Concepcionistas Misioneras de la Enseanza

Misin Apostlica Nacional

REFLEXIN SOBRE EL ACOMPAAMIENTO DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA DE LOS

EQUIPOS DIRECTIVOS CONCEPCIONISTAS
El mdulo de la gestin administrativa fue una muy buena oportunidad para hacer
revisin de los procesos administrativos que impulsan los equipos directivos de los centros
educativos concepcionistas y, particularmente, las tareas que se desarrollan desde la Misin
Apostlica a fin de acompaar a los Equipos y potenciar su misin.
El revisar las tareas que deben desarrollar los equipos, quines son responsables, los
tiempos dedicados, la utilidad de dichas tareas y su finalidad ha sido un elemento clave para
potenciar la gestin. Para m es importante reconocer que los equipos directivos tienen
fortalezas y debilidades y, en la medida que se apoye para la concientizacin de las mismas, se
puede avanzar en el logro de una gestin de mayor eficiencia que responda a la misin que
tenemos propuesta.
Para la presente actividad tom en consideracin, por una parte (ficha 1), los recaudos
administrativos de uno de los centros concepcionistas ya que esta realidad se replica en la
mayora de los centros y para la segunda parte (ficha 2) me bas en las actividades que
desarrollo desde la misin que llevo a cabo que es la Direccin de la Misin Apostlica
Provincial de los Centros Educativos Concepcionistas.
Requisitos
Administrativos
Acta de inicio de
actividades

(P) o
(A)

Qu favorece su
realizacin?

Qu obstaculiza
su realizacin?

Responsable
(s)

Tener registro de la fecha y

del personal que asisti al
inicio de la actividad
escolar.
Es una constancia ante el
MPPE de la regularidad del
inicio de actividad

El que al ser el
primer da, con
frecuencia, este
requisito
administrativo se
descuida como
menos importante

Director
Se delega a la
secretaria

Matrcula Inicial

Garantizar que existe

registro de todos los
alumno(as) del plantel ante
el MPPE y esto permite la
continuidad de sus estudios

La dificultad que
presenta el sistema
de inscripcin
implementado por
el MPPE.

Director y
Coordinadora
del Control de
Estudios y
Evaluacin

Modificaciones
de matrcula

Permite la inscripcin de los

alumnos(as) en centros
diferentes al del inicio. Es
una garanta para el centro
de cules son los alumnos
de los que tiene que
responder oficialmente

La negligencia en
la formalizacin de
los procesos.
Cuando no existe
un control riguroso
de la asistencia de
los alumnos

Director y
Coordinadoras
de Nivel.

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Seguimiento del
plantel y
renovacin

Tener toda la
documentacin al da del
personal, los requisitos de
funcionamiento y
permisologa del centro
educativo

La negligencia del
personal en traer
sus recaudos y la
dificultad para
conseguir los
permisos,
fundamentalmente
el de bomberos.

Director y
secretaria

Acta
constitutiva de
los Consejos
Educativos

La posibilidad de generar
mayores oportunidades de
participacin a los padres,
madres y representantes

Director

Estadstica

Tener la visin general del

centro en cuanto al
alumnado, personal,
condiciones de
infraestructura. Datos
numricos generales y
especficos.

Cronograma
para la
actualizacin y
socializacin de
las normas de
convivencia

Tener criterios comunes

para el funcionamiento del
centro educativo, los cuales
son revisados, conocidos y
aprobados por todos los
miembros.

La poca
funcionalidad de
esta propuesta. El
desinters o
imposibilidad real
de muchos padres,
madres y
representantes
para
comprometerse en
los comits
El no contar con la
informacin exacta
y la repeticin de
datos que hace
que una misma
persona se
contabilice ms de
una vez y
aparecen los datos
abultados
La poca
participacin de los
padres, madres y
representantes.

Tambin favorece la
participacin e integracin
de los distintos miembros
de la comunidad educativa
El conocimiento y o
profundizacin de la
filosofa del centro

La desmotivacin
por la rutina de
tener que hacer la
revisin
anualmente

Director, con
apoyo de las
coordinacione
s y lo
transcribe la
secretaria

Director,
subdirectora y
el equipo de
coordinadoras
de nivel

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La Gestin del Equipo de la Misin Apostlica

Tareas

Responsables

Tiempos

Informacin que
proporciona

Sirve para

Revisin de
correo para
verificar
informacin

Responsable
Misin
Apostlica

30

Recibir informacin de los

equipos directivos de los
centros educativos
concepcionistas

Confirmar que se
est dando
seguimiento a los
procesos de
acompaamiento de
cada centro, verificar
que se reciban las
informaciones y
aclarar dudas

Visita a los
centros
educativos
concepcionistas
segn
cronograma

Director(a) de
cada centro

Una
maana

Depende del equipo que se

rena (Directivo, Pastoral o
Docente)

Dar seguimiento a la
puesta en prctica
del Plan Estratgico
de la Misin
Apostlica
Concepcionista
(PEMAC)

Saludo al
personal

Coordinador(a)
de cada nivel

20

Conocimiento del personal

de los distintos centros

Generar un mayor
acercamiento a los
miembros del
personal

Reunin con el
equipo que
corresponda
segn el
cronograma
(directivo,
pastoral,
docentes)

Responsable
de cada
equipo

90

Comunicacin sobre la
puesta en prctica de los
lineamientos del Plan
Estratgico de la Misin
Apostlica Concepcionista
(PEMAC)

Dar seguimiento al
plan operativo de
cada equipo y
realizar los ajustes
pertinentes.

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Sistematizacin
de los acuerdos y
conclusiones

Responsable
de la Misin
Apostlica y
Secretario(a)
de cada
encuentro

30

Llevar registro de los

procesos

Sistematizar el
proceso de puesta
en prctica del
(PEMAC) en cada
centro.
Analizar el proceso
para tomar
decisiones.

Socializacin de
los acuerdos y
conclusiones

Responsable
20
de la Misin
Apostlica y de
cada equipo
que se rene

Dar a conocer los acuerdos

y conclusiones de cada
encuentro

Fortalecer la
identidad, sentido de
pertenencia y dar
continuidad a
PEMAC

Revisin del
cronograma

Director(a) del
centro

10

Fechas de las
programaciones

Confirmar la
planificacin del
siguiente encuentro

Responsable
de la Misin
Apostlica

30

Resumen de los avances

debilidades de la
implementacin de los
lineamientos del PEMAC en
cada centro

Dar cuenta al Equipo

Provincial de los
avances del PEMAC
en cada centro para
la toma de
decisiones.

Reporte al
Equipo Provincial

Anlisis de las fichas:

Algunas de las reflexiones las sealo a continuacin:

El director(a) de los centros dedica mucho tiempo a dar respuesta al cumplimiento con
los recaudos administrativos los cuales varan con mucha frecuencia en cuanto a
formato y estilo. Esto genera retrasos y dificulta la rutina ya que cada ao es preciso
esperar lineamientos nuevos para dar respuesta a los mismos.

Aun cuando en todos los centros hay equipos administrativos de apoyo (secretaria y o
coordinadores) el director(a) es el ltimo responsable de dar seguimiento a estos
requerimientos. En este esquema solo se han mencionado algunos, sin embargo hay
una proliferacin de exigencias en cuanto a recaudos, las cuales, a su vez, responden

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muchas veces a las improvisaciones de las autoridades de turno en cada una de las
zonas educativas.
Esta dedicacin a lo administrativo, sin duda acrecentada por las improvisaciones y
notificaciones de ltima hora dificultan la mayor participacin del director(a) en el plano
pedaggico pastoral.
Esta realidad exige contar con equipos intermedios (coordinadores pedaggicos de y
de pastoral) que garanticen la puesta en prctica de los mbitos pedaggico y pastoral,
aspectos claves de la gestin de los centros educativos ya que marcan su razn de ser.
Otro aspecto interesante es que la falta, por parte de los docentes, de valoracin de lo
referido a los recaudos administrativos y su negligencia para aportar las informaciones
pertinentes, con frecuencia, obstaculiza el cumplimiento gil de estos procesos.
Existe un proceso de acompaamiento desde la Misin Apostlica Provincial, sin
embargo, la clave de la continuidad est en cmo cada centro asume estos lineamientos
como aspectos fundamentales de la gestin del centro.
Hasta el momento el acompaamiento est centrado en una persona aun cuando en el
organigrama hay equipos responsables de cada uno de los mbitos de la gestin. Esto
ha hecho que el acompaamiento ms directo sea bastante espordico.
El aspecto antes mencionado pudiera solventarse o minimizar su incidencia si se
aprovecharan ms los medios tecnolgicos.
Se tiene un modelo de gestin compartida, con funciones definidas para cada equipo,
sin embargo, en la prctica se entrecruzan las funciones y muchas veces los
imprevistos y el salir al paso prevalece sobre la planificacin. Esto, en ocasiones genera
confusin, falta de claridad en la consecucin de los objetivos esperados y tareas que
quedan pendientes porque no son asumidas por nadie.
Es importante cuidar que el acompaamiento que se realiza no sea visto como una
carga ms sino que realmente sea un aporte significativo para una gestin de calidad
enmarcada en los lineamientos del MPPE y los propios de la Congregacin de
Religiosas Concepcionistas Misioneras de la Enseanza. (De los ocho centros cinco son
subvencionados y de estos dos de Fe y Alegra) Esto implica que adems hay otras
instancias a las que rendir cuentas de ah la necesidad de analizar bien el por qu y para
qu de los acompaamientos y recaudos solicitados.