La empresa y la contabilidad 34 HERBIE © empresa como ente econsmico Seguin el Cédigo de Comercio, Art. 25, “Se entenderé por empresa toda act- | Razin social vidad econémica organizada para la produccién, transformacién, circulacién, —} & 21 nombre con que se, administraci6n o custodia de bienes, o para la prestacién de servicios’. eceac acre | Toda empresa, grande o pequefia, debe tener tres factores para que pueda | So * foe! sons realizar su actividad: personas, capital y trabajo. natural ojuridica Esta se | : estaboce sogin lipo ce El{factor personas representa el talento humano, y est conformado por los pro- | sociedad. Gjergio:Ala-|| pietarios, los administradores y los trabajadores que laboran en la empresa. conesBitoSA I capital lo constituyen los aportes que hacen los propietarios de la empresa, y puede estar representado en dinero en efectivo, mercancias, maquinaria, equipos, tecnologia, muebles y otros bienes. El trabajo es la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo de la empresa, que puede ser la administraci6n, la produccién de bienes, la compra ry venta de mercancias, o la prestacién de un servicio. Clasificacién de las empresas Seguin su objetivo Nombre comercial douna empresa Es el nombre con o que 0) etablcimionto Ge co- marco se anunela al pu blco, Eemplo: Exo, LE, | Bavaria | Logotipo de una ‘empresa Es ol eimbolo views || ‘rico que adopta una: ‘empresa cone fh deo ‘rar reccnocimiento ent | sus clrtso vue y| ‘en suontora,4° | Contabilidad E! concapto de persona natura e refire@ todos los irviduos de a ospe fe humana, cuskuiers que sea su edad, 56:0, stipe 0 condiién. At 74 O6eigo Cv Seguin su actividad econémica Empresas agropecuarias: son aquellas que producen bienes agricolas y pecha- ros, haciendas de produccién agricola. Empresas mineras: son las que tienen como objetivo principal la explotacjon de los recursos del subsuelo; ejemplos: empresas de petréleos, auriferas,|de piedras preciosas y de otros minerales. Empresas industriales: son las que se dedican a transformer la materia prima en productos terminados © semielaborados; ejemplos: fabricas de telas,|de camisas, de muebles, de calzado. Empresas comerciales: son las que se dedican a la compra y venta de prodhic- tos; éstas colocan en los mercados los productos naturales, semielaboradds y terminados a mayor precio del comprado, con lo que obtienen una ganantia; ejemplos: empresas distribuidoras de productos farmacéuticos, supermefca- dos, almacenes de electrodomésticos. Empresas de servicios: son las que buscan prestar un servicio para satisfaced las, necesidades de la comunidad, como salud, educaci6n, transporte, recreaein, servicios publicos, seguros y otros servicios; ejemplos: empresas de aviaeiin, centros de salud, universidades, compaiiias de seguros, corporaciones recea- tivas, editoriales. Segtin la procedencia del capital Empresas privadas: son las que para su constituci6n y funcionamiento neqpsi- tan aportes de personas o entidades particulares; ejemplos: centros educativos privados, supermercados de propiedad de una familia Empresas oficiales 0 paiblicas: son las que para su funcionamiento reciben aportes del Estado; ejemplos: hospitales departamentales, instituciones edjca- tivas oficiales. Empresas de economia mixta: son las que reciben aportes de los particuldres y del Estado; ejemplo: universidades semioficiales, Seguin el nimero de propietarios Personas naturales: también son denominadas empresas de propietario nfo. Empresas unipersonales: son constituidas por und persona natural o jutigica que, al reunir los requisitos legales para ejercer una actividad mercantil 9|no,La empresa y la contabiided | 5° destina parte de sus activos para la realizacién de la misma. Una vez inscrita en fl registro mercantil, la empresa unipersonal forma una persona juridica. Personas juridicas: son empresas constituidas por dos o mas personas llama- das socios; ejemplo: David & Vélez, Cia. Ltda., de propiedad de Jaime David y Julio Vélez. Segun el tamafio Las mipyme (micro, pequefias y medianas empresas) se consideran como una unidad rural o urbana de explotacién econémica realizada por una persona natural o juridica en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, co- merciales 0 de servicios. Microempresas: son unidades econémicas con no mas de diez trabajado- res, y cuyos activos totales son inferiores a los 501 salarios minimos legales vigentes. Pequefias empresas: son unidades econémicas que tienen entre 11 y 50 tra- bajadores, y cuyos activos totales deben estar entre 501 y menos de 5,001 salarios minimos mensuales legales vigentes. Medianas empresas: son unidades econémicas que tienen entre 51 y 200 tra- bajadores, y cuyos activos totales se encuentran entre 5,001 y 15,000 salarios minimos legales vigentes, Gran empresa: es la unidad econémica que supera los parametros anteriores, es decir, tiene mas de 200 trabajadores y cuenta con activos totales que supe- ran los 15,000 salarios minimos legales vigentes. WEBER 2s cociesascs Contrato de sociedad Segiin el Cédigo de Comercio, Art. 98, “Por el contrato de sociedad dos o mas personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo 0 en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre si las utilidades obtenidas en la empresa o activitlad social”. Las personas agrupadas a través de un con- trato de sociedad se denominan socios. Clasificacién de las sociedades De acuerdo con la forma de asociarse, las sociedades pueden ser: anénima, limitada, en comandita por acciones, en comandita simple y colectiva (ver la tabla en la siguiente pagina). ‘gaciones por meio de represertante legal 633 C5dg0 Ci, Norma ‘2 Ley 59072000 La Loy 590 de jul fay medana eror (mipyms.Contabilidad 6 separ boqeane ea Noovanon A NoMa ry ounce ewopia| ongonp ena + "aopoe eR + ‘sp io wo opm 1+ | poops mop museara « sey od euourpeyusy zvepje ea nea co ovorieysnoss3 mo apis « Shp emonaosnr e+ 5 amd min soos sz so oun eta eos aes face en esmnentameleins | culgu meson 6 «| Poe tesebaopos «| ‘esaotumsuoen a “enopsvuoa SBemenson youn somos |La empresa y la contabilidad | 7 i Constitucién de las sociedades Escritura de constitucién de una sociedad La sociedad se constituiré por escritura publica, en la cual se expresaré Norma ‘ An T0C.6. ' + El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Con ol nombre de las personas naturales, deberd indicarse su nacionalidad y documento de identificacién legal; con el nombre de las personas juridt as, la ley, decreto o escritura de donde se deriva su existencia, + Laclase o tipo de sociedad que se constituye, y el nombre de la misma, for- { mado como se dispone en relacién con cada uno de los tipos de sociedad que regula el Cédigo de Comercio. + Eldomicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establez- can en el mismo acto de constitucién. El objeto social, esto es, la actividad 0 negocio de la sociedad, haciendo tuna enunciacién clara y completa de las actividades principales. Seré inefi- caz la estipulacién en virtud de la cual el objeto social se extienda a activi dades enunciadas en forma indeterminada o que no tengan una relacién directa con aquel. + El capital social, a parte del mismo que se suscribe, y la que se paga por cada asociado en el acto de la constitucin, En las sociedades por acciones deberd expresarse, ademés, el capital suscrito y el pagado, la clase y el valor nominal de las acciones representativas del capital, la forma y los tér- minos en que deberdn cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podré exceder de un afio. La forma de administrar los negocios sociales, con indicacién tanto de las atribuciones y facultades de los administradores, como de las que se reser- ‘ ven los asociados y las asambleas de socios, conforme con la regulacién legal de cada tipo de sociedad. La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia Las fechas en que deben efectuarse inventarios y balances generales, y la forma como han de distribuirse los beneficios o las utilidades de cada ejer- Cicio social, con indicaci6n de las reservas que deban hacerse. La duraci6n precisa de la sociedad y las causales de disolucién anticipada de la misma. La forma de hacer la liquidacién, una vez disuelta la sociedad, con indica- Gién de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie,8 | Contabilidad © de las condiciones en que, a falta de dicha indicacién, puedan hacerse distribuciones en especie. + La indicacién de que las diferencias que ocurran con los asociados entre 0 con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decision arbitral o de amigables componedores y, en caso afirmativo, la forma de hacer la designaci6n de los arbitros 0 amigables componedores, + Elnombre y domicilio de la persona 0 personas que han de representat legalmente la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuanck esta funcién no corresponda, por la ley o por el contrato, a todos 0 a alg nos de los asociados. «Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previ to en la ley o en los estatutos. + Los demés pactos que, siendo compatibles con la indole de cada tipo . sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da of gen el contrato. Copia de la escritura social seré inscrita en el registro mercantil de la Cama de Comercio con jurisdiccién en el lugar donde la sociedad establezca § domicilio principal. Si se abren sucursales o se fijan otros domicilios, dicha @ critura deberd ser registrada también en las cémaras de comercio que corr pondan a los lugares de dichas sucursales, sino pertenecen al mismo distil de la Camara del domicilio principal ‘Ademés del registro mercantil, la sociedad debe tramitar el Registro Unico TH butatio (RUT) ante la Direccién de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) Registro Unico Tributario — RUT oe mat =e Sti eet e CL Norma ‘Art. 5552 del E,T. (Art. 19, Ley 863 del 29 de diciembre de 2003) MACS. EI RUT, administrado por la DIAN, constituye el mecanismo Unico para | identificar, ubicar y clasificar a: { i + Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes y} declarantes del impuesto sobre la ¥enta, i + Los no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio. + Los responsables del régimen comtin. + Los pertenecientes al régimen simplificado. + Los agentes retenedores.La empresa y la contabilidad | + Los importadores, exportadores y demas usuarios aduaneros. + Los demds sujetos de obligaciones administradas por la DIAN. EI Numero de Identificaci6n Tributaria (NIT) constituye el cédigo de iden- tificacin de los inscritos en el RUT. Las personas que ejercen una profesién liberal como médicos, abogados, contadores y otros, tienen la abligacién de inscribirse en el RUT adminis- trado por la DIAN. inven * La inscripcién en el RUT deberd cuimplirse de forma previa al inicio de la actividad econémica, ante la DIAN, la Camara de Comercio u otras enti- dades que sean facultadas para el efecto. Las entidades sin 4nimo de lucro se registran en la Camara de Comercio. Los comerciantes Concepto "Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna Norma de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de comerciante at 106.6 se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona” sQuiénes son comerciantes? Para todos los efectos legales se presume que una persona ejerce el comercio Norma en los siguientes casos: a 180.6. + Cuando se halla inscrita en el registro mercantil. + Cuando tiene un establecimiento de comercio abierto. Cuando se anuncia al ptiblico como comerciante por cualquier medio. Obligaciones de los comerciantes Es obligacién de todo comerciante: Norma + Matricularse en el registro mercantil. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos res- pecto de los cuales la ley exige esa formalidad. 910 | Contabilidad + Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripcioges legales. + Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demas documentos relacionados con sus negocios 0 actividades. + Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. Tramites legales del comerciante Para tener derecho a ejercer su actividad, de acuerdo con las normas de ¢ada municipio o distrito, los comerciantes legalmente establecidos, o sea los mptri- culados en la CAmara de Comercio, deben tramitar los siguientes documenfos: + ELRUT, ante la DIAN. + Lamatricula mercantil, ante la Camara de Comercio. + La matricula de industria y comercio, ante la Tesorerfa Municipal. + La patente de sanidad, expedida por la Secretaria de Salud Publica. + Elcertificado del Cuerpo de Bomberos. + Los certificados expedidos por las oficinas de planeacién municipal ¥ de obras piblicas, de acuerdo con la actividad u objeto social del comercignte. + Elpaz y salvo de Sayco y Acinpro. ed La contabilidad en la empresa La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control finan- ciero de la empresa, pues proporciona suficiente material informativo sobfe su desenvolvimiento econémico y financiero, lo que permite tomar decisipnes que llevan a un manejo dptimo del negocio. Norma £1 Estado ejerce un control sobre las empresas a través de la contal fa. 19 486.6. ello, exige llevar libros de contabilidad. Esto se manifiesta en los siguigntes articulos del Cédigo de Comercio: Art. 19, numeral 3: es obligacién de fodo comerciante “llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las pres- ctipciones legales"; Art. 48: “Todo comerciante conformara su contal libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general p las disposiciones del Cédigo y demas normas sobre la materia’.ja 0s: de tte vane 2su nes por ates. odo res jad, las i t La empresa y la contabilidad Concepto de la contabilidad La contabilidad es un sistema de informacién que permite recopilar, clasificar y registrar, de una forma sistemtica y estructural, las operaciones mercantiles yealizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la activ dad de la empresa. Objetivos de la contabilidad |» Ofrecer en cualquier momento una informacién ordenada y sistemética sobre el desenvolvimiento econémico y financiero de la empresa. « Establecer, en términos monetarios, la cuantfa de los bienes, las deudas y el patrimonio que posee la empresa. = Llevar un control de los ingresos y los egresos. = Faciltar la planeacién, organizacién y direccién de los negocios, ya que no s6lo da a conocer los efectos de una operacién mercantil, sino que permite prever situaciones futuras. Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable. + Servir de fuente fidedigna de informacion ante terceros (proveedores, ban- cos y Estado), + Fjercer control sobre las operaciones del ente econémico y fundamentar la determinacién de cargas tributarias, precios y tarifas. Campo de accién de la contabilidad El campo de accién de la contabilidad es tan amplio, como las actividades de! quehacer humano. Segtin el tipo de empresa en la que se aplique, la contabili- dad puede ser: publica, de servicios, comercial, de costos, social y ambiental. Contabilidad pablica: proporciona los mecanismos para registrar las activida- des econémicas de las empresas estatales y se rige por las normas que para el efecto expida su organismo rector, la Contadurfa General de la Nacién. Contabilidad de servicios: registra las actividades econémicas desarrolladas Por las empresas dedicadas a la prestacién de servicios. Entre ellas se encuen- tran la bancaria, la hotelera y la de seguros. Contabilidad comercial: registra y controla las actividades que giran alrededor de la compra y venta de mercancias en las empresas comerciales. [An 8, Decreto 26412 | Contabilidad Contabilidad de costos: registra las operaciones econémicas que determinal él costo de los productos semielaborados y terminados en las empresas i dustriales. Contabilidad social: es un subsistema de contabilidad que mide, registra ¥ ‘runiea la informaci6n relacionada con los esfuerzos sociales y el impacto de ‘entidad en la sociedad, tanto en la empresa como en la comunidad. Contabilidad ambiental: es un sistema que permite identifica el impacto Ios sctividades del negocio sobre el ambiente, con el fin de establecer pro} mmas y précticas en cumplimiento de las policas medioambientales.9, La empresa est conformada por personas, ca- pital y trabajo, factores que se retinen para la produccién, transformacién, distribucién, ad- ministracién de bienes o para la prestacién de un servicio. . Las empresas, de acuerdo con la actividad eco- rnémica que realicen, se clasifican en: agrope- cuarias, mineras, industriales, comerciales y de servicios, . De acuerdo con la procedencia del capital, las empresas se clasifican en: privadas, oficiales y de economfa mixta. |. De acuerdo con el ntimero de propietarios, las ‘empresas son de personas naturales, uniperso- rales y personas jurfdicas. . Segcin el tamafio, las empresas se clasifican en: micro, pequefia, mediana y gran empresa. - Las empresas, segtin su objetivo, se clasifican en: empresas con énimo de lucro, sin énimo de lucro y otras. - Las sociedades, de acuerdo con la forma de aso- ciacién, se clasifican en: an6nima, limitada, en comandita por acciones, en comandita simple y colectiva Las sociedades de personas pueden ser: socie- dad colectiva y sociedad en comandita simple. Las sociedades de capital pueden ser: sociedad anénima y sociedad en comandita por accio- nes. El prototipo de sociedad mixta es la socie- dad de responsabilidad limitada. Toda sociedad debe constituirse por escritura piblica, en la que se expresard; entre otros, los siguientes aspectos: el nombre y domicilio de los socios y de la sociedad, la clase o tipo de sociedad, el objeto social, el capital social, la forma de administracisn, la época para citar 10. ul. 12. 13. 14 15. 16. La empresa y la contabilidad | 13 asambleas, la duracién de la sociedad, la fo de repartir utilidades y de hacer la liquidacién| el nombre de las personas que representarén le} galmente a la sociedad, las facultades y obliga ciones del revisor fiscal. La copia de la escritura de constitucién del ser inscrita en el registro mercantil de la Cf mara de Comercio del lugar de domicilio de I sociedad. La existencia de la sociedad se prueba mediant el certificado de existencia y representacién ex pedido por la Camara de Comercio, que descti be el capital, los socios, los representantes, I facultades y las limitaciones conferidas a cadk una de ellas. (Comerciantes son las personas que profesional mente se ocupan en una de las actividades q la ley considera mercantiles. Es obligacién de todo comerciante tramitar €] RUT ante la DIAN, matricularse en el regist mercantil, adquirir licencia de funcionamien. 10, inscribir libros y demas documentos que ley deba registrar, evar contabilidad conform a las disposiciones legales, conservar los docu: mentos relacionados con el negocio y abstener: se de ejecutar actos de competencia desleal. Contabilidad es el sisterna que permite reco pilar, clasificar y registrar las operaciones mer cantiles de una empresa, para producir inform ue sirvan de base para la toma de decisiones La contabilidad, segdin el campo en el que aplique, pede ser: piblica, de costos, comer cial, de servicios, social y ambiental. Ademés puede abarcar otros campos de accién. La informacién contable debe ser comprens ble, util, confiable y comparable