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2010
Introduccin
Una de las actividades comnmente efectuadas por las asociaciones profesionales es la
organizacin de talleres de capacitacin y seminarios. Estos lineamientos han sido
desarrollados por la Seccin de Asociaciones Profesionales de Gestores Documentales y
Archiveros (SPA); estos no incluyen contenido de los programas pero si las actividades
de planeacin que asegurarn la organizacin de un evento exitoso. La gua est basada
en el entendimiento de que los talleres y seminarios exitosos dependen no solamente de la
calidad del entrenamiento ofrecido sino tambin de una planeacin que apoye la
realizacin de las sesiones.
pago para los presentadores ( para el viaje, gastos por concepto de honorarios)
contrato del lugar para el evento
contrato de equipo,
banquetes,
materiales (por ejemplo papel, bolgrafos, gafetes, etc.),
promocin (por ejemplo impresiones, anuncios),
paquetes de informacin,
envos postales, y
publicacin de las memorias.
cuotas de registro,
patrocinios,
venta de las memorias ( en caso de que se decidiera publicarlas), y
fondos proporcionados por la asociacin.
Bsqueda de patrocinios
Las cuotas de Registro podrn reducirse si el presupuesto es parcialmente cubierto por
patrocinios. La asociacin puede tener establecidos procedimientos para buscar y
gestionar patrocinios que debern ser tomados en cuenta por el comit para la realizacin
del seminario/ taller.
Se pueden buscar patrocinadores para financiar el costo del presentador de una sesin,
para ser los anfitriones del t de la tarde o el lunch o para contribuir con materiales tales
como folders, gafetes, libretas, etc. El patrocinio puede ser promovido a travs de un
anuncio del evento o incluyendo el logo del patrocinador en los documentos
promocionales y en las memorias si es que se publican. El patrocinador podra ser
incluido en los documentos parte de los paquetes de informacin del taller.
Cuando las cartas de confirmacin son enviadas, realice una lista de participantes para
utilizarlas para comprobar la asistencia de los participantes el da del evento.
En ese momento se puede iniciar a elaborar los certificados de asistencia para tenerlos
listos al trmino del evento.
Mantenga el contacto con los ponentes/ presentadores
Mantenga contacto con los ponentes/presentadores para asegurarse de que estn bien
informados acerca de la organizacin del programa. Si vienen desde otra ciudad tal vez
puedan requerir que se les facilite trasportacin desde el aeropuerto o estacin de
tren/autobs. Asegrese de que el equipo necesario sea identificado y proporcionado el
da del evento. En caso de que haya un presidente trate de efectuar una sesin para tener
contacto con los ponentes/presentadores antes del inicio del evento.
Organizacin del equipo
Determine el lugar donde dispondr el ordenador/equipo audiovisual necesarios para el
taller/seminario para evitarse problemas de ultimo minute. Normalmente los lugares para
el evento proporcionan el equipo o pueden ser rentados o prestados para la ocasin. El
equipo puede incluir:
Proyector de acetatos/diapositivas,
pantalla
pointer,
micrfonos, y
cmara de video.
bolgrafos, papel,
pintarrones, rotafolios y marcadores,
pizarrn, borrador
tizas/gises
post-it.
Preparar el lugar
Preparar el lugar puede incluir:
La publicacin puede tambin hacerse online va el sitio web de la asociacin con acceso
limitado para los participantes, presentadores y patrocinadores. Vender las memorias a
aquellos interesados en el tema pero que no asistieron al evento tambin podra ser una
opcin para la asociacin.
Pague las cuentas ms importantes y prepare el cierre del balance de cuentas.
Prepare un reporte sobre el evento
Un reporte escrito para el ejecutivo de la asociacin o su cuerpo directivo despus del
evento para resumir los resultados e identificar las lecciones aprendidas, ello
proporcionar informacin valiosa para organizar futuras sesiones. Considere incluir los
siguientes datos en el reporte:
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