MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PIURA

DIRECCION GENERAL DE AUDITORIA INTERNA

INFORME N 010-2003-02-0454

EXAMEN ESPECIAL AL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE

PERIODO 02 ENERO AL 31 DICIEMBRE 2002

I.-

INTRODUCCION

1.

ORIGEN DEL EXAMEN

El Examen Especial al Programa del Vaso de Leche, se ha realizado en
cumplimiento al Plan Anual de Control para el ao 2002, aprobado por la
Contralora General de la Repblica, mediante Resolucin de Contralora N 3002002-CG del 20 Dic.2002.

2.

NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN

La presente accin de control constituye un Examen Especial, realizado al
Programa del Vaso de Leche, cuyos objetivos han sido los siguientes:

3.

a)

Emitir opinin al Estado de Ingresos y Egresos del Programa del Vaso de

Leche de la Municipalidad Provincial de Piura, determinando si en el perodo
comprendido entre el 02 de Enero al 31 de Diciembre del 2002, presenta
razonablemente la situacin de los fondos y grado de disponibilidad y si
expone e incluye todos los conceptos con propiedad, as como si las
transacciones se realizaron en funcin a la normatividad vigente.

b)

Determinar si en la Entidad durante el perodo evaluado, logr dentro de

parmetros de eficiencia, eficacia y economa, cumplir con las metas y
objetivos previstos en su Plan Operativo Institucional y de acuerdo a su
disponibilidad de recursos ha alcanzado resultados esperados en pro de la
mitigacin de la pobreza.

ALCANCE DEL EXAMEN

El presente Examen Especial se enmarca dentro de las Normas de Auditoria
Generalmente Aceptadas (NAGAS) y las Normas de Auditoria Gubernamental NAGU, y comprende la revisin y anlisis selectivo de la documentacin que
sustenta las diversas fases del Programa del Vaso de Leche, es decir, la
transferencia de fondos del Ministerio de Economa y Finanzas y su ejecucin, la
organizacin del Comit de Administracin, y la evaluacin del Programa en sus

diferentes fases, como son: seleccin de beneficiarios, programacin, adquisiciones

de insumos, distribucin, supervisin y evaluacin.
El Examen Especial abarca el perodo comprendido entre el 02 de Enero al 31 de
Diciembre del 2002.
4.

ANTECEDENTES Y BASE LEGAL

La Municipalidad Provincial de Piura, es un rgano de Gobierno Local con
Personera Jurdica de Derecho Pblico, con autonoma Poltica, Econmica y
Administrativa, en los asuntos de su competencia, conforme lo determina el Art.
191 de la Constitucin Poltica del Estado Peruano; as mismo, se encuentra
normado por la Ley Orgnica de Municipalidades Ley N 27972 promulgado el 27
de Mayo del 2003.
El Programa del Vaso de Leche fue creado por la Ley N 24059 de fecha 21 de
Diciembre de 1984 con la finalidad de beneficiar a la poblacin materno infantil de
la jurisdiccin territorial de cada Municipalidad Distrital, comprendida dentro de
los alcances de la Ley y sus complementarias, dando as un complemento
nutricional a la poblacin beneficiaria, orientando a disminuir los efectos de la
desnutricin.
En el distrito de Piura a travs del Programa del Vaso de Leche, se entrega insumos
a 261 Comits que se encuentran ubicados en Asentamientos Humanos y Caseros
de la jurisdiccin de la provincia de Piura, con una poblacin de 25,832
beneficiarios empadronados.
La Municipalidad Provincial de Piura, como responsable de la ejecucin del
Programa del Vaso de Leche, organiza, programa y ejecuta en coordinacin con las
organizaciones de base de la poblacin la implementacin del mismo en todas sus
fases; seleccin de beneficiarios, programacin, distribucin, supervisin y
evaluacin. La ejecucin del Programa incluye a los beneficiarios de las
Municipalidades de Centro Poblados Menores ubicados en su respectiva
jurisdiccin.
BASE LEGAL
Ley N 24059:

Ley de Creacin del Programa del Vaso de Leche,

publicada el 06 de Enero de 1985.

Ley N 26637

Normas referidas a la Administracin del Programa del

Vaso de Leche publicada el 24 de Junio de 1996.

Resolucin de Contralora Aprueban Normas Tcnicas de Control Interno para

el N 072-98-CG
Sector Pblico, aprobado el 26 de Junio de 1998.
D.S. N 007-98-SA

Aprueban el Reglamento sobre vigilancia y control

sanitario de Alimentos y Bebidas, publicada el 25 de
Setiembre de 1998.

D.S. N 012-2001-PCM

Aprueban el Texto Unico de la Ley N 26850 - Ley de

Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

D.S.N 013-2001-PCM

Reglamento de la Ley
Adquisiciones del Estado.

D.S. N 079-2001-PCM

Modifican el Reglamento de la Ley de Contrataciones

y Adquisiciones del Estado.

Resolucin Contralora
N 118-99.-CG

Aprueban Directiva sobre Lineamientos para Auditoria

al Programa del Vaso de Leche por rganos del
Sistema Nacional de Control y Sociedades de
Auditoria designadas en el mbito de Gobiernos
publicada el 17 de Octubre de 1999.

Locales

de

Contrataciones

Resolucin de Contralora Aprueban Directiva sobre Informacin Mensual a

ser N 009-2000-CG:
recibida por la Contralora General de la Repblica
con
Relacin al gasto del Programa del Vaso de
Leche.
Ley N 27470
Ley que establece Normas Complementarias para
la Ejecucin del Programa del Vaso de Leche,
publicada el 03 de Junio del 2001.
Resolucin Jefatural

5.

Aprueba Norma Tcnica sobre el Empadronamiento

de N 245-2001-INEI Beneficiarios del Programa del
Vaso de Leche, publicada el 15 de Agosto del 2001.

COMUNICACIN DE HALLAZGOS
Durante el trabajo de campo se determinaron Hallazgos de Auditoria, los mismos
que en cumplimiento a la NAGU 3.60 Comunicacin de Hallazgos de Auditoria,
fueron comunicados, a los funcionarios y servidores responsables, dndoles la
oportunidad de ejercer las aclaraciones y/o comentarios, los mismos que fueron
evaluados por la Comisin de Auditoria y considerados al emitir el presente
Informe.

6.

MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

Con Oficio N 182-2003-DGAI/MPP de fecha 24 Jun.2003, la Direccin General de
Auditoria Interna, remiti al Titular el Memorndum de Control Interno, a efecto de
que se disponga las medidas correctivas pertinentes.

7.

OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA

Es necesario precisar que en el Stimo Juzgado Penal de la ciudad de Piura se viene
ventilando una denuncia con Expediente N 2003-01394-0-2001-JR-PE-07
relacionada con la administracin del Programa del Vaso de Leche.

II.

OBSERVACIONES
Como resultado del Examen Especial al Programa Vaso de Leche, correspondiente al
Ejercicio 2002, se ha determinado las siguientes observaciones:
1.

EXIGENCIAS EN LA ELABORACION DE LAS BASES ADMINISTRATIVAS

ORIGINAN LA NO CONCURRENCIA DE POSTORES NO OBSTANTE
HABER ADQUIRIDO LAS BASES, DANDO LUGAR A QUE SE DECLAREN
DESIERTOS LOS PROCESOS DE SELECCION DILATANDO LA
ADQUISICION DE INSUMOS
Se ha observado que en el ejercicio econmico 2002 la Municipalidad Provincial de
Piura ha convocado a dos Licitaciones Pblicas Nacionales para la adquisicin de
insumos destinados al Programa de Leche, segn detalle:
a) Licitacin Pblica Nacional N 001-2002-CE/PVL/MPP, cuya convocatoria se llev
acabo el da 14 Feb.02, para la adquisicin de los siguientes productos:
86,400 Kg. de leche entera en polvo instantnea : ITEM 01
86,400 Kg. de hojuela de cebada
: ITEM 02
184,500 Kg. de leche se soya en polvo instantnea
: ITEM 03
La misma que se declar desierta por haberse presentado un nmero mnimo de
postores, como son:
1.
2.
3.
4.

Importaciones JAO S.A.C.

Transandina de Alimentos S.A.C.
Malteria Lima S.A.
Eurofharma S.A.C.

: ITEM 03
: ITEM 01 y 03
: ITEM 02
: ITEM 01

No obstante haber adquirido las bases 10 postores, como son:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Importaciones JAO S.A.C.

Talsa - Transandina de Alimentos S.A.C.
Molinera Los Angeles S.A.
Moliservis E.I.R.L.
Interlink del Per S.A.
Malteria Lima S.A.
Corlac S.A.
Importaciones y Comercializacin Internacional S.A.
Distribuciones y Negocios Gaby S.R.L.
Eurofharma S.A.C.

b) Licitacin Pblica Nacional N 002-2002-CE/PVL/MPP, cuya convocatoria se llev

acabo el da 02 Jun.2002, para la adquisicin de los siguientes productos:
48,600 Kg. de leche entera en polvo instantnea
48,600 Kg. de hojuela de cebada
191,700 Kg. de leche se soya en polvo instantnea
96,300 Kg. de azcar rubia

: ITEM 01
: ITEM 02
: ITEM 03
: ITEM 04

La misma que se declar desierta igualmente por haberse presentado un nmero

mnimo de postores, como son:
1.
2.
3.

Transandina de Alimentos
: ITEMS 01 y 03
Malteria Lima S.A.
: ITEM 02
Consorcio Propie S.A.C. y Pro foods S.A.C. : ITEM 03
No se present ningn postor para el item 04.

No obstante haber adquirido las bases 11 postores, como son:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Eurofharma S.A.
Inversiones Regionales Montana S.R.L.
Agroindustrias Juanito S.A.C.
Talsa Transandina de Alimentos S.A.C.
Importaciones JAO S.A.C.
Moliservis E.I.R.L.
Malteria Lima S.A.
La Ideal E.I.R.L.
Distribuciones y Negocios Gabby S.R.L.
Molinera Los Angeles S.A.
Consorcio Propei SAC y Profoods S.A.C.

Se ha determinado que en dichos procesos de seleccin adquirieran las Bases

Administrativas, 10 y 11 postores respectivamente, no obstante debido a las exigencias
en la aplicacin de los factores que contemplaban las mismas solo se presentaron en el
primer caso cuatro postores y en el segundo caso 03 postores.
La trasgresin a la normativa se ha dado en la aplicacin de los factores siguientes:
-

Capacidad de produccin, si bien se establecieron topes mximos y mnimos para

determinar los factores de evaluacin, dichos topes no han sido definidos de manera
razonable y proporcionada con el objeto de los productos que se estaban
convocando:
Experiencia del postor, el mismo que est relacionado con el volumen de ventas
del postor, siendo que los montos considerados en las bases no resultan coherentes
ni razonables con el cumplimiento de la prestacin que se estaba convocando, en la
cual adems solo se restringieron a las ventas dirigidas a programas sociales.

A) El Art. 25 del Decreto Supremo N 012-2001-PCM que aprueba el Texto

nico Ordenado de la Ley N 26850 - Ley de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado, establece que las Bases de una Licitacin o Concurso Pblico deben
contener obligatoriamente cuando menos, lo siguiente:
a) Mecanismos que fomenten la mayor participacin de los postores en funcin al
objeto de proceso y la obtencin de la propuesta tcnica y econmica ms
favorable. No constituye tratamiento discriminatorio la exigencia de requisitos
tcnicos y comerciales de carcter general establecidos en las Bases.
B) El Decreto Supremo N 013-2001-PCM que aprueba el Reglamento de la Ley
de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, establece lo siguiente:
Articulo 33.- Competencia del Comit Especial.- Los procesos de seleccin
sern conducidos por un Comit Especial, el cual se encargar de su organizacin y

ejecucin, desde la preparacin de las Bases, absolucin de consultas, evaluacin

de observaciones, recepcin de ofertas, calificacin de postores, evaluacin de
propuestas y, en general, todo acto necesario o conveniente, hasta que la buena pro
quede consentida o administrativamente firme.
Artculo 38.- Qurum y acuerdos.- establece en el tercer prrafo que el Comit
Especial acta en forma colegiada y es autnomo en sus decisiones, las cuales no
requieren ratificacin alguna por parte de la Entidad. Sus integrantes son
solidariamente responsables de su actuacin.
Artculo 40.- Caractersticas y/o especificaciones de los bienes, servicios y
ejecucin de obras que se deben consignar en las Bases.1. Las Bases debern contener las caractersticas y/o especificaciones tcnicas que
incidan sobre los objetivos, funciones y operatividad de los bienes, servicios y
ejecucin de obras requeridas.
Las Bases deben especificar, adems del precio, los factores pertinentes que se
considerarn para la elaboracin de las propuestas y la manera en que stos se
aplicarn para determinar la mejor propuesta.
Las caractersticas y/o especificaciones tcnicas, los requerimientos tcnicos as
como los factores de evaluacin debern sujetarse a criterios de razonabilidad y
objetivos congruentes con el bien, servicio u obra requerido con su costo o
precio. Es prohibido establecer caractersticas, especificaciones, requerimientos
tcnicos o factores de evaluacin desproporcionados o incongruentes en
relacin con los objetos de la convocatoria
2. En el segundo prrafo establece que las Bases debern indicar las condiciones
especiales, criterio y factores a considerar en la calificacin previa en la que solo
cabe evaluar a los postores con el fin de determinar su experiencia en la
actividad y en la ejecucin de prestaciones similares.
Los hechos observados se han originado, por cuanto el Comit Especial al elaborar las
Bases Administrativas para la adquisicin de dichos productos, los factores materia de
observacin no han sido considerados de manera razonable y proporcionada, en
relacin a la prestacin que se estaba convocando, los mismos que fueron
desproporcionados, dando lugar a la mnima participacin de postores, no obstante
haber adquirido las bases en ambas licitaciones un buen nmero de postores.

2.

PROVEEDOR EUROFHARMA EUFHA S.A.C INCUMPLIO CONTRATO DE

ABASTECIMIENTO DE INSUMOS PARA EL PROGRAMA DEL VASO DE
LECHE, Y NO SE APLICARON PENALIDADES POR LA SUMA DE S/.
3,037.50.
Como resultado de haberse declarado desierta la Licitacin Pblica Nacional N 0012002-CE/PVL/MPP, y con la finalidad de abastecer por dos meses a los beneficiarios
del Programa del Vaso de Leche, con Acuerdo Municipal N 016-2002-C/CPP del 03
May.02, se declar en situacin de urgencia la adquisicin de los productos siguientes:
-

9,720 Kg. de leche entera en polvo

9,720 Kg. de hojuelas de cebada
39,500 Kg. de leche de soya

Autorizando en va de excepcin a travs de la modalidad de Adjudicacin Directa de

Menor Cuanta
Con Acta de Adjudicacin de Menor Cuanta N 001-2002-CE.IPVL/MPP de fecha 20
May.2002, el Comit Especial de Adquisiciones, otorga la Buena Pro al postor
Eurofharma Eufha S.A.C para la adquisicin de 9,720 kg. de leche entera en polvo
instantnea, correspondiente a los meses de Mayo y Junio 2002, adjudicacin ratificada
con Resolucin de Alcalda N 457-2002-A/MPP de fecha 21 May.2002,
suscribindose para tal efecto contrato con fecha 27 May.2002, por un importe total de
S/. 121,500.00, fijndose un cronograma de entrega en dos (2) remesas, segn detalle:
- 4,860 kg. el da 28 May.02 por la suma de S/. 60,750.00
- 4,860 kg. el da 17 Jun.02 por la suma de S/. 60,750.00
Efectuada la evaluacin de la documentacin sustentatoria relacionada con dicho
proceso de adquisicin, se ha observado que la empresa Eurofhrama Eufha S.A.C.,
incumpli las condiciones contractuales. En efecto, con Gua de Remisin N 0014209 del 22.05.02, hace entrega con fecha 27 May.2002, al Almacn San Antonio del
Programa del Vaso de Leche la cantidad de 4,860 kg. de leche entera en polvo
instantnea, sin embargo, mediante Informe N 007-2002-AT-PVL-MPP/CCA de
fecha 17 Jun.2002, el Dr. Csar Augusto Cueva Alcntara, de la Unidad de Bienestar
Social de la Municipalidad Provincial de Piura, da cuenta que el Informe de Evaluacin
N 1052/2002/C de International Analytical Services, S.A.C., observa que el producto
leche entera en polvo instantnea no cumple con las especificaciones tcnicas
respecto a la humedad y calcio; dando lugar que en la misma fecha la Directora de
Logstica, Srta. Martha Correa Canova, con carta s/n del 17 Jun.02, da cuenta de estas
irregularidades de la precitada Empresa, la misma que procede a retirar el producto,
conforme consta en Acta de Retiro de fecha 18 Jun.2002, deficiencia que debi ser
subsanada en un plazo de 48 horas, de acuerdo a lo establecido en el contrato suscrito.
Esta situacin origin retraso en la distribucin de alimentos a los beneficiarios del
PVL, por cuanto el objetivo fundamental de la adquisicin mediante Adjudicacin de
Menor Cuanta, se realiz teniendo en cuenta la situacin de urgencia del
abastecimiento de los alimentos para el Programa del Vaso de Leche.
Posteriormente con Gua de Remisin N 001-004247, del 15 Jun.02, la empresa
EUROFHARMA, hace entrega de 4,860 kg. de leche entera en polvo instantnea a los
almacenes del Programa del Vaso de Leche, la misma que es recepcionada con fecha
04 Jul.02, insumo que corresponde a la primera entrega de fecha 28 May.02, y que
fuera devuelta con fecha 18 Jun.02, y que debi ser regularizada en el plazo de 48
horas; determinndose un atraso de 14 das, hecho que incluso debi generar la
resolucin del contrato, segn como se detalla en Anexo N 03.
A) El Decreto Supremo N 012-2001-PCM, que aprueba el Texto nico Ordenado
de la Ley N 26850- Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado,
establece lo siguiente:
Artculo 36.- Del Contrato.El contrato deber celebrarse por escrito y se ajustar a la proforma incluida en las
bases con las modificaciones aprobadas por la Entidad durante el proceso de
seleccin.

El contrato entra en vigencia cuando se cumplan las condiciones establecidas para

dicho efecto y podr incorporar otras modificaciones, siempre que no implique
variacin alguna en las caractersticas tcnicas, precio, objeto, plazo, calidad y
condiciones ofrecidas en el proceso de seleccin.
B) El Decreto Supremo N 013-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley
de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, establece lo siguiente:
Artculo. 142.- Penalidad por mora en la ejecucin de la prestacin.En caso de retraso injustificado en la ejecucin de las prestaciones objeto del
contrato, la Entidad le aplicar al contratista una penalidad por cada da de atraso,
hasta por un monto mximo equivalente al 5% del monto contractual, o de ser el
caso, del tem, tramo, etapa o lote que debi ejecutarse. Esta penalidad ser
deducida de los pagos a cuenta, del pago final o en la liquidacin final; o si fuese
necesarios se cobrar del monto resultante de la ejecucin de las garantas a que se
refieren los artculos 122 y 123, disposicin concordante con la clusula cuarta, del
contrato suscrito con fecha 27 May.2002, en el cual se precisa lo siguiente:
Inciso a), el contratista entregar el producto en los plazos establecidos en la
clusula segunda del contrato, caso contrario se le aplicarn las penalidades por
cada da de atraso.
Inciso d), el contratista entregar los productos de acuerdo a las especificaciones
tcnicas y con los requisitos de ley, control de calidad y cantidad. En caso que el
producto a recepcionar no cumpla con lo requerido, la Municipalidad no est
obligada a recibirlo para lo cual el proveedor tendr un plazo de 48 horas para
subsanar esta deficiencia.
Los hechos expuestos se han originado por negligencia de la ex Directora de Logstica
Srta. Martha Correa Canova, por cuanto no obstante haber requerido al proveedor el
retiro del producto con fecha 17 Jun.02, sin contar con la peticin del mismo y de
manera unilateral le comunica que la segunda remesa ser considerada como primera,
variando el cronograma de entrega de los productos establecidos en la clusula
segunda del contrato suscrito, favoreciendo de esta manera a los intereses del
proveedor, sin tener en cuenta que el mismo ya estaba en falta al haber entregado
insumos no conforme a las especificaciones tcnicas requeridas, atentando de esta
manera contra los intereses de la Municipalidad y de los beneficiarios del Programa
Vaso de Leche, pues con su actitud ha demostrado favoritismo hacia el proveedor, por
cuanto no obstante estar en falta modifica a su favor los plazos de entrega, sin tener en
cuenta que la situacin de urgencia se dio como hecho de excepcin que determina una
accin rpida de adquisicin o contratacin, con la finalidad de atender oportunamente
a los beneficiarios, desvirtuando de esta manera la situacin de urgencia declarada por
el Concejo Municipal.

3.

POBLACION BENEFICIARIA DE PRIMERA PRIORIDAD HA SIDO

SUPERADA POR LOS BENEFICIARIOS DE SEGUNDA PRIORIDAD, SIN
TENER EN CUENTA LA FINALIDAD PRIMIGENIA DEL PROGRAMA DEL
VASO DE LECHE
Se ha observado que durante el ao 2002, la poblacin beneficiaria del Programa del
Vaso de Leche de segunda prioridad ha superado a los beneficiarios de primera
prioridad, a quienes est orientado el Programa, segn como se demuestra a
continuacin:

Beneficiarios del Programa Vaso de Leche 2002

Primera Prioridad:
Nios de 0 a 6 aos
Madres gestantes y en
perodo de lactancia

9,671
886

10,557

13,443
1,832

15,275

41 %

Segunda Prioridad:
Nios de 7 a 13 aos
Ancianos y tebecianos

59 %

El Artculo 6 de la Ley N 27470, Ley que establece Normas Complementarias para la

Ejecucin del Programa del Vaso de Leche, seala que las Municipalidades dan
cobertura a los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche: nios de 0 a 6 aos,
madres gestantes y en perodo de lactancia, priorizando entre ellos la atencin a
quienes presenten un estado de desnutricin o se encuentren afectados por tuberculosis.
As mismo, en la medida en que se cumpla con la atencin a la poblacin antes
mencionada, se mantendr la atencin a los nios de 7 a 13 aos, ancianos y afectados
por tuberculosis.
Es preciso sealar que este hecho fue observado incluso en el ao 2001 y en el ao
2002 continua, hechos que se vienen originando por la falta de acciones de supervisin
y de una adecuada evaluacin diagnstica a la poblacin objetivo a quien va dirigido
prioritariamente el Programa, dando lugar a que no se d cobertura a la referida
poblacin.

4. LA FALTA DE ACCIONES DE SUPERVISION PERIODICAS HAN

DEVENIDO EN DEFICIENTE ATENCION A LOS BENEFICIARIOS DEL
PROGRAMA DEL VASO DE LECHE.
De la evaluacin a la documentacin de los comits seleccionados y de la verificacin
in situ a los mismos se ha observado que el Comit de Administracin del Programa
del Vaso de Leche y la Divisin del referido Programa, en el ao 2002, no ha ejercido
en forma frecuente y/o peridicas funciones de supervisin a los diferentes comits
beneficiarios, toda vez que el promedio de visitas de supervisin durante el perodo
evaluado fue del 44%, y segn la evaluacin de su Plan de Trabajo correspondiente al
ao 2002, el avance anual de la supervisin fue de 49%.
Lo observado ha conllevado a determinar la situacin siguiente:
-

Que los comits lleven el control diario de beneficiarios en forma atrasada, los
cuales son regularizados mediante manipulacin de firmas para ser recogidos en la
prxima supervisin, no permitiendo verificar que la atencin a los beneficiarios
haya sido eficaz y oportuna.

Que los comits no tengan actualizado el Informe de Cocina Mensual, el mismo

que ha sido implementado para llevar un control de los productos preparados
diariamente as como de los saldos existentes, los mismos que igualmente son
llenados en vas de regularizacin.

Se ha observado que las cocinas donadas por la Municipalidad Provincial de Piura

a los diversos comits del Programa, no vienen siendo utilizadas, prefiriendo las
madres integrantes del comit cocinar con lea, segn refieren por resultar ms
econmico al no disponer de medios econmicos para la compra de combustible,
situacin que no ha sido observada por el personal encargado de la supervisin,
situacin que se viene dando desde aos anteriores.

La Directiva N 001-2002 MPP/PVL Directiva de Ejecucin, Supervisin y

Control del Programa "Vaso de Leche", seala lo siguiente:

? Artculo 4.- Las Municipalidades Provinciales son las encargadas de supervisar y

controlar el Programa del "Vaso de Leche", en coordinacin con las

Municipalidades Distritales de su mbito jurisdiccional. Las Municipalidades
Distritales son responsables de organizar, programar y ejecutar en coordinacin
con las organizaciones de base de la poblacin, la implementacin del programa en
todas sus fases: seleccin de beneficiarios, programacin, distribucin, supervisin
y evaluacin.

? Artculo 12.- inciso a) Velar por que los insumos del Programa se almacenen en
ambientes seguros, limpios y frescos, as como a llevar un control pormenorizado
con el carcter obligatorio del movimiento diario del producto que distribuyen,
llmese cantidad preparada, nmero de raciones atendidas, situaciones no
previstas, socias que cocinaron y control diario de beneficiarios inscritos segn
formatos 1 y 2 del Programa, permitindole de esta manera almacenar la
informacin que deber ser alcanzada al momento de la supervisin. As mismo
deber informar de las raciones no atendidas.

?
? Los hechos observados se han originado por la falta de apoyo logstico con

?
?
5.

movilidad, que permita coberturar en forma continua las acciones de supervisin a

los diferentes Comits que integran el Programa del Vaso de Leche, hechos que
han restado una mejor utilizacin de los insumos que permita cumplir con los
objetivos y fines para el cual fue creado el referido programa.

LAS EXISTENCIAS FISICAS DE PRODUCTOS DESTINADOS AL

PROGRAMA DEL VASO DE LECHE, NO CONCUERDAN CON LOS
SALDOS REFLEJADOS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL EJERCICIO
ECONOMICO 2002 POR LA SUMA DE S/. 26,235.00.
De la revisin efectuada a la informacin contable, se ha observado la no conciliacin
de saldos entre las existencias fsicas de almacn, de los productos destinados para el
Programa del Vaso de Leche y las existencias reflejadas en los Estados Financieros de

la cuenta 21 Suministros de Funcionamiento, subcuenta Alimentos para Personas,

segn detalle:
Saldos segn existencias fsicas de Almacn
Leche Entera en Polvo Instantnea
Leche de Soya en Polvo Instantnea
Hojuela de Cebada
Azcar Rubia
Total Existencias Fsicas

S/. 137,995.22
515,397.97
20,041.70
40,333.00
S/. 713,767.89

Saldos segn Estados Financieros

Diferencia

740,002.89
S/. 26,235.00
=======

Las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico, aprobadas con
Resolucin de Contralora N 072-98-CG, establecen lo siguiente:
Norma Tcnica de Control Interno 280-03 Conciliacin de Saldos.- Cada Entidad
deber establecer conciliaciones de saldos con el propsito de asegurar la concordancia
de la informacin financiera preparada por el rea Contable con la situacin real.

Los hechos observados se han originado por no haberse conciliado los saldos de las
existencias de los productos destinados para el Programa del Vaso de Leche, con los
saldos reflejados en los Kardex Valorados y los Controles Visibles de Almacn, as
como con los inventarios fsicos al 31 Dic.2002, dando lugar a que los Estados
Financieros, no reflejen la situacin real de las existencias en el rubro Alimentos para
Personas.
6.

LA INFORMACION CONTENIDA EN LOS FORMATOS PVL

INFORMACION MENSUAL DEL PROGRAMA VASO DE LECHE
REMITIDA TRIMESTRALMENTE A LA CONTRALORIA NO CONCUERDA
CON LA DOCUMENTACION SUSTENTATORIA DE LA EJECUCION DEL
GASTO
La Municipalidad Provincial de Piura a travs de la Divisin del Programa del Vaso de
Leche y de la Direccin General de Administracin, han elaborado los formatos PVL
INFORMACION MENSUAL DEL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE para su
remisin trimestral a la Contralora General de Repblica, observndose que en el mes
de Diciembre del 2002 dicha informacin no concuerda con la documentacin
sustentatoria de la ejecucin del gasto, segn detalle:
6.1

Los Formatos PVL correspondiente al mes de Diciembre del 2002, han sido
elaborados indebidamente con fecha 12 de Diciembre del mismo ao, y no al
concluir el referido mes, situacin que ha originado que la informacin
contenida en dicho formato, no concuerde con los saldos de Cuenta Corriente y
los saldos mostrados en los Estados Financieros al 31 Dic.02 segn detalle:
Saldo Final de los Recursos, segn Formato PVL
Saldo segn Estados de Cuentas Corrientes
- Cta. Cte. N 631-01965: Banco de la Nacin S/.

S/. 704,265.63
2.50

- Cta. de Ahorros N 110-01-2467521: CMAC

Diferencia

415,556.40 (415,558.90)
288,706.73
========

No se inform en dicho Formato, la informacin siguiente:

- Los intereses generados al 31 Dic.2002, por la suma de S/.
1,540.57
- La adquisicin de productos por la suma de
S/. 290,250.00
- Se informaron gastos operativos por la suma de S/. 5,829.50, no obstante los
mismos ascender a la suma de S/. 6,207.10, existiendo una diferencia no
informada por la suma de S/. 367.60, los cuales fueron asumidos con
recursos directamente recaudados.
6.2

Los Formatos PVL Informacin Mensual del Programa del Vaso de Leche, no
se han informado mensualmente los gastos por mantenimiento de la cuenta
corriente N 631-019625 del Banco de la Nacin, los mismos que al finalizar el
ejercicio econmico totalizaban la suma de S/. 66.00. As mismo no se han
informado las transferencias a la referida Cuenta Corriente por la suma de S/.
68.50, transferidos para financiar los gastos de mantenimiento de dicha Cuenta.

A)

La Directiva N 003-2000-CG/SDE aprobada con Resolucin de Contralora

N 009-2000-CG del 20 Ene.2000, establece lo siguiente:
IV.

DISPOSICIONES ESPECFICAS

En el numeral 1, segundo prrafo establece que los Formatos PVL sern

presentados a la Contralora General de la Repblica de manera trimestral, dentro
de los quince (15) das tiles posteriores al termino de cada trimestre, debindose
presentar los tres formatos que corresponden al trimestre reportado, siendo que
los formatos correspondientes al ltimo trimestre del 2002, han sido informados
indebidamente a la Contralora General con fecha 30 Dic.2002, lo que ha trado
como consecuencia distorsiones en la informacin de los gastos ejecutados en el
mes de Dic.2002.
En el numeral 4, establece que el Formato PVL deber ser llenado y suscrito por
el Presidente del Comit de Administracin del Programa del Vaso de Leche y
por el Director de Administracin de la Municipalidad o quien haga sus veces,
quienes asumen responsabilidad solidaria por la informacin proporcionada.
Dicha informacin tiene carcter de Declaracin Jurada, sin embargo, su
presentacin no constituye acreditacin del gasto efectuado ni de la distribucin
de raciones, estando sujeta al control posterior por parte de los rganos del
Sistema Nacional de Control.
B)

La Resolucin de Contralora N 072-98-CG que Aprueba las Normas

Tcnicas de Control para el Sector Pblico, establece lo siguiente:
280.03 Conciliacin de saldos: Cada entidad debe establecer conciliaciones de
saldos, con el propsito de asegurar la concordancia de la informacin financiera
preparada por el rea contable con la situacin real, as mismo en sus comentarios
01, 02 y 03 sealan lo siguiente:
Comentario 01.- Se define la conciliacin como el procedimiento de
contratacin de informacin que se realiza entre dos fuentes distintas, con el
objeto de verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de
registro en uno u otro lado.

Comentario 02.- Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar

la conformidad de una situacin reflejada en los registros contables. Constituyen
pruebas cruzadas entre los datos de dos fuentes diferentes internas, o de una
interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la informacin
financiera registrada; permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes
o regularizaciones cuando son necesarias
Comentario 03.- Debe ser objeto de conciliacin por parte de los rganos
responsables de la contabilidad.
Los hechos expuestos han originado que la informacin contenida en el Formato PVL,
correspondiente al mes de Diciembre del 2002, no muestre las cifras reales de los
gastos originados para el Programa, as como de las Fuentes de Financiamiento, como
consecuencia de haber sido informado los mismos antes de concluir el mes de su
ejecucin, dando lugar a que la informacin remitida a la Contralora General de la
Repblica se encuentre distorsionada.

III.

CONCLUSIONES
Considerando las observaciones expuestas en el presente Informe, se ha llegado a las
siguientes conclusiones:
1.

Se ha determinado que la Municipalidad Provincial de Piura, en el ao 2002, ha

convocado a dos Procesos de Licitacin Pblica Nacional para adquirir productos
destinados al Programa del Vaso de Leche, las mismas que fueron declaradas desiertas,
debido a las exigencias contenidas en las Bases Administrativas de los referidos
procesos de seleccin, en lo referente a la aplicacin de los factores siguientes:
capacidad de produccin y experiencia del postor, en los que si bien se consideraron
topes mximos y mnimos, dichos topes no han sido considerados de manera razonable
y proporcionada., de modo tal que la determinacin de las cantidades y del volumen de
ventas, que se exigieron a los postores resulte coherente, congruente y razonable con el
cumplimiento de la prestacin objeto de la convocatoria; dando lugar a la presentacin
limitada de postores, no obstante haber adquirido las Bases un buen nmero de postores
y que finalmente se declaren desiertos dichos procesos.
(Observacin N 1)

2.

Se ha determinado que como resultado de haberse declarado desierta la Licitacin

Pblica Nacional N 001-2002-CE/PVL/MPP y con la finalidad de abastecer por dos
meses a los beneficiario del Programa del Vaso de Leche, con Acuerdo Municipal N
016-2002-C/MPP del 03 May.02 se declar en situacin de urgencia la adquisicin de
productos para el referido programa, llevndose para tal efecto la Adjudicacin de
Menor Cuanta N 001-2002-CE.IPVL/MPP de fecha 20 May.02, en la cual el Comit
Especial otorga la Buena Pro a la Empresa Eurofharma Eufha S.A.C. por la suma de S/.
121,500.00, fijndose un cronograma de entrega en dos remesas, segn detalle:
- 4,860 kg. el da 28 May.02 por la suma de S/. 60,750.00
- 4,860 kg. el da 17 Jun.02 por la suma de S/. 60,750.00
La Empresa Eurofharma si bien cumpli con entregar la primera remesa en el plazo
establecido, dichos productos fueron devueltos por la Municipalidad con fecha 18

Jun.2002, por no cumplir con las caractersticas tcnicas respecto a la humedad y

calcio, por lo que referido proveedor estaba en la obligacin de subsanar dicha
deficiencia en un plazo de 48 horas, es decir al 20 Jun.2002, lo que no ocurri hasta el
04 Jul.2002, o sea transcurrido 14 das, incumpliendo el contrato suscrito, no
habindose efectivizado las penalidades por el atraso en la entrega de los productos, y
que incluso dicha demora hubiese sido objeto de rescisin del contrato, considerando
que la situacin de urgencia se dio con la finalidad de atender oportunamente a los
beneficiarios, penalidades que ascendieron al monto de S/. 3,037.50.
(Observacin N 2)
3.

Se ha determinado que durante el ao 2002, la poblacin beneficiaria de primera

prioridad ha sido superada por los beneficiarios de segunda prioridad, sin tener en
cuenta la finalidad primigenia del Programa del Vaso de Leche era la de coberturar a la
poblacin objetivo, esto es nios de 0 a 6 aos, madres gestantes y en periodo de
lactancia, priorizando entre ellos la atencin de quienes presentan un estado de
desnutricin o se encuentren afectados por tuberculosis, y en la medida que se cumpla
con la atencin a la poblacin antes mencionada, se poda ampliar la atencin a los
nios de 7 a 13 aos, ancianos y afectados por tuberculosis.
(Observacin N 3)

4.

Se ha determinado que durante el ao 2002, el Comit de Administracin y la Divisin

del Programa del Vaso de Leche no han ejercido supervisiones de manera frecuente y/o
peridicas a los diferentes Comits del Programa del Vaso de Leche, toda vez que el
avance mensual de la supervisin al finalizar el ejercicio econmico 2002, fue de 49 %
en relacin a lo programado en su Plan de Trabajo, hechos que se dieron por falta de un
adecuado apoyo logstico, como es el de contar con una unidad mvil operativa, bien
indispensable para cumplir con las supervisiones, considerando las distancias existentes
entre los Comits.
(Observacin N 4)

5.

Se ha determinado que las existencias fsicas de productos destinadas al Programa del

Vaso de Leche al 31 Dic.2002, no concuerdan con los saldos reflejados en los Estados
Financieros a la misma fecha, existiendo una diferencia por la suma de S/. 26,235.00,
consecuentemente los Estados Financieros no estn reflejando los saldos reales de las
existencias de productos destinados al Programa del Vaso de Leche, segn como se
detalla:
Saldos segn existencias fsicas de Almacn
Leche Entera en Polvo Instantnea
Leche de Soya en Polvo Instantnea
Hojuela de Cebada
Azcar Rubia
Total Existencias Fsicas

S/. 137,995.22
515,397.97
20,041.70
40,333.00
S/. 713,767.89

Saldos segn Estados Financieros

Diferencia

740,002.89
S/. 26,235.00

(Observacin N 5)
6.

Se ha determinado distorsiones en la informacin contenida en los Formatos PVL

Informacin Mensual del Programa Vaso de Leche correspondiente al mes de
Dic.2002 remitida a la Contralora General de la Repblica, originado como
consecuencia de haber elaborado anticipadamente antes de los plazos establecidos el
referido Formato, dando lugar que la informacin contenida, no concuerde con los
saldos mostrados en los Estados Financieros y a su vez con los saldos de las Cuentas
Corrientes al finalizar dicho ejercicio econmico, determinndose una diferencia por la
suma de S/. 288,706.73. As mismo en dichos formatos no se ha considerado
mensualmente los gastos por mantenimiento de la Cuenta Corriente N 631-019625 del
Banco de la Nacin los mismos que al finalizar el ejercicio econmico totalizaron la
suma de S/. 66.00.
(Observacin N 6)

IV.

RECOMENDACIONES
Teniendo en consideracin las Observaciones y Conclusiones del presente Informe, y en
mrito a las atribuciones conferidas en el Art. 15 incisos b) y f), de la Ley N 27785, Ley
Orgnica del Sistema Nacional del Control y de la Contralora General de la Repblica, y
con el fin de coadyuvar a una mejor gestin de los recursos del Programa del Vaso de
Leche, consideramos pertinente formular las siguientes recomendaciones:
AL CONCEJO MUNICIPAL:
1.

Que la Direccin Municipal disponga que los Comits Especiales designados para la
adquisicin de productos destinados al Programa del Vaso de Leche, en la elaboracin
de las Bases Administrativas, tengan en consideracin la normativa aplicable, sobre
todo en la implementacin de los siguientes factores:
a) Capacidad de Produccin
De acuerdo con el principio de libre competencia, se debe fomentar la ms amplia,
objetiva e imparcial concurrencia, pluralidad y participacin de postores potenciales
sobre la base de criterios y calificaciones objetivas, sustentadas y accesibles a los
postores, siendo necesario que las Bases, adems de establecer topes mximos y
mnimos, dichos topes se definan de manera razonable y proporcionada con el
objeto de la convocatoria, de modo tal que la determinacin de las cantidades que
se exijan a los postores resulte coherente, congruente y razonable con el
cumplimiento de la prestacin objeto de la convocatoria.

b) Experiencia del Postor

El Comit Especial deber definir el perodo de tiempo que ser tomado en cuenta a
efecto de la calificacin, estableciendo un lmite de carcter temporal que permita
evaluar a todos los postores de modo imparcial y objetivo, contemplando
parmetros previamente definidos para la asignacin del puntaje y evitando la
calificacin en base a la comparacin de propuestas, siendo necesario adems que
en las Bases se establezcan topes mximos y mnimos en la acreditacin del
volumen de ventas, a efectos de que la evaluacin de los volmenes consignados

por los postores resulte coherente, congruente y razonable con el cumplimiento de

la prestacin objeto de la convocatoria.
Se formula esta recomendacin considerando los lineamientos establecidos por el
Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado a travs del
Comunicado N 005-2003(PRE) - Lineamientos para la Evaluacin de Propuestas en
los Procesos para la Adquisicin de Insumos para el Programa del Vaso de Leche.
(Conclusin N 1)
2.

Que a travs de la Direccin General de Asesora Jurdica se inicien las acciones

legales tendientes a efectivizar las penalidades establecidas a la Empresa Eurofharma
Eufha S.A.C. por el importe de S/. 3,037.50, por no haber cumplido con entregar los
productos en los plazos establecidos en el contrato suscrito, en el presente caso despus
de las 48 horas de haber sido devuelto para su subsanacin.
(Conclusin N 2)

3. Que el Comit de Administracin del Programa del Vaso de Leche, a fin de asegurar la
atencin prioritaria de la poblacin objetivo, esto es de los nios de 0 a 6 aos y de las
madres gestantes y en periodo de lactancia adopte las acciones necesarias a fin de que
la Municipalidad cumpla con coberturar a los beneficiarios del referido Programa, de
acuerdo a lo establecido en las disposiciones aplicables para tal efecto.
(Conclusin N 3)
4.

Que la Direccin Municipal disponga que la Direccin General de Administracin

brinde el apoyo logstico necesario, al Comit de Administracin del Programa del
Vaso de Leche, con la finalidad que el referido Comit cumpla con las acciones de
supervisin a todos los Comits beneficiarios, considerando que dicha observacin se
viene suscitando desde aos anteriores, como consecuencia fundamentalmente de la
carencia del apoyo logstico.
(Conclusin N 4)

5.

Que la Direccin General de Administracin disponga que la Direccin de

Contabilidad concilie los saldos de las existencias de los productos destinados al
Programa del Vaso de Leche con la Direccin de Logstica, accin que permitir que
los Estados Financieros al finalizar cada ejercicio econmico muestren los saldos reales
de los productos existentes en almacn.
(Conclusin N 5)

6.

Que la Direccin General de Administracin y la Presidenta del Comit de

Administracin del Programa del Vaso de Leche, como responsables de la elaboracin
del Formato PVL Informacin Mensual del Programa Vaso de Leche, cumplan con
incluir en dicho Formato toda la informacin referente a los Gastos Operativos del
Programa, los mismos que son cubiertos con Recursos Directamente Recaudados, as
como toda la informacin concerniente a los gastos ejecutados en el referido Programa,
debiendo los mismos ser remitidos a la Contralora General de la Repblica en los
plazos establecidos, esto es dentro de los 15 das tiles posteriores al trmino de cada

trimestre, accin que permitir consolidar toda la informacin de los gastos ejecutados
mensualmente.
(Conclusin N 6)
7. Se establezca el grado de responsabilidad y las sanciones que correspondan a los
funcionarios y ex funcionarios inmersos en los hechos observados contenidos en el
presente Informe.
(Conclusiones Ns 1, 2, 5 y 6)
8. Considerando la labor netamente fiscalizadora de los regidores, es conveniente que el
Sr. Alcalde delegue la Presidencia del Comit de Administracin en un funcionario que
no tenga la condicin de regidor, lo que permitir que el Presidente del referido
Comit, en la administracin del Programa asuma las responsabilidades administrativas
que correspondan, cuando se produzcan hechos observables, por trasgresin a la
normatividad aplicable al Programa.
(Conclusiones Ns 3 y 4)
San Miguel de Piura, 30 Junio del 2003.