REGLAMENTO DEL RUC

DOC: OAUPE008

Rev. 8

2006.11.27

Comit de Salud Ocupacional y Medio Ambiente del Sector de Hidrocarburos

Registro Uniforme
de Evaluacin del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente para Contratistas del Sector
Hidrocarburos
CAPITULO I
DEL OBJETO Y ALCANCE DEL REGLAMENTO
ARTICULO 1o. OBJETO
Presentar los lineamientos que regirn el servicio del Registro Uniforme de Evaluacin del Sistema
de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente para Contratistas del Sector
Hidrocarburos, (RUC), as como los requisitos que deben cumplirse para su operacin y desarrollo
por parte del Consejo Colombiano de Seguridad (CCS).
ARTICULO 2o. ALCANCE
Las polticas, procedimientos y mtodos definidos en el presente reglamento, exponen los
requisitos, el cubrimiento y las garantas para la operacin y acceso al RUC.

CAPITULO II
DE LAS RESPONSABILIDADES DEL CONSEJO COLOMBIANO DE
SEGURIDAD
ARTICULO 3o. RESPONSABILIDADES EN EL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO
Las responsabilidades sobre el procedimiento de registro corresponden a la Direccin Comercial
del CCS, la cual garantizar la inscripcin de las firmas contratistas solicitantes, y el reporte
interno para que se inicie la programacin de las actividades necesarias para la prestacin del
servicio.
ARTICULO 4o. RESPONSABILIDADES EN LA REALIZACION DE VISITAS Y EMISION DE
INFORMES Y REPORTES
La responsabilidad sobre la realizacin de visitas y la emisin de informes y reportes derivados de
stas, compete a la Direccin de Certificacin y Asociados del CCS, donde se programarn las
visitas de evaluacin y se revisarn y aprobarn los hallazgos y conceptos emitidos por el grupo de
profesionales involucrados en el proceso de calificacin.

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ARTICULO 5o. RESPONSABILIDADES DE LOS PROFESIONALES DE SERVICIOS

CONSULTORES EXTERNOS

El personal involucrado en la realizacin de visitas a las firmas contratistas, no se someter a

presiones comerciales, financieras o de otro tipo que puedan influenciar el juicio tcnico o calidad
de las calificaciones, reportes o informes que manipule o emita como resultado de su gestin, para
ello, cumplir con el Cdigo de Etica definido dentro del CCS.

ARTICULO 6o. DIFUSION DE LA GUIA DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD, SALUD

OCUPACIONAL Y AMBIENTE DEL SECTOR HIDROCARBUROS
Es responsabilidad del CCS y del Comit de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional del Sector
Hidrocarburos, difundir a las firmas contratistas la Gua del Sistema de Gestin de Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio Ambiente de Contratistas del Sector Hidrocarburos.

CAPITULO III
DE LAS RESPONSABILIDADES DE LOS CONTRATISTAS
ARTICULO 7o. CUOTA ANUAL DE REGISTRO
Es responsabilidad de las firmas contratistas efectuar el pago de la cuota anual de registro, bajo
las indicaciones que sean dadas por la Direccin Comercial del CCS, para tener acceso a los
derechos definidos en el presente reglamento.
El CCS manejar tarifas estratificadas para el grupo de empresas contratistas interesadas en
ingresar al RUC, bajo la conjugacin de los siguientes criterios: Clasificacin de Riesgo y tamao
de empresa (dado por el nmero total de trabajadores, con contrato laboral al momento de la
inscripcin)

ARTICULO 8o. SUMINISTRO DE INFORMACION

Es responsabilidad de las firmas contratistas, remitir trimestralmente y con la terminacin de cada
contrato firmado con las operadoras del Comit de Hidrocarburos, los ndices de accidentalidad
definidos en la norma tcnica Colombiana NTC-3701, con el fin de disponer de los valores que
permitan emitir un reporte consistente y unificado, en torno a los niveles de accidentalidad del
Sector.
Es responsabilidad de las firmas contratistas enviar informacin actualizada sobre el nmero total
de trabajadores, mnimo 30 das antes del vencimiento de la inscripcin.
Adicionalmente las firmas contratistas debern informar al CCS, de cualquier reclamo de orden
jurdico levantado contra la empresa con ocasin de la Gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y
Medio Ambiente o de cualquiera de sus requisitos, ya sea que se encuentre en proceso o que haya
sido declarado en firme por la autoridad legal competente.

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CAPITULO IV
DEL PROCESO DE REGISTRO Y EL ALCANCE DEL SERVICIO
ARTICULO 9o. REQUISITOS PARA INGRESAR AL REGISTRO
a) Toda firma contratista interesada en ingresar al RUC, debe formalizar su intencin mediante la
entrega a la Direccin Comercial del CCS de los siguientes documentos:

formato de solicitud de ingreso diligenciado

Certificado de constitucin y representacin legal expedido por la Cmara de Comercio
Balance contable del ltimo ao.
Certificado expedido por el Contador o Revisor Fiscal de la empresa en donde conste el
nmero de empleados totales de la compaa, incluyendo los temporales.
Formato de auto evaluacin diligenciada de la evaluacin del Sistema de Gestin de
Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente del sector de Hidrocarburos, original y copias.
Registro del pago de los derechos de inscripcin al RUC de acuerdo con el tipo de formato y el
nmero de empleados de la empresa.

b) La firma solicitante quedar inscrita en el RUC, cuando la Direccin Comercial del CCS haya
recibido el formato de solicitud de ingreso junto con todos los documentos requeridos incluyendo el
pago del valor de la inscripcin. La fecha en que la inscripcin adquiere vigencia se registra en la
carta de respuesta a la solicitud de ingreso.
c) Las firmas aspirantes a ingresar al RUC, deben estar legalmente constituidas y debern
suministrar la documentacin de soporte cuando sta sea requerida por el CCS.
d) El ingreso al registro es de libre acceso a cualquier firma contratista del sector hidrocarburos.
e) La auditoria ser suspendida inmediatamente en caso de que el auditor encuentre
inconsistencias en algunos de los documentos, reportes o informacin suministrada por la firma
contratista. La empresa deber pagar el da de auditoria que se suspendi y el caso ser llevado
al comit operativo del RUC para definir como se proceder.
f) La falta de veracidad en alguna informacin, reporte o documento que sea imputable, por
cualquier motivo a la firma contratista o a un asesor que preste servicios a la firma contratista o un
subordinado de la misma, dar lugar a la exclusin inmediata de la firma contratista en el registro
RUC, sin perjuicio de las acciones legales que puedan derivarse de esa conducta y, en
consecuencia, el Consejo Colombiano de Seguridad - CCS no incluir a la empresa contratista en
el reporte peridico que se emite para las compaas operadoras del sector de hidrocarburos ni
para cualquier otra empresa que lo solicite. La firma contratista podr ingresar nuevamente al RUC
al aportar la copia autntica de la providencia en la que se absuelva de toda responsabilidad por la
eventual falsificacin

ARTICULO 10o. ALCANCE DEL SERVICIO

a) El servicio del RUC se prestar a la operadoras y contratistas del sector hidrocarburos, para
disponer y centralizar la informacin sobre el desempeo de la gestin de Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio ambiente.
b) Las firmas contratistas sern evaluadas y calificadas en su gestin y desempeo en Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio Ambiente, conforme a los requisitos de ley vigentes resumidos en la
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Gua del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de Contratistas
del Sector Hidrocarburos.
c) Las firmas contratistas registradas, podrn solicitar los informes pertinentes a cada visita de
verificacin siempre y cuando el informe este completamente realizado (visita documental y
visita de campo) en concordancia con los mecanismos definidos en el procedimiento para
realizacin, emisin y distribucin de informes de visitas, siempre y cuando se encuentren a paz y
salvo con el CCS. Solamente se entregar informe de la visita documental a las empresas que
no se les haya podido realizar visita en campo por no tener contratos vigentes, informacin
que debe ser certificada por el representante legal de la firma mediante carta enviada al
CCS. En el informe de auditora el CCS deber incluir una nota informando que la empresa
NO TIENE CONTRATOS VIGENTES y que por tanto la auditora solamente corresponde a
auditoria documental.
d) Las calificaciones de desempeo, resultantes de las visitas de evaluacin a un contratista son
suministradas a las operadoras como un valor de referencia, el cual cada operadora acatar bajo
sus propias consideraciones y criterios.
e) La vigencia de la calificacin de desempeo finaliza en la
inscripcin.

fecha del vencimiento de la

f) Se concede prrroga de 45 das a la calificacin obtenida por el contratista, despus de vencido

el ao de inscripcin, con el fin de realizar en ese perodo la programacin de la auditora del
perodo siguiente. Se otorgar esta prrroga siempre y cuando el contratista haya pagado su
renovacin por inscripcin al RUC.
g) El Consejo Colombiano de Seguridad no podr expedir certificacin al contratista si no
cuenta con la calificacin de desempeo vigente. El CCS tampoco podr expedir
certificacin al contratista si la auditora no se ha realizado en su totalidad (visita
documental y campo), la nica excepcin se dar para la evaluacin en campo cuando la
empresa no tenga contratos vigentes y esta nota se estipular en la certificacin y en el informe a
operadoras.
h) El Consejo Colombiano de Seguridad solamente podr expedir certificacin de la permanencia
en el registro a empresas contratistas que a la fecha de la emisin de la certificacin se encuentren
inactivas por no haber realizado la renovacin al registro. Esta certificacin se expedir haciendo
aclaracin que la empresa esta inactiva. En este nico caso, se certificar la permanencia en el
registro pero no se certifican los puntajes obtenidos. El puntaje obtenido se certifica en el caso de
que el contratista tenga la calificacin de desempeo vigente.
i) Si una empresa contratista pertenece al RUC de otros sectores, puede ingresar al RUC de
Hidrocarburos o viceversa. Para realizar esta inscripcin se homologara la evaluacin documental
hasta la fecha en que se le venza su registro correspondiente; pero deber realizar la evaluacin
de campo pagando la mitad del valor de la inscripcin correspondiente al RUC al que desea
ingresar

CAPITULO V
DE LA OPERACION DEL REGISTRO
ARTICULO 11o. PRELIMINARES
a) El CCS dispondr de los medios y recursos necesarios y de los procedimientos escritos que
le permitan desarrollar el proceso de ingreso de contratistas, calificacin y reporte de la
Gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
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b) Los procedimientos bajo los cuales operan los servicios suministrados a las firmas contratistas
registradas y a las operadoras, no sern administrados en forma discriminatoria, su manejo se
realizar en igualdad de condiciones para todas las firmas involucradas.
c) Los derechos por el ingreso al Registro Uniforme de Evaluacin del Sistema de Gestin de
Sguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente para Contratistas del Sector Hidrocarburos,
(RUC) se obtienen despus de realizada la inscripcin y pago respectivo ante la Direccin
Comercial del CCS.
d) Los costos de desplazamiento para las visitas a realizar fuera de Bogot sern asumidos por
las empresas a visitar en el sitio respectivo. Este costo ser prorrateado entre las diferentes
empresas programadas para una misma regin o ciudad, siempre y cuando sea posible la
programacin de varias empresas.
e) Cubierto el ao de afiliacin, la firma contratista debe renovar su inscripcin adelantando un
nuevo pago ante el CCS. Si este pago no se realiza, los derechos del RUC se suspendern
hasta tanto no se efecte el respectivo pago.
f)

La vigencia de inscripcin al RUC cuenta desde la fecha en que el CCS enva respuesta a la
solicitud de ingreso mediante carta emitida y firmada por la Direccin de Certificacin y
Asociados.
La fecha de vigencia del registro se mantendr para cada renovacin de la inscripcin al RUC.
Tanto el CCS como la empresa contratista podrn manifestar con treinta (30) das de
anticipacin al vencimiento de la inscripcin anual su intencin de mantener la inscripcin al
RUC. Para ello el CCS enviar una comunicacin donde se indica el valor correspondiente al
perodo de renovacin. Si la empresa no cancela el valor de la renovacin, el CCS proceder a
excluir a la empresa del RUC y por consiguiente no incluir a la empresa contratista en el
reporte peridico que emite para las compaas operadoras del sector de hidrocarburos.
g) Con el Ingreso al RUC, se obtienen los siguientes derechos: 1) Suministro a la firma contratista de
una herramienta para la autoevaluacin del desempeo en la gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y
Medio Ambiente. 2) La realizacin de una visita de verificacin por parte de profesionales del CCS 3)
Atencin de solicitudes de visitas adicionales pedidas por el contratista. 4) Ejecucin de visitas de
seguimiento a partir del segundo ao de inscripcin. 5) Informes escritos de las visitas realizadas por los
profesionales del CCS, que incluyen la identificacin de los aspectos conformes y no conformes con la
Gua del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de Contratistas del
Sector Hidrocarburos.6) El contratista podr solicitar certificacin donde se registre la calificacin del
desempeo de la gestin realizada en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, la cual se
expedir despus de realizada la visita de evaluacin. 7) Prrroga de 45 das a la calificacin obtenida
por el contratista, despus de vencido el ao de inscripcin. Se otorgar esta prrroga siempre y cuando
el contratista haya pagado su renovacin por inscripcin al RUC.

h)

La solicitud por parte de los contratistas, de visitas de evaluacin adicionales a las del
cubrimiento por inscripcin, causa un costo adicional que debe ser cubierto por el contratista
que las solicite.

i)

El CCS, aceptar aplazamientos en la programacin de visitas mximo para (1) una

oportunidad, cuando se presenten eventos de fuerza mayor ya sea por condiciones de
seguridad, tragedias personales o porque las condiciones de operacin de un contrato as lo
exijan. Estos casos deben estar soportados por escrito.
Los aplazamientos se aceptarn, s la empresa da aviso mnimo (1) una semana antes de la
fecha programada, siendo reprogramada despus de dos meses. Si el aplazamiento es solicitado
al profesional del CCS, el mismo da de la vista a la empresa, sta tendr que cancelar los
honorarios correspondientes del profesional.

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j)

Cualquiera de los beneficios expuestos en ste reglamento ser cancelado en el momento en

que no sea renovado el valor del registro.

k)

Para efectos del presente reglamento el trmino informacin se refiere a los documentos,
datos y reportes manejados en la base de datos del RUC.

l)

La informacin de entrada al RUC, se obtendr a travs de: 1) El formulario de solicitud de

ingreso. 2) Las Calificaciones obtenidas en: la autoevaluacin del contratista, las visitas de
evaluacin y seguimiento del CCS y las reportadas por la operadora como resultado de la
evaluacin final del contrato. 3) La informacin estadstica que sea suministrada por los
contratistas 4) La actualizacin de los datos generales de la empresa, cuando sea requerido.

ARTICULO 12o. OPERACION DEL REGISTRO

a) La operacin del registro se inicia con la autoevaluacin de la Gestin de Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente, los resultados de la autoevaluacin deben ser suministrados al
CCS en el momento de la inscripcin. La autoevaluacin solo es requerida en el primer periodo de
inscripcin al RUC.
b) La visita de verificacin a cargo de los profesionales del CCS, se efectuar mximo treinta (30)
das despus de recibida toda la documentacin prevista en el artculo 9 literal a).
c) Un contratista podr ser objeto de la visita de verificacin, aunque no est prestando sus
servicios a ninguna operadora en particular, en cuyo caso la evaluacin se dirigir a verificar su
gestin en contratos anteriores la estructura diseada para cubrir los requisitos del Sistema de
gestin de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
d) Las visitas de seguimiento estn definidas para verificar las medidas implementadas para cerrar
las no conformidades detectadas en visitas anteriores y verificar el cumplimiento y continuidad de
los requisitos encontrados como satisfactorios en las mismas y se realizan en el siguiente perodo
de inscripcin al registro. (Tiempo en el cual puede demostrar la implementacin y desarrollo de las
medidas recomendadas en una visita de verificacin).
Las visitas de seguimiento se programarn mximo treinta (30) das despus que la empresa
haya realizado el pago de renovacin de la inscripcin.
e) Las firmas contratistas podran solicitar la visita adicional como minimo tres (3) meses despus
de realizada una visita de verificacin o seguimiento y tres (3) meses antes del vencimiento de la
inscripcin. El Consejo Colombiano de Seguridad podr realizar solamente una visita adicional
dentro del periodo de vigencia del RUC.
El Consejo Colombiano de Seguridad podr realizar visita adicional antes del cumplimiento de los
tres (3) meses, slo si la solicitud es realizada por las empresas operadoras de Hidrocarburos.
El CCS podr realizar visitas adicionales antes del cumplimiento de los tres (3) meses, slo si la
solicitud es realizada por las empresas operadoras de Hidrocarburos.
f) Los contratistas que estn prestando sus servicios a diferentes operadoras, en el momento de
ingresar al registro, sern evaluados en uno de los contratos de manera aleatoria.
g) Adicional a las evaluaciones realizadas por el CCS, el RUC almacenar tambin, la informacin
obtenida de la evaluacin final del desempeo del contratista, realizada por las operadoras
quienes dispondrn de una herramienta para el reporte, diseada por el CCS.

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h) Las firmas contratistas recibirn informes de las visitas de evaluacin, una vez stas hayan sido
realizadas y en los plazos que sean establecidos dentro del procedimiento para la realizacin y
reporte de visitas.
i) Las firmas contratistas podrn solicitar revisin de los resultados de las visitas de evaluacin
mximo (30) treinta das despus de recibido el informe.

IMPORTANTE: NO SE ACEPTAN INSCRIPCIONES AL RUC, SIN EL

CUMPLIMIENTO DE TODOS LOS REQUISITOS MENCIONADOS EN EL
CAPITULO IV ARTCULO 9 LITERAL a)

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