Plan de Visita de Auditora

Se refiere al mtodo que seguir el auditor e incluye la revisin de las mejores

prcticas de la Oficina de Control Interno, para la determinacin de las reas del
proceso de auditora a realizar, sus pasos, as como la preparacin de algunos de
los papeles de trabajo a obtener y algunas de las pruebas a realizar; en caso de
ser necesario in situ es apropiado recoger ms papeles de trabajo y aplicar ms
pruebas de las inicialmente previstos.

1.1.3.1 reas de Programa

Es la definicin del nombre del compromiso (macroproceso, proceso, subproceso,

rea o asunto) que ser objeto de examen.
En principio se considera, conforme al Sistema de Gestin de Calidad, que las
auditoras deberan realizarse por procesos, por tal razn las reas de programa
seran:

Por procesos:
Procesos estratgicos:
Planeacin estratgica
Desarrollo del plan estratgico
Desarrollo de planes operativos anuales
Procesos misionales:
Proceso Preventivo
Proceso de Intervencin
Proceso Disciplinario
Procesos de apoyo conexos:
Proceso de relatora
Proceso Centro Atencin al Pblico
Proceso registro de sanciones e inhabilidades SIRI
Trmite de acciones jurdicas
Procesos de apoyo:
Proceso estratgico
Proceso de contratacin
Proceso financiero
Proceso de gestin humana
Proceso de seleccin y carrera
Procesos administrativos
Procesos del IEMP
Procesos de tecnologa Informtica
Procesos de evaluacin y control:
MECI
Sistema de Gestin de Calidad

La otra forma de definir las reas de programa sera por dependencias, se

recuerda que estas cumplen un proceso o parte de l y que por tal razn deberan
valorarse los procesos y procedimientos que desarrollan. As puede ser definida
tambin como rea de programa:
reas Misionales
Procuraduras Auxiliares
Sala Disciplinaria
Procuraduras Delegadas
Procuraduras Regionales
Procuraduras Distritales

Procuradura Provinciales
Procuraduras Judiciales
reas de Apoyo
Secretara General
Divisin Gestin Humana
Hojas de Vida
Cesantas
Nmina
Bienestar y Capacitacin
Divisin Centro de Atencin al Pblico CAP
Divisin Financiera
Tesorera
Presupuesto
Contabilidad
Divisin Administrativa
Almacn
Transportes
Mantenimiento
Compras
Licitaciones
Inventarios
Coordinaciones administrativas
reas Asesoras
Oficina Jurdica
Oficina de Control Interno
Oficina de Planeacin
Oficina de Prensa
Oficina de Sistemas
Otras reas
Instituto de Estudios del Ministerio Pblico
Divisin Administrativa y Financiera
Divisin de Capacitacin
Divisin de Investigacin
Al definir un rea de programa, es conveniente sealar los detalles y pasos de
programa.
Detalles
Presentacin de la definicin del proceso, los objetivos de la realizacin de la
auditoria y la secuencia que se define para realizar la visita.
En este caso se incluye

Definicin de: PROCESO

Se define el proceso o tema que ser objeto de revisin.

Normatividad relacionada (se puede colocar como adjunto)

Sealar la normatividad relaciona con el proceso a revisar, tanto externa como
interna a la entidad.
1.1.3.2 Determinacin de actividades y pruebas (Pasos de programa)

Los auditores en la fase de Planeacin, debern organizar el programa de

auditoria del rea correspondiente y el plan de pruebas de acuerdo con las normas
de auditoria.
Segn las normas internacionales de auditoria, las pruebas de control se
desarrollan para obtener evidencia sobre la efectividad de:
El diseo de los sistemas de contabilidad y de control interno, ver si estn
diseados adecuadamente para prevenir, encontrar y corregir manifestaciones
errneas de importancia relativa; y
La operacin de los controles internos a lo largo del perodo.
Las pruebas de control pueden incluir:
Inspeccin de documentos que soportan los procedimientos y otros eventos
para ganar evidencia en la Auditoria.
Investigacin y observacin de controles internos que no dejan rastros para
Auditoria, por ejemplo, quin desempea realmente cada funcin y no suponer
quin la desempea.
Reconstruccin del desempeo de los controles internos por ejemplo, la
conciliacin de cuentas de bancos, para asegurar que fueron correctamente
desarrollados por la entidad.
Prueba de cumplimiento. Que proporcionar al profesional, una seguridad
razonable de que los procedimientos relativos a los controles internos,
misionales, contables y administrativos, estn siendo aplicados tal como fueron
establecidos.

 Las pruebas de detalle, son procedimientos sustantivos que requieren de

examen puntual en busca de evidencia que la labor del auditor
Pruebas selectivas, consiste en aplicar los mtodos estadsticos, a una
muestra estratificada, con determinadas caractersticas
Pruebas sustantivas. S las pruebas de cumplimiento proporcionan evidencia
que los controles no estn operando o no proveen seguridad razonable, el
auditor debe buscar errores cuantificables, que sustenten las debilidades
encontradas.
La metodologa que seguir el auditor se define en los denominados pasos de
programa, que es la definicin de actividades y pruebas que in situ se van a
realizar para el cumplir del compromiso de auditora adquirido.
Las acciones del plan (pasos de programa en el software) considerados como la
mejor prctica genrica son los siguientes, se recuerda que cada programa tiene
nfasis en determinados temas:
Actividad o prueba1
INS-EV-EI-009- Gua
Realizacin de la
Reunin de Apertura
INS-EV-EI-011 Gua
Levantamiento de
Informacin

Descripcin
Presentacin ante el Jefe de la dependencia y ante los
servidores que atendern la auditora
En la Oficina de Control Interno, Oficina de Planeacin
u Oficina de Sistemas. Determinacin de estadsticas e
informacin relevante sobre la dependencia o proceso
objeto de revisin y obtencin de la misma.

INS-EV-EI-012 Gua
En puestos de trabajo del Servidor Pblico. Revisin
Revisin a servidor
del autocontrol de gestin.
pblico
INS-EV-EI-013 Gua
En instalaciones de la dependencia. Verificar la
verificacin locaciones
situacin locativa.
INS-EV-EI-014 Gua
En despacho del jefe de la dependencia. Elaboracin y
realizacin de la reunin aprobacin del acta de visita general de auditora.
de cierre
1.1.4 Seleccin de pruebas a realizar

Las guas se encuentran en el Instructivo de realizacin de auditora

Las pruebas corresponden a la constatacin fsica, verificacin de documentacin

y tratamiento de informacin, sirven para generar evidencias y se constituyen en
registros (o papeles de trabajo).

Las pruebas deben tener un mnimo predefinido para homologar el trabajo de los
auditores y soportar los conceptos posteriores.
El diseo de las pruebas contiene:
Descripcin: Corresponde a la presentacin de la prueba a realizar
Plan de testeo: Es la prueba
Las pruebas que son considerados como la mejor prctica son las siguientes:
Pruebas de cumplimiento: Se orientan a verificar que se est aplicando las
polticas de operacin definidas a travs de normas, circulares, directrices,
resoluciones, manuales previamente aprobados. Por ejemplo:
-

Verificar que una orden de pago tenga la informacin de registro y

firma que debe presentar
Verificar que el un contratista haya cumplido con los parmetros
preestablecidos.

Pruebas sustantivas: Son las que se realizan repitiendo la operacin con base en
los mtodos y procedimientos que deben ser habituales para verificar que el
resultado corresponde con los registros o soportes existentes. Por ejemplo:
-

Reliquidar la nmina de uno o varios servidores utilizando medios

distintos a los habituales y confrontar con los resultados
Realizar el conteo de las existencias fsicas de un bien en una
bodega
Realizar un arqueo a una caja menor

Los programas de auditoria para las reas (misional, administrativa, financiera,

asesoras, de capacitacin y dems) se precisarn para cada Plan de Visita de
Auditora, por las situaciones coyunturales y debilidades conocidas que se quieren
valorar, as mismo se puede ajustar a medida en que se ejecute el trabajo,
teniendo en cuenta entre otros aspectos: los mapas de riesgo, las visitas de
auditoria, la evaluacin del Autocontrol Mejorando, el POA, evaluacin del
Sistema de Control Interno y las solicitudes que presenten los directivos de la
institucin.

En los captulos siguientes se presentan los programas de auditoria diseados

para los procesos de la Procuradura General de la Nacin, que son un referente
para la labor.
PAPELES DE TRABAJO
Permanentes:
Ver primer Instructivo de este Captulo.
Corrientes:
Registro REG-EV-EI-012 Plan de Visita de Auditora.