AABADOM

ENERO-JUNIO 2003

UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN E

I N F O R M A C I N D E ARCHIVOS
Carlos Carrero Gutirrez
Consejeria de Economa y Administracin Pblica
Servicio de Archivos Administrativos y Documentacin
Gobierno del Principado de Asturias

Introduccin

La incorporacin de las nuevas tecnologas,

como todos sabemos, se produce de forma lenta, aislada y con un xito muy dispar en el mundo de los archivos. Son muchos los que cayeron en la tentacin de mostrar el retraso que los
archivos presentan frente al desarrollo en la
automatizacin de las bibliotecas. Es cierto que
los primeros intentos de automatizar los procesos de gestin en bibliotecas datan ya de 1927
con el controlador de altas de Dickman o los
mtodos fotogrficos de control de los prstamos de los aos cuarenta, mientras que la primera vez que se aborda el tema de la automatizacin en los archivos es en el Congreso
Internacional de Archivos de 1964, donde slo
se contemplaba, en principio, para cuestiones
estadsticas. No es hasta el ao 1972 cuando el
Consejo Internacional de Archivos funda el
Comit para la Automatizacin. Son muchos
los motivos que se barajan para explicar este
retraso: falta de normalizacin, recursos limitados o desconfianza de los archiveros hacia
las nuevas tecnologas, entre otras. Puede que
estas causas, sin duda, hayan contribuido a la
ralentizacin de este proceso de incorporacin
de nuevas tecnologas a los archivos, aunque,
a mi entender no son los nicos indicadores.
Muy al contrario, pienso que deberamos indagar ms en la propia naturaleza de los archivos
y en la tradicional ausencia de vocacin de servicio de los archivos derivada, principalrnen-

te, del tipo de documentacin que gestionan.

El material que se maneja en las bibliotecas y
en los archivos es diametralmente opuesto. El
primero nace para ser ledo, consultado y vivido, el segundo, en cambio, nace como consecuencia del desarrollo de las funciones que las
empresas, instituciones y organismos tienen
asumidas. A esto hay que sumar que los libros,
al contrario de lo que ocurre con los documentos administrativos, no son documentos nicos,
sino que de un mismo ttulo podemos encontrarnos infinidad de ejemplares. Esto hace que
las bibliotecas potencien las tcnicas que les
permitan, por ejemplo, compartir e intercambiar las descripciones bibliogrficas, realizar
adquisiciones compartidas, editar catlogos
conjuntos, etc. y todo ello apoyado en una
potente base tecnolgica y en un desarrollado
sistema de normalizacin de procesos y tcnicas. Los archivos no comparten este punto de
ah que vivan de una forma mucho ms independiente.
Podramos decir que la evolucin de las competencias en los archivos discurre de forma
paralela al desarrollo y adopcin por parte de
stos de los sistemas de gestin automatizada.
En una primera fase, el archivero se limitaba a
ser mero receptor pasivo de los documentos
que de forma ms o menos ordenada reciba
desde la organizacin, posteriormente, se involucrara en la gestin del ciclo vital de los docu-

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rnentos, para en un ltimo momento, participar

a travs de comisiones interdisciplinares en la
gestin administrativa, colaborando en el diseo de las herramientas de gestin automatizada de procedimientos. Por tanto, participar en
el desarrollo del catlogo de procedimientos,
definiendo las series documentales, realizando
la valoracin de las mismas, incorporando la
normativa que desarrolla cada procedimiento;
disearemos la estructura de los datos, por
ejemplo de terceros, siguiendo las normas internacionales, en este caso las ISAAR (CPF). En
definitiva, se partir del estudio y articulacin
de los flujos de gestin de documentos de archivo...no y a desde la creacin del documento,
sino desde un poco ms all, desde la definicin de los propios procedimientos y procesos
que van a dar lugar a la aparicin de los documentos (Daz Rodrguez, 2001).
2. El Sistema Gestor de Archivos dentro de la
Organizacin

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mos en cuenta el constante desarrollo de la
tecnologa informtica y de las telecomunicaciones, es lgico que la base tecnolgica de las
instituciones tienda hacia la integracin de
sistemas, que posibiliten una gestin compartida y racional, con una base informativa nica y veraz. As las cosas, la diversidad de sistemas, herramientas y bases de datos va a dejar
paso a un conjunto imbricado de instrumentos,
lo que va a permitir una mayor homogeneizacin, normalizacin y armonizacin de tareas
en los diferentes niveles dentro de la gestin
documental de las organizaciones. Estamos
hablando de una red de herramientas corporativas que distribuyen informacin al entorno y cuya gestin ser centralizada, ejercindose de forma independiente, aunque no
aislada, al resto de herramientas del sistema.
As por ejemplo, durante el proceso de tramitacin de expedientes se ir incorporando
informacin residente" (Daz Rodrguez,

Los Sistemas Gestores de Archivos (SGA) han

evolucionado hasta convertirse en herramientas de gestin integral, que permiten cubrir el
ciclo vital de los documentos, desde su fase de
tramitacin administrativa hasta su definitiva
transferencia al Archivo Histrico. Es por ello,
que todo diseo de un Sistema Automatizado
de Gestin de Archivos debe huir de las tradicionales herramientas de corte autnomo y disgregador. Hablamos de instrumentos que gestionaban la documentacin que llegaba al
archivo, sin entablar ninguna conexin con el
proceso de tramitacin administrativa, e incluso sin aprovechar la informacin contenida en
la propia institucin y que se vea constantemente duplicada, poniendo en peligro, de ese
modo, la integridad y consistencia de los datos.
No es necesario recordar que tanto las Administraciones Pblicas como las empresas privadas evolucionan hacia una mayor cornplejidad estructural, al tiempo que asumen mayores
funciones y competencias dentro de una sociedad y un mercado cambiantes. Si adems tene-

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2001) que conformar la estructura de datos
que el archivo heredar de todo el proceso anterior y que se completar en la fase final de
archivo con la incorporacin de la informacin
de control propia de este ltimo estado. Esta
eleccion, sin embargo, implica una mayor
dependencia de la plataforma elegida sobre la
que se soporta toda la gestin administrativa
y documental. Aunque procuraremos que las
herramientas sean lo ms flexibles posible, para
hacer frente a los cambios que se vayan produciendo dentro de las organizaciones, al tiempo que los forrnatos de los datos y estructuras
de las bases de datos sean compatibles en previsin de futuras actuaciones. El sistema elegido debe colmar las necesidades de gestin
de forma totalmente automatizada, desde la
entrada en Registro hasta la custodia final en
el Archivo Histrico.
La tendencia en la produccin documental es
la de una paulatina sustitucin de los soportes
tradicionales por los documentos electrnicos. Si bien el soporte de la informacin va a
mudar del papel a lo electrnico, en cualquier
caso, seguir siendo retlejo de la produccin
administrativa de las instituciones (DOLLAR,
1994) y como tal debemos tratado. Las tareas
fundamentales en la gestin de archivos no se
modificar sustancialmente, limitndonos a
aprovechar las posibilidades que nos otorga la
constante evolucin de la tecnologa. Incluso
la custodia de estos documentos electrnicos
seguir siendo una funcin competencia1 del
Archivo, que aunque no fsicamente s lo gestionar lgicamente; esto es, en lugar de gestionar depsitos, cajas y carpetas, gestionaremos directorios y ficheros. Por tanto, los
archivos garantizarn la conservacin y acceso a estos documentos electrnicos, realizarn
las tareas de descripcin y participarn en el
diseo del sistema de gestin de los mismos,
de manera que se garanticen su autenticidad,
fiabilidad y durabilidad (McDonald, 1999).
Por tanto, el SGA debe garantizar el acceso a
estos documentos electrnicos, asegurando la

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integridad de la informacin que contienen y

la durabilidad del o de los soportes, y lo ms
importante, dar fiabilidad de su autenticidad
aun cuando cambien de soporte o elemento tecnolgico de gestin.
Sin embargo, la tarea del Archivo no debe
limitarse al ciclo vital de los documentos, sino
que, aprovechando su conocimiento de los
procesos administrativos, las funciones de la
organizacin y los ciclos por los que transcurre la vida de los documentos, participar,
como apuntamos ms arriba, en la definicin
de los modelos de datos del sistema automatizado de gestin de procedimientos administrativos.

3. El diseo del Sistema Automatizado de

Gestin de Archivos

El proceso de adopcin de un Sistema Gestor

de Archivos debe pasar invariablemente por un
estudio previo de carcter exhaustivo, en el que
se definan todos los requerimientos y funcionalidades que la herramienta debe incorporar.
Obvia decir, por tanto, que deber ser el software el que se adapte, en virtud de lo establecido en ese Anlisis Funcional previo, a las exigencias archivsticas y necesidades de la
organizacin (Perpiny i Morera, 1996) y no el
archivo al elemento tecnolgico.
La experiencia nos dice que, frente al desarrollo de herramientas ad hoc, la opcin ms oportuna es la adaptacin de algn paquete comercial existente en el marcado. Las razones son
obvias:
Aportan la experiencia de su implantacin en
otros archivos.
Garantizan una actualizacin permanente del
software.

Ofrecen mayor capacidad para la adopcin

de modelos normalizados de tratamiento archivstico.

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Incluyen formatos compatibles para el intercambio de informacin con sistemas externos.

Permiten el desarrollo de entornos anlogos
al de gestin archivstica para el resto de sistemas de la organizacin (integracin de sistemas).
'

Como contrapartida, debemos asumir cierto

riesgo por la dependencia que indudablemente vamos a tener del sistema finalmente adoptado, sobre todo si forma parte de un conjunto
de herramientas corporativas sustentadas en
una misma plataforma tecnolgica.
Pues bien, dentro del proceso de implantacin
del SGA en la organizacin observamos las
siguientes fases:
Definicin del proyecto: conlleva un detallado
estudio de la organizacin, de sus funciones,
produccin administrativa, estructura orgnica,
servicios que ofrece, etc. Como resultado de
esta fase obtendremos un documento de Anlisis funcional en el que van a especificarse los
requerimientos que debe cumplir el programa
de gestin. De una incorrecta definicin en este
momento se derivar una herramienta inadecuada, que repercutir en el desarrollo de las
tareas archivsticas, produciendo, por tanto, una
frustracin de las expectativas. Esta fase puede realizarla una comisin interdisciplinar de
la propia institucin, una empresa de consultora especializada en temas archivsticos o una
grupo mixto formado por ambas partes.

Diseo de la herramienta: seguir fielmente

los parmetros establecidos en el documento
de Anlisis funcional.
Implantacin: se partir de una migracin de
datos parcial para el anlisis de la herramienta. Puede aplicarse un periodo de prueba en
puestos estratgicos de la organizacin para
comprobar que, efectivamente, la aplicacin
tiene todas las funcionales indicadas en el An-

lisis funcional y que cubre todas las tareas establecidas (prstamos, carga y modificacin de
registros, consultas y bsquedas, transferencias, etc.)
Formacin de usuarios: el conocimiento del
proyecto por parte de los futuros usuarios de la

herramienta ha de ser directo y debe tener

carcter participativo, atendiendo a las aportaciones que stos puedan realizar. Esto redundar, sin duda, en un sistema ms completo, as
como en una mayor motivacin del personal.
Explotacin del SGA: debe contar con todas las
funcionalidades activadas, al tiempo que se
incorporan la totalidad de los fondos administrativos de la institucin a travs de una migracin global. Es el momento de implantarlo en
toda la organizacin.
Acceso web: una vez completadas todas las

fases de implantacin y tras certificar que el

sistema funciona satisfactoriamente, se dispondr su publicacin en la Web, mxime tratndose de una Administracin Pblica, una
entidad cientfica o una fundacin cultural, de
forma que se asegure el acceso de los usuarios
externos (interesados o investigadores) a 1a
documentacin.

4. Mdulos y funciones generales del Sistema de

Gestin de Archivos

Funciones de control del sistema

GESTIN DEL CUADRO DE CLASIFICACIN

El cuadro de clasificacin conlleva una lnea

de comunicacin jerrquica (flujo de trabajo)
desde los productores hasta la gestin centralizada de procedimientos administrativos,
pasando por el administrador del Sistema Gestor de Archivos que actuar como catalizador
entre unos y otros. Este proceso implica la interaccin de personas, lo que supone una integracin tecnolgica entre los diferentes siste-

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mas de gestin de carcter corporativo. La decisin final para la modificacin del cuadro de
clasificacin depender de una comisin interdisciplinar que, tomando como base la informacin contenida en el catlogo de procedimientos, formalizar las propuestas iniciales
de los rganos productores.
GESTIN DE SERIES DOCUMENTALES (ANLISIS,

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porar informacin complementaria que condicionar las funciones que los rganos van a
realizar en su relacin con el archivo, a saber:
usuarios adscritos, archivo destino (en rganos
productores), depsito que albergar su documentacin una vez transferida, etc.
El sistema va a limitar el acceso de los usuarios
a la estructura orgnica, hacindoles accesible
exclusivamente su sector o nivel jerrquico.

VALORACIN Y SELECCIN)

Discurrir a travs de cinco reas que culminar con el informe final que la Comisin de
Valoracin utilizar para la seleccin documental. Son los siguientes:

rea de identificacin: en esta rea se aporta

informacin genrica con la que vamos a particularizar una serie documental dada.
rea de valoracin: utilizado para indicar el
valor particular y los plazos de vigencia,
rea de seleccin: en ella se realizarn las propuestas de conservacin o eliminacin de las
series o fracciones de series documentales.
rea de control: se incorpora la informacin de
control del proceso de Anlisis y valoracin y
del tcnico que la realiza.
rea de conservacin o eliminacin: se presen-

ta toda la informacin de control prevista para

la Comisin que ha de resolver el proceso.
GESTINDE L A

E S TRU C T U RA ORGNICA

La gestin de la estructura orgnica se centralizara en una base de datos corporativa que, de

forma independiente, ofrecer informacin a
toda la organizacin. El administrador del SGA
extraer la informacin contenida en la base de
datos de organizacin para que pueda ser visualizada por todos los usuarios del programa. Adems de la informacin inicial obtenida tras la
integracin de ambas herramientas, el administrador del SGA optimizar los datos heredados para que puedan ser totalmente operativos en el desarrollo de las funciones del
archivo. As, por ejemplo, este mdulo incor-

Funciones de descripcin

Se trata de la base tecnolgica para la descripcin multinivel, desde el nivel de fondo hasta
el de documento simple. Estas descripciones
se regirn por las diferentes normas internacionales de descripcin documental ISAD (G)
e ISAAR (CPF), as como por alguno de los
modelos que permitan el intercambio y reutilizacin de los datos contenidos en nuestro archivo, como pueden ser el formato MARC, EAD
o la inclusin de Metadatos. Contendr un sistema autnomo para la gestin de materias y
facilitar el acceso a un tesauro como apoyo en
la gestin de contenidos de los registros administrados en la base de datos.
Debe permitir la eliminacin de todas las tareas reiterativas que impliquen penalizar el proceso de descripcin con repeticin de informacin, al tiempo que se apoyar en ficheros
y tablas auxiliares con informacin residente.
La extraccin de la informacin de las bases de
datos corporativas nos permitirn trabajar con
informacin veraz y nica.
Funciones de atencin al entorno
GESTIN DE USUARIOS

Las funciones de control de usuarios correr a

cargo del administrador del sistema. En este
proceso va a producirse la imbricacin de tres
reas bsicas para el SGA, como son: la gestin de usuarios, la gestin del organigrama de
la organizacin y la base de datos de terceros
(externa).

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GESTION DE PRSTAMOS Y PETICIONES

Para la realizacin de las consultas a la base de

datos, el SGA dispondr de diversos sistemas
de interrogacin que posibiliten el acceso tanto de aqullos que cuenten con conocimientos
previos y que diseen la estrategia de bsqueda de forma autnoma; c o m o de las personas
que precisen asistencia o apoyo para culminar
el proceso de consulta. Asimismo, debe permitir la gestin plenamente automatizada, desde la solicitud realizada telemticamente en los
terminales de los usuarios hasta la gestin del
mismo que, de una forma centralizada, se realizar desde el archivo. Se gestionarn las autorizaciones, los prstamos vencidos, las solicitudes de prrroga y las devoluciones, en cuyo
caso proceder a la reincorporacin automtica de los documentos al depsito.
Evidentemente, las demandas de documentos
en prstamo se cursarn cuando el solicitante
sea el productor de los mismos. En caso contrario solamente se autorizarn con carcter
excepcional; para ello, el sistema dispondr de
un dispositivo de flujo de trabajo a travs del
cual el peticionario, el productor y el propio
archivo se comuniquen para la autorizacin de
dicha solicitud.
GESTIN DE L A SALA DE CONSULTA

Correr a cargo del encargado de sala, habr

descrito la sala de consulta cuya estructura estar reflejada en este mdulo y que servir como
apoyo a la gestin de las peticiones por parte
de los investigadores.
GESTIN DEL S ER V I C I O DE REPROGRAFA

Va a incluir dos secciones:

Definicin del servicio de reprografla: se establecern los datos maestros sobre los que se
van a basar todas las gestiones posteriores.
La informacin que incluir ser: tipo de
reprografa (fotocopia B/N DIN-A 4, reproducciones fotogrficas, reproducciones de
microfilms, etc.), el precio (precio mnimo,

de cada reproduccin, etc.) y vigencia del presupuesto.

Gestin del servicio de reprografia: se refiere
a la realizacin concreta del servicio de reprografa. En este apartado encontramos la siguiente informacin: investigador, motivo, unidad a
reproducir, nmero de copias y presupuesto pre. .
visto para el servicio.
Funciones de Ingreso/Salida
GESTIN DE LAS TRANSFERENClAS

La aplicacin debe incluir las siguientes funcionalidades :

Elaboracin de los calendarios de transferencias correspondientes a las campaas anuales
y que el programa disear automticamente a
partir de la informacin que el sistema posee
sobre procesos anteriores.
Cumplimentacin de las previsiones de las
transferencias, donde se indicar, para organizacin interna del archivo, el volumen y tipos

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documentales que van a enviarse; hablamos al
nivel de series documentales.
Elaboracin de las relaciones de transferencia,
en las que se representar el contenido de la
documentacin a transferir; hablamos al nivel
de unidades documentales.

GESTIN DEL ESPACIO

Tras la labor inicial de definicin fsica de los

depsitos, el SGA debe gestionar, sin intervencin manual alguna, la incorporacin de
fondos provenientes de una transferencia a los
depsitos. Cuando se trate de documentos electrnicos el sistema debe ser capaz de gestionar
los ficheros en los que se custodien. La frmula
podra ser la definicin de una estructura de
ficheros en los que se represente el cuadro de
clasificacin de los fondos, u n nmero determinado de ficheros sin estructura previa o diversos ficheros establecidos en funcin de la
estructura interna y el formato de los documentos.

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GESTIN DE HERR A MIE N T A S DE D E S C R I P C I N

Debe ser una herramienta lo suficientemente

gil y flexible como para permitir editar a cada
gestor sus propias herramientas de descripcin.
Esto es, no slo indicaremos el contenido de
los documentos sino que seremos nosotros quienes decidamos cuestiones tales como formato,
fichero de destino, edicin de ndices, encabezados y pies de pgina o simplemente la publicacin del documento desde un programa de
edicin de texto convencional.
Otras
WEB

La consulta de la documentacin se facilitar

a travs de la Web, junto a las dos vas convencionales, esto es presencial o por medio de
la intranet de la organizacin, ya se trate de
investigadores o de personal interno. Par ello
ser necesario elaborar un modelo intermedio
que establezca la informacin que ha de mostrarse al usuario, el formato de presentacin y
el sistema de interrogacin al sistema.

GESTiN DE LOS EXPURGOS

En lo relativo a la eliminacin de documentacin el programa de gestin actuar en tres

niveles, a saber: notificacin de los documentos con caducidad administrativa, elaboracin
de los informes para el proceso de expurgo y
la eliminacin de la base de datos a travs del
vaciado del espacio que ocupaban en los depsitos.

F LUJO DE TRABAJO CON OTRAS HERRAMIENTAS

CORPORATIVAS

Para la optimizacin de este sistema de integracin que proponernos, deber disearse un

flujo de trabajo que posibilite la intercomunicacin entre todas las herramientas corporativas, con el fin de intercambiar, corregir incoherencias o proponer cambios en los contenidos
informativos que comparten.

Funciones de explotacin
GESTIN DE ESTADfSTICAS E INFORMES

Se definirn todos aquellos informes que favorezcan los trabajos bsicos de gestin y la toma
de decisiones por parte de los niveles directivos (prstamos, investigadores, reprografa,
peticiones, transferencias, valoraciones, ocupacin de los depsitos o cuestiones relacionadas con desarrollo de las labores tcnicas del
personal).

10

Conclusiones

El diseo de un Sistema de Gestin de Archivos implica un perfecto conocimiento de la

organizacin, as como de las funciones que el
archivo aporta a la gestin documental de la
misma. Del estudio pormenorizado de ambos
parmetros debe ex traerse un Anlisis funcional que rija todo el proceso de creacin y puesta en marcha de la aplicacin de gestin.

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El Sistema de Gestin de Archivos participar

en la gestin integral de los documentos, tanto a lo largo de su ciclo vital, como en la definicin de los propios procedimientos administrativos que determinan la produccin
administrativa de la organizacin.

Los Sistemas de Gestin de Archivos no deben

entenderse como instrumentos independientes
dentro del conjunto de herramientas corporativas de las organizaciones, sino que intervendrn como parte activa en el Sistema integrado de gestin administrativa.
La centralizacin de funciones debe regir el
desempeo de la herramienta, de modo que se
eviten inconsistencias, se unifiquen criterios y
se motive al personal encargado de las mismas
al sentirse responsable de una parcela dentro
de la gestin del archivo.
La adopcin de las Normas internacionales
sobre descripcin o formatos de intercambio
de informacin debe ser un criterio de obligado cumplimiento.
El factor humano es, sin duda, tan importante como el factor tecnolgico en todo proceso
de automatizacin de un archivo. No olvidemos que la implantacin de un nuevo SGA
implica cambio de hbitos, aparicin de nuevas competencias o funciones y una mayor normalizacin de los procesos. Por tanto, tenemos
que dejar claro al personal del Archivo que ellos
tambin son partcipes del proceso de automatizacin, que deben aportar todas las sugerencias que consideren oportunas y que, sobre todo,
la automatizacin no implica ruptura con la
metodologa de trabajo, sino que se trata, ms
bien, de un cambio de forma, de medio para
realizar las mismas funciones.
Aunque la incorporacin de un Sistema de Gestin de Archivos al proceso de gestin administrativa de las empresas no pueda contabilizarse como aumento de la productividad, sin
embargo tenemos otros parmetros algo ms
intangibles que pueden indicarnos la bondad
de tal medida, tal como: mayor fiabilidad de

los procesos, que deriva en una mayor fiabilidad de la informacin contenida en el sistema;
mayor capacidad para la toma de decisiones
directivo/estratgicas; mejora del servicio hacia
el cliente o ciudadano, gracias a una ms eficaz y rpida respuesta a sus necesidades; mayor
control sobre procesos, lo que derivar en una
optimizacin de recursos tanto materiales como
humanos.
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