MANUAL DE MANTENIMIENTO

PREVENTIVO Y CORRECTIVO
INSTALACIONES Y EQUIPOS
DE UNIVERSIDAD
FRANCISCO GAVIDIA

MANUAL DE MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y EQUIPOS DE

LA UFG

Pg. i

INDICE

Generalidades del manual

Introduccin

Objetivos del manual de mantenimiento

Alcances y limitaciones

Objetivos de la unidad de mantenimiento

Polticas de la unidad de mantenimiento

Justificaciones

CAPITULO I
INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN DEL MANTENIMIENTO
1.1

Definiciones

1.2

Clasificacin del tipo de trabajo de mantenimiento

1.3

Responsabilidades de la administracin del mantenimiento

1.4

Funciones fundamentales de la administracin del mantenimiento

10

1.5

Propsitos de la administracin del mantenimiento

10

1.6

Beneficios de la administracin del mantenimiento

11

CAPITULO II
ORGANIZACIN DE LA UNIDAD DE MANTENIMIENTO
2.1

Organizacin de la unidad de Mantenimiento

11

2.2

Objetivos

11

2.3

Estructura Organizativa para la unidad de Mantenimiento

12

2.4

Descripcin de puestos propuestos

13

CAPITULO III
ADMINISTRACIN DEL MANTENIMIENTO
3.1

Generalidades de administracin del mantenimiento

17

Instalaciones y equipo

18

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3.2

3.3

3.4

3.5

Pg. ii

Ciclo de mantenimiento propuesto

21

Codificacin de los formularios utilizados en el manual

22

Smbolos de la norma ANSI utilizados en diagramas de flujo

24

Procedimiento General de Mantenimiento

25

Inspecciones
Generalidades

28

Representacin grafica del proceso de inspeccin

30

Procedimiento de Inspeccin

31

Descripcin del proceso de inspeccin

34

Formularios de inspecciones

37

Proceso de planeacin
Generalidades

44

Representacin grafica del proceso de planeacin

46

Procedimiento de Planeacin

47

Descripcin del proceso de planeacin

48

Formularios de planeacin

49

Proceso de organizacin
Generalidades

54

Representacin grafica del proceso de organizacin

56

Procedimiento de Organizacin

57

Descripcin del proceso de organizacin

59

Formularios de organizacin

61

Proceso de ejecucin
Generalidades

65

Representacin grafica del proceso de ejecucin

67

Procedimiento de Ejecucin preventivo

68

Descripcin del proceso de ejecucin preventivo

70

Procedimiento de Ejecucin Correctivo

72

Descripcin del proceso de ejecucin correctivo

75

Formularios para ejecucin

77

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3.6

Pg. iii

Proceso de control
Generalidades

83

Representacin grafica del proceso de control

84

Procedimiento de Control

85

Descripcin del proceso de control

86

Elementos de control

87

Control de satisfaccin de usuarios

87

Procedimiento de satisfaccin usuarios instalaciones y equipos

88

Descripcin del proceso

89

Control de satisfaccin de trabajos

90

Procedimiento de satisfaccin de trabajos

91

Descripcin del proceso

92

Control de calidad del servicio de mantenimiento

93

Procedimiento de Informe de calidad del servicio de mantenimiento

94

Descripcin del proceso

95

Control de las actividades de mantenimiento

96

Procedimiento de control de las actividades de mantenimiento

97

Descripcin del proceso

98

Formularios utilizados para el control

99

CAPITULO IV
INSTRUCTIVO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL APLICABLE A LAS
ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO
4.1

Generalidades

111

4.2

Justificacin

111

4.3

Prevencin de riesgos laborales

112

4.4

Instructivo de seguridad para Actividades de Mantenimiento

112

Procedimiento para prevencin de riesgos

124

Descripcin del proceso de prevencin de riesgos

127

Formularios a utilizar para prevencin de riesgos

128

4.5

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CAPITULO V
PLAN PROPUESTO DE CAPACITACION
5.1

Introduccin

131

5.2

Determinacin de los temas a presentar

131

5.3

Objetivos

132

5.4

Propuesta del programa de capacitacin

132

5.5

Alternativas de facilitadores

133

5.6

Especificaciones de la capacitacin

133

5.7

Recursos Tecnolgicos

133

5.8

Responsabilidad de Ejecucin

133

5.9

Programas y contenidos de la capacitacin

133

INSTRUCTIVOS PARA LLENAR FORMULARIIOS DEL MANUAL

142

GLOSARIO

173

ANEXOS
Anexo 1

Proteccin Cabeza

176

Anexo 2

Proteccin Vista y Cara

177

Anexo 3

Proteccin Auditiva

178

Anexo 4

Calzado de Trabajo

179

Anexo 5

Proteccin Manos

180

Anexo 6

Proteccin Respiratoria

181

Anexo 7

Proteccin Anticaidas

182

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Generalidades del Manual

Introduccin
Un manual de mantenimiento describe las normas, la organizacin y los procedimientos que se
utilizan en una empresa para efectuar la funcin de mantenimiento. Dicho manual eleva el papel
del mantenimiento a un lugar muy importante de la organizacin, cuando los procesos se
encuentran ordenados y son llevados a cabo de una forma satisfactoria.
El presente manual de mantenimiento esta compuesto por los procesos bsicos de la
administracin: planeacin, organizacin, ejecucin y control.
Donde en cada una de estas etapas, se describen los procedimientos y las operaciones necesarias
para administrar el proceso de mantenimiento de una forma amplia. Se ha hecho uso de la
Inspeccin como una herramienta muy valiosa para el apoyo del mantenimiento, cada proceso se
ha desarrollado bajo el esquema entrada- proceso- salida. Se identifica como entradas todos los
elementos con los que inicia o parte el proceso, es decir, informacin, documentos, normas, etc. En
el proceso se detallan las secuencias llevadas a cabo para transformar las entradas y obtener
resultados llamados salidas, las cuales en procesos continuos son al mismo tiempo entradas de
otros procesos.
Cada uno de estos posee una representacin lgica nombrada flujograma que responde a la
pregunta Cmo?, Representa el como lo vamos hacer. Esta es una representacin esquemtica que
sigue la lgica de inicio y fin de cada proceso.
Continuando con una descripcin de cada elemento del flujograma junto al responsable de cada
operacin o paso de dicho flujograma, como ultima etapa los formularios o reportes que son parte
del llamado servicio de mantenimiento, los cuales sern parte de cada actividad que ser llevada a
cabo desde la notificacin de la falla, hasta la finalizacin del trabajo. Todo trabajo que la unidad
de mantenimiento realiza se hace mediante el servicio propio brindado por la unidad, conocido
como trabajos internos, y tambin mediante la prestacin de servicios de empresas externas,
llamado trabajos externos.

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El manual de mantenimiento esta dirigido a la direccin administrativa a travs de de la unidad de

mantenimiento cuya responsabilidad estar para el jefe de la unidad, teniendo este manual como un
apoyo para la administracin del mantenimiento.

Objetivos del manual de mantenimiento

General
Proporcionar a la unidad de mantenimiento un sistema de procesos administrativos, mediante las
etapas de planeacion, organizacin, ejecucin, control e inspeccin, que contribuyan como un
apoyo en las actividades de mantenimiento de las instalaciones y equipos de la Universidad
Francisco Gavidia.

Especficos:
- Controlar las actividades de mantenimiento realizadas a instalaciones y equipos.

- Facilitar las actividades del mantenimiento preventivo y correctivo, ordenando

cada uno de los procesos dentro de la unidad de mantenimiento.

- Controlar la satisfaccin de los usuarios de las instalaciones y equipos

- Controlar el servicio prestado por proveedores, mediante la normativa y procesos

adecuados

- Establecer normas de seguridad relacionadas con el trabajo de mantenimiento

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Alcances y limitaciones

Alcances
- El enfoque del manual ser la

administracin del mantenimiento de las

instalaciones y equipos de la UFG y contratacin de servicios externos

- El mantenimiento preventivo y correctivo es aplicable a instalaciones y equipos
existentes, as tambin como a nuevas adquisiciones de equipos e instalaciones
- Prever a la unidad de mantenimiento aspecto de seguridad e higiene industrial
necesarias para la contratacin y realizacin de los servicios de mantenimiento.
- El enfoque de las normas ISO 9000:2000 aplicadas al servicio de mantenimiento
de la universidad
- El manual de mantenimiento es aplicable a la unidad de mantenimiento, para darle
el mantenimiento tanto preventivo como correctivo a todas las instalaciones y
equipos de la universidad a excepcin del equipo de computacin cuyo
mantenimiento esta bajo la responsabilidad de la direccin de tecnologa y
comunicaciones.

Limitaciones
- El procedimiento de compra de servicio lo cubre la unidad de mantenimiento
hasta la recepcin de los servicios prestados, los trmites de pagos son ejecutados
por otra unidad.

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Objetivos de la Unidad de Mantenimiento

Asegurar la disposicin de instalaciones y equipos de la Universidad Francisco Gavidia en

condiciones adecuadas al servicio del proceso de educacin.

Mantener muy buena valoracin del servicio de mantenimiento por parte de los usuarios
de instalaciones y equipos.

Polticas de la Unidad de Mantenimiento

- La calidad del trabajo de mantenimiento preventivo y correctivo, tendr como

base el cumplimiento de los programas de mantenimiento, formularios y
cumplimiento de normas de seguridad Industrial.
- Exigir a los contratistas el cumplimiento de la reglamentacin de seguridad
- Concientizar al personal de mantenimiento de la importancia de la calidad en el
servicio prestado por la unidad.
- Evaluar anualmente el servicio prestado por la unidad de mantenimiento.
- Mejorar continuamente los procedimientos del servicio de mantenimiento.

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Justificaciones
- La unidad de desarrollo estudiantil ser un apoyo para la unidad de
mantenimiento, para medir la satisfaccin de los usuarios de las instalaciones y
equipos. Debido a que esta unidad es la interesada en conocer la percepcin de los
diferentes servicios complementarios al proceso educativo que brinda la
institucin.
- La codificacin utilizada para nombrar los formularios (RT-01, RT-03, RT-05,
RT-06, RT-08) utilizados dentro del manual fue tomada en base a los formularios
ya certificados segn los procedimientos de mantenimiento preventivo y
correctivo (PDA -02), donde a estos se les realizaron modificaciones para ser
aplicados en este manual.
- Todos los dems formularios utilizados en este manual poseen las iniciales del
nombre del formularios estos fueron realizados sujetos a cualquier cambio para su
certificacin.