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Resumen
El proyecto presentado surge de la identificacin de la logstica como un factor crucial para las
empresas, constituyendo una verdadera ventaja competitiva para las mismas, no slo por su
repercusin en la satisfaccin de los clientes, sino tambin por la disminucin de costes asociados
a los flujos de materiales y de informacin en las empresas. Por ello, el objetivo de este trabajo es
doble. En primer lugar, se trata de definir y desarrollar un Modelo de Gestin y Proceso de
Auditora Logstica, capacitado para evaluar la gestin logstica de las empresas y la medida en
que esa gestin logstica se alinea con la gestin global de la organizacin. Y en segundo lugar,
se realiza una transferencia a las empresas andaluzas en base al Modelo Desarrollado,
probndolo en una serie de auditoras piloto. Con esta metodologa de auditora logstica, en
definitiva, se pretende conseguir la mejora del sistema de gestin logstica de las organizaciones y
su integracin en el sistema de gestin global de las mismas.
1.
Introduccin
El trabajo presentado surge de la identificacin de la logstica como un factor crucial para las
empresas, constituyendo una verdadera ventaja competitiva para las mismas, no slo por su
repercusin en la satisfaccin de los clientes, sino tambin por la disminucin de costes
asociados a los flujos de materiales y de informacin en las empresas. Por ello, el objetivo del
trabajo es doble:
Definir y desarrollar un Modelo de Gestin y Proceso de Auditora Logstica
Transferencia a las empresas andaluzas en base al Modelo Desarrollado
La metodologa seguida en los trabajos est esquematizada en la Figura 1.
2.
Se pretende que este trabajo alcance a todo el tejido empresarial andaluz, concretamente a
aqul que tenga identificadas actividades logsticas. Para la identificacin de todas las
necesidades asociadas a la gestin logstica, y para que sirviera como datos de apoyo para el
presente proyecto, se us el Centro para la Promocin de la Logstica en Andaluca (CPLA).
A travs de este centro se enviaron cuestionarios a 32 empresas andaluzas significativas
pertenecientes a diferentes sectores de actividad y se realizaron diversas visitas, para tener
identificadas as las necesidades en materia de gestin logstica.
MODELO DEFINITIVO
RESULTADOS
Figura 1. Esquema del proceso seguido para el desarrollo de un Modelo de Gestin Logstica y el procedimiento
asociado de Auditoras.
3.
3.1.
Normas relacionadas
El esquema que sigue el Modelo de Sistema de Gestin Logstica es como el que aparece en
la Figura 2, que como se puede observar comparte la misma estructura que otros modelos de
gestin normalizada.
8.4 MEJORA
5
RESPONSABILIDAD
DE LA DIRECCIN
P
REQUISITOS
LOGSTICOS
DEL CLIENTE
8 ANLISIS Y
MEJORA DEL
SISTEMA DE
GESTIN
LOSGSTICA
6 GESTIN
DE LOS
RECURSOS
CLIENTE
RESULTADOS
7 PROCESOS LOGSTICOS
OPERATIVOS
LOGSTICA INVERSA
Un sistema eficaz de gestin logstica asegura que los procesos cumplen con los requisitos
logsticos del cliente y es importante para alcanzar los objetivos de la calidad del producto o
prestacin del servicio, as como la consecucin de los resultados esperados. Los procesos
logsticos deberan considerarse como procesos especficos cuyo objetivo es apoyar la calidad
de los productos elaborados por la organizacin, como gestionar el riesgo de no cumplir con
los requisitos de suministro del cliente. Este modelo de sistema de gestin incluye tanto
requisitos como orientaciones para la implementacin de sistemas de gestin logstica y puede
ser til en la mejora continua de sus resultados.
Todos los requisitos del modelo son genricos, proporcionan orientacin para la gestin de los
procesos logsticos y se pretende que sean aplicables a todas las organizaciones sin importar
su tipo, tamao y servicio suministrado. Por su parte, las organizaciones tienen la
responsabilidad de determinar los niveles de control necesarios y especificar los requisitos del
sistema de gestin logstica a aplicarse como parte de su sistema de gestin global.
3.3.
El sistema de gestin logstica debe asegurarse de que se satisfacen los requisitos logsticos
especificados. Para conseguir tal fin, la organizacin debe:
1.
Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestin logstica.
2.
Determinar la secuencia de interaccin de estos procesos.
3.
Determinar los criterios y mtodos necesarios para asegurarse de que tanto la
operacin como el control de estos procesos sean eficaces.
4.
Asegurarse de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para apoyar la
operacin y el seguimiento de estos procesos.
5.
Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la
mejora continua de estos procesos.
Si la organizacin decide subcontratar cualquier proceso, debe asegurarse de controlar tales
procesos. El control de estos procesos debe estar identificado dentro del sistema de gestin
logstica.
Los cambios al sistema de gestin logstica deben hacerse de acuerdo con los procedimientos
de la organizacin.
Los elementos del Modelo de Sistema de Gestin Logstica son los siguientes:
3.3.1. Responsabilidades de la Direccin
Funcin logstica: La direccin de la funcin logstica debe establecer, documentar y
mantener el sistema de gestin logstica y mejorar continuamente su eficacia.
Enfoque al cliente: La direccin de la funcin logstica debe asegurarse de que:
1.
Se determinan los requisitos logsticos del cliente.
2.
El sistema de gestin logstica cumple los requisitos logsticos del cliente.
3.
Puede demostrarse el cumplimiento de los requisitos especificados por el cliente.
Objetivos: La direccin de la funcin logstica debe definir y establecer objetivos medibles
para el sistema de gestin logstica. Deben definirse criterios de desempeo objetivos y los
procedimientos para los procesos logsticos, as como para su control.
Revisin por la direccin: La direccin de la funcin logstica de la organizacin debe
asegurarse de que se lleva a cabo la revisin sistemtica del sistema de gestin logstica a
intervalos planificados para asegurarse de su continua adecuacin, eficacia y conveniencia.
3.3.2. Gestin de los Recursos
Recursos humanos:
Responsabilidades del personal: La direccin de la funcin logstica debe definir y
documentar las responsabilidades de todo el personal asignado al sistema de gestin
logstica.
Competencia y formacin: La direccin de la funcin logstica debe asegurarse de que
el personal involucrado en el sistema de gestin logstica demuestre su aptitud para
efectuar las tareas que se le asignen. La direccin de la funcin logstica debe
asegurarse que se provea la formacin para responder a las necesidades identificadas,
que se mantengan registros de las actividades de formacin y que su eficacia sea
evaluada y registrada.
Recursos de informacin:
Procedimientos: Los procedimientos del sistema de gestin logstica deben
documentarse hasta donde sea necesario y validarse para asegurar su apropiada
implementacin y la coherencia en su aplicacin.
Software: El software utilizado en los procesos logsticos se debe documentar,
identificar y controlar para asegurarse de su adecuacin para su uso continuo. El
software y cualquier revisin del mismo debe ser probado o validado antes de su uso
inicial, aprobado para su uso y archivado.
Registros: Deben mantenerse los registros con la informacin requerida para el
funcionamiento del sistema de gestin logstica. Debe establecerse un procedimiento
documentado para el control de los registros que recoja la identificacin, el
almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la
disposicin de los registros.
Infraestructura: La organizacin debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura
necesaria para lograr la conformidad con los requisitos logsticos.
3.3.3. Procesos Logsticos Operativos
Servicio al cliente (ventas): La misin del proceso de servicio al cliente es garantizar que la
organizacin al aceptar un pedido del cliente, tiene capacidad para cumplir con los requisitos
logsticos del mismo (condiciones de entrega del producto, preservacin del producto, plazo
de entrega y dems requisitos especificados por el cliente), as como realizar el seguimiento
del cumplimiento de dichos requisitos.
Planificacin de la produccin: La misin del proceso de planificacin de la produccin es la
de garantizar que la produccin se planifica considerando los requisitos logsticos aplicables,
como pueden ser los plazos y condiciones de entrega establecidos, y la capacidad de los
procesos, tanto comprometida como disponible, asegurando que se genera la informacin
necesaria para que la produccin se realice en condiciones controladas.
Servicio de proveedores (compras y aprovisionamiento): La misin del proceso de servicio de
proveedores es garantizar que las compras y el aprovisionamiento cumplen con los requisitos
establecidos sobre los mismos.
Almacenamiento: La misin del proceso de almacenamiento es asegurar la recepcin,
almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de
cualquier material: materias primas, semielaborados, terminados, as como el tratamiento e
informacin de los datos generados.
Gestin de inventarios: La misin del proceso de gestin de inventarios es, por un lado
asegurar el suministro de producto (materia prima, producto en curso o producto terminado)
en el momento adecuado al rea de produccin o al cliente y por el otro reducir al mnimo
posible los niveles de existencia.
Transporte y distribucin: El proceso de transporte y distribucin tiene como misin
garantizar la entrega del producto al cliente en plazo, cantidad y conformidad con los
requisitos especificados.
Logstica inversa: La misin de la logstica inversa es garantizar el retorno a su punto de
origen de materiales defectuosos o de desecho que fueron rechazados en etapas posteriores de
la cadena de suministros con el objeto de reutilizarlos o reciclarlos en la mayor medida
posible. El objetivo es reducir los desperdicios que genera la cadena de suministros,
consiguiendo una mayor sostenibilidad, e incluso beneficios econmicos.
3.3.4. Medicin, Anlisis y Mejora
Generalidades: La funcin logstica debe planificar e implementar el seguimiento, anlisis y
mejora necesarios para asegurarse de la conformidad del sistema de gestin logstica con este
modelo, as como mejorar continuamente el sistema de gestin logstica.
Auditora y seguimiento: La funcin logstica debe planificar y realizar auditoras al sistema
de gestin logstica para asegurarse de su continua y eficaz implementacin y cumplimiento
de los requisitos especificados. Los resultados de la auditora deben comunicarse a las partes
involucradas dentro de la direccin de la organizacin.
Control de las no conformidades: La funcin logstica debe asegurarse de la deteccin de
cualquier no conformidad en el cumplimiento de los requisitos logsticos y de tomar acciones
inmediatas. Cuando se identifiquen procesos logsticos que no cumplan con los resultados
planificados deben determinarse las consecuencias potenciales de la no conformidad, hacer la
correccin necesaria y tomar las acciones correctivas apropiadas.
Mejora: La funcin logstica debe planificar y gestionar la mejora continua del sistema de
gestin logstica basndose en los resultados de las auditoras, en las revisiones por la
direccin y en otros factores pertinentes, tales como la retroalimentacin de los clientes. La
funcin logstica debe revisar e identificar oportunidades potenciales para mejorar el sistema
de gestin logstica y modificarlo en la medida de lo necesario.
3.4.
Indicadores
En cada apartado del Sistema se proponen una serie de indicadores que puedan servir de
orientacin a las organizaciones a la hora de realizar la medicin y el seguimiento de sus
procesos logsticos. Estos indicadores estn agrupados en funcin de los procesos logsticos a
que hacen referencia, y para cada uno de ellos se refleja el objetivo a medir, la frmula y las
posibles acciones de mejora orientadas a la obtencin de mejores valores del indicador.
Los indicadores propuestos aparecen reflejados en el siguiente listado. En cualquier caso, se
deja abierta la posibilidad a las organizaciones de utilizar indicadores similares o
complementarios para la medicin de sus procesos.
Servicio al cliente:
Servicio de proveedores:
Gestin de inventarios:
Nivel de servicio
Exactitud de pronstico
Rotacin de inventario
Transporte y distribucin:
Almacenamiento:
Logstica inversa:
4.
Para ver el grado de implantacin del Modelo de Sistema de gestin Logstica en las
organizaciones, se recurre a la auditora, que bien podr ser externa o interna, para lo cual se
define en este trabajo el Proceso de Auditora a seguir. Este modelo de proceso de auditora
proporciona orientacin sobre los principios de auditora, la gestin de programas de
auditora, la realizacin de auditoras de sistemas de gestin logstica, as como sobre la
competencia de los auditores de sistemas de gestin logstica.
El diagrama de flujo del proceso para la gestin de un programa de auditora de estas
caractersticas aparece reflejado en la Figura 3.
Autoridad
Autoridadpara
paraelelprograma
programade
deauditora
auditora
(5.1)
(5.1)
Establecimiento
Establecimientodel
delprograma
programade
deauditora
auditora
(5.2,
(5.2,5.3)
5.3)
Objetivos
Objetivosyyamplitud
amplitud
responsabilidades
responsabilidades
recursos
recursos
procedimientos
procedimientos
Implementacin
Implementacindel
delprograma
programade
deauditora:
auditora:
(5.4,
(5.4,5.5)
5.5)
elaboracin
elaboracindel
delcalendario
calendariode
delas
lasauditoras
auditoras
evaluacin
evaluacinde
delos
losauditores
auditores
seleccin
seleccinde
delos
losequipos
equiposauditores
auditores
conduccin
conduccinde
delas
lasactividades
actividadesde
deauditora
auditora
conservacin
conservacinde
delos
losregistros
registros
Actuar
Mejora
Mejoradel
delprograma
programa
de
deauditora
auditora
(5.6)
(5.6)
Planificar
Competencia
Competenciayy
evaluacin
evaluacinde
delos
los
auditores
auditores
(7)
(7)
Hacer
Actividades
Actividadesde
de
auditora
auditora
(6)
(6)
Seguimiento
Seguimientoyyrevisin
revisindel
delprograma
programade
deauditora
auditora
(5.6)
(5.6)
seguimiento
seguimientoyyrevisin
revisin
identificacin
identificacinde
delalanecesidad
necesidadde
deacciones
acciones
correctivas
correctivasyypreventivas
preventivas
identificacin
identificacinde
deoportunidades
oportunidadesde
demejora
mejora
Verificar
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
Cliente de la auditora
La identificacin del equipo auditor
Fechas y lugares donde se realizaron las auditorias in situ
Criterios de auditora
Hallazgos de la auditora (Conformidades/ No conformidades)
Conclusiones de la auditora
Las referencias que se consideren apropiadas (confirmacin de cumplimiento de
objetivos, reas no cubiertas, recomendaciones para la mejora, etc.)
Fuentes
Fuentesde
deinformacin
informacin
Recopilacin
Recopilacinmediante
medianteun
unmuestreo
muestreoapropiado
apropiado
yyverificacin
verificacin
Evidencia de la auditora
Evaluacin
Evaluacinfrente
frenteaalos
loscriterios
criteriosde
deauditora
auditora
Hallazgos de la auditora
Revisin
Revisin
Conclusiones
Conclusionesde
delalaauditora
auditora
Figura 4. Visin general del proceso desde la recopilacin de informacin hasta las conclusiones de auditora.
5.
Conclusiones
Adems, del presente trabajo se han podido extraer las siguientes conclusiones adicionales:
Importancia de disponer de un modelo enfocado para la gestin logstica
Necesidad de darle un enfoque hacia la integracin con otros sistemas de gestin
normalizados
Contribucin de este modelo a la mejora de la eficiencia de los procesos logsticos
operativos
Importancia de disponer de un sistema de seguimiento continuo de la gestin logstica
a travs del cuadro de indicadores
Posibilidad de emplear la auditora como herramienta de evaluacin y mejora de los
procesos logsticos
Referencias
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gestin basada en procesos. Instituto Andaluz de Tecnologa.
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Ballou, R. (1999) Business Logistics Management: Planning, Organizing and Controlling the
Supply Chain. Ediciones Prentice-Hall International, Inc.
Lambert, D.; Stock, J.; Ellram, L. (1998) Fundamentals of Logistics Management. Ediciones
Irwin Mc Graw-Hill.
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