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CONTABILID AD BASICA
CAPITULO 1
LAS ORGANIZACIONES Y
SU ADMINISTRACION
1,1. INTRODUCCION
Este captulo contiene algunos conceptos que no son imprescindible s para la
lectura de los siguientes pero que pueden facilitar su comprensin.
Est dedicado a las organizaciones (personas jurdicas) porque stas raramente
pueden prescindir de los sistemas contables. Por supuesto, las personas fsicas
tambin podran mantenerlos, pero es muy raro que lo hagan.
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1,6. LA ADMINISTRACION
La administracin intenta combinar los recursos de la organizacin de la manera
que mejor satisfaga el cumplimiento de sus fines y los objetivos particulares de sus
integrantes(12). En el caso de las empresas, se espera que la administracin
coadyuve a la obtencin de ganancias que conformen a sus propietarios.
Dado el propsito de esta obra, de los mltiples aspectos que tiene la
administracin nos interesan especialmente los relacionados con la toma de
decisiones y el control, por ser stas las activid ades que ms ponen en
evidencia la utilidad de los sistemas contables.
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1,12. RESUMEN
Para lograr determinados fines, los seres humanos se agrupan en organizaciones,
entes que se fijan uno o ms objetivos bsicos, as como ciertas metas
especficas que derivan de ellos, ejercen cierta actividad para lograr tales objetivos
y metas y requieren el empleo de determinados recursos.
As, en una empresa industrial y comercial, las actividades que conforman su
ciclo operativo incluyen la compra de insumos, su pago, su transform acin en
nuevos productos, la venta de stos y el cobro de las ventas efectuadas.
Para realizar sus operaciones, las organizaciones se valen de recursos, algunos
de los cuales son de rpida movilidad (el efectivo, las existencias de insumos y
productos, las cuentas a cobrar y las colocaciones temporarias de fondos)
mientras que otros tienen carcter permanente (activos fijos, bienes intangibles,
inversiones permanentes).
Los recurso s mencion ados pueden financi arse con aportes de los propietarios,
asumiendo obligaciones con terceros o mediante la reinversin de ganancias.
No deben confundirse los recursos y las obligaciones de una organizacin con los
de sus integrantes.
La administracin intenta combinar los recursos de la organizacin para lograr sus
fines.
La gestin administrativa incluye la toma de decisiones, la ejecucin de lo
decid ido y el contro l de los result ados provoca dos por la accin y por los
hechos del contexto. El proceso decisorio se esquematiza en la ilustracin 1,1.
La informacin juega un papel esencial en la gestin administrativa. Es un
elemento imprescindible para el planeamiento y la toma de decisiones (ver
ejemplos en la ilustra cin 1,2) y tambi n una salida del proceso de control de
gestin (informac in sobre las desviacio nes respecto de lo programa do que a su
vez es empleada para tomar nuevas decisiones).
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f) Correcto.
g) Incorrecto. No necesariamente debe ser as, pues bien podran haberse
producido errores de planificacin.
2. Son los siguientes:
a) comprar mercaderas;
b) pagar las compras realizadas (este paso puede ser posterior);
c) vender las mercaderas;
d) cobrar las ventas efectuadas.
3. Los recursos de rpida movilidad mnimos seran efectivo, repuestos y cuentas
a cobrar por ventas de repuestos.
4. La clasificacin es la siguiente:
a)
recurso permanente;
b)
recurso permanente;
c)
d)
e)
fuente estable;
f)
fuente transitoria;
g)
fuente transitoria.
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efectivo disponible;
2)
3)
b) otras:
presupuesto de cobranzas, basado en la posibilidad efectiva de cobrar las
cuenta s que vencen en los prximo s treinta das y en otros elementos
(nuevas ventas, ventas al contado, etc.);
1)
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NOTAS:
A veces miles, como en el caso de algunos clubes deportivos, algunas
cooperativas importantes y las sociedades cuyas acciones se cotizan en los
mercados de valores.
(1)
(6)
Por ejemplo, si fuera necesario extender los plazos de cobranza a los clientes.
Por ejemplo: a ser pagada a los treinta das de la fecha de la venta o en cuotas
de importes fijos o variables.
(8)
(12)
Las caracterizaciones de administracin, control, informacin, del proceso
decisorio y de otro conceptos que aparecen en los 1,6 y sigts. no pretenden ser
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completas sino tan slo servir para un mejor comprensin de las funciones del
sistema contable. Sobre cada uno de los temas indicados ha numerosas obras
especficas que los lectores interesados pueden consultar.
(13)
Decimos los principales porque hay casos en que el anlisis de los posibles
efectos de ti dos los cursos alternativos de accin no podra completarse dentro
del lapso disponible para toma la decisin o es directame nte imposible (esto
ltimo ocurre cuando el nmero de alternati vas es ir finito, como en el caso en
que se debe fijar una tasa de inters).
(14)
Para esto se necesitan mecanismos de ponderacin, procedimientos para
dar consideracin a las incertidumbres y pautas para comparar los posibles
resultados de los distintos cursos de accin
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CAPITULO 2
CONTABILIDAD E
INFORMACION CONTABLE
2,1. INTRODUCCION
En este captulo nos referiremos a:
a) la caracterizacin de la contabilidad y su integracin dentro de los sistemas
de las organizaciones ( 2,2 a 2,7);
b) el concepto de informes contables y algunas cuestiones a ser tenidas en
cuenta para su preparacin ( 2,8 a 2,11);
c) el concepto de normas contables y sus principales tipos ( 2,12).
La mayora de los conceptos que presentaremos han aparecido ya en el cap. 1 de
Cuestiones contables fundamenta les (1 ) (CCF)(2 ). Aqu, repetimo s lo que nos
parece fundamental en relacin con los aspectos mecnicos del procesamiento
contable y de la preparacin de informes contables, que son los temas principales
de Contabilidad bsica.
En consecuencia, no nos referiremos a estas otras cuestiones que hemos tratado
en el citado cap. 1 de CCF:
a) la relacin entre la contabilidad y la economa;
b) la definicin del ente emisor de los informes contables en los casos de
grupos econmicos (3);
c) la periodicidad con que debe emitirse la informacin contable;
d) la responsabilidad por la emisin de estados contables;
e) los efectos microeconmicos de la informacin contable;
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su comunicacin.
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informes contables.
Vale la advertencia porque muchas personas no iniciadas en el estudio de la
disciplina contable creen que la contabilidad es la tenedura de libros. Y a esto
ayudan algunos vendedores que llaman programas (o peor, sistemas) de
contabilidad a sus software de tenedura de libros.
2)
2)
3)
4)
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2)
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2, 10 . LO S US UA RI OS DE LA IN FO RM ACI ON CO NT ABL E Y
SUS NECESIDADES
Los interesados en la informacin contable de un ente en particular dependen de
las circuns tancia s. En el caso de empresa s (entes con fines de lucro), el
statement of financial accounting concepts 1 (SFAC 1, pronunciamiento sobre
conceptos contables 1) de la FINANCIAL ACCOUNTING STANDARDS BOARD
(FASB, JUNTA DE NORMAS DE CONTABI LIDAD FINANCI ERA) presen ta una
lista amplia de tales interesados, que incluye a:
a) propietarios;
b) prestamistas;
c) proveedores;
d) acreedores e inversores potenciales;
e) empleados;
f) la gerencia;
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g) directores;
h) clientes;
i) asesores y analistas financieros;
j) corredores de bolsa;
k) underwriters (20);
l) bolsas de comercio;
m) abogados;
n) economistas;
o) autoridades impositivas;
p) organismos de control estatal;
q) legisladores;
r) el periodismo financiero;
s) agencias de informes;
t) sindicatos;
u) investigadores, profesores y estudiantes de administracin;
v) el pblico en general (21).
El SFAC 4, por su parte, considera que los principales interesados en los estados
contables de organizaciones sin fines de lucro (22) son:
a) sus proveedores de recursos, sean estos directos (prestamistas, empleados
y otros suministradores de bienes o servicios) o indirectos (miembros,
contribuidores, pagadores de impuestos);
b) los usuarios de los servicios que presta el ente;
c) sus rganos de gobierno y fiscalizacin ;
d) sus administradores (23).
Tambin menciona otros posibles usuarios: directores, representantes de los
miembros del ente, analistas y asesores financieros, corredores de bolsa,
underwriters, abogados, economistas, autoridades impositivas, legisladores, la
prensa econmica, agencias de informes, sindicatos, asociaciones de comercio,
investigadores, profesores y estudiantes.
Las dos enumeraciones son consistentes entre s y razonables.
Por supuesto, los motivos por los que los terceros se interesan en la informacin
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Ntese, por otra parte, que estos requerimientos no dependen del propsito ni
del tamao del emisor de los estados contables, pues las necesidades
informativas de quienes interacta n con l (ejemplos: un proveedo r de bienes o
una entidad financiera que le concede crdito) son esencialmente las mismas.
Esto, sin perjuicio de que, adems de los estados contables puedan requerirle
informacin adicinala ellos, cuyo contenido y forma depender de las
circunstancias.
En cuanto a los organismos gubernamentales, se plantea tambin la necesidad de
contar con informacin que permita demostrar que los recursos fueron obtenidos y
empleados de acuerdo con los presupuestos legales adoptados y que se dio
cumplimiento a los otros requerimientos legales o contractuales (30). As lo
menciona el CS 1 de la GASB, que tambin trata sobre otras cuestiones que por
su especialidad no analizaremos aqu.
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2,13. RESUMEN
La contabilidad es la parte integrante del sistema de informacin de un ente (con
fines de lucro o sin l) que suministra informacin sobre la composicin y
evolucin de su patrimonio, los bienes de propiedad de terceros en su pode y
ciertas contingencias. Esta informacin debera ser til para la toma de decisiones
(por los adminis tradore s y por tercero s) y para facilit ar el control sobre los
recursos y las obligaciones del ente.
Hay quienes otorgan a la contabilidad otras funciones que normalmente deberan
estar a cargo de otros elementos del sistema de informacin.
La mayor parte de la doctrina contempornea asigna a la contabilidad el carcter
de disciplina tcnica. Pensamos que quienes consideran a la actividad contable
como una ciencia o un arte exageran algunas de sus caractersticas o basan sus
conclusiones en premisas falsas.
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La contabilidad no debe confundirse con la tenedura de libros, que trata sobre los
aspectos mecnicos del procesamiento contable.
Desde un punto de vista amplio, la contabilidad es parte de la estructura d control
interno, dado que sta incluye al sistema de informacin, que a su vez engloba al
sistema contable.
Son estados contables los informes contables preparados para su suministro a
terceros.
El ente emisor de un juego de estados contables es normalmente una persona
jurdica.
Para definir el contenido y forma de los estados contables debera considerarse
principalm ente el punto de vista de los proveedore s de recursos del ente
(accion istas, proveed ores, otros acreedo res, etc.), pues la informa cin q ue ellos
precisan satisface, en general, las necesidades de los otros interesados e tales
estados. Se considera que esa informacin debera referirse , como mnimo, a
estos aspectos:
a) la situacin patrimon ial a la fecha de los estados contables, descripta de
modo que pueda ponderarse la solvencia de su emisor;
b) la evolucin del patrimonio del ente durante el perodo cubierto por los
estados contables, incluyendo un resumen de las causas del resultado
asignable a dicho perodo;
c) la evolucin de la situacin financier a del ente por el mismo perodo,
expuesta de un modo que permita conocer el resultado de las actividad es
de inversin y financiac in llevadas a cabo;
d) otros hechos que ayuden a evaluar los montos, momento s e
incertidu mbres de los futuros pagos que los inversore s y acreedore s
recibirn en concepto de dividendos o intereses o por la venta de sus
acciones o inversiones ;
e) explicaciones e interpre taciones de la gerencia que ayuden a la mejor
comprensi n de la informaci n provista.
En los casos de organismos estatales, debe considerarse que un grupo importante
de usuarios de sus informes contables son los cuerpos legislativos y de
fiscalizacin. En consecuencia, los estados deberan incluir informacin que
permita demostrar que los recursos fueron obtenidos y empleados de acuerdo
con los presupuestos legales adoptados y que se dio cumplimiento a los otros
requerimientos legales o contractuales.
Las normas contables son reglas para la tarea de preparar informacin contable.
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2, 14 . PR EG UN TA S Y EJ ER CI CI OS
1. Indiqu e si las siguie ntes afirma cione s son correc tas o incorre ctas. Para que
una aseveracin sea correcta debe serlo totalmente.
a) El objetivo bsico de la contabilidad es cumplir con normas legales.
b) El 113 del CECYT considera que la contabilidad es una disciplina tcnica.
c) Los informes contables a suministrar a terceros deben ser los mismos
utilizados con fines internos.
d) Los estados contables deben ser capaces de transmitir informacin que
satisfaga los requerimientos de acreedores e inversores.
2.
Enuncie las caracter sticas distinti vas de las entidades sin fines de lucro
Prepare una lista de por lo menos cuatro grupos de terceros interesa dos en
la evolucin patrimonial de una empresa, indicando qu tipos de decisiones
podran interesarles.
3.
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Inco rrect o. El objet ivo bsic o es propo rcion ar infor maci ones tile s para
la toma de decisiones y el control.
b)
Correcto.
c)
d)
Correcto.
c)
b)
c)
d)
los invers ores y acree dores y sus asesor es son los grupos exter nos
prominent es dentro de los que utilizan la informaci n provista por los
informes contables y son quienes generalmente carecen de la autoridad
para prescribir la informacin que desean;
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b)
c)
d)
la evolucin del patrimonio del ente durante el perodo cubierto por los
estados contables, incluyendo un resumen de las causas del resultado
asignable a dicho perodo;
c)
d)
e)
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NOTAS:
FOWLER NEWTON, ENRIQUE, Cuestiones contables fundamentales,
Ediciones Macchi, Buenos Aires, 1991.
(1)
(4)
Esta tarea tiene que ver con la entrada de datos al sistema contable y no debe
confundirse con la interpretacin de la informacin contable que se obtiene como
salida del mismo sistema.
(9)
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(15)
(16)
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c)
(24)
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