Direccin Tcnico Normativa

Opinin

T.D.: 1859746

OPININ N 106-2012/DTN
Entidad:

Proyecto Especial de Infraestructura de Transporte Nacional Provas Nacional

Asunto:

Anotacin en el cuaderno de obra y ampliacin de plazo en los

contratos de obra

Referencia:

Comunicacin recibida el 22.JUN.2012

1.

ANTECEDENTES

Mediante el documento de la referencia, el Director Ejecutivo de Provas Nacional

realiza varias consultas sobre la anotacin en el cuaderno de obra y el procedimiento
de ampliacin de plazo en los contratos de obra.
Antes de iniciar el desarrollo del presente anlisis, es necesario precisar que las
consultas que absuelve este Organismo Supervisor son aquellas referidas al sentido y
alcance de la normativa de contrataciones del Estado, planteadas sobre temas
genricos y vinculados entre s, sin hacer alusin a asuntos concretos o especficos,
de conformidad con lo dispuesto por el literal j) del artculo 58 de la Ley de
Contrataciones del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo N 1017 (en
adelante, la Ley), y la Segunda Disposicin Complementaria Final de su
reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo N 184-2008-EF (en adelante, el
Reglamento).
En ese sentido, las conclusiones de la presente opinin no se encuentran vinculadas
necesariamente a situacin particular alguna.
2.

CONSULTAS Y ANLISIS

Las consultas formuladas son las siguientes:

2.1

Ante una solicitud de ampliacin de plazo de obra por parte de un

contratista Es obligacin de ste anotar diariamente en el Cuaderno de
Obra, en la totalidad del periodo o lapso de tiempo donde evidencie la
circunstancia que amerite una ampliacin de plazo, a efectos de cumplir con
lo dispuesto en el Artculo 201 del Reglamento? (sic).

2.1.1 De conformidad con el numeral 18 del Anexo nico del Reglamento, Anexo
de Definiciones, el cuaderno de obra es El documento que, debidamente
foliado, se abre al inicio de toda obra y en el que el inspector o supervisor y el
residente anotan las ocurrencias, rdenes, consultas y las respuestas a las
consultas. (El subrayado es agregado).

Asimismo, respecto a la anotacin de ocurrencias, el primer prrafo del artculo

195 del Reglamento establece que En el cuaderno de obra se anotarn los
hechos relevantes que ocurran durante la ejecucin de esta, firmando al pie
de cada anotacin el inspector o supervisor o el residente, segn sea el que
efectu la anotacin. Las solicitudes que se realicen como consecuencia de las
ocurrencias anotadas en el cuaderno de obra, se harn directamente a la
Entidad por el contratista o su representante, por medio de comunicacin
escrita. (El resaltado es agregado).
Como se advierte, el cuaderno de obra es un instrumento indispensable para la
comunicacin entre la Entidad y el contratista, y para el control de la obra, en
tanto tiene por finalidad registrar los hechos relevantes ocurridos durante su
ejecucin para, entre otros fines, sustentar las solicitudes del contratista.
2.1.2 Ahora bien, algunos hechos o circunstancias ocurridos durante la ejecucin de
una obra pueden generar atrasos o paralizaciones y, en consecuencia,
determinar la verificacin de alguna de las causales de ampliacin de plazo
previstas en el artculo 200 del Reglamento 1, siempre que tales hechos o
circunstancias afecten la ruta crtica del programa de ejecucin de obra vigente
y el plazo adicional resulte necesario para la culminacin de la obra.
As, el primer prrafo del artculo 201 del Reglamento 2 establece el
procedimiento de ampliacin de plazo, conforme a lo siguiente: Para que
proceda una ampliacin de plazo de conformidad con lo establecido en el
artculo precedente, desde el inicio y durante la ocurrencia de la causal, el
contratista, por intermedio de su residente, deber anotar en el cuaderno de
obra las circunstancias que a su criterio ameriten ampliacin de plazo. Dentro
de los quince (15) das siguientes de concluido el hecho invocado, el
contratista o su representante legal solicitar, cuantificar y sustentar su
solicitud de ampliacin de plazo ante el inspector o supervisor, segn
corresponda, siempre que la demora afecte la ruta crtica del programa de
ejecucin de obra vigente y el plazo adicional resulte necesario para la
culminacin de la obra. (). (El resaltado es agregado).
De acuerdo con la disposicin citada, el contratista tiene la obligacin de
anotar en el cuaderno de obra, por intermedio de su residente, desde el inicio y
durante su ocurrencia, los hechos o circunstancias que, a su criterio, ameriten
la ampliacin de plazo, a efectos que, posteriormente, su solicitud de
ampliacin de plazo sea procedente.
Dicha obligacin implica que el contratista debe anotar en el cuaderno de obra,
cuando menos, el inicio y el final del hecho o circunstancia que determina la
configuracin de la causal de ampliacin de plazo, dado que estos son los hitos
imprescindibles para determinar la duracin de la causal y, por ende, para
cuantificar el tiempo por el cual debe ser ampliado el plazo contractual, as
1

Artculo vigente hasta el 19 de septiembre de 2012, pues el 20 de septiembre de 2012 entr en

vigencia el Decreto Supremo N 138-2012/EF, que lo modific.
2

Artculo vigente hasta el 19 de septiembre de 2012, pues el 20 de septiembre de 2012 entr en

vigencia el Decreto Supremo N 138-2012/EF, que lo modific.

como los gastos generales variables correspondientes al contratista, de ser el

caso.
No obstante, en el periodo entre dichos hitos, el contratista tambin puede
realizar otras anotaciones que, a su criterio, sean relevantes para sustentar y/o
cuantificar, de mejor manera, su solicitud de ampliacin de plazo, tal como lo
precisa el artculo 195 del Reglamento.
Cabe precisar que, dadas las particularidades del hecho o circunstancia que
determina la configuracin de una causal de ampliacin de plazo en concreto,
un contratista podra considerar necesario realizar anotaciones diarias, desde
que se inicia la causal hasta que esta culmina, a efectos de procurar la
aprobacin de su solicitud de ampliacin de plazo; aspecto que corresponde
evaluar a cada contratista.
2.1.3 En virtud de lo expuesto, debe indicarse que la obligacin del contratista de
anotar en el cuaderno de obra, por intermedio de su residente, los hechos o
circunstancias que, a su criterio, ameriten la ampliacin de plazo, para que
proceda su solicitud de ampliacin; implica que en el cuaderno de obra se
anote, cuando menos, el inicio y el final del hecho o circunstancia que
determina la configuracin de la causal de ampliacin, sin perjuicio de que,
entre el inicio y el final de tal hecho o circunstancia, tambin pueda efectuarse
otras anotaciones que sean relevantes para sustentar y/o cuantificar, de mejor
manera, la solicitud de ampliacin de plazo.
2.2

En el supuesto que se tenga que anotar diariamente, significa tambin que

el Contratista tiene que anotar necesariamente en el Cuaderno de Obra, el
ultimo da en que acaba la causal? (sic).
Conforme a lo sealado al absolver la consulta 2.1, para que proceda la
solicitud de ampliacin de plazo, el contratista, por intermedio de su residente,
debe anotar en el cuaderno de obra, cuando menos, la fecha en la que se inicia
y en la que culmina el hecho o circunstancia que determina la configuracin de
la causal de ampliacin, a efectos de poder determinar la duracin de esta
causal y, por ende, para cuantificar el tiempo por el cual debe ser ampliado el
plazo contractual, as como los gastos generales variables correspondientes al
contratista, de ser el caso.

2.3

Asimismo, en caso de Ampliaciones de Plazo por ejecucin de Presupuestos

Adicionales de Obra, causal prevista en el Artculo 200, inciso 4. del
Reglamento de la ley de Contrataciones del Estado, en la cual el evento
inicia y concluye el mismo da con la notificacin de la Resolucin
autoritativa correspondiente, la obligacin de la anotacin en el Cuaderno
de Obra se debe realizar en el mismo da o al da siguiente de notificada
sta?. (sic).
El numeral 4) del artculo 200 del Reglamento 3 establece que una de las
causales de ampliacin de plazo es la siguiente: Cuando se aprueba la

Artculo vigente hasta el 19 de septiembre de 2012, pues el 20 de septiembre de 2012 entr en

vigencia el Decreto Supremo N 138-2012/EF, que lo modific.

prestacin adicional de obra, la misma que se configura con la ocurrencia de

un nico hecho: la aprobacin de la prestacin adicional de obra.
En esa medida, para que la solicitud de ampliacin de plazo proceda, el
contratista, por intermedio de su residente, debe anotar en el cuaderno de obra
tal hecho; esto es, la aprobacin de la prestacin adicional de obra. Ahora bien,
la anotacin debe realizarse en la fecha en que el contratista tome conocimiento
de la aprobacin de la prestacin adicional; es decir, en la fecha en que el
contratista sea notificado con la resolucin aprobatoria.
En tal sentido, el contratista debe anotar en el cuaderno de obra, por intermedio
de su residente, la aprobacin de la prestacin adicional de obra en la misma
fecha en que se le notific la respectiva resolucin, como requisito de
procedencia de la causal de ampliacin de plazo.
2.4

Finalmente, a efectos que la Entidad otorgue la aprobacin de una

solicitud de ampliacin de plazo de Obra Es necesario que la Supervisin
de la obra ratifique con anotaciones en el Cuaderno de obra, en los mismos
das y en la totalidad del periodo donde el Contratista anote en el cuaderno
de obra, la circunstancia que amerite la correspondiente ampliacin de
plazo?
Como se ha indicado al absolver la consulta 2.1, para que proceda la solicitud
de ampliacin de plazo, el contratista debe anotar en el cuaderno de obra, por
intermedio de su residente, los hechos o circunstancias que, a su criterio,
ameriten la ampliacin de plazo; es decir, cuando menos, la fecha en la que se
inicia y en la que culmina el hecho o circunstancia que determina la
configuracin de la causal.
En cambio, en el procedimiento establecido en el artculo 201 del Reglamento 4,
no se ha previsto como requisito para que una Entidad apruebe una solicitud de
ampliacin de plazo, que el supervisor haya ratificado las anotaciones
realizadas sobre el particular por el residente en el cuaderno de obra.
Sin embargo, teniendo en consideracin que es obligacin del supervisor
controlar la adecuada ejecucin de la obra, y que es el nico representante de la
Entidad autorizado a realizar anotaciones en el cuaderno de obra5, le
corresponde analizar los hechos anotados por el residente en el cuaderno de
obra y realizar las anotaciones que, al respecto, resulten pertinentes para
salvaguardar el inters de la Entidad. Caso contrario, incurrira en
incumplimiento de su contrato, pudiendo la Entidad resolverlo e informar al
Tribunal de Contrataciones del Estado para que este aplique las sanciones que
correspondan, de ser el caso.

Artculo vigente hasta el 19 de septiembre de 2012, pues el 20 de septiembre de 2012 entr en

vigencia el Decreto Supremo N 138-2012/EF, que lo modific.
5

De conformidad con el artculo 193 del Reglamento.

3.

CONCLUSIONES

3.1

La obligacin del contratista de anotar en el cuaderno de obra, por intermedio

de su residente, los hechos o circunstancias que, a su criterio, ameriten la
ampliacin de plazo, para que proceda su solicitud de ampliacin; implica que
en el cuaderno de obra se anote, cuando menos, el inicio y el final del hecho o
circunstancia que determina la configuracin de la causal de ampliacin, sin
perjuicio de que, entre el inicio y el final de tal hecho o circunstancia, tambin
pueda efectuarse otras anotaciones que sean relevantes para sustentar y/o
cuantificar, de mejor manera, la solicitud de ampliacin de plazo.

3.2

El contratista debe anotar en el cuaderno de obra, por intermedio de su

residente, la aprobacin de la prestacin adicional de obra en la misma fecha en
que se le notific la respectiva resolucin, como requisito de procedencia de la
causal de ampliacin de plazo.

3.3

En el procedimiento establecido en el artculo 201 del Reglamento 6, no se ha

previsto como requisito para que una Entidad apruebe una solicitud de
ampliacin de plazo, que el supervisor haya ratificado cada una de las
anotaciones realizadas por el residente en el cuaderno de obra; sin perjuicio de
su obligacin de analizar los hechos anotados por el residente y realizar las
anotaciones que, al respecto, resulten pertinentes para salvaguardar el inters
de la Entidad.
Jess Mara, 05 de noviembre de 2012

AUGUSTO EFFIO ORDEZ

Director Tcnico Normativo
MPC/CVP.

Artculo vigente hasta el 19 de septiembre de 2012, pues el 20 de septiembre de 2012 entr en

vigencia el Decreto Supremo N 138-2012/EF, que lo modific.