CentroNacionaldelasArtes

GestordeProyectos
Collabtive.Manualdel
Usuario

Proyecto:AulasVirtualesCENART

PosgradoVirtualenPolticasCulturalesyGestinCultural
Octubrede2008

CONTENIDO
ProyectoAulasVirtualesCollabtive........................................................................................................................................3
1.

Presentacin.................................................................................................................................................................3

2.

Cmoingresar?...........................................................................................................................................................4

3.

Escritorio.......................................................................................................................................................................5

3.1 Misproyectos........................................................................................................................................................6
3.2 Mistareas...........................................................................................................................................................10
3.3 Hitos....................................................................................................................................................................11
3.4 Mismensajes......................................................................................................................................................12
4.

Miembros...................................................................................................................................................................13

4.1 Miembrosdeunproyecto......................................................................................................................................13
4.2 Editarusuarios........................................................................................................................................................15
5.

Crearunhito...............................................................................................................................................................16

6.

CrearTareas................................................................................................................................................................18

6.1 AadirListadeTareas............................................................................................................................................18
6.2 Aadirtareas..........................................................................................................................................................19
6.3 Cerrartareas..........................................................................................................................................................20
7.

Crearmensajes...........................................................................................................................................................23

8.

Adjuntararchivos........................................................................................................................................................25

9.

Comunicacininstantnea(chat)...............................................................................................................................27

10.

Glosario..................................................................................................................................................................28

PROYECTOAULASVIRTUALESCOLLABTIVE

1. PRESENTACIN

Collabtive es una plataforma open source (libre de licencia) que permite administrar actividades de un proyecto.
Comprendevariosmdulosquepermiten:

Cargararchivos
Buzndemensajes
Crearlistadetareasytareas
Asignarresponsablesderealizartareas
Chat

Estopermitiradministrarfcilmenteactividades,reuniones,fechasdeentregadeproductos,etc.enunentornovirtual
colaborativo. Adems con los mdulos de mensajes y de chat permitir mantener comunicacin con los miembros del
proyecto, compartir experiencias, detectar problemas, analizar posibles escenarios, compartir soluciones, etc. Cabe
mencionarquealfinaldelmismohemosincorporadounglosarioparaConsulta.

Porlasventajasmencionadas,sehaconsideradoqueestaplataformaserdegranutilidadyapoyoparaeldesarrollodel
ProyectodeAulasVirtualesdelCentroNacionaldelasArtes.

Estemanualpretendeserunapoyoparaelusodeestaplataforma.Acontinuacintepresentamosinformacinparasu
manejo.

2. CMOINGRESAR?

Ingresaenlabarradedireccionesdelnavegadorweblasiguientedireccinhttp://cenartvirtual.net/collabtive/estonos
llevar a la pgina de acceso donde se te pedir tu usuario y contrasea. Una vez que lo hemos escrito da clic en
Ingresar.(Verfigura1)

Es importante mencionar, que cuenta con la opcin mantenerse conectado, la cual permite mantenerte en lnea por
tiempoindefinidoohastaqueseledelaopcinsalir.Parahacerusodeestafuncindebersingresartusdatosydar
clicenlaopcinmantenerseconectado.

Usuario

Contrasea

Ingresarusuarioycontraseaydarclic
paramantenerseenlnea.
Darclicparaingresar

Figura1.IngresoaCollabtive

3. ESCRITORIO

Una vez que has ingresado a la plataforma, la primera pantalla que podrs ver es el Escritorio,donde encontrars el
proyectooproyectosaenlosqueestscolaborando,lastareasdelascualeseresresponsable,loshitosprogramados,as
comolosmiembrosdetuequipodetrabajoqueseencuentranenlneaytubuzndemensajes.(Verfigura2)

Mendelaplataformadeproyectos.

Escritorio/Micuenta/Salir

Calendario
Proyectos
enlosque
participo

Chatconmiembros
demiequipoque
estnenlnea

Cuadrodebsqueda
Tareasdelas
quesoy
responsable

Permitedar
seguimiento
alasentregas
yeventos
programados

Buzndemensajes

Figura2.Escritorio

Adicionalmente,secuentaconuncalendario,laopcinparachatearconlosmiembrosasociadosconmiproyectoquese
encuentranenlneayunbuscador.

AcontinuacinrevisaremoscadaunodeloscomponentesdelEscritorio,iniciandoconelmendeMisproyectos.

3.1 MISPROYECTOS

El desarrollo del Aula Virtual de cada rea es un proyecto particular, por lo que la administracin del proyecto es
responsabilidaddellderquesehadesignadoparaestefin.EnlaseccindeMisproyectosnicamenteversaqulenel
queestsinvolucrado.Porejemplo,enlafigura3,sepuedeverellistadodetodoslosproyectosdelCENART,porqueel
usuarioestasignadoatodos.

Existendostiposdeproyectos:losqueanestnendesarrolloyaquellosqueyasehanconcluido.

Ocultar/mostrar
informacin

Proyectosenprocesode
desarrollo

Proyectosconcluidos

Figura3.Misproyectos

Paraverlosdetallesdetuproyectodebesdedarclicsobreelnombre,estodesplegarunaventanaconlasopcionesde
gestindelproyecto,talcomosemuestraenlafigura4.


Cuadrode
bsqueda
Mende
acceso
directo
Aldarclicsemuestrala
descripcindelProyecto

Cuandoseha
programado
unHitose
muestraen
este
calendario
Rastreadorde
tiempo

Muestralas
actividades
asignadasal
proyecto

Figura4.Tablerodeunproyecto

Presentamoscadaelementodeltablerodeunproyectoacontinuacin:

3.1.1

MENDEACCESODIRECTO

ConestemenseingresaalasopcionesdeGestindelproyecto,comosonhitos,tareas,mensajes,archivosadjuntosy
miembros.(Verfigura5)

Miembrosasignadosal
Proyecto

Tablero

Hitos

3.1.2

Tareas

Mensajes

Figura5.Mendeaccesodirecto

Archivosadjuntos

PROYECTO

Aldarclicsobreelnombredelproyectosedespliegandetallescomodescripcin,dasquefaltanparaconcluiryelestado
delmismo.(Verfigura6)

Figura6.DescripcindelProyecto

3.1.3

HITOS

Enestaseccinsepuedeverelcalendarioconloseventosprogramados,obienagregarmseventosyverculesyase
hanfinalizado.(Verfigura7)

Visualizaque
eventosestn
calendarizados
Ocultar/Mostrar
Calendario

Agregarhitos

Hitosrealizadosy
concluidos

Figura7.HitosdelProyecto

3.1.4

RASTREADORDETIEMPO

Nos permite dar seguimiento al tiempo empleado para realizar una tarea. Para crear una marca de tiempo, se debe
ingresar hora de comienzo y trmino, comentario y tarea a la que pertenece. Esto permite al Administrador de la
plataformaconocelascargasdetrabajodecadaintegrantedecadaproyecto.

Horainicial

Horafinal

Cuadrodetexto

Seleccionartarea

Figura8.Rastreadordetiempo.

3.1.5

ACTIVIDAD

MuestralasactividadesrelacionadasconelProyectoyelresponsablederealizarla.Adems,cadaactividadmuestralos
detallesdeedicin,esdecir,sifueaadido,editado,eliminado,etc.ascomolahoraenqueserealizdichaaccin.(Ver
figura9)

Listadode
actividades
Usuarioresponsablede
realizarlaactividad

Pginasde
actividades

Detallesdeedicindela
actividad

Figura9.Actividadesdelproyecto

3.2 MISTAREAS

ContinuemosrevisandoloselementosqueaparecenenelEscritorio,yahemosvistoadetallelaseccinMisproyectos,
ahorarevisaremoslaseccinMistareaslacualsemuestrasiempreycuandoellderdeproyectoyatehayaasignado
comoresponsablederealizarlaunatarea.

Lafigura10,muestraelnombredelatarea,elproyectoalqueperteneceylosdasquequedanpararealizarlaactividad.
Cuandoyasehaterminadoeltiempoprogramadoyannosemarcacomorealizado,elcontadorseaparecerenrojoy
connmerosnegativos.

10

Editar

Eliminar

Exportar:Exportacinical/RSS

Figura10.Mistareas

Aldarclicsobreelnombredetarea,seabrelapginaconlosdetalles,comosemuestraenlafigura11.

Editar

Eliminar

Figura11.ContenidodelaTarea

3.3 HITOS

En esta se pueden ver los das que tiene algn evento registrado. Con las flechas de direccin se puede avanzar o
retrocederenelcalendario.

Retroceder

Figura12.Hitos

Eneltema5,encontrarscomoagregar/editarhitos.

11

Avanzar

3.4 MISMENSAJES

Enestebuzndemensajespodremosrevisarloquenoshanenviadolosintegrantesdelequipo.(Verfigura13)

Fechadeenvi

Proyectoalquepertenece

Usuarioqueloenva
Ttulodelmensaje

Figura13.Buzndemensajes

Paraleerelcontenidodelmensajebastacondarclicsobreelnombredelmensaje,verfigura14.

Figura14.Contenidodelmensaje

12

Endichafigura,seobservaquinenvaelmensaje,elcontenido,lafecha,etiquetas,elhitoalqueperteneceysialgn
otrousuariohadadorespuesta.

Eneltema7encontrarscomocrearmensajes.

4. MIEMBROS

LoprimeroquedebehacerelAdministradoroLderdeproyectoesdardealtaaloscolaboradores,estopermitirqueal
momentodecrearunhitoounaactividadselepuedaasociarunresponsablepararealizarla.

Cabemencionarquelosmiembrosdecadareayahansidoagregadosconbaseenelequipodetrabajoquefuepublicado
enelBlogdelasAulasVirtuales,porloque,encasodequesedeseeagregaraotromiembrosedebemandaruncorreoal
administrador(yllenelly@gmail.com)conlossiguientesdatos:Nombre,Apellidos,correoelectrnicoyrolquetendren
dichoproyectoelusuario.

4.1 MIEMBROSDEUNPROYECTO

Para conocer qu miembros se han dado de alta en el sistema debers seleccionar el proyecto (recordar que se
encuentranenelEscritorio,posteriormentedarclicenelconodeMiembrosqueseencuentraenelmendeacceso
directo.(Verfigura15).

Miembros

Figura15.AccesodirectoaMiembros

Estonosdespliegaunaventanaconellistadodelosmiembrosdelproyecto(verfigura16)

13

Figura16.Miembrosdelproyecto

Sideseasconocerlosdatosbsicosdenuestracuentaodealgnotromiembro,debesdarclicsobreelnombre,abrirla
pantalla con el Perfil del usuario, en esta pantalla se puede editar la informacin para actualizar los datos, como se
muestraenlafigura17:

Figura17.Perfildeusuario

14

Recuerdaque:

Nopodrsingresarlosdatosdecorreoelectrnico,estodebersdenotificarloaladministrador.
Solotienesaccesoalproyectoquesetefuedesignado.
Podrscomunicartemediantechat,concualquieraqueestenlaplataforma.

4.2 EDITARUSUARIOS

Como pueden observar existe la opcin de Editar la cuenta. Al hacer clic nos aparecen los siguientes datos que se
puedenmodificar:

Figura18.Editarusuario

Enstapantallapodemosmodificaryactualizarlainformacindelcontactoesdecir:

Nombre:conelqueseidentificaalusuario
Direccin:Puedenregistrarsudomicilioparticularodetrabajo
2.Direccin:Puedenregistrarsudomicilioparticularodetrabajo
Estado:deresidencia
Pas:deresidencia
Idioma:enelquedeseanverlainformacindelsistema
CdigoPostal:correspondienteasudireccin
Sexo:femeninoomasculino
URL:sitienenalgunapginaelectrnica

15

Existe la opcin de Cambiar Contrasea, se les pide no hacerlo ya que sera difcil el que se recupere
nuevamente.

Unavezquehanactualizadalosdatos,debendarclicenelbotnEnviaryseguardarlanuevainformacinobienla
reemplazarsegnseaelcaso.

OtraopcinparaEditarnuestracuentaesdarclicenelmenMicuentaqueapareceenlapartesuperiorderechadela
pantallaynosllevaralaspantallasqueseexplicaron(figuras17y18).

Micuenta

Figura19.Menmicuenta

5. CREARUNHITO

Unhitoesuneventoparaelcualserequiereunaseriedepasosoactividadesparalograrlo.

Para crearlo, se debe considerar en primer lugar, qu evento queremos realizar, en segundo, las actividades que se
requierenparalograrloyporltimoenqutiempodebeestarconcluido.

Vamos a suponer que deseamos crear un Hito, denominado Reunin de trabajo y que para ste se requieren como
actividades: proponer fecha de realizacin, definir el espacio de la reunin, elaborar la orden del da, convocar a los
asistentes,prepararelsalndejuntas,prepararmateriales,realizarlajuntaycomoltimopaso,elaborarlaminutadela
reunin.staltimaactividadseraelproductoaentregarcomoresultadodelhito.

Lospasospararealizarloenelsistemason:
1. Ingresaralproyectoalqueperteneceelhito
2. Posteriormenteiralaseccindehitos
3. Seleccionarlaopcindeaadirhito
4. Capturarlainformacinrelacionadaconelhito:
4.1 Nombre,
4.2 Descripciny,
4.3 Fechaenlaquevence
5. AadirHito

AcontinuacinenumeramoslospasosenlaFig.20.

16

Paso1:Seleccionarel
proyecto

Paso2:SeleccionaropcindeHitos

Paso3:AadirHito

Paso4:Capturar
datosdelhito
4.1Nombre

4.2Descripcin

Paso5:AadirHito

4.3Fechaenlaquevence,alcolocarseenesteapartado,se
abreuncalendario.

Figura20.PasosparacrearunHito

Unavezquesehacredoelhitosepuedeverificarenelcalendariosiaparecelanuevainformacin.(Verfigura21).

17

HitoCreado

Figura21.Hitoaadido

Unavezcreadoelhitoseasignalalistadetareasytareasarealizarse.Acontinuacinveremoselprocedimiento.

6. CREARTAREAS

Lastareassonelcorazndeunproyecto,sonlostrabajos,acciones,procesos,etc.necesariosparalograrunHitobienel
desarrollodeunproyecto.

EnestesistemaprimerodebemoscrearlaListadeTarea(tantascomoseannecesarias)yposteriormentelastareasque
formarnpartedeella(tantascomoseannecesarias).

6.1 AADIRLISTADETAREAS

Para crear una lista de Tareas, debemos establecer la tarea Padre, es decir, aquella que agrupar a las dems tareas
conocidascomotareashijo,esimportanterecordarquepuedenasociarseonoaunHito(Milestone).

Paracrearlalistadetareasserequiere:
1. Seleccionarelproyecto
2. SeleccionarlaopcinTareas
3. Aadirlistadetareas
3.1 Capturarnombre
3.2 Capturardescripcin
3.3 IndicaraqueMilestone(Hito)sedeseaasociar.Estepasoesopcionaldeacuerdoalestilodeadministrarel
proyecto
4. AgregarListadetareas

18

Enlafigura22ilustramoselprocedimiento.

Paso1.SeleccionarProyecto

Paso2.SeleccionarTareas

Paso3.Aadir
listadetareas
Paso3.1.Nombre

Paso3.2Descripcin

Paso3.3SeleccionarMilestone(Hito)
Paso4.Aadir

Figura22.ProcedimientoparaaadirListadeTareas

Cuandolalistadetareasseagrega,setienelaopcindeeliminar,editaroactualizar.

Unavezcreadalalistadetareasseaadenlastareasquelaconforman.

6.2 AADIRTAREAS

AldarclicenAadirenlistadetareas,seabreelmenparaaadirtareas.

Elprocedimientoessimilarqueeldeagregarlistadetareas:

1. Capturarttulo
2. Capturardescripcin
3. Capturarfechalmitepararealizarla
4. Seleccionarresponsable
5. Aadir

EstoseilustraenlaFigura23.

19

1.Ttulo

2.Descripcin

3.Fechalmite

4.Aadir

4.Seleccionarresponsable

Figura23.Procedimientoparaaadirtareas

Unavezcreadalatareasepuedecerrar,editaryeliminar.

Unaventajadeesteprograma,esquenotificaatravsdeuncorreoelectrnico,qutareahasidoasignada
alusuarioseleccionado.

6.3 CERRARTAREAS

Para indicar que una tarea ya se realiz se debe dar clic en el cono de paloma que se encuentra a la izquierda del
nombredelatarea(verfigura24)alrealizaresto,latareacerradaseaadealaListadetareasterminada(verfigura25).
Siunatareanohasidomarcadacomocerradayyaconcluyeltiempopararealizarla,elsistemalamarcaenrojo.(Ver
figura24).

20

EditarTarea
Eliminar
Cerrartarea
Cerrartarea

Tareaenrojo,indicaquehaconcluido
eltiempoprogramadopararealizarlay
annofinaliza.

Figura24.Seguimientoalatarea

Figura25.Listadetareasterminadas

Cuandosehanrealizadotodaslastareasdeunalistadetareas,obien,conformesevayaavanzandoenlarealizacinde
tareas,aparecerenelTablerodelproyectounagrficaparamedirelavance.Verfigura26.

21

Grficodeavancedelproyecto

Figura26.Grficodeavancedeproyecto

Ahorabien,silalistadetareasestasociadaaunhito,cuandoseingresaaesemen,tambinsepuedeverquhitosya
sehanrealizado.Verfigura27.

22

Figura27.Hitoscompletados

7. CREARMENSAJES

Enviar un mensaje en este sistema es muy sencillo, nicamente debemos de dar clic en Mensajes y posteriormente
Aadirunmensaje,verfigura28.

23

Seleccionarcolordetexto
Tamaodeltexto
Formatode
texto:
Negritas/Cursiva
/Subrayado

Insertarcaracteres
personalizados/insertar
editarelemento
multimedia

Insertareditarhipervnculo/Eliminar
hipervnculo/Insertareditarimagen
Alineacindel
texto
Listaconvietas/Lista
numerada

Figura28.AadirMensaje

Lainformacinquesecapturaeselttulo,cuerpodemensaje,hito,etiquetas,adjuntararchivo.

Elcuerpodelmensajeseescribircomoencualquierprocesadordetextos,sepuedeagregarimgenes,aunquedebemos
tenercuidadoennoagregarunaimagenpesada(yaqueparaesopodemosutilizarotrasherramientascomogmailoun
servidordecorreosparticular),ounarchivoadjuntonomayora2MB.

Deigualmanera,podemosagregarelHitoalqueestasociado,paratenerunmejorseguimiento.

Comoyasehabamencionado(pgina10deestemanual),paraleerunmensajebastadarclicsobrelysemuestrasu
contenido.Verfigura29.

24

Figura29.Leermensaje

8. ADJUNTARARCHIVOS

Sepuedenadjuntararchivosconlaextensinpdf,ppt,docytxtloscualesnodeberndesermayoresa8MB.Esmuy
importantequedefinamoslacarpetadondeseadjuntar.

Paraaadirundirectorio,sedaclicenlaopcinaadirdirectorio,estodesplegarunmendondeseescribirelttulo
delacarpetaysudescripcin,comosemuestraenlafigura30.

25

Figura30.Aadirdirectorio

SidamosclicenlaopcinManejecarpetaspodremosverqucarpetashansidocreadasascomolosarchivosadjuntos
queseencuentranenellas.Verfigura31.

Figura31.ManejeCarpetas

26

9. COMUNICACININSTANTNEA(CHAT)

Cuandoalgnmiembrodemiproyectooeladministradordelsitioseencuentraconectadoalmismotiempo,aparecerun
iconodeactivo.Estoesindicadordequesepuedeestablecercontacto.

Indicaquesepuedetener
conversacinconelusuario

Figura32.Usuariosenlnea

Loquesedebehaceresdarclicsobreelconodechatqueaparecealaderechadelusuarioquesedeseecontactar(ver
figura32)yseabrirunaventanaemergente(verfigura33).

Usuarioconelqueestableceel
chat

Cuadrodemensajes
enviados/recibidos

Cuadroparaescribir
mensaje

Figura33.VentajadeChat

Es necesario que el navegador de internet que utilizan, tenga activa la funcin de permitir ventanas
emergentes.

27

10. GLOSARIO

Archivo:documentoanexorelacionadoconelproyectoadesarrollar.Puedeserconlaextensinpdf,ppt,docy
txt

Chat:comunicacinescritaatravsdeinternetentredosomspersonasqueserealizainstantneamente.

Gestindeproyectos:eslaaplicacindeconocimientos,habilidades,herramientasytcnicasalasactividadesde
unproyectoparasatisfacerlosrequisitosdelproyecto

Hito:eventosquerequierendesagregarseenunaseriedeactividadesparalograrseyqueporlogeneralculminan
enlaentregadealgnproductooinsumoparaotrohitouotrasactividades

Ical:esunaaplicacindecalendariopersonal,almacenaseguimientodeeventosycitas,permitemltiplesvistas
decalendario(comocalendarios"domsticos",de"oficina"y"paranios")paraidentificarrpidamente
conflictosdehorariosytiempolibre.

Mensaje:textobrevequeseenvaaunmiembrodelequipodetrabajo.

Miembro:personaasociadaaunproyectodeterminado.

Proyecto:conjuntodeactividadesinterrelacionadas,conuninicioyunafinalizacindefinida,queutilizarecursos
limitadosparalograrunobjetivodeseado.

RSS:esunformatobasadoenXMLquepermiteencontraraquellainformacinquemejorseadaptaaloqueel
usuariodesea,perotambinofrecerladeformarpidayactualizada.

Los archivos RSS son un nuevo mtodo para obtener y ofrecer informacin gracias a que contienen metadatos sobre las
fuentes de informacin. Es decir, se puede sincronizar una pgina con el correo electrnico para saber en qu momento
se ha modificado la informacin.

Tarea:actividadesespecficasarealizardentrodeunproyectoporunmiembro.

Usuario:personaquetieneunconjuntodepermisosyderecursos(odispositivos)alosquepuedeteneracceso.

XML:esunlenguajedemarcadoextensibleestrictodegranutilidadenelintercambiodedatos,yaquepermite
describirlossinmostrarlosalusuario,perosiendoasuvezlegiblesatravsdediversasaplicaciones(navegadores,
basesdedatos,etc.)

28