TALLER

METODOLOGA PARA LA IDENTIFICACIN DE

CAUSAS Y RECOMENDACIONES DE LOS
HALLAZGOS DE UNA AUDITORA

DOCENTE: DIOFANTE ACEVEDO

Caracas, 2011

Objetivo

Aplicar los instrumentos metodolgicos para

identificar CAUSAS y RECOMENDACIONES que
contribuyan a la mejora del contenido de un
Informe de Auditora e incrementen las
posibilidades de cambio de las condiciones
del desempeo de una institucin pblica.

Qu es un INFORME DE AUDITORA?

Es el resultado de la informacin, estudios, investigacin y

anlisis efectuados por los auditores durante la realizacin
de una auditora, que de forma normalizada expresa por
escrito su opinin sobre el rea o actividad auditada en
relacin con los objetivos fijados, sealan las debilidades
de

control

interno,

si

las

ha

habido,

formula

recomendaciones pertinentes para eliminar las causas de

tales deficiencias, a travs de medidas correctivas y
preventivas.

Nivel de Calidad y Cantidad

a. Fu claramente redactado?
b. La cantidad de contenido es apropiada?
c. Se cumple con las especificaciones de
calidad establecidas?
d. Es factible con el Informe de Auditora ejercer
modificacin de condiciones de desempeo
existentes?
e. Existe posibilidad de que la ciudadana se
vea
afectada
positivamente
con
las
RECOMENDACIONES acordadas?

HALLAZGOS

Dnde estn los elementos del DESARROLLO DE

HALLAZGOS y EVALUACIN DE INDICADORES?

Condicin

Nivel de Gestin y Resultados

alcanzado

Criterio

Nivel de Gestin y Resultados

deseado, esperado o planificado

Causa

Factores influyentes de la variacin

de la Gestin y/o los Resultados

Efecto
Recomendacin

Impacto de la variacin expresado

en la CONDICIN en una
determinada unidad de medida
Acciones preventivas, correctivas
y creativas para rescatar un valor
requerido por el CRITERIO

CAUSA

Qu es una CAUSA?

Es un factor influyente en una desviacin a

un criterio de desempeo existente en una
o

ms

unidades

organizacin,

de

anlisis

considerada

de

la

como

elemento explicativo de las oportunidades

de cambio de una condicin a ser
revertida.

Clasificacin de CAUSAS

Externas

Internas

ESTRUCTURA DE REDACCIN DE CAUSA RAZ

1. Indicacin de una disfuncin
a. Bajo nivel de
b. Alto nivel de
c. Presencia de
d. Carencia de
e. Inexistencia de
2. Sustantivo de un verbo
a. contratacin
b. devoluciones
c. clculo
d. integracin
e. inspecciones

ESTRUCTURA DE REDACCIN DE CAUSA RAZ

3. Cuantificacin de la disfuncin
a. en un 20.3%...
b. 6 de 8 unidades habitacionales
c. 4 proyectos tipo a por cada 1 proyecto tipo b
d. a un costo promedio de Bs. 86.000,oo
4. Contextualizacin de la disfuncin
a. proyecto de construccin Uribante-Caparo
b. en el Estado Monagas
c. en 5 de 8 dependencias del Ministerio
5. Delimitacin del tiempo en el que se localiza la causa
a. entre los meses Enero-julio del ao en curso
b. durante todo el ao 2010
c. la primera semana de los primeros 6 meses del
ao

Ejemplos de CAUSAS
a. Ausencia de Sistema de Control Interno
b. Inexistencia de Sistema de Inventarios
c. Debilidades del Sistema de Informacin
d. Inobservancia al cumplimiento de las normas de calidad
e. Carencia de integracin entre el nivel supervisoriosupervisado
f. Ausencia de seguimiento a la ejecucin del proyecto A
g. Bajo nivel de ejecucin presupuestaria
h. Bajo nivel de contratacin de recursos humanos para la
ejecucin oportuna del proyecto de construccin

un ejemplo demostrativo de la redaccin de

una CAUSA RAZ

h. (1) Bajo nivel de (2) contratacin

de recursos humanos (3) de un
46.5% en la ejecucin oportuna
del (4) proyecto de construccin
Uribante-Caparo (5) entre los
meses Enero-Julio del ao 2010.

Tono de las ideas escritas

hay que estar conciente del tono con el que se

redactar una idea en un Informe de Auditora
Por ejemplo, el control apropiado no se puede
alcanzar a menos que se lleven a cabo las
conciliaciones
Versus Si se ejecutan las conciliaciones, se
podr alcanzar un control apropiado

INSTRUMENTOS PARA LA
IDENTIFICACIN DE
CAUSAS

Diagrama
Por qu? Por qu?
1. Qu es?
2. Por qu usarlo?
3. Cundo utilizarlo?
4. Cmo utilizarlo?

Diagrama Por qu? Por qu?

2. Valor del desvo:
1. Indicador

X=

Indicadores
correctamente
establecidos
Indicadores
requeridos

Por qu? Por qu?

Inobservancia a
la normativa legal
existente en
materia de
seguimiento,
control y
evaluacin, as
como estndares
aplicables al
diseo de
sistemas de
informacin
automatizados

Por qu? Por qu?

Inexistencia de
indicadores de
economa, rendimiento,
efectividad, eficiencia,
resultados
correctamente
estructurados
Por qu? Por qu?
Carencia de patrones
de referencia

3. Condicin

Por qu? Por qu?

Falta de habilidades metodolgicas para

formular indicadores de gestin y resultados
Bajo nivel de apoyo del nivel estratgico para
establecer indicadores de gestin y resultados.
Por qu? Por qu?
Presencia de metas de cargas de trabajo, en
ausencia de indicadores de servicios y resultados
Presencia de metas de cargas de trabajo, en
ausencia de indicadores de servicios y resultados
Por qu? Por qu?

Por qu? Por qu?

Inexistencia de aplicacin de modelo conceptual

para generar indicadores de gestin y resultados

Ausencia de relacin
sistmica entre los
indicadores existentes

Ausencia de anlisis e interpretacin de

indicadores de gestin y resultados (razonamiento)
para la evaluacin

Por qu? Por qu?

Falta de
correspondencia entre
elemento de
medicin del plan y
sus indicadores
Por qu? Por qu?
Falta de confiabilidad
de las fuentes de
informacin

Por qu? Por qu?

Presencia de ambigedad de los aspectos sujetos a
medicin, lo que determina la formulacin de
indicadores errados.
Carencia de atencin a la formulacin de
indicadores en el mismo acto de planificacin.
Por qu? Por qu?
Presencia de reajustes de metas cuando stas no
son
cumplidas,
para
generar
efecto
deslumbramiento
Ausencia de acumulacin de valores numricos,
as como de normas y procedimientos de
cuantificacin y clculo.

Cumple esta CAUSA con las Especificaciones

de Calidad anteriormente acordadas?
Ausencia de INDICADORES de Agotamiento de
Espacio Agrcola as como de Acumulacin de
Hectreas Aprobadas por la Gerencia de Crditos
Agrcolas, lo que seala debilidades del sistema y del
proceso de seguimiento, control y evaluacin en la
gestin agrcola a nivel nacional.
Qu le falta?

Texto con CAUSAS sin cumplimiento de

ESPECIFICACIONES DE CALIDAD

c. Debilidades del Sistema de Informacin

Seleccin de CAUSAS-Informe de Auditora

Causa 1

Causa 2

Causa 3

Causa 4

Diagrama Por qu? Por qu?

2. Valor del desvo:
1. Indicador

X =

3. Condicin
Por qu? Por qu?
Por qu? Por qu?

Por qu? Por qu?

Por qu? Por qu?

Por qu? Por qu?

Inobservancia a la
normativa
legal
existente en materia
de
seguimiento,
control
y
evaluacin,
as
como
estndares
aplicables al diseo
de
sistemas
de
informacin
automatizados

Por qu? Por qu?

Por qu? Por qu?

Por qu? Por qu?

Por qu? Por qu?

Por qu? Por qu?

Por qu? Por qu?

Lista de Chequeo para Evaluacin de CAUSAS

Criterio

Grados de Apreciacin

a. Concrecin de su formulacin

1
BAJO

5
ALTA

b. Oportunidad para el Cambio

1
BAJO

5
ALTA

c. Asociada a la Misin Institucional

1
BAJO

5
ALTA

d. Vinculada a la satisfaccin de la ciudadana

1
BAJO

5
ALTA

e. Vinculacin al riesgo institucional

1
BAJO

5
ALTA

f. Influencia la administracin de los recursos financieros

1
BAJO

5
ALTA

g. Sensible al nivel estratgico de la organizacin

1
BAJO

5
ALTA

h. Finalidad bsica de la unidad de anlisis auditada

1
BAJO

5
ALTA

i. Asociado al incumplimiento de una norma legal

1
BAJO

5
ALTA

j. Asociado al incumplimiento de una norma tcnica

1
BAJO

5
ALTA

k. Determinante en el funcionamiento de un sistema

1
BAJO

5
ALTA

l. Determinante en la ejecucin de un proceso

1
BAJO

5
ALTA

ll. Asociada a un enfoque gerencial

1
BAJO

5
ALTA

Seleccin de CAUSAS con Diagrama Por qu? Por qu?

Causa 1 Puntaje ______

Causa 2 Puntaje ______

Causa 3 Puntaje ______

Causa 4 Puntaje ______

RECOMENDACIN

Diagrama
Cmo? Cmo?

1. Qu es?
2. Por qu usarlo?
3. Cundo utilizarlo?
4. Cmo utilizarlo?

Qu es una RECOMENDACIN?

Es una medida que a juicio del auditor

permitir a la organizacin lograr ms eficaz,
econmica y eficientemente sus objetivos,
solucionando

sus

actuales

problemas,

previendo otros y aprovechando al mximo

las posibilidades que el medio externo y sus
propios recursos le ofrecen. Se establecen
para superar la CONDICIN y CAUSAS de los
problemas identificados.

Clasificacin de RECOMENDACIONES

1. Econmicas

Externas

2. Fsicas
3. Cronolgicas
4. Intangibles

Internas

ESTRUCTURA DE REDACCIN DE RECOMENDACIONES

1. Indicacin de un verbo de conducta observable
a. Disear
b. Asignar
c. Incorporar
d. Implementar
e. Aplicar
2. Objeto sobre el que recae la accin
a. proceso
b. sistema
c. recursos financieros
d. enfoques
e. instrumentos

ESTRUCTURA DE REDACCIN DE RECOMENDACIONES

3. Modificacin de una condicin (CAUSAS)
a. con la finalidad de que...
b. para que
c. en funcin de
d. con el objeto de
4. Modificacin de la CONSECUENCIA
a. que permita el aprovechamiento de recursos
b. que impacte en mejor orientacin a la ciudadana
c. que eleve el grado de satisfaccin de los trabajadores
5. Cuantificacin de la CONSECUENCIA contenida en el
HALLAZGO de Auditora
a. en un 58%
b. en la totalidad de las dependencias del ente
c. en 7 de 8 proyectos de construccin

ESTRUCTURA DE REDACCIN DE RECOMENDACIONES

6. Responsable de acatar la RECOMENDACIN

a. Esta recomendacin ser responsabilidad de la
Gerencia de Contrataciones del Ministerio y.
b.

Esta recomendacin ser responsabilidad del

Viceministro de Comercio Exterior, as como del
Comisionado Ministerial para las Relaciones de
Comercio con Pases de la Regin.

Ejemplos de RECOMENDACIONES
a. Emitir y reportar oportunamente la informacin de la ejecucin
del avance financiero de las actividades y proyectos, para que
la Oficina de Planificacin y Presupuesto cumpla con la
evaluacin a la ejecucin presupuestaria oportunamente.
b. En la designacin del personal de confianza de la entidad se
debe tener en cuenta el total de personal nombrado aprobado
en el cuadro de asignacin de personal y presupuesto analtico
del personal y la normativa vigente.
c. Coordinar la realizacin inmediata de un inventario fsico integral
de bienes de Activo Fijo y de Suministros, a fin de establecer la
existencia real de bienes de la entidad, determinar bienes en
estado obsolescencia, en estado de baja y faltantes y los
hubiere.
d. Disear sistema de seguimiento, control y evaluacin de obras
menores y mayores que permita contribuir al cumplimiento
oportuno de stas, en razn de la normativa vigente y las de tipo
tcnico referida a la aprobacin, ejecucin y liquidacin de los
proyectos de inversin.

Esta RECOMENDACIN cumple con las

Especificaciones de Calidad anteriormente
establecidas?
Disear sistema de seguimiento, control y evaluacin
para robustecer el proceso gerencial que permita el
otorgamiento de crditos agrcolas bajo criterios ticos y
en estricto cumplimiento a normativa legal existente.
Qu le falta?

RECOMENDACIONES con cumplimiento de

ESPECIFICACIONES DE CALIDAD
a. Institucionalizar los Indicadores de Agotamiento de
Espacio Agrcola, as como de Hectreas para la
Siembra, Cultivo y Cosecha de acuerdo al valor
acumulado por cada uno de los crditos agrcolas
otorgados. Se recomienda que estos indicadores se
agreguen al sistema de seguimiento, control y
evaluacin actualmente implementado.
b. Redisear un sistema automatizado de informacin del
sistema de seguimiento, control y evaluacin de la
Gerencia de Crditos Agrcolas, de tal manera que tanto
el indicador de Agotamiento de Espacio Agrcola por
Entidad Federal y a nivel nacional, as como el Indicador
de Acumulacin de Hectreas Agotadas procesen cifras
numricas, que permitan a la organizacin asignar
crditos agrcolas de manera transparente.

Seleccin de Recomendaciones-Informe de Auditora

Recomendacin 1

Recomendacin 2

Recomendacin 3

Recomendacin 4

Diagrama Cmo? Cmo?

2. Valor del desvo:
1. Indicador

X=

Indicadores
correctamente
establecidos
Indicadores
requeridos

Cmo? Cmo?
Ejercer
cumplimiento de
la normativa legal
en materia de
seguimiento,
control y
evaluacin que
permita conocer el
cumplimiento de
proyectos, planes
y polticas pblicas
desde una
perspectiva
operativa y
estratgica.

Cmo? Cmo?
Desarrollar matriz de
estructura de indicadores
de gestin y resultados de
acuerdo a los criterios de
gestin reflejados en la
normativa legal.
Cmo? Cmo?
Disear Lista de Chequeo
para acordar calidad de
estructura de indicadores
de gestin y resultados
Cmo? Cmo?
Acordar con el nivel
estratgico los tipos de
patrones de referencia para
verificar cumplimientos

Cmo? Cmo?
Disear Manual de
Normas y Procedimientos
para establecer objetivos
y metas operativas y
estratgicas con criterios
de medicin
Cmo? Cmo?
Institucionalizar planes de
medicin tomados de la
mano de los planes
operativos y estratgicos

3. Condicin

Cmo? Cmo?

Seleccionar cada tipo de indicador de gestin y resultados

de acuerdo a los criterios reflejados en diversos instrumentos
legales, en secuencia lgica
Separar los indicadores operativos de los de ndole
estratgico, para su comparacin con el contenido de los
planes con igual denominacin
Acordar
con
las
unidades
correspondientes
las
caractersticas que debe tener cada uno de los indicadores
acordados, y complementar con la teora existente en la
materia
Hacer saber al nivel estratgico la cantidad y caractersticas
de los indicadores acordados, para establecer compromiso
y responsabilidad de implementacin del sistema
Identificar las finalidades reflejadas en proyectos, polticas
pblicas y lineamientos del Estado, para ser convertidas en
patrones de referencia.
Seleccionar metas, valores internacionales y estndares que
respondan a la correcta evaluacin del desempeo del
ente pblico
Racionalizar normas y procedimientos de acuerdo a la
normativa legal que rija la gramtica del establecimiento de
objetivos y metas, as como las operaciones de clculo
Definir cada uno de los criterios de gestin y resultados en
forma sistmica que permita la rendicin de cuentas en
cualquiera de sus modalidades
Establecer responsabilidad en la gestin de datos e
informacin, as como de los tomadores de decisin para
cada uno de los indicadores de gestin y resultados
Reflejar niveles de responsabilidad en reportes, informes y
memoria y cuenta mediante las firmas correspondientes

Diagrama Cmo? Cmo?

2. Valor del desvo:
1. Indicador

X=

3. Condicin
Cmo? Cmo?

Cmo? Cmo?

Cmo? Cmo?

Cmo? Cmo?

Cmo? Cmo?
Cmo? Cmo?

Cmo? Cmo?

Cmo? Cmo?

Cmo? Cmo?

Cmo? Cmo?

Cmo? Cmo?

Lista de Chequeo de Evaluacin de RECOMENDACIONES

Criterio
a. Costo de la Recomendacin
b. Tiempo de Espera para Generar
Cambios
c. Vinculacin con la Misin
d. Repercusin en Gestin Interna
e. Repercusin en Gestin Externa
f. Control sobre una o ms CAUSAS
g. Repercusin en el largo plazo
h. Dificultad para Erradicar la Causa
i. Factible polticamente
j. Factible legalmente

Grados de
Apreciacin
1 2 3 4 5

ALTO

BAJO

ALTO
BAJA
BAJA
BAJA
BAJA
BAJA
ALTO
BAJA
BAJA

BAJO

ALTA

ALTA

ALTA

ALTA

ALTA

BAJO

ALTA

ALTA

Seleccin de Recomendaciones
Recomendacin 1 Puntaje ______

Recomendacin 2 Puntaje ______

Recomendacin 3 Puntaje ______

Recomendacin 4 Puntaje ______

Conclusiones
Conclusin 1

Conclusin 2

Conclusin 3

Conclusin 4