INDICE

INDICE .................................................................................................................................. 1
TEMARIO.................................................................................................................................. 3
BIBLIOGRAFA........................................................................................................................ 4
SESIN 1 - INTRODUCCIN ................................................................................................. 5
INTRODUCCIN ................................................................................................................. 5
EL ALMACN Y LA LOGSTICA...................................................................................... 5
LA PROGRAMACION ......................................................................................................... 6
LAS COMPRAS .................................................................................................................... 6
ALMACENES ....................................................................................................................... 7
OBJETIVO DEL ALMACN ............................................................................................... 7
ORGANIZACIN AL ALMACN ...................................................................................... 8
SESIN 2 - PROGRAMACIN Y CONTROL MATERIALES ........................................... 10
PROGRAMACIN Y CONTROL MATERIALES ........................................................... 10
ALMACENAMIENTO........................................................................................................ 11
EL CATLOGO .................................................................................................................. 11
EL CDIGO ........................................................................................................................ 11
UBICACIN........................................................................................................................ 15
CLASIFICACIN DE LOS STOCKS ................................................................................ 15
SESIN 3 - CLASES DE ALMACENAMIENTO ................................................................. 21
CLASES DE ALMACENAMIENTO ................................................................................. 21
Almacenes Financieros o Warrants.................................................................................. 21
Almacenes autorizados de Aduana .................................................................................. 21
Almacenes de importacin temporal................................................................................ 22
Almacenes de exportacin temporal ................................................................................ 22
De consignacin ............................................................................................................... 23
Tipos de almacenes .......................................................................................................... 23
SESIONES 4 Y 5 - GESTIN DE STOCKS .......................................................................... 25
MTODOS DE PROGRAMACIN................................................................................... 25
PRM ................................................................................................................................. 25
Mximos y Mnimos ........................................................................................................ 27
MTODO DE LOTE ECONMICO DE COMPRAS.................................................... 30
METDO ESTACIONAL O FECHAS FIJAS ............................................................... 35
MTODO GRFICO ...................................................................................................... 36
SESIN 6 - EXAMEN PARCIAL .......................................................................................... 38
SESIN 7 - EL PEDIDO DE COMPRAS............................................................................... 39
EL PEDIDO DE COMPRAS............................................................................................... 39
LA RECEPCIN ................................................................................................................. 40
SESIN 8 ALMACENAMIENTO - EL ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO
.................................................................................................................................................. 42
REAS DE ALMACENAMIENTO ................................................................................... 42
UBICACIN DE LOS ALMACENES ............................................................................... 43
DISTRIBUCIN DE LOS MATERIALES ........................................................................ 44
SEGURIDAD DEL ALMACN ......................................................................................... 44
MEDIOS DE ALMACENAMIENTO ................................................................................. 46
LOS DESPACHOS .............................................................................................................. 47
RESPONSABILIDADES DEL JEFE Y DEL PERSONAL DEL ALMACN ................. 49
EL KARDEX ....................................................................................................................... 50
EL ALMACN .................................................................................................................... 51

SESIN 9 - CONTROLES DEL ALMACN ........................................................................ 54

CONTROLES DEL ALMACN......................................................................................... 54
CHEQUEOS......................................................................................................................... 54
TOMA DE INVENTARIOS................................................................................................ 54
Clase de toma de inventarios............................................................................................ 55
Preparacin....................................................................................................................... 56
SESIN 10 CONTROL DE GESTIN................................................................................ 57
CONTROL DE GESTIN................................................................................................... 57
SESIN 11 EVALUACIN FINAL.................................................................................... 59

TEMARIO
No.
SESION
ES
1

3
4y5

TEMARIO
Introduccin:
El almacn y la logstica
Funciones del almacn
Objetivo del almacn
Organizacin
Conceptos bsicos:
Clasificacin de los materiales
El catlogo
Clasificacin de stocks
Clases de Almacenamiento
Tipos de almacenes
Gestin de Stocks- Mtodos de
programacin de stocks:
PRM
Mximos y mnimos
Mtodo estacional o fechas fijas
Mtodo grfico
Mtodo del lote econmico

EXAMEN PARCIAL

10

Pedido de compras
Requisicin
Recepcin
Almacenamiento
Seguridad del almacn
Distribucin Interna
Medios del almacenaje
Despacho y distribucin
Documentos
Mtodos
Controles del Almacn
Chequeos
Toma de inventarios
Control de gestin

11

EVALUACIN

ACTIVIDADES

BIBLIOGRAFA
Gestin de Almacenes: David de la Cruz Ponce
Gestin de Stocks : Santiago Segura

SESIN 1 - INTRODUCCIN
INTRODUCCIN
Almacn es el lugar, interno externo, propio contratado, en donde tenemos los
materiales de stock que son necesarios para las operaciones, ya sean de ventas,
produccin o servicios.
Tambin el almacn es el lugar obligatorio por donde deben pasar fsica y/o
administrativamente TODOS los materiales que por cualquier motivo ingresen a la
empresa.
Las personas que trabajamos en el almacn, tenemos un desafo: demostrar que
ste es capaz de obtener utilidades para la empresa y no es simplemente un gasto
intil; tenemos que lograr que el costo del almacenamiento es mucho menor que los
beneficios que se obtienen al satisfacer en forma oportuna y econmica los
requerimientos del usuario y/o cliente. Para este fin, la principal labor que le
corresponde al almacn, es ADMINISTRAR en forma ptima los stocks, de lo
contrario, ser una carga costosa.
EL ALMACN Y LA LOGSTICA
Nosotros sabemos que el objetivo logstico es el abastecimiento eficiente de los
materiales para las operaciones de una empresa o institucin, en:
-

Calidad

Oportunidad y

Cantidad,

al menor costo posible.

Para poder conseguir este objetivo, es necesario realizar las siguientes funciones:

Control de materiales

Programacin

Compras

Almacenes

El control de materiales determina Qu es lo que debemos adquirir?. Seala las

especificaciones mnimas necesarias que debe reunir un material para satisfacer las
necesidades de la empresa.
El control de materiales tambin se encarga de Estudio de Materiales y de la
determinacin y mantenimiento del Catlogo de Materiales.
El control de materiales se encarga de que la calidad (determinada por un conjunto
de especificaciones) de cada uno de los materiales est bien definida. Cuando no
existe control de materiales, es decir, no se especifica bien lo que se compra, en la
empresa existirn muchos Materiales Inactivos, que incrementan innecesariamente
los costos de almacn. Para cumplir este cometido, control de materiales, debe
coordinar con el usuario, control de calidad, ingeniera, compras y en muchos casos,
solicitar asistencia de los proveedores y con empresas amigas.

LA PROGRAMACION
Es la base del ordenamiento que debe existir en todo proceso logstico. La
programacin determina la Cantidad y la Oportunidad en que deben estar los
materiales en el almacn.
Cuando no existe la programacin, Compras se convierte en un Mandadero de la
empresa.
Si se programan adecuadamente las necesidades de materiales, se tendr el tiempo
suficiente para Administrar las compras, de lo contrario, todo ser urgente, y ya
sabemos, que muchas veces, los proveedores se aprovechan de las emergencias,
encareciendo los productos.

LAS COMPRAS
Compras es el encargado de buscar la mejor oferta que cumpla con la calidad,
cantidad y oportunidad, previamente determinados.

Compras es pues el encargado de obtener el menor Costo, pero que cumpla con los
requerimientos anteriormente citados. Para este fin, compras debe conocer
perfectamente el mercado de proveedores.

ALMACENES
Luego de compras, el proveedor entrega la mercadera al almacn, el cual es
responsable de la recepcin, almacenamiento y distribucin.
Ya hemos mencionado que:
Control de materiales determina la Calidad
Programacin

de

materiales

determina

la

Cantidad

Oportunidad
Compras determina el Costo
Cmo contribuye almacenes al objetivo logstico?
Almacenes debe ser responsable del CONTROL DE MATERIALES y de la
PROGRAMACIN.

OBJETIVO DEL ALMACN

Por qu almacenamos?
Almacenamos para:
-

Garantizar la continuidad de las operaciones

Prever pocas de escasez

Obtener en algn momento, compras por oportunidad u ofertas

Estos motivos por los que almacenamos, deben ser compatibles con los objetivos
del almacn, que son:

Mantener niveles adecuados de stock

Mantener la mercadera en perfectas condiciones desde que ingresa

hasta que es requerida, minimizando las mermas

Minimizar los costos de posesin

Llevar un control eficiente de los materiales a su cargo, eliminando las

prdidas.

Llevar un control de consumos de los materiales, de acuerdo a los

objetivos de la empresa y de los ratios establecidos.

Normalizacin y estandarizacin de los materiales, racionalizando el

nmero de items.

Creacin y/ mantenimiento del catlogo de materiales

Estudio de materiales, buscando permanentemente nuevos items que

reemplacen con ventajas a los existentes.

ORGANIZACIN AL ALMACN
Es muy relativo hablar de Organizacin, pues cada empresa es un Universo que
tiene problemas y situaciones muy diferentes de otras.
El almacn debe organizarse de tal manera que cumpla con las funciones bsicas y
los objetivos de la empresa, algunos de los cuales hemos enumerado en el captulo
anterior.
A continuacin podramos sealar como ejemplo la siguiente organizacin:

G. OPERAC.

Produccin

Mantenim.

Compras

Logstica

C. Calidad

Almacenes

Transportes

JEFATURA DE

Recepcin

Programacin de
Stocks y Control Mat.

Almacn 1
Almacn 2
Almacn 3

RECEPCIN:

La funcin de recepcin debe ser independiente de la funcin

especfica de almacenamiento ya que sta le corresponde al
responsable de cada uno de los almacenes que pueda tener la
empresa.
Es necesario que exista esta independencia para que pueda
existir el control cruzado.

SESIN 2 - PROGRAMACIN Y CONTROL MATERIALES

PROGRAMACIN Y CONTROL MATERIALES
Ya hemos mencionado que el almacn debe administrar los stocks, por eso, es
responsable de la programacin de los materiales de stock y tambin de realizar el
control de materiales.
A travs de este ltima funcin, el almacn debe realizar:
a) Control de pedido de materiales de stocks y no stocks : Esta labor
consiste en revisar que los pedidos que realizan los usuarios, sean
compatibles con las necesidades reales de la empresa. Generalmente, con
los pedidos de reposicin de stocks, no existen mayores problemas porque ya
se conocen y consumen constantemente pero son los pedidos de no stock los
que nos ocasionan las mayores dudas en cuanto a su real necesidad,
cantidad que se solicite y si las especificaciones estn completas. Para
realizar este control, de acuerdo al tipo de empresa y materiales que
consume, la empresa debe tener personal tcnico y que realice una funcin
de campo, es decir In- Situ, en donde se requiere el material.
b) Estudio de materiales : El personal tcnico debe estar permanentemente en
bsqueda de materiales nuevos que reemplacen con ventajas a los
existentes, en cuanto a:
-

Costo

Rendimiento

Obtencin

Disponibilidad en el mercado

Procedencia

Integracin nacional

Desarrollo de proveedores, etc.

c) Catalogacin :

El catlogo, como vamos a ver posteriormente es una

herramienta indispensable para la empresa. El encargado de crearlo y

mantenerlo actualizado es control de materiales.

ALMACENAMIENTO
El almacenamiento propiamente dicho, consiste en ingresar el material al
almacn y entregarlo en perfectas condiciones, cuando sea requerido por el
usuario o cliente. Es responsable del control fsico y del control contable de la
mercadera y de la generacin de la documentacin administrativa.
Todos los materiales de la empresa deben ser controlados directa o
indirectamente por almacenes. Para poder realizar un control eficiente de
cada uno de ellos, debemos tener un catlogo.
EL CATLOGO
El catlogo es la relacin ordenada de los diferentes materiales que existen en la
empresa.
Consta de:
-

Cdigo

Descripcin

U/M (Unidad de medida o manejo)

Ubicacin

El catlogo es la base del sistema de control, pues sin l, no podremos tener un

buen kardex y por consiguiente tampoco podremos Administrar los materiales.
Sin un buen catlogo, tampoco podremos mecanizar los almacenes, ni las compras, por
consiguiente la informacin contable ser deficiente.
EL CDIGO
Es la identificacin de todos y cada uno de los items de la empresa. As
mismo es la base de todo sistema de control. Todo a nuestro alrededor est
codificado:
Nombre (cdigo alfabtico), # de L.E o DNI., # de carnet de seguro, # de
telfono, # de brevete, placa del carro, # de L. Militar, direccin, cta. cte, talla
de ropa, etc., etc.

El cdigo puede ser:

1. Alfabtico (A-Z)
2. Numrico (0-9)
3. Alfa numrico (A-9)
A continuacin vanos a ver un ejemplo de codificacin de artculos de una ferretera:
Primero tenemos que realizar un levantamiento de informacin en los almacenes
para saber los materiales que tenemos:

RELACIN SEGN LEVANTAMIENTO

perno cab. Hex. Fga. 1/2" x 1 1/2"
pintura esmalte sint.blanco anyp x 1 gl
papel granate N. 60 ASA
taladro c/perc. 1/2" - 3/4" De Walt
brochas de nylon 1" Tumi
stove bolt 1/4" x 2" c/t
Pintura supermate Vencedor x 1 gl
barniz DD
juego de llaves mixta x 20, Bahco
candados len de 2"
thinner acrlico envasado x 1 gl
laca acrlica perlada S W
masking tape x 1"
vlvula de globo x 1/2" italiana
cemento portland "El sol" x 42.5 kg
cemento blanco x 1kg
cera al agua emperatriz x 330 ml
tela de esmeril ASA NO. 60
pinza pela cable
cable thw 12 awg

En segundo lugar, establecemos el patrn codificador.

Es la forma en que vamos a estructurar nuestro cdigo. Luego del levantamiento de
informacin, ya sabemos la cantidad y variedad a artculos items que existen en el
almacn. En sta base, establecemos el nmero de dgitos que debe tener nuestro
catlogo, y la composicin de ste. Por ejemplo:

XX

- XX

XX

FAMILIA
GRUPO
ARTICULO
Luego, para cada artculo, le buscamos una familia. El nombre de la familia depende
de cada empresa.
Por ejemplo, para el primer artculo, perno de cabeza hexagonal, le asignamos la
familia Pernos de cabeza hexagonal, ala pintura latex,la familia de Pinturas y
solventes y as sucesivamente.
Para cada familia, segn nuestro patrn codificador le corresponden 2 dgitos. Se los
asignamos, teniendo en cuenta que siempre hay que dejar espacios para poderm
intercalar algunas familias nuevas.

39
45
03
15
18
05
36
70
28
25
09

PERNOS CAB. HEXAGONAL

PINTURAS Y SOLVENTES
ABRASIVOS FLEXIBLES
HERRAMIENTAS ELECTRICAS
HERRAMIENTAS MANUALES
CERRAJERIA
PEGAMENTOS Y ADHESIVOS
VALVULAS
MATERIALES P/CONSTRUCCIN
MATERIALES DE LIMPIEZA
CONDUCTORES ELECTRICOS

Por ltimo, ordenamos en forma ascendente a todas las familias, y les buscamos
grupos que contengan a los artculos determinados en el levantamiento.
03

ABRASIVOS FLEXIBLES
10
PAPEL GRANATE
03 10 20 PAPEL GRANATE ASA No. 60
20
TELA ESMERIL
03 20 20 TELA ESMERIL ASA No. 60
05
CERRAJERIA
5
ARMELLAS
10
CERRADURAS
15
CANDADOS
05 15 30 CANDADO LEN 2"
09
CONDUCTORES ELECTRICOS
5
CABLES Y ALAMBRES DESNUDOS
10
CABLES Y ALAMBRES THW

PLG
PLG

PZA

09 10
15
15
5
10
15
15 15
18
10
18 10
15
18 15
20
18 20
25
06
25 06
12
18
28
06
28 06
28 06
28 06
10
36
10
20
36 20
39
10
20
30
39 30
45
10
45 10
20
45 20
30
45 30
70
03
06
70 03

20 CABLE THW 12 AWG

MTR
CABLES Y ALAMBRES TW
HERRAMIENTAS ELECTRICAS
ESMERILES
LIJADORAS
TALADROS
12 TALADRO CON PERCUTOR 1/2" - 3/4" DE WALT PZA
HERRAMIENTAS MANUALES
AJUSTE
40 LLAVES MIXTA 1/4" - 1" X 20 PZA
JGO
PARA ELECTRICISTA
30 PINZA PELACABLE
PZA
PARA PINTOR
16 BROCHA NYLON 1" TUMI
PZA
MATERIALES DE LIMPIEZA
CERAS
10 CERA AL AGUA EMPERATRIZ X 330 ML
COJ
DETERGENTES
INSECTICIDAS Y VENENOS
MATERIALES P/CONSTRUCCIN
CEMENTO
06 CEMENTO PORTLAND "EL SOL" X 42.5 KGM
BOL
07 CEMENTO PORTLAND "EL SOL" GRANEL
KGM
30 CEMENTO BLANCO X 1 KGM
BOL
PORCELANA
PEGAMENTOS Y ADHESIVOS
COLAS
MASKING TAPE
15 CINTA MASKING TAPE 3M 1" X 60 YD
PZA
PERNOS CAB. HEXAGONAL
DE ACERO
DE FIERRO NEGRO
GALVANIZADOS
25 PERNO CAB. HEX. FGALV. RC 1/2" X 1 1/2"
PZA
PINTURAS Y SOLVENTES
BARNICES
05 BARNIZ DD TEKNO
JGO
LACAS
10 LACA ACRILICA PERLADA SW AZUL BLTICO GLN
LATEX
15 PINTURA SUPER MATE VENCEDOR ROJO TEJA GLN
VALVULAS
DE COMPUERTA
DE GLOBO
10 VALVULA GLOBO CR. 1/2" ITALIANA
PZA

UBICACIN

Forma de Codificar un estante o andamio

Cdigo de Ubicacin

Cdigo A0108C
Almacen

Estante

01

Fila

Columna

08

Cdigo A0103B
almacen

Estante

01

Fila

Columna

03

CLASIFICACIN DE LOS STOCKS

1. Por su procedencia
-

Local

Nacional

Importado

2. Por su demanda
-

Regulares

Irregulares

Eventuales

3. Por su importancia operativa

-

Estratgico

Normal

No operativos

4. Por su existencia
-

De stock

De no stock

5. Por su obtencin
-

Preparados

Fabricacin

6. Por su movimiento
- Activos:

Son aquellos que tienen movimiento dentro de un periodo

previamente establecido.

- Inactivos:

Son los que no tienen movimiento dentro de un periodo

establecido.

- Agotados:

Son los que tienen movimiento, pero en el momento de

hacer la clasificacin, se encuentran sin stock. Estos
materiales, previo anlisis, debemos reponerlos con
premura

porque

podran

estar

causando

desabastecimiento.
- Cdigos muertos: Son items que existen en el catlogo pero no tienen
stocks y ya no se utilizarn. Estos materiales debemos
eliminarlos.

Muchas

veces,

se

quiere

guardar

Historia, en se caso, podramos guardarlos en un

back up. (borrador).
Cmo determinamos la Inactividad de un material?
7. Por su importancia econmica
Llamada tambin:
Ley de Pareto
Curva 80 . 20
Clasificacin ABC

A fines del siglo pasado un economista italiano llamado Pareto, realiz un

estudio socio econmico de la realidad de su pas y encontr que un
gran porcentaje de la riqueza del pas (80%) estaba concentrado
relativamente en una pequea minora (20%), siguiendo con su estudio,
determin que el siguiente 15% de las riquezas, estaba en manos del 30%
de los habitantes y el 5% se distribua entre la gran mayora (50%).
No fue sino hasta despus de la 2da Guerra Mundial en que un ingeniero
de la General Electric, llamado Dickens (por eso se conoce tambin como
clasificacin Dickeniana), aplic esta teora a los items de su empresa,
viendo que se cumpla la ley. Primero en resumen y luego graficado :
% item

(acumulado) %

(acumulado)

econmico
A

20

20

80

80

30

50

15

95

50

100

100

100
90
80
70
60
50
40
30
20
10

B
A

A B
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

%
acumulado item

Esta clasificacin es una de las ms importantes en el campo administrativo,

pues nos ayuda a identificar los items ms importantes, cuya atencin nos
ser muy til para controlar los aspectos que sean necesarios.

En el caso logstico hay muchas aplicaciones, como por ejemplo:

Compras:
-

Clasificacin ABC por volumen de compra

Clasificacin ABC por proveedores

Almacenes:
-

Clasificacin ABC valor consumo

Clasificacin ABC de materiales inactivos

Ventas
-

Clasificacin ABC por volumen de venta

Clasificacin ABC por margen de utilidad

Clasificacin ABC por clientes

La ms importante en nuestro caso es la de valor consumo.

As, por ejemplo, si tenemos los siguientes materiales de los que conocemos
su valor unitario y su consumo anual:
Valor

Consumo anual

30,000

0.10

500,00

700

800

1,000

15,000

Cul ser el ms importante?

Ser el primero si nos basamos por su precio unitario, el segundo si nos
basamos en el consumo anual; pero anualmente. en cual invertimos y
gastamos ms?
Si calculamos el valor consumo anual de cada uno de ellos, tendremos:

30,000

50,000

560,000

2,000

Es decir, la importancia econmica de un material no se calcula por su valor

unitario, ni por su consumo anual, sino por el VALOR DE SU CONSUMO
ANUAL.
Para confeccionar un cuadro que nos permita llegar a determinar la
clasificacin ABC, debemos calcular el valor consumo anualizado de cada
item y luego clasificarlos de mayor a menor. En el punto superior quedarn los
A, en el intermedio los B, y al final los C.
No debemos limitarnos estrictamente por la ley de Pareto, sino, utilizar
nuestro criterio para definir la clasificacin; es decir nosotros decidimos cules
son A, cules son B y cules son C.
Entonces como conclusin podemos definir:
Materiales A son muy importantes econmicamente
Materiales B son medianamente importantes econmicamente
Materiales C no tienen mayor importancia econmica.
Utilizamos el ABC para establecer nuestra poltica de stocks. As tenemos que
el stock que debemos mantener para cada clase de materiales es:
A

Lo mnimo necesario, tendiendo a cero (JIT Just in Time o JAT Justo

a tiempo) Porque en estos materiales, una economa en el costo de
posesin o en el precio de compra o ventajas en la forma de pago,
sern muy significativos para la empresa, lo que no ocurre para los
otros materiales, por lo que para ellos decidiremos:

Stocks para un tiempo mediano; (4 meses por ejemplo).

Lo mximo posible (8 12 meses) porque son materiales de un valor

consumo no significativo.

Esta poltica de stocks es modificada por 2 factores importantes:

-

Duracin del bien

Capacidad del almacenamiento

As mismo, para comprar, debemos tener ms dedicacin para los materiales

A, pues una ventaja en la adquisicin de los insumos, ser importantsimo
para la empresa.

SESIN 3 - CLASES DE ALMACENAMIENTO

CLASES DE ALMACENAMIENTO
Podemos considerar los siguientes tipos:
1. Almacenes financieros o warrant
2. Almacenes autorizados de Aduana
3. Almacenes de importacin temporal
4. Almacenes de exportacin temporal
5. Almacenes de consignacin.

Almacenes Financieros o Warrants

Son aquellos en que se almacena mercadera que se entrega en garanta

(warrants) por un prstamo, generalmente bancario. Estos pueden ser alquilados
a almaceneras o se puede negociar para que se utilice un almacn dentro de la
empresa, pero al cual tiene acceso nicamente la empresa financiera acreedora.
Bien utilizado, puede ser un medio importante de financiamiento. Se pueden
warrantear mercaderas o insumos o productos terminados.
Los materiales warranteados se pueden liberar parcialmente pagando al banco,
el valor del material ms los intereses correspondiente.

Almacenes autorizados de Aduana

Los terminales martimos y areo, tienen los siguientes inconvenientes:

1. Son inseguros por prdidas y robos.
2. Existen plazos para retirar la totalidad de la mercadera, en cuyo defecto es
declarada en abandono.
3. No se puede retirar parcialmente la mercadera.

Para

evitar

desembarque

estos
la

inconvenientes,

mercadera

podemos

importada,

sea

gestionar

que

depositada

en

apenas

se

almacenes

autorizados de aduanas con el fin de eliminar los problemas mencionados pues,

nuestra mercadera estar:
1. Segura.
2. No se declarar en abandono mientras paguemos los derechos de
almacenamiento.
3. Se puede desaduanar parcialmente.
Almacenes de importacin temporal

Las empresas que exporten productos, pueden solicitar la importacin de

insumos que sean productivos, liberados de los derechos de aduana y del IGV.
El Estado es muy riguroso en el control de los materiales que ingresan al pas
con esta facilidad, que es necesaria para poder competir con productos de otros
pases.
La falta de materiales que no corresponden al balance importacin temporal
exportacin, puede ser asumido como contrabando, con las penalidades
correspondiente.
Almacenes de exportacin temporal

En el caso que tengamos que remitir un material para su reparacin al extranjero,

que deba volver a internarse, o de devoluciones al proveedor con cargo a
reingreso, por los que ya se pagaron los derechos de aduana correspondiente,
pueden ser solicitados como exportacin temporal para no duplicar el pago de los
derechos.
Dentro de estos, podemos considerar tambin, los TIC: terminales interiores de
carga, creados por la Ley N 25327 Normas sobre el transporte multimodal
internacional de mercaderas, que se dio para facilitar el comercio internacional
de zonas que no dispongan de servicios de embarque desembarque de cargas
en contenedores ni otras formas anlogas.

Estos almacenes estn bajo el control de la Sunad y toda la mercadera que se

interne en ellos se consideran Exportadas para todos sus efectos.
De consignacin

Es cuando el proveedor nos da los materiales que sern pagados con la

condicin de ser consumidos o vendidos por nosotros.
Como es lgico, son aplicables para materiales A, pues no vale la pena hacerlo
para materiales B C.
Este sistema es importantsimo porque minimiza la inversin necesaria y porque
baja considerablemente el costo de posesin.
Es muy til pero hay que tener un buen sistema de control de los stocks y de los
consumos, pues este tiende a aumentar por el slo hecho de tener los materiales
disponibles o porque puede ser incentivado por el proveedor.
Tipos de almacenes

Estos son los lugares de almacenamiento que debemos considerar dentro de

una empresa.
-

De insumos

De productos terminados

De recuperos

De mercadera

Sub almacenes o bodegas

Estos pueden ser nicos o varios, segn sea necesario.

1. De insumos.- Son aquellos que contienen los materiales que se
consumen en la empresa, ya sea para uso interno o produccin
pueden ser especializados o tener 1 slo, general:
Por ejemplo:
-

Almacn de materias primas

Almacn de repuestos

Economato

Almacn de materiales pesados, etc.

2. De productos terminados.- Como su nombre lo indica, son los que

contienen los materiales que produce la empresa. En este almacn,
podramos tener tambin los semi-terminados.
3. De recuperos.- Estn los materiales usados, susceptibles de ser
reparados o para su venta donde estn y como estn o para ser
eliminados.
4. De mercadera: Es donde estn los materiales que compramos para
comercializar directamente. Podran tambin estar junto con los
productos terminados.
5. Bodegas o sub-almacenes: Son almacenes pequeos, en los que
tenemos materiales de uso frecuente y/o emergencia, que son
necesarios cuando los usuarios estn muy alejados del almacn o
cuando

este no cubre todos los turnos de trabajo que tiene la

produccin.

SESIONES 4 Y 5 - GESTIN DE STOCKS

MTODOS DE PROGRAMACIN
La programacin es indispensable en cualquier actividad, especialmente en la
logstica.
Programar es prever, es adelantarnos a los requerimientos de los usuarios para
tener los materiales en la cantidad necesaria y en el momento oportuno.
Es decir, mediante ella vamos a determinar Cunto necesitamos? y Cundo debe
estar disponible?,
Existen varios mtodos de programacin.
1. PRM (Programa de Requerimiento de Materiales). Se aplica a los materiales
productivos directos.
2. Mximos y Mnimos. Se aplica para materiales B y C
3. Estacional o fechas fijas. Se usa para materiales de demanda irregular.
4. Grfico. Se aplica para materiales A
5. Lote econmico de compras. Se aplica a materiales A.

PRM

En Ingls, sus siglas son MRP.

Este mtodo, si bien es cierto, existe como principio desde tiempos muy
antiguos, pero en la dcada del 70 fue sistematizado, con la ayuda de la
nueva generacin de computadoras 360/20.
Se basa en el concepto de RATIO DE CONSUMO:
Cantidad de material
Ratio de consumo =

-----------------------Producto terminado

Es la cantidad de materiales que se requieren para fabricar un producto

terminado.

Es un concepto que utilizamos a diario en muchos de nuestros actos.

Por ejemplo, para fabricar un pantaln talla L utilizamos 1.20 mt de tela.
El ratio ser :1.20 mt/pantaln
Nos sirve para calcular el consumo necesario de tela y tambin para
controlarlo.
Pero para fabricar 1 pantaln no slo necesitamos tela, sino otros materiales.
Indicando solo los materiales productivos directos, con sus ratios que
necesitaremos para fabricar el pantaln, tenemos:
Ratio Talla L

Ratio para nios

Ratio para short

Tela principal

1.20 mt

0.70 mt

0.60 mt

Hilo

0.10 cono

0.07 cono

0.06 cono

Botones

2.00 unid

2.00 unid

--

Cierre

1.00 unid

1.00 unid.

1.00 unid.

Broches

1.00 unid

1.00 unid.

1.00 unid.

Tela/p/bolsillos

0.30 mt

0.20 mt

--

Etiqueta

1.00 unid.

1.00 unid.

1.00 unid.

Bolsa

1.00 unid

1.00 unid.

1.00 unid.

El conjunto de materiales con sus respetivos ratios, son necesarios para

fabricar una unidad, se llama rbol de estructuras. Cada producto que se
fabrique en una empresa debe tener su rbol de estructuras.
Por supuesto que para fabricar 1 pantaln necesitamos otros materiales que
no son productivos directos (no dependen de la produccin) tales como:
agujas, repuestos mquinas, tiles de oficina, materiales de limpieza, tijeras,
etc., etc.) que sern programados de acuerdo a los otros mtodos.

Si tenemos todos los rboles de estructura grabados en el computador,

bastar indicar la cantidad que tengamos que producir de cada uno de ellos y
automticamente el computador calcular la cantidad necesaria para
confeccionar cada producto y sumar la cantidad total.
Adems comparar este total con la cantidad disponible (no es igual al
stock) y calcular la cantidad a comprar.
Mximos y Mnimos

Este mtodo se utiliza para materiales B y C, es decir aquellos que no tienen

mayor importancia econmica. Puede incluir a materiales productivos
directos.
Como su nombre lo indica, este mtodo se basa en que cuando tengamos
una cantidad mnima, debemos adquirir la cantidad mxima permitida.
Para programar, necesitamos los siguientes datos:
-

Consumo

Tiempo de reposicin (es el tiempo que transcurre desde que surge la

necesidad hasta que el material est disponible en el almacn).

Stock inicial

Poltica de stocks (para saber cunto o para cunto tiempo debemos

solicitar el material)

Veamos este mtodo con un ejemplo.

Si un Item cualquiera tiene los siguientes datos:
Consumo anual

1200 unidades

Tiempo de reposicin

30 das

Stocks inicial

400 unidades

Poltica de stocks

Si el item es B => Solicitamos para 6 meses

Si el item es C => Solicitamos para 12
meses

Veamos cmo vara el stocks con respecto al tiempo:

1200
1100
1000
900
800
700
600
500

Punto de Repedido

400
300

C
B
A

200
100

Stock de seguridad

EN FB MZ AB MA JN JL AG ST OC

Tiempo

El consumo anual es 1200 unidades, mensual ser 100.

Si partimos de un stock inicial de 400 unidades, al cabo de 1 mes, ya habremos
consumido 100, o sea nuestro stocks ser 300.
A fines de febrero, ser 200, a fines de marzo, ser 100 y a fines de abril, se habr
producido una rotura de stock, es decir, llegaremos a stock cero.
Si nosotros realizamos nuestro pedido a fines de abril, tendremos que esperar 30
das (tiempo de reposicin) para que nuestro pedido llegue, es decir, estaramos 30
das sin stock. Como esto no es deseable, en 1ra instancia, decidimos adelantarnos
para realizar nuestro pedido; cunto nos adelantamos?: 30 das, porque ese es el
tiempo de reposicin, es decir vamos a pedir cuando tengamos stocks para 1 mes,
que es igual a 100 unidades.
Probemos ahora: cuando nuestro stock llegue a 100 (fines de marzo) realizamos
nuestro pedido, que debe llegar en 30 das, a fines de abril, cuando estamos
llegando a cero.
Pero siempre llegan a tiempo nuestros pedidos y si an llegando a tiempo, nuestro
consumo o venta, aumenta?

Para poder evitar quedarnos sin stocks, por los motivos anteriormente anotados:
-

MAYOR CONSUMO o DEMANDA

DEMORAS EN EL ABASTECIMIENTO

Debemos tener una cantidad que los proteja de estas contingencias, que lo vamos a
llamar stock de seguridad.
Uno de lo errores que frecuentemente se cometen, es tratar de hacer el clculo del
stock de seguridad, en forma cientfica, exacta. Recordemos que este mtodo de
programacin es aplicable para materiales B y C, que no tienen mayor importancia
econmica. Debemos asumirlo en forma aproximada; si no es correcto, lo
corregimos y si es acertado, lo dejamos.
Tracemos una lnea en el punto de 100 unidades que seala nuestro stocks de
seguridad (para 1 mes), a partir de este momento, esta lnea ser nuestro cero
aparente, tratamos de que nuestro stock no llegue a este nivel.
El stock de seguridad es conocido tambin con el nombre de stock de proteccin y
desde mi punto de vista, como stock mnimo.
A partir de esta cantidad (100 unidades) nos adelantamos un periodo igual al tiempo
de reposicin (30 das), que equivale a 100 unidades, nos da 200 unidades.
ESTE PUNTO CONSTITUYE EL PUNTO DE REPEDIDO (REORDER POINT) O
STOCK DE REPOSICIN.
En consecuencia, el punto de repedido, es: LA CANTIDAD en que debemos ordenar
la reposicin de un material. El punto de repedido es independiente del tiempo
pues nuestro consumo no siempre es ideal, parejo, es muy variable, por lo que
debemos considerar hacer nuestro pedido cuando lleguemos a 200 unidades (en el
caso del ejemplo).

El punto de repedido, en el grfico, es igual a la suma de 2 segmentos:

AC = AB + BC
El segmento AC es el punto de repedido
El segmento AB es el stock de seguridad
El segmento BBC es el consumo en el tiempo de reposicin.
Punto Repedido = Stock Seguridad + Consumo en tiempo reposicin.
Pero cada vez que deseemos establecer el punto de repedido, no es necesario
realizar el grfico, este lo podemos hacer con el Kardex, que lo veremos en el
siguiente captulo.
Cuando lleguemos al punto de repedido debemos solicitar una cantidad que nos
permite llegar al stock mximo permitido, de acuerdo a nuestra poltica,
considerando el consumo durante el tiempo de reposicin.

MTODO DE LOTE ECONMICO DE COMPRAS

Cuando compramos un artculo, incurrimos automticamente en 2 costos:

-

Costos de adquisicin

Costo de posesin

La suma de estos costos nos da el costo total. El lote econmico de compra es el

que hace que el costo total sea el mnimo posible.

COSTO DE ADQUISICIN
En lo que nos cuesta la accin de comprar.
Esta conformado por:
-

Costos directos del departamento de compras

Sueldos y leyes sociales

Materiales y tiles de oficina

Servicios (Tlf, fax, luz, etc.)

Movilidad, etc.

Depreciacin

de

equipos

(fax,

computadora,

fotocopiadora)
-

Costos indirectos de las compras

Costo de la recepcin (almacn, control de calidad)

Costo de programacin de stocks

Costo de apoyo del centro de cmputo

Costo de finanzas

Costo de contabilidad

La suma de los costos, dividida entre el nmero de rdenes de compras colocadas

mensualmente, nos da el costo de adquisicin, que es lo que nos cuesta colocar una
orden de compra.
El costo de adquisicin es muy til para establecer el monto de compras de caja
chica.

Costo de posesin
Es lo que nos cuesta poseer un material, desde que ingresa, hasta que se consume.
Est conformado por:
-

Costo del capital invertido

Prima de seguro

Costo de almacn

Costos administrativos

Mermas y prdidas

Riesgo de obsolescencia

Impuesto de revalorizacin

Costos de mantenimiento

Estos costos son muy particulares para cada empresa, pero en nuestro
medio, el costo de posesin est alrededor del 30% anual, en US$, sobre el
valor promedio del stock.
Debemos notar que en ningn caso figura el costo del producto.
Para ilustrarlo podemos ver un ejemplo para un item cualquiera de una
empresa:
Costo de posesin

20%

Costo de adquisicin

200 U.M.

Costo de adquisicin

7,200 unidades

Precio unitario

10

Tanteando para diferentes formas de compra, podemos ver el siguiente

cuadro:

# de
veces

Valor
Tamao

compra

Lote

Costo

Inventario

adquisicin promedio

del

Costo

stock Posesin

Costo
Total

Prom.

7200

200

3600

36000

7200

7400

3600

400

1800

18000

3600

4000

2400

600

1200

12000

2400

3000

1800

800

900

9000

1800

2600

1440

1000

720

72000

1440

2440

1200

1200

600

6000

1200

2400

1028

1400

514

5140

1028

2428

900

1600

450

4500

900

2500

En el cuadro vemos que el costo total baja desde 7400 UM hasta que se hace
mnimo (2400 UM) y luego vuelve a subir. Esta subida se debe a que el costo
de adquisicin se hace ms importante que el costo de posesin.
Cuando el costo total es mnimo, se dice que estamos comprando en LOTE
ECONMICO; en este caso: 1200 unidades.
El lote econmico se presenta cuando el costo de adquisicin y el costo de
posesin son iguales. Este es una condicin indispensable para que se
produzca el lote econmico.
Pero para calcularlo ms rpidamente existe una frmula:

Q=

2 xCxA
PxU

En donde:
Q = Lote econmico
C = Consumo anual
A = Costo de adquisicin

P = Costo de posesin (en fracc. decimal)

U = Precio unitario
CONSIDERACIONES DE LOTE ECONMICO
1. El lote econmico debe aplicarse slo para materiales tipo A, no es
interesante aplicarlo a materiales tipo B y C, pues su poca importancia
econmica no lo justifica, pues sera como ahorrar en la comida del canario.
2. En el ejemplo que hemos visto, el lote econmico es de 1200 unidades, es
decir, tenemos que comprarlo 6 veces al ao. Pero vale la pena comprar 6
veces al ao 1 material tipo A? Creemos que no. para comprar 1 material A yo
solicitara cotizacin por el total del lote y negociara con el proveedor 2
aspectos importantsimos: entregas parciales (lo mnimo posible) y forma de
pago; esto, por supuesto, luego de seleccionar la mejor oferta,
En el cuadro del ejemplo del lote econmico, comprando de esta forma
tendremos:
A. Costo de adquisicin

200 U.M.

(Porque comprara 1 sola vez)

Tamao del lote = 300 unidades
(entregas quincenales)
Stock promedio

Valor del stock promedio =

Costo de posesin

150 unidades
150 x 10 = 1500 U.M.

20% de 1500 U.M.

0.2 x 1500 = 300 U.M.

Costo Total : Costo adquisicin + Costo posesin

200
=

300

500 U.M.

Este costo es mucho menor que los 2400 U.M. obtenidos con la aplicacin
tradicional de la teora de lote econmico.

METDO ESTACIONAL O FECHAS FIJAS

Este Mtodo se aplica a materiales que en determinadas pocas del ao,

tiene unas ventas excepcionales. En una empresa comercial, el encargado de
ventas debe determinar qu campaas de ventas va a realizar; indicando
adems la fecha de inicio de cada una de ellas. En una empresa de grandes
almacenes, tendremos:
Campaa

Fecha de inicio

Fecha del pedido

Escolar

1 feb

15 oct

Da de la madre

1 abril

1 dic

Da padre

1 junio

15 feb

Invierno

15 junio

3 marzo

Primavera

1 set

4 abril

Navidad

1 nov

15 jun

Verano

15 nov

30 jun

Una vez que el encargado de compras nos de esa informacin (2 primeras

columnas) nosotros debemos, basarnos en:
-

Procedencia, obtencin, disponibilidad financiera, forma de pago, etc.

Determinar la fecha mxima en que debemos tener el pedido, con todos sus
datos, en nuestro poder, y establecemos la columna 3. Si nosotros tenemos
pedidos en las fechas indicadas, debemos garantizar la entrega de los

materiales para la fecha de inicio de la campaa, de lo contrario, no podremos

asegurarlo.

As como hay campaas de ventas, tambin, en empresas industriales,

existen campaas de produccin, de mantenimiento, de promocin, etc,. que
pueden programarse siguiendo el mismo mtodo. Debemos recordar que en
las empresas las reas ms crticas son produccin y mantenimiento por lo
que debemos exigirles que programen sus campaas.
Este mtodo tambin se aplica para items de consumo regular, cuando se
trata de pocos items.
Por ejemplo, 1 farmacia, puede programar sus pedidos de medicinas, por
laboratorios; fijando la fecha en que deben realizarse.
Tambin se aplica a empresas que tienen muchos usuarios, para que todos
realicen sus pedidos en 1 fecha determinada, por familias.

MTODO GRFICO

Este mtodo es aplicable a materiales tipo A, es decir, aquellos de mucha

importancia econmica.
Lo vamos a realizar con el siguiente cuadro:

EN
Stock

inicial

Ingresos

FE

MZ

AB

MY

JN

JL

AG

ST

OC

TOTAL

(compras) R
P
Consumos R
P
Stock final R
P
R
Produccin
P = PROGRAMADO

R = REAL

Lo primero que tenemos que hacer, es calcular el consumo.

Como la mayora de los materiales (A) dependen directamente de la produccin,
hemos colocado esta fila para calcularlo.
El consumo ser igual a la produccin multiplicada por el ratio de consumo.
En las empresas comerciales, no hay produccin, no se coloca esta fila, el consumo
ser igual a la venta estimada y se colocar directamente en esa fila.
Otro dato real, es el stock inicial que lo podemos obtener del Kardex o mediante un
conteo fsico.
Tambin debemos determinar el stock final, que es lo que deseamos mantener para
garantizar el abastecimiento. Esto lo vamos a definir mediante una poltica de stocks.
Ya hemos visto, en el sistema de mximos y mnimos que, para los materiales B y C
tenamos una poltica de stocks genrica, es igual para todos los materiales (B = 6
meses C = 12 meses por ejemplo).
La poltica de stocks para materiales A, es definida para cada uno de ellos, y se
debe tener en cuenta:

Procedencia del material

Disponibilidad en el mercado

Oferta del material

Forma de pago

Variedad de proveedores, etc.

El cuadro se basa en un principio muy simple:

STOCK INICIAL + INGRESOS CONSUMOS = STOCK FINAL

Cada Fila tiene 2 posiciones:

P = Programado
R = Real
Para poder comprar frecuentemente nuestra programacin con lo que realmente ha
sucedido y poder tomar as, la las medidas correctivas y controlar los consumos.

SESIN 6 - EXAMEN PARCIAL

SESIN 7 - EL PEDIDO DE COMPRAS

EL PEDIDO DE COMPRAS
Una vez que hemos determinado la cantidad y la OPORTUNIDAD, de acuerdo a
nuestra programacin, debemos definir claramente QUE, es lo que necesitamos,
es decir, detallar las especificaciones mnimas que debe reunir un material y para
que compras pueda adquirirlo inequvocamente.
Estos datos, los plasmamos en un documento que se llama pedido de compras
requisicin. El pedido debe ser debidamente revisado y aprobado, antes de iniciar
el proceso de compras.
En la mayora de empresas, la revisin es realizada por el almacn, pero est en
condiciones de hacerlo eficientemente o tiene personal tcnico que conozca de
especificaciones y consumos?, si no es as, se debe designar una persona o rea
que cumple con revisar los pedidos.
Los aspectos que debemos revisar para aprobar un pedido, son:
1

Que sea realmente necesario.

Que la cantidad est de acuerdo a una poltica.

Que las especificaciones estn completas.

Que la fecha de entrega sea razonable (excepto las urgencias, que

DEBEN SER LAS EXCEPCIONES).

Que se defina el embalaje.

Debe indicarse al responsable de realizar la verificacin del material

cuando se ingrese.

El proceso de compras, se debe iniciar necesariamente, con un pedido debidamente

aprobado.
Despus del proceso de compras el proveedor entrega el material al almacn y as
iniciamos el proceso de almacenamiento.

LA RECEPCIN
Para la recepcin de cualquier empresa, es indispensable la o/c y la gua de
remisin del proveedor; no se debe de recibir ningn material sin estos requisitos.
El personal que trabaje como recepcionista debe ser capacitado, si es posible, con
formacin tcnica, para poder analizar la calidad de los materiales. Debe tener
ayudante, pues siempre debe estar manipulando y desembalando materiales;
tambin deben estar dotados de las herramientas mecnicas, de medicin y/o
precisin para efectuar su trabajo.
Pasos de la recepcin:
-

DESCARGA

DESEMBALAJE

VERIFICACIN CUANTITATIVA Y CUALITATIVA

INGRESO

1. Se debe establecer un horario para recibir la mercanca.

2. Se debe establecer la zona de descarga ms adecuada para minimizar la
necesidad de manipuleo.
3. Debe haber una zona de recepcin, debidamente separada.
4. El recepcionista debe conocer claramente quin es el responsable de la
verificacin cualitativa del material:
-

El mismo recepcionista

El usuario del material

Un especialista (laboratorio, compras de calidad, etc).

Terminada la verificacin cuantitativa y cualitativa, se debe confeccionar la

nota de ingreso por el material que est de acuerdo con la especificacin en
la orden de compra.
Por el material que no est de acuerdo debe confeccionarse la NOTA DE
RECHAZO indicando claramente el motivo.

Esta nota es necesaria para que quede constancia del material que se rechaza y
poder evaluar a los proveedores. Sin esta nota no quedara historial.
Todo material que ingrese a la empresa, debe pasar fsica y/o administrativamente
por recepcin del almacn.
Existen diferentes motivos por los que ingresa material a un almacn:
-

Por compra

Por prstamo

Por devolucin de cliente

Por devolucin de usuario

Por devolucin de proveedor

Por inventario

Por ajuste de inventario

Por razones de un mejor control, todo material que salga del la empresa, excepto
ventas, debe pasar por recepcin del almacn.
De esta manera, se llevar un control de la mercadera que es reingresada; de lo
contrario, reclamar su devolucin al responsable.
Motivos por los que salen materiales que deben pasar por recepcin:
-

Prstamos

Devolucin de prstamo

Reparaciones

Devolucin a proveedor

Muestra, etc.

SESIN 8 ALMACENAMIENTO - EL ALMACENAMIENTO

PROPIAMENTE DICHO
REAS DE ALMACENAMIENTO
Debemos seleccionar los materiales, teniendo en cuenta:
-

Mercadera que deba ir en lugar cerrado

Mercadera que no necesita lugares cerrados

Mercadera frgil

Mercadera que se consume frecuentemente

Mercadera pesada

Mercadera voluminosa

Mercadera valiosa

Mercadera peligrosa (explosiva o carburante venenosa, corrosiva).

Mercadera que requiere almacenamiento especial (refrigeracin,

deshumecedor).

Para cada de una ellas, decimos si deben ir en almacenes AD-HOC, o deben estar
dentro de un solo almacn, pero, ojo, debemos acondicionar las reas necesarias.
Esta decisin es importante para nuestro almacn; si no tenemos espacios
adecuados para cada tipo, o la capacidad de almacenamiento no es la adecuada,
vamos a tener almacenes caticos y desordenados, que puedan conducirnos al
fracaso.
Un funcionario de almacenes debe enfrentar el reto de tener que convencer a la
gerencia general de que provea al almacn de las reas y medios necesarios,
justificando, si es precio, con un anlisis costo beneficio. Cualquier pedido que no
est debidamente sustentado, esta condenado al rechazo.
-

Las reas cerradas son las ms caras, por lo tanto deben dedicarse slo a los
materiales que por su tamao y necesidad de protegerlo de la intemperie, lo
requieran.

Las reas de almacenamiento al aire libre, son ms baratos; pueden ser

asfaltados o con piso de concreto o afirmado, con techo total o parcial, siempre
tendiendo a la economa. Deben estar protegidos por mallas de alambre. Se
usan para materiales voluminosos (cilindros, carretes de cables, fierro de
construccin, tuberas, etc) que difcilmente pueden ser sustrados.

Las reas de seguridad se destinan a materiales deseables, de fcil

sustraccin. Slo muy pocas personas deben tener la llave de acceso.

El rea para mercadera frgil debe estar en lugares poco transitados y seguros.

La mercadera voluminosa debe estar en lugares abiertos o si no es posible,

dentro del almacn, en lugares en que puedan ser manipulados, sin estorbar el
paso.

La mercadera peligrosa debe estar en lugares que en casos de siniestro, no

afecta al almacn ni a los trabajadores ni a otras reas de la empresa. Dentro de
esta mercadera tenemos (dinamita, gases, combustibles, reactivos, etc,).

Las reas de almacenamiento especial, de acuerdo a su volumen puedan estar

en almacenes especiales o dentro del almacn central, pero debidamente
acondicionada.

UBICACIN DE LOS ALMACENES

Debe estudiarse convenientemente, de tal forma que facilite el acceso a los usuarios
y a los proveedores y que est libre de la contaminacin (humos) que a veces la
misma fbrica produce.

DISTRIBUCIN DE LOS MATERIALES

La distribucin de los materiales dentro del almacn, se realiza de acuerdo a los
siguientes criterios:
-

Frecuencia de movimiento

Volumen / peso

Peligrosidad

Costo unitario

Necesidad de conservacin especial

Fragilidad

Deseabilidad

Cualquiera que sea el almacn, o el criterio que escojamos, siempre debe de estar
en orden de Cdigo para facilitar la ubicacin del material.

SEGURIDAD DEL ALMACN

La seguridad del almacn debe ser:
-

Contra robos: Internos y externos

Contra otros siniestros

Sismos
Incendios
Plagas
Aniegos
Contaminacin.

Debemos tambin tener especial cuidado en la Seguridad del personal.

En el 1er caso, debemos, si es posible con asesora de especialistas, asegurar
nuestro almacn, tanto en el permetro (puertas, ventanas, tomas de aire,

extractores), como en el interior del mismo (rendijas, rejas), asegurndose que

impida el paso furtivo de personas y de materiales.
Se deben tener manuales de procedimientos que establezcan que est prohibido el
libre paso de personas no autorizadas al almacn, y que el supervisor o el jefe del
almacn o el personal de seguridad puedan revisar a las personas y/o vehculos que
salen del almacn, incluyendo al propio personal, sin que se sientan Ofendidos,
sino lo consideren como rutina.
-

Las funciones de limpieza y/o toma de inventarios, deben ser realizados por
personal del mismo almacn, en el 1er caso o de confianza, de la misma
empresa, en el 2do caso. SI permitimos rutinariamente la presencia de
extraos, estos sern excusa en el caso de prdidas y robos. En el caso de
seguridad contra siniestros, tambin necesitamos asesora de expertos en
seguridad industrial que nos ayuden a determinar y ubicar convenientemente
las:
-

Tomas contra incendio

Extintores

Rejillas y sumideros

Detectores de humos

Rociadores

Evacuacin y zonas de proteccin en caso de sismos.

Tipos de puerta y sentido de giro (vertical, interior, exterior, lateral).

Es muy frecuente tener un plano de ubicacin de cada almacn, en que se indiquen

la distribucin de la mercadera, posicin de los dispositivos de seguridad, posicin
de las llaves y tableros elctricos, zonas de seguridad. Zonas de mayor peligro.
Se deben realizar peridicamente simulacros de siniestros.

Seguridad del Personal

El personal, dentro del almacn, debe tener los protectores de seguridad
necesarios:
-

Ropa adecuada

Protectores de odo

Orejeras

Lentes

Respiradores

Guantes adecuados

Zapatos de seguridad

Fajas protectoras de columnas para manipular pesos.

Cinturones de seguridad

Capacitacin necesaria.

MEDIOS DE ALMACENAMIENTO
El jefe de almacn es responsable de proveer a su personal de los medios ms
adecuados para que desarrollen su trabajo en forma ptima, sin poner en riesgo su
integridad. Dentro de estos tenemos:
a)

De Almacenamiento:
-

Estantera

Estantera mvil

Tanques y tolvas

Parihuelas

Caballetes para cables

Casilleros

Escaleras

Linternas

b)

De Acarreo:

Fajas transportadoras

Rodillos transportadores

De elevacin (cangilones)

Carretillas mecnicas

carretillas hidrulicas

c)

De Manipuleo:
-

Montacargas (petrleo, elctricos)

Montacargas mecnicos

Montacargas elctricos.

d)

De Medicin:
-

Balanzas

Winchas

Micrmetros

Vernier, etc.

LOS DESPACHOS
Como principio: NADA DEBE SALIR DEL ALMACN SIN ESTAR AMPARADO POR
UN DOCUMENTO DEBIDAMENTE APROBADO.
El despacho es la fase culminante del proceso logstico, y de proceso logstico, y de
su ordenamiento depende la calidad del servicio que brinde el almacn y el control
de los consumos, es por esto que debe estar muy bien controlado.
Los principales documentos de salida son:
FACTURA
Empresas

BOLETA DE VENTA

Comerciales

GUA DE REMISIN

VALE DE SALIDA
Empresas que VALE DE SALIDA PROVISIONAL
Consumen

TRANSFERENCIA INTERNA

material

TRANSFERENCIA EXTERNA

El almacn, debe horarios horarios y fechas de atencin a los usuarios, de acuerdo

a las necesidades de consumo o a los programas de produccin.
Todos los documentos que sustentan una salida, tienen una finalidad contable, por
lo que, cualquiera que sea el sistema de control que exista, debe figurar como
documento debidamente firmado por:
-

El solicitante

La persona que autoriza

El despachador

La persona que recibe.

Se debe determinar claramente a las personas autorizadas, de los cuales el almacn

debe llevar una relacin en la cual estn registradas las firmas autorizadas y para
qu lnea de materiales.
El almacn debe llevar un archivo correlativo y organizado de cada uno de los
documentos que sustentan un ingreso y salida.
Los formatos de la factura, gua de remisin y boleta de venta, estn es establecidos
por la Sunat, por lo que slo veremos cmo es un vale de salida.

VALE DE SALIDA
FECHA ____________

NUMERO
MOTIVO ____________

USUARIO ___________________________________________ C. COSTOS _______________

JUSTIFICACIN ________________________________________________________________
IT.

CODIGO

__________________
solicitante

DESCRIPCION

U/M

CANTIDAD
SOLICITAD DESPACH.

CUENTA

_____________________ _________________ ___________________

aprobacin
almacn
recib conforme

RESPONSABILIDADES DEL JEFE Y DEL PERSONAL DEL ALMACN

1

Mantener los niveles adecuados de stock.

Mantener el orden del almacn

Mantener la limpieza del almacn

Mantener los productos en perfectas condiciones hasta que sean solicitados.

Entregarlos de acuerdo a las condiciones fijadas (en caso de venta).

Mantener actualizados el catlogo .

Toda la mercadera debe estar identificada con una tarjeta que contenga:
-

Cdigo

Descripcin

Unidad de medida

Ubicacin

Seleccionar la mercadera inactiva y proponer su destino final.

Establecer junto con contabilidad y auditoria los sistemas de control del

almacn (verificaciones e inventarios).

EL KARDEX
El kardex es el control de ingresos y salidas de materiales, Puede ser mecanizado
(software) o manual, el principio es el mismo, pero obviamente el primero tiene
muchas ventajas.
Tipos de Kardex
El kardex puede ser contable o de saldos fsicos.
El kardex contable es, como su nombre lo dice, el que lleva contabilidad, con fines
de control del almacn. Es valorizado.
El kardex de saldos fsicos, en compaas medianas o grandes, es necesario, para
que el almacn pueda llevar sus propios controles y la programacin de stocks,
pero slo de saldos fsicos, ya que las auditoras, recomiendan que el almacn no
lleve costos ni precios unitarios.
En la siguiente hoja, existe una muestra de un kardex.
Esto se puede llevar en una hoja o una tarjeta o puede ser un registro de computador por tele
proceso.
PTO. PEDIDO

AO

ENE

STOCK MINIMO

FEB

MAR

STOCK MXIMO

ABR

MAY

JUN

JUL

TIEMPO REPOSIC.

AGO

SEP

OCT

PROCEDENCIA

NOV

DIC

CLASE

TOTAL

MES

IMPORTANCIA

PEDIDO
#

FECHA

DEMANDA

MOVIMIENTO

ORDEN DE COMPRA
CANT.

FECHA

CANT.

PROV.

OBTENCIN

INGRESO
F. ENT.

FECHA

CANT.

ACUM.

U/M

UNICACION

1999
2000
2001
DOCUMENTO

CODIGO

FECHA

INGRESO

SALIDA

SALDO

DESCRIPCION

EL ALMACN
-

Como hemos visto, el almacenamiento constituye una de las funciones

bsicas de la logstica y como tal, debe realizarse en forma ptima en todas las
empresas e instituciones.

La mayora de los empresarios toma al almacn como un Mal necesario

puesto que ocasiona gastos no productivos, pero esto est muy alejado de la
realidad, puesto que el almacenamiento es los gastos del almacn, constituyen
una inversin, que si es bien planificado y utilizada racionalmente, va a ocasionar
utilidades directas a la empresa.
Una de las utilidades directas que origina el almacn son:
-

Disminucin del COSTO DE POSESIN, lo cual aumenta las utilidades,

en forma directa.

Optimiza la inversin en stocks.

Permite la continuidad de aquellas operaciones al tener los materiales

en el momento oportuno en la cantidad necesaria en la calidad
requerida.

Permite llevar un control de los consumos, en forma oportuna, para poder

controlar los gastos y el presupuesto de la empresa.

Mxima utilizacin de los materiales; controlando y administrando

eficientemente la recuperacin de muchos de ellos.

Estudiando el rendimiento de los materiales en uso.

Buscando materiales que reemplacen con ventaja a los que se estn

usando.

Normalizando y estandarizando los materiales del catlogo de la empresa.

Resguarda los intereses de la empresa ante los proveedores, al efectuar

una eficiente recepcin e ingreso de la mercadera requerida.

Corresponde al jefe de almacn y al personal de esta rea, cumplir los

objetivos trazados en base a un Programa de trabajo, cuya evaluacin sea

motivo de un informe, que DIVULGUE los logros obtenidos, y tambin los

problemas que se tienen en el almacn, analizndolos convenientemente y
proponiendo soluciones.
EL personal del almacn es responsable de cmo la direccin de la empresa rene
a los almacenes, demostrndolo, no solo con brindar un excelente servicio a los
usuarios y/o clientes, sino demostrando los logros obtenidos, en cuanto a
parmetros especficos.
Estos parmetros, llamados tambin BENCHMARKING deben demostrar la
situacin real del almacn, y tratar de cuantificar la forma econmica los resultados
buenos o malos que se obtengan.
De una manera muy general, sugiere algunos de estos parmetros:
-

ndice de rotacin: general y por

Composicin del stock: principales productos

# Total de tems en stock
# Total de tems en activos

-%

# Total de tems inactivo

-%

# Total de tems con stock O - %

# Total de tems sobre stock - % - motivo
Si esto se pudiera valorizar, sera ptimo.
-

# de vales de salida atendidos - # de tems

# de tems atendidos / personal del almacn

# de ingresos - # tems

# de tems con normas y/o prdidas

# de pedidos emitidos - # tems

# de pedidos urgentes (indicando motivos)

# de vales no atendidos por falta de stock

# de tems de no stock

Verificaciones de stock y resultados

Apreciaciones sobre la seguridad del almacn.

Estos resultados deben compararse con los obtenidos en los ltimos 6 meses
y analizar para ver si nos estamos aproximando a la meta o nos estamos
alejando de ella.

As mismo, conviene que el almacn posea un manual de procedimientos y

un perfil del personal que debe realizar las funciones segn el organigrama.

SESIN 9 - CONTROLES DEL ALMACN

CONTROLES DEL ALMACN
En el almacn poseemos mucho dinero invertido, ms de los que puede tener el
cajero en un buen da; por lo tanto, el personal del almacn y las dems autoridades
de la empresa deban tener un buen control de existencias.
Para poder llevar el control, existen:
-

Los chequeos

Toma de inventarios

Para cualquiera de los controles se debe tener un buen kardex, al da, porque
es la base para verificar se las existencias estn de acuerdo con lo que SE
DEBE HACER.

CHEQUEOS
Estos son sorpresivos y/o aleatorios. El jefe del almacn debe realizarlos en forma
diaria, pero tambin, lo realizan en forma eventual: El jefe de logstica, auditora y
contabilidad.
El procedimiento es obtener los saldos de un nmero indeterminado de tems y
compararlos con un conteo fsico. Las diferencias que pudieran existir, deben
aclararse inmediatamente.

TOMA DE INVENTARIOS
Toma de inventario es la comparacin entre el saldo contable (Kardex) y el conteo
fsico de los materiales.
Este, a diferencia de los chequeos, no debe ser sorpresivo, sino, lo principal, es su
preparacin.

Clase de toma de inventarios

Existen 2 clases: Totales y rotativos o selectivos.

Los inventarios totales, como su nombre lo indica, se toman sobre la

totalidad de los tems. Es recomendable para empresas pequeas o con poco

nmero de tems. Como es para poco nmero de tems, se pueden tomar con
intervalos no muy grandes de tiempo y adems no cierra la atencin y requiere
de personal no muy especializado.
Toma de inventarios rotativos o selectivos. Son recomendables para

empresas grandes o con muchos nmeros de tems. Son selectivos porque,

seleccionamos a menudo especialmente, basados en la clasificacin ABC. As
tenemos por ejemplo:
Para materiales A y de mayor valor unitario:

c/2 meses

Para materiales B y de mayor valor unitario:

c/6 meses

Para materiales B y de mayor valor unitario:

c/12 meses

Para los medianos o grandes empresas, es ms recomendable por:

-

No cierra la atencin

Pueden hacerse ms frecuentemente para los materiales ms importantes.

Como son muy frecuentes, es necesario tener personal estable que se va

a especializar en el conocimiento de los materiales, documentos contables
y sistemas.

Preparacin

La preparacin consiste en:

1

Creacin o perfeccionamiento del catlogo.

Creacin o perfeccionamiento del cardes contable

Conciliacin entre fsico y kardex

Ordenamiento y limpieza del almacn

Pre - conteo

Depuracin del procedimiento y formatos. Fecha de inicio y trmino.

Determinacin del personal que intervendr.

Determinacin del personal que intervendr.

Preparacin de los medios necesarios.

10 Corte documentario.
11 Conteo y reconteo
12 Listado de discrepancias
13 Aclaracin de discrepancias
14 Informe final y ajuste de inventarios.

SESIN 10 CONTROL DE GESTIN

CONTROL DE GESTIN
Como hemos visto, el almacenamiento constituye una de las funciones bsicas de la
logstica y como tal, debe realizarse en forma ptima en todas las empresas e
instituciones.
La mayora de los empresarios toma al almacn como un Mal necesario

puesto que ocasiona gastos no productivos, pero esto est muy alejado de la
realidad, puesto que los gastos del almacn, constituyen una inversin, que si es
bien planificado y utilizada racionalmente, va a aumentar la rentabilidad de la
empresa la empresa.
Una de las utilidades directas que origina el almacn son:
-

Disminucin del COSTO DE POSESIN, lo cual aumenta las utilidades,

en forma directa.

Optimiza la inversin en stocks.

Permite la continuidad de las operaciones al tener los materiales

en el

momento oportuno en la cantidad necesaria en la calidad requerida.

-

Permite llevar un control de los consumos, en forma oportuna, para poder

controlar los gastos y el presupuesto de la empresa.

Mxima utilizacin de los materiales; controlando y administrando

eficientemente la recuperacin de muchos de ellos.

Estudiando el rendimiento de los materiales en uso.

Buscando materiales que reemplacen con ventaja a los que se estn

usando.

Normalizando y estandarizando los materiales del catlogo de la empresa.

Resguarda los intereses de la empresa ante los proveedores, al efectuar

una eficiente recepcin e ingreso de la mercadera requerida.

Corresponde al jefe de almacn y al personal de esta rea, cumplir los objetivos

trazados en base a un Programa de trabajo, cuya evaluacin sea motivo de un

informe, que DIVULGUE los logros obtenidos, y tambin los problemas que se
opongan a la eficiencia, analizndolos convenientemente y proponiendo soluciones.
EL personal del almacn es responsable de cmo la direccin de la empresa
considere a los almacenes, demostrndolo, no solo con brindar un excelente servicio
a los usuarios y/o clientes, sino hacindole conocer los logros obtenidos, en cuanto a
parmetros especficos.
Estos parmetros, llamados tambin BENCHMARKING deben demostrar la
situacin real del almacn, y tratar de cuantificar la forma econmica los resultados
buenos o malos que se obtengan.
De una manera muy general, sugiere algunos de estos parmetros:
-

ndice de rotacin: general y por cada material A

Composicin del stock:

# Total de tems en stock
# Total de tems activos

-%

# Total de tems inactivo

-%

# Total de tems agotados

-%

# Total de tems con sobre stock

- % - indicando los motivos.

(Sera muy conveniente valorizarlos y tambin determinar el porcentaje en

valores).
# de vales de salida atendidos - # de tems
# de tems atendidos / personal del almacn
# de ingresos - # tems
# de tems con mermas y/o prdidas
# de pedidos emitidos - # tems
# de pedidos urgentes (indicando motivos)
# de vales no atendidos por falta de stock
# de tems de no stock
Verificaciones de stock y resultados de los chequeos.
Apreciaciones sobre la seguridad del almacn contra siniestros.

Estos resultados deben compararse con los obtenidos en los ltimos 6 meses y
analizar para ver si nos estamos aproximando a la meta o nos estamos alejando de
ella.
As mismo, conviene que el almacn posea un manual de procedimientos y un perfil

SESIN 11 EVALUACIN FINAL