29/4/2015

Cmobajarloscostosocultos

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20/02/15

Cmo bajar los costos ocultos

Dinero Estn en todas las actividades, afectan a todas la reas e impactan sobre la
competitividad y rentabilidad. Cmo detectarlos y reducirlos.

Cmo bajar o reducir los costos ocultos de una organizacin

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Nino Fernndez
Publicado en
Revista Pymes

Costos, Empresas, Reduccin De Costos

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Conlacadadelarentabilidadcomoprincipalpreocupacin,la
mayoradelaspymesbuscarecortaraquellosgastosconsiderados
prescindibles,comoelcafenlasoficinas,eltaxiparalostrmitesolos
almuerzosdecortesa.Sinembargo,pocassonlasfirmasypocossonlos
esfuerzosdestinadosareducirloscostosocultos,unasuertedermora
presenteenlamayoradelasactividades,quepuedellegaratener
incidenciarelevanteenlacolumnadegastostotales.
Seentiendeporcostosocultosaquellosgastosquenosonproductivoso
estrictamentenecesariosparaelfuncionamientodelaempresayque
suelenpasardesapercibidosparalossistemascontablesylacuentade
resultados.Losejemplos,quesondiversosyafectanatodaslasreas,
reconocendiferentesorgenes.
Lafaltadeconocimientoodecompromisodeempleadosquedejanlas
computadorasprendidas,odeoperariosquenoavisandelmal
funcionamientodesusmquinas,conelconsiguientemayorconsumo
deelectricidadygeneracindedesperdiciosolafaltadeunsistema
quealertesobreelvencimientodeinsumosenlosdepsitos,sonslo
algunosdelosmsconocidos.Aunquedemayorcomplejidad,tambin
suelenintegrarestalistaloscostosdeoportunidad,aquellosquederivan
enprdidasdemercadoporinsatisfaccindelosproductososervicios
vendidosalgunosdecarcterfinancierooelpagodesobrepreciosnon
sanctos,paraalcanzardeterminadospropsitos.
Desdelapticadelosexpertos,nosloesclavedetectarestosfactores
quegeneranimproductividades,sinotambintratardeneutralizarloso
reducirlos,atravsdelagestinprofesional.
Noseven,peropesan
ElingenieroJorgeOnzari,gerentedeMantenimientoyServiciosde
IngredionArgentina,firmaespecializadaenelprocesamientodelmaz,
aseguraqueloscostosocultosimpactanenlarentabilidady
competitividaddelasempresas,enunamplioespectrodeactividades.
"Puedensermuyvariados,tenerdistintoorigenyrequerirdiferentes
soluciones.Anivelproductivo,lanodisponibilidaddeequiposensu
puntoptimodefuncionamiento,olaausenciadeplanificacin,

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generantiemposimproductivosmuyaltos.Lomismopuedepasarconla
faltadeidoneidaddelosoperadoresparaejecutarunatarea,larotacin
depersonal,losaccidenteslaborales,lascondicionesdetrabajoque
generenincomodidadesergonmicasolasprdidasenlosdepsitos",
afirmaOnzari.
ParaAnbalCofone,docentedelaFacultaddeIngenieradelaUBAy
consultordepymesenMejoraContinua,"enlosrubrosindustriales,y
solamenteenmateriademanodeobra,losdiferentescostosocultos
puedensignificarsobrecostosdemsdel30%,medidosaestndares
relativamentetolerantes".Haceunosmesesrelata,enunaempresa
fabricantedeplsticos,aljubilarseeloperariodeunainyectora,
descubrieronqueconciertosmoldescrticos,lamquinahaba
trabajadolosltimosveinteaosalamitaddelavelocidadposible.
"Nadiequisohacerlacuentadeldineroquehabanperdidoycmoesto
habaimpactadonegativamenteenelclimayelritmodetodoel
equipo",diceCofone.
Elejemplohablaalasclarasdeunacarenciadeplaneamientoyde
administracindelosrecursoshumanos,reaenlaqueefectivamente
estoscostosocultospuedensersignificativos.
OscarBanegas,gerentedelServiciodeCompensacionesdeHayGroup,
consultorainternacionalespecializadaengestinderecursoshumanos,
aseguraquemuchaspymestienenbajoniveldeprofesionalizacinensu
gestinyesotieneefectosnegativossobrelaempresa.
"Hayempresasquenodedicantiempoalasfuncionesdeentrenamiento
ycapacitacin,nigeneranestrategiasdeatraccinyretencindesus
recursoshumanos,quetienenunavisindecortoo,alosumo,mediano
plazoyvivenencrisisdesupervivencia.Generalmente,tienenuna
personaqueseocupadeliquidarsalariosygestionarladocumentacin
laboral,peronointervienenenlaadministracindelosconflictos,nien
eldesarrolloyelalineamientodelospuestosdetrabajoconlas
necesidadesdelafirma.Tambincarecendeunaestrategiade
capacitacinpermanenteysistematizada,loqueenfatizaelincremento
encostosocultos",diceBanegas.
CarlosAnino,presidentedeSynthesis,firmaespecializadaensoluciones
informticasparaelretail,connfasisenautomatizacincomercial,
dicequeenestesectorlarotacindeempleadossueletraducirseenun
bachedifcildecubrir.

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"Aladificultaddeobtenerenelmercadoundesarrolladorpara
tecnologasdeobjetos,seagregalaposteriornecesidaddedotarlodel
conocimientodenuestraplataforma.As,lascurvasdeinduccin
dependenmuchodelaaptitudylaactituddelprofesionalingresante.
Paragraficarlo:ladiferenciaentreundesarrolladorseniorJavayuno
VTOLnuestroproductodesarrolladoenJava,puedeoscilarentre
tresydiezmesesdeinduccininterna.Puedenaparecerbaches
improductivosenlagestindeequiposdetrabajo:uncolaborador
asignadoadiferentesproyectos,precedenciadetareas,osimplemente
faltadeuncontrolmsexhaustivodelaproduccin.Segnlacalidad
delseguimiento,losbolsonesimproductivospuedentransformarseen
costosocultosdifcilesdeabsorber",destacaAnino.
Contodo,enlaindustriadelsoftwaresereconocenotroscostosocultos
queexcedenlagestinderecursoshumanosypuedenabarcaruna
porcinimportantedelpresupuestototaldeproduccin."Enelcasode
desarrollosamedida,elcambiodealcancedelproyectogeneracostos
muchasvecesincobrablesparaelsector,porejemplopormodificaciones
pedidasporlosclientesqueellosconsiderannimias,oporladilacindel
tiempodecobro,oporerroresdeanlisisdelasaplicaciones.Yhayun
costoocultomuyimportanteenlabrechaentreelpresupuestoyla
aceptacindeltrabajo,quepuededemorarmsdedosmesesenun
escenarioconinflacin,implicaresignarrentabilidad",cuentaCarolina
Bandoli,CEOdelaconsultoraespecializadaMarkeTIC.
"Eltiempoquepuedetardarelreacomodamientodepreciossuele
resultaroneroso,msenlosproyectosdebajomargen,generalmente
porqueelcontratodeserviciosnocontemplaeltrasladoapreciodelos
cambiosqueincidenenloscostos,comolossalariosolavariacinenlos
ndicesdereferencia",acotaAnino.
Porcierto,tambinsondediversandoleloscostosocultosenla
industriamanufacturera,dondesereconocentresgrandesgrupos:los
vinculadosamaquinariasyequipos,losquetienenqueverconlos
recursoshumanosylosasociadosalosprocesosproductivos."Est
comprobadoqueentrelasposiblescausasdelasprdidasenlos
equipos,figuraeldeterioroqueimplicalafaltadeunbuenprogramade
mantenimientoo,simplemente,porquelosencargadosdeobservary
corregirestasfallasaceptanestasprdidascomonormales",dice
OsvaldoMartnezPereyra,docentedelactedradeIngenieray
Mantenimiento,delInstitutoTecnolgicodeBuenosAires(ITBA).
Elexpertotambinserefierealosfactoresimproductivosquegeneran
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lasdeficienciasenlalogstica.Porejemplo,lostiemposqueinsumeel
desplazamientodemateriaprimadeundepsitohastaelcentro
productivo,oladecisindecomprarpalletsdemaderadebajacalidad
ofueradelestndar,queluegosetraduceenroturasdemercaderas,
bloqueosdemquinasoaccidentes.
Sobreestepunto,JosLuisLosada,directordeTecnologstica
Consultores,dicequelalistadecostosocultosenlogsticaesenorme,
aunenlasempresasmseficientes."Laincidenciadeestoscostoscrece
cuandolasfirmascarecendeindicadoresdegestin,quepermiten
monitorearlosprocesosymanteneromejorarlosnivelesdeeficienciao
nosesiguenbuenasprcticasencadaunadelasactividadeslogsticas",
afirmaLosada.
IgnacioHerrou,jefedeLogsticayDistribucindelfabricantede
levadurasCalsa,aseguraque,ensumomento,loscostosocultostenan
impactodirectosobrelaproductividaddeestafirma,quemanejams
de200SKU(StockKeepingUnit),osea,lostemsqueparticipanenel
inventario.Yrelata:"Nosafectabantantoenlalneadeproduccin
comoenlapreparacindelospedidosenelcentrodedistribucin,por
lacantidaddeSKUyporlaaltafrecuenciadevisitasquerequeracada
pedido,conelconsiguientemayortiempodepreparacin".
Soluciones
"Lareduccindeloscostosocultosenlogsticaesunprocesoqueno
tienefinyqueaportabeneficiossignificativos,conmnimasinversiones",
defineLosada.
Paraelconsultor,esteobjetivoimplicalaincorporacindesistemasde
gestinqueordenenelprocesooperativo,mejoresprcticasencada
funcin(diseoeficientededepsitos,calidadcertificadaenla
preparacindepedidos,facturacinculatacamin,etc.),desarrollode
unprocesodemejoracontinuaqueobligueaunarevisinpermanente
Noticias
Deportes
ExtraShow!
Estilo
Servicios
delacalidaddelagestinporejemplo,lacertificacindeunanorma
decalidadespartedeeseproceso.Pero,porsobretodo,Losada
recomiendatenerIndicadoresdeGestin(KPI)quepermitanmedir
dndeseencuentraparadalaempresayhaciadndesedirige.Para
todoello,agrega,esclavelacapacitacindelagente,teniendoen
cuentaquelasnecesidadesvaransegnelperfildelospuestos:"Debe
haberuntipodecapacitacinparalosoperariosyotraparalos
supervisoresoanalistaslogsticos".

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EnCalsa,diceHerrou,loscostosocultosenlaactividadlogsticase
superarongraciasaunaestrategiadegestinllamadaProyectoMs
que,entreotrasacciones,habilitunindicadordeeficiencia
denominadoOEE(OverallEquipmentEfficiency),incorporunsistema
degestin,queincluyeaccionesdecapacitacindelpersonalyla
adopcindemedidasdeseguridad,higieneymedioambiente.Yagrega:
"Loscambiossecentraronenlamodificacindellayoutdelcentrode
distribucin,paraacortarlasdistanciasquerecorranlospreparadores
depedidosysereclasificaronlasubicacionesdelosSKU,haciendoms
eficientetodoelproceso.Secompletaconunmanualdeprocedimientos
conlasmejoresprcticasdetrabajo,alqueaccedetodoelpersonal".

Caso
inici

Empez
locales

Cofone,porsuparte,aseguraqueenlaidentificacinyposterior
reduccindecostosocultoshayunapalabraclave:medir."Lasecuencia
serahacerprimeroelestudiopreviodetodoloqueconsumeorequiere
producirelproducto,luegoimplementarconcuidadoyprofesionalismo
elproceso,ydespusmedirenformapermanente,paraqueconla
mejoracontinua,sepuedairajustando"
EnlamismalneaopinaMartnezPereyra:"Silaempresamidela
entradademateriaprimaalaplanta,puededescubrirsitraselproceso
deproduccinseconsumemsdelodebido,silaprdidaestenla
faltadecuidadodelosoperarios,enposiblesrobosoenelvencimiento
deproductos.Osea,enlamedidaquesemidaenformasistemtica,
estasituacinobligaatodoslosqueintervienenenelprocesoproductivo
asermsresponsablesensusfunciones".
Precisamente,larecomendacindelconsultorBanegashaceejeenlas
personas."Lafrmulanoesmgica,hayquetrabajarenla
'profesionalizacin',paramedirpermanentementeelimpactorelativo
quetienecadacargo,puestodetrabajo,trabajador,sistemas,
maquinariasyculturadelaempresa.Yenestecamino,loprimeroque
sedebehaceresformalizarla'educacin'delospropietariosy
conductoresdelaspymes,enaspectosdedireccindenegocios,
conduccindepersonas,competenciaseincumbenciasdeltrabajo".La
aplicacindeestaestrategiapermitir,asuvez,adoptardecisiones
orientadasalograrunamayoreficienciaproductiva,porunmayor
controldegastos.
EnMannHummel,fabricantedefiltrosparalaindustriaautomotriz,
detectaronque,amedidaquecrecalaempresa,aparecanmuchos
gastosnuevos,comoelservicedeacondicionadoresdeaire,almuerzos
deejecutivosocartuchosdetintasnopresupuestados."Decidimosque
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todaslascompras,aunmnimas,debenseraprobadasyregistradasy
luegoemitidascomosolicitudesdecomprapornuestrosistema",dice
GerhartOsman,gerentegeneraldeMannHummel.
Deigualmodo,enIngredionArgentinalaestrategiaseorienthacia
variosfrentes.Porunlado,conlacertificacindelasnormasISO9000,
18000y22000,msindicadoresdegestinparapodermedirlas
diferentesvariablesdelaactividad.Y,porelotro,implementaronLean
SixSigma,unametodologaparamejorarlosprocesosdeproduccin,
minimizandolacantidaddefallasoerrores.
"Nuestrafabricacinesdeprocesocontinuo,porlotanto,formamosun
equipointerdisciplinarioysubdividimoslaplantaenreas.Luego,
describimoselprocesodecadaunadeellas,consuscorrespondientes
etapas,susinputsyoutputs.Encadaetapa,enumeramoslosproblemas
demayorimpactoquesedetectabany,finalmente,trabajandoen
equipo,seanalizaronyejecutaronlasideaspropuestasporlos
participantes",afirmaOnzari.
Otroejemplodelasventajasdeprofesionalizarlasdiferentesreasdela
empresa,eseldelingenieroacargodelaplantadeproduccinyla
promocindelmantenimientopreventivoenlasmquinas,paraevitar
futurasaver
as.

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