Tesis Auditoria Administravia Area de RRHH

i
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

SISTEMA DE EDUCACIN A DISTANCIA
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
MODALIDAD A DISTANCIA
TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIN DEL TTULO DE
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA C.P.A. MODALIDAD
A DISTANCIA
TTULO DE LA TESIS DE GRADO

AUDITORA ADMINISTRATIVA DEL REA DE
RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA
LABORATORIOS BIOGENET S.A.
ELABORADO POR:
MARLENE DEL CARMEN PURUNCAJAS CHVEZ
DIRECTOR DE TESIS
C.P.A. CARLOS GARCA
QUITO ECUADOR
DICIEMBRE 2006
CERTIFICACIN
Que el presente trabajo de prctica profesional realizado por la alumna Marlene del
Carmen Puruncajas Chvez, ha sido orientado y revisado durante su ejecucin, por
tanto, autorizo su presentacin.
Quito, Enero 8 del 2006
CPA. CARLOS GARCA

DIRECTOR DE TESIS
ii
AUTORA
Yo, Marlene del Carmen Puruncajas Chvez, soy la responsable de la elaboracin e
investigacin de esta tesis, para la cual he utilizado procedimientos tcnicos,
debidamente autorizados por la Direccin de Auditora Interna del Ministerio de
Ambiente o por las Normativas de Contabilidad NEA o NIC, etc.
En tal virtud declara que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y
acadmicos que se desprenden del trabajo propuesto son de exclusiva responsabilidad
de la autora
Marlene del Carmen Puruncajas Chvez
iii
DEDICATORIA
El presente trabajo lo dedico a Dios por ser la luz de mi vida y con todo mi amor y
cario a mi esposo quien jug un papel importante para que este sueo se haga realidad,
a mis hijos Daniel, Laura, Pamela, quienes tuvieron que acostumbrarse a mis ausencias
y fueron mi motivo para poder alcanzar este anhelo.
A mis padres quie nes forjaron mi futuro, a mis hermanos y a todos quienes de una u
otra manera han contribuido a mi formacin profesional.
iv
AGRADECIMIENTO
Dejo constancia de mi agradecimiento a todos los docentes de la Facultad de Ciencias
Econmicas y de Negocios de la Universidad Tecnolgica Equinoccial, de la Escuela de
Contabilidad y Auditora, modalidad a distancia, por sus valiosos conocimientos
impartidos en mi formacin profesional.
De manera especial mi profundo agradecimiento al CPA. Carlos Garca, Director de

Tesis, por su orientacin y dedicacin para culminar con el presente trabajo
investigativo.
Mi reconocimiento para todos los Directivos, empleados y trabajadores de

LABORATORIOS BIOGENET S.A., por brindarme las facilidades necesaria s para
realizar la presente tesis.
MARLENE DEL CARMEN PURUNCAJAS CHAVEZ
INTRODUCCIN
La presente tesis de Grado que presento a consideracin de los lectores, es un trabajo
Relacionado con una AUDITORA ADMINISTRATIVA DEL REA DE RECURSOS
HUMANOS DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A. El mismo que
pretende sugerir alternativa de solucin a las desviaciones o fallas detectadas durante la
investigacin, cuyo producto fundamental constituye el informe del auditor.
Seguidamente revise informacin concerniente a la Auditoria, para luego concentrar mi
estudio en lo que es la Auditoria Administrativa, en cuanto a su naturaleza, contraste
con la Auditoria Financiera, objetivos, alcance y responsabilidades del auditor
operativo.
He desarrollado un trabajo eminentemente profesional, que lo constituye la prctica del
mismo y adems pongo a consideracin aspectos muy importantes de carcter terico,
como son definiciones contenidas en conceptos, narraciones y descripciones de los
elementos ms importantes de la Auditora y de la naturaleza de la Empresa, con lo cual
pretendo dotar al lector de la presente tesis, de los elementos fundamentales de la
aplicacin profesional de una Auditora Administrativa; de la his toria de la entidad, de
su legislacin, organizacin y administracin de la misma.
El presente trabajo de investigacin, realizando en LABORATORIOS BIOGENET
S.A., perodo Mayo-Noviembre del 2006, se desarroll en base a los lineamientos,
normas y procedimientos que rigen las tcnicas modernas de la Auditora.
Luego de conocer todos los aspectos importantes de la Auditoria Administrativa, pase a
analizar el proceso de la misma, que comprende: Estudio preliminar; Revisin de
objetivos, polticas y normas: Revisin y evaluacin del sistema de control interno;
Examen detallado de: reas crticas y comunicacin de resultados.
2
Todo este procedimiento me permiti desarrollar mi trabajo de campo, mediante el cual pude
detectar ciertas deficiencias.
Finalmente me permito plantear algunas conclusiones y recomendaciones, las mismas que

espero constituyan un soporte para mejorar la gestin Administrativa de la Empresa.
1. TITULO DEL PROYECTO

Auditora Administrativa del rea de Recursos Humanos de la Empresa
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

-
La Mayora de Empresas no cuentan con una Auditora Administrativa para su buen

desempeo y funcionamiento en el campo laboral, la Auditora se aplica en otros
estamentos de la Empresa y sin darle importancia al Recursos Humano.
La falta de un Organigrama Estructural, que represente grficamente y en forma real

la estructura organizativa de la misma, en la cual se evidencia la responsabilidad
propia de la divisin de trabajo y la autoridad propia de la misma.
No existe una Unidad de Auditora Interna que permita conocer el rendimiento real
en el cumplimiento de las labores encomendadas al rea de Recursos Humanos.
No existen programas de capacitacin y entrenamiento por parte de los directivos de

la Empresa
para todo el personal tanto Administrativo y de Servicios, para
garantizar un mejor desarrollo de las actividades.

-
No existen mtodos eficaces para controlar la asistencia del personal.
3. JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA DEL TEMA

El Ecuador ha mejorado lentamente su infraestructura para atender la falta de
empleo, sin embargo an no est consolidado, es necesario la dotacin de mayores
recursos orientados a la obtencin de una verdadera infraestructura laboral, esto en
4
lo que se refiere al Aspecto de los Recursos Humanos, para que el empleado pueda
laborar con una buena remuneracin y un buen ambiente de trabajo. Quito y el pas
no ha planificado nada por el momento de all la propuesta de este proyecto para
disear y que este trabajo tenga una amplia justificacin.
La falta de centros de capacitacin para el Recurso Humano y Laboral en la
Empresa y varias que se crean en la actualidad, esto ha generado que mi persona
investigue este proyecto, cuyo principal objetivo ser de proporcionar ms
alternativas o recomendaciones que me permitan mejorar los mtodos y tratamientos
al Recurso Humano para la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.
-
Siendo Quito una ciudad con alta poblacin y en la cual est ubicada la Empresa.
LABORATORIOS BIOGENET S.A. que se dedica a elaborar y comercializar
medicamentos como: OSTEOFORTE C-D-TOS MOLAREX , etc.
En las empresas la capacitacin permanente al Recurso Humano da como resultado

excelente rendimiento laboral y mano de obra calificada que se manifiesta en los
logros alcanzados y xito deseado por los Empresarios y de manera especial la
eficiencia de los empleados (control disciplina organizacin) elaborando un buen
producto para el mercado y para el consumo de la poblacin.
4. DELIMITACIN DEL TEMA PROPUESTO.

El presente trabajo se centrar en la elaboracin de una Auditoria Administrativa del
rea de Recursos Humanos de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. de
la ciudad de Quito, con la finalidad de ayudar a la Gerencia de la empresa a buscar
alternativas de mejora y adelanto para esta rea.
5
El tiempo que tomar este proceso ser a medida que vayamos evaluando los
resultados dentro de la misma empresa, es decir sabremos con certeza al final de la
elaboracin de la tesis cuyo periodo es de Mayo-Noviembre 2006.
5. OBJETIVOS
5.1. GENERALES:
Desarrollar una
Empresa de
Auditora Administrativa al rea de Recursos Humanos de la
LABORATORIOS BIOGENET S.A. para ayudar a la Gerencia a
evaluar el nivel de control existente en esta rea y proponer alternativas de mejora.

5.2. ESPECFICOS:
5.2.1
Obtener un conocimiento general de la empresa y un conocimiento amplio del

4
rea de Recursos Humanos
5.2.2
Evaluar la situacin actual de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.

del rea de Recursos Humanos e identificar las funciones principales.
5.2.3
Identificar las reas dbiles y fuertes en el desarrollo de las funciones del

Recurso Humano de LABORATORIOS BIOGENET S.A.
5.2.4
Documentar adecuadamente los resultados de la investigacin
5.2.5
Brindar mayores y mejores alternativas de desempeo Laboral en la Empresa

5.2.6
Proporcionar bienestar y orden en la Empresa LABORATORIOS BIOGENET

S.A.
6
6. MTODOS
La parte terica del presente trabajo se realiz en base a los mtodos tanto Inductivo
como Deductivo, los mismos que permitieron la recoleccin de informacin para llegar
a determinar las ciertas deficiencias existentes en el rea administrativa de Recursos
Humanos, para lo cual nos servimos de leyes, reglamentos, normas, tcnicas y
procedimientos de Auditora.
El desarrollo de la parte prctica, requiri de la colaboracin y apoyo decidido del

personal que conforma LABORATORIOS BIOGENET S.A. y a la vez exigi lgica
e iniciativa de la Auditora- Investigadora. Es por ello que para la realizacin del trabajo
de campo, me bas en las tcnicas y procedimientos que a continuacin detallo:
Visita a Ejecutivos y responsables de la Empresa
Recorrido por las instalaciones y visita al personal de planta
Entrevistas
Preparacin de Programas de Auditora
Aplicacin de Cuestionarios de Control Interno
Seleccin y discusin de problemas detectados
Elaboracin y presentacin del Informe de Auditora
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2.1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A.
2.1.1. RESEA HISTRICA.
Un 26 de Junio de 1994 naci LABORATORIOS BIOGENET S.A. fruto de la

visin de un hombre sencillo, nacido en la Capital de la Repblica, cuna de gente noble
trabajadora, nos referimos al Dr. JAIME GUTIERREZ GONZALEZ.
Anterior a esta poca el Dr. JAIME GUTIERREZ trabaj como empleado de los
LABORATORIOS GRUNENTAL S.A. de la ciudad de Quito y adems viajando a
EE.UU. Boulder Colorado a realizar cursos de especializacin mdica y en su retorno
despus de algunos meses de estada trae medicamentos a nuestro pas en diversas
maletas; los mismos que tuvieron gran aceptacin primero en la ciudad de Quito; esta
importacin personal lo realiza por el lapso de unos 6 meses.
Legalmente LABORATORIOS BIOGENET S.A. se inscribe en la Superintendencia
de Compaas el 28 de Junio de 1994.
En este ao que todava circulaba la moneda ecuatoriana se forma con un capital inicial
de S/.5000.000 de sucres siendo los Accionistas el Dr. JAIME GUTIERREZ
GONZALEZ y la Srta. INES HURTADO ESTRADA.
El Capital Social de la Compaa fu de CINCO MILLONES DE SUCRES (S/.
5000.000) dividido en cinco mil acciones ordinarias y nominativas de un mil Sucres
cada una.
El Fundador no pensaba slo en l, sino, en poner su esfuerzo y actividad al servicio de
su Provincia y de su Patria.
Para comenzar, tomaron en arriendo una casa ubicada en las Calles Jorge Drom y
Gaspar de Villarroel dentro de la cual dividieron el espacio fsico en bodegas y oficinas,
en un principio sus conocidos y amigos fueron sus primeros clientes, luego los quiteos
continuaron confiando en la Empresa. Le dieron su ayuda, creca LABORATORIOS
BIOGENET S.A. y tuvieron que contratar ms personal.
La provincia de Pichincha fue atendida en excelentes condiciones y sus clientes se
sentan satisfechos.
Luego se extiende a la ciudad de Guayaquil Cuenca Ambato y finalmente a todo el
pas; los productos que importa LABORATORIOS BIOGENET S.A. son los siguientes:
META CROMO PLUS
SLENDER POWER PLUS
VITA VANTAGE
SINAPTIL
OSTEO FORTE D
C D TOS FORTE
CASPAZOL
OSTEOBLASTOL FORTE
KUFER Q FORTE
ZINCTOS
ESCAMOL
CONDROSOL
MOLAR EX
NUTRA LOGICS
NUTRA LOGICS Peditrico
COENZIMA Q 10.
Al crecer LABORATORIOS BIOGENET S.A. las necesidades eran mayores, as que

deciden comprar sus propios terrenos debido a las exigencias en expansin en la Calle
Vicente Crdenas y Japn en la Ciudad de Quito en donde posteriormente se inici la
construccin del edificio e inaugurando el mismo el 1 de Abril de 2004.
En los aos de existencia de LABORATORIOS BIOGENET S.A.
se han dado
aumentos de capital y llegando a US$ 800 Dlares Americanos y sigue contando con
los mismos 2 socios. La historia de la empresa ha registrado esta labor de titanes,
quienes a la vuelta de estos aos han demostrado con palabras de accin, de lo que son
capaces los quiteos cuando los mueve el resorte de la superacin y la grandeza
humana.
2.1.2 BASE LEGAL

DE LA ESCRITURA PBLICA DE CONSTITUCIN DE
BIOGENET S.A.
LABORATORIOS
1. CELEBRACIN, APROBACIN E INSCRIPCIN.- La escritura pblica de

constitucin de LABORATORIOS BIOGENET S.A., se otorg en la ciudad de
Quito, el 28 de junio de 1994, ante el Notario Dcimo Noveno del cantn Quito; ha
sido aprobada por la seora Intendenta de Compaas de Quito (E), doctora Beatriz
Garca Banderas, mediante Resolucin No. 94.1.1.1.1610 de 15 de Julio de 1994 e
inscrita en el Registro Mercantil del cantn Quito, bajo el No. 1803, tomo 125, el 3
de agosto de 1994.
2. DENOMINACIN
PLAZO.-
La
denominacin
de
la
compaa
es
LABORATORIOS BIOGENET S.A. y tiene un plazo de duracin de 30 aos.
3. DOMICILIO.- El domicilio de la compaa es Quito, cantn Quito, provincia de

Pichincha.
4. OBJETO SOCIAL.- La compaa tiene por objeto: a) La Importacin, Distribucin

y Venta de productos farmacuticos.
5. CAPITAL SOCIAL.- El capital social de la compaa es de S/. 5000.000 = dividido

en 5.000 acciones ordinarias y nominativas de S/. 1.500,00 cada una.
6. INTEGRACIN DE CAPITAL.- El capital social est suscrito ntegramente y

pagado de la siguiente manera: En numerario S/. 1250.000,00 y el saldo de S/.
3750.000,00 ser pagado en el plazo de dos aos.
7. ADMINISTRACIN Y PRESENTACIN LEGAL.- La compaa es gobernada

por la Junta General de Accionistas y administrada por la Junta General de
Accionistas, el Presidente y el Gerente General. Ejerce la representacin legal,
judicial y extrajudicial el Gerente General.
RESOLUCIN No. 94.1.1.1.16.10.
10
CONSIDERANDO
QUE el 28 de junio de 1994, se ha otorgado ante el Notario Dcimo Noveno del cantn
Quito la escritura pblica de constitucin de LABORATORIOS BIOGENET S.A.;
QUE el Dr. Lus Ortiz Salazar, ha solicitado la aprobacin de la indicada escritura
pblica a cuyo efecto ha presentado tres copias certificadas de la misma;
QUE el Departamento Jurdico de Compaas y de valores de la Intendencia Jurdica,
mediante memorando No. 8C.DJCV.94.1307 de 13 de Julio de 1994, ha emitido
Informe favorable para la estipulacin del trmite, una vez que consideradamente se ha
dado cumplimiento a los requisitos legales respectivos;
En ejercicio de las atribuciones asignadas mediante Resolucin No. ADM-92513 de 18
de diciembre de 1992;
SE RESUELVE:
ARTCULO PRIMERO.-
APROBAR
la
constitucin
de
LABORATORIOS
BIOGENET S.A., con domicilio en Quito, con un capital social de S/. 5000.000,oo,
dividido en 5.000 acciones ordinarias y nominativas de S/. 1.000,oo de valor cada una,
de conformidad con los trminos constantes en la referida escritura pblica.
ARTCULO SEGUNDO.- DISPONER que el Notario Dcimo Noveno del cantn

Quito tome nota al margen de la matriz de la escritura pblica que se aprueba, del
contenido de la presente Resolucin y siente razn de esta anotacin.
ARTCULO TERCERO.- DISPONER que el Registrador Mercantil del cantn Quito;

a) inscriba la indicada escritura pblica junto con la presente Resolucin y b) cumpla
con las dems prescripciones contenidas en la Ley de Registro.
ARTCULO CUARTO.- DISPONER que un extracto de la referida escritura se

publique, por una vez, en uno de los diarios de mayor circulacin en Quito. Un ejemplar
de la publicacin deber entregarse a este Despacho.
CUMPLIDO, vuelva el expediente,

COMUNIQUESE.- DADA y firmada en la Superintendencia de Compaas en Quito.
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2.1.3. OBJETIVOS DE LA EMPRESA
LABORATORIOS BIOGENET S.A. tiene como objetivos los siguientes:
a) Representacin,
distribucin
comercializacin
de
medicamentos,
especialidades farmacuticas, productos biolgicos, y medicamentos de uso

humano.
b) Abastecer de los productos mencionados anteriormente, al mercado en todo el
pas, ofrecindoles a precios de distribucin.
c) Importacin de dichos productos.
d) Contratar personal calificado, mediante un adecuado reclutamiento y seleccin
del mismo, con el fin de garantizar la eficiencia, efectividad y economa en el
desenvolvimiento de las actividades administrativas y comerciales.
e) Instalacin de una planta industrial destinada a la elaboracin de medicamentos
y especialidades farmacuticas, de uso humano y cosmticos.
2.1.4.
ORGANIZACIN
ADMINISTRATIVA
DE
LABORATORIOS
BIOGENET S.A.
En el siguiente organigrama o carta de organizacin formal, se representa grficamente,

la estructura de la Empresa, en l figuran las diversos Secciones y Departamentos de la
misma, se indican las direcciones del Supervisor y Subordinados y las relaciones de
Asesora, para sealar la autoridad se utiliza una lnea continua y para las relaciones de
asesora se usa una lnea punteada.
Por lo tanto, la Empresa consta de:
a) Junta General de Accionistas.

b) Presidente
c) Gerente General.
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La Junta General nombrar Presidente, Gerente General y Comisarios. El Gerente
nombrar al Contador General y Secretaria previa terna presentada por los postulantes.
Tanto el Comisario como el Auditor Interno, tienen carcter de permanente y la
Asesora Jurdica tiene carcter de removible.
El Presidente Administrativo nombra al Contador General, Cajero y Secretaria, previa

terna presentada por el Gerente General. Dependiendo del Gerente General los tres
Departamentos:
a. DEPARTAMENTO DE VENTAS: Representado por el Supervisor de Ventas,

dependiendo de l, 26 vendedores y una proyeccin para el vendedor veintisiete.
b. DEPARTAMENTO FINANCIERO: Se encuentra a cargo de la Contadora

General. Este departamento consta de cuatro secciones que son:
SECCIN BODEGA: Conformada por:
Bodeguero Uno y Dos
Ayudante de Bodega Uno y Dos.
Auxiliar de Bodega Uno y Dos.
SECCIN COMPUTACIN: Consta de:
Programadora
Asistente de Cartera
Dos Asistentes de Facturacin
Ayudante de Facturacin
SECCIN CONTABILIDAD: Consta de:
Auxiliar de Contabilidad Uno.
Auxiliar de Contabilidad Dos.
Auxiliar de Contabilidad Tres, (proyeccin).
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SECCIN CAJA: Consta de:
Cajera
Ayudante de Caja.
c. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: Conformado por:
Proveedura
Choferes Uno y Dos
Guardin Uno y Dos
Conserje Guardin
Proyeccin de Chofer Tres
Proyeccin para ayudante de Chofer Uno y Dos.
Limpieza Uno
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SITUACIN ACTUAL DE LABORATORIOS BIOGENET S.A.
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
JUNTA
GENERAL
COMISARIO
DIRECTORIO
PRESIDENTE
ADMINISTRAT.
AUDITOR
INTERNO
ASESORIA
GERENTE
GENERAL
SECRETARIA
DEP. VENTAS
SUPERV. VENTAS
DEPARTAMENTO
ADMINISTRAT.
DEP. FINANCIERO
CONTADOR GENER.
VENDEDOR 1
BODEGA
COMPUTACIN
AUXILIAR
CONTAB. - 1
CAJA
AYUDANTE
BODEGA - 1
PROGRAMADO
AUXILIAR
CONTAB. - 2
AYUDANTE
DE CAJA
PROVEEDURA
CHOFER 1 -2
VENDEDOR 2
GUARDIAN 1 -2
VENDEDOR 3
AYUDANTE
BODEGA - 2
CARTERA
PROYECCION
CONSERJE
GUARDIAN
VENDEDOR 4
AUXILIAR
BODEGA - 1
FACTURADORA
VENDEDOR 5
AUXILIAR
BODEGA - 2
FACTURADORA
VENDEDOR 6
AUXILIAR
BODEGA 1 -2
AYUDANTE
FACTURADORA
FUENTE:
ELABORACIN :
PROYECCIN
CHOFER - 3

PROV. AYUD.
CHOFER 1 -2
DISP. MEDICO
PROYECCIN
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2.2. CONCEPTOS BSICOS.

2.2.1. LA AUDITORA.
2.2.1.1.Concepto.- A la Auditora de un modo general se la considera como Un

proceso sistemtico que tiene como finalidad obtener y evaluar objetivamente
evidencias, sobre aquellas afirmaciones relacionadas con los actos y eventos de carcter
econmico, para poder determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones
y los criterios establecidos; y, luego informar sobre aquellos resultados a las personas
que lo necesiten.
Para poder entender ms claramente lo que significa realizar una Auditora
enunciaremos el siguiente concepto:
Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones financieras
o administrativas, efectuando por auditores profesionales con posterioridad a su
ejecucin con la finalidad de verificarlas, evaluarlas y elaborar el informe que
contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones; y, en el caso de examen
de Estados Financieros, el correspondiente dictamen profesional.
2.2.1.2. Clases de Auditora.- Considerando que la Auditora puede extenderse a todas

las operaciones de una entidad u organismo, se clasifica en:
POR QUIN LA EJERCE:
Auditora Interna: Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las

Operaciones Financieras y/o Administrativas, efectuando por Auditores Profesionales
con posterioridad a su ejecucin como un servicio a la gerencia, por personal de una
unidad completamente independiente de dichas operaciones, con la finalidad de
verificarlas, evaluarlas e informar sobre hallazgos significativos resultantes, presentando
conclusiones y recomendaciones para mejorar.
Este tipo de Auditora se lo realiza en cualquier Institucin sin tomar en cuenta su

naturaleza, pero su caracterstica primordial es que debe ser realizada o elaborada por o
1
2
ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Anexo B-1-2.

16
con la intervencin de Auditores Internos, es decir, por personal que labore en ella y que
sea dependiente de una Unidad Administrativa (Unidad de Auditora Interna).
Auditora Externa: La Auditora Externa es el examen objetivo, sistemtico y

profesional, realizado por Auditores Externos a una institucin sobre operaciones
financieras y/o administrativas para luego formular un informe que contenga
comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Los Auditores Externos son personas que pertenecen a Organismos Superiores de
Control. La Contralora General del Estado, El Ministerio de Finanzas, La Inspectora
General del Ejrcito, La Superintendencia de Compaas, La Superintendencia de
Bancos, entre otros.
POR SU NATURALEZA:
Auditora Financiera: Es el examen que realizan los auditores en forma objetiva,

sistemtica y profesional sobre los Estados Financieros de una entidad o empresa,
incluyendo la evaluacin del sistema de Control Interno Contable en base de los
registros, comprobantes y otras evidencias, mediante la aplicacin de las Normas de
Auditora Generalmente Aceptadas.
Auditora Administrativa u Operacional: Es el examen y evaluacin que realiza el

auditor en un organismo pblico o privado, con el propsito de establecer el grado de
eficiencia, efectividad y economa ol gradas por la administracin. Est dirigida a la
planificacin, organizacin, direccin, control interno y empleo apropiado de los
recursos, a travs de la determinacin de las reas crticas o aspectos concretos en los
cuales se puede introducir mejoras mediante la formulacin de sus comentarios,
conclusiones y recomendaciones contenidos en el informe.
Exmenes Especiales: Consiste en la verificacin, estudio y evaluacin de aspectos

limitados o de una parte de las operaciones financieras o administrativas, con
posterioridad a su ejecucin, aplicando las tcnicas y procedimientos de la Auditora,
Ingeniera o afines, o de las disciplinas especficas de acuerdo con la materia del
examen, con el objeto de evaluar el cumplimiento de polticas, normas, programas y
17
formular el correspondiente informe que debe contener comentarios, conclusiones y
recomendaciones.
POR EL CAMPO DE SU APLICACIN:
Auditora Pblica o Gubernamental: Es el examen objetivo, sistemtico y profesional

que realizan los auditores internos o externos a las instituciones pblicas sobre las
operaciones financieras y/o administrativas, con la finalidad de evaluarlas, verificarlas y
formular el correspondiente informe que contenga comentarios, conclusiones y
recomendaciones y en caso de Estados Financieros su dictamen profesional.
Auditora Privada: Es el examen objetivo, sistemtico y profesional que se realiza a

las instituciones privadas sobre las operaciones financieras y/o administrativas
realizadas por auditores que pertenecen a la empresa o por auditores contratados con el
fin de evaluar dichas operaciones, verificarlas y luego formular comentarios,
conclusiones y recomendaciones.
2.2.2. EL CONTROL.
2.2.2.1 Concepto.- Definiendo el Control, podramos decir que es el proceso

sistemtico que comprende el conjunto de disposiciones, normas, mtodos y
procedimientos que rigen toda actividad administrativa y financiera de una entidad.
Conlleva las acciones necesarias para verificar y vigilar que recursos humanos,
materiales y financieros se han administrado en forma correcta, eficiente, efectiva y
econmica para el logro de sus fines y metas.
2.2.2.2.Clasificacin:
SEGN QUIEN LO EJERCE:
Control Interno: Comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos,

medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar los recurso; verificar la
3
LOAFYC. Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, Art. 265.
18
exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa; promover la
eficiencia en las operaciones; estimular la observancia de la poltica prescrita y lograr el
cumplimiento de las metas y objetivos programados.
Para nuestro estudio sabemos que el Control Interno ha evolucionado a travs de los
aos, hasta que actualmente se considera que el Control Interno incluye tanto controles
de carcter financiero como administrativo.
Control Interno Financiero : Comprende el plan de organizacin, los procedimientos

y registros de la custodia de recursos y, la verificacin de exactitud y confiabilidad de
los registros e informes financieros.
Los controles internos financieros incluyen adems controles de los sistemas de

autorizacin, aprobacin y segregacin de deberes en las de: registro e informacin
contable, custodia de recursos y controles fsicos sobre dichos recursos.
Dentro del control interno financiero la responsabilidad recae sobre el funcionario
encargado de la Direccin Financiera ante la mxima autoridad, quien deber asegurar
que este sea adecuado o no.
Control Interno Administrativo: Comprende el plan de organizacin, los

procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisin, transacciones y
actividades de la gerencia de manera que se fomente la eficiencia en las operaciones,
observancia de la poltica prescrita y logro de las metas y objetivos programados.
El cuidado de los recursos, y la revelacin de errores o desviaciones de los mismos es
responsabilidad de los miembros de la alta gerencia y para cumplir con esta
responsabilidad es necesario mantener un adecuado control interno administrativo. La
ausencia de este control refleja una administracin dbil e inadecuada.
Control Externo : Es el conjunto de procedimientos, tcnicas o mtodos aplicados en

una entidad u organismo por la Contralora General del Estado, con el fin de verificar y
evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, normas, polticas y reglamentos
respectivos; determinar el grado de efectividad, eficiencia y economa en que han sido
utilizados los recursos humanos, materiales y financieros; evaluar el logro de las metas
4
5
ILACIF. Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Cap: X, Pg: 10.

19
y objetivos programados; emitir recomendaciones para la toma de decisiones que sean
necesarias.
SEGN EL MOMENTO DE SU APLICACIN:
Control Previo: Este examen se lo realiza antes de ejecutar la totalidad de las

operaciones financieras como administrativas, con el fin de establecer su propiedad,
veracidad y conformidad de lo presupuestado.
El control previo es responsabilidad de varios servidores, cada uno dentro del rea de su
actividad y competencia normal, dirigido a uno o ms aspectos realizados durante el
trmite legal del flujo de operaciones. De ninguna manera, debe crearse organismos o
unidades especiales encargadas del control previo, no delegar la funcin en su totalidad
a un solo servidor.
Control Concurrente: Se lo realiza en la medida que van avanzando las operaciones

financieras y/o administrativas.
Control Posterior: Consiste en el examen de las operaciones financieras y/o

administrativas que se efectan despus de que stas se hayan producido, con el objeto
de verificarlas, analizarlas y evaluarlas de acuerdo a la documentacin y los resultados
obtenidos de las mismas.
Generalmente este control, lo realiza la Unidad de Auditora Interna, sin perjuicio de los
exmenes profesionales que practican las Auditoras externas e independientes.
2.2.3. RESPONSABILIDADES.
La responsabilidad se genera cuando por accin u omisin, intencional o culposa, no se

cumple con lo que ordena la Ley en forma directa o indirecta dependiendo,
naturalmente, el tipo de responsabilidad en base a un estudio previo que permita a las
autoridades competentes contar con las evidencias suficientes para la imposicin de las
sanciones segn el grado de inobservancia de las Leyes por parte de los servidores del
ente.
20
2.2.3.1. Clases de Responsabilidad.- Existen tres tipos de responsabilidad que son:
a) Responsabilidad Administrativa: Se establecer la responsabilidad administrativa

en base al grado de observancia de las disposiciones legales, reglamentarias,
estatutarias, etc., como tambin por incumplimiento de atribuciones y deberes que
los funcionarios o empleados tienen que cumplir en razn de sus funciones
especficas.
En el Art. 376 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, se
sealan las causales para este tipo de responsabilidad, entre la cuales mencionamos
las siguientes:
Ejercer presin o abuso en el ejercicio de su cargo.
Facilitar o permitir por accin u omisin que se defraude a la entidad u

organismo donde presta sus servicios.
Exigir a sabiendas sumas mayores o distintas de las legales, o recibir regalos,

pagos o recompensas no autorizadas por la Ley.
No investigar oportuna y eficazmente de sus subalternos o dejar de imponerles

las respectivas sanciones.
Exigir o recibir dinero o recompensas por el hecho de cumplir sus funciones con
prontitud o preferencia o por el otorgamiento de contratos a determinada persona
o por suministrar informacin reservada.
Efectuar pagos sin haber verificado el control previo al gasto y al desembolso o

librar cheques por valores que excedan del monto de la autorizacin de giros.
Corresponde la imposicin de sanciones a la mxima autoridad de la entidad y

en no haberla realizado el Control General del Estado solicitar de oficio la
imposicin de las sanciones pertinentes.
La responsabilidad administrativa amerita sanciones disciplinarias conforme lo

determina el Art. 62 de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa que sern
impuestos de acuerdo a la gravedad de la desviacin cometida; amonestacin verbal,
escrita, amonestacin pecuniaria que no podr ser menor de $ 0.05 ni mayor de $ 50,
suspensin temporal del cargo sin sueldo y destitucin.
21
b) Responsabilidad Civil: De acuerdo al Art. 341 de la LOAFYC, la responsabilidad
civil se determinar en forma privativa por la Contralora General del Estado, previo
estudio del movimiento financiero o del proceso de contratacin y ejecucin de
estudios o proyectos de obras pblicas, cuando por la accin u omisin de los
servidores respectivos se haya producido perjuicio econmico a la entidad u
organismo; dicho perjuicio se establecer mediante glosas que sern notificadas al
funcionario o empleado implicado concedindole del plazo perentorio de sesenta
das para que los conteste y presente las pruebas correspondientes. Expirando ese
plazo el Contralor pronunciar su resolucin.
De esta manera la responsabilidad civil puede presentarse de dos formas:
Por pagos indebidos en forma parcial o total o abusos cometidos en el uso,

mantenimiento o custodia de los bienes y recursos de la institucin,
producindose algn perjuicio econmico.
Por diferencias en menos establecidas por la Auditora como producto de la

prctica de arqueos, exmenes especiales o Auditoras del efectivo u otros
valores.
c) Presuncin de Responsabilidades Penal: Se da origen a este tipo de

responsabilidad cuando como resultado del examen practicado aparecieron
evidencias de haberse cometido algunos de los hechos a los que se refiere el Art.257
del Cdigo Penal.
Segn el Art. 342 de la LOAFYC para la presuncin de responsabilidad penal se
proceder de la siguiente manera:
1. El funcionario que ha intervenido en la diligencia, previo Visto Bueno del Jefe

de Equipo de Auditora o Supervisor, ordenar la inmediata detencin
provisional del presunto responsable y, dentro de las cuarenta y ocho horas
siguientes lo pondr a disposicin del Juez de lo Penal correspondiente.
2. La Contralora enviar un ejemplar o copia certificada del acta o informe
respectivo al Juez de lo Penal competente, para que inicie el enjuiciamiento.
22
3. El Juez dictar inmediatamente el auto inicial y en l ordenar la detencin del
indiciado y dispondr la prctica de todas las medidas cautelares por afianzar los
intereses y obligaciones que se deriven del juicio.
4. En la sentencia, si sta fuere condenatoria, el Juez de lo Penal resolver lo
relativo a la indemnizacin de daos y perjuicios y establecer las bases para la
liquidacin correspondiente.
Si bien estas normar o procedimientos lo han establecido para el sector pblico,
bien se pueden aplicar en el sector privado en el que se desenvuelve la empresa.
2.3. AUDITORA ADMINISTRATIVA.
2.3.1. DEFINICIN
Para muchos autores la Auditora administrativa nace de la necesidad de

descentralizacin y delegacin de autoridad en las empresas que empezaron a surgir a
partir de la II Guerra Mundial. Sin embargo la Auditora administrativa realmente nace
cuando los auditores internos se pusieron en disposicin de correr riesgos al examinar
reas no familiares para ellos, el determinar si las leyes, contratos, polticas y
procedimientos se haban seguido apropiadamente; y al comprobar que si las
transacciones se llevaban de acuerdo a las polticas establecidas. As pues, a medida que
han ido creciendo las empresas y entidades, se ha ido reconociendo la necesidad de la
Auditora administrativa.
Para hablar de ella con mayor precisin, hacemos referencia a los siguientes conceptos:
Auditora Administrativa es un examen y evaluacin de actividades realizadas en un

organismo, para establecer el grado de eficiencia, efectividad y economa con que se
desenvuelven las operaciones de planificacin organizacin, direccin, control y
mejoramiento de condicin de dichos factores, si es posible.
Comentario: Concepto general, que no especifica los detalles de la Auditora

Administrativa.
BAHAMONDE, Ivn. Auditora Administrativa-Operativa, 1.987, Pg: 5.
23
Auditora Operacional es una tcnica, enfoque o metodologa que consiste en evaluar
la eficiencia y economa con que se administra y consume recursos. Su alcance puede
incluir el examen de rendimiento de una entidad en trminos de lograr las metas y
objetivos establecidos en programas. En contraste con ella existen las tradicionales
Auditoras, a saber Auditoras financieras que involucran exmenes de transacciones,
sistemas contables, o informes financieros y, Auditoras de cumplimiento que constatan
que las operaciones se conducen de acuerdo a las polticas y procedimientos
prescritos. 7
Comentarios: Concepto ms moderno, trata de puntualizar el enfoque de la Auditora

administrativa hacia el cumplimiento de objetivos.
Una Auditora Operacional o gerencial es una evaluacin orientada hacia el futuro, de

naturaleza independiente y sistemtica que cubre las actividades de todo nivel gerencial
efectuando por un auditor interno, con los propsitos de mejorar la rentabilidad y
aumentar el logro de los objetivos de la organizacin a travs de mejoras efectuadas en
la funcin gerencial, el logro de los propsitos de los programas, los objetivos sociales y
el desarrollo de los empleados. Una fuente de evidencia son los datos financieros, al
igual que las polticas operativas y decisiones gerenciales, en su relacin con los
objetivos de la organizacin siempre que se consideren como reas crticas. El informe
de Auditora resultante identificar problemas y recomendar soluciones.
Comentario: Concepcin completa y detallada, ms acercada a la realidad.
En otras palabras la Auditora Administrativa es un examen constructivo y completo de

la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental o de
cualquier otra entidad, de sus medios de control, medios de operacin y empleo que se
de a sus recursos humanos y materiales. Es una tcnica moderna de anlisis objetivo,
cuyo fin primordial est encaminado a proporcionar un verdadero asesoramiento
gerencial.
7
8
HEIM, Frederic A. Auditora Operacional, 1.972, Pg: 9.

INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS, Evaluacin de Terminologa, 1.984.
24
La Auditora Administrativa es sinnimo de clave para abrir los depsitos de
informacin de la empresa, establecer un examen conciso y emitir sugerencias a la labor
gerencial y empresarial. A travs de ella se pueden mirar aquellos detalles que los
directivos no han podido observar.
El profesional especializado en el rea administrativa se convierte en observador de
empresa, estudia y examina la existencia o no de los factores que afectan al equilibrio
empresarial y utiliza todas las herramientas que se encuentran a su alcance para lograr
una completa eficiencia, efectividad y economa.
Para hacer ms perceptible la definicin de Auditora Operacional decimos que:
EFICIENCIA, es el cumplimiento efectivo de los objetivos en calidad y en cantidad, es

el rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario.
EFECTIVIDAD, es el logro de objetivos y metas propuestas.
ECONOMA, es el costo mnimo lo grado en una operacin, eliminando gastos

innecesarios.
PLANIFICACIN,
es
el
establecimiento
de
objetivos,
metas,
estrategias,
procedimientos y determinacin de fuentes y uso de recursos a todo orden para el logro

de estos objetivos.
ORGANIZACIN, es el establecimiento de la estructura o agrupacin de las

actividades necesarias para llevar a cabo los planes propuestos.
DIRECCIN, es hacer que todo el personal participe de manera coordinada en la

ejecucin de los planes dentro del marco organizacional y normativo de la empresa.
CONTROL, es el conjunto de normas, mtodos y medidas destinadas a salvaguardar

los recursos de una organizacin.
25
2.3.2 NATURALEZA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.
Hablar de naturaleza es hablar de la esencia misma de la Auditora Operacional, de su

enfoque y metodologa. En trminos prcticos esta tcnica consiste en hacer lo que los
Directivos de la entidad haran si tuvieran tiempo.
En un principio el empresario era quien controlaba personalmente las operaciones de su
organizacin, conoca a su personal e incluso el sistema en que operaba la maquinaria,
hacia sus propios controles y no necesitaba de informes de Auditora. Pero conforme ha
pasado el tiempo, los negocios, empresas e instituciones han ido creciendo de tal forma
que se han hecho grandes y complejos; y, los directivos de las empresas se han visto
aprisionados con las exigencias del tiempo para resolver problemas de mayor magnitud.
Aqu es cuando surge la necesidad de profesionales entrenados para brindar informes
especiales sobre el funcionamiento de la entidad.
Para hacer realidad esta tcnica es necesario observar las siguientes reglas bsicas de
Auditora Administrativa:
1. Conocer los objetivos.- Significa conocer el propsito, la razn de ser de la

empresa, el objetivo verdadero, la divisin por departamentos, la unidad, actividad o
funcin que est auditando.
Cuando se reconoce el verdadero objetivo, la Auditora puede cambiarse de una
simple verificacin a una Auditora moderna, por ejemplo el objetivo de cuentas por
pagar no es solo girar los cheques, sino autorizar los pagos en el plazo debido pero
conservando el mximo en caja; procesar pagos a los suministradores eliminando
documentos innecesarios; controlar los recib conforme y el visto bueno del
ejecutivo; preservar el efectivo al rechazar las mercaderas o servicios que significan
gasto innecesario; quin revisa los recibos, quin los aprueba, etc.
2. Conocer los controles.- Una entidad opera a travs de tres funciones bsicas:
planeamiento, organizacin y control. El control es el rea de preocupacin del
auditor, es en esta rea donde puede realizar su trabajo y para ello necesita conocer
ciertas reglas de control que aseguren el cumplimiento de determinados objetivos.
El auditor debe tener conocimiento en los controles administrativos, como por
ejemplo control de personal, presupuesto, itinerarios, control de necesidades y
26
procedimientos de la organizacin, control central de actividades y evaluacin de
puntos crticos, etc.
En otras palabras hacer un seguimiento retroactivo que no slo indique cuando las
cosas han salido mal, sino tambin, que indique cundo existe una posibilidad de
que salgan mal estableciendo una red de informacin que evite sorpresas.
3. Conocer las normas.- El trabajo de campo de una Auditora es esencialmente una

medicin, y una medicin implica normas para llevar a cabo los exmenes y
verificacin de transacciones.
Las normas pueden ser dictadas por directivos, de gerencia, por contrato,
especificaciones, estatutos, reglamentos gubernamentales, procedimientos de
Auditora generalmente aceptados, por buenas prcticas comerciales, etc., pero en
cualquiera de los casos en que se hayan establecido, el auditor debe tratar de
entenderlas antes de iniciar su examen para obtener mayores ventajas.
4. Conocer la poblacin.- Poblacin es una expresin utilizada en muestreo

estadstico, significa la totalidad de los tems o asuntos sobre los cuales el auditor
emitir su opinin.
Si las transacciones de un perodo bajo examen son variadas, el auditor debe decidir
al inicio de su examen qu tipos de transacciones son de su inters y excluir las que
no lo sean.
5. Conocer los hechos.- El hecho es un suceder real, una condicin que exige aquello
que realmente ha transcurrido, una realidad absoluta claramente diferenciada de una
mera suposicin u opinin.
Todo auditor debe formular sus conclusiones en base a los hechos, debe estar seguro
de que su conclusin est basada en hechos y no en una simple suposicin hecha a la
ligera, de tal manera que est seguro en su opinin.
La opinin del auditor no puede tener ningn sustituto, ni ser delegada, porque su
opinin es una conclusin profesional fundada en la capacidad de analizar los
hechos en completa objetividad.
27
El auditor debe saber que toda su reputacin descansa en un principio sencillo que
dice: si l lo dice, es verdad, puede probarlo y sustentarlo porque sus conclusiones
se basan en hechos slidos.
6. Conocer las causas.- Actualmente buscar el origen de muchos problemas

comerciales significa investigar y exp lorar las causas y buscar lo que hay bajo la
superficie procurando encontrar lo que realmente est ocasionando esa desviacin.
La condicin del auditor operativo, permite comparar los problema de una entidad
con la salud de un paciente, pues as como un mdico necesita realizar varios
exmenes clnicos para descubrir la verdadera enfermedad y encontrar el remedio
oportuno, as tambin operativamente hablando es necesario determinar a travs de
exmenes y observaciones, la existencia de un problema que requiere solucin.
7. Conocer el efecto.- Buscar el efecto significa encontrar la desviacin de una norma

establecida, es encontrar la problemtica potencial de la vida de una empresa.
Si este efecto es adverso, significativo y continuo, entonces el auditor tiene la
seguridad de que debe ponerse en contacto con la persona encargada para que corrija
la situacin no deseada, asegurndose de que tal correccin se haga. El auditor se
preocupar del efecto potencial de una situacin pobremente controlada, pues
actualmente se considera al auditor moderno como monitor de los controles de una
entidad, siendo a la vez responsable de informar sobre el peligro ocasionado por la
ausencia del control que ha permitido el desarrollo de efectos significativos.
8. Conocer la gente.- El auditor debe entender como se sienten las personas en

presencia de un crtico, y sin saber que las personas sujetas a examen estarn a la
defensiva. Si busca formar sociedad con ellas para encontrar la solucin a los
problemas se le auguran muchos xitos. Para ello deber evitar hacer juicios en las
preguntas realizadas para extraer la informacin, evitar conflictos o discusiones
durante el trabajo de campo y, procurar identificarse con las personas
entendindolas honrada y sinceramente.
VARIOS AUTORES, Curso Internacional de Auditora Operativa, Brasil, 1.978.
28
9. Saber cundo y cmo comunicarse.- Esto significa la comunicacin del auditor
desde el momento en que se inicia la Auditora, durante el transcurso del examen
hasta el informe final.
El auditor operativo debe saber cundo y cmo comunicarse con:
El personal de lnea, cuando examina las transacciones y explora las razones y

significado de las deficiencias.
Los Directivos del sujeto bajo examen, en el transcurso de la Auditora, cuando

necesita corregirse algo, pudiendo hacerse en forma oral, visual o con informes
escritos.
Los Directivos al final del trabajo, a travs de la presentacin oral o visual de

todas las conclusiones de la Auditora sean estas buenas o malas. En ese
momento se discutir las acciones correctivas que tomarn.
Cada uno de los jefes de las reas pertinentes, cuando el auditor emita su
informe final con todos los resultados de la Auditora. Este informe hablar de lo
satisfactorio de la operacin y de la correccin que requiere.
10. Conocer los mtodos modernos.- En la actualidad el auditor debe mantene rse al
tanto de los adelantos del mundo, por tanto, debe considerar las nuevas tcnicas que
le ayuden a realizar su trabajo de forma ms eficiente.
Para ello debe poseer una slida base de conocimientos en el proceso electrnico de
datos, muestreo estadstico, anlisis por regresin mltiple, programacin lineal y
operaciones de investigacin.
La preparacin constante, actualizada y llevada a la prctica, le permitir al auditor
adaptarse a los cambios y combatir con mayor facilidad el desconocimiento de
errores.
10
10
VII ASAMBLEA NACIONAL DEL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES CONTABLES DEL

ECUADOR. Fundamentos de Auditora Operativa, 1.987, Pg: 07.
29
2.3.3. DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA Y LA
AUDITORA FINANCIERA.
Para hablar de este tema, es preciso aclarar que el modelo de la Auditora administrativa
se interesa por los controles operativos o administrativos, pudiendo ser aplicada a todas
las reas de la entidad si se considera necesario. Su objetivo es analizar el historial de la
informacin para encontrar los medios que conduzcan a mejorar las operaciones futuras
de la entidad; a diferencia de la Auditora financiera que se interesa por la verificacin
de los estados financieros y la veracidad de ciertas cuentas principalmente. Su objetivo
es el historial financiero de la entidad.
En sntesis podemos identificar las siguientes diferencias entre las caractersticas de la
Auditora administrativa y financiera:
PROPSITO: La Auditora Administrativa tiene como propsito formular y expresar

una opinin sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, ponindose
nfasis en el grado de eficiencia y eficacia con que se ha utilizado los recursos humanos,
materiales y econmicos, determinando as mismo si se ha alcanzado los objetivos
programados; mientras que la Auditora Financiera formula y expresa una opinin sobre
la razonabilidad de los estados financieros a una fecha determinada, as como el
resultado de las operaciones y cambios en el patrimonio y sus flujos de efectivo por el
perodo que termina.
ALCANCE: La Auditora Administrativa puede alcanzar a todas las operaciones en

general, inclusive las financieras, o puede limitarse a cualquier operacin o actividad
especfica; mientras que la Auditora Financiera alcanza todas las operaciones
financieras.
ORIENTACIN: La Auditora Administrativa est dirigida hacia las operaciones en

general de la entidad, present es y con orientacin al futuro. De ser necesario mirar
operaciones solo de un pasado cercano; mientras que la Auditora Financiera est
dirigida hacia la situacin financiera y el resultado de las operaciones pasadas de la
entidad.
30
MTODO: La Auditora Administrativa es muy nueva y todava carece de muchos
procedimientos y prcticas generalmente aceptadas, por lo que el mtodo queda al
criterio del auditor; mientras que la Financiera ha sido muy desarrollada por el Contador
Pblico, existiendo as muchos procedimientos y prcticas aplicadas universalmente,
como son las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas.
INTERESES PARA SU REALIZACIN: La Auditora Administrativa es de inters

para la gerencia y accionistas; mientras que la Financiera para los accionistas,
directorio, funcionarios, financieros e inversionistas potenciales.
ENFOQUE: La Auditora Administrativa tiene un enfoque eminentemente positivo,

tendiente a obtener mejores resultados, con mayor eficiencia, efectividad y economa;
mientras que la Financiera tiene un enfoque originalmente negativo, porque est
dirigido a la bsqueda de irregularidades y fraudes. Actualmente con ella se trata de
determinar la razonabilidad de los Estados Financieros examinados.
EVIDENCIAS: Para la Auditora Administrativa la evidencia se obtiene de fuentes

diferentes a los documentos y registros formales; mientras que para la Financiera la
mayora de la evidencia proviene directamente de registros y documentos.
EJECUCIN: En la Auditora Administrativa todas las fases se efectan en el campo;

mientras que la primera fase de la Auditora Financiera se la puede realizar en la oficina
misma del auditor.
FRECUENCIA: En la Auditora Administrativa cuando se considera necesario;

mientras que en la Financiera su aplicacin es regular, de preferencia anualmente.
INFORME: El contenido de la Auditora Administrativa est relacionado con cualquier

aspecto significativo de la administracin y gestin de la entidad. Puede o no presentar
los estados financieros; mientras que en la Auditora Financiera contiene el dictamen del
auditor y estados financieros, al cual est relacionado todo su contenido.
31
PERSONAL DE APOYO: La Auditora Administrativa requiere
de personal
profesional de otras disciplinas y personal de Auditora en entrenamientos; mientras que

la Financiera requiere slo personal en entrenamiento, pero siempre de profesin de
Contador Pblico.
CONCLUSIONES DEL AUDITOR: En la Auditora Administrativa las conclusiones

tienen incidencia sobre cualquier aspecto de la administracin y operacin de la entidad;
mientras que en la Financiera tienen incidencia sobre los asuntos financieros, siendo el
dictamen su conclusin principal.
RECOMENDACIONES: Mediante la Auditora Administrativa se sugieren mejoras

en todos los sistemas administrativos, sistema de control interno gerencial y cualquier
aspecto de la administracin y operacin de la entidad; en cambio la Financiera sugiere
mejoras en el sistema financiero y presentacin de estados financieros que
frecuentemente son presentados en forma separada del informe.
CONOCIMIENTOS DEL AUDITOR: El Auditor Administrativo debe tener

conocimientos y experiencias relacionadas con la gerencia en general, y es necesario
que mantenga un punto de vista gerencial; mientras que el Auditor Financiero requiere
conocimientos y experiencias sobre el rea financiera y afines.
HISTORIA: La Auditora Administrativa naci con la profesin del auditor interno y

gubernamental como producto de la evolucin de la Auditora tradicional relacionada
con el enfoque de los sistemas: su transformacin ha sido dada debido a la iniciativa de
auditores internos dinmicos y/o Organismos Superiores de Control debido a la
necesidad de un mayor aprovechamiento de los recursos. Mientras que la Auditora
Financiera naci en la profesin del auditor externo o contador pblico independiente;
su transformacin se ha logrado gracias a los cambios de las diversas disposiciones
legales y profesionales durante los ltimos 70 aos.
32
2.3.4.OBJETIVOS DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.
La Auditora Administrativa tiene como objetivo primordial el de descubrir

irregularidades de alguna de las partes de la entidad examinada, y hacer notar posibles
remedios con la finalidad de ayudar a la direccin a lograr una administracin ms
eficaz, eficiente y econmica. Su intencin es la de examinar y valorar los mtodos y el
desempeo de todas las reas de la entidad, empresa o negocio.
En la Auditora administrativa existe una diversidad de objetivos tomando en cuenta el
tipo de entidad, sus objetivos propios, su organizacin, grado de control, etc.
En el presente trabajo analizo tres fundamentales que son:
1. Evaluacin de Control Interno.

2. Evaluacin de Rendimiento.
3. Evaluacin de Direccin.
2.3.4.1. Evaluacin de Control Interno.
La evaluacin es la que se ocupa de medir los controles operativos que se ejercen sobre
todas las fases del negocio. Su propsito es determinar si los controles establecidos son
los adecuados y si estn cumpliendo efectivamente con los objetivos de la direccin y
con sus planes operativos.
El principal inters del auditor es encontrar el fallo de control y acumular la
informacin apropiada. Al corregir la informacin, los auditores suponen un
instrumento de mejora para los informes futuros, no se interesan en los casos asilados
con implicaciones financieras, o sobre los costos excesivos de produccin, sino ms
bien en los casos que producen controles pobres y efectos negativos en las decisiones
futuras.
11
En este caso el auditor debe proporcionar informacin y seguridad a la direccin sobre

lo adecuado y efectivo de los controles, no slo durante el tiempo de la Auditora sino
en el futuro.
11
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Seminario de Auditora Operacional, Quito, Pg: 15.
33
2.3.4.2.Evaluacin de Rendimiento.
Evaluar el rendimiento significa medir lo adecuado y efectivo de los controles de

direccin en funcin de ciertas normas establecidas en la entidad o empresa. La base de
estas evaluaciones es el desarrollo y aplicacin de las normas de ejecucin.
El objetivo de rendimiento pretende, medir la utilidad de las actividades a travs de
normas cualitativas y cuantitativas, medir adems si el personal de la entidad est
realmente cumpliendo con estas normas. Cuando las normas no se han cumplido, el
rendimiento se considera deficiente y se requiere una accin correctiva.
Al evaluar el rendimiento, el auditor generalmente dirige hacia s mismo la informacin
cuantitativa, en las reas de personal, trabajo, productividad, calidad de trabajo y costo.
El Personal, el rendimiento se mide a travs de la informacin cuantificada; nmero
de empleados, rotacin de personal, total de horas de trabajo regulares y extraordinarias,

empleados directo e indirectos y sus horas de trabajo, etc. Por ejemplo al medir el
nmero de empleados se medir su exceso y la posibilidad de contratar nuevos
empleados ms calificados.
En la Carga de Trabajo, el auditor debe aplicar medidas cuantitativas de
rendimiento, a asuntos de trabajo como el volumen, trabajo nuevo, completo y

pendiente, al principio y al final del perodo. Para ello puede valerse de la informacin
detallada, pedidos, recibos, requisiciones de material, informes de nminas de fbrica,
reclamos, trabajos de mantenimiento, factores procesados para el pago y pedidos de
compra emitidos.
En la Productividad, se aplican medidas cuantitativas para determinar la relacin
entre las unidades de trabajo empleadas y producidas.

La informacin se encuentra en facturas de los clientes, nminas de fbrica, pedidos de
compra, inventarios, detalles de existencia, etc. Al realizar la evaluacin se deber
medir el nivel de produc tividad, el rendimiento comparado con el pasado, como afectan
a la productividad los pedidos pendientes, la productividad insatisfactoria, la falta de
materiales, de personal, de equipos de mantenimiento adecuado, cual es el rendimiento
del equipo y como se compara la productividad con otras organizaciones.
34
En la Calidad, el auditor aplica medidas cuantitativas para determinar como se ha
realizado el trabajo valindose de cierta informacin como: nmero de reclamaciones

recibidas de los clientes, nmero de errores de facturacin, errores mecanogrficos,
volumen de material desperdiciado y rechazado por mala produccin, etc.
En el Costo, el auditor puede evaluar la informacin de manera ms confiable,
segn la perspectiva de la direccin a las distintas reas de mano de obra, materiales,

administracin, equipo, etc.
2.3.4.3. Asistencia de Direccin.
El objetivo primordial de la Auditora administrativa orientada a la direccin, es el de

ayudar a los gerentes y directores de todos los niveles de la empresa, sin importar la
crtica de los errores cometidos.
12
Para realizar este trabajo los auditores debern entender las funciones de la direccin y
sus principios para poner verdadera cura al error encontrado.
El auditor debe estar preparado para asistir a los directivos en 4 funciones
fundamentales que son:
1. Planificacin
2. Organizacin
3. Direccin y
4. Control
1. En la Planificacin, la funcin del auditor se centra en observar las acciones que

deben tomar los directivos en funcin futura: objetivos, principios, polticas,
procedimientos, reglas, mtodos, normas, programas y presupuestos, sin esperar que
la realizacin de los planes sea urgente para determinar si son o no positivos. Al
contrario es preciso ayudar a la direccin a determinar si la informacin utilizada
para elaborar la planificacin es actual, racional, adecuada y con significado.
12
35
Para tal efecto debe determinar s:
-
Se han comunicado las premisas de planificacin.
Se han establecido las normas y metas, y si estn al da.
Existen sistemas de revisin y autorizacin.
Se han establecido controles centrales.
Los planes son compatibles con los objetivos.
Se coordinan los objetivos a travs de la entidad.
Los planes estn justificados con los recursos adecuados y si son realizables y
razonables.
2. En la Organizacin, la funcin del auditor consiste en observar las relaciones entre

el personal asignado para realizar las tareas que conduzcan al logro de objetivos de
la empresa; el establecimiento de medidas razonables de control que asegure la
compatibilidad entre la autoridad y la responsabilidad; la instauracin de sistemas
que procuren la responsabilizacin y criterio lgico entre personal de lnea y el
resto, asegurando a la vez la unidad de mando.
El auditor puede constatar defectos en la organizacin determinando s:
-
La relacin entre el personal es clara.
La delegacin de responsabilidad es efectiva.
Las lneas de autoridad son claras.
Los conflictos entre directivos y personal son mnimos.
Los organigramas estn al da.
Existe un seguimiento de personal clave.
3. En la Direccin, La funcin del auditor es saber como se motivan a los

subordinados para que contribuyan efectiva y eficazmente al logro de los objetivos
de la empresa.
Dirigir es el arte de guiar al personal para que trabaje con entusiasmo y confianza,
procurando la satisfaccin de sus necesidades, el entrenamiento permanente y la
motivacin constante para realizar las acciones propuestas.
Los auditores deben contribuir en ella determinando s:
-
Los directivos utilizan adecuadamente los recursos y realizan todas las funciones.
El personal realiza las funciones especficas de trabajo.
36
-
El beneficio es razonable.
Los programas de capacitacin son adecuados, y las comunicaciones son claras y

comprensibles.
4. En el Control, la funcin del auditor es la de evaluar las medidas establecidas para

determinar el logro de los objetivos y metas de acuerdo con lo diseado en el plan.
El control comprende tres elementos fundamentales que son: normas, comparaciones y
accin. Cuando falta uno de ellos puede decirse que el control no es vlido.
El auditor puede evaluar el sistema de control determinando si los controles son:
apropiados,
oportunos,
preventivos,
significativos,
flexibles,
econmicos,
comprensibles y operativos, capaz de que conduzcan a una accin correctiva . 13
2.3.5. ALCANCE DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.
El alcance de la Auditora administrativa al principio del examen es tan amplio como

las operaciones y funciones de la entidad bajo examen, pero el auditor va definiendo y
disminuyendo la cobertura del mismo, concentrando su atencin en las reas crticas
donde la accin de la Auditora puede ser de mayor beneficio a la entidad examinada, a
travs de la formulacin de recomendaciones constructivas para mejorar dichas reas. 14
En cuanto a las fechas de las operaciones a examinar, tampoco existir un lmite
marcado como en el caso de la Auditora financiera que establece perodos
determinados, sino que se tomar en cuenta las operaciones en vigencia, debiendo en
ellas incluir nicamente el examen de las deficiencias, operaciones y reas crticas que
estn ocurriendo actualmente, cuidando de corregirlas para el futuro.
La Auditora administrativa u operacional deber abarcar generalmente los siguientes

aspectos:
-
Estudio o anlisis de normatividad legal administrativa, aplicable de la empresa,

sector o operacin bajo examen y verificar que la misma se cumpla.
Evaluacin de las polticas que sirven de parmetro a la planeacin y ejecucin de

actividades.
13
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Seminario de Auditora Operacional, Quito, 1.993, Pg:
20.
14
BAHAMONDE Ivan. Auditora Administrativa-Operacional, Ecuador, 1.987, Pg: 20.
37
-
Anlisis del sistema o metodologa de planificacin y programacin de objetivos y

metas.
Estudio del sistema de formulacin, ejecucin y control presupuestario.
Anlisis de la estructura organizativa, en relacin con los fines para los cuales fue
creada la entidad.
Comprobacin de la efectividad del sistema de informacin en sus aspectos bsicos,

incluyendo la confiabilidad de los estados financieros.
Evaluacin de la idoneidad del personal.
Verificacin de las normas de control interno tpicas del rea financiera (tesorera,
compras, nmina, inventarios, etc.).
Anlisis y comparacin de datos estadsticos sobre costos, produccin, ganancia, etc.
Anlisis del sistema utilizado por los directivos para evaluar su gestin y aplicar
correctivos.
Verificacin del cumplimiento de metas y objetivos mediante evidencias

fehacientes.
Para lograr el alcance requerido, el auditor deber entonces definir los procedimientos y
decidir sobre la necesidad de contratacin de especialistas en determinadas reas.
Luego realizado el trabajo, el auditor deber quedar en condiciones de opinar sobre:
1. Apego a la normatividad legal y administrativa.
2. Cumplimiento de objetivos y programas en forma oportuna y efectiva.
3. Idoneidad de los controles internos.
4. Economa en el manejo de los recursos.
5. Adecuado sistema de informacin.
6. Mejoras a aplicar.
2.3.6. EL AUDITOR OPERATIVO, RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES.
El auditor administrativo u operacional, es aquel que tiene la habilidad de acumular,

poner en orden y analizar la informacin de naturaleza operativa. De igual forma es
experto en el conocimiento y evaluacin del control interno. Su familiaridad con las
distintas actividades de la entidad, el flujo de trabajo y el personal que lo realiza le
permite tener una idea clara de las actividades de la entidad, sin embargo, su ms
38
importante cualidad es la de reunir y analizar la informacin para sopesar los resultados
y sugerir las mejoras necesarias.
El auditor de operaciones debe tener los siguientes atributos:
-
Curiosidad, para averiguar el desenvolvimiento de las operaciones.
Persistencia para continuar eficazmente con el proceso y conseguir las cosas que se
propuso.
Adaptabilidad, para comunicarse con el personal de cada departamento.
Ser constructivo, al considerar las deficiencias como una gua para mejoras para el
futuro.
Tener sentido de negocio, para obtener la perspectiva del efecto sobre la eficacia, y
el beneficio de la operacin.
Tener sentido de cooperacin, para mejorar la operatividad del negocio en su calidad

exclusiva de asesor.
15
Responsabilidades.
La responsabilidad es el precio de la supervivencia de una sociedad. Permitir actuar

irresponsablemente y soslayar las consecuencias de estos actos, es amenazar la
estabilidad social. Por lo tanto el auditor est obligado a cumplir con este requisito
fundamental con la sociedad a la que pertenece.
La responsabilidad en Auditora se la mira bajo tres niveles:
1.
Responsabilidad Legal.- Es decir la que est impuesta por la sociedad como

un requisito profesional. Est especificada en las Leyes y dems disposiciones
de los Organismos Reguladores como la Contralora General del Estado.
2.
Responsabilidad tica.- Es la que impone la profesin sobre sus miembros

como cumplimiento de la responsabilidad legal. Alguna de estas expresiones,
se exponen en el cdigo oficial de tica y conducta moral profesional del
auditor, pero la mayora de estas normas, se refieren a las relaciones entre el
auditor y sus clientes, el pblico y otros auditores. Es una excelente directriz
para el actuar de los directores.
15
BAHAMONDE, Ivn. Auditora Administrativa-Operacional, 1.987, Pg: 16.
39
3.
Responsabilidad Moral.- Es la que se imponen los individuos a s mismos. Es

decir, aquella que refleja un estndar de conducta superior al requerido por la
responsabilidad tica.
La responsabilidad general del auditor de operaciones, es la de ayudar tanto a la

direccin operativa como a la gerencia, ofreciendo recomendaciones constructivas que
apunten a la mejora de operaciones, proporcionando una descripcin real de lo que se
ve, y otorgando una opinin de los asuntos que se han revisado. Al realizar su funcin,
los auditores tienen la responsabilidad de observar las normas profesionales de
Auditora en sus revisiones y evaluaciones. Estas normas se refieren a la adecuacin y
claridad de la ejecucin de su trabajo y del informe.
La responsabilidad especfica para polticas, procedimientos y otras medidas de control
deber considerarse en los siguientes temas:
1. Coherencia al analizar el alcance de los procedimientos y polticas. El auditor es
responsable de comprobar que todos los procedimientos estn coordinados.
2. Adecuacin en los procedimientos, de tal manera que puedan proporcionar una
medida de cumplimiento de los objetivos de direccin.
3. Cumplimiento en el trabajo efectuado de acuerdo con los procedimientos
establecidos. El auditor es responsable de medir este cumplimiento.
4. Efectividad al obtener los resultados deseados. El auditor es responsable de disear
las pruebas para medir la efectividad de los procedimientos.
Los auditores internos de operaciones, son responsables ante la direccin general de la

evaluacin permanente sobre la adecuacin y efectividad del sistema de control en toda
la organizacin.
Funciones.
Las funciones propias de un auditor operativo, se sintetizan en las siguientes:

1. Evaluacin de control administrativo, que se ejerce sobre todas las reas de la
entidad, con el propsito de determinar si los controles establecidos son los
40
adecuados, y si estn cumpliendo efectivamente con los objetivos de la direccin y
2. Evaluacin de rendimiento, al medir el cumplimiento de cualquier actividad, de
acuerdo con las normas profesionales de Auditora interna. El debido cumplimiento
profesional incluye la evaluacin de las normas operativas establecidas, y determinar
si estas son aceptables y se cumplen.
Al medir el rendimiento se pretende determinar si la direccin y el personal de la
entidad estn realmente cumpliendo con estas normas.
3. Asistencia de direccin, al ayudar a los gerentes y directores de todos los niveles a
realizar su trabajo, de tal manera que contribuyan al cumplimiento de objetivos.
El auditor orientado hacia la direccin, debe estar preparado para asistir a los directivos
en sus cuatro funciones primordiales que son: Planificacin, Organizacin, Direccin y
Control.
2.4. PROCESO DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.
Una vez definidos los objetivos de la Auditora administrativa, se procede a elaborar el

programa de Auditora. En su primera fase se realiza una revisin del archivo
permanente de la documentacin y la informacin previa. En las tres fases siguientes se
procede a identificar y revisar profundamente aquellas reas consideradas como crticas
y por ltimo se procede a realizar el informe definitivo acompaado de las
recomendaciones que se crean necesarias.
Con este examen objetivo, sistemtico y profesional, se pretende identificar y revisar
detalladamente aquellas reas consideradas como crticas con la finalidad de verificarlas
y evaluarlas, establecer y aumentar el grado de eficiencia, efectividad y economa en su
planificacin, organizacin y control interno; informar sobre los hallazgos significativos
resultantes; y, determinar el cumplimiento con las disposiciones legales pertinentes.
El trabajo de Auditora administrativa se realiza en cinco fases que son:
FASE I
Estudio Preliminar
FASE II
Revisin de Legislacin, Objetivos, Polticas y Normas.
FASE III Revisin y Evaluacin del Control Interno.

FASE IV Examen detallado de las reas Crticas.
FASE V
Comunicacin de Resultados.
41
2.4.1. FASE I: Estudio Preliminar.
Esta fase consiste en una revisin previa de las operaciones, actividades, objetivos,
polticas, etc., de la empresa o entidad bajo examen con la finalidad de familiarizarse
con otras operaciones.
El propsito fundamental del estudio preliminar es obtener la informacin general
(documentacin) sobre los aspectos importantes de la entidad o reas a ser examinadas.
Esta informacin servir como instrumento de trabajo en las futuras fases de examen y
tambin como medio de informacin para el personal de Auditora y de la entidad.
16
Para realizar un estudio preliminar, el auditor deber seguir tres pasos fundamentales
que son:
1. Entrevistas con el Gerente (mximo ejecutivo) y dems funcionarios importantes

de la empresa o entidad bajo examen a fin de obtener la informacin general
sobre las actividades.
2. Recopilacin sin revisin detenida de los documentos bsicos de la entidad, para
obtener informacin sobre las actividades, objetivos, polticas, normas y
procedimientos.
3. Recorrido o visita a las instalaciones de la entidad para conocer su ubicacin
fsica, tamao, relacin con otras unidades y funcionar los encargados.
Informacin a obtenerse en la Fase I:
Legislacin aplicable a las actividades examinadas.
Breve historial de antecedentes y propsitos de las actividades bajo examen.
Datos sobre la organizacin de la entidad, dando nfasis primordial a las actividades

bajo examen. Esta informacin incluye lo siguiente:
16
Divisin de deberes y responsabilidades.
Principales delegaciones de autoridad.
Naturaleza, tamao y ubicacin de las dependencias.
Nmero de empleados por unidades y ubicacin.
NORBECK, Edgard. Auditora Administrativa, Mxico, Pg: 54.
42
-
Naturaleza, inversin y ubicacin de los recursos involucrados en las actividades

bajo revisin, especialmente de activos fijos.
Informacin financiera de los Estados Financieros de los ltimos aos, presupuestos

aprobados, detalle de ingresos anuales y de los mtodos de financiamiento.
La poltica general establecida por la ley, reglamento y rdenes o decisiones

administrativas segn las cuales la entidad llev a cabo las actividades que sern
revisadas. Se debe obtener la poltica por escrito y en el caso de que la entidad no la
tenga, el auditor tiene que determinarla en base a entrevistas y otros procedimientos,
documentndola en los papeles se trabajo para su mejor entendimiento.
Descripcin general de los mtodos de operacin y procedimientos de la ent idad al

efectuar sus actividades.
Descripcin de cualquier problema importante relacionado con las actividades a ser

examinadas.
Resultados de exmenes anteriores de Auditora.
Los planes a corto, mediano y largo plazo elaborados por la entidad.
Fuentes de Informacin:
Archivos de la entidad u Organismo Superior de Control en caso de entidades

pblicas.
Informes de Auditora y asesora si en caso existiesen.
Planes de reorganizacin.
Manuales de Procedimientos de la entidad.
Reglamentos y documentos administrativos.
Entrevistas con funcionarios administrativos.
Historial y folletos informativos de la entidad o sus programas.
Recorrido y Observacin de la Entidad.
Cuando sea apropiado dada la naturaleza de la actividad a ser examinada, se har el

recorrido a la oficina, planta u otras instalaciones con el objeto de mejorar los
conocimientos de las actividades en trminos fsicos. El contacto con la actividad en s y
43
el personal tcnico directamente vinculado con las operaciones, es muy beneficioso para
tener un entendimiento real de lo que sucede.
2.4.2.FASE II: Revisin de Objetivos, Polticas y Normas.
En esta segunda fase el auditor examina, evala y revisa la informacin recopilada en la

etapa anterior con la finalidad de analizar los objetivos, polticas y normas de la
empresa o entidad a ser examinada, poniendo gran inters en su historial y antecedentes,
sus objetivos principales, la autoridad delegada a los funcionario principales y cualquier
restriccin impuesta sobre las operaciones, disposiciones y mtodos de financiamiento
de las operaciones de conformidad con las leyes pertinentes y con las polticas de la
entidad.
Cmo trabaja el auditor:
1.
El auditor determina por qu se cre la empresa, cul fue la necesidad de su

origen, los propsitos y objetivos que causaron su creacin como ente y si los
objetivos han cambiado con el paso del tiempo.
2.
Debe definir en sus papeles de trabajo claramente cul es la misin principal de

la empresa o entidad y objetivo primordial.
3.
Simplificar su trabajo con el apoyo de una adecuada documentacin de

objetivos, polticas y normas. En caso de no existir se apoyar en bases
verbales, para lo cual tendr que realizar una serie de entrevistas tratando de
determinar los aspectos que gobiernan la entidad.
4.
De ser necesario, el auditor deber buscar por l mismo la inconformidad de

los distintos puntos de vista de los funcionarios, cuando stos no estn de
acuerdo o no conozcan suficientemente la entidad o rea crtica importante.
5.
En el caso de exmenes a entidades pblicas, en esta fase se estructurar

tambin la revisin de la legislacin externa o general aplicable. Adems de las
leyes especficas aplicables a todas las entidades. Los auditores debern
conocer el contenido general de las leyes orgnicas de los sistemas
administrativos y otras disposiciones generales sobre la administracin pblica
y privada segn la empresa auditada.
44
Las fuentes de informacin accesibles para el auditor son las siguientes:
El archivo permanente de la entidad.
La biblioteca legal del Orga nismo de Control.
Los archivos legislativos de la oficina de asesora jurdica si en caso existan.
Revisin de Objetivos:
Los planes y presupuestos de la entidad revelan los objetivos y metas de una entidad,
estos debern ser revisados por el auditor para asegurarse de su acatamiento y
consistencia. Al no encontrar un planteamiento orientado hacia el logro de objetivos, el
auditor tendra indicios de una posible rea crtica significativa.
Revisin de Polticas:
Las polticas generales obtenidas ya en la primera fase, sern revisadas y comparadas

con la misin principal de la entidad, la legislacin y los objetivos para determinar
cualquier falta de consistencia o vaco. Las deficiencias detectadas en las polticas y su
comunicacin a los servidores, pueden indicar un rea crtica muy importante para el
desarrollo posterior de un hallazgo.
Revisin de la Normatividad:
Significa que se har una revisin breve y selectiva de normas, reglas y manuales de la
entidad o empresa para familiarizarse con su existencia y reas de aplicacin, sin
profundizar en la normatividad interna en detalle sino en aquella directamente
relacionada con reas consideradas deficientes.
No se debe hacer revisin de disposiciones internas sin antes de haber observado y
evaluado las operaciones realmente ejecutadas, y sin haber determinado las reas
crticas que merecen un examen profundo.
En otras palabras la revisin de la legislacin, objetivos, polticas y normas, orientan la
Auditora hacia un marco legal normativo general dent ro del cual funciona la entidad y
45
sus servidores. Se debe hacer en forma selectiva a excepcin de la legislacin orgnica
o bsica, evitando demasiada inversin de tiempo en las reas que posteriormente no
sern escogidas para efectuar el examen profundo. Esta fase no dura ms de dos o tres
das, y ser realizada por el mismo personal de la fase I.
2.4.3. FASE III: Revisin y Evaluacin del Control Interno.
Esta tercera fase es considerada como una de las ms importantes, porque el auditor no
slo revisa y evala el sistema de control interno vigente en la empresa o entidad, sino
que tambin al final de la fase identifica las reas crticas.
El propsito de esta fase es evaluar la efectividad del control interno gerencial, e
identificar las posibles debilidades importantes en el sistema administrativo que puedan
requerir un examen ms detallado. La duracin de esta fase normalmente depender de
la empresa auditada, generalmente se requiere de seis a diez das aproximadamente,
recalcando que no debe ser demasiado profunda.
En la tercera fase del examen se comprende principalmente lo siguiente:

-
Identificar las reas crticas de mayor significacin que merezcan un examen

profundo, cuyos resultados podran conllevar beneficios importantes.
Establecer el enlace y profundidad de las pruebas a ser aplicadas.
Facilitar la determinacin de los recursos humanos necesarios para la cuarta fase.
Estimar el tiempo requerido para completar el examen y presentar el informe.
El enfoque prctico para una revisin de naturaleza efectiva y til para el control interno
es revisar los procedimientos, prcticas y transacciones especficas relacionadas con la
entidad. El examen profundo y detallado se lo har con la finalidad de obtener
informacin acerca de lo siguiente:
-
Forma real en que se efectan las operaciones.
Necesidad y utilidad de las distintas fases del proceso de transacciones.
Resultados de las transacciones segn los objetivos, requerimientos legales y

prcticas en sentido comn.
Efectividad del control interno.
46
El mtodo de seleccin de transacciones especficas y su rastreo a travs de todo el
proceso, permite determinar los procedimientos que realmente se han seguido, si son
razonables y si realmente funcionan de acuerdo con los objetivos, polticas y normas.
Para ello es suficiente escoger una o dos transacciones tpicas de cada actividad o rea
de operacin y rastrearla evaluando los puntos importantes del control realizando
durante todo el proceso. Adems deben evaluarse todas las operaciones y actividades
reales como son efectuadas, y no como deben ser segn los manuales.
17
La manera de identificar las debilidades del sistema de control interno de una entidad es
a travs de:
-
Un examen de informes gerenciales.
Un examen de Auditora interna.
Una inspeccin fsica de las actividades involucradas, y;
Entrevistas con los funcionarios responsables directamente involucrados, pero

tomando en cuenta los objetivos de la Auditora; por tanto no se pueden establecer
reglas rgidas sino que las tcnicas se aplicarn de acuerdo al juicio o ingenio del
auditor.
La evaluacin del control interno se debe hacer tomando en cuenta los siguientes
factores:
1. Si la poltica de la entidad, los procedimientos y prcticas estn de conformidad con
las Auditoras bsicas, requerimientos legales e intencin legislativa.
2. Si los procedimientos y sistemas de control interno, dan como resultado actividades
que estn de acuerdo con lo planeado por la alta direccin en forma eficiente y
econmica
3. Si el sistema de control interno proporciona un control satisfactorio de los recursos,
observaciones, ingresos y gastos.
Los factores que deben tomarse en cuenta durante la revisin incluyen:

-
Duplicacin de esfuerzos.
Uso inapropiado o indebido de fondos disponibles.
Falta de aceptacin de responsabilidad.
17
HEIM, Frederick A. Auditora Operacional, 1.972, Pg: 61.
47
-
Falta de control apropiado de recursos o actividades.
Organigramas o procedimientos engorrosos o inadecuados.
Falta de idoneidad del personal, especialmente con referencia a las debilidades o

deficiencias encontradas.
Utilizacin ineficaz o antieconmica de recursos.
Unidades de operaciones innecesarias e ineficientes con relacin a su costo de

mantenimiento.
Atrasos en el trabajo y forma de combatirlos.
Carencia de normas y/o metas o mala aplicacin de normas que impiden la

evaluacin de los logros, produccin, eficiencia, utilizacin de recursos, servicios y
otros factores que requieran evaluaciones administrativas continas.
Al revisar las funciones ejecutadas por la entidad, el auditor debe averiguar los registros
que mantienen la informacin, los propsitos administrativos o estadsticos e incluso
asuntos contables, lo cual servir de mucho al sistema de control interno. Al mismo
tiempo debe considerar los registros que no sirven a ningn propsito o que casi no se
utilizan, la duplicidad de los registros, y los informes voluminosos e innecesarios a fin
de optar por la utilizacin del procesamiento electrnico de datos y las tcnicas del
almacenaje.
Al terminar la ejecucin del programa de Auditora en la tercera fase, se debe considerar
en forma objetiva la importancia de las observaciones, identificando y relacionando
aquellas reas crticas o problemticas ms importantes que con el tiempo y recursos
disponibles permitirn realizar un examen en la profundidad necesario para desarrollar
los hallazgos correspondientes.
2.4.4. FASE IV: Examen detallado de las reas crticas.
El examen profundo de las reas crticas constituye el 80% y 90% de las labores de la
Auditora administrativa. En esta fase se desarrollan completamente los hallazgos
significativos relacionados con cada rea crtica, para lo cual es necesario haber
determinado las condiciones actuales, los criterios de comprobacin y evaluacin, el
efecto negativo y la causa o causas que motivaron cada desviacin o problema
identificado.
48
Basndose en la revisin y evaluacin del control interno de los procedimientos,
prcticas y mtodos de control de la entidad, se identifican las reas dbiles o crticas
(III Fase) para proceder a seleccionarlas y revisarlas con profundidad en la IV Fase.
El examen detallado de las reas crticas consiste en revisar los registro y archivos;
probar, verificar y confirmar la informacin en ellos, hasta llegar al grado adecuado
para cumplir con los propsitos de la Auditora y adems complementar la informacin
con entrevistas e inspecciones fsicas o contactos con terceros.
El propsito de esta fase es evaluar posibles hallazgos identificados en la evaluacin del
control interno, determinando si la situacin requiere accin correctiva, y si el asunto
merece tal accin. Los objetivos especficos de revisin incluirn el examen de los
siguientes temas:
Adhesin de la poltica prescrita, aplicable a las operaciones diarias con la

finalidad de verificar su conformidad con las leyes pertinentes y su propiedad al
efectuar actividades autorizadas de manera eficiente, efectiva y econmica.
Logro de propsitos, al determinar si la actividad bajo examen se efecta siguiendo

el propsito original. Para esto se requiere un amplio conocimiento de los
antecedentes y propsitos de la legislacin que autoriza las actividades.
Eficiencia operativa, al medir un rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario

de recursos, identificando la eficiencia en funcin de los defectos adversos de las
operaciones o actividades.
Utilizacin de recursos, humanos, materiales y financieros de la entidad en forma

apropiada, econmica y satisfactoria. Las reglas generales que deben seguirse al
revisar la utilizacin de recursos, debern procurar que estos sean utilizados slo
para procesos autorizados y necesarios, salvaguardndolos apropiada y eficazmente
y utilizndolos de manera eficiente y econmica.
Propiedad y utilidad del sistema contable, en informes financieros, datos

confidenciales y proceso que apoyen la toma de decisiones dentro de las reas
examinadas.
49
El mtodo de obtencin de evidencias y determinacin de propiedad y suficiencia es

similar a la Auditora financiera y estar apoyado en la experiencia del auditor.
El auditor debe obtener al mximo posible la evidencia fsica por medio de la
inspeccin y observacin directa de las actividades llevadas a cabo por el personal de la
empresa o entidad, y sobre otros hechos relacionados con el examen. De igual forma
debe obtener la evidencia verbal a travs de las entrevistas con varios funcio narios y
empleados, y evidencia documentada a base de los proyectos, archivos e informes de la
entidad, procurando adicionar evidencia documental externa que sustente los hallazgos
de Auditora.
La comunicacin de los hallazgos de Auditora a los funcionarios de la entidad, debe
hacerse en funcin de discutir sobre ellos y llegar a un acuerdo en cuanto a la
deficiencia y desviacin observada, su naturaleza o alcance, los hechos involucrados y
la accin correctiva que debe ser estimada; contribucin que ser muy valiosa para la
entidad, especialmente cuando se logre la implementacin ms oportuna de las
recomendaciones.
Al terminar esta fase el auditor debe estar totalmente identificado con las desviaciones y
situaciones crticas de la entidad que merecen atencin y accin correctiva por parte de
los directivos, para de esta forma tomar una decisin sobre la clase de accin correctiva
que va a ser recomendada en su informe.
2.4.5. FASE V: Comunicacin de Resultados.
La quinta fase constituye el producto final de la Auditora administrativa, en donde el

auditor o jefe de equipo debe organizar el contenido y estructurar el informe,
asegurndose que no se han omitido u olvidado aspectos importantes. Para ello debe
apoyarse en la Hoja de apuntes, en donde se escribe en forma resumida todos los
atributos necesarios para la formulacin de los hallazgos de Auditora; y tambin en los
Papeles de Trabajo elaborados en el curso del examen. Este trabajo se lo efecta en
dos partes:
1. La comunicacin verbal de los resultados a travs de una o ms conferencias
finales, para discutir el borrador del informe; y,
2. La presentacin final por escrito del informe.
50
La comunicacin verbal de los resultados a los funcionarios responsables de las reas

examinadas, se lo hace con el objeto de: obtener sus puntos de vista con respecto al
informe de Auditora, y las conclusiones y recomendaciones del auditor; trabajo ya
iniciado en la cuarta fase. Obtener la aceptacin de las recomendaciones del informe del
auditor en la entrevista inicial previa a la emisin del informe final, determinar la
eficiencia ptima del auditor. En algunas ocasiones se puede conseguir slo el
entendimiento y aceptacin de la mayora de las recomendaciones. En los casos que no
sea posible, el auditor por lo menos debe obtener los puntos de vista diferentes a los
suyos, para incluirlos en los comentarios del informe.
El informe por escrito, es el producto final del trabajo del auditor. Est dirigido
directamente a la mxima autoridad en copias para cada una de la s unidades
involucradas en dicho informe. De esta forma se pone en conocimiento los resultados
obtenidos en el examen de Auditora y se determinan las conclusiones y
recomendaciones finales.
Los puntos importantes para el desarrollo de la quinta fase son los siguientes:
a) Los Hallazgos de Auditora.
Un hallazgo de Auditora es algo que un auditor ha observado o encontrado irregular en

el examen. Es el resultado de la informacin desarrollada en base de la reunin lgica
de datos y la presentacin objetiva de los hechos. Sirve de base para desarrollar las
Las caractersticas de un hallazgo son entre otras las siguientes:
Tener un ttulo que revele su contenido en forma resumida y llame la atencin al

lector, este ser a identificar la idea del contenido del mismo.
Su contenido debe estar plenamente justificado por la labor efectuada y por la

evidencia obtenida.
Su presentacin no debe conducir a conclusiones errneas.
Para su determinacin, se debe tomar en cuenta las circunstancias en que ocurri el

hecho, la complejidad y la magnitud del problema, el grado de generalizacin de
este, su forma objetiva, honesta, justa y conveniente.
51
Los atributos de un hallazgo de Auditora son:
CONDICIN Situacin actual encontrada Lo que es.

CRITERIO Unidades de medida o normas aplicables Lo que debe ser.
CAUSA Las razones de la decisin Por qu sucedi.
EFECTO Importancia relativa del asunto La diferencia entre lo que es y debe ser.
Los mecanismos para establecer un hallazgo son los siguientes:
1. Identificar la condicin de los asuntos deficientes.

2. Reconocer las lneas de autoridad y responsabilidad de la entidad.
3. Verificar las causas de la deficiencia.
4. Determinar si la deficiencia es un caso aislado o una condicin determinante.
5. Identificar y solucionar los asuntos legales.
6. Determinar los efectos e importancia de la deficiencia.
7. Obtener comentarios de personas u organismos directamente interesados, que
puedan estar afectados por el hallazgo.
8. Establecer las conclusiones de Auditora en base de la evidencia obtenida.
9. Determinar las posibles acciones correctivas.
b) Las Conclusiones.
Constituyen un resumen de los comentarios sobre las deficiencias o desviaciones

encontradas como producto del juicio crtico personal de auditor. Son parte esencial de
todo informe de Auditora, porque reflejan la apreciacin del auditor con respecto de los
hechos ocurridos en la entidad.
Las conclusiones deben ser objetivas y basadas en hechos reales, ms no en
suposiciones. Su presentacin se la puede hacer en dos formas:
Al final del comentario, identificndolas o no con el ttulo de Conclusiones.
En un captulo exclusivo pero que tenga referencias con cada comentario, su nmero
y pgina, para permitir la continuidad de las ideas.
52
c) Recome ndaciones.
Las recomendaciones son la partes fundamental de un trabajo de Auditora operacional.

Estarn dirigidas a la mxima autoridad y/o principales funcionarios del rea
examinada. Debern ser especficas de tal forma que en ellas se eviten las sugerencias
demasiado generales, vagas, antieconmicas e impracticables. Su enfoque estar
dirigido no solamente a exigir el cumplimiento de disposiciones legales o
reglamentarias, sino tambin a ciertos lineamientos bsicos a seguirse y algunas
alternativas de ejecucin.
Se presentar slo las recomendaciones que se desprendern de los hechos comentados
de los hallazgos, y sern formuladas a continuacin de cada uno de los hallazgos
correspondientes, poniendo presentarse secuencialmente numeradas o en un solo grupo,
fuera de los comentarios y conclusiones.
d) La Comunicacin de Resultados.
En las labores del auditor se deber mantener comunicacin permanente y oportuna en

todo el proceso del examen, tanto con los funcionarios de la entidad, como de la
dependencia examinada. Esta comunicacin deber hacerse en forma apropiada y
oportuna, para ayudar al cumplimiento de los objetivos de las labores de control, y
evitar problemas posteriores en la divulgacin de resultados y en el establecimiento de
responsabilidades, las cuales pueden quedar anuladas por falta de cumplimiento de esta
formalidad.
La comunicacin se realiza por los medios oral y/o escrito. La comunicacin oral logra
el mejor entendimiento e intercambio de informacin con los funcionarios, en cambio
que, la comunicacin escrita presenta los comentarios a travs de un informe final.
e) Informes de Auditora Administrativa.
El informe de Auditora administrativa es el producto terminado del trabajo realizado.

Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente los problemas detectados en
relacin con la eficiencia operativa de la empresa o entidad y con los controles
operacionales establecidos. Para que la Auditora administrativa sea til a la entidad, el
53
informe debe ser gil y orientado hacia la accin. Adems siempre que sea posible, debe
cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios.
El informe equivale a un diagnstico, en el cual se plasman los hallazgos derivados del
trabajo. En l se presenta una opinin tipo dictamen sobre el grado de eficiencia de la
empresa o entidad, y si se considera necesario sobre los estados financieros. El informe
debe contener bsicamente tres aspectos:
-
Alcance y limitaciones del trabajo.
Situaciones que afectan desfavorablemente a la eficiencia operacional.
Sugerencias para mejorar la eficiencia.
Adems en el contenido es eficiente presentar muy claramente a los administradores de

la empresa el efecto de la ineficiencia existente, a fin de motivar la toma de medidas
correctivas conducentes. De igual forma es necesario en cuanto sea posible resaltar el
efecto cuantitativo que provocan las deficiencias detectadas, sus causas y
consecuencias.
La responsabilidad del auditor estar en informar sobre los problemas detectados y
sugerir posibles soluc iones. La implantacin de las medidas necesarias para solucionar
los problemas detectados, en trminos generales quedan fuera del trabajo de Auditora
administrativa, incluso en aquellos casos en los que el auditor haya presentado
recomendaciones especificas.
18
El declogo para preparar un buen informe de Auditora Administrativa es el siguiente:
1. Enfatizar los aspectos significativos que mejoran la operacin del negocio.

2. Omitir partidas o hechos poco significativos que no requieren la atencin de los
ejecutivos.
3. Limitar el informe mnimo necesario.
4. Escribir el informe en lenguaje entendible y sin tecnicismo.
5. Hacer crticas acompaadas de sugerencias constructivas y respaldadas en los
hechos y hallazgos.
6. Discutir el informe con todos los responsables que se vean afectados por sus
observaciones y recomendaciones.
18
BAHAMONDE Ivn. Auditora Administrativa-Operacional, 1.987, Pg: 20.
54
7. En la medida que sea posible obtener el acuerdo de los funcionarios afectados en
las recomendaciones, en su caso presentarlas como sugerencias conjuntas.
8. Si no se cuenta con la aprobacin de los afectados, cuando menos asegurarse que
s hay acuerdo en las circunstancias y hechos que se informan. As los directivos
podrn ver la posicin del afectado y la de auditor y tomar una decisin.
9. Enviar copias del informe a los funcionarios superiores.
10. No circular material que no contenga el propio informe.
f) Momento y forma de la Comunicacin.
Existen tres momentos para la comunicacin de resultados:
1.- Al inicio del Examen, cuando est dirigido a los funcionarios y ex funcionarios de
la entidad o empresa, mediante la conferencia inicial que se efectuar de conformidad
con la agenda de entrevistas.
2.- En el Transcurso del Examen, con los servidores de la entidad examinada, a fin de
obtener la mayor informacin posible respecto a asuntos sujetos a examen.
3.- Al Trmino del Examen, cuando el borrador del informe aprobado ser presentado
y comunicado en la conferencia final, que se llevar a cabo una vez concluidas las
labores de campo.
A esta conferencia final previamente convocada por escrito, asistirn los principales
funcionarios y ex funcionarios de las reas examinadas conjuntamente con el
supervisor y jefe de equipo de Auditora.
Se dejar constancia de ello en un documento previamente elaborado para el efecto,
suscribindose en l todos los participantes.
Luego de cumplidos todos los pasos en las diferentes fases, y con la revisin final del
borrador del informe, el cual ser sumillado por el supervisor respectivo, se
reproducirn las copias necesarias, las que en su carta de presentacin y en la ltima del
informe, lo distribuir el auditor general con su firma. Se preparar la gua de
distribucin de ejemplares, debiendo conservar el original del memorando de
antecedentes en el caso de existir el archivo de la unidad de Auditora.
55
2.5 RECURSOS HUMANOS

2.5.1 SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS
2.5.2 CONCEPTO
Es el proceso de diseo de las medidas y actividades de la fuerza de trabajo para

mejorar la eficacia y eficiencia del funcionamiento de la organizacin.
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS.

CONCEPTO.
A la Administracin de Recursos Humanos se la define como el conjunto de personas

que deben interrelacionarse para la consecucin eficiente de los objetivos de la
organizacin. Cada ser humano tiene su personalidad que es la sumatoria de valores,
creencias, conocimientos, experiencias y habilidades.
2.5.3 IMPORTANCIA
La importancia de la administracin de Recursos Humanos radica en los temas de

estudio que regularmente se revisan como:
Poltica salarial, incentivos, ascensos, seguridad e higiene, seguridad social.
Considerando al factor humano como el eje principal para el desarrollo de las
organizaciones.
2.5.4 OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIN DE RR. HH.
Segn CHIAVENATO IDALBERTO (1995) los objetivos de la Administracin de

Recursos Humanos son:
1. Crear, mantener y desarrollar un conjunto de Recursos Humanos con habilidades

y motivacin suficiente para conseguir los objetivos de la organizacin.
56
2. Crear mantener y desarrollar condiciones organizacionales que permitan la
aplicacin, el desarrollo y la satisfaccin plena de los recursos humanos y el
logro de los objetivos individuales.
3. Alcanzar eficiencia y eficacia con los recursos humanos disponibles.
2.5.5 TCNICAS DE LA ADMINISTRACIN DE RR. HH.
Segn CHIAVENATO IDALBERTO (1995) indica las siguientes tcnicas de

Administracin de RR. HH:
1. Tcnicas de ARH y su vinculacin con los ambientes externo e interno de la

organizacin.
2. Tcnicas de ARH aplicadas directamente sobre las personas o indirectamente a
travs de los cargos que ocupan, bien mediante planes o programas globales o
especficos.
3. Tcnicas de ARH que suministran datos y decisiones de ARH basados en datos.
2.5.6 COMPONENTES DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE

RECURSOS HUMANOS.
El sistema de Administracin de Recursos Humanos comprende varios subsistemas los

cuales son:
Planeacin
Contratacin
Reclutamiento y seleccin
Induccin
Capacitacin
Evaluacin del desempeo
57
2.5.7 PLANEACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS
2.5.8 Concepto.
Segn CASTILLO JOS (1993) define como el proceso mediante el cual se determina
la cantidad y calidad de las personas que la organizacin tendr que vincular, reclutar,
seleccionar, entrenar y promover a corto y largo plazo.
La planeacin de Recursos Humanos consiste en una tcnica para determinar en forma
sistemtica la provisin y demanda de empleados que una organizacin tendr.
Al determinar el nmero y el tipo de empleados que sern necesario, el departamento de
personal puede planear sus labores de reclutamiento, seleccin, capacitacin y otras
ms.
La Planeacin de Recursos Humanos permite al departamento de personal suministrar a
la organizacin el personal adecuado en el momento adecuado. Ver anexo 4
Importancia.
La funcin de planeacin de Recursos Humanos tiene como finalidad determinar:

F Los requerimientos futuros de trabajadores de todos los niveles de la Empresa.
F Dnde y cundo comenzar a reclutar o despedir gente.
F Las necesidades de entrenamiento del personal.
F Cuando acelerar o frenar el ritmo de promocin.
Ventajas.
Sera ideal que todas las organizaciones identificaran sus planes a corto y largo plazo en
lo referente al recurso humano. Los planes a corto plazo determinan las vacantes que es
necesario llenar en el curso del ao entrante. Los planes a largo plazo estiman la
situacin de recursos humanos a futuro, entre las ventajas de la Planeacin de los
recursos humanos tenemos:
58
Se mejora la utilizacin de los recursos humanos.

Se permite la coincidencia de esfuerzos del departamento de personal con los
objetivos globales de la organizaci n.
Se expande la base de datos de personal, para apoyar otros campos.
Se permite la coordinacin de varios programas, como la obtencin de mejores
niveles de productividad mediante la aportacin de personal ms capacitado.
Tcnicas para Pronosticar.
Los instrumentos que pretenden pronosticar las necesidades futuras de empleados en

una organizacin pueden ir desde tcnicas muy elementales hasta muy complejas, ni
siquiera las tcnicas ms complejas son totalmente precisas, slo permiten mayor grado
de aproximacin. La mayor parte de las organizaciones suelen iniciar sus actividades
empleando tcnicas sencillas, y despus, a medida que crecen la organizacin y la
necesidad de emplear instrumentos ms confiables, se puede recurrir a tcnicas ms
avanzadas que requieren personal especializado.
Las tcnicas pueden ser:
Tcnicas basadas en la experiencia.

Ests tcnicas se apoyan principalmente en el juicio de las personas con conocimientos
y visin amplios sobre las futuras necesidades de recursos humanos, dentro de las
cuales tenemos:
Decisiones informales
Investigacin formal a cargo de expertos.
Tcnica defos.
59
Tcnicas basadas en tendencias.
Es probable que la tcnica ms expedida sea la proyeccin de las tendencias de la
organizacin durante el pasado. Dentro de estas tcnicas tenemos:
Extrapolacin
Indexacin
Anlisis estadstico
Tcnicas basadas en otros factores.
Existen otros mtodos para calcular la demanda futura de recursos humanos, de los
cuales tenemos:
Anlisis de presupuestos y planeacin
Anlisis de nuevas operaciones
Modelos de computadoras
El proceso de planeacin de Recurso Humano
Planes
globales de la
organizacin
Estimativo
inicial de
personal
requerido
Reclutamiento
Inventario
proyectado
Requisito neto
de personal
Renuncias
Despidos
Jubilaciones
Licencias
Transferencias
Promociones
Fallecimientos
Retiros
60
2.5.9 Cuadro de contrataciones
Una vez evaluada la demanda futura de recursos humanos el departamento de personal
procede a llenar las vacantes. Existen dos fuentes de suministros de personal: la interna
y la externa.
El suministro interno se compone de los empleados actuales que pueden ser promovidos
o transferidos, o que pueden absorber entre sus funciones las que se quiere llenar. El
suministro externo se compone de la oferta de mano de obra exterior a la organizacin;
empleados de otras compaas, desempleados, estudiantes a punto de graduarse, etc.
CUADRO DE CONTRATACIONES
Fecha
Remuneracin
prevista
rea o departamento
Fecha de
contratacin
(d/m/a)
2.5.10 ANLISIS FODA

Por qu un FODA?
Para conocer el estado de la situacin de la organizacin interna y externa (entorno).
Abraham Lincoln dice Si pudiramos saber primero dnde estamos (diagnstico) y
hacia dnde vamos (visin, direccin de desarrollo), podramos juzgar mejor qu hacer
y cmo hacerlo (plan operativo).
El anlisis FODA consiste en analizar la situacin de la organizacin desde el punto de
vista interno y externo, diferenciando sus aspectos positivos y negativos.
61
A los aspectos internos positivos los llamamos FORTALEZAS.
A los aspectos internos negativos los llamamos DEBILIDADES.
A los aspectos externos positivos, los llamamos OPORTUNIDADES
A los aspectos externos negativos, los llamamos AMENAZAS.
Fortalezas.- Las principales ventajas (comparativas), capacidades y recursos, en los

cuales la organizacin se puede apoyar para llegar a concretar la visin.
Debilidades.- Razones, circunstancias reales o percibidas por las cuales la organizacin

no funciona bien (no se orienta hacia la visin) y los clientes no se sienten contentos,
satisfechos.
Oportunidades.- Circunstancias externas favorables que la organizacin puede

aprovechar para avanzar hacia la visin.
Amenazas.- Aspectos desfavorables en el contexto, que pueden afectar negativamente

en el desarrollo organizacional hacia la visin.
Aplicando un anlisis FODA lo que se pretende determinar son:

Las Fortalezas para impulsarlas
Las debilidades para eliminarlas
Las oportunidades para potenciarlas, aprovecharlas
Las amenazas para evitarlas, neutralizarlas.
2.5.11 Anlisis y descripcin de funciones
2.5.11.1 Anlisis de puestos

Jos Castillo Aponte (1993) define al anlisis ocupacional como el proceso sistemtico
de recoleccin y estudio de la informacin caracterstica de un puesto, que permita
identificar su objetivo bsico, las actividades que deben realizarse para cumplir su
misin, las especificaciones de las tareas, el cliente y proveedor del cargo, las
62
condiciones ambientales bajo las cuales se realiza el trabajo, sus responsabilidades y los
requisitos que debe reunir la persona que lo desempee.
Importancia del anlisis de puesto.

La importancia radica en que antes de iniciar la bsqueda de las personas requeridas
por la empresa se deben tener claramente identificadas las funciones y requisitos del
puesto vacante, lo cual es parte de la funcin de anlisis de ocupacional.
Si alguien inici la bsqueda de un nuevo empleado sin tener claramente definido su
perfil ocupacional, le puede suceder lo mismo que el individuo que llega adquirir en
un almacn sin saber qu es lo que desea comprar y termina adquiriendo algo que no
necesita.
Asignar objetivos a cada funcin
Eliminar requisitos y demandas no indispensables
Identificar candidatos adecuados a las vacantes.
til para explicar a los candidatos en que consiste el trabajo
Permite la aplicacin racional de tcnicas de reclutamiento, seleccin, induccin,
capacitacin y desarrollo personal.
Base para la organizacin, estructuracin y definicin de las unidades de trabajo.
Informacin previa para el anlisis de funciones.
Los analistas de puestos obtienen informacin relativa a los empleados y a quienes los
desempean. Antes de estudiar cada puesto los analistas estudian.
La organizacin
Sus objetivos
Sus caractersticas
Sus insumos (personales, materiales, procedimientos).
Los productos y/o servicios que brinda a la comunidad.
Recopilan informacin existente en la empresa, de otras empresas o de boletines
oficiales.
63
Una vez previstos de un programa ge neral sobre la organizacin y su desempeo, los
analistas:
Identifican los puestos que es necesario analizar.
Preparan un cuestionario de anlisis de puestos.
Obtienen informacin para el anlisis de puestos.
2.5.11.2 Descripcin de funciones.
La informacin sobre los diversos puestos de una compaa pueden emplearse en tres
formas principales: para la descripcin de puestos, para la especificaciones de una
vacante o puesto, y para establecer los niveles de desempeo necesarios para una
funcin determinada.
La descripcin de funciones se la define como un documento que contiene la
informacin objetiva de las actividades y responsabilidades a cumplir en un puesto, las
relaciones entre los puestos de la organizacin, las condiciones de trabajo, frecuencia y
mbito de ejecucin y responsabilidades de supervisin.
Para no forzar la creatividad del ocupante del cargo, su descripcin debe dejar abierta la
posibilidad para originar nuevas funciones que faciliten el logro del objetivo de la
posicin, para esto es conveniente que al concluir el listado de las funciones que
explcitamente se han identificado para el cargo, se deje constancia sobre la posibilidad
de realizar otras funciones que conduzcan a los resultados esperados del cargo.
2.5.11.3 Preparacin de un proceso de anlisis y descripcin de Funciones.

Antes de iniciar un programa de anlisis y descripcin de funciones, debemos:
Determinar las necesidades de la organizacin.
Asegurar apoyo de la administracin y la cooperacin del personal.
Explicar objetivos y propsitos de contar con la descripcin de funciones.
Elegir un responsable o administrador del proceso.
2.5.11.4 Desarrollo del proceso de anlisis de funciones.
64
La prctica del anlisis ocupacional se facilita si visualizamos esta funcin como un
proceso, es decir, como un conjunto de actividades o etapas interrelacionadas para
producir un resultado. El proceso se lo puede graficar de la siguiente manera.
Esquema Proceso de Anlisis de Funciones
Recoleccin
de
informaci
n
Anlisis de
cargos
Descripcin
del cargo
1.- Recoleccin de informacin
La primera etapa del proceso es la recoleccin de la informacin pertinente al cargo,

que permite diferenciarlo de las dems posiciones existentes en la empresa.
Una vez que se tiene toda la informacin confiable y necesaria para caracterizar el
puesto de trabajo, se procede a estudiar en detalle los datos laborales indispensables
para preparar los elementos constitutivos de la descripcin del cargo, priorizar las
funciones, determinan las responsabilidades y los requisitos requeridos mnimos para
desempear la posicin.
La fuente natural de informacin laboral es la persona que ocupa el cargo, por razones
obvias es dicha persona quien mejor debe conocer la forma como funciona su puesto de
trabajo. Sin embargo, es entendible tambin la tentacin que siente el titular del cargo
de exagerar la informacin que suministra, especialmente cuando sabe que puede ser
utilizada para determinar los niveles salariales.
Por lo anterior, se hace necesario apelar a otra fuente de informacin del cargo, que es
su supervisor inmediato.
2.- Anlisis de cargos

Una vez que se tiene la informacin necesaria sobre cada uno de los cargos de la
empresa se procede a analizarla para determinar:
65
a) Identificacin del cargo, b) objetivos bsicos; c) funciones, d) responsabilidades, e)
condiciones fsicas del ambiente de trabajo, f) requisitos mnimos; y g) cliente y
proveedor del cargo.
a) Identificacin del cargo: Los elementos que identifican suficientemente un cargo

son el nombre, el rea de la empresa a la cual pertenece y la posicin del jefe inmediato.
El nombre del cargo debe ser sencillo pero claro como para dar una idea de su
naturaleza; en caso de existir varios nombres para un mismo cargo se debe escoger el
ms utilizado en la empresa.
Como ejemplo de identificacin de un cargo tenemos:
Nombre del cargo
Conductor local
rea
Mercadeo y ventas
Jefe inmediato
Supervisor de despachos.
b) Objetivo bsico del cargo: es el resultado esperado de la realizacin de las

funciones y constituyen la razn de existir dentro de la empresa. Representa el aporte
que el ocupante del cargo hace a la misin de la institucin.
Se debe procurar identificar el objetivo bsico del cargo en trminos de un servicio,
producto o componente del producto que pueda ser utilizado independientemente.
El analista debe destacar el objetivo del cargo diferencindolo de las funciones y
expresndolo concretamente de tal manera que sea posible visualizar su articulacin con
los objetivos superiores del rea y de la empresa. De esta manera servir como
orientador del desempeo.
c) Funciones: las acciones que se realizan en el ejercicio de un cargo pueden ser

fundamentalmente fsicas, mentales o de relaciones interpersonales.
La frase que describe la funcin debe iniciarse con un verbo en infinitivo y ser
suficientemente claro y ser suficientemente clara como para mostrar su relacin con el
objetivo del cargo.
Cada enunciado debe superar la prueba de justificacin, respondiendo afirmativamente
a la pregunta: contribuye esta funcin al logro del objetivo del cargo?
66
Como resultado del anlisis del cargo, las funciones deben priorizarse para distinguir las
importantes de las secundarias. La importancia de las tareas est discriminada por su
contribucin a los objetivos del cargo y por las consecuencias que se derivan de su
ausencia de realizacin.
d) Responsabilidades: La responsabilidad por la calidad consiste en el cumplimiento

de las normas o especificaciones con las cuales se debe realizar el trabajo. Estas normas
deben ser establecidas conjuntamente entre el ocupante del cargo, su jefe inmediato y el
analista. Es conveniente determinar para cada cargo las consecuencias de los errores que
se deben prevenir.
e) Condiciones Ambientales: El estudio ahora se orienta a especificar las condiciones

fsicas que rodean el trabajo, tales como ruido, polvo, gases, iluminacin, temperatura,
humedad, etc. Tambin se debe identificar las principales fuentes de accidentes o
peligros a que est expuesto el ocupante del cargo y sus posibles consecuencias.
f) Requisitos mnimos: Se hace necesario que el analista se dirija ahora hacia la

fijacin de los requisitos mnimos que debe reunir la persona, para realizar
adecuadamente el trabajo.
La demanda de las caractersticas personales depende de la naturaleza del trabajo que se
realiza en el cargo.
La experiencia tambin permite pronosticar ciertas habilidades y destrezas deseables
para el desempeo de la posicin, que de otra forma seran difciles de detectar, como
puede ser la habilidad para el manejo de las relaciones interpersonales.
3.- Descripcin de l cargo

relaciones entre los puestos de la organizacin, las condiciones de trabajo, frecuenc ia y
mbito de ejecucin y responsabilidad de supervisin.
67
Para no coactar la creatividad del ocupante del cargo, su descripcin debe dejar abierta
la posibilidad para originar nuevas funciones que faciliten el logro del objetivo de la
En trminos generales, la descripcin de funciones bien hechas no deben constituir
camisas de fuerza ni para el trabajador ni para la empresa.
2.6 MTODOS PARA EL ANLISIS DE PUESTOS.

Dentro del anlisis de funciones existen mtodos para su anlisis y tenemos:
1.- El Cuestionario
La informacin bsica que suministra el trabajador se obtiene mejor mediante un

cuestionario cuidadosamente elaborado para tal fin. Existen varios formatos para
elaborar estas encuestas, que pueden adaptarse a las necesidades de cada estudio.
Cualquiera que sea el diseo del cuestionario que se escoja, su diligenciamiento se hace
ms eficaz si el trabajador tiene la oportunidad de responderlo en un tiempo razonable y
con disponibilidad del analista encargado del estudio, para aclararle cualquier duda que
se le pueda presentar. El cuestionario respondido por el titular del cargo debe ser
revisado por el jefe inmediato y si es necesario, modificado conjuntamente con el
trabajador.
2.- Observacin directa
Consiste en la inspeccin presencial que el analista hace del desempeo del cargo. Este
medio para recabar datos del trabajo se hace ms eficaz si se realiza despus de conocer
el cuestionario diligenciado por el trabajador y con la intencin de aclarar lo que sea
necesario.
3.- La Entrevista
68
Generalmente esta comunicacin personal es utilizada por el analista laboral para
refinar la informacin obtenida del trabajador y de su jefe inmediato. A travs de una
adecuada entrevista se puede obtener datos sobre incidentes crticos que ocurren durante
el desempeo del cargo y los cuales son importantes al realizar su estudio detallado.
2.6.1 Contenido del Formulario de la descripcin de Funciones.

A continuacin se describe el modelo del formulario. (Ver anexo 1)
2.6.2 Ejemplo de descripcin de funciones

Planta:
Quito
Fecha elaboracin original: 10-12-97
Divisin:
Ventas
Revisin No. 4 fecha 04-01-2000
Depto:
Ventas directas
Seccin:
Distribucin
Cargo
Vendedor
Reporta directamente
Jefe de ventas
Reporta indirectamente
Gerente de ventas
Implementos de seguridad
y/o ropa o uniformes de trabajo
- un terno
- una camisa
- dos pares de zapatos
A.- OBJETIVO
Ejecutar las polticas de ventas de la compaa implementadas para la comercializacin

de sus productos en el sector de la sierra, a travs de acciones de direccin y
organizacin eficientemente coordinadas con la distribucin, a fin de lograr en forma
permanente un incremento en las ventas.
69
B.- FUNCIONES
Supervisar y controlar las ventas directas efectuadas con el vehculo de reparto o si
l, a fin de buscar que los productos tengan excelente presencia comercializadora en
los puntos de distribucin.
Receptar y utilizar los materiales (publicidad en el punto de venta) que son
producidos por las agencias publicitarias con el fin de que cumplan con los objetivos
para los que fueron ideados.
Programar y coordinar con el jefe del departamento las ventas generales y especiales
a fin de alcanzar la mxima rentabilidad de las inversiones efectuadas por ese
concepto.
Controlar diariamente el funcionamiento de los exhibidores de los puntos de venta a
fin de comprobar su buen estado y programar mantenimientos preventivos en caso
de ser necesarios.
Administra las ventas directas de los productos a los hogares cuidando que sean
depositadas las garantas en su debida oportunidad.
Elaborar un plan diario para la distribucin y ventas de los productos y disponer que
la entrega lo realice el chofer de reparto en forma oportuna.
C.- RELACIONES PRINCIPALES
CONTACTOS INTERNOS Y EXTERNOS
DENTRO DE LA COMPAA
Bodega de abastecimiento
Facturacin
Chferes
FUERA DE LA COMPAA
Dueos de locales comerciales
Agencias de publicidad
70
D.- SUPERVISIN
DIRECTA
Chofer de reparto
INDIRECTA
Ninguna
E.- REQUISITOS PARA OCUPAR EL PUESTO
E.1 EDUCACIN MNIMA NECESARIA
Ttulo de bachiller en Qumico Bilogo o en Comercio y Administracin.
E.2 CONOCIMIENTOS RELATIVOS AL PUESTO
Cursos de ventas, mercadeo y computacin.
E.3 EXPERIENCIA TOTAL MNIMA NECESARIA
6 meses
_________________________
Nombre del titular
__________________________
________________________
Gerente /Gerente General
Gerente / Jefe de Ventas
__________________________
________________________
Jefe inmediato
Fecha: _____________________
Recursos Humanos
71
2.6.3 RECLUTAMIENTO Y SELECCIN
2.6.3.1 Reclutamiento definicin
William B Werther (1992) define al reclutamiento como el proceso de identificar e

interesar a candidatos capacitados para llenar las vacantes. El proceso de reclutamiento
se inicia cuando se empieza la bsqueda, y termina cuando se reciben las solicitudes de
empleo. Se obtiene as un conjunto de solicitudes, del cual se obtiene posteriormente el
nuevo o nuevos empleados.
Proceso de identificar a candidatos capacitados para llenar las vacantes.
Objetivo
El objetivo del reclutamiento es poner a disposicin de la empresa, para proceder a la

seleccin, a un grupo de candidatos(as) idneos(as).
A mayor nmero de aspirantes idneos, mayor probabilidad de una mejor seleccin.
Fuentes de reclutamiento
Para obtener el nmero requerido de candidatos idneos para un cargo vacante, el

reclutador debe explorar las fuentes adecuadas de acuerdo con los recursos y polticas
de la empresa y con las condiciones de los aspirantes que busca. A continuacin se
describirn las fuentes de reclutamiento ms utilizadas por diferentes organizaciones.
El propio personal
El archivo de solicitudes
Las organizaciones educativas
Las asociaciones profesionales
Las agencias de empleo
Las empresas de servicios temporales
72
Medios de reclutamiento
Los medios de reclutamiento son los canales a travs de los cuales la empresa divulga
en su mercado laboral la existencia de una oportunidad de empleo, con el propsito de
atraer los mejores aspirantes; son fundamentalmente vas de comunicacin entre la
empresa y los aspirantes a empleo.
Los medios ms comunes de reclutamiento son:
Comunicacin oral (personal o telefnica)
Comunicacin escrita (carta, memorando o boletn)
Anuncio radial
Aviso de prensa
Procedimiento de reclutamiento
Anlisis de
cargo
Requisitos del
cargo
Candidatos
Fuentes de
reclutamiento
Verificacin de
referencia
Medios de
reclutamiento
Diligenciamiento de
solicitudes de empleo
2.6.3.2 Seleccin definicin
El proceso de seleccin consiste en una serie de pasos especficos que se emplean para
decidir que solicitudes deben ser contratados.
Concluidas las actividades de reclutamiento se tiene ahora una cantidad adecuada de
candidatos, entre los cuales se debe escoger el que mejor se adapte a las condiciones del
cargo y de la empresa.
73
Objetivo e importancia.
El proceso de seleccin tiene como objetivo escoger, dentro del grupo de candidatos
reclutados, aquel que por sus habilidades, conocimientos y actitudes presente las
mayores posibilidades de desempearse adecuadamente tanto en el cargo vacante como
el resto de la compaa. La seleccin de personal debe buscar en primer trmino que el
candidato se encaje dentro de la organizacin y luego en el cargo que va a ocupar.
Una seleccin emprica, caracterizada por criterios altamente subjetivos del
seleccionador, atenta tanto contra los objetivos de los trabajadores como de la
organizacin, por efecto de la baja eficiencia de la fuerza laboral, por la excesiva
rotacin del personal y por la necesidad adicional de entrenamiento que genera.
En cambio, un proceso tecnificado y objetivo de seleccin garantiza:
1. Alta calidad en la fuerza laboral.

2. Un estmulo a los trabajadores que son seleccionados por sus condiciones
personales y sin ingerencias extraas.
3. Reduccin de los costos de adaptacin y entrenamiento.
2.6.3.3 Elementos de la seleccin.
El departamento de personal emplea el proceso de seleccin para realizar la contratacin

del nuevo personal. El proceso de seleccin se basa en tres elementos esenciales:
La informacin que brinda el anlisis de puestos proporciona la descripcin de
tareas, las especificaciones humanas y los niveles de desempeo que requiere cada
puesto.
Los planes de recursos humanos a corto y largo plazo permiten conocer las vacantes
futuras con cierta precisin, y permite as mismo conducir el proceso de seleccin en
forma lgica y ordenada.
Los candidatos, finalmente, son un elemento esencial, para que se disponga de un
grupo de personas entre las cuales se pueda escoger.
74
Hay otros elementos adicionales en el proceso de seleccin, que tambin deben ser
considerados: la oferta limitada de empleo, los aspectos ticos, las polticas de la
organizacin y el marco legal en el que se inscribe toda la actividad.
Elementos de la seleccin
Anlisis de
puestos
Planes de
recursos
humanos
Orientacin
Capacitacin
Desarrollo
Planeacin del
Desarrollo
profesional
Compensacin
Accin colectiva
Control de
personal
Proceso de
Seleccin
Candidatos
2.6.3.4 Pasos bsicos del proceso de seleccin
Decisin de
contratar
Descripcin realista
Del puesto
Entrevista con el supervisor
Paso 6
Examen medico
Paso 5
Verificacin de datos y referencias
Paso 4
Entrevista de seleccin
Paso 3
Pruebas de idoneidad
Paso 2
Recepcin preliminar de solicitudes
Paso 1
Paso 8
Paso 7
75
2.7. INDUCCIN
2.7.1
Objetivo
El objetivo general de la induccin es el de adaptar a los nuevos empleados a la cultura

de la organizacin y a sus metas.
Busca contribuir al mejoramiento del desempeo
2.7.2
Procedimientos
La induccin del nuevo empleado debe iniciarse en el momento mismo que se le

comunica su aceptacin, entregndole la mayor informacin escrita sobre:
Estructura de la organizacin
Polticas y objetivos generales
Beneficios y servicios establecidos para el personal
Descripcin del cargo
Normas de seguridad y reglamentos de la empresa.
2.7.3
Induccin especifica
La induccin especfica estar a cargo del jefe inmediato, con relacin al cargo que se
va a ocupar y presentacin de sus compaeros de trabajo. Es necesario establecer
mecanismos de comunicacin de doble va, para que el nuevo empleado tenga
posibilidad de expresar su opinin sobre la informacin que recibe.
2.7.4.
Plan de induccin
Es importante establecer por escrito un plan de induccin y entrenamiento inicial para

cada uno de los nuevos empleados, que contenga bsicame nte:
76
Tiempo de duracin, con fecha de inicio y terminacin
Personal responsable por reas de induccin
2.8
Capacitacin y Desarrollo
2.8.1
Objetivo
Ayuda a asegurar que la organizacin tenga el personal con las capacidades y los
conocimientos que sta necesita para alcanzar sus objetivos estratgicos.
El objetivo principal de la capacitacin es desarrollar al mximo el potencial de los

trabajadores para que puedan utilizar todas sus capacidades, tanto dentro como fuera del
trabajo.
Cmo beneficia la capacitacin a la organizacin?
Conduce a rentabilidad ms alta y a actitudes ms positivas
Mejora el conocimiento del puesto
Eleva la moral de la fuerza de trabajo
Crea mejor imagen
Mejora la relacin jefes - subordinados
Contribuye a la formacin de lideres y dirigentes
Incrementa la productividad y la calidad del trabajo
Elimina los costos de recurrir a consultores externos
Se promueve la comunicacin a todas la organizacin
77
2.8.2
Definicin
Se la define como el proceso mediante el cual se lleva a cabo una serie sistematizada de
actividades encaminadas a proporcionar conocimientos, desarrollar habilidades y
mejorar actitudes de los Recursos Humanos. En ella se conjuga la realizacin individual
con la consecucin de los objetivos de la organizacin.
2.8.3
Desarrollo Objetivo
Ayuda al individuo para la toma de decisiones y solucin de problemas
Alimenta la confianza, la posicin asertiva y el desarrollo
Contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones
Permite el logro de metas individuales
Desarrolla un sentido de progreso en muchos campos
2.8.4
Concepto
El mtodo efectivo para enfrentar varios de los desafos que ponen a prueba la
habilidad de las organizaciones modernas.
Entre estos desafos se incluyen la obsolencia de los conocimientos del personal, los
cambios sociales y tcnicos, y la tasa de rotacin de los empleados.
2.8.5
Pasos bsicos en la capacitacin
El xito de la funcin de capacitacin depende en gran medida del seguimiento de las

siguientes etapas que componen el proceso.
78
a) Determinacin de las necesidades de capacitacin
Un anlisis del desempeo realizado durante la evaluacin de cada uno de los
integrantes de la organizacin, permite a los supervisores respectivos elaborar un listado
de prioridades de entrenamiento; estas listas junto con los planes estratgicos y los
planes a corto y mediano plazo de la fuerza laboral de la empresa, permite a los
directivos de la lnea identificar sus necesidades de capacitacin.
b) Planes de entrenamiento
Luego de identificar las necesidades de la empresa en esta rea, se puede disear los
proyectos especficos de capacitacin y formacin, para satisfacerlas.
En esta fase de planeacin los responsables del entrenamiento fijaran asuntos corno: los
objetivos del ent renamiento, las conductas observables en los capacitados al trmino del
proyecto, a quienes entrenar, que tipo de capacitacin, cuando capacitar, durante que
tiempo, y con que mtodo.
c) Ejecucin del entrenamiento

En esta fase los diferentes planes son implementados. El director de la capacitacin es el
responsable de la creacin de las condiciones para que las actividades se realicen de
acuerdo a lo planeado.
d) Evaluacin del entrenamiento

En esta etapa son medidos los resultados de todos los esfuerzos de mejoramiento del
personal. La eficiencia de los planes y programas de entrenamiento es medida en
funcin del logro de los objetivos planteados en su fase de planeacin.
79
Grafica del proceso de capacitacin y desarrollo
Determinacin
de
necesidades
Planeacin
Ejecucin
Evaluacin de
Resultados
Retroalimentacin
2.9
2.9.1
EVALUACIN DEL DESEMPEO
Definicin
Constituye el proceso por el cual se estima durante un periodo determinado, el

rendimiento global del empleado y de su potencial de desarrollo y servir de base para
las medidas que debe adoptar la organizacin. Es un inventario del patrimonio humano
de la empresa.
2.9.2
Objetivo
Proporcionar una descripcin exacta y confiable de la manera en que el empleado lleva

a cabo su funcin, a fin de abordar medidas correctivas que mejoren o potencien su
desempeo laboral y del equipo.
80
2.9.3
Usos mas destacados y ventajas de la informacin de

Mejora el desempeo
Polticas de compensacin
Decisiones de ubicacin
Necesidades de ubicacin
Necesidades de capacitacin y desarrollo
Planeacin de la carrera profesional
Determina errores en el diseo e informacin del puesto
Detecta influencias externas en el desempeo
2.9.4 Pasos Bsicos en la evaluacin del desempeo

Comprende tres pasos principales
Definir las funciones y objetivos y estar de acuerdo en las responsabilidades y los

criterios de desempeo para la consecucin de los procesos.
Evaluar el desempeo: Comparar el rendimiento real con los criterios de desempeo

determinados para las funciones.
Ofrecer retroalimentacin y configurar planes de desarrollo personal.
Estndares de desempeo
Constituyen los parmetros que permiten mediciones ms objetivas, guardan relacin
estrecha con los resultados que se desean en cada funcin. No pueden fijarse
abiertamente, se desprenden del anlisis de funciones y/o del cumplimiento.
81
Mediciones del desempeo
Son los sistemas de calificacin de cada labor. Para ser tiles las mediciones deben ser
de uso fcil, confiables y calificar los elementos esenciales que determinan el
desempeo. Las observaciones del desempeo pueden llevarse a cabo en dos formas
1. Directa: cuando quien califica el desempeo lo ve en persona
2. Indirecta: cuando el evaluador debe basarse en otros elementos, son menos
confiables.
82
ORDEN DE TRABAJO
No. 001
Quito, 16 de Mayo del 2006
Seora
Marlene Puruncajas Chvez
EGRESADA DE LA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA DE LA
Ciudad.De mi consideracin:
En cumplimiento del Proyecto de Tesis aprobado por el H. Consejo Directivo de
la Facultad de Ciencias Administrativas, Escuela de Auditora de la U.T.E.,
srvase proceder a efectuar la Auditora Administrativa del rea de Recursos
Humanos de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.,cuyo alcance
cubrir el perodo comprendido desde el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del
2006.
Se faculta a la Sra. Marlene Puruncajas Chvez que acte en calidad de
investigadora-auditora operativa y el suscrito como supervisor
Terminado el Trabajo de Auditora, se servir presentar el respectivo informe.
Atentamente,
CPA. Carlos Garca

DIRECTOR DE TESIS
83
PARA:
DR. JAIME GUTIRREZ

GERENTE GENERAL DE LABORATORIOS BIOGENET S.A.
DE:

INVESTIGADORA-AUDITORA OPERATIVA
ASUNTO:
INICIO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL

REA DE RECURSOS HUMANOS
En cumplimiento a la Orden de Trabajo No. 001 emitida por el C.P.A. Carlos

Garca, catedrtico de la Universidad Tecnolgica Equinoccial y Director de
Tesis, pongo a su conocimiento que en esta fecha se da inicio a la prctica de
Auditora Administrativa al rea de Recursos Humanos de la Empresa
LABORATORIOS BIOGENET S.A., cuyo alcance cubrir el perodo
comprendido desde el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006.
Particular que le doy a conocer y por su intermedio al personal a su cargo.
A la vez me permito solicitar su colaboracin para disponer de la informacin

necesaria en el transcurso de la misma.
Atentamente,
MARLENE PURUNCAJAS CHAVEZ

84
PLAN DE TRABAJO
ENTIDAD
: LABORATORIOS BIOGENET S.A.
TIPO DE TRABAJO
: Auditora Administrativa
RUBRO O REA
: Recursos Humanos
PERODO
: Del 16 de Mayo al 16 de Noviembre de. 2.006
RESPONSABLE
: Marlene Puruncajas Chvez
1.
ANTECEDENTES
La Auditora Administrativa de Recursos Humanos se efectuar de

conformidad con la Orden de Trabajo No. 001 de Fecha 16 de Mayo de 2.006
emitida por el C.P.A. Carlos Garca, en su calidad de Director de Tesis, de
acuerdo al Plan de Tesis y al esquema a desarrollarse aprobado.
2.
OBJETIVOS DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA
Con la realizacin de la Auditora Administrativa del rea de Recursos

Humanos de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., se pretende
alcanzar los siguientes objetivos:
85
Verificar si los objetivos propuestos por la Empresa se han cumplido y a

su vez si las actividades del rea de Recursos Humanos se han llevado a
cabo en forma eficiente, efectiva y econmica.
Evaluar el Sistema de Control Interno gerencial de la Empresa,

determinando as mismo el grado de confiabilidad que merece la
administracin en el ejercicio directo del control sobre los recursos
humanos.
Proporcionar ayuda a nivel gerencial, a travs de la formulacin de

recomendaciones
que
permitan
tomar
las
medidas
correctivas
necesarias, sobre las deficiencias encontradas.
3.
ALCANCE DE LA AUDITORA
La Auditora Administrativa a realizarse ser del rea de Recursos Humanos

de LABORATORIOS BIOGENET S.A. en el perodo comprendido entre el 16
de Mayo al 16 de Noviembre del 2006.
86
4.
ESTRUCTURA ORGNICA
LABORATORIOS BIOGENET S.A. se encuentra estructurada de la siguiente

manera:
NIVEL LEGISLATIVO
: - Junta General de Accionistas
NIVEL DIRECTIVO
: - Directorio
NIVEL EJECUTIVO
: - Presidencia Administrativa
- Gerencia General
NIVEL ASESOR
: - Comisara
- Auditora Interna
- Asesora Jurdica
NIVEL DE APOYO
: - Secretara
- Contabilidad
- Jefe Administrativo
NIVEL OPERACIONAL
: - Jefe de Ventas
- Vendedores
NIVEL DE SERVICIOS
: - Chferes
- Guardias
- Jefe de Bodega
-Ayudantes de Bodega
- Conserje
87
5.
BASE LEGAL
La Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. fue creada mediante

Resolucin No. 1803, el 28 de junio de 1994 e inscrita en el Registro Mercantil
con el No. 125 de fecha 3 de agosto de 1994 del mismo ao, fecha en la cual da
inicio a sus actividades comerciales.
Rige para su funcionamiento legal la Ley de Compaas, Cdigo de Comercio,

Cdigo de la Salud, Cdigo de Trabajo, Ley de Rgimen Tributario Interno,
Estatutos y Reglamento Interno de la Empresa.
6.
OBJETIVOS DE LA EMPRESA
Es una
Empresa con fines de lucro,
tiene como actividad principal la
distribucin, representacin y comercializacin de productos farmacuticos.

La empresa se encuentra ubicada en la ciudad de Quito en las calles Vicente
Crdenas E-589 y Japn.
El nmero de trabajadores es de 36 empleados que cumplen funciones en la
parte administrativa, servicios y ventas.
Los principales proveedores de LABORATORIOS BIOGENET S.A., son:
TECNOPAPEL, LABORATORIOS LIFE, ROCHE, CHEFARM, LABORATORIOS
GUGONZA , etc.
88
7. FUNCIONARIOS PRINCIPALES
Los funcionarios principales de LABORATORIOS BIOGENET S.A. son los
siguientes:
PRESIDENTE ADMINISTRATIVO
Sra. Lourdes Hurtado
GERENTE GENERAL
Dr. Jaime Gutirrez
COMISARIO
Sr. Wilfredo Arauz
AUDITOR INTERNO
Lcda. Norma de Campo
ASESOR JURDICO
Dr. Pablo Huaca
SECRETARIA
Sra. Isabel Gonzlez
DEPARTAMENTO FINANCIERO
Lic. Myrian Daz
DEPARTAMENTO DE VENTAS
Dr. Milton Angulo.
8. UNIDADES DE APOYO
Para la realizacin del trabajo de Auditora se prev contar con el apoyo y
asistencia de Catedrticos de la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad Tecnolgica Equinoccial, del Director de Tesis, de los Profesores
Asesores y del Personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A.
89
9. RECURSOS A UTILIZARSE
a) Recursos Humanos:
a.1
El Director de Tesis, quien acta como Supervisor de

Auditora
a.2
La Auditora Investigadora egresada de la Escuela de

Contabilidad y Auditora
b)
Recursos Materiales
500 hojas de papel bond tamao INEN
200 hojas de papel peridico
100 hojas rayadas para Cdulas Narrativas
100 hojas de formularios para Programas de Auditora
30 hojas de formularios para cuestionarios de Control

Interno
2 lpices
2 lpices bicolor
2 esferogrficos
2 borradores bicolor
1 corrector
Regla
Clips
90
c)
Recursos Financieros
El total de recursos financieros estarn a cargo de la Auditora Investigadora
10. TIEMPO ESTIMADO
Das Calendario
: 180 das
Das Laborables
: 120 das
11. FECHA DE INICIACIN DE LAS LABORES
16 de Mayo del 2006
a) Del 16 al 30 de Mayo visitas a LABORATORIOS BIOGENET S.A.

b) Todo el mes de Junio Revisin de Legislacin, Objetivos, Polticas y
Normas de LABORATORIOS BIOGENET S.A.
c) Todo el mes de Agosto del 2006 Revisin y Evaluacin del Control
Interno
d) Todo el mes de Septiembre Examen de reas Crticas
e) En el mes de Octubre y Noviembre Narrativa de Resultados
ELABORADO POR

EGRESADA DE AUDITORIA
REVISADO POR
C.P.A. Carlos Garca

DIRECTOR DE TESIS
91
4.1
AUDITORA
ADMINISTRATIVA
DEL
REA
DE
RECURSOS
HUMANOS DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A.

PERODO. (MAYO NOVIEMBRE 2006)
NDICES Y MARCAS
NDICES
NDICE
FASE
DESCRIPCIN
F1
Estudio Preliminar
F2
II
Revisin
de
Legislacin,
Objetivos,
Polticas y Normas
F3
III
Revisin y Evaluacin del Control Interno
F4
IV
Examen Profundo de reas Crticas
F5
Comunicacin de Resultados
MARCAS
Comprobacin de operaciones administrativas autorizadas
Comprobacin de procesos de actividades no autorizadas
Verificacin sobre el cumplimiento de una actividad
Confrontacin
de
disposiciones legales
procedimientos
Seguimiento o rastreo de una actividad

Actividad Novedosa
establecidos
con
92
PROGRAMA DE AUDITORA
ENTIDAD
REA
FASE I
:
:
:
No.
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
ESTUDIO PRELIMINAR
PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO:
F1
1/13
REF.
P/T
HECHO
POR
FECHA
M.P.
26-05-06
M.P.
26-05-06
Obtener informacin bsica sobre la Empresa, con

el fin de utilizarla en el planteamiento y
organizacin del trabajo de Auditora en las fases
subsiguientes.
PROCEDIMIENTOS:
1.
Realice un recorrido por la entidad y mantenga

entrevistas para conocer al personal e informarles
acerca del trabajo de Auditora a desarrollarse
2.
Obtenga los documentos relacionados con la

Legislacin de la Empresa (Leyes, Estatutos,
Reglamento, Organigramas, etc.
3.
Describa las principales funciones del personal que F1 F1

labora en LABORATORIOS BIOGENET S.A.
4 / 13 11 / 13
M.P.
26-05-06
4.
Mediante la observacin directa entrese de cul

es el mtodo que emplea la empresa para el
control de Asistencia de Personal
F1
12 / 13
M.P.
26-05-96
5.
Obtenga conocimiento en forma general de las

recomendaciones y sugerencias de auditorias
internas anteriores al rea a examinarse
F1
13 / 13
M.P.
26-05-06
F1
2 / 13
F1
3 / 13
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR : C.G.
93
NARRATIVA DE RESULTADOS
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
2/13
RECORRIDO POR LAS INSTALACIONES DE LA ENTIDAD

Luego de haber tenido un dilogo informativo con
el
Presidente
Gerente
de
LABORATORIOS
BIOGENET S.A., proced a realizar en compaa del

Gerente un
entidad,
recorrido por las instalaciones de la
mediante
el
cual
pude
conocer
identificar al personal que labora en la misma, de

quienes obtuve su compromiso de colaboracin con
la informacin necesaria y de todo cuanto est a su
alcance durante el desarrollo de la Auditora a
practicarse; puesto que tanto funcionarios como
empleados estn conscientes de la importancia que
reviste este tipo de trabajo, ya que permitir conocer
las deficiencias que puedan darse en el proceso
administrativo y de esta manera poder aplicar las
medidas conectivas necesarias.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
94
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
3/13
LEGISLACIN APLICABLE
LABORATORIOS
BIOGENET
S.A.
cuenta
para el desarrollo y conduccin de sus

actividades bsicamente con las siguientes
disposiciones legales:
Ley de Compaas
Cdigo de Comercio
Cdigo de la Salud
Ley de Rgimen Tributario Interno
Cdigo de Trabajo
Estatutos y Reglamento Interno
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
95
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
4/13
PRINCIPALES FUNCIONES DEL PERSONAL

LABORATORIOS BIOGENET S.A. est conformada por el
siguiente personal:
Presidente administrativo
Gerente
Comisario
Asesor Jurdico
Contadora General
Cajera General
Secretaria
Auxiliar de Contabilidad
Jefe de Cartera
Facturadora
Bodegueros
Auxiliares de Bodega
Supervisor de Ventas
Vendedores
Chferes
Conserje
Guardias
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
96
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
5/13
CARGO: PRESIDENTE ADMINISTRATIVO

FUNCIONES PRINCIPALES:
Convocar presidir las sesiones de Directorio y Junta
General
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales,
estatutarias y reglamentarias
Suscribir conjuntamente con el Gerente contratos,
documentos, etc.
Supervisar la buena marcha de la Compaa
CARGO: GERENTE
FUNCIONES PRINCIPALES
Representar
judicial
extrajudicialmente
la
empresa
Convocar a sesiones de Junta General y Directorio a
peticin de la presidencia
Elaborar la pro forma presupuestaria
Velar por la buena marcha de la empresa
CARGO: COMISARIO
Velar por el cumplimiento de las disposiciones de la
Ley de Compaas
Presentar informes anuales
Vigilar por lo que ocurre dentro de la empresa
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
97
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
6/13
CARGO: ASESOR JURDICO

Asesorar
jurdicamente
la
planta
ejecutiva
en
funciones de comercio y administracin

Representar en conjunto con el Gerente en todos los
actos locales de la Compaa
Defender
la
compaa
en
litigios
laborales,
comerciales, civiles y penales

CARGO: AUDITOR INTERNO
Realizar exmenes especiales y/o auditorias
Proporcionar asesora tcnica o administrativa
Velar por el fortalecimiento del Sistema de Control
Interno
CARGO: CONTADORA GENERAL
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las labores de
contabilidad y del personal a su cargo
Elaborar, revisar y autorizar con su firma los Estados
Financieros
Elaborar presupuestos de operacin y de inversin
Ejercer control previo y concurrente de ingresos y gastos,
inventarios, precios de costos y ventas, etc.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
98
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
7/13
CARGO: CAJERA GENERAL

Recibir diariamente recaudaciones de vendedores
Entregar pago de clientes
Preparar depsitos diarios a bancos
Mantener
bajo
su
custodia,
valores,
documentos
prendas
CARGO: SECRETARIA
Asistir a sesiones de Junta y Directorio y actuar como
Secretaria
Llevar el libro de actas
Llevar la correspondencia
Atender el telfono
Es responsable del control y mantenimiento oportuno del
equipo de ofi cina
Debe controlar y atender las citas de trabajo de los
administradores
Reemplazar ocasionalmente a la cajera
CARGO: AUXILIAR DE CONTABILIDAD
Registro y manejo de cuentas auxiliares
Elaboracin de comprobantes de egreso y cheques,

previa orden de Gerencia General.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
99
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
8/13
Control previo y concurrente de bancos y sus conciliaciones

bancarias
Elaboracin de roles de pago de sueldos y comisiones por
ventas
CARGO: JEFE DE CARTERA
Registrar facturas de venta
Registrar notas de dbito y de crdito
Reportar diariamente a contabilidad los cargos y abonos de
clientes
Entregar a vendedores facturas a cobrar
Informar
Presidencia
Gerencia
General
sobre
cobranza, morosidad de clientes por perodos semanales

CARGO: FACTURADORA
Ingresar al archivo de productos las compras
Facturar las ventas a los clientes
Registrar rdenes de egreso
CARGO: BODEGUERO
Recepcin y entrega de mercaderas
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
la
100
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
9/13
Recepcin y entrega de productos devueltos por clientes y

proveedores
Despachar en el menor tiempo posible las facturas de ventas
Mantener bajo su custodia los productos a su cargo
Distribuir los documentos luego de legalizarlos a las secciones
que corresponden.
CARGO: AUXILIAR DE BODEGA
Recepcin, embalaje y despacho de mercaderas
Ordenar las mercaderas
Responsabilizarse solidariamente con los chferes cuando
tengan que desplazarse con mercaderas
Mantener los locales de bodega apropiados (Medicina)
Marcar los precios de los productos
CARGO: SUPERVISOR DE VENTAS
Chequear diariamente hojas de venta de cada vendedor
Controlar manejo de cartera de cada vendedor
Coordinar con Gerencia General cuales son los productos de
bajo stock
Efectuar promociones en ventas
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
101
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
10/13
CARGO: VENDEDORES
Visitar
diariamente
clientes
de
hoja
de
ruta
asignada
Realizar cobro de facturas firmadas
Liquidar y entregar en caja los valores recaudados
Recibir de cartera las facturas firmadas
Informar diariamente al supervisor de ventas
CARGO: CHOFER 1-2
Conducir y realizar el mantenimiento de los vehculos
Recibir de bodega, transportar y entregar a clientes
mercaderas
Participar en el estibaje y ordenamiento de productos
en los camiones de reparto
Notificar a administracin novedades mecnicas de
los vehculos
CARGO: CONSERJE
Vigilar y cuidar el edificio de la Compaa
lo que
existe en l, especialmente sus bodegas

Mantener la limpieza del edificio
Realizar tarea de pasa-papeles entre los departamentos
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
102
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
11/13
Llevar documentos y correspondencias a otras

dependencias y efectuar depsitos
Hacer firmar convocatorias para sesiones
CARGO: GUARDIN
Realizar la guardia prevista
Vigilar y cuidar el edificio de la compaa y lo que
Vigilar y cuidar los vehculos cuando sos estn en
el garaje de la compaa
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
103
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
12/13
SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA DE PERSONAL

En la visita realizada a la entidad se observ que el sistema
utilizado para el control de asistencia se basa en el Registro
de Firmas a la entrada y salida de la jornada de trabajo, es
decir maana y tarde; el horario normal de trabajo es de
08h00 a 12h00 y de 14h00 a 17h00, mientras que la fuerza de
ventas se reporta a las 08h00 y 15h00 firmando slo las
entradas.
Para el control de este Registro, la Secretaria es la persona

encargada de proteger y verificar las operaciones que en l se
dan. Este registro reposa en la Secretara de la empresa.
Ver prueba de este control en
F4
18/24
Conclusin:
El sistema de control para la asistencia del personal no es
eficiente por cuanto se presta a manipulacin y por lo tanto se
debe modernizar.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
104
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
13/13
CONOCIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS

ANTERIORES
Este procedimiento no fue posible realizarlo, puesto que en

LABORATORIOS BIOGENET S.A. no se han realizado
Auditoras al Recurso Humano, anteriores.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
105
PROGRAMA DE AUDITORIA
ENTIDAD
REA
FASE II
:
:
:
No.
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
REVISIN DE LEGISLACIN, OBJETIVOS, POLTICAS
Y NORMAS
PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO:
REF.
P/T
F2
1/12
HECHO
POR
FECHA
Estudiar la Legislacin y otros documentos

bsicos que guan las actividades de la
Empresa, a fin de conocer su condicin legal
para el cumplimiento de sus objetivos.
PROCEDIMIENTOS:
1.
Revise la documentacin obtenida en la fase

anterior, con el propsito de determinar si los
F2
procedimientos aplicados, estn acordes a las
2 / 12
disposiciones estipuladas
F2
6 / 12
M.P.
2.
Determinar cules son los objetivos que persigue

la entidad
F2
7 / 12
M.P.
3.
Determinar cules son las polticas generales

aplicables a las actividades desarrolladas por la
Empresa
F2
8 / 12
M.P.
4.
Realice la descripcin de las actividades que F 2

desarrolla la Empresa
9 / 12
5.
Tome nota de los problemas que se han

identificado hasta el momento
F2
10 / 12
F2
11 / 12
M.P.
M.P.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR : C.G.
05-06-06
12-06-06
19-06-06
26-06-06
03-07-06
106
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F2
2/12
ESTUDIO DE LA LEGISLACIN
LEY DE COMPAAS
El ttulo VI del Libro II del Cdigo de Comercio inclua las normas
fundamentales del rgimen de las compaas mercantiles, hasta el
27 de Enero de 1964, fecha en la que se expide la Ley de Compaas,
mediante Decreto Supremo No.162 publicado en el Registro Oficial
No. 81 del 15 de Febrero del indicado ao, se dio de esta manera, un
paso firme en el progreso de la legislacin, independizando el
derecho societario mercantil.
Esta ley determina las normas para regular a las compaas,

especialmente en lo concerniente a su constitucin y razn social,
objeto
capacidad
para
participar
en
ellas,
al
capital,
administracin, as como de las modalidades para partir sus

utilidades y proceder a su liquidacin.
Existe una nueva regulacin, de codificacin a la ley de Compaas.
CDIGO DE COMERCIO
La Comisin Legislativa, en uso de la facultad que le concede el Art.
77 de la Constitucin Poltica de la Repblica procede a codificar y
editar el Cdigo de Comercio de la Repblica del Ecuador, el cual
regir las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones
mercantiles, y los actos y contratos de comercio, aunque sean
ejecutados por no comerciantes.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
107
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F2
3/12
Comprende cuatro libros que son:
Libro Primero
De los comerciantes y Agentes de Comercio
Libro Segundo
De
los
contratos
obligaciones
mercantiles en general
Libro Tercero
Del Comercio Martimo
Libro Cuarto
De la suspensin de pagos
CDIGO DE SALUD
El velar por la salud individual y colectiva es uno de los principales
deberes del Estado, y para hacer efectiva esta finalidad fue necesaria
la expedicin de un cuerpo de Leyes que tiendan a llevar a la
realidad la promocin, recuperacin y proteccin de la salud de los
ecuatorianos. Con este objeto el Ministerio de Salud ha elaborado un
proyecto, el que fue estudiado y aprobado por la Comisin Jurdica.
Comprende tres libros que son.
Libro Primero
De la salud en general
Libro Segundo
De
las
acciones
en
el
campo
de
la
proteccin de la salud
Libro Tercero
De la Jurisdiccin, de la competencia, del

procedimiento
de
las
penas.
Revisin y fijacin de precios
Ley
de
de los
productos farmacuticos.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
108
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F2
4/12
CDIGO DE TRABAJO
Los preceptos sealados e este Cdigo regulan las relaciones
entre empleados y trabajadores y se aplican a las diversas
modalidades y condiciones de trabajo
Su contenido es el siguiente:
Ttulo I
Del Contrato individual de Trabajo
Ttulo II
Del Contrato Colectivo de Trabajo
Ttulo III
De las Modalidades de Trabajo
Ttulo IV
De los riesgos de trabajo
Ttulo V
De las Asociaciones de Trabajadores y de los

conflictos colectivos
Ttulo VI
Organizacin,
Competencia
Procedimiento
Ttulo VII
De las sanciones
Ttulo VIII
De la prescripcin
LEY DE RGIMEN TRIBUTARIO INTERNO

Esta ley ha
sido creada con el fin de definir en el pas un
sistema de determinacin de utilidades de tipo real en virtud

del cual se corrijan las distorsiones que hoy se producen, tanto
en la medicin de la utilidad comercial, como en la
determinacin de la base sometida al Impuesto a la Renta, el
cual debe gravar nicamente las utilidades reales obtenidas
por los contribuyentes.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
109
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F2
5/12
Su contenido es:
Ttulo I
Impuesto a la renta
Ttulo II
Impuesto al valor agregado
Ttulo III
Impuesto a los consumos especiales
Ttulo IV
Rgimen Tributario de las Empresas Petroleras,

Mineras y Tursticas
Ttulo V
Disposiciones
Generales,
Disposiciones
Transitorias y Disposiciones Finales

Los Productos que comercializa la empresa son
tarifa cero.
ESTATUTOS DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A.
Constituye la norma o regla legal en la cual se rige la empresa para
el desarrollo normal de sus actividades.
En
este
Estatuto
se
encuentran
especificadas
las
siguientes
caractersticas:
Nombre, Domicilio, objeto social y plazo de duracin
Del capital, del aumento y responsabilidad
De la Fiscalizacin y control
Ejercicio econmico, Balance, Distribucin de utilidades y

reservas
Del gobierno, Administracin y Responsabilidad
Disolucin y liquidacin de la Compaa
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
110
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F2
6/12
REGLAMENTO INTERNO
La expedicin del Reglamento Interno, por el Ministerio
de Trabajo constituye sin lugar a dudas el principal
instrumento legal o reglamentario con que cuenta la
empresa y que sirve para su desenvolvimiento y macha
normal.
Tiene
como
finalidad
impartir
parmetros
de
funcionamiento tanto para los funcionarios como para

los empleados.
En
el
mencionado
reglamento
se
detallan
las
responsabilidades y funciones otorgadas a la mayora

del personal que presta sus servicios en la empresa;
asimismo menciona acerca de las multas, horarios,
asistencia,
capacitacin,
evaluacin
dems
disposiciones generales
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
111
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F2
7/12
LABORATORIOS
BIOGENET
S.A.
tiene
como
objetivos
los
siguientes:
a) Representacin,
distribucin
medicamentos,
especialidades
comercializacin
farmacuticas,
de
dentales
qumico farmacuticos,
b) Abastecer de los productos mencionados anteriormente, al
nivel nacional, ofrecindoles precios de distribucin.
c) Importacin de dichos productos
d) Contratar personal calificado, mediante un adecuado
reclutamiento
seleccin
del
mismo,
con
el
fin
de
garantizar la eficiencia, efectividad y economa en el

desenvolvimiento de las actividades administrativas y
comerciales.
e) Instalacin de una planta industrial destinada a la

elaboracin
farmacuticas,
de
de
medicamentos
uso
humano
especialidades
veterinario,
cosmticos, el mercado interno y externo

ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
112
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F2
8/12
POLTICAS APLICABLES A LA ENTIDAD

Las polticas que se aplican a las actividades que
desarrolla la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.,
son las siguientes:
Vender al contado
Vender a crdito dentro de los plazos establecidos,
no ms de 45 das
Ventas no menores de $50,00
Comercializacin de los productos en las zonas en
las que llega la empresa: a nivel nacional.
Seleccionar al personal de acuerdo a la capacidad
o profesin de a cuerdo con los requerimientos de
la Compaa .
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
113
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F2
9/12
ACTIVIDADES PRIORITARIAS DE LA ENTIDAD

Las actividades prioritarias de la Empresa son:
a) LA COMPRA: La Empresa realiza la
productos
directamente
al
compra de los
proveedor
nacional
extranjero, los mismos que suministran una
extensa
gama de productos. Mencionaremos algunas firmas

comerciales:
CEVAN INTERNATIONAL,
TECNOPAPEL, LABORATORIOS
LIFE, ROCHE, CHEFARM, LABORATORIOS GUGONZA, etc.

Entre los productos que la Empresa adquiere para la
comercializacin tenemos:
MEDICAMENTOS:
especialidades
farmacuticas,
Vitaminas, medicamentos para uso humano.
b) LA VENTA: La empresa se dedica a la venta de productos

farmacuticos y vitamnicos
Las ventas son a precio de distribuidor, al contado y a
crdito a 30 y 45 das plazo con un mnimo de $50. 00
por factura, realizndose los pagos con cheque cruzado a
la orden de BIOGENET S.A.. Si la factura no es
cancelada a su vencimiento, se cobrar intereses de
mora y comisiones de cobranza.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
114
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F2
10/12
Los agentes vendedores, para la venta de productos lo

hacen en forma rotativa, trasladndose cada mes a
provincias, ya sea, por lneas, zonas y clientes.
Adems respondern en forma directa ante la Empresa

por las ventas y cobros, responsabilizndose en forma
pecuniaria cuando realicen negocios sin calificar al
cliente
moral
econmicamente,
previa
referencias
comerciales .
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
115
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F2
11/12
PROBLEMAS IDENTIFICADOS
Dentro de las novedades que se han podido identificar
hasta el momento, tenemos las siguientes:
Falta de actualizacin de Estatutos y Reglamento
Interno
F2
5 / 12
No es eficiente el Sistema de Control de Asistencia

de personal implantado en la empresa
Inadecuado archivo de documentos del personal
F1
12 / 13
No se han efectuado Auditoras operativas en la

entidad,
que
demuestren
el
grado
de
cumplimiento y eficiencia de las actividades que

realiza el recurso humano.
F1
13 / 13
Segregacin de cargos y funciones.
F1
4 / 13
F1
11/ 13
No poseen plizas de seguros para empleados ni

para transportes de valores.
No realizan arqueos de valores y documentos
peridicos a los vendedores.
F1
4 / 13
F1
11/ 13
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
116
ENTIDAD
REA
FASE III
:
:
:
No.
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
REVISIN Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO:
REF.
P/T
F3
1/9
HECHO
POR
FECHA
M.P.
03-08-06
Evaluar la conveniencia y efectividad del Sistema

de Control Interno, con el propsito de identificar
posibles debilidades que puedan ser consideradas
como reas crticas
PROCEDIMIENTOS:
1.
Aplique el cuestionario de Control Interno con el fin

de evaluar el grado de solidez y eficiencia F 3
administrativa de los Recursos Humanos
2/9
F3
5/9
2.
Determine el tipo de informes que elaboran para

conocimiento del Gerente, y establezca si le son
tiles para un adecuado control
F3
6/ 9
M.P.
10-08-06
3.
Analice y emita su criterio sobre el cumplimiento de

las lneas de autoridad y responsabilidad
establecidas en la organizacin de la Empresa
F3
7 /9
M.P.
17-08-06
4.
Verifique si los procedimientos y el Sistema de

Control Interno permiten el cumplimiento eficiente
de las actividades planificadas
F3
8 /9
M.P.
24-08-06
5.
Analice el Sistema que emplea la Empresa para el

reclutamiento y seleccin de personal
F3
9/9
M.P.
31-08-06
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR : C.G..
117
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD
REA
No.
:
:
F3
2/9
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
PREGUNTAS
NO
N/A
OBSERVACIN
Se han actualizado los Estatutos

Reglamentos de la Compaa
2.
Los empleados conocen sus funciones y

X
deberes?
F4 20/20
Estn definidas por escrito las funciones

X
designadas a cada uno de los servidores?
Reglamento Interno
4.
Se efecta la seleccin de personal mediante

X
concurso
Solo fuerza de ventas
5.
Incluye los concursos para la seleccin,

X
exmenes por escrito
No se ha emitido
7.
Las rdenes de trabajo se comunican por

escrito?
Cumplen con el registro de firmas en las
horas de Entrada y Salida, la totalidad del
X
personal
8.
9.
SI
1.
Controla un empleado el registro de

X
asistencia de personal
10. Se realizan exmenes para evaluar el

rendimiento y calidad de las tareas de los
servidores?
Por descuido
Verbalmente
Secretaria luego pasa

a Contabilidad
No se ha evaluado
anteriormente al R.H.
11. Se aplican sanciones disciplinarias al

personal que incurre en alguna falta que X
amerite sancin?
ELABORADO POR: M.P.

118

ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F3
3/9
No.
PREGUNTAS
SI
12.
Ha rotado el personal cada determinado tiempo?
13.
Administrativo
X
Vendedores
Hace uso de sus vacaciones anuales todo el
personal, de acuerdo a un calendario pre- X
elaborado
Son reemplazados en sus funciones con personal
calificado, aquellos cargos que quedan libres por X
vacaciones de los titulares
15.
Se lleva un registro y carpeta individual de cada

uno de los servidores de la entidad?
Se mantiene una adecuada comunicacin entre
los diferentes niveles jerrquicos?
17.
El personal de la entidad cuenta con los recursos

e implementos necesarios para el desarrollo de
su trabajo?
18.
El espacio fsico con el que cuenta la entidad es

el adecuado?
19.
Existe un plan de capacitacin al personal
20.
Existen guas para la aplicacin de sistemas de :
basado
OBSERVACIN
X
Todo personal sale cada
ao el 20 de Diciembre
Cada servidor deja su
reemplazo
16.
desempeo
N/A
Funciones especficas
14.
Induccin
Capacitacin
Evaluacin del
competencias.
NO
Se mantiene en una
sola carpeta en forma
general
X
X
en X
ELABORADO POR: M.P.

119
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F3
4/9
EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

COMENTARIOS:
Luego de contestado el Cuestionario de Control Interno se constat lo siguiente:
Los
Estatutos
Reglamento
Interno
de
la
empresa
no
se
han
actualizado desde su inicio.
No se ha elaborado un plan de capacitacin y entrenamiento para el

personal que labora en LABORATORIOS BIOGENE T S.A.
Las rdenes de trabajo no son emitidas por escrito sino verbalmente
No se han realizado exmenes administrativos, que demuestren el

grado de eficiencia de las actividades que realiza el recurso humano
No se clasifica en expedientes personales la documentacin de los

servidores de la empresa
Laboratorios Biogenet no se apega al cumplimiento de los Sistemas de

Administracin; se suman en lo que tiene que ver a induccincapacitacin y evaluacin del desempeo basado en competencias
CONCLUSIONES
Analizadas las respuestas obtenidas en el Cuestionario de Control Interno
aplicado al rea de recurso humano, se verific que las respuestas fueron veraces,
existiendo deficiencias en el control, ya que no se est cumpli endo con las
actividades que son de vital importancia para el mejor desarrollo de la empresa
RECOMENDACIONES
El Directorio y Junta General de Accionistas deber

Estatutos
Reglamento
Interno
para
que
actualizar los
exista
una
coordinacin de las actividades .
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
mejor
120
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F3
5/9
Es necesario que el Directorio proceda a elaborar un plan

de capacitacin para el personal con el fin de actualizar
sus conocimientos y elevar el grado de rendimiento y
calidad de trabajo.
As mismo dispondr que toda orden de trabajo sea
emitida necesariamente por escrito, procedimiento que
garantizar el seguimiento
cumplimiento de las
mismas.
Debido a que la Unidad de Auditoria Interna, no ha
funcionado de manera permanente en los pocos exmenes
que ha realizado se ha limitado a evaluar los Estados
Financieros, recomendamos a las autoridades pertinentes
velar por el continuo funcionamiento de esta Unidad, y
as
pueda
realizarse
peridicamente
evaluaciones
administrativas sobre las actividades que realiza el

recurso humano.
La Secretara deber abrir un expediente para cada
servidor, el mismo que contendr la documentacin
personal bsica y cualquier otro informativo.
Se deber tomar en cuenta la aplicacin de los Sistemas
de Administracin de Recursos Humanos, los mismos que
contarn con las respectivas Guas recomendadas.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
121
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F3
6/9
DETERMINACIN DE INFORMES QUE SE ELABORAN PARA

CONOCIMIENTO DEL GERENTE
Dentro de la empresa bajo examen, ninguno de los

empleados
emite
informe
alguno
acerca
de
las
actividades y funciones que diariamente realizan, puesto

que se amparan en que no se ha establecido este
particular en ninguna disposicin superior y que slo lo
realizan cuando el Gerente lo solicita.
Es necesario que las autoridades responsables de la buena

marcha de la empresa dispongan que todo personal que
labora
bajo
su
liderazgo
elabore
semanalmente
mensualmente un informe de las actividades que ha

realizado en este perodo de trabajo, para que a su vez se
inicie la apertura de un archivo de seguimiento y
cumplimiento
de
actividades,
el
mismo
que
deber
contener informacin suficiente que sirva para establecer

un juicio crtico en caso de presentarse irregularidades.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
122
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F3
7/9
CUMPLIMIENTO DE LAS LNEAS DE AUTORIDAD
En base a lo estipulado en el Reglamento Interno y a la

estructura organizativa de la empresa consideraque las
lneas de autoridad se encuentran claramente definidas,
lo cual contribuye para que las actividades se desarrollen
en una mejor manera.
As mismo, el ambiente que se desenvuelve el personal, es

adecuado, reflejndose el respeto y compaerismo entre
subalternos y directivos.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
123
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
VERIFICACIN
DE
F3
8/9
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA
DE
CONTROL INTERNO
Uno de los problemas detectados dentro de la empresa
LABORATORIOS BIOGENET S.A., es la falta de accin de la
Unidad de Auditoria Interna, la misma que ha sido creado
pero que no
Se encuentra desempeando sus funciones en
forma regular y efectiva, por lo tanto no existe un plan anual

de Auditora.
Como contexto de este problema podemos indicar que la

Unidad se cre en el ao
2005 su labor se ha enfocado
nicamente a realizar revisiones especficas de cuentas e

impuestos de iniciativa por preocupacin por parte de los
Directivos de la compaa, lo que no me
permite la
formulacin de un criterio preciso sobre la eficacia de las

medidas
adoptadas
en
el
control
de
las
actividades
administrativas internas por parte del Auditor.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
124
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F3
9/9
RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE PERSONAL

Entre los diferentes candidatos recomendados por los
servidores de la empresa, se escoge aquellas que para
cada
puesto
sean
los
ms
aptos.
Se
compara
los
requerimientos del puesto con el Currculo Vitae de cada

candidato. Luego se aplica la entrevista, para lo cual se
formula un cuadro de preguntas y se crea un ambiente
de confianza y amistad que facilite las respuestas.
Despus de la seleccin, el Gerente General presenta las
ternas respectivas al Directorio presidido por el Presidente
Administrativo, para que se otorgue autorizacin a la
Contadora General, Cajera y Secretaria.
El resto de personal, cuya designacin no corresponda a
los Organismos Superiores, son seleccionados, contratados
y removidos por el Gerente General.
En caso de los Agentes Vendedores, stos primeramente
reciben capacitacin y entrenamiento en ventas, luego
son sometidas a un examen, siendo seleccionado la
persona que obtiene la mayor calificacin.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
125
ENTIDAD
REA
FASE IV
:
:
:
No.
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
EXAMEN DE REAS CRTICAS
PROCEDIMIENTOS
F4
1/23
REF.
P/T
HECHO
POR
FECHA
Efecte una entrevista al Gerente de

BIOGENET S.A., con el fin de conocer las
razones por las que no se han actualizado los
Estatutos
F 4 F4
3 / 23 5 / 23
M.P.
01-09-06
Realice una entrevista al Gerente de la

Compaa, con la finalidad de conocer los
motivos por los cuales no se evala
constantemente al personal (evaluacin del
rendimiento basado en competencias)
F4 F4
6 / 23 7 / 23
M.P.
08-09-06
Mediante entrevista dirigid a al Gerente,

F4
F4
determine las razones por las cuales no se ha
realizado una capacitacin al personal de la 8 / 23 10 / 23
empresa
M.P.
15-09-06
4.
Entrese por qu no se dan escrito las rdenes

F4
F4
de trabajo. Entreviste al Gerente
11 / 23 12 / 23
M.P.
22-09-06
5.
Realice una entrevista al Gerente, para indagar

el por qu no se llevan expedientes personales
de los servidores
M.P.
29-09-06
OBJETIVO:
Efectuar un examen profundo de las reas
criticas identificadas hasta este punto de trabajo,
determinando las situaciones que requieren
acciones correctivas
PROCEDIMIENTOS:
1.
2.
3.
F4
F4
13 / 23 14 / 23
ELABORADO POR: M.P.

126
ENTIDAD
REA
FASE IV
No.
6.
7.
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
EXAMEN PROFUNDO DE REAS CRTICAS
PROCEDIMIENTOS
REF.
P/T
F4
2/23
HECHO
POR
Revise el Sistema de Control de Asistencia del

personal, con el fin de verificar si todos los F 4
M.P.
F4
empleados cumplen con los registros de 15 / 23 18 / 23
Entrada y Salida, o si existe alguna
irregularidad; y, si existe una persona
encargada de vigilar este Registro, y como se
reportan las novedades.
F4
F4
M.P.
Realice una entrevista al gerente para 16 A / 23 23 / 23
determinar por que no se aplican guas de
induccin.
ELABORADO POR: M.P.

FECHA
02-10-06
02-10-06
127

CIUDAD
PERODO
REA
F4
3/23
: QUITO
: Del 16-05-06 al 16-11-06
: Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO :
OBJETIVO:
1.
Gerente
Conocer las razones por las que no se han actualizado los Estatutos y
Reglamento Interno
LOS ESTATUTOS DE LA EMPRESA NO HAN SIDO ACTUALIZADO DESDE SU

INICIO, PODRA INDICAR LAS RAZONES?
Esta situacin se ha dado a la falta de preocupacin de los Directivos de la Empresa.
2.
SE HA RECOMENDADO AL DIRECTORIO Y JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

PARA QUE TOMEN MEDIDAS SOBRE ESTE PARTICULAR?
Tanto el Directorio como la Junta General de Accionistas conocen acerca de este
problema, somos conscientes de la necesidad de reformar y actualizar estos
documentos, pero creo que en el menor tiempo posible se lo realizar
3.
LA FALTA DE ACTUALIZACIN DE LOS ESTATUTOS Y REGLAMENTO, EN

CUANTO A LA DELIMITACIN DE FUNCIONES ESPECFICAS DEL PERSONAL,
HA INTERFERIDO EN EL DESARROLLO NORMAL DE LAS ACTIVIDADES?
Si, ya que debido a la evolucin y desarrollo que ha tenido la Empresa, ha surgido la
necesidad de crear nuevos cargos, los mismos que no se encuentran definidos en los
estatutos, por lo que nos hemos visto obligados a tomar otras medidas para
solucionar dichos inconvenientes.
ELABORADO POR: M.P.

128
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
ACTUALIZACIN
REGLAMENTO,
F4
4/23
REFORMA
GARANTIZAN
LA
DE
ESTATUTOS
OPTIMIZACIN
DE
Y
LA
EMPRESA
COMENTARIO:
Luego
de revisados los Estatutos y su Reglamento,
pudimos determinar que stos no han sido actualizados

desde
su
fecha
de
inicio,
todo
ello
por
falta
de
preocupacin de los Directivos de la Compaa.

Asimismo debido al gran desarrollo que ha tenido la
empresa, ha surgido la necesidad de crear nuevos cargo,
los
mismos
que
no
se
encuentran
definidos
en
el
Reglamento Interno, lo cual ha provocado inexistencia

de coordinacin entre funcionarios y empleados.
CONCLUSIN:
La falta de actualizacin de los Estatutos y Reglamento
Interno de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., en
cuanto a las atribuciones y deberes ha provocado una
coordinacin negativa entre funcionarios y empleados.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
129
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F4
5/23
RECOMENDACIN
El
Directorio
LABORATORIOS
Junta
General
BIOGENET
S.A.
de
Accionistas
de
debe
actualizar
los
Estatutos y su Reglamento Interno, en lo referente a las

funciones especficas de sus servidores, con la finalidad
de
mantener
un
equilibrio
en
la
Organizacin
Direccin de la empresa.
En caso de que no se actualicen estos documentos, se

proceder a la elaboracin de un Manual Orgnico
Funcional, en el cual se determinen con exactitud las
obligaciones, deberes, atribuciones de cada uno de los
servidores
de
la
empresa.
Adems
que
incluya
Organigrama Funcional.
Utilizar el formulario modelo (Ver anexo 2)
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
un
130

CIUDAD
PERODO
REA
F4
6/23
: QUITO
: Del 16-10-06 al 16-11-06
: Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO :
OBJETIVO:
1.
Gerente
Conocer los motivos por los que no se ha evaluado constantemente al
personal y por que no se han utilizado guas del sistema de induccin.
POR QU NO SE HA REALIZADO UNA AUDITORA ADMINISTRATIVA AL

RECURSOS HUMANO QUE LABORA EN LA EMPRESA?
Creo que se ha debido a la falta de estabilidad de la Unidad de Auditoria Interna, y
tambin a la falta de preocupacin por parte de los Directivos. Pero esto no significa
que no se mantengan controles y ciertas evaluaciones de las actividades que
desempea el personal de BIOGENET S.A.
2.
CADA QU TIEMPO SE HA EVALUADO AL PERSONAL DE LA EMPRESA?

No existe un perodo fijo de evaluacin, tampoco una evaluacin de desempeo
basado en competencias, pero tratamos de aplicar el mtodo ms adecuado, que
nos permita observar y medir el desempeo del servidor en su puesto de trabajo, de
acuerdo al cumplimiento de su labor.
3.
LOS DIRECTIVOS DE LA EMPRESA HAN TOMADO MEDIDAS CORRECTIVAS

CON RESPECTO AL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE
AUDITORIA INTERNA?
Lamentablemente los aos anteriores esta Unidad no ha funcionado eficientemente,
pero para este ao se han tomado las medidas necesarias, contamos con el
licenciado Leonardo Jcome como nuevo auditor de la Empresa.
4.
POR QUE NO SE HAN UTILIZADO GUAS PARA LA APLICACIN DEL SISTEMA

DE INDUCCIN
No se han efectuado estas guas debido a que la contratacin se la ha realizado
directamente por la Gerencia General y se ha enviado a la persona contratada, con
una persona antigua, quien la adiestrado respecto al trabajo a desempear.
ELABORADO POR: M.P.
131
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-10-06 al 16-11-06
F4
7/23
EVALUACIN PERMANENTE DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE EL

APROVECHAMIENTO ADECUADO DE LOS MISMOS
COMENTARIO
De la entrevista sostenida con el Gerente de la empresa, se estableci
que no se han realizado exmenes administrativos peridicos de las
actividades que desarrolla el personal, por parte de la Unidad de
Auditoria Interna, puesto que su funcionamiento no ha sido en
forma continua.
CONCLUSIN
La falta
de estabilidad de la unidad de Auditoria Interna y la
despreocupacin de los mximos Directivos en velar por el buen

funcionamiento de la misma, no ha permitido que se realicen
evaluaciones eficaces y constantes sobre la evolucin del desempeo
basado en competencias al personal y as conocer el grado de
cumplimiento de las labores encomendadas .
RECOMENDACIN
Que se efecten exmenes administrativos a las operaciones que
realiza el recurso humano, por parte de la Unidad de Auditoria
Interna encargada de su evaluacin y control en base a un plan
anual de
Auditora y sugiero aplicar la gua de evaluacin de
competencias . Ejemplo: Colaborador con subordinados
F4
22/23
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
132

CIUDAD
PERODO
REA
F4
8/23
: QUITO
: Del 16-05-06 al 16-11-06
: Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO :
OBJETIVO:
1.
Gerente
Conocer las razones por las cuales no se ha capacitado al personal que
labora en la Empresa
DE ENTREVISTAS REALIZADAS AL PERSONAL, NO FUE POSIBLE CONOCER

QUE NO SE HA DADO UNA CAPACITACIN Y ACTUALIZACIN DE
CONOCIMIENTOS EN FORMA OPORTUNA. ME PODRA INDICAR LAS
RAZONES?
Cuando se presentan ciertas oportunidades, se enva a la persona que est
relacionada con el curso o seminario que se dicte; pero no podramos decir que todo
el personal se beneficie de tales eventos. Todo ello se ha debido a que no se ha
previsto un plan de capacitacin dentro de la Empresa
2.
CREE NECESARIO QUE SE IMPARTA CAPACITACIN Y ACTUALIZACIN DE

CONOCIMIENTOS A TODO EL PERSONAL QUE LABORA EN LA EMPRESA?
Es necesario que todo el personal de los diferentes departamentos se actualice en
conocimientos y tcnicas, con el fin de mejorar y elevar el nivel de eficiencia
administrativa tanto personal como empresarial.
3.
EN ALGUNA REUNIN DE DIRECTORIO O JUNTA GENERAL SE HA TRATADO

ACERCA DE LA REALIZACIN DE UN CRONOGRAMA DE CAPACITACIN Y
ENTRENAMIENTO PARA EL PERSONAL?
Si, en sesin del mes de enero de 1996 se acord capacitar al personal que labora
en la empresa, a travs de seminarios, talleres, cursos, conferencias, etc.
ELABORADO POR: M.P.
133
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F4
9/23
CAPACITACIN DEL PERSONAL MEJORA EL RENDIMIENTO DE LOS

MISMOS
COMENTARIO
De
las
conversaciones
mantenidas
LABORATORIOS BIOGENET S.A. pude

perodo
bajo
examen,
nicamente
con
el
personal
de
constatar que durante el
la
Contadora
la
Cajera
asistieron a un curso de capacitacin fuera de la empresa, mientras

que el resto de personal no tuvo capacitacin alguna.
F4
21/23
Asimismo de la entrevista realizada al Gerente, nos fue posible

conocer que la falta de capacitacin y entrenamiento al personal se
debe a la inexistencia de un Cronograma de Capacitacin, lo que no
ha permitido que se adquieran conocimiento de nuevas tcnicas,
todo ello un beneficio de la empresa.
Con el fin de obtener un buen desempeo de funciones las tcnicas

modernas
consideran
la
capacitacin
de
personal
como
una
inversin, en todas circunstancias no debera escatimarse recursos

para este fin.
ELABORADO POR: M.PREVISADO POR: C.G.
134
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F4
10/23
CONCLUSIN:
No se actualiza y capacita al personal de los diferentes

departamentos, todo ello porque no se ha previsto un plan
de capacitacin dentro de la empresa.
RECOMENDACIN
El Directorio dispondr que se elabore en forma anual un

Cronograma de Capacitacin de personal, que abarque
cursos, seminarios, talleres, conferencias, etc.; debindose
tambin
tomar
en
cuenta,
los
que
dictan
las
Instituciones del Estado o cualquier otra entidad. La

adopcin de esta poltica permitir contar con elementos
humanos adecuados, lo que redundar en beneficio de
la empresa.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
135

CIUDAD
PERODO
REA
F4
11/23
: QUITO
: Del 16-05-06 al 16-11-06
: Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO :
OBJETIVO:
1.
Gerente
Conocer por qu no se dan por escrito las rdenes de trabajo y porque no
se aplican guas para la aplicacin del sistema de induccin
POR QU LAS RDENES DE TRABAJO NO SE EMITEN POR ESCRITO?

Las rdenes de trabajo se dan en forma directa y verbal, puesto que no constituye
una disposicin, lineamiento o poltica dentro de la Empresa al emitir stas por
escrito. As mismo se rene a los Jefes Departamentales y se les da instrucciones, y
luego ellos las transmiten al personal a su cargo.
2.
SE CUMPLEN EN SU TOTALIDAD LAS RDENES EMITIDAS VERBALMENTE?

No podramos decir que se cumplen en un 100%, pero si en un 80%
3.
CREE USTED QUE ES IMPORTANTE QUE LAS RDENES DE TRABAJO SE

EMITAN POR ESCRITO?
En cierta manera si, porque de este modo se podra lograr que las rdenes de trabajo
se cumplan en forma cabal; y as mismo quedar constancia en los archivos de la
empresa, para poder controlar el cumplimiento de las mismas.
4.
POR QUE NO SE APLICAN GUAS PARA LA APLICACIN DEL SISTEMA DE

INDUCCIN?
No se aplican estas guas debido a que la contratacin se la hace directamente por la
Gerencia General y se acompaa por un trabajador antiguo quien lo adiestra para el
cumplimiento de sus funciones.
ELABORADO POR: M.P.

136
ENTIDAD
REA
PERODO
RDENES
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
CONCRETAS
BIEN
F4
12/23
DIRIGIDAS
PERMITEN
CUMPLIR
FUNCIONES EN FORMA EFICIENTE

COMENTARIO
De acuerdo a mi estudio efectuado a travs de entrevistas, se
comprob que las rdenes fijadas por la autoridad de la empresa, lo
cual conlleva a que las mismas en un 20% no se lleguen a cumplir en
forma cabal.
CONCLUSIN
Las rdenes emanadas por la autoridad competente no son dadas
por escrito, procedimiento que no garantiza el fiel cumplimiento de
las mismas.
RECOMENDACIN
El Directorio dispondr, que las rdenes de trabajo deben hacerse
necesariamente por escrito, adems teniendo la obligacin de velar
por el fiel cumplimiento de las mismas. Para el caso de rdenes
impartidas para todo el personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A.,
debe ser escrita y dadas a conocer a cada Jefe Departamental, para
que sea bajo la responsabilidad de ellos, quienes hagan conocer al
personal a su mando.
Analizar la posibilidad de realizar esto a travs del Internet, correo
electrnico interno.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
137

CIUDAD
PERODO
REA
F4
13/23
: QUITO
: Del 16-05-06 al 16-11-06
: Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO :
OBJETIVO:
1.
Gerente
Conocer las razones por las cuales no se llevan expedientes personales de
los servidores
POR QU NO SE MANTIENEN REGISTROS PERSONALES DE DATOS?

Toda documentacin se la mantiene en una sola carpeta en forma general y
debidamente clasificada. Se la lleva as porque el personal no es numeroso.
2.
SE HA ACTUALIZADO LOS DATOS PERSONALES Y ADMINISTRATIVOS DE LOS

SERVIDORES?
Realmente la documentacin no ha sufrido cambios en un tiempo considerable, tal
vez porque ha faltado un poco de preocupacin e iniciativa de mi parte.
ELABORADO POR: M.P.

138
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F4
14/23
ADECUADOS ARCHIVOS DE EXPEDIENTES PERSONALES PERMITEN UNA

RPIDA LOCALIZACIN DE DOCUMENTOS
COMENTARIO
Luego de la revisin de los archivos del personal de
la empresa, se
verific
se
que
la
documentacin
del
personal
no
encuentra
debidamente clasificada en expedientes individuales, sino que se

mantiene en una sola carpeta.
Asimismo se pudo constatar que dicha documentacin no ha sufrido
cambios
en
un
tiempo
considerable,
lo
que
conlleva
una
desactualizacin de la informacin, datos y bibliografa del personal.
CONCLUSIN
No
se
mantienen
expedientes
personales
actualizados
de
la
documentacin de los servidores, lo que dificulta la rpida localizacin

de informacin y conlleva a la entrega de datos desactualizados
RECOMENDACIN
Implementar
un
moderno
sistema
de
documentacin
archivo,
procurando clasificar la informacin en forma lgica, adecuada y

actualizada, lo cual podr contener entre otros lo siguientes.
Hoja de vida
Copia de cdula
Aviso de entrada
Formato de contrato
Aviso de incremento de sueldos
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
139
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F4
15/23
ADECUADO SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA DE

PERSONAL, PERMITE UN MAYOR RENDIMIENTO
COMENTARIO
El sistema que utiliza la empresa para el control de Asistencia
de Personal, es el Registro de Firmas a la entrada y salida de
las jornadas de trabajo es de 08h00 a 12h00 y de 14h00 a
17h00,mientras que el personal de ventas se reporta a las
08h00 y a las 15h00, firmando slo las entradas.
Este registro reposa en la Secretara de la empresa, siendo la
Secretaria la persona encargada de proteger y controlar las
operaciones que en l se dan.
Es as que se est no cumpliendo el Art. 25 del capitulo VII del

Reglamento Interno de la empresa Asistencia.
Puesto que el actual sistema de registro de firmas de

entrada y salida no proporciona un alto grado de
confiabilidad en el control de asistencia, ya que puede
existir irregularidades en el manejo de los registro, esto
puede deberse a afinidad existente entre el custodio y el
resto de personal.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
140
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F4
16/23
CONCLUSIN
El sistema utilizado por la empresa para el control de

asistencia de personal no es el mas confiable y aconsejable.
Adems no se cuenta con hojas de movilizacin, en caso de que
el personal tenga que salir en horas laborables, por cualquier
motivo.
RECOMENDACIN
Debe proponer al Directorio y Junta General, la necesidad

de implantar en la empresa el sistema de un
mtodo
moderno de control de Asistencia puesto que es un mtodo

eficaz y confiable para el control diario de asistencia y
puntualidad en el trabajo.
Como instrumento de ayuda para el control de asistencia

implementar las hojas de movilizacin, para el caso de
salidas del personal en horas laborables, ya sea por asuntos
personales o de oficina, las mismas que estarn bajo
custodia de la Secretaria (Ver Anexo)
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
141

CIUDAD
PERODO
REA
F4
16A/23
: QUITO
: Del 16-05-06 al 16-11-06
: Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO :
OBJETIVO:
Gerente
Conocer los motivos del porque no se utilizan guas de induccin.
1. DE ENTREVISTAS REALIZADAS AL PERSONAL SE ESTABLECE QUE NO EXISTE

UNA GUA DE INDUCCIN. PODRA INDICA RME LA RAZN?
Cuando ingresa una persona a la Empresa se la adiestra con una persona antigua, la
misma que es encargada de darle las instrucciones con respecto al nuevo cargo.
2. CREE NECESARIA LA APLICACIN DE UNA GUA DE INDUCCIN?
Despus de su aplicacin veo indispensable aplicar una gua de induccin ya que de
esta manera el personal que se encuentra en este sistema obtendr un mejor
adiestramiento con las personas indicadas.
ELABORADO POR: M.P.

142
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F4
16B/23
UNA ADECUADA ADAPTACIN CONTRIBUYE AL MEJOR

DESEMPEO DE FUNCIONES
COMENTARIO
De las conversaciones mantenidas con los empleados puedo constatar
que durante el periodo de adaptacin
desorientacin
en la Empresa existe una
debido a que desconocen a quien dirigirse para el

De igual manera en la entrevista realizada al Gerente General me
fue posible confirmar que no existe una orientacin para el nuevo
personal.
CONCLUSIN
No existe una gua para la adaptacin de los nuevos empleados
porque no se ha previsto una gua de INDUCCIN en la Empresa.
RECOMENDACIN
El directorio dispondr la aplicacin de la gua de INDUCCIN, la
misma que presente: CONTENIDO, PERSONA RESPONSABLE Y TIEMPO;
buscando contribuir al mejoramiento del desempeo de los nuevos
empleados .
F4
23/23
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
143

REA
PERODO
F4
17/23
: Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
PAPELES DE TRABAJO SOBRE EL CONTROL DE ASISTENCIA
NMINA
Sra.
Toromoreno
FECHA
PRIMERA JORNADA
ENTRADA SALIDA
SEGUNDA JORNADA
ENTRADA
SALIDA
Graciela 01-08-06
08h00
12h00
14h00
17h00
08-08-06
15-08-06
22-08-06
08h00
08h05
08h00
12h05
12h00
12h00
14h05
14h05
14h00
17h00
17h00
17h00
Srta. Valeria Ortiz
01-08-06
08-08-06
15-08-06
22-08-06
08h15
08h10
08h00
08h05
12h00
12h00
12h05
12h00
14h08
14h05
14h00
14h05
17h00
17h00
17h05
17h00
Sra. Doris Falcn
01-08-06
08-08-06
15-08-06
22-08-06
08h15
08h00
08h00
08h07
12h00
12h00
12h05
12h00
14h05
14h05
14h00
14h05
17h00
17h00
17h06
17h03
Sr. Pablo Chipantiza
01-08-06
08-08-06
15-08-06
22-08-06
08h00
08h00
08h00
08h05
12h00
12h00
12h05
12h00
14h00
14h03
14h00
14h02
17h05
17h00
17h00
17h07
OBSERVAC.
Este servidor
registra
algunos
atrasos
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G..
144

REA
PERODO
F4
18/23
: Recursos Humanos
: Del 16-05-06 al 16-11-06
NMINA
FECHA
PRIMERA JORNADA
ENTRADA SALIDA
SEGUNDA JORNADA
ENTRADA
SALIDA
Sr. Mauricio Recalde

(Agente Vendedor)
01-08-06
08-08-06
15-08-06
22-08-06
08h15
08h10
08h00
08h03
15h15
15h15
15h20
15h00
Srta. Sheyla Basantes

(Agente Vendedor)
01-08-06
08-08-06
15-08-06
22-08-06
08h00
08h05
08h03
08h00
15h00
15h05
15h00
15h02
OBSERVAC.
18h00 Es la persona
18h00 que registra
18h00 el nmero de
18h00 atrasos ms
elevado
COMENTARIO:
Para realizar la cdula analtica sobre el control de asistencia al personal que labora en
BIOGENET S.A., se tomaron los datos directamente de los registros de asistencia que
reposan en la secretaria de la empresa, aclarando que no se puede obtener copias de
estos registros por no permitirlo su custodio.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G..
145
REA
PERODO
F4
19/23
: Recursos Humanos
: Del 16-05-06 al 16-11-06
PAPEL DE TRABAJO- CARPETAS DE PERSONAL
QUE DEBE TENER UNA CARPETA DE CADA EMPLEADO

N
NOMBRE DEL
EMPLEADO
Pablo
Chipantiza
Doris
Falcon
Valeria
Ortiz
Mnica
Recalde
Graciela
Toromoreno
HOJA
COPIA
DE
DOCUMENTOS
VIDA
PERSONALES
AVISOS
HOJAS DE
INCREMENTOS
IESS
MOVILIZACIN
SUELDOS
CONTRATO
= Si cumple
X = No cumple
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G..
146
REA
PERODO
F4
20/23
: Recursos Humanos
: Del 16-05-06 al 16-11-06
PAPEL DE TRABAJO
N NOMBRE DEL EMPLEADO
LOS EMPLEADOS CONOCEN

SUS FUNCIONES
Pablo Chipantiza
SI
Doris Falcn
SI
Valeria Ortiz
SI
Mnica Recalde
SI
Graciela Toromoreno
SI
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G..
147
REA
PERODO
F4
21/23
: Recursos Humanos
: Del 16-05-06 al 16-11-06
GUA DE CAPACITACIN
Esta gua se ha creado con el fin de dar a conocer sobre la capacitacin y desarrollo
profesional del empleado o trabajador de la empresa.
NOMBRE DEL EMPLEADO:
DEPARTAMENTO:
JEFE INMEDIATO:
Lcda. Myriam Daz

FINANCIERO
Dr. Jaime Gutirrez
CARGO
CONTENIDO CURSO
1
CONTADORA
CURSO DE
CONTABILIDAD
AVANZADA
TRIBUTACIN
2
CONTADORA

CARGO:
DEPARTAMENTO:
JEFE INMEDIATO:
CARGO
3
SECRETARIA
4
SECRETARIA
CONTADORA
SECCIN: CONTABILIDAD
FECHA DE INGRESO: 01/02/05
RESPONSABLE
CAPACITACIN
RR.HH
TIEMPO
30 HORAS
RR.HH
20 HORAS
Valeria Ortiz
SECRETARIA
RECURSOS HUMANOS
Dr. Jaime Gutirrez
CONTENIDO
CURSO
Gerencia del Servicio
y Medicin de la
Satisfaccin del
cliente
Relaciones Humanas
y convivencia
RESPONSABLE
CAPACITACIN
Administracin de
Ventas RR.HH
RR.HH
TIEMPO
16 HORAS
8 HORAS
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G..
148
REA
PERODO
F4
22/23
: Recursos Humanos
: Del 16-05-06 al 16-11-06
GUA DE COMPETENCIAS COLABORADOR CON SUBORDINADOS

Nombre del colaborador
Gerente
Fecha
:
:
:
Mnica Recalde
Dr. Miltn Anglo
del 16-10-06 al 16-11-06
Use las siguientes escalas para calificar el nivel de competencia que usted ha observado en esta
persona.
No
1
No ha sido Nivel
observado
aceptado
COMPETENCIA
3
5
no Menos
que Nivel
aceptable
aceptable
7
Sobrepasa
nivel
aceptable
9
Sobrepasa
amplia
CALIFICACIN
EXPLICACIN SOBRE LA
CALIFICACIN
Conducta profesional
Conocimiento tcnico
Perspectiva empresarial
Compromiso con resultados
Comunicacin
Enfoque al cliente
Anlisis de decisiones
Innovacin
Manejo de recursos
Efectividad en equipo
Es un profesional que da sus

primeros pasos dentro de las
ventas
Tiene conocimientos slidos de
ventas
No toma decisiones consulta que
hacer
Resuelve sus problemas y presenta
la informacin oportuna
Presenta los informes pero no
tiene los argumentos por sustentar
Tiene buena forma de atender a los
clientes
Siempre
esta
solicitando
informacin y apoyo para resolver
sus inquietudes
Siempre esta observando la
manera como mejorar
Si sabe aprovechar los recursos
que dispone
No sabe aprovechar todas las
bondades del sistema
TOTAL
56
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G..
149
REA
PERODO
F4
23/23
: Recursos Humanos
: Del 16-05-06 al 16-11-06
GUA DE INDUCCIN
Esta gua se ha creado con el fin de conocer sobre el entrenamiento del empleado o
trabajador de recin ingreso a la empresa.
: Edgar Urquizo
Cargo
:Vendedor
Departamento:
Contabilidad
Seccin: Caja bancos
Jefe inmediato:
Carlos Aguilar
Fecha de ingreso: 01/02/04
No
1
2
3
4
CONTENIDO
Presentacin y
Disposiciones generales,
conocimiento de la
empresa
Conversacin con Gerencia
Trabajo en departamento
de ventas
Disposiciones contables,
entrega de informes e
informacin
Explicacin
y
adiestramiento del cargo
RESPONSABLE
Recursos Humanos
TIEMPO
4 horas
Gerente
Administrador de vetas
hora
1 da
Contador
1 da
Contador/ Auxiliar
caja bancos saliente
_______________
____________________
EMPLEADO
JEFE INMEDIATO
de 10 das
____________________
RECURSOS HUMANOS
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G..
150
Quito, noviembre del 2006
Seores
ACCIONISTAS Y MIEMBROS DEL DIRECTORIO DE LABORATORIOS
BIOGENET S.A.
De mi consideracin:
He realizado la Auditora Administrativa al rea de Recursos Humanos de la

Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., por el perodo comprendido
entre el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006; el mismo que se realiz de
acuerdo a las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas y dems
procedimientos considerados necesarios en las circunstancias, para ayudarles a
evaluar el desempeo de rea sujeta a examen.
Por la naturaleza del examen los resultados se encuentran expresados en

comentarios, conclusiones y recomendaciones, siendo de su responsabilidad la
toma de las acciones directivas a fin de mejorar sus procedimientos en la buena
conduccin de la empresa.
Atentamente,
AUDITORA
151
C AP T U L O
PRIMERO
INFORMACIN INTRODUCTORIA
MOTIVOS DEL EXAMEN:
La realizacin de la Auditora Administrativa del rea Recursos Humanos de

LABORATORIOS BIOGENET S.A., se llev a efecto conforme la Orden de
Trabajo No. 001 de fecha 16 de Mayo de 2006, emitida por el C.P.A. Carlos
Garca , Director del Proyecto de Tesis; y, conforme al Plan de Investigacin
aprobado por el H. Consejo Directivo de la Facultad de Ciencia Administrativas
de la Universidad Tecnolgica Equinoccial
con la finalidad de alcanzar el
Estatuto de Licenciada en Contabilidad y Auditoria, Contador Pblico Auditor.
OBJETIVOS DEL EXAMEN:
Evaluar la eficiencia administrativa del personal que labora en

Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y

reglamentarias en el desarrollo de las actividades.
152
Evaluar el Sistema de Control Interno a fin de determinar el grado de

eficiencia
administrada,
producir
recomendaciones
para
su
mejoramiento
ALCANCE DEL EXAMEN:
La presente Auditoria Administrativa del rea de Recursos Humanos de la

Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. cubre el perodo comprendido
entre el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006.
BASE LEGAL
LABORATORIOS BIOGENET S.A. fue creada mediante resolucin No. 94
1.1.1 1010 de 15 de julio de 1.994, e inscrita en el Registro Mercantil con el No.
125 de fecha 3 de Agosto del mismo ao, fecha en la cual se da inicio a sus
actividades comerciales.
Rige para su funcionamiento legal: Ley de Compaas, Cdigo de Comercio,
Cdigo de Salud, Cdigo de Trabajo, Ley de Rgimen Tributario Interno,
Estatutos y Reglamentos de la Compaa
153
ESTRUCTURA ORGNICA

manera:
Junta General de Accionistas
Directorio
Presidente Administrativo
Gerente General
Departamento Financiero
Departamento Administrativo
Departamento de Ventas
154
CAPITULO
SEGUNDO
1. ACTUALIZACIN Y REFORMA DE ESTATUTOS Y REGLAMENTO

INTERNO, GARANTIZARN LA OPTIMIZACIN DE LA EMPRESA
CONCLUSIN
Los Estatutos y Reglamento Interno de la Compaa no han sido actualizados
desde la fecha de inicio, por falta de observancia del Directorio y Junta General
de Accionistas, inobservando los Principios y Elementos de Administracin
Aceptados. Por consiguiente la falta de actualizacin de los Estatutos y
Reglamento Interno de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., en
cuanto a delimitacin de funciones ha provocado descoordinacin entre
funcionarios y empleados.
RECOMENDACIN
El Directorio y la Junta General de Accionistas de LABORATORIOS

BIOGENET S.A.., debe actualizar los Estatutos y Reglamento Interno, en lo
155
referente a las funciones especficas de sus servidores, con la finalidad de
mantener un equilibrio en la Organizacin y Direccin de la Empresa.
En caso de que no se actualicen estos documentos, se proceder a la elaboracin
de un Manual Orgnico Funcional, en el cual se determine con exactitud las
obligaciones, atribuciones de cada uno de los servidores de la Empresa.
Adems que incluya un Organigrama Funcional.
2. EVALUACIN PERMANENTE DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE

EL APROVECHAMIENTO ADECUADO DE LOS MISMOS
CONCLUSIN
La falta de preocupacin de los mximos Directivos en velar por el buen
funcionamiento de la Unidad de Auditoria Interna, no ha permitido que se
realicen exmenes administrativos peridicos de las actividades que desarrolla
el personal, puesto que el funcionamiento de esta Unidad no ha sido en forma
continua.
Esta situacin, no ha permitido evaluar y conocer el grado de rendimiento del

Recurso Humano en el cumplimiento de las labores encomendadas.
Incumplindose con lo que determina el Artculo 13 del Captulo III del

Reglamento Interno Evaluacin que seala:
156
Las actividades desarrolladas por el personal de la Empresa, sern
permanentemente evaluadas y su rendimiento deber ser aceptable
RECOMENDACIN
Que la Unidad de Auditora Interna, encargada de la evaluacin y control,

realice en forma peridica exmenes administrativos de las actividades que
desarrolla el Recursos Humano de la Compaa, en base a un plan anual.
3. CAPACITACIN DEL PERSONAL, MEJORA EL RENDIMIENTO DE

LOS MISMOS
CONCLUSIN
Uno de los problemas detectados en la Empresa LABORATORIOS BIOGENET
S.A., fu la falta de capacitacin y entrenamiento al personal, lo que no ha
permitido que se adquieran conocimientos de nuevas tcnicas en beneficio de la
entidad.
Si bien en algunas oportunidades ciertos trabajadores han participado en

eventos de esta naturaleza, pero la mayora del personal no ha tenido la
oportunidad de actualizarse. Todo aquello se debe a la falta de un Plan o
Cronograma de Capacitacin.
157
No se ha dado cumplimiento de esta manera el Artculo 16 del Captulo IV del
Reglamento Interno Capacitacin del Personal, que menciona:
Con la finalidad de actualizar los conocimientos, obtener un mayor

rendimiento y elevar la calidad del trabajo, el personal podr participar de
eventos de capacitacin o perfeccionamiento.
RECOMENDACIN
El Directorio dispondr que se elabore en forma anual un Cronograma de

Capacitacin
de
Personal,
que
abarque
cursos,
seminarios,
talleres,
conferencias, etc., de acuerdo a las necesidades de cada una de las reas de

trabajo, debindose tambin tomar en cuenta los que dictan las instituciones del
Estado o cualquier otra entidad. La adopcin de esta poltica permitir contar
con elementos humanos adecuados, lo que redundar en beneficio de la
Empresa, establecer los cursos de capacitacin mnimos requeridos por cada
nivel o cargos.
158
4. RDENES CONCRETAS Y BIEN DIRIGIDAS PERMITEN CUMPLIR
CONCLUSIN
De acuerdo a mi estudio se comprob que las rdenes fijadas por la autoridad
de la Empresa, son transmitidas en forma directa y verbal, lo cual conlleva a
que las mismas en un 20% aproximadamente no se lleguen a cumplir en forma
cabal.
RECOMENDACIN
El Directorio dispondr que las rdenes de trabajo deban hacerse

necesariamente por escrito, adems teniendo la obligacin de velar por el fiel
cumplimiento de las mismas. Para el caso de rdenes impartidas para todo el
personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A., deben ser escritas y dadas a
conocer a cada jefe departamental para que sea bajo la responsabilidad de ellos
quienes hagan conocer al personal a su mando.
5.
ADECUADOS
ARCHIVOS
DE
EXPEDIENTES
PERSONALES,
PERMITEN UNA RPIDA LOCALIZACIN DE DOCUMENTOS

CONCLUSIN
Revisados los archivos del personal de
la Empresa, se verific que la
documentacin del personal no se encuentra debidamente clasificada en
159
expedientes individuales, sino que se mantiene en forma general en una sola
carpeta.
Asimismo, dicha documentacin no ha sufrido cambios en un tiempo

considerable, lo que conlleva a una desactualizacin de informacin, datos y
biografa del personal, requisitos mnimos por carpeta.
RECOMENDACIN
Sugerir a la Secretara de la entidad, la implementacin de un moderno sistema
de documentacin y archivo, procurando clasificar la informacin en forma
lgica, adecuada y actualizada.
6.
ADECUADO SISTEMA
DE
CONTROL
DE
ASISTENCIA
DE

CONCLUSIN
El sistema utilizado por la Empresa para el control de asistencia de personal, es
el Registro de Firmas a la entrada y salida de las dos jornadas de trabajo, siendo
la Secretaria la persona encargada de proteger y controlar las operaciones que
en l se dan.
160
Es as que este sistema no proporciona en alto grado de confiabilidad en el
control de asistencias, ya que pueden existir irregularidades en el manejo de los
registros, esto puede deberse a afinidad que pueda existir entre el custodio y el
resto del personal.
Inobservndose lo establecido en el Captulo VI, Artculo 25 del Reglamento

Interno de la Empresa Asistencia, que seala:
Se establecer un sistema adecuado que permita el control de la asistencia,

permanencia y puntualidad del personal, con el fin de evaluar el rendimiento
de los mismos.
RECOMENDACIN
Los Directivos de la Compaa procedern ha implantar un Sistema moderno

de Asistencia, puesto que es un mtodo confiable y eficaz para el control de
asistencia, permanencia y puntualidad en el trabajo.
Asimismo, como instrumentos de ayuda para el control de asistencia se

implentarn las Hojas de Movilizacin, utilizadas para las salidas del personal,
en horas laborables, ya sea por asuntos personales o e oficina, las mismas que
estarn bajo la custodia de la Secretaria.
161
7.
PREPARACIN
DESIGNACIN
DE
UNA
PROFESIONAL
ENCARGADA DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE LA SOLVENCIA Y

EFICACIA EN ESTE DEPARTAMENTO
CONCLUSIN
En mi trabajo se establece que si bien existe una persona encargada del control
de Recursos Humanos, no es una especialista, pus solo se ha manejado por la
experiencia, esto puede ocasionar a la larga un profundo problema en lo que
refiere al manejo del personal.
RECOMENDACIN
Los Directivos de la Compaa procedern ha contratar o encargar el control a

una persona especializada en el rea o Capacitar a la persona que actualmente
es responsable
8. PLIZAS DE SEGUROS PARA LA CUSTODIA DE QUIENES MANEJAN

VALORES, PERMITE LA PROTECCIN Y BUEN RECAUDO DE LOS
EMPLEADOS Y FLUJO DE DINERO DE LA EMPRESA.
CONCLUSIN
Ente los problemas que observ en la empresa puedo decir que los encargados
de realizar depsitos y transporte de mercaderas no tienen plizas de seguros,
factor que representa un riesgo para la compaa.
162
RECOMENDACIN
El Directorio dispondr la contratacin de una empresa de seguros para
proteger, fortalecer, el transporte de valores, mercaderas y la vida de los
custodios.
9. EL CONTROL PERIDICO DE DOCUMENTOS, PRODUCTOS A LOS

VENDEDORES
PERMITE
PROTECCIN
EFICACIA
DE
ESTOS
ACTIVOS DE LA EMPRESA.
CONCLUSIN
En este trabajo de investigacin observ que no existe un arqueo peridico de

valores, documentos y mercaderas que manejan los Vendedores, pues los
llevan de forma desordenada sin la utilizacin de una buena metodologa
RECOMENDACIN
El Directorio dispondr que se realicen arqueos de documentos, productos y

valores en forma espordica y de esta manera evitar la prdida o jineteo de los
mismos, logrando as una eficiente entrega recepcin de lo mencionado.
163
163
IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1
1.
CONCLUSIONES
La prctica de Auditora Administrativa, se pudo llevar a cabo y me

permiti apreciar la organizacin. Las tcnicas y los resultados
operativos con miras a un mejoramiento constante para el adecuado
desarrollo de las rutinas y actividades cotidianas, por esta razn se la
considera como una Auditora Constructiva.
2.
El
Organigrama
estructural
con
el
que
cuenta
actualmente
LABORATORIOS BIOGENET S.A., luego de la descripcin de cada uno

de ellos, nos demuestra la realidad administrativa en la que se
desenvuelve la entidad.
3.
La identificacin de las funciones principales del rea de Recursos

Humanos, nos permite evaluar la situacin actual de la Empresa.
4.
El desarrollo de las funciones del rea de Recursos Humanos permite

identificar las reas fuertes y dbiles de la Empresa.
5.
Los resultados de la investigacin se han tabulado ordenadamente,

buscando optimizar al personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A.
164
6.
La
optimizacin del
Recurso Humano permite brindar mayores y
mejores alternativas del desempeo laboral.
7.
El Sistema de Administracin y Recursos Humanos
sirve como
instructivo para proporcionar orden y bienestar a todo el personal de

8.
En cuanto a la hiptesis que planteo al inicio de mi trabajo de

investigacin, he podido determinar y comprobar que existen
deficiencias en el Sistema de Control Interno, puesto que no se cumple
con actividades que son de vital importancia para la empresa; lo que no
garantiza el aprovechamiento en forma eficiente, efectiva y econmica
del recurso humano.
165
4.2
1.
RECOMENDACIONES
Los administrados de los LABORATORIOS BIOGENET debern realizar

un seguimiento a los asuntos tratados en el informe del auditor el cual
incluye observaciones y recomendaciones.
2.
Es necesario que LABORATORIOS BIOGENET S.A., adopte medidas

conducentes a la actualizacin de su Legislacin, esto es en cuanto a sus
Estatutos y Reglamento Interno, y se observen las disposiciones previstas
en los mismos, lo que permitir una clara y eficaz operatividad, tanto en
el campo administrativo como financiero.
3.
Mediante mi investigacin propongo a los Directivos de la empresa

LABORATORIOS BIOGENET S.A., un Organigrama Estructural, que
representa grficamente y en forma real la estructura organizativa de la
misma, en el cual se evidencia la responsabilidad propia de la divisin
de trabajo y la autoridad propia de la jerarqua.
4.
La Unidad de Auditoria Interna realizar evaluaciones permanentes al

personal, lo que permitir conocer el rendimiento real en el
cumplimiento de las labores encomendadas en un plan anual.
166
5.
Los Directivos de la entidad, dispondr que se elaboren y ejecutaran

programas de capacitacin y entrenamiento que incluya a todo el
personal, garantizando de esta manera un mejor desarrollo de las
actividades.
6.
El Sistema moderno de Control de Asistencia, es un mtodo eficaz y

confiable para el Control del personal, por lo que recomiendo su
utilizacin; al igual que la implementacin de las Hojas de Movilizacin.
7.
Con la finalidad de que se mantenga la informacin del personal en

forma ordenada, separada y utilizada, la Secretaria de la entidad, deber
tomar las medidas correctivas necesarias.
8.
Que el presente trabajo de Investigacin, sirva para mejorar la gestin

administrativa de LABORATORIOS BIOGENET S.A., para lo cual se
debern tomar como referencia las recomendaciones planteadas en el
respectivo Borrador del Informe.
9.
Incursionar en este tema, es recomendable no solo por su utilidad, sino

porque a travs de la Auditoria Administrativa se puede llegar a
canalizar una nueva opcin del Auditor, como es el Asesoramiento
Empresarial.
167
167
V ANEXOS
ANEXO 1
FORMULARIO DE DESCRIPCIN DE LA FUNCIN
DESCRIPCIN DE FUNCIONES
FECHA DE ELABORACIN ORIGINAL: _________________________________

REVISIN
No. ____________________ FECHA _______________________________________
1.- IDENTIFICACIN DE LA FUNCIN

GERENCIA ________________
DEPARTAMENTO _________________
SECCIN _________________
UBICACIN FSICA________________
TITULO DEL PUESTO __________________________________________________

REPORTA DIRECTAMENTE A __________________________________________
REPORTA DIRECTAMENTE A: _________________________________________
REPORTA INDIRECTAMENTE A: _______________________________________
ROPA DE TRABAJO E IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD
______________________
________________________________________
______________________
________________________________________
168
2.- OBJETIVO DEL PUESTO
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
3.- FUNCIONES
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
4.- RESPONSABILIDAD SOBRE BIENES, DINERO, DOCUMENTOS E

INFORMACIN.
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
169
5.- RELACIONES PRINCIPALES Y CONTACTOS PERMANENTES
PERSONA O CARGO
MOTIVO
FRECUENCIA
5.1. DENTRO DE LA COMPAA

___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
5.2. FUERA DE LA COMPAA

___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
6.- SUPERVISIN
6.1. DIRECTA
CARGO: ______________________________________________________________
______________________________________________________________________
6.2. INDIRECTA
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
7.- EN CASO DE AUSENCIA LE REMPLAZA:
170
8.- REQUISITOS PARA OCUPAR EL PUESTO
EDUCACIN FORMAL MNIMA NECESARIA

______________________________________________________________________
CONOCIMIENTOS RELATIVOS AL PUESTO
______________________________________________________________________
EXPERIENCIA TOTAL MNIMA NECESARIA
______________________________________________________________________
MQUINAS Y EQUIPOS Y HERRAMIENTAS QUE DEBE OPERAR
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
_______________________
NOMBRE DEL TITULAR
_______________________________
________________________
GERENTE / GERENTE GENERAL
GERENTE / JEFE DE REA
_____________________________
_____________________________
JEFE INMEDIATO
JEFE DE RECURSOS HUMANOS
FECHA: ______________________
171
ANEXO 2

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL
JUNTA GENERAL
ACCIONISTAS
COMISARIO
DIRECTORIO
PRESIDENTE
ADMINISTR.
AUDITOR
INTERNO
ASESORA
JURDICA
GERENTE
GENERAL
SECRETARIA
DEPARTAMENTO
ADMINSITRAT.
PROVEEDURA
DEPARTAMENTO
DE VENTAS
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
VENDEDOR 1
CONTABIL.
BODEGA
CARTERA
FACTURAC.
CAJA
VENDEDOR 2
CHOFER 1-2
VENDEDOR 3
CONSERJE
VENDEDOR 4
GUARDIN
VENDEDOR 5
VENDEDOR 6
VENDEDOR DE
OFICINA
FUENTE:
ELABORACIN:
BIOGENET
LA AUTORA
172
ANEXO 3

HOJA DE MOVILIZACIN
PERMISO No.
DEPARTAMENTO: .................................
FECHA: .........................
PARA:
AUSENTARSE
MOTIVO DE ESTE
PERMISO
NO CONCURRIR AL TRABAJO
I.E.S.S.
DILIGENCIA DE LA EMPRESA
ENFERMEDAD
OTROS
DURACIN DEL PERMISO:
DESCONTABLE
DEL SALARIO:
SI
NO
FIRMA DEL EMPLEADO:

________________
NOMBRE
CONTROL: SALI
ENTR:
AUTORIZADO POR:
_________________________
NOMBRE
173

PLANEACIN
ANEXO 4
PRESUPUESTO AO 2007
REA:
RECURSOS HUMANOS
DESCRIPCIN DEL INFORME: ESTIMACIN DEL SUELDO POR REAS Y CARGOS
No.
1
2
3
4
5
6
7
CARGO
SUPERVISOR DE VENTAS
AUXILIAR CONTABLE
VENDEDORES
CONSERJE
SECRETARA
BODEGUERO
CAJERA
TOTALES
NO.
PERSONAS
EN EL
PUESTO
1
1
10
1
1
2
1
17
S.B.U.
494.64
216.69
149.09
149.09
149.09
132.84
149.09
1440.53
ROL ULTIMO MES AO 2006

S.B.U.X
HORAS
COMISI
No. PERS.
EN EL
EXTRAS
ONES
PUESTO
494.64
216.69
149.09
149.09
149.09
265.68
149.09
2915.18
ELABORADO POR: M.P.

APROBADO POR:
C.G.
BENEFICIOS SOCIALES 2006
COMPON
ENTE
TOTAL
SUELDO
MENSUAL
XIII
SUELDO
XIV
SUELDO
16.00
16.00
160.00
16.00
16.00
32.00
16.00
510.64
232.69
1650.90
165.09
165.09
297.68
165.09
41.22
18.06
124.24
12.42
12.42
22.14
12.42
10.16
10.16
101.59
10.16
10.16
20.32
10.16
272.00
3187.18
242.93
172.71
COMPON
ENTE
TOTAL
SUELDO
MENSUAL
XIII
SUELDO
XIV
SUELDO
8.00
8.00
80.00
8.00
32.00
16.00
8.00
545.32
243.42
1760.36
176.09
704.35
317.40
176.09
44.82
20.03
20.03
140.07
14.01
56.03
25.12
11.58
11.58
115.83
11.58
46.33
33.17
11.58
160.00
3929.02
314.09
231.67
AO 2007
No.
1
2
3
4
5
6
7
CARGO
AUXILIAR CONTABLE
VENDEDORES
CONSERJE
SECRETARA
BODEGUERO
CAJERA
TOTALES
NO.
PERSONAS
EN EL
PUESTO
1
1
10
1
4
2
1
20
537.92
240.42
168.09
168.09
168.09
150.70
168.09
S.B.U.X
No. PERS.
EN EL
PUESTO
537.82
240.42
1680.86
168.09
672.35
301.40
168.09
1601.29
3769.02
S.B.U.
HORAS
EXTRAS
FONDO
RESERVA
APORTE
PATRONAL
TOTAL
PROVISIN
APORT.
PERSONAL
IESS 9.35%
TOTAL
ROL
20.61
9.03
62.12
6.21
6.21
11.07
6.21
41.22
18.06
124.24
12.42
12.42
22.14
12.42
60.10
26.33
181.14
18.11
18.11
32.28
18.11
173.31
81.63
593.34
59.33
59.33
107.95
59.33
46.25
20.26
139.40
13.94
13.9 4
24.84
13.94
637.70
294.06
2104.84
210.48
210.48
380.79
210.48
121.47
242.93
354.19
1134.23
272.57
4048.84
FONDO
RESERVA
APORTE
PATRONAL
TOTAL
PROVISIN
APORT.
PERSONAL
IESS 9.35%
TOTAL
ROL
22.41
10.02
70.04
7.00
28.01
12.56
7.00
44.82
20.03
140.07
14.01
56.03
25.12
14.01
65.35
29.21
204.22
20.42
81.69
36.62
20.42
188.98
90.88
670.24
67.02
268.10
122.58
67.02
50.29
22.48
157.16
15.73
62.86
28.18
15.72
684.51
316.82
2273.94
227.39
909.58
411.79
227.39
157.04
314.09
457.94
1474.82
352.40
5051.43
VACACI
ONES

COMISI
ONES
VACACI
ONES
174
174
VI BIBLIOGRAFA
1.
ACHIG, Lucas. Metodologa de la Investigacin Social, Segunda Edicin,

Quito, Editorial Tercer Mundo, 1.999.
2.
AGENCIAS Y REPRESENTACIONES ECUATORIANAS C.A., Estatutos

y Reglamento Interno.
3.
BAHAMONDE,
Ivn.
Auditoria
Administrativas
Operacional,
Contralora General del Estado, 2.000.
4.
CABRERA, ngel; JIMNEZ, Marcos. Auditoria Operacional a la

Escuela de Capacitacin del Sindicato Provincial Chferes de Loja,
UNL, 1.995.
5.
CRDENAS, Elsita. Examen Especial con Orientacin Operacional del

rea de Personal del Estado Mayor Conjunto, UTPL, 1.992.
6.
CAHIN J, A; P,D, LEVY J,F. Manual de Auditoria. Mxico, Grupo

editorial del Ocano, 1.998.
7.
CONTRALORA
GENERAL
DEL
ESTADO,
Administracin Financiera y Control (LOAFYC).
Ley
Orgnica
de
175
8.
CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO. Seminario de Auditoria

Operacional, Quito-Ecuador, 1.993.
9.
CORPORACIN DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES. Cdigo de

Comercio, Quito, 1.995.
10.
CORPORACIN DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES. Cdigo de Salud,

Quito, 1.995.
11.
CORPORACIN
DE
ESTUDIOS
PUBLICACIONES.
Ley
de
Compaas, Quito-Ecuador, 1.993.
12.
CHUCHUCA, Alba; Villalta, Gladis; GARZN, Sandra, Auditoria

Administrativa a los Recursos Humanos Hospital Civil y Docente
Isidro Ayora de Loja, UNL, 1.993.
13.
DVALOS ARCENTALES, Nelson, Enciclopedia de Administracin,

Contabilidad y Auditoria, Quito, Editorial, Ecuador, 1.990.
14.
DONAL,
Taylor
Procedimientos, 2.000.
GLESEM,
William.
Auditoria,
Concepto
176
15.
GUERRERO, Germn. Auditoria Operacional a la Intendencia de Polica,

UTPL, 1.993.
16.
HAMILTON, Alexander. La Auditoria Interna; Clave del Mejoramiento

Financiero y Operativo, USA, 2.000.
17.
IEM, Froderic A. Auditoria Operacional, 1.995.
18.
COLMES, Arthur W; C.I.A., Auditoria, Segunda Edicin, Tomo I,

Impreso en Mxico.
19.
ILACIF, Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Segunda

Edicin, Quito, 2.002
20.
KOHLER L, Erick, Diccionario para Contadores, Mxico, 2.002.
21.
IGNA, Rosario. Auditoria Operacional a la Seccin Tcnica del Colegio

Beatriz Cueva de Ayora, UTPL, 1.993.
22.
WILLIAMS, P. Leonard. Auditoria Administrativas, Mxico, Editorial

Braus, Marzo 1.992.
177
23.
NORBECK, Edward. Auditoria Administrativa; Editorial Tcnica S.S.,

Mxico, 1.995.
24.
SANTILLANA, Juan Ramn. Conoce las Auditoras, _Instituto Mexicano

de contadores Pblicos, Mxico, 1.998.
25.
VARIOS AUTORES. Curso Internacional de Auditoria Operativa, Brasil,

1.999.
26.
VII ASAMBLEA NACIONAL DEL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES

CONTABLES DEL ECUADOR. Fundamentos de Auditoria Operativa,
Guayaquil Ecuador, 1.987.
27.
CHIAVENATO, Adalberto (1995) Administracin de Recursos Humanos

2da Edicin.
28.
SAMANIEGO, Pablo (2003) La competitividad tarea de todos Revista

GESTION # 112. Ecuador. 20-28
29.
BARRAZUETA, E & ASOCIADOS (2003) Administracin de Recursos

Humanos, Quito. Ecuador
178
30.
CHASE,A;
JCOBS,E
(1997)
Administracin
de
produccin
operaciones traducido por Prentice hall Hispano Amrica Editorial Mc

Graw-Hill cuarta edicin. Mxico. Mxico D.F
31.
WERTHER, William (1991) Administracin de personal y Recursos

Humanos traducido por Joaqun Gmez Editorial Mc Graw-Hill tercera
edicin. Mxico. Mxico D.F
32.
CASTILLO APONTE, Jos A (1193) Administracin de personal

Colombia
33.
DIANE, ARTHUR (1986) La seleccin efectiva de persona Editorial

norma primera edicin.
34.
ARTHUR, ANDERSON (1991) Prcticas de Auditora y Asesora de

Negocios
179
179
VII NDICE
CONTENIDO
PAG.
CERTIFICACIN ................................................................................................ i
AUDITORIA ....................................................................................................... ii
DEDICATORIA ................................................................................................. iii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................... iv
I. INTRODUCCIN
II REVISIN DE LITERATURA
ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ........................................................ 7
Resea Histrica ............................................................................................ 7
Base legal ........................................................................................................ 8
Objetivos de la Empresa ............................................................................ 11
Organizacin Administrativa de BIOGENET S.A. ............................ 11
CONCEPTOS BSICOS ..................................................................................
La Auditoria ................................................................................................. 15
Concepto .......................................................................................................15
Clases de Auditoria .................................................................................... 15
El control ...................................................................................................... 17
Concepto ...................................................................................................... 17
Clasificacin ..................................................................................................17
Responsabilidades .......................................................................................19
Clases de responsabilidades .......................................................................20
180
AUDITORIA ADMINISTRATIVA ............................................................22
Definicin ......................................................................................................22
Naturaleza de la Auditoria Administrativa .............................................25
Diferencia entre Auditoria Administrativa y Financiera .......................29
Objetivos de la Auditoria Administrativa ................................................32
Evaluacin del Control Interno ..................................................................32
Evaluacin de Rendimiento .......................................................................33
Asistencia de Direccin ...............................................................................34
Alcance de la Auditoria Administrativa ..................................................36
El Auditor Operativo, Responsabilidades y Funciones .........................37
PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ...........................40
Fase I: Estudio Preliminar ...........................................................................41
Fase II: Revisin de Objetivos, Polticas y Normas .................................43
Fase III: Revisin y Evaluacin del Control Interno ...............................45
Fase IV: Examen Detallado de reas Crticas ..........................................47
Fase V: Comunicacin de Resultados .......................................................49
2.5
RECURSOS HUMANOS
2.5.1 Sistema de Administracin de Recursos Humanos... 55

2.5.2 Concepto... 55
2.5.3 Importancia.. 55
2.5.4 Objetivos de la Administracin de RRHH...... 55
2.5.5 Tcnicas de la Administracin de RRHH. 56
2.5.6 Componentes del sistema de Administracin de RRHH... 56
181
2.5.7
Planeacin.... 57
2.5.8
Concepto Importancia ventajas - tcnicas proceso..... 57
2.5.9
Cuadro de contrataciones...... 60
2.5.10
Anlisis FODA.... 60
2.5.11
Anlisis y Descripcin de Funciones .... 61
2.5.11.1 Anlisis de Puestos... 61

2.5.11.2 Descripcin de funciones. 63
2.5.11.3 Preparacin de un proceso de Anlisis y descripcin de
Funciones..... 63
2.5.11.4 Desarrollo del proceso de anlisis de funciones... 63
2. 6
MTODOS PARA EL ANLISIS DE PUESTOS
2.6.1
Contenido del formulario de la descripcin de funciones 68
2.6.2
Ejemplo de descripcin de funciones .. 68
2.6.3
Reclutamiento y seleccin . 71
2.6.3.1 Reclutamiento definicin proceso de reclutamiento .. 71

2.6.3.2 Seleccin definicin objetivo e importancia.... 72
2.6.3.3 Elementos de la seleccin... 73
2.6.3.4 Pasos bsicos del proceso de seleccin..... 74
2.7
INDUCCIN.. 75
2.7.1
Objetivo. 75
2.7.2
Procedimientos ... 75
2.7.3
Induccin especifica .. 75
182
2.7.4
Plan de induccin . 75
2.8
CAPACITACIN Y DESARROLLO. 76
2.8.1
Objetivo . 76
2.8.2
Definicin . 77
2.8.3
Desarrollo objetivo ... 77
2.8.4
Concepto .... 77
2.8.5
Pasos bsicos en la capacitacin . 77
2.9
EVALUACIN DEL DESEMPEO .. 79
2.9.1
Definicin79
2.9.2
Objetivo 79
2.9.3
Usos mas destacados y ventajas de la informacin

de evaluacin del desempeo. 80
2.9.4
Pasos bsicos en la evaluacin del desempeo. 80
III CASO PRACTICO EXPOSICIN DE RESULTADOS

3.1 Auditoria Administrativa del rea de Recursos Humanos de la empresa
LABORATORIOS BIOGENET S.A. perodo Mayo-Noviembre 2006 ... 82
IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones .... 163
Recomendaciones... 165
V ANEXOS
Anexos.... 167
183
VI BIBLIOGRAFA
Bibliografa. 174
VII NDICE
ndice 179

SISTEMA DE EDUCACIN A DISTANCIA
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
MODALIDAD A DISTANCIA
TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIN DEL TTULO DE
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA C.P.A. MODALIDAD
A DISTANCIA
TTULO DE LA TESIS DE GRADO

AUDITORA ADMINISTRATIVA DEL REA DE
RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA
ELABORADO POR:
DIRECTOR DE TESIS
C.P.A. CARLOS GARCA
QUITO ECUADOR
DICIEMBRE 2006
CERTIFICACIN
Que el presente trabajo de prctica profesional realizado por la alumna Marlene del
Carmen Puruncajas Chvez, ha sido orientado y revisado durante su ejecucin, por
tanto, autorizo su presentacin.
Quito, Enero 8 del 2006
CPA. CARLOS GARCA

DIRECTOR DE TESIS
ii
AUTORA
Yo, Marlene del Carmen Puruncajas Chvez, soy la responsable de la elaboracin e
investigacin de esta tesis, para la cual he utilizado procedimientos tcnicos,
debidamente autorizados por la Direccin de Auditora Interna del Ministerio de
Ambiente o por las Normativas de Contabilidad NEA o NIC, etc.
En tal virtud declara que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y
acadmicos que se desprenden del trabajo propuesto son de exclusiva responsabilidad
de la autora
iii
DEDICATORIA
El presente trabajo lo dedico a Dios por ser la luz de mi vida y con todo mi amor y
cario a mi esposo quien jug un papel importante para que este sueo se haga realidad,
a mis hijos Daniel, Laura, Pamela, quienes tuvieron que acostumbrarse a mis ausencias
y fueron mi motivo para poder alcanzar este anhelo.
A mis padres quie nes forjaron mi futuro, a mis hermanos y a todos quienes de una u
otra manera han contribuido a mi formacin profesional.
iv
AGRADECIMIENTO
Dejo constancia de mi agradecimiento a todos los docentes de la Facultad de Ciencias
Econmicas y de Negocios de la Universidad Tecnolgica Equinoccial, de la Escuela de
Contabilidad y Auditora, modalidad a distancia, por sus valiosos conocimientos
impartidos en mi formacin profesional.
De manera especial mi profundo agradecimiento al CPA. Carlos Garca, Director de

Tesis, por su orientacin y dedicacin para culminar con el presente trabajo
investigativo.
Mi reconocimiento para todos los Directivos, empleados y trabajadores de

LABORATORIOS BIOGENET S.A., por brindarme las facilidades necesaria s para
realizar la presente tesis.
MARLENE DEL CARMEN PURUNCAJAS CHAVEZ
INTRODUCCIN
La presente tesis de Grado que presento a consideracin de los lectores, es un trabajo
Relacionado con una AUDITORA ADMINISTRATIVA DEL REA DE RECURSOS
HUMANOS DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A. El mismo que
pretende sugerir alternativa de solucin a las desviaciones o fallas detectadas durante la
investigacin, cuyo producto fundamental constituye el informe del auditor.
Seguidamente revise informacin concerniente a la Auditoria, para luego concentrar mi
estudio en lo que es la Auditoria Administrativa, en cuanto a su naturaleza, contraste
con la Auditoria Financiera, objetivos, alcance y responsabilidades del auditor
operativo.
He desarrollado un trabajo eminentemente profesional, que lo constituye la prctica del
mismo y adems pongo a consideracin aspectos muy importantes de carcter terico,
como son definiciones contenidas en conceptos, narraciones y descripciones de los
elementos ms importantes de la Auditora y de la naturaleza de la Empresa, con lo cual
pretendo dotar al lector de la presente tesis, de los elementos fundamentales de la
aplicacin profesional de una Auditora Administrativa; de la his toria de la entidad, de
su legislacin, organizacin y administracin de la misma.
El presente trabajo de investigacin, realizando en LABORATORIOS BIOGENET
S.A., perodo Mayo-Noviembre del 2006, se desarroll en base a los lineamientos,
normas y procedimientos que rigen las tcnicas modernas de la Auditora.
Luego de conocer todos los aspectos importantes de la Auditoria Administrativa, pase a
analizar el proceso de la misma, que comprende: Estudio preliminar; Revisin de
objetivos, polticas y normas: Revisin y evaluacin del sistema de control interno;
Examen detallado de: reas crticas y comunicacin de resultados.
2
Todo este procedimiento me permiti desarrollar mi trabajo de campo, mediante el cual pude
detectar ciertas deficiencias.
Finalmente me permito plantear algunas conclusiones y recomendaciones, las mismas que

espero constituyan un soporte para mejorar la gestin Administrativa de la Empresa.
1. TITULO DEL PROYECTO

Auditora Administrativa del rea de Recursos Humanos de la Empresa
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

-
La Mayora de Empresas no cuentan con una Auditora Administrativa para su buen

desempeo y funcionamiento en el campo laboral, la Auditora se aplica en otros
estamentos de la Empresa y sin darle importancia al Recursos Humano.
La falta de un Organigrama Estructural, que represente grficamente y en forma real

la estructura organizativa de la misma, en la cual se evidencia la responsabilidad
propia de la divisin de trabajo y la autoridad propia de la misma.
No existe una Unidad de Auditora Interna que permita conocer el rendimiento real
en el cumplimiento de las labores encomendadas al rea de Recursos Humanos.
No existen programas de capacitacin y entrenamiento por parte de los directivos de

la Empresa
para todo el personal tanto Administrativo y de Servicios, para
garantizar un mejor desarrollo de las actividades.

-
No existen mtodos eficaces para controlar la asistencia del personal.
3. JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA DEL TEMA

El Ecuador ha mejorado lentamente su infraestructura para atender la falta de
empleo, sin embargo an no est consolidado, es necesario la dotacin de mayores
recursos orientados a la obtencin de una verdadera infraestructura laboral, esto en
4
lo que se refiere al Aspecto de los Recursos Humanos, para que el empleado pueda
laborar con una buena remuneracin y un buen ambiente de trabajo. Quito y el pas
no ha planificado nada por el momento de all la propuesta de este proyecto para
disear y que este trabajo tenga una amplia justificacin.
La falta de centros de capacitacin para el Recurso Humano y Laboral en la
Empresa y varias que se crean en la actualidad, esto ha generado que mi persona
investigue este proyecto, cuyo principal objetivo ser de proporcionar ms
alternativas o recomendaciones que me permitan mejorar los mtodos y tratamientos
al Recurso Humano para la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.
-
Siendo Quito una ciudad con alta poblacin y en la cual est ubicada la Empresa.
LABORATORIOS BIOGENET S.A. que se dedica a elaborar y comercializar
medicamentos como: OSTEOFORTE C-D-TOS MOLAREX , etc.
En las empresas la capacitacin permanente al Recurso Humano da como resultado

excelente rendimiento laboral y mano de obra calificada que se manifiesta en los
logros alcanzados y xito deseado por los Empresarios y de manera especial la
eficiencia de los empleados (control disciplina organizacin) elaborando un buen
producto para el mercado y para el consumo de la poblacin.
4. DELIMITACIN DEL TEMA PROPUESTO.

El presente trabajo se centrar en la elaboracin de una Auditoria Administrativa del
rea de Recursos Humanos de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. de
la ciudad de Quito, con la finalidad de ayudar a la Gerencia de la empresa a buscar
alternativas de mejora y adelanto para esta rea.
5
El tiempo que tomar este proceso ser a medida que vayamos evaluando los
resultados dentro de la misma empresa, es decir sabremos con certeza al final de la
elaboracin de la tesis cuyo periodo es de Mayo-Noviembre 2006.
5. OBJETIVOS
5.1. GENERALES:
Desarrollar una
Empresa de
Auditora Administrativa al rea de Recursos Humanos de la
LABORATORIOS BIOGENET S.A. para ayudar a la Gerencia a
evaluar el nivel de control existente en esta rea y proponer alternativas de mejora.

5.2. ESPECFICOS:
5.2.1
Obtener un conocimiento general de la empresa y un conocimiento amplio del

4
rea de Recursos Humanos
5.2.2
Evaluar la situacin actual de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.

del rea de Recursos Humanos e identificar las funciones principales.
5.2.3
Identificar las reas dbiles y fuertes en el desarrollo de las funciones del

Recurso Humano de LABORATORIOS BIOGENET S.A.
5.2.4
Documentar adecuadamente los resultados de la investigacin
5.2.5
Brindar mayores y mejores alternativas de desempeo Laboral en la Empresa

5.2.6
Proporcionar bienestar y orden en la Empresa LABORATORIOS BIOGENET

S.A.
6
6. MTODOS
La parte terica del presente trabajo se realiz en base a los mtodos tanto Inductivo
como Deductivo, los mismos que permitieron la recoleccin de informacin para llegar
a determinar las ciertas deficiencias existentes en el rea administrativa de Recursos
Humanos, para lo cual nos servimos de leyes, reglamentos, normas, tcnicas y
procedimientos de Auditora.
El desarrollo de la parte prctica, requiri de la colaboracin y apoyo decidido del

personal que conforma LABORATORIOS BIOGENET S.A. y a la vez exigi lgica
e iniciativa de la Auditora- Investigadora. Es por ello que para la realizacin del trabajo
de campo, me bas en las tcnicas y procedimientos que a continuacin detallo:
Visita a Ejecutivos y responsables de la Empresa
Recorrido por las instalaciones y visita al personal de planta
Entrevistas
Preparacin de Programas de Auditora
Aplicacin de Cuestionarios de Control Interno
Seleccin y discusin de problemas detectados
Elaboracin y presentacin del Informe de Auditora
7
2.1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A.
2.1.1. RESEA HISTRICA.
Un 26 de Junio de 1994 naci LABORATORIOS BIOGENET S.A. fruto de la

visin de un hombre sencillo, nacido en la Capital de la Repblica, cuna de gente noble
trabajadora, nos referimos al Dr. JAIME GUTIERREZ GONZALEZ.
Anterior a esta poca el Dr. JAIME GUTIERREZ trabaj como empleado de los
LABORATORIOS GRUNENTAL S.A. de la ciudad de Quito y adems viajando a
EE.UU. Boulder Colorado a realizar cursos de especializacin mdica y en su retorno
despus de algunos meses de estada trae medicamentos a nuestro pas en diversas
maletas; los mismos que tuvieron gran aceptacin primero en la ciudad de Quito; esta
importacin personal lo realiza por el lapso de unos 6 meses.
Legalmente LABORATORIOS BIOGENET S.A. se inscribe en la Superintendencia
de Compaas el 28 de Junio de 1994.
En este ao que todava circulaba la moneda ecuatoriana se forma con un capital inicial
de S/.5000.000 de sucres siendo los Accionistas el Dr. JAIME GUTIERREZ
GONZALEZ y la Srta. INES HURTADO ESTRADA.
El Capital Social de la Compaa fu de CINCO MILLONES DE SUCRES (S/.
5000.000) dividido en cinco mil acciones ordinarias y nominativas de un mil Sucres
cada una.
El Fundador no pensaba slo en l, sino, en poner su esfuerzo y actividad al servicio de
su Provincia y de su Patria.
Para comenzar, tomaron en arriendo una casa ubicada en las Calles Jorge Drom y
Gaspar de Villarroel dentro de la cual dividieron el espacio fsico en bodegas y oficinas,
en un principio sus conocidos y amigos fueron sus primeros clientes, luego los quiteos
continuaron confiando en la Empresa. Le dieron su ayuda, creca LABORATORIOS
BIOGENET S.A. y tuvieron que contratar ms personal.
La provincia de Pichincha fue atendida en excelentes condiciones y sus clientes se
sentan satisfechos.
Luego se extiende a la ciudad de Guayaquil Cuenca Ambato y finalmente a todo el
pas; los productos que importa LABORATORIOS BIOGENET S.A. son los siguientes:
META CROMO PLUS
SLENDER POWER PLUS
VITA VANTAGE
SINAPTIL
OSTEO FORTE D
C D TOS FORTE
CASPAZOL
OSTEOBLASTOL FORTE
KUFER Q FORTE
ZINCTOS
ESCAMOL
CONDROSOL
MOLAR EX
NUTRA LOGICS
NUTRA LOGICS Peditrico
COENZIMA Q 10.
Al crecer LABORATORIOS BIOGENET S.A. las necesidades eran mayores, as que

deciden comprar sus propios terrenos debido a las exigencias en expansin en la Calle
Vicente Crdenas y Japn en la Ciudad de Quito en donde posteriormente se inici la
construccin del edificio e inaugurando el mismo el 1 de Abril de 2004.
En los aos de existencia de LABORATORIOS BIOGENET S.A.
se han dado
aumentos de capital y llegando a US$ 800 Dlares Americanos y sigue contando con
los mismos 2 socios. La historia de la empresa ha registrado esta labor de titanes,
quienes a la vuelta de estos aos han demostrado con palabras de accin, de lo que son
capaces los quiteos cuando los mueve el resorte de la superacin y la grandeza
humana.
2.1.2 BASE LEGAL

DE LA ESCRITURA PBLICA DE CONSTITUCIN DE
BIOGENET S.A.
LABORATORIOS
1. CELEBRACIN, APROBACIN E INSCRIPCIN.- La escritura pblica de

constitucin de LABORATORIOS BIOGENET S.A., se otorg en la ciudad de
Quito, el 28 de junio de 1994, ante el Notario Dcimo Noveno del cantn Quito; ha
sido aprobada por la seora Intendenta de Compaas de Quito (E), doctora Beatriz
Garca Banderas, mediante Resolucin No. 94.1.1.1.1610 de 15 de Julio de 1994 e
inscrita en el Registro Mercantil del cantn Quito, bajo el No. 1803, tomo 125, el 3
de agosto de 1994.
2. DENOMINACIN
PLAZO.-
La
denominacin
de
la
compaa
es
LABORATORIOS BIOGENET S.A. y tiene un plazo de duracin de 30 aos.
3. DOMICILIO.- El domicilio de la compaa es Quito, cantn Quito, provincia de

Pichincha.
4. OBJETO SOCIAL.- La compaa tiene por objeto: a) La Importacin, Distribucin

y Venta de productos farmacuticos.
5. CAPITAL SOCIAL.- El capital social de la compaa es de S/. 5000.000 = dividido

en 5.000 acciones ordinarias y nominativas de S/. 1.500,00 cada una.
6. INTEGRACIN DE CAPITAL.- El capital social est suscrito ntegramente y

pagado de la siguiente manera: En numerario S/. 1250.000,00 y el saldo de S/.
3750.000,00 ser pagado en el plazo de dos aos.
7. ADMINISTRACIN Y PRESENTACIN LEGAL.- La compaa es gobernada

por la Junta General de Accionistas y administrada por la Junta General de
Accionistas, el Presidente y el Gerente General. Ejerce la representacin legal,
judicial y extrajudicial el Gerente General.
RESOLUCIN No. 94.1.1.1.16.10.
10
CONSIDERANDO
QUE el 28 de junio de 1994, se ha otorgado ante el Notario Dcimo Noveno del cantn
Quito la escritura pblica de constitucin de LABORATORIOS BIOGENET S.A.;
QUE el Dr. Lus Ortiz Salazar, ha solicitado la aprobacin de la indicada escritura
pblica a cuyo efecto ha presentado tres copias certificadas de la misma;
QUE el Departamento Jurdico de Compaas y de valores de la Intendencia Jurdica,
mediante memorando No. 8C.DJCV.94.1307 de 13 de Julio de 1994, ha emitido
Informe favorable para la estipulacin del trmite, una vez que consideradamente se ha
dado cumplimiento a los requisitos legales respectivos;
En ejercicio de las atribuciones asignadas mediante Resolucin No. ADM-92513 de 18
de diciembre de 1992;
SE RESUELVE:
ARTCULO PRIMERO.-
APROBAR
la
constitucin
de
LABORATORIOS
BIOGENET S.A., con domicilio en Quito, con un capital social de S/. 5000.000,oo,
dividido en 5.000 acciones ordinarias y nominativas de S/. 1.000,oo de valor cada una,
de conformidad con los trminos constantes en la referida escritura pblica.
ARTCULO SEGUNDO.- DISPONER que el Notario Dcimo Noveno del cantn

Quito tome nota al margen de la matriz de la escritura pblica que se aprueba, del
contenido de la presente Resolucin y siente razn de esta anotacin.
ARTCULO TERCERO.- DISPONER que el Registrador Mercantil del cantn Quito;

a) inscriba la indicada escritura pblica junto con la presente Resolucin y b) cumpla
con las dems prescripciones contenidas en la Ley de Registro.
ARTCULO CUARTO.- DISPONER que un extracto de la referida escritura se

publique, por una vez, en uno de los diarios de mayor circulacin en Quito. Un ejemplar
de la publicacin deber entregarse a este Despacho.
CUMPLIDO, vuelva el expediente,

COMUNIQUESE.- DADA y firmada en la Superintendencia de Compaas en Quito.
11
2.1.3. OBJETIVOS DE LA EMPRESA
LABORATORIOS BIOGENET S.A. tiene como objetivos los siguientes:
a) Representacin,
distribucin
comercializacin
de
medicamentos,
especialidades farmacuticas, productos biolgicos, y medicamentos de uso

humano.
b) Abastecer de los productos mencionados anteriormente, al mercado en todo el
pas, ofrecindoles a precios de distribucin.
c) Importacin de dichos productos.
d) Contratar personal calificado, mediante un adecuado reclutamiento y seleccin
del mismo, con el fin de garantizar la eficiencia, efectividad y economa en el
desenvolvimiento de las actividades administrativas y comerciales.
e) Instalacin de una planta industrial destinada a la elaboracin de medicamentos
y especialidades farmacuticas, de uso humano y cosmticos.
2.1.4.
ORGANIZACIN
ADMINISTRATIVA
DE
LABORATORIOS
BIOGENET S.A.
En el siguiente organigrama o carta de organizacin formal, se representa grficamente,

la estructura de la Empresa, en l figuran las diversos Secciones y Departamentos de la
misma, se indican las direcciones del Supervisor y Subordinados y las relaciones de
Asesora, para sealar la autoridad se utiliza una lnea continua y para las relaciones de
asesora se usa una lnea punteada.
Por lo tanto, la Empresa consta de:
a) Junta General de Accionistas.

b) Presidente
c) Gerente General.
12
La Junta General nombrar Presidente, Gerente General y Comisarios. El Gerente
nombrar al Contador General y Secretaria previa terna presentada por los postulantes.
Tanto el Comisario como el Auditor Interno, tienen carcter de permanente y la
Asesora Jurdica tiene carcter de removible.
El Presidente Administrativo nombra al Contador General, Cajero y Secretaria, previa

terna presentada por el Gerente General. Dependiendo del Gerente General los tres
Departamentos:
a. DEPARTAMENTO DE VENTAS: Representado por el Supervisor de Ventas,

dependiendo de l, 26 vendedores y una proyeccin para el vendedor veintisiete.
b. DEPARTAMENTO FINANCIERO: Se encuentra a cargo de la Contadora

General. Este departamento consta de cuatro secciones que son:
SECCIN BODEGA: Conformada por:
Bodeguero Uno y Dos
Ayudante de Bodega Uno y Dos.
SECCIN COMPUTACIN: Consta de:
Programadora
Asistente de Cartera
Dos Asistentes de Facturacin
Ayudante de Facturacin
SECCIN CONTABILIDAD: Consta de:
Auxiliar de Contabilidad Uno.
Auxiliar de Contabilidad Dos.
Auxiliar de Contabilidad Tres, (proyeccin).
13
SECCIN CAJA: Consta de:
Cajera
Ayudante de Caja.
c. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: Conformado por:
Proveedura
Choferes Uno y Dos
Guardin Uno y Dos
Conserje Guardin
Proyeccin de Chofer Tres
Proyeccin para ayudante de Chofer Uno y Dos.
Limpieza Uno
14
SITUACIN ACTUAL DE LABORATORIOS BIOGENET S.A.
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
JUNTA
GENERAL
COMISARIO
DIRECTORIO
PRESIDENTE
ADMINISTRAT.
AUDITOR
INTERNO
ASESORIA
GERENTE
GENERAL
SECRETARIA
DEP. VENTAS
SUPERV. VENTAS
DEPARTAMENTO
ADMINISTRAT.
DEP. FINANCIERO
CONTADOR GENER.
VENDEDOR 1
BODEGA
COMPUTACIN
AUXILIAR
CONTAB. - 1
CAJA
AYUDANTE
BODEGA - 1
PROGRAMADO
AUXILIAR
CONTAB. - 2
AYUDANTE
DE CAJA
PROVEEDURA
CHOFER 1 -2
VENDEDOR 2
GUARDIAN 1 -2
VENDEDOR 3
AYUDANTE
BODEGA - 2
CARTERA
PROYECCION
CONSERJE
GUARDIAN
VENDEDOR 4
AUXILIAR
BODEGA - 1
FACTURADORA
VENDEDOR 5
AUXILIAR
BODEGA - 2
FACTURADORA
VENDEDOR 6
AUXILIAR
BODEGA 1 -2
AYUDANTE
FACTURADORA
FUENTE:
ELABORACIN :
PROYECCIN
CHOFER - 3

PROV. AYUD.
CHOFER 1 -2
DISP. MEDICO
PROYECCIN
15
2.2. CONCEPTOS BSICOS.

2.2.1. LA AUDITORA.
2.2.1.1.Concepto.- A la Auditora de un modo general se la considera como Un

proceso sistemtico que tiene como finalidad obtener y evaluar objetivamente
evidencias, sobre aquellas afirmaciones relacionadas con los actos y eventos de carcter
econmico, para poder determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones
y los criterios establecidos; y, luego informar sobre aquellos resultados a las personas
que lo necesiten.
Para poder entender ms claramente lo que significa realizar una Auditora
enunciaremos el siguiente concepto:
Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones financieras
o administrativas, efectuando por auditores profesionales con posterioridad a su
ejecucin con la finalidad de verificarlas, evaluarlas y elaborar el informe que
contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones; y, en el caso de examen
de Estados Financieros, el correspondiente dictamen profesional.
2.2.1.2. Clases de Auditora.- Considerando que la Auditora puede extenderse a todas

las operaciones de una entidad u organismo, se clasifica en:
POR QUIN LA EJERCE:
Auditora Interna: Es el examen objetivo, sistemtico y profesional de las

Operaciones Financieras y/o Administrativas, efectuando por Auditores Profesionales
con posterioridad a su ejecucin como un servicio a la gerencia, por personal de una
unidad completamente independiente de dichas operaciones, con la finalidad de
verificarlas, evaluarlas e informar sobre hallazgos significativos resultantes, presentando
conclusiones y recomendaciones para mejorar.
Este tipo de Auditora se lo realiza en cualquier Institucin sin tomar en cuenta su

naturaleza, pero su caracterstica primordial es que debe ser realizada o elaborada por o
1
2

16
con la intervencin de Auditores Internos, es decir, por personal que labore en ella y que
sea dependiente de una Unidad Administrativa (Unidad de Auditora Interna).
Auditora Externa: La Auditora Externa es el examen objetivo, sistemtico y

profesional, realizado por Auditores Externos a una institucin sobre operaciones
financieras y/o administrativas para luego formular un informe que contenga
comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Los Auditores Externos son personas que pertenecen a Organismos Superiores de
Control. La Contralora General del Estado, El Ministerio de Finanzas, La Inspectora
General del Ejrcito, La Superintendencia de Compaas, La Superintendencia de
Bancos, entre otros.
POR SU NATURALEZA:
Auditora Financiera: Es el examen que realizan los auditores en forma objetiva,

sistemtica y profesional sobre los Estados Financieros de una entidad o empresa,
incluyendo la evaluacin del sistema de Control Interno Contable en base de los
registros, comprobantes y otras evidencias, mediante la aplicacin de las Normas de
Auditora Generalmente Aceptadas.
Auditora Administrativa u Operacional: Es el examen y evaluacin que realiza el

auditor en un organismo pblico o privado, con el propsito de establecer el grado de
eficiencia, efectividad y economa ol gradas por la administracin. Est dirigida a la
planificacin, organizacin, direccin, control interno y empleo apropiado de los
recursos, a travs de la determinacin de las reas crticas o aspectos concretos en los
cuales se puede introducir mejoras mediante la formulacin de sus comentarios,
conclusiones y recomendaciones contenidos en el informe.
Exmenes Especiales: Consiste en la verificacin, estudio y evaluacin de aspectos

limitados o de una parte de las operaciones financieras o administrativas, con
posterioridad a su ejecucin, aplicando las tcnicas y procedimientos de la Auditora,
Ingeniera o afines, o de las disciplinas especficas de acuerdo con la materia del
examen, con el objeto de evaluar el cumplimiento de polticas, normas, programas y
17
formular el correspondiente informe que debe contener comentarios, conclusiones y
recomendaciones.
POR EL CAMPO DE SU APLICACIN:
Auditora Pblica o Gubernamental: Es el examen objetivo, sistemtico y profesional

que realizan los auditores internos o externos a las instituciones pblicas sobre las
operaciones financieras y/o administrativas, con la finalidad de evaluarlas, verificarlas y
formular el correspondiente informe que contenga comentarios, conclusiones y
recomendaciones y en caso de Estados Financieros su dictamen profesional.
Auditora Privada: Es el examen objetivo, sistemtico y profesional que se realiza a

las instituciones privadas sobre las operaciones financieras y/o administrativas
realizadas por auditores que pertenecen a la empresa o por auditores contratados con el
fin de evaluar dichas operaciones, verificarlas y luego formular comentarios,
2.2.2. EL CONTROL.
2.2.2.1 Concepto.- Definiendo el Control, podramos decir que es el proceso

sistemtico que comprende el conjunto de disposiciones, normas, mtodos y
procedimientos que rigen toda actividad administrativa y financiera de una entidad.
Conlleva las acciones necesarias para verificar y vigilar que recursos humanos,
materiales y financieros se han administrado en forma correcta, eficiente, efectiva y
econmica para el logro de sus fines y metas.
2.2.2.2.Clasificacin:
SEGN QUIEN LO EJERCE:
Control Interno: Comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos,

medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar los recurso; verificar la
3
LOAFYC. Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, Art. 265.
18
exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa; promover la
eficiencia en las operaciones; estimular la observancia de la poltica prescrita y lograr el
cumplimiento de las metas y objetivos programados.
Para nuestro estudio sabemos que el Control Interno ha evolucionado a travs de los
aos, hasta que actualmente se considera que el Control Interno incluye tanto controles
de carcter financiero como administrativo.
Control Interno Financiero : Comprende el plan de organizacin, los procedimientos

y registros de la custodia de recursos y, la verificacin de exactitud y confiabilidad de
los registros e informes financieros.
Los controles internos financieros incluyen adems controles de los sistemas de

autorizacin, aprobacin y segregacin de deberes en las de: registro e informacin
contable, custodia de recursos y controles fsicos sobre dichos recursos.
Dentro del control interno financiero la responsabilidad recae sobre el funcionario
encargado de la Direccin Financiera ante la mxima autoridad, quien deber asegurar
que este sea adecuado o no.
Control Interno Administrativo: Comprende el plan de organizacin, los

procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisin, transacciones y
actividades de la gerencia de manera que se fomente la eficiencia en las operaciones,
observancia de la poltica prescrita y logro de las metas y objetivos programados.
El cuidado de los recursos, y la revelacin de errores o desviaciones de los mismos es
responsabilidad de los miembros de la alta gerencia y para cumplir con esta
responsabilidad es necesario mantener un adecuado control interno administrativo. La
ausencia de este control refleja una administracin dbil e inadecuada.
Control Externo : Es el conjunto de procedimientos, tcnicas o mtodos aplicados en

una entidad u organismo por la Contralora General del Estado, con el fin de verificar y
evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, normas, polticas y reglamentos
respectivos; determinar el grado de efectividad, eficiencia y economa en que han sido
utilizados los recursos humanos, materiales y financieros; evaluar el logro de las metas
4
5

19
y objetivos programados; emitir recomendaciones para la toma de decisiones que sean
necesarias.
SEGN EL MOMENTO DE SU APLICACIN:
Control Previo: Este examen se lo realiza antes de ejecutar la totalidad de las

operaciones financieras como administrativas, con el fin de establecer su propiedad,
veracidad y conformidad de lo presupuestado.
El control previo es responsabilidad de varios servidores, cada uno dentro del rea de su
actividad y competencia normal, dirigido a uno o ms aspectos realizados durante el
trmite legal del flujo de operaciones. De ninguna manera, debe crearse organismos o
unidades especiales encargadas del control previo, no delegar la funcin en su totalidad
a un solo servidor.
Control Concurrente: Se lo realiza en la medida que van avanzando las operaciones

financieras y/o administrativas.
Control Posterior: Consiste en el examen de las operaciones financieras y/o

administrativas que se efectan despus de que stas se hayan producido, con el objeto
de verificarlas, analizarlas y evaluarlas de acuerdo a la documentacin y los resultados
obtenidos de las mismas.
Generalmente este control, lo realiza la Unidad de Auditora Interna, sin perjuicio de los
exmenes profesionales que practican las Auditoras externas e independientes.
2.2.3. RESPONSABILIDADES.
La responsabilidad se genera cuando por accin u omisin, intencional o culposa, no se

cumple con lo que ordena la Ley en forma directa o indirecta dependiendo,
naturalmente, el tipo de responsabilidad en base a un estudio previo que permita a las
autoridades competentes contar con las evidencias suficientes para la imposicin de las
sanciones segn el grado de inobservancia de las Leyes por parte de los servidores del
ente.
20
2.2.3.1. Clases de Responsabilidad.- Existen tres tipos de responsabilidad que son:
a) Responsabilidad Administrativa: Se establecer la responsabilidad administrativa

en base al grado de observancia de las disposiciones legales, reglamentarias,
estatutarias, etc., como tambin por incumplimiento de atribuciones y deberes que
los funcionarios o empleados tienen que cumplir en razn de sus funciones
especficas.
En el Art. 376 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, se
sealan las causales para este tipo de responsabilidad, entre la cuales mencionamos
las siguientes:
Ejercer presin o abuso en el ejercicio de su cargo.
Facilitar o permitir por accin u omisin que se defraude a la entidad u

organismo donde presta sus servicios.
Exigir a sabiendas sumas mayores o distintas de las legales, o recibir regalos,

pagos o recompensas no autorizadas por la Ley.
No investigar oportuna y eficazmente de sus subalternos o dejar de imponerles

las respectivas sanciones.
Exigir o recibir dinero o recompensas por el hecho de cumplir sus funciones con
prontitud o preferencia o por el otorgamiento de contratos a determinada persona
o por suministrar informacin reservada.
Efectuar pagos sin haber verificado el control previo al gasto y al desembolso o

librar cheques por valores que excedan del monto de la autorizacin de giros.
Corresponde la imposicin de sanciones a la mxima autoridad de la entidad y

en no haberla realizado el Control General del Estado solicitar de oficio la
imposicin de las sanciones pertinentes.
La responsabilidad administrativa amerita sanciones disciplinarias conforme lo

determina el Art. 62 de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa que sern
impuestos de acuerdo a la gravedad de la desviacin cometida; amonestacin verbal,
escrita, amonestacin pecuniaria que no podr ser menor de $ 0.05 ni mayor de $ 50,
suspensin temporal del cargo sin sueldo y destitucin.
21
b) Responsabilidad Civil: De acuerdo al Art. 341 de la LOAFYC, la responsabilidad
civil se determinar en forma privativa por la Contralora General del Estado, previo
estudio del movimiento financiero o del proceso de contratacin y ejecucin de
estudios o proyectos de obras pblicas, cuando por la accin u omisin de los
servidores respectivos se haya producido perjuicio econmico a la entidad u
organismo; dicho perjuicio se establecer mediante glosas que sern notificadas al
funcionario o empleado implicado concedindole del plazo perentorio de sesenta
das para que los conteste y presente las pruebas correspondientes. Expirando ese
plazo el Contralor pronunciar su resolucin.
De esta manera la responsabilidad civil puede presentarse de dos formas:
Por pagos indebidos en forma parcial o total o abusos cometidos en el uso,

mantenimiento o custodia de los bienes y recursos de la institucin,
producindose algn perjuicio econmico.
Por diferencias en menos establecidas por la Auditora como producto de la

prctica de arqueos, exmenes especiales o Auditoras del efectivo u otros
valores.
c) Presuncin de Responsabilidades Penal: Se da origen a este tipo de

responsabilidad cuando como resultado del examen practicado aparecieron
evidencias de haberse cometido algunos de los hechos a los que se refiere el Art.257
del Cdigo Penal.
Segn el Art. 342 de la LOAFYC para la presuncin de responsabilidad penal se
proceder de la siguiente manera:
1. El funcionario que ha intervenido en la diligencia, previo Visto Bueno del Jefe

de Equipo de Auditora o Supervisor, ordenar la inmediata detencin
provisional del presunto responsable y, dentro de las cuarenta y ocho horas
siguientes lo pondr a disposicin del Juez de lo Penal correspondiente.
2. La Contralora enviar un ejemplar o copia certificada del acta o informe
respectivo al Juez de lo Penal competente, para que inicie el enjuiciamiento.
22
3. El Juez dictar inmediatamente el auto inicial y en l ordenar la detencin del
indiciado y dispondr la prctica de todas las medidas cautelares por afianzar los
intereses y obligaciones que se deriven del juicio.
4. En la sentencia, si sta fuere condenatoria, el Juez de lo Penal resolver lo
relativo a la indemnizacin de daos y perjuicios y establecer las bases para la
liquidacin correspondiente.
Si bien estas normar o procedimientos lo han establecido para el sector pblico,
bien se pueden aplicar en el sector privado en el que se desenvuelve la empresa.
2.3. AUDITORA ADMINISTRATIVA.
2.3.1. DEFINICIN
Para muchos autores la Auditora administrativa nace de la necesidad de

descentralizacin y delegacin de autoridad en las empresas que empezaron a surgir a
partir de la II Guerra Mundial. Sin embargo la Auditora administrativa realmente nace
cuando los auditores internos se pusieron en disposicin de correr riesgos al examinar
reas no familiares para ellos, el determinar si las leyes, contratos, polticas y
procedimientos se haban seguido apropiadamente; y al comprobar que si las
transacciones se llevaban de acuerdo a las polticas establecidas. As pues, a medida que
han ido creciendo las empresas y entidades, se ha ido reconociendo la necesidad de la
Auditora administrativa.
Para hablar de ella con mayor precisin, hacemos referencia a los siguientes conceptos:
Auditora Administrativa es un examen y evaluacin de actividades realizadas en un

organismo, para establecer el grado de eficiencia, efectividad y economa con que se
desenvuelven las operaciones de planificacin organizacin, direccin, control y
mejoramiento de condicin de dichos factores, si es posible.
Comentario: Concepto general, que no especifica los detalles de la Auditora

Administrativa.
BAHAMONDE, Ivn. Auditora Administrativa-Operativa, 1.987, Pg: 5.
23
Auditora Operacional es una tcnica, enfoque o metodologa que consiste en evaluar
la eficiencia y economa con que se administra y consume recursos. Su alcance puede
incluir el examen de rendimiento de una entidad en trminos de lograr las metas y
objetivos establecidos en programas. En contraste con ella existen las tradicionales
Auditoras, a saber Auditoras financieras que involucran exmenes de transacciones,
sistemas contables, o informes financieros y, Auditoras de cumplimiento que constatan
que las operaciones se conducen de acuerdo a las polticas y procedimientos
prescritos. 7
Comentarios: Concepto ms moderno, trata de puntualizar el enfoque de la Auditora

administrativa hacia el cumplimiento de objetivos.
Una Auditora Operacional o gerencial es una evaluacin orientada hacia el futuro, de

naturaleza independiente y sistemtica que cubre las actividades de todo nivel gerencial
efectuando por un auditor interno, con los propsitos de mejorar la rentabilidad y
aumentar el logro de los objetivos de la organizacin a travs de mejoras efectuadas en
la funcin gerencial, el logro de los propsitos de los programas, los objetivos sociales y
el desarrollo de los empleados. Una fuente de evidencia son los datos financieros, al
igual que las polticas operativas y decisiones gerenciales, en su relacin con los
objetivos de la organizacin siempre que se consideren como reas crticas. El informe
de Auditora resultante identificar problemas y recomendar soluciones.
Comentario: Concepcin completa y detallada, ms acercada a la realidad.
En otras palabras la Auditora Administrativa es un examen constructivo y completo de

la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental o de
cualquier otra entidad, de sus medios de control, medios de operacin y empleo que se
de a sus recursos humanos y materiales. Es una tcnica moderna de anlisis objetivo,
cuyo fin primordial est encaminado a proporcionar un verdadero asesoramiento
gerencial.
7
8

INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS, Evaluacin de Terminologa, 1.984.
24
La Auditora Administrativa es sinnimo de clave para abrir los depsitos de
informacin de la empresa, establecer un examen conciso y emitir sugerencias a la labor
gerencial y empresarial. A travs de ella se pueden mirar aquellos detalles que los
directivos no han podido observar.
El profesional especializado en el rea administrativa se convierte en observador de
empresa, estudia y examina la existencia o no de los factores que afectan al equilibrio
empresarial y utiliza todas las herramientas que se encuentran a su alcance para lograr
una completa eficiencia, efectividad y economa.
Para hacer ms perceptible la definicin de Auditora Operacional decimos que:
EFICIENCIA, es el cumplimiento efectivo de los objetivos en calidad y en cantidad, es

el rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario.
EFECTIVIDAD, es el logro de objetivos y metas propuestas.
ECONOMA, es el costo mnimo lo grado en una operacin, eliminando gastos

innecesarios.
PLANIFICACIN,
es
el
establecimiento
de
objetivos,
metas,
estrategias,
procedimientos y determinacin de fuentes y uso de recursos a todo orden para el logro

de estos objetivos.
ORGANIZACIN, es el establecimiento de la estructura o agrupacin de las

actividades necesarias para llevar a cabo los planes propuestos.
DIRECCIN, es hacer que todo el personal participe de manera coordinada en la

ejecucin de los planes dentro del marco organizacional y normativo de la empresa.
CONTROL, es el conjunto de normas, mtodos y medidas destinadas a salvaguardar

los recursos de una organizacin.
25
2.3.2 NATURALEZA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.
Hablar de naturaleza es hablar de la esencia misma de la Auditora Operacional, de su

enfoque y metodologa. En trminos prcticos esta tcnica consiste en hacer lo que los
Directivos de la entidad haran si tuvieran tiempo.
En un principio el empresario era quien controlaba personalmente las operaciones de su
organizacin, conoca a su personal e incluso el sistema en que operaba la maquinaria,
hacia sus propios controles y no necesitaba de informes de Auditora. Pero conforme ha
pasado el tiempo, los negocios, empresas e instituciones han ido creciendo de tal forma
que se han hecho grandes y complejos; y, los directivos de las empresas se han visto
aprisionados con las exigencias del tiempo para resolver problemas de mayor magnitud.
Aqu es cuando surge la necesidad de profesionales entrenados para brindar informes
especiales sobre el funcionamiento de la entidad.
Para hacer realidad esta tcnica es necesario observar las siguientes reglas bsicas de
Auditora Administrativa:
1. Conocer los objetivos.- Significa conocer el propsito, la razn de ser de la

empresa, el objetivo verdadero, la divisin por departamentos, la unidad, actividad o
funcin que est auditando.
Cuando se reconoce el verdadero objetivo, la Auditora puede cambiarse de una
simple verificacin a una Auditora moderna, por ejemplo el objetivo de cuentas por
pagar no es solo girar los cheques, sino autorizar los pagos en el plazo debido pero
conservando el mximo en caja; procesar pagos a los suministradores eliminando
documentos innecesarios; controlar los recib conforme y el visto bueno del
ejecutivo; preservar el efectivo al rechazar las mercaderas o servicios que significan
gasto innecesario; quin revisa los recibos, quin los aprueba, etc.
2. Conocer los controles.- Una entidad opera a travs de tres funciones bsicas:
planeamiento, organizacin y control. El control es el rea de preocupacin del
auditor, es en esta rea donde puede realizar su trabajo y para ello necesita conocer
ciertas reglas de control que aseguren el cumplimiento de determinados objetivos.
El auditor debe tener conocimiento en los controles administrativos, como por
ejemplo control de personal, presupuesto, itinerarios, control de necesidades y
26
procedimientos de la organizacin, control central de actividades y evaluacin de
puntos crticos, etc.
En otras palabras hacer un seguimiento retroactivo que no slo indique cuando las
cosas han salido mal, sino tambin, que indique cundo existe una posibilidad de
que salgan mal estableciendo una red de informacin que evite sorpresas.
3. Conocer las normas.- El trabajo de campo de una Auditora es esencialmente una

medicin, y una medicin implica normas para llevar a cabo los exmenes y
verificacin de transacciones.
Las normas pueden ser dictadas por directivos, de gerencia, por contrato,
especificaciones, estatutos, reglamentos gubernamentales, procedimientos de
Auditora generalmente aceptados, por buenas prcticas comerciales, etc., pero en
cualquiera de los casos en que se hayan establecido, el auditor debe tratar de
entenderlas antes de iniciar su examen para obtener mayores ventajas.
4. Conocer la poblacin.- Poblacin es una expresin utilizada en muestreo

estadstico, significa la totalidad de los tems o asuntos sobre los cuales el auditor
emitir su opinin.
Si las transacciones de un perodo bajo examen son variadas, el auditor debe decidir
al inicio de su examen qu tipos de transacciones son de su inters y excluir las que
no lo sean.
5. Conocer los hechos.- El hecho es un suceder real, una condicin que exige aquello
que realmente ha transcurrido, una realidad absoluta claramente diferenciada de una
mera suposicin u opinin.
Todo auditor debe formular sus conclusiones en base a los hechos, debe estar seguro
de que su conclusin est basada en hechos y no en una simple suposicin hecha a la
ligera, de tal manera que est seguro en su opinin.
La opinin del auditor no puede tener ningn sustituto, ni ser delegada, porque su
opinin es una conclusin profesional fundada en la capacidad de analizar los
hechos en completa objetividad.
27
El auditor debe saber que toda su reputacin descansa en un principio sencillo que
dice: si l lo dice, es verdad, puede probarlo y sustentarlo porque sus conclusiones
se basan en hechos slidos.
6. Conocer las causas.- Actualmente buscar el origen de muchos problemas

comerciales significa investigar y exp lorar las causas y buscar lo que hay bajo la
superficie procurando encontrar lo que realmente est ocasionando esa desviacin.
La condicin del auditor operativo, permite comparar los problema de una entidad
con la salud de un paciente, pues as como un mdico necesita realizar varios
exmenes clnicos para descubrir la verdadera enfermedad y encontrar el remedio
oportuno, as tambin operativamente hablando es necesario determinar a travs de
exmenes y observaciones, la existencia de un problema que requiere solucin.
7. Conocer el efecto.- Buscar el efecto significa encontrar la desviacin de una norma

establecida, es encontrar la problemtica potencial de la vida de una empresa.
Si este efecto es adverso, significativo y continuo, entonces el auditor tiene la
seguridad de que debe ponerse en contacto con la persona encargada para que corrija
la situacin no deseada, asegurndose de que tal correccin se haga. El auditor se
preocupar del efecto potencial de una situacin pobremente controlada, pues
actualmente se considera al auditor moderno como monitor de los controles de una
entidad, siendo a la vez responsable de informar sobre el peligro ocasionado por la
ausencia del control que ha permitido el desarrollo de efectos significativos.
8. Conocer la gente.- El auditor debe entender como se sienten las personas en

presencia de un crtico, y sin saber que las personas sujetas a examen estarn a la
defensiva. Si busca formar sociedad con ellas para encontrar la solucin a los
problemas se le auguran muchos xitos. Para ello deber evitar hacer juicios en las
preguntas realizadas para extraer la informacin, evitar conflictos o discusiones
durante el trabajo de campo y, procurar identificarse con las personas
entendindolas honrada y sinceramente.
VARIOS AUTORES, Curso Internacional de Auditora Operativa, Brasil, 1.978.
28
9. Saber cundo y cmo comunicarse.- Esto significa la comunicacin del auditor
desde el momento en que se inicia la Auditora, durante el transcurso del examen
hasta el informe final.
El auditor operativo debe saber cundo y cmo comunicarse con:
El personal de lnea, cuando examina las transacciones y explora las razones y

significado de las deficiencias.
Los Directivos del sujeto bajo examen, en el transcurso de la Auditora, cuando

necesita corregirse algo, pudiendo hacerse en forma oral, visual o con informes
escritos.
Los Directivos al final del trabajo, a travs de la presentacin oral o visual de

todas las conclusiones de la Auditora sean estas buenas o malas. En ese
momento se discutir las acciones correctivas que tomarn.
Cada uno de los jefes de las reas pertinentes, cuando el auditor emita su
informe final con todos los resultados de la Auditora. Este informe hablar de lo
satisfactorio de la operacin y de la correccin que requiere.
10. Conocer los mtodos modernos.- En la actualidad el auditor debe mantene rse al
tanto de los adelantos del mundo, por tanto, debe considerar las nuevas tcnicas que
le ayuden a realizar su trabajo de forma ms eficiente.
Para ello debe poseer una slida base de conocimientos en el proceso electrnico de
datos, muestreo estadstico, anlisis por regresin mltiple, programacin lineal y
operaciones de investigacin.
La preparacin constante, actualizada y llevada a la prctica, le permitir al auditor
adaptarse a los cambios y combatir con mayor facilidad el desconocimiento de
errores.
10
10
VII ASAMBLEA NACIONAL DEL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES CONTABLES DEL

ECUADOR. Fundamentos de Auditora Operativa, 1.987, Pg: 07.
29
2.3.3. DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA Y LA
AUDITORA FINANCIERA.
Para hablar de este tema, es preciso aclarar que el modelo de la Auditora administrativa
se interesa por los controles operativos o administrativos, pudiendo ser aplicada a todas
las reas de la entidad si se considera necesario. Su objetivo es analizar el historial de la
informacin para encontrar los medios que conduzcan a mejorar las operaciones futuras
de la entidad; a diferencia de la Auditora financiera que se interesa por la verificacin
de los estados financieros y la veracidad de ciertas cuentas principalmente. Su objetivo
es el historial financiero de la entidad.
En sntesis podemos identificar las siguientes diferencias entre las caractersticas de la
Auditora administrativa y financiera:
PROPSITO: La Auditora Administrativa tiene como propsito formular y expresar

una opinin sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, ponindose
nfasis en el grado de eficiencia y eficacia con que se ha utilizado los recursos humanos,
materiales y econmicos, determinando as mismo si se ha alcanzado los objetivos
programados; mientras que la Auditora Financiera formula y expresa una opinin sobre
la razonabilidad de los estados financieros a una fecha determinada, as como el
resultado de las operaciones y cambios en el patrimonio y sus flujos de efectivo por el
perodo que termina.
ALCANCE: La Auditora Administrativa puede alcanzar a todas las operaciones en

general, inclusive las financieras, o puede limitarse a cualquier operacin o actividad
especfica; mientras que la Auditora Financiera alcanza todas las operaciones
financieras.
ORIENTACIN: La Auditora Administrativa est dirigida hacia las operaciones en

general de la entidad, present es y con orientacin al futuro. De ser necesario mirar
operaciones solo de un pasado cercano; mientras que la Auditora Financiera est
dirigida hacia la situacin financiera y el resultado de las operaciones pasadas de la
entidad.
30
MTODO: La Auditora Administrativa es muy nueva y todava carece de muchos
procedimientos y prcticas generalmente aceptadas, por lo que el mtodo queda al
criterio del auditor; mientras que la Financiera ha sido muy desarrollada por el Contador
Pblico, existiendo as muchos procedimientos y prcticas aplicadas universalmente,
como son las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas.
INTERESES PARA SU REALIZACIN: La Auditora Administrativa es de inters

para la gerencia y accionistas; mientras que la Financiera para los accionistas,
directorio, funcionarios, financieros e inversionistas potenciales.
ENFOQUE: La Auditora Administrativa tiene un enfoque eminentemente positivo,

tendiente a obtener mejores resultados, con mayor eficiencia, efectividad y economa;
mientras que la Financiera tiene un enfoque originalmente negativo, porque est
dirigido a la bsqueda de irregularidades y fraudes. Actualmente con ella se trata de
determinar la razonabilidad de los Estados Financieros examinados.
EVIDENCIAS: Para la Auditora Administrativa la evidencia se obtiene de fuentes

diferentes a los documentos y registros formales; mientras que para la Financiera la
mayora de la evidencia proviene directamente de registros y documentos.
EJECUCIN: En la Auditora Administrativa todas las fases se efectan en el campo;

mientras que la primera fase de la Auditora Financiera se la puede realizar en la oficina
misma del auditor.
FRECUENCIA: En la Auditora Administrativa cuando se considera necesario;

mientras que en la Financiera su aplicacin es regular, de preferencia anualmente.
INFORME: El contenido de la Auditora Administrativa est relacionado con cualquier

aspecto significativo de la administracin y gestin de la entidad. Puede o no presentar
los estados financieros; mientras que en la Auditora Financiera contiene el dictamen del
auditor y estados financieros, al cual est relacionado todo su contenido.
31
PERSONAL DE APOYO: La Auditora Administrativa requiere
de personal
profesional de otras disciplinas y personal de Auditora en entrenamientos; mientras que

la Financiera requiere slo personal en entrenamiento, pero siempre de profesin de
Contador Pblico.
CONCLUSIONES DEL AUDITOR: En la Auditora Administrativa las conclusiones

tienen incidencia sobre cualquier aspecto de la administracin y operacin de la entidad;
mientras que en la Financiera tienen incidencia sobre los asuntos financieros, siendo el
dictamen su conclusin principal.
RECOMENDACIONES: Mediante la Auditora Administrativa se sugieren mejoras

en todos los sistemas administrativos, sistema de control interno gerencial y cualquier
aspecto de la administracin y operacin de la entidad; en cambio la Financiera sugiere
mejoras en el sistema financiero y presentacin de estados financieros que
frecuentemente son presentados en forma separada del informe.
CONOCIMIENTOS DEL AUDITOR: El Auditor Administrativo debe tener

conocimientos y experiencias relacionadas con la gerencia en general, y es necesario
que mantenga un punto de vista gerencial; mientras que el Auditor Financiero requiere
conocimientos y experiencias sobre el rea financiera y afines.
HISTORIA: La Auditora Administrativa naci con la profesin del auditor interno y

gubernamental como producto de la evolucin de la Auditora tradicional relacionada
con el enfoque de los sistemas: su transformacin ha sido dada debido a la iniciativa de
auditores internos dinmicos y/o Organismos Superiores de Control debido a la
necesidad de un mayor aprovechamiento de los recursos. Mientras que la Auditora
Financiera naci en la profesin del auditor externo o contador pblico independiente;
su transformacin se ha logrado gracias a los cambios de las diversas disposiciones
legales y profesionales durante los ltimos 70 aos.
32
2.3.4.OBJETIVOS DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.
La Auditora Administrativa tiene como objetivo primordial el de descubrir

irregularidades de alguna de las partes de la entidad examinada, y hacer notar posibles
remedios con la finalidad de ayudar a la direccin a lograr una administracin ms
eficaz, eficiente y econmica. Su intencin es la de examinar y valorar los mtodos y el
desempeo de todas las reas de la entidad, empresa o negocio.
En la Auditora administrativa existe una diversidad de objetivos tomando en cuenta el
tipo de entidad, sus objetivos propios, su organizacin, grado de control, etc.
En el presente trabajo analizo tres fundamentales que son:
1. Evaluacin de Control Interno.

2. Evaluacin de Rendimiento.
3. Evaluacin de Direccin.
2.3.4.1. Evaluacin de Control Interno.
La evaluacin es la que se ocupa de medir los controles operativos que se ejercen sobre
todas las fases del negocio. Su propsito es determinar si los controles establecidos son
los adecuados y si estn cumpliendo efectivamente con los objetivos de la direccin y
El principal inters del auditor es encontrar el fallo de control y acumular la
informacin apropiada. Al corregir la informacin, los auditores suponen un
instrumento de mejora para los informes futuros, no se interesan en los casos asilados
con implicaciones financieras, o sobre los costos excesivos de produccin, sino ms
bien en los casos que producen controles pobres y efectos negativos en las decisiones
futuras.
11
En este caso el auditor debe proporcionar informacin y seguridad a la direccin sobre

lo adecuado y efectivo de los controles, no slo durante el tiempo de la Auditora sino
en el futuro.
11
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Seminario de Auditora Operacional, Quito, Pg: 15.
33
2.3.4.2.Evaluacin de Rendimiento.
Evaluar el rendimiento significa medir lo adecuado y efectivo de los controles de

direccin en funcin de ciertas normas establecidas en la entidad o empresa. La base de
estas evaluaciones es el desarrollo y aplicacin de las normas de ejecucin.
El objetivo de rendimiento pretende, medir la utilidad de las actividades a travs de
normas cualitativas y cuantitativas, medir adems si el personal de la entidad est
realmente cumpliendo con estas normas. Cuando las normas no se han cumplido, el
rendimiento se considera deficiente y se requiere una accin correctiva.
Al evaluar el rendimiento, el auditor generalmente dirige hacia s mismo la informacin
cuantitativa, en las reas de personal, trabajo, productividad, calidad de trabajo y costo.
El Personal, el rendimiento se mide a travs de la informacin cuantificada; nmero
de empleados, rotacin de personal, total de horas de trabajo regulares y extraordinarias,

empleados directo e indirectos y sus horas de trabajo, etc. Por ejemplo al medir el
nmero de empleados se medir su exceso y la posibilidad de contratar nuevos
empleados ms calificados.
En la Carga de Trabajo, el auditor debe aplicar medidas cuantitativas de
rendimiento, a asuntos de trabajo como el volumen, trabajo nuevo, completo y

pendiente, al principio y al final del perodo. Para ello puede valerse de la informacin
detallada, pedidos, recibos, requisiciones de material, informes de nminas de fbrica,
reclamos, trabajos de mantenimiento, factores procesados para el pago y pedidos de
compra emitidos.
En la Productividad, se aplican medidas cuantitativas para determinar la relacin
entre las unidades de trabajo empleadas y producidas.

La informacin se encuentra en facturas de los clientes, nminas de fbrica, pedidos de
compra, inventarios, detalles de existencia, etc. Al realizar la evaluacin se deber
medir el nivel de produc tividad, el rendimiento comparado con el pasado, como afectan
a la productividad los pedidos pendientes, la productividad insatisfactoria, la falta de
materiales, de personal, de equipos de mantenimiento adecuado, cual es el rendimiento
del equipo y como se compara la productividad con otras organizaciones.
34
En la Calidad, el auditor aplica medidas cuantitativas para determinar como se ha
realizado el trabajo valindose de cierta informacin como: nmero de reclamaciones

recibidas de los clientes, nmero de errores de facturacin, errores mecanogrficos,
volumen de material desperdiciado y rechazado por mala produccin, etc.
En el Costo, el auditor puede evaluar la informacin de manera ms confiable,
segn la perspectiva de la direccin a las distintas reas de mano de obra, materiales,

administracin, equipo, etc.
2.3.4.3. Asistencia de Direccin.
El objetivo primordial de la Auditora administrativa orientada a la direccin, es el de

ayudar a los gerentes y directores de todos los niveles de la empresa, sin importar la
crtica de los errores cometidos.
12
Para realizar este trabajo los auditores debern entender las funciones de la direccin y
sus principios para poner verdadera cura al error encontrado.
El auditor debe estar preparado para asistir a los directivos en 4 funciones
fundamentales que son:
1. Planificacin
2. Organizacin
3. Direccin y
4. Control
1. En la Planificacin, la funcin del auditor se centra en observar las acciones que

deben tomar los directivos en funcin futura: objetivos, principios, polticas,
procedimientos, reglas, mtodos, normas, programas y presupuestos, sin esperar que
la realizacin de los planes sea urgente para determinar si son o no positivos. Al
contrario es preciso ayudar a la direccin a determinar si la informacin utilizada
para elaborar la planificacin es actual, racional, adecuada y con significado.
12
35
Para tal efecto debe determinar s:
-
Se han comunicado las premisas de planificacin.
Se han establecido las normas y metas, y si estn al da.
Existen sistemas de revisin y autorizacin.
Se han establecido controles centrales.
Los planes son compatibles con los objetivos.
Se coordinan los objetivos a travs de la entidad.
Los planes estn justificados con los recursos adecuados y si son realizables y
razonables.
2. En la Organizacin, la funcin del auditor consiste en observar las relaciones entre

el personal asignado para realizar las tareas que conduzcan al logro de objetivos de
la empresa; el establecimiento de medidas razonables de control que asegure la
compatibilidad entre la autoridad y la responsabilidad; la instauracin de sistemas
que procuren la responsabilizacin y criterio lgico entre personal de lnea y el
resto, asegurando a la vez la unidad de mando.
El auditor puede constatar defectos en la organizacin determinando s:
-
La relacin entre el personal es clara.
La delegacin de responsabilidad es efectiva.
Las lneas de autoridad son claras.
Los conflictos entre directivos y personal son mnimos.
Los organigramas estn al da.
Existe un seguimiento de personal clave.
3. En la Direccin, La funcin del auditor es saber como se motivan a los

subordinados para que contribuyan efectiva y eficazmente al logro de los objetivos
de la empresa.
Dirigir es el arte de guiar al personal para que trabaje con entusiasmo y confianza,
procurando la satisfaccin de sus necesidades, el entrenamiento permanente y la
motivacin constante para realizar las acciones propuestas.
Los auditores deben contribuir en ella determinando s:
-
Los directivos utilizan adecuadamente los recursos y realizan todas las funciones.
El personal realiza las funciones especficas de trabajo.
36
-
El beneficio es razonable.
Los programas de capacitacin son adecuados, y las comunicaciones son claras y

comprensibles.
4. En el Control, la funcin del auditor es la de evaluar las medidas establecidas para

determinar el logro de los objetivos y metas de acuerdo con lo diseado en el plan.
El control comprende tres elementos fundamentales que son: normas, comparaciones y
accin. Cuando falta uno de ellos puede decirse que el control no es vlido.
El auditor puede evaluar el sistema de control determinando si los controles son:
apropiados,
oportunos,
preventivos,
significativos,
flexibles,
econmicos,
comprensibles y operativos, capaz de que conduzcan a una accin correctiva . 13
2.3.5. ALCANCE DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.
El alcance de la Auditora administrativa al principio del examen es tan amplio como

las operaciones y funciones de la entidad bajo examen, pero el auditor va definiendo y
disminuyendo la cobertura del mismo, concentrando su atencin en las reas crticas
donde la accin de la Auditora puede ser de mayor beneficio a la entidad examinada, a
travs de la formulacin de recomendaciones constructivas para mejorar dichas reas. 14
En cuanto a las fechas de las operaciones a examinar, tampoco existir un lmite
marcado como en el caso de la Auditora financiera que establece perodos
determinados, sino que se tomar en cuenta las operaciones en vigencia, debiendo en
ellas incluir nicamente el examen de las deficiencias, operaciones y reas crticas que
estn ocurriendo actualmente, cuidando de corregirlas para el futuro.
La Auditora administrativa u operacional deber abarcar generalmente los siguientes

aspectos:
-
Estudio o anlisis de normatividad legal administrativa, aplicable de la empresa,

sector o operacin bajo examen y verificar que la misma se cumpla.
Evaluacin de las polticas que sirven de parmetro a la planeacin y ejecucin de

actividades.
13
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Seminario de Auditora Operacional, Quito, 1.993, Pg:
20.
14
BAHAMONDE Ivan. Auditora Administrativa-Operacional, Ecuador, 1.987, Pg: 20.
37
-
Anlisis del sistema o metodologa de planificacin y programacin de objetivos y

metas.
Estudio del sistema de formulacin, ejecucin y control presupuestario.
Anlisis de la estructura organizativa, en relacin con los fines para los cuales fue
creada la entidad.
Comprobacin de la efectividad del sistema de informacin en sus aspectos bsicos,

incluyendo la confiabilidad de los estados financieros.
Evaluacin de la idoneidad del personal.
Verificacin de las normas de control interno tpicas del rea financiera (tesorera,
compras, nmina, inventarios, etc.).
Anlisis y comparacin de datos estadsticos sobre costos, produccin, ganancia, etc.
Anlisis del sistema utilizado por los directivos para evaluar su gestin y aplicar
correctivos.
Verificacin del cumplimiento de metas y objetivos mediante evidencias

fehacientes.
Para lograr el alcance requerido, el auditor deber entonces definir los procedimientos y
decidir sobre la necesidad de contratacin de especialistas en determinadas reas.
Luego realizado el trabajo, el auditor deber quedar en condiciones de opinar sobre:
1. Apego a la normatividad legal y administrativa.
2. Cumplimiento de objetivos y programas en forma oportuna y efectiva.
3. Idoneidad de los controles internos.
4. Economa en el manejo de los recursos.
5. Adecuado sistema de informacin.
6. Mejoras a aplicar.
2.3.6. EL AUDITOR OPERATIVO, RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES.
El auditor administrativo u operacional, es aquel que tiene la habilidad de acumular,

poner en orden y analizar la informacin de naturaleza operativa. De igual forma es
experto en el conocimiento y evaluacin del control interno. Su familiaridad con las
distintas actividades de la entidad, el flujo de trabajo y el personal que lo realiza le
permite tener una idea clara de las actividades de la entidad, sin embargo, su ms
38
importante cualidad es la de reunir y analizar la informacin para sopesar los resultados
y sugerir las mejoras necesarias.
El auditor de operaciones debe tener los siguientes atributos:
-
Curiosidad, para averiguar el desenvolvimiento de las operaciones.
Persistencia para continuar eficazmente con el proceso y conseguir las cosas que se
propuso.
Adaptabilidad, para comunicarse con el personal de cada departamento.
Ser constructivo, al considerar las deficiencias como una gua para mejoras para el
futuro.
Tener sentido de negocio, para obtener la perspectiva del efecto sobre la eficacia, y
el beneficio de la operacin.
Tener sentido de cooperacin, para mejorar la operatividad del negocio en su calidad

exclusiva de asesor.
15
Responsabilidades.
La responsabilidad es el precio de la supervivencia de una sociedad. Permitir actuar

irresponsablemente y soslayar las consecuencias de estos actos, es amenazar la
estabilidad social. Por lo tanto el auditor est obligado a cumplir con este requisito
fundamental con la sociedad a la que pertenece.
La responsabilidad en Auditora se la mira bajo tres niveles:
1.
Responsabilidad Legal.- Es decir la que est impuesta por la sociedad como

un requisito profesional. Est especificada en las Leyes y dems disposiciones
de los Organismos Reguladores como la Contralora General del Estado.
2.
Responsabilidad tica.- Es la que impone la profesin sobre sus miembros

como cumplimiento de la responsabilidad legal. Alguna de estas expresiones,
se exponen en el cdigo oficial de tica y conducta moral profesional del
auditor, pero la mayora de estas normas, se refieren a las relaciones entre el
auditor y sus clientes, el pblico y otros auditores. Es una excelente directriz
para el actuar de los directores.
15
BAHAMONDE, Ivn. Auditora Administrativa-Operacional, 1.987, Pg: 16.
39
3.
Responsabilidad Moral.- Es la que se imponen los individuos a s mismos. Es

decir, aquella que refleja un estndar de conducta superior al requerido por la
responsabilidad tica.
La responsabilidad general del auditor de operaciones, es la de ayudar tanto a la

direccin operativa como a la gerencia, ofreciendo recomendaciones constructivas que
apunten a la mejora de operaciones, proporcionando una descripcin real de lo que se
ve, y otorgando una opinin de los asuntos que se han revisado. Al realizar su funcin,
los auditores tienen la responsabilidad de observar las normas profesionales de
Auditora en sus revisiones y evaluaciones. Estas normas se refieren a la adecuacin y
claridad de la ejecucin de su trabajo y del informe.
La responsabilidad especfica para polticas, procedimientos y otras medidas de control
deber considerarse en los siguientes temas:
1. Coherencia al analizar el alcance de los procedimientos y polticas. El auditor es
responsable de comprobar que todos los procedimientos estn coordinados.
2. Adecuacin en los procedimientos, de tal manera que puedan proporcionar una
medida de cumplimiento de los objetivos de direccin.
3. Cumplimiento en el trabajo efectuado de acuerdo con los procedimientos
establecidos. El auditor es responsable de medir este cumplimiento.
4. Efectividad al obtener los resultados deseados. El auditor es responsable de disear
las pruebas para medir la efectividad de los procedimientos.
Los auditores internos de operaciones, son responsables ante la direccin general de la

evaluacin permanente sobre la adecuacin y efectividad del sistema de control en toda
la organizacin.
Funciones.
Las funciones propias de un auditor operativo, se sintetizan en las siguientes:

1. Evaluacin de control administrativo, que se ejerce sobre todas las reas de la
entidad, con el propsito de determinar si los controles establecidos son los
40
adecuados, y si estn cumpliendo efectivamente con los objetivos de la direccin y
2. Evaluacin de rendimiento, al medir el cumplimiento de cualquier actividad, de
acuerdo con las normas profesionales de Auditora interna. El debido cumplimiento
profesional incluye la evaluacin de las normas operativas establecidas, y determinar
si estas son aceptables y se cumplen.
Al medir el rendimiento se pretende determinar si la direccin y el personal de la
entidad estn realmente cumpliendo con estas normas.
3. Asistencia de direccin, al ayudar a los gerentes y directores de todos los niveles a
realizar su trabajo, de tal manera que contribuyan al cumplimiento de objetivos.
El auditor orientado hacia la direccin, debe estar preparado para asistir a los directivos
en sus cuatro funciones primordiales que son: Planificacin, Organizacin, Direccin y
Control.
2.4. PROCESO DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.
Una vez definidos los objetivos de la Auditora administrativa, se procede a elaborar el

programa de Auditora. En su primera fase se realiza una revisin del archivo
permanente de la documentacin y la informacin previa. En las tres fases siguientes se
procede a identificar y revisar profundamente aquellas reas consideradas como crticas
y por ltimo se procede a realizar el informe definitivo acompaado de las
recomendaciones que se crean necesarias.
Con este examen objetivo, sistemtico y profesional, se pretende identificar y revisar
detalladamente aquellas reas consideradas como crticas con la finalidad de verificarlas
y evaluarlas, establecer y aumentar el grado de eficiencia, efectividad y economa en su
planificacin, organizacin y control interno; informar sobre los hallazgos significativos
resultantes; y, determinar el cumplimiento con las disposiciones legales pertinentes.
El trabajo de Auditora administrativa se realiza en cinco fases que son:
FASE I
Estudio Preliminar
FASE II
Revisin de Legislacin, Objetivos, Polticas y Normas.
FASE III Revisin y Evaluacin del Control Interno.

FASE IV Examen detallado de las reas Crticas.
FASE V
Comunicacin de Resultados.
41
2.4.1. FASE I: Estudio Preliminar.
Esta fase consiste en una revisin previa de las operaciones, actividades, objetivos,
polticas, etc., de la empresa o entidad bajo examen con la finalidad de familiarizarse
con otras operaciones.
El propsito fundamental del estudio preliminar es obtener la informacin general
(documentacin) sobre los aspectos importantes de la entidad o reas a ser examinadas.
Esta informacin servir como instrumento de trabajo en las futuras fases de examen y
tambin como medio de informacin para el personal de Auditora y de la entidad.
16
Para realizar un estudio preliminar, el auditor deber seguir tres pasos fundamentales
que son:
1. Entrevistas con el Gerente (mximo ejecutivo) y dems funcionarios importantes

de la empresa o entidad bajo examen a fin de obtener la informacin general
sobre las actividades.
2. Recopilacin sin revisin detenida de los documentos bsicos de la entidad, para
obtener informacin sobre las actividades, objetivos, polticas, normas y
procedimientos.
3. Recorrido o visita a las instalaciones de la entidad para conocer su ubicacin
fsica, tamao, relacin con otras unidades y funcionar los encargados.
Informacin a obtenerse en la Fase I:
Legislacin aplicable a las actividades examinadas.
Breve historial de antecedentes y propsitos de las actividades bajo examen.
Datos sobre la organizacin de la entidad, dando nfasis primordial a las actividades

bajo examen. Esta informacin incluye lo siguiente:
16
Divisin de deberes y responsabilidades.
Principales delegaciones de autoridad.
Naturaleza, tamao y ubicacin de las dependencias.
Nmero de empleados por unidades y ubicacin.
NORBECK, Edgard. Auditora Administrativa, Mxico, Pg: 54.
42
-
Naturaleza, inversin y ubicacin de los recursos involucrados en las actividades

bajo revisin, especialmente de activos fijos.
Informacin financiera de los Estados Financieros de los ltimos aos, presupuestos

aprobados, detalle de ingresos anuales y de los mtodos de financiamiento.
La poltica general establecida por la ley, reglamento y rdenes o decisiones

administrativas segn las cuales la entidad llev a cabo las actividades que sern
revisadas. Se debe obtener la poltica por escrito y en el caso de que la entidad no la
tenga, el auditor tiene que determinarla en base a entrevistas y otros procedimientos,
documentndola en los papeles se trabajo para su mejor entendimiento.
Descripcin general de los mtodos de operacin y procedimientos de la ent idad al

efectuar sus actividades.
Descripcin de cualquier problema importante relacionado con las actividades a ser

examinadas.
Resultados de exmenes anteriores de Auditora.
Los planes a corto, mediano y largo plazo elaborados por la entidad.
Fuentes de Informacin:
Archivos de la entidad u Organismo Superior de Control en caso de entidades

pblicas.
Informes de Auditora y asesora si en caso existiesen.
Planes de reorganizacin.
Manuales de Procedimientos de la entidad.
Reglamentos y documentos administrativos.
Entrevistas con funcionarios administrativos.
Historial y folletos informativos de la entidad o sus programas.
Recorrido y Observacin de la Entidad.
Cuando sea apropiado dada la naturaleza de la actividad a ser examinada, se har el

recorrido a la oficina, planta u otras instalaciones con el objeto de mejorar los
conocimientos de las actividades en trminos fsicos. El contacto con la actividad en s y
43
el personal tcnico directamente vinculado con las operaciones, es muy beneficioso para
tener un entendimiento real de lo que sucede.
2.4.2.FASE II: Revisin de Objetivos, Polticas y Normas.
En esta segunda fase el auditor examina, evala y revisa la informacin recopilada en la

etapa anterior con la finalidad de analizar los objetivos, polticas y normas de la
empresa o entidad a ser examinada, poniendo gran inters en su historial y antecedentes,
sus objetivos principales, la autoridad delegada a los funcionario principales y cualquier
restriccin impuesta sobre las operaciones, disposiciones y mtodos de financiamiento
de las operaciones de conformidad con las leyes pertinentes y con las polticas de la
entidad.
Cmo trabaja el auditor:
1.
El auditor determina por qu se cre la empresa, cul fue la necesidad de su

origen, los propsitos y objetivos que causaron su creacin como ente y si los
objetivos han cambiado con el paso del tiempo.
2.
Debe definir en sus papeles de trabajo claramente cul es la misin principal de

la empresa o entidad y objetivo primordial.
3.
Simplificar su trabajo con el apoyo de una adecuada documentacin de

objetivos, polticas y normas. En caso de no existir se apoyar en bases
verbales, para lo cual tendr que realizar una serie de entrevistas tratando de
determinar los aspectos que gobiernan la entidad.
4.
De ser necesario, el auditor deber buscar por l mismo la inconformidad de

los distintos puntos de vista de los funcionarios, cuando stos no estn de
acuerdo o no conozcan suficientemente la entidad o rea crtica importante.
5.
En el caso de exmenes a entidades pblicas, en esta fase se estructurar

tambin la revisin de la legislacin externa o general aplicable. Adems de las
leyes especficas aplicables a todas las entidades. Los auditores debern
conocer el contenido general de las leyes orgnicas de los sistemas
administrativos y otras disposiciones generales sobre la administracin pblica
y privada segn la empresa auditada.
44
Las fuentes de informacin accesibles para el auditor son las siguientes:
El archivo permanente de la entidad.
La biblioteca legal del Orga nismo de Control.
Los archivos legislativos de la oficina de asesora jurdica si en caso existan.
Revisin de Objetivos:
Los planes y presupuestos de la entidad revelan los objetivos y metas de una entidad,
estos debern ser revisados por el auditor para asegurarse de su acatamiento y
consistencia. Al no encontrar un planteamiento orientado hacia el logro de objetivos, el
auditor tendra indicios de una posible rea crtica significativa.
Revisin de Polticas:
Las polticas generales obtenidas ya en la primera fase, sern revisadas y comparadas

con la misin principal de la entidad, la legislacin y los objetivos para determinar
cualquier falta de consistencia o vaco. Las deficiencias detectadas en las polticas y su
comunicacin a los servidores, pueden indicar un rea crtica muy importante para el
desarrollo posterior de un hallazgo.
Revisin de la Normatividad:
Significa que se har una revisin breve y selectiva de normas, reglas y manuales de la
entidad o empresa para familiarizarse con su existencia y reas de aplicacin, sin
profundizar en la normatividad interna en detalle sino en aquella directamente
relacionada con reas consideradas deficientes.
No se debe hacer revisin de disposiciones internas sin antes de haber observado y
evaluado las operaciones realmente ejecutadas, y sin haber determinado las reas
crticas que merecen un examen profundo.
En otras palabras la revisin de la legislacin, objetivos, polticas y normas, orientan la
Auditora hacia un marco legal normativo general dent ro del cual funciona la entidad y
45
sus servidores. Se debe hacer en forma selectiva a excepcin de la legislacin orgnica
o bsica, evitando demasiada inversin de tiempo en las reas que posteriormente no
sern escogidas para efectuar el examen profundo. Esta fase no dura ms de dos o tres
das, y ser realizada por el mismo personal de la fase I.
2.4.3. FASE III: Revisin y Evaluacin del Control Interno.
Esta tercera fase es considerada como una de las ms importantes, porque el auditor no
slo revisa y evala el sistema de control interno vigente en la empresa o entidad, sino
que tambin al final de la fase identifica las reas crticas.
El propsito de esta fase es evaluar la efectividad del control interno gerencial, e
identificar las posibles debilidades importantes en el sistema administrativo que puedan
requerir un examen ms detallado. La duracin de esta fase normalmente depender de
la empresa auditada, generalmente se requiere de seis a diez das aproximadamente,
recalcando que no debe ser demasiado profunda.
En la tercera fase del examen se comprende principalmente lo siguiente:

-
Identificar las reas crticas de mayor significacin que merezcan un examen

profundo, cuyos resultados podran conllevar beneficios importantes.
Establecer el enlace y profundidad de las pruebas a ser aplicadas.
Facilitar la determinacin de los recursos humanos necesarios para la cuarta fase.
Estimar el tiempo requerido para completar el examen y presentar el informe.
El enfoque prctico para una revisin de naturaleza efectiva y til para el control interno
es revisar los procedimientos, prcticas y transacciones especficas relacionadas con la
entidad. El examen profundo y detallado se lo har con la finalidad de obtener
informacin acerca de lo siguiente:
-
Forma real en que se efectan las operaciones.
Necesidad y utilidad de las distintas fases del proceso de transacciones.
Resultados de las transacciones segn los objetivos, requerimientos legales y

prcticas en sentido comn.
Efectividad del control interno.
46
El mtodo de seleccin de transacciones especficas y su rastreo a travs de todo el
proceso, permite determinar los procedimientos que realmente se han seguido, si son
razonables y si realmente funcionan de acuerdo con los objetivos, polticas y normas.
Para ello es suficiente escoger una o dos transacciones tpicas de cada actividad o rea
de operacin y rastrearla evaluando los puntos importantes del control realizando
durante todo el proceso. Adems deben evaluarse todas las operaciones y actividades
reales como son efectuadas, y no como deben ser segn los manuales.
17
La manera de identificar las debilidades del sistema de control interno de una entidad es
a travs de:
-
Un examen de informes gerenciales.
Un examen de Auditora interna.
Una inspeccin fsica de las actividades involucradas, y;
Entrevistas con los funcionarios responsables directamente involucrados, pero

tomando en cuenta los objetivos de la Auditora; por tanto no se pueden establecer
reglas rgidas sino que las tcnicas se aplicarn de acuerdo al juicio o ingenio del
auditor.
La evaluacin del control interno se debe hacer tomando en cuenta los siguientes
factores:
1. Si la poltica de la entidad, los procedimientos y prcticas estn de conformidad con
las Auditoras bsicas, requerimientos legales e intencin legislativa.
2. Si los procedimientos y sistemas de control interno, dan como resultado actividades
que estn de acuerdo con lo planeado por la alta direccin en forma eficiente y
econmica
3. Si el sistema de control interno proporciona un control satisfactorio de los recursos,
observaciones, ingresos y gastos.
Los factores que deben tomarse en cuenta durante la revisin incluyen:

-
Duplicacin de esfuerzos.
Uso inapropiado o indebido de fondos disponibles.
Falta de aceptacin de responsabilidad.
17
HEIM, Frederick A. Auditora Operacional, 1.972, Pg: 61.
47
-
Falta de control apropiado de recursos o actividades.
Organigramas o procedimientos engorrosos o inadecuados.
Falta de idoneidad del personal, especialmente con referencia a las debilidades o

deficiencias encontradas.
Utilizacin ineficaz o antieconmica de recursos.
Unidades de operaciones innecesarias e ineficientes con relacin a su costo de

mantenimiento.
Atrasos en el trabajo y forma de combatirlos.
Carencia de normas y/o metas o mala aplicacin de normas que impiden la

evaluacin de los logros, produccin, eficiencia, utilizacin de recursos, servicios y
otros factores que requieran evaluaciones administrativas continas.
Al revisar las funciones ejecutadas por la entidad, el auditor debe averiguar los registros
que mantienen la informacin, los propsitos administrativos o estadsticos e incluso
asuntos contables, lo cual servir de mucho al sistema de control interno. Al mismo
tiempo debe considerar los registros que no sirven a ningn propsito o que casi no se
utilizan, la duplicidad de los registros, y los informes voluminosos e innecesarios a fin
de optar por la utilizacin del procesamiento electrnico de datos y las tcnicas del
almacenaje.
Al terminar la ejecucin del programa de Auditora en la tercera fase, se debe considerar
en forma objetiva la importancia de las observaciones, identificando y relacionando
aquellas reas crticas o problemticas ms importantes que con el tiempo y recursos
disponibles permitirn realizar un examen en la profundidad necesario para desarrollar
los hallazgos correspondientes.
2.4.4. FASE IV: Examen detallado de las reas crticas.
El examen profundo de las reas crticas constituye el 80% y 90% de las labores de la
Auditora administrativa. En esta fase se desarrollan completamente los hallazgos
significativos relacionados con cada rea crtica, para lo cual es necesario haber
determinado las condiciones actuales, los criterios de comprobacin y evaluacin, el
efecto negativo y la causa o causas que motivaron cada desviacin o problema
identificado.
48
Basndose en la revisin y evaluacin del control interno de los procedimientos,
prcticas y mtodos de control de la entidad, se identifican las reas dbiles o crticas
(III Fase) para proceder a seleccionarlas y revisarlas con profundidad en la IV Fase.
El examen detallado de las reas crticas consiste en revisar los registro y archivos;
probar, verificar y confirmar la informacin en ellos, hasta llegar al grado adecuado
para cumplir con los propsitos de la Auditora y adems complementar la informacin
con entrevistas e inspecciones fsicas o contactos con terceros.
El propsito de esta fase es evaluar posibles hallazgos identificados en la evaluacin del
control interno, determinando si la situacin requiere accin correctiva, y si el asunto
merece tal accin. Los objetivos especficos de revisin incluirn el examen de los
siguientes temas:
Adhesin de la poltica prescrita, aplicable a las operaciones diarias con la

finalidad de verificar su conformidad con las leyes pertinentes y su propiedad al
efectuar actividades autorizadas de manera eficiente, efectiva y econmica.
Logro de propsitos, al determinar si la actividad bajo examen se efecta siguiendo

el propsito original. Para esto se requiere un amplio conocimiento de los
antecedentes y propsitos de la legislacin que autoriza las actividades.
Eficiencia operativa, al medir un rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario

de recursos, identificando la eficiencia en funcin de los defectos adversos de las
operaciones o actividades.
Utilizacin de recursos, humanos, materiales y financieros de la entidad en forma

apropiada, econmica y satisfactoria. Las reglas generales que deben seguirse al
revisar la utilizacin de recursos, debern procurar que estos sean utilizados slo
para procesos autorizados y necesarios, salvaguardndolos apropiada y eficazmente
y utilizndolos de manera eficiente y econmica.
Propiedad y utilidad del sistema contable, en informes financieros, datos

confidenciales y proceso que apoyen la toma de decisiones dentro de las reas
examinadas.
49
El mtodo de obtencin de evidencias y determinacin de propiedad y suficiencia es

similar a la Auditora financiera y estar apoyado en la experiencia del auditor.
El auditor debe obtener al mximo posible la evidencia fsica por medio de la
inspeccin y observacin directa de las actividades llevadas a cabo por el personal de la
empresa o entidad, y sobre otros hechos relacionados con el examen. De igual forma
debe obtener la evidencia verbal a travs de las entrevistas con varios funcio narios y
empleados, y evidencia documentada a base de los proyectos, archivos e informes de la
entidad, procurando adicionar evidencia documental externa que sustente los hallazgos
de Auditora.
La comunicacin de los hallazgos de Auditora a los funcionarios de la entidad, debe
hacerse en funcin de discutir sobre ellos y llegar a un acuerdo en cuanto a la
deficiencia y desviacin observada, su naturaleza o alcance, los hechos involucrados y
la accin correctiva que debe ser estimada; contribucin que ser muy valiosa para la
entidad, especialmente cuando se logre la implementacin ms oportuna de las
recomendaciones.
Al terminar esta fase el auditor debe estar totalmente identificado con las desviaciones y
situaciones crticas de la entidad que merecen atencin y accin correctiva por parte de
los directivos, para de esta forma tomar una decisin sobre la clase de accin correctiva
que va a ser recomendada en su informe.
2.4.5. FASE V: Comunicacin de Resultados.
La quinta fase constituye el producto final de la Auditora administrativa, en donde el

auditor o jefe de equipo debe organizar el contenido y estructurar el informe,
asegurndose que no se han omitido u olvidado aspectos importantes. Para ello debe
apoyarse en la Hoja de apuntes, en donde se escribe en forma resumida todos los
atributos necesarios para la formulacin de los hallazgos de Auditora; y tambin en los
Papeles de Trabajo elaborados en el curso del examen. Este trabajo se lo efecta en
dos partes:
1. La comunicacin verbal de los resultados a travs de una o ms conferencias
finales, para discutir el borrador del informe; y,
2. La presentacin final por escrito del informe.
50
La comunicacin verbal de los resultados a los funcionarios responsables de las reas

examinadas, se lo hace con el objeto de: obtener sus puntos de vista con respecto al
informe de Auditora, y las conclusiones y recomendaciones del auditor; trabajo ya
iniciado en la cuarta fase. Obtener la aceptacin de las recomendaciones del informe del
auditor en la entrevista inicial previa a la emisin del informe final, determinar la
eficiencia ptima del auditor. En algunas ocasiones se puede conseguir slo el
entendimiento y aceptacin de la mayora de las recomendaciones. En los casos que no
sea posible, el auditor por lo menos debe obtener los puntos de vista diferentes a los
suyos, para incluirlos en los comentarios del informe.
El informe por escrito, es el producto final del trabajo del auditor. Est dirigido
directamente a la mxima autoridad en copias para cada una de la s unidades
involucradas en dicho informe. De esta forma se pone en conocimiento los resultados
obtenidos en el examen de Auditora y se determinan las conclusiones y
recomendaciones finales.
Los puntos importantes para el desarrollo de la quinta fase son los siguientes:
a) Los Hallazgos de Auditora.
Un hallazgo de Auditora es algo que un auditor ha observado o encontrado irregular en

el examen. Es el resultado de la informacin desarrollada en base de la reunin lgica
de datos y la presentacin objetiva de los hechos. Sirve de base para desarrollar las
Las caractersticas de un hallazgo son entre otras las siguientes:
Tener un ttulo que revele su contenido en forma resumida y llame la atencin al

lector, este ser a identificar la idea del contenido del mismo.
Su contenido debe estar plenamente justificado por la labor efectuada y por la

evidencia obtenida.
Su presentacin no debe conducir a conclusiones errneas.
Para su determinacin, se debe tomar en cuenta las circunstancias en que ocurri el

hecho, la complejidad y la magnitud del problema, el grado de generalizacin de
este, su forma objetiva, honesta, justa y conveniente.
51
Los atributos de un hallazgo de Auditora son:
CONDICIN Situacin actual encontrada Lo que es.

CRITERIO Unidades de medida o normas aplicables Lo que debe ser.
CAUSA Las razones de la decisin Por qu sucedi.
EFECTO Importancia relativa del asunto La diferencia entre lo que es y debe ser.
Los mecanismos para establecer un hallazgo son los siguientes:
1. Identificar la condicin de los asuntos deficientes.

2. Reconocer las lneas de autoridad y responsabilidad de la entidad.
3. Verificar las causas de la deficiencia.
4. Determinar si la deficiencia es un caso aislado o una condicin determinante.
5. Identificar y solucionar los asuntos legales.
6. Determinar los efectos e importancia de la deficiencia.
7. Obtener comentarios de personas u organismos directamente interesados, que
puedan estar afectados por el hallazgo.
8. Establecer las conclusiones de Auditora en base de la evidencia obtenida.
9. Determinar las posibles acciones correctivas.
b) Las Conclusiones.
Constituyen un resumen de los comentarios sobre las deficiencias o desviaciones

encontradas como producto del juicio crtico personal de auditor. Son parte esencial de
todo informe de Auditora, porque reflejan la apreciacin del auditor con respecto de los
hechos ocurridos en la entidad.
Las conclusiones deben ser objetivas y basadas en hechos reales, ms no en
suposiciones. Su presentacin se la puede hacer en dos formas:
Al final del comentario, identificndolas o no con el ttulo de Conclusiones.
En un captulo exclusivo pero que tenga referencias con cada comentario, su nmero
y pgina, para permitir la continuidad de las ideas.
52
c) Recome ndaciones.
Las recomendaciones son la partes fundamental de un trabajo de Auditora operacional.

Estarn dirigidas a la mxima autoridad y/o principales funcionarios del rea
examinada. Debern ser especficas de tal forma que en ellas se eviten las sugerencias
demasiado generales, vagas, antieconmicas e impracticables. Su enfoque estar
dirigido no solamente a exigir el cumplimiento de disposiciones legales o
reglamentarias, sino tambin a ciertos lineamientos bsicos a seguirse y algunas
alternativas de ejecucin.
Se presentar slo las recomendaciones que se desprendern de los hechos comentados
de los hallazgos, y sern formuladas a continuacin de cada uno de los hallazgos
correspondientes, poniendo presentarse secuencialmente numeradas o en un solo grupo,
fuera de los comentarios y conclusiones.
d) La Comunicacin de Resultados.
En las labores del auditor se deber mantener comunicacin permanente y oportuna en

todo el proceso del examen, tanto con los funcionarios de la entidad, como de la
dependencia examinada. Esta comunicacin deber hacerse en forma apropiada y
oportuna, para ayudar al cumplimiento de los objetivos de las labores de control, y
evitar problemas posteriores en la divulgacin de resultados y en el establecimiento de
responsabilidades, las cuales pueden quedar anuladas por falta de cumplimiento de esta
formalidad.
La comunicacin se realiza por los medios oral y/o escrito. La comunicacin oral logra
el mejor entendimiento e intercambio de informacin con los funcionarios, en cambio
que, la comunicacin escrita presenta los comentarios a travs de un informe final.
e) Informes de Auditora Administrativa.
El informe de Auditora administrativa es el producto terminado del trabajo realizado.

Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente los problemas detectados en
relacin con la eficiencia operativa de la empresa o entidad y con los controles
operacionales establecidos. Para que la Auditora administrativa sea til a la entidad, el
53
informe debe ser gil y orientado hacia la accin. Adems siempre que sea posible, debe
cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios.
El informe equivale a un diagnstico, en el cual se plasman los hallazgos derivados del
trabajo. En l se presenta una opinin tipo dictamen sobre el grado de eficiencia de la
empresa o entidad, y si se considera necesario sobre los estados financieros. El informe
debe contener bsicamente tres aspectos:
-
Alcance y limitaciones del trabajo.
Situaciones que afectan desfavorablemente a la eficiencia operacional.
Sugerencias para mejorar la eficiencia.
Adems en el contenido es eficiente presentar muy claramente a los administradores de

la empresa el efecto de la ineficiencia existente, a fin de motivar la toma de medidas
correctivas conducentes. De igual forma es necesario en cuanto sea posible resaltar el
efecto cuantitativo que provocan las deficiencias detectadas, sus causas y
consecuencias.
La responsabilidad del auditor estar en informar sobre los problemas detectados y
sugerir posibles soluc iones. La implantacin de las medidas necesarias para solucionar
los problemas detectados, en trminos generales quedan fuera del trabajo de Auditora
administrativa, incluso en aquellos casos en los que el auditor haya presentado
recomendaciones especificas.
18
El declogo para preparar un buen informe de Auditora Administrativa es el siguiente:
1. Enfatizar los aspectos significativos que mejoran la operacin del negocio.

2. Omitir partidas o hechos poco significativos que no requieren la atencin de los
ejecutivos.
3. Limitar el informe mnimo necesario.
4. Escribir el informe en lenguaje entendible y sin tecnicismo.
5. Hacer crticas acompaadas de sugerencias constructivas y respaldadas en los
hechos y hallazgos.
6. Discutir el informe con todos los responsables que se vean afectados por sus
observaciones y recomendaciones.
18
BAHAMONDE Ivn. Auditora Administrativa-Operacional, 1.987, Pg: 20.
54
7. En la medida que sea posible obtener el acuerdo de los funcionarios afectados en
las recomendaciones, en su caso presentarlas como sugerencias conjuntas.
8. Si no se cuenta con la aprobacin de los afectados, cuando menos asegurarse que
s hay acuerdo en las circunstancias y hechos que se informan. As los directivos
podrn ver la posicin del afectado y la de auditor y tomar una decisin.
9. Enviar copias del informe a los funcionarios superiores.
10. No circular material que no contenga el propio informe.
f) Momento y forma de la Comunicacin.
Existen tres momentos para la comunicacin de resultados:
1.- Al inicio del Examen, cuando est dirigido a los funcionarios y ex funcionarios de
la entidad o empresa, mediante la conferencia inicial que se efectuar de conformidad
con la agenda de entrevistas.
2.- En el Transcurso del Examen, con los servidores de la entidad examinada, a fin de
obtener la mayor informacin posible respecto a asuntos sujetos a examen.
3.- Al Trmino del Examen, cuando el borrador del informe aprobado ser presentado
y comunicado en la conferencia final, que se llevar a cabo una vez concluidas las
labores de campo.
A esta conferencia final previamente convocada por escrito, asistirn los principales
funcionarios y ex funcionarios de las reas examinadas conjuntamente con el
supervisor y jefe de equipo de Auditora.
Se dejar constancia de ello en un documento previamente elaborado para el efecto,
suscribindose en l todos los participantes.
Luego de cumplidos todos los pasos en las diferentes fases, y con la revisin final del
borrador del informe, el cual ser sumillado por el supervisor respectivo, se
reproducirn las copias necesarias, las que en su carta de presentacin y en la ltima del
informe, lo distribuir el auditor general con su firma. Se preparar la gua de
distribucin de ejemplares, debiendo conservar el original del memorando de
antecedentes en el caso de existir el archivo de la unidad de Auditora.
55
2.5 RECURSOS HUMANOS

2.5.1 SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS
2.5.2 CONCEPTO
Es el proceso de diseo de las medidas y actividades de la fuerza de trabajo para

mejorar la eficacia y eficiencia del funcionamiento de la organizacin.
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS.

CONCEPTO.
A la Administracin de Recursos Humanos se la define como el conjunto de personas

que deben interrelacionarse para la consecucin eficiente de los objetivos de la
organizacin. Cada ser humano tiene su personalidad que es la sumatoria de valores,
creencias, conocimientos, experiencias y habilidades.
2.5.3 IMPORTANCIA
La importancia de la administracin de Recursos Humanos radica en los temas de

estudio que regularmente se revisan como:
Poltica salarial, incentivos, ascensos, seguridad e higiene, seguridad social.
Considerando al factor humano como el eje principal para el desarrollo de las
organizaciones.
2.5.4 OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIN DE RR. HH.
Segn CHIAVENATO IDALBERTO (1995) los objetivos de la Administracin de

Recursos Humanos son:
1. Crear, mantener y desarrollar un conjunto de Recursos Humanos con habilidades

y motivacin suficiente para conseguir los objetivos de la organizacin.
56
2. Crear mantener y desarrollar condiciones organizacionales que permitan la
aplicacin, el desarrollo y la satisfaccin plena de los recursos humanos y el
logro de los objetivos individuales.
3. Alcanzar eficiencia y eficacia con los recursos humanos disponibles.
2.5.5 TCNICAS DE LA ADMINISTRACIN DE RR. HH.
Segn CHIAVENATO IDALBERTO (1995) indica las siguientes tcnicas de

Administracin de RR. HH:
1. Tcnicas de ARH y su vinculacin con los ambientes externo e interno de la

organizacin.
2. Tcnicas de ARH aplicadas directamente sobre las personas o indirectamente a
travs de los cargos que ocupan, bien mediante planes o programas globales o
especficos.
3. Tcnicas de ARH que suministran datos y decisiones de ARH basados en datos.
2.5.6 COMPONENTES DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE

RECURSOS HUMANOS.
El sistema de Administracin de Recursos Humanos comprende varios subsistemas los

cuales son:
Planeacin
Contratacin
Reclutamiento y seleccin
Induccin
Capacitacin
57
2.5.7 PLANEACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS
2.5.8 Concepto.
Segn CASTILLO JOS (1993) define como el proceso mediante el cual se determina
la cantidad y calidad de las personas que la organizacin tendr que vincular, reclutar,
seleccionar, entrenar y promover a corto y largo plazo.
La planeacin de Recursos Humanos consiste en una tcnica para determinar en forma
sistemtica la provisin y demanda de empleados que una organizacin tendr.
Al determinar el nmero y el tipo de empleados que sern necesario, el departamento de
personal puede planear sus labores de reclutamiento, seleccin, capacitacin y otras
ms.
La Planeacin de Recursos Humanos permite al departamento de personal suministrar a
la organizacin el personal adecuado en el momento adecuado. Ver anexo 4
Importancia.
La funcin de planeacin de Recursos Humanos tiene como finalidad determinar:

F Los requerimientos futuros de trabajadores de todos los niveles de la Empresa.
F Dnde y cundo comenzar a reclutar o despedir gente.
F Las necesidades de entrenamiento del personal.
F Cuando acelerar o frenar el ritmo de promocin.
Ventajas.
Sera ideal que todas las organizaciones identificaran sus planes a corto y largo plazo en
lo referente al recurso humano. Los planes a corto plazo determinan las vacantes que es
necesario llenar en el curso del ao entrante. Los planes a largo plazo estiman la
situacin de recursos humanos a futuro, entre las ventajas de la Planeacin de los
recursos humanos tenemos:
58
Se mejora la utilizacin de los recursos humanos.

Se permite la coincidencia de esfuerzos del departamento de personal con los
objetivos globales de la organizaci n.
Se expande la base de datos de personal, para apoyar otros campos.
Se permite la coordinacin de varios programas, como la obtencin de mejores
niveles de productividad mediante la aportacin de personal ms capacitado.
Tcnicas para Pronosticar.
Los instrumentos que pretenden pronosticar las necesidades futuras de empleados en

una organizacin pueden ir desde tcnicas muy elementales hasta muy complejas, ni
siquiera las tcnicas ms complejas son totalmente precisas, slo permiten mayor grado
de aproximacin. La mayor parte de las organizaciones suelen iniciar sus actividades
empleando tcnicas sencillas, y despus, a medida que crecen la organizacin y la
necesidad de emplear instrumentos ms confiables, se puede recurrir a tcnicas ms
avanzadas que requieren personal especializado.
Las tcnicas pueden ser:
Tcnicas basadas en la experiencia.

Ests tcnicas se apoyan principalmente en el juicio de las personas con conocimientos
y visin amplios sobre las futuras necesidades de recursos humanos, dentro de las
cuales tenemos:
Decisiones informales
Investigacin formal a cargo de expertos.
Tcnica defos.
59
Tcnicas basadas en tendencias.
Es probable que la tcnica ms expedida sea la proyeccin de las tendencias de la
organizacin durante el pasado. Dentro de estas tcnicas tenemos:
Extrapolacin
Indexacin
Anlisis estadstico
Tcnicas basadas en otros factores.
Existen otros mtodos para calcular la demanda futura de recursos humanos, de los
cuales tenemos:
Anlisis de presupuestos y planeacin
Anlisis de nuevas operaciones
Modelos de computadoras
El proceso de planeacin de Recurso Humano
Planes
globales de la
organizacin
Estimativo
inicial de
personal
requerido
Reclutamiento
Inventario
proyectado
Requisito neto
de personal
Renuncias
Despidos
Jubilaciones
Licencias
Transferencias
Promociones
Fallecimientos
Retiros
60
2.5.9 Cuadro de contrataciones
Una vez evaluada la demanda futura de recursos humanos el departamento de personal
procede a llenar las vacantes. Existen dos fuentes de suministros de personal: la interna
y la externa.
El suministro interno se compone de los empleados actuales que pueden ser promovidos
o transferidos, o que pueden absorber entre sus funciones las que se quiere llenar. El
suministro externo se compone de la oferta de mano de obra exterior a la organizacin;
empleados de otras compaas, desempleados, estudiantes a punto de graduarse, etc.
CUADRO DE CONTRATACIONES
Fecha
Remuneracin
prevista
rea o departamento
Fecha de
contratacin
(d/m/a)
2.5.10 ANLISIS FODA

Por qu un FODA?
Para conocer el estado de la situacin de la organizacin interna y externa (entorno).
Abraham Lincoln dice Si pudiramos saber primero dnde estamos (diagnstico) y
hacia dnde vamos (visin, direccin de desarrollo), podramos juzgar mejor qu hacer
y cmo hacerlo (plan operativo).
El anlisis FODA consiste en analizar la situacin de la organizacin desde el punto de
vista interno y externo, diferenciando sus aspectos positivos y negativos.
61
A los aspectos internos positivos los llamamos FORTALEZAS.
A los aspectos internos negativos los llamamos DEBILIDADES.
A los aspectos externos positivos, los llamamos OPORTUNIDADES
A los aspectos externos negativos, los llamamos AMENAZAS.
Fortalezas.- Las principales ventajas (comparativas), capacidades y recursos, en los

cuales la organizacin se puede apoyar para llegar a concretar la visin.
Debilidades.- Razones, circunstancias reales o percibidas por las cuales la organizacin

no funciona bien (no se orienta hacia la visin) y los clientes no se sienten contentos,
satisfechos.
Oportunidades.- Circunstancias externas favorables que la organizacin puede

aprovechar para avanzar hacia la visin.
Amenazas.- Aspectos desfavorables en el contexto, que pueden afectar negativamente

en el desarrollo organizacional hacia la visin.
Aplicando un anlisis FODA lo que se pretende determinar son:

Las Fortalezas para impulsarlas
Las debilidades para eliminarlas
Las oportunidades para potenciarlas, aprovecharlas
Las amenazas para evitarlas, neutralizarlas.
2.5.11 Anlisis y descripcin de funciones
2.5.11.1 Anlisis de puestos

Jos Castillo Aponte (1993) define al anlisis ocupacional como el proceso sistemtico
de recoleccin y estudio de la informacin caracterstica de un puesto, que permita
identificar su objetivo bsico, las actividades que deben realizarse para cumplir su
misin, las especificaciones de las tareas, el cliente y proveedor del cargo, las
62
condiciones ambientales bajo las cuales se realiza el trabajo, sus responsabilidades y los
requisitos que debe reunir la persona que lo desempee.
Importancia del anlisis de puesto.

La importancia radica en que antes de iniciar la bsqueda de las personas requeridas
por la empresa se deben tener claramente identificadas las funciones y requisitos del
puesto vacante, lo cual es parte de la funcin de anlisis de ocupacional.
Si alguien inici la bsqueda de un nuevo empleado sin tener claramente definido su
perfil ocupacional, le puede suceder lo mismo que el individuo que llega adquirir en
un almacn sin saber qu es lo que desea comprar y termina adquiriendo algo que no
necesita.
Asignar objetivos a cada funcin
Eliminar requisitos y demandas no indispensables
Identificar candidatos adecuados a las vacantes.
til para explicar a los candidatos en que consiste el trabajo
Permite la aplicacin racional de tcnicas de reclutamiento, seleccin, induccin,
capacitacin y desarrollo personal.
Base para la organizacin, estructuracin y definicin de las unidades de trabajo.
Informacin previa para el anlisis de funciones.
Los analistas de puestos obtienen informacin relativa a los empleados y a quienes los
desempean. Antes de estudiar cada puesto los analistas estudian.
La organizacin
Sus objetivos
Sus caractersticas
Sus insumos (personales, materiales, procedimientos).
Los productos y/o servicios que brinda a la comunidad.
Recopilan informacin existente en la empresa, de otras empresas o de boletines
oficiales.
63
Una vez previstos de un programa ge neral sobre la organizacin y su desempeo, los
analistas:
Identifican los puestos que es necesario analizar.
Preparan un cuestionario de anlisis de puestos.
Obtienen informacin para el anlisis de puestos.
2.5.11.2 Descripcin de funciones.
La informacin sobre los diversos puestos de una compaa pueden emplearse en tres
formas principales: para la descripcin de puestos, para la especificaciones de una
vacante o puesto, y para establecer los niveles de desempeo necesarios para una
funcin determinada.
relaciones entre los puestos de la organizacin, las condiciones de trabajo, frecuencia y
mbito de ejecucin y responsabilidades de supervisin.
Para no forzar la creatividad del ocupante del cargo, su descripcin debe dejar abierta la
posibilidad para originar nuevas funciones que faciliten el logro del objetivo de la
2.5.11.3 Preparacin de un proceso de anlisis y descripcin de Funciones.

Antes de iniciar un programa de anlisis y descripcin de funciones, debemos:
Determinar las necesidades de la organizacin.
Asegurar apoyo de la administracin y la cooperacin del personal.
Explicar objetivos y propsitos de contar con la descripcin de funciones.
Elegir un responsable o administrador del proceso.
2.5.11.4 Desarrollo del proceso de anlisis de funciones.
64
La prctica del anlisis ocupacional se facilita si visualizamos esta funcin como un
proceso, es decir, como un conjunto de actividades o etapas interrelacionadas para
producir un resultado. El proceso se lo puede graficar de la siguiente manera.
Esquema Proceso de Anlisis de Funciones
Recoleccin
de
informaci
n
Anlisis de
cargos
Descripcin
del cargo
1.- Recoleccin de informacin
La primera etapa del proceso es la recoleccin de la informacin pertinente al cargo,

que permite diferenciarlo de las dems posiciones existentes en la empresa.
Una vez que se tiene toda la informacin confiable y necesaria para caracterizar el
puesto de trabajo, se procede a estudiar en detalle los datos laborales indispensables
para preparar los elementos constitutivos de la descripcin del cargo, priorizar las
funciones, determinan las responsabilidades y los requisitos requeridos mnimos para
desempear la posicin.
La fuente natural de informacin laboral es la persona que ocupa el cargo, por razones
obvias es dicha persona quien mejor debe conocer la forma como funciona su puesto de
trabajo. Sin embargo, es entendible tambin la tentacin que siente el titular del cargo
de exagerar la informacin que suministra, especialmente cuando sabe que puede ser
utilizada para determinar los niveles salariales.
Por lo anterior, se hace necesario apelar a otra fuente de informacin del cargo, que es
su supervisor inmediato.
2.- Anlisis de cargos

Una vez que se tiene la informacin necesaria sobre cada uno de los cargos de la
empresa se procede a analizarla para determinar:
65
a) Identificacin del cargo, b) objetivos bsicos; c) funciones, d) responsabilidades, e)
condiciones fsicas del ambiente de trabajo, f) requisitos mnimos; y g) cliente y
proveedor del cargo.
a) Identificacin del cargo: Los elementos que identifican suficientemente un cargo

son el nombre, el rea de la empresa a la cual pertenece y la posicin del jefe inmediato.
El nombre del cargo debe ser sencillo pero claro como para dar una idea de su
naturaleza; en caso de existir varios nombres para un mismo cargo se debe escoger el
ms utilizado en la empresa.
Como ejemplo de identificacin de un cargo tenemos:
Nombre del cargo
Conductor local
rea
Mercadeo y ventas
Jefe inmediato
Supervisor de despachos.
b) Objetivo bsico del cargo: es el resultado esperado de la realizacin de las

funciones y constituyen la razn de existir dentro de la empresa. Representa el aporte
que el ocupante del cargo hace a la misin de la institucin.
Se debe procurar identificar el objetivo bsico del cargo en trminos de un servicio,
producto o componente del producto que pueda ser utilizado independientemente.
El analista debe destacar el objetivo del cargo diferencindolo de las funciones y
expresndolo concretamente de tal manera que sea posible visualizar su articulacin con
los objetivos superiores del rea y de la empresa. De esta manera servir como
orientador del desempeo.
c) Funciones: las acciones que se realizan en el ejercicio de un cargo pueden ser

fundamentalmente fsicas, mentales o de relaciones interpersonales.
La frase que describe la funcin debe iniciarse con un verbo en infinitivo y ser
suficientemente claro y ser suficientemente clara como para mostrar su relacin con el
objetivo del cargo.
Cada enunciado debe superar la prueba de justificacin, respondiendo afirmativamente
a la pregunta: contribuye esta funcin al logro del objetivo del cargo?
66
Como resultado del anlisis del cargo, las funciones deben priorizarse para distinguir las
importantes de las secundarias. La importancia de las tareas est discriminada por su
contribucin a los objetivos del cargo y por las consecuencias que se derivan de su
ausencia de realizacin.
d) Responsabilidades: La responsabilidad por la calidad consiste en el cumplimiento

de las normas o especificaciones con las cuales se debe realizar el trabajo. Estas normas
deben ser establecidas conjuntamente entre el ocupante del cargo, su jefe inmediato y el
analista. Es conveniente determinar para cada cargo las consecuencias de los errores que
se deben prevenir.
e) Condiciones Ambientales: El estudio ahora se orienta a especificar las condiciones

fsicas que rodean el trabajo, tales como ruido, polvo, gases, iluminacin, temperatura,
humedad, etc. Tambin se debe identificar las principales fuentes de accidentes o
peligros a que est expuesto el ocupante del cargo y sus posibles consecuencias.
f) Requisitos mnimos: Se hace necesario que el analista se dirija ahora hacia la

fijacin de los requisitos mnimos que debe reunir la persona, para realizar
adecuadamente el trabajo.
La demanda de las caractersticas personales depende de la naturaleza del trabajo que se
realiza en el cargo.
La experiencia tambin permite pronosticar ciertas habilidades y destrezas deseables
para el desempeo de la posicin, que de otra forma seran difciles de detectar, como
puede ser la habilidad para el manejo de las relaciones interpersonales.
3.- Descripcin de l cargo

relaciones entre los puestos de la organizacin, las condiciones de trabajo, frecuenc ia y
mbito de ejecucin y responsabilidad de supervisin.
67
Para no coactar la creatividad del ocupante del cargo, su descripcin debe dejar abierta
la posibilidad para originar nuevas funciones que faciliten el logro del objetivo de la
En trminos generales, la descripcin de funciones bien hechas no deben constituir
camisas de fuerza ni para el trabajador ni para la empresa.
2.6 MTODOS PARA EL ANLISIS DE PUESTOS.

Dentro del anlisis de funciones existen mtodos para su anlisis y tenemos:
1.- El Cuestionario
La informacin bsica que suministra el trabajador se obtiene mejor mediante un

cuestionario cuidadosamente elaborado para tal fin. Existen varios formatos para
elaborar estas encuestas, que pueden adaptarse a las necesidades de cada estudio.
Cualquiera que sea el diseo del cuestionario que se escoja, su diligenciamiento se hace
ms eficaz si el trabajador tiene la oportunidad de responderlo en un tiempo razonable y
con disponibilidad del analista encargado del estudio, para aclararle cualquier duda que
se le pueda presentar. El cuestionario respondido por el titular del cargo debe ser
revisado por el jefe inmediato y si es necesario, modificado conjuntamente con el
trabajador.
2.- Observacin directa
Consiste en la inspeccin presencial que el analista hace del desempeo del cargo. Este
medio para recabar datos del trabajo se hace ms eficaz si se realiza despus de conocer
el cuestionario diligenciado por el trabajador y con la intencin de aclarar lo que sea
necesario.
3.- La Entrevista
68
Generalmente esta comunicacin personal es utilizada por el analista laboral para
refinar la informacin obtenida del trabajador y de su jefe inmediato. A travs de una
adecuada entrevista se puede obtener datos sobre incidentes crticos que ocurren durante
el desempeo del cargo y los cuales son importantes al realizar su estudio detallado.
2.6.1 Contenido del Formulario de la descripcin de Funciones.

A continuacin se describe el modelo del formulario. (Ver anexo 1)
2.6.2 Ejemplo de descripcin de funciones

Planta:
Quito
Fecha elaboracin original: 10-12-97
Divisin:
Ventas
Revisin No. 4 fecha 04-01-2000
Depto:
Ventas directas
Seccin:
Distribucin
Cargo
Vendedor
Reporta directamente
Jefe de ventas
Reporta indirectamente
Gerente de ventas
Implementos de seguridad
y/o ropa o uniformes de trabajo
- un terno
- una camisa
- dos pares de zapatos
A.- OBJETIVO
Ejecutar las polticas de ventas de la compaa implementadas para la comercializacin

de sus productos en el sector de la sierra, a travs de acciones de direccin y
organizacin eficientemente coordinadas con la distribucin, a fin de lograr en forma
permanente un incremento en las ventas.
69
B.- FUNCIONES
Supervisar y controlar las ventas directas efectuadas con el vehculo de reparto o si
l, a fin de buscar que los productos tengan excelente presencia comercializadora en
los puntos de distribucin.
Receptar y utilizar los materiales (publicidad en el punto de venta) que son
producidos por las agencias publicitarias con el fin de que cumplan con los objetivos
para los que fueron ideados.
Programar y coordinar con el jefe del departamento las ventas generales y especiales
a fin de alcanzar la mxima rentabilidad de las inversiones efectuadas por ese
concepto.
Controlar diariamente el funcionamiento de los exhibidores de los puntos de venta a
fin de comprobar su buen estado y programar mantenimientos preventivos en caso
de ser necesarios.
Administra las ventas directas de los productos a los hogares cuidando que sean
depositadas las garantas en su debida oportunidad.
Elaborar un plan diario para la distribucin y ventas de los productos y disponer que
la entrega lo realice el chofer de reparto en forma oportuna.
C.- RELACIONES PRINCIPALES
CONTACTOS INTERNOS Y EXTERNOS
DENTRO DE LA COMPAA
Bodega de abastecimiento
Facturacin
Chferes
FUERA DE LA COMPAA
Dueos de locales comerciales
Agencias de publicidad
70
D.- SUPERVISIN
DIRECTA
Chofer de reparto
INDIRECTA
Ninguna
E.- REQUISITOS PARA OCUPAR EL PUESTO
E.1 EDUCACIN MNIMA NECESARIA
Ttulo de bachiller en Qumico Bilogo o en Comercio y Administracin.
E.2 CONOCIMIENTOS RELATIVOS AL PUESTO
Cursos de ventas, mercadeo y computacin.
E.3 EXPERIENCIA TOTAL MNIMA NECESARIA
6 meses
_________________________
Nombre del titular
__________________________
________________________
Gerente /Gerente General
Gerente / Jefe de Ventas
__________________________
________________________
Jefe inmediato
Fecha: _____________________
Recursos Humanos
71
2.6.3 RECLUTAMIENTO Y SELECCIN
2.6.3.1 Reclutamiento definicin
William B Werther (1992) define al reclutamiento como el proceso de identificar e

interesar a candidatos capacitados para llenar las vacantes. El proceso de reclutamiento
se inicia cuando se empieza la bsqueda, y termina cuando se reciben las solicitudes de
empleo. Se obtiene as un conjunto de solicitudes, del cual se obtiene posteriormente el
nuevo o nuevos empleados.
Proceso de identificar a candidatos capacitados para llenar las vacantes.
Objetivo
El objetivo del reclutamiento es poner a disposicin de la empresa, para proceder a la

seleccin, a un grupo de candidatos(as) idneos(as).
A mayor nmero de aspirantes idneos, mayor probabilidad de una mejor seleccin.
Fuentes de reclutamiento
Para obtener el nmero requerido de candidatos idneos para un cargo vacante, el

reclutador debe explorar las fuentes adecuadas de acuerdo con los recursos y polticas
de la empresa y con las condiciones de los aspirantes que busca. A continuacin se
describirn las fuentes de reclutamiento ms utilizadas por diferentes organizaciones.
El propio personal
El archivo de solicitudes
Las organizaciones educativas
Las asociaciones profesionales
Las agencias de empleo
Las empresas de servicios temporales
72
Medios de reclutamiento
Los medios de reclutamiento son los canales a travs de los cuales la empresa divulga
en su mercado laboral la existencia de una oportunidad de empleo, con el propsito de
atraer los mejores aspirantes; son fundamentalmente vas de comunicacin entre la
empresa y los aspirantes a empleo.
Los medios ms comunes de reclutamiento son:
Comunicacin oral (personal o telefnica)
Comunicacin escrita (carta, memorando o boletn)
Anuncio radial
Aviso de prensa
Procedimiento de reclutamiento
Anlisis de
cargo
Requisitos del
cargo
Candidatos
Fuentes de
reclutamiento
Verificacin de
referencia
Medios de
reclutamiento
Diligenciamiento de
solicitudes de empleo
2.6.3.2 Seleccin definicin
El proceso de seleccin consiste en una serie de pasos especficos que se emplean para
decidir que solicitudes deben ser contratados.
Concluidas las actividades de reclutamiento se tiene ahora una cantidad adecuada de
candidatos, entre los cuales se debe escoger el que mejor se adapte a las condiciones del
cargo y de la empresa.
73
Objetivo e importancia.
El proceso de seleccin tiene como objetivo escoger, dentro del grupo de candidatos
reclutados, aquel que por sus habilidades, conocimientos y actitudes presente las
mayores posibilidades de desempearse adecuadamente tanto en el cargo vacante como
el resto de la compaa. La seleccin de personal debe buscar en primer trmino que el
candidato se encaje dentro de la organizacin y luego en el cargo que va a ocupar.
Una seleccin emprica, caracterizada por criterios altamente subjetivos del
seleccionador, atenta tanto contra los objetivos de los trabajadores como de la
organizacin, por efecto de la baja eficiencia de la fuerza laboral, por la excesiva
rotacin del personal y por la necesidad adicional de entrenamiento que genera.
En cambio, un proceso tecnificado y objetivo de seleccin garantiza:
1. Alta calidad en la fuerza laboral.

2. Un estmulo a los trabajadores que son seleccionados por sus condiciones
personales y sin ingerencias extraas.
3. Reduccin de los costos de adaptacin y entrenamiento.
2.6.3.3 Elementos de la seleccin.
El departamento de personal emplea el proceso de seleccin para realizar la contratacin

del nuevo personal. El proceso de seleccin se basa en tres elementos esenciales:
La informacin que brinda el anlisis de puestos proporciona la descripcin de
tareas, las especificaciones humanas y los niveles de desempeo que requiere cada
puesto.
Los planes de recursos humanos a corto y largo plazo permiten conocer las vacantes
futuras con cierta precisin, y permite as mismo conducir el proceso de seleccin en
forma lgica y ordenada.
Los candidatos, finalmente, son un elemento esencial, para que se disponga de un
grupo de personas entre las cuales se pueda escoger.
74
Hay otros elementos adicionales en el proceso de seleccin, que tambin deben ser
considerados: la oferta limitada de empleo, los aspectos ticos, las polticas de la
organizacin y el marco legal en el que se inscribe toda la actividad.
Elementos de la seleccin
Anlisis de
puestos
Planes de
recursos
humanos
Orientacin
Capacitacin
Desarrollo
Planeacin del
Desarrollo
profesional
Compensacin
Accin colectiva
Control de
personal
Proceso de
Seleccin
Candidatos
2.6.3.4 Pasos bsicos del proceso de seleccin
Decisin de
contratar
Descripcin realista
Del puesto
Entrevista con el supervisor
Paso 6
Examen medico
Paso 5
Verificacin de datos y referencias
Paso 4
Entrevista de seleccin
Paso 3
Pruebas de idoneidad
Paso 2
Recepcin preliminar de solicitudes
Paso 1
Paso 8
Paso 7
75
2.7. INDUCCIN
2.7.1
Objetivo
El objetivo general de la induccin es el de adaptar a los nuevos empleados a la cultura

de la organizacin y a sus metas.
Busca contribuir al mejoramiento del desempeo
2.7.2
Procedimientos
La induccin del nuevo empleado debe iniciarse en el momento mismo que se le

comunica su aceptacin, entregndole la mayor informacin escrita sobre:
Estructura de la organizacin
Polticas y objetivos generales
Beneficios y servicios establecidos para el personal
Descripcin del cargo
Normas de seguridad y reglamentos de la empresa.
2.7.3
Induccin especifica
La induccin especfica estar a cargo del jefe inmediato, con relacin al cargo que se
va a ocupar y presentacin de sus compaeros de trabajo. Es necesario establecer
mecanismos de comunicacin de doble va, para que el nuevo empleado tenga
posibilidad de expresar su opinin sobre la informacin que recibe.
2.7.4.
Plan de induccin
Es importante establecer por escrito un plan de induccin y entrenamiento inicial para

cada uno de los nuevos empleados, que contenga bsicame nte:
76
Tiempo de duracin, con fecha de inicio y terminacin
Personal responsable por reas de induccin
2.8
Capacitacin y Desarrollo
2.8.1
Objetivo
Ayuda a asegurar que la organizacin tenga el personal con las capacidades y los
conocimientos que sta necesita para alcanzar sus objetivos estratgicos.
El objetivo principal de la capacitacin es desarrollar al mximo el potencial de los

trabajadores para que puedan utilizar todas sus capacidades, tanto dentro como fuera del
trabajo.
Cmo beneficia la capacitacin a la organizacin?
Conduce a rentabilidad ms alta y a actitudes ms positivas
Mejora el conocimiento del puesto
Eleva la moral de la fuerza de trabajo
Crea mejor imagen
Mejora la relacin jefes - subordinados
Contribuye a la formacin de lideres y dirigentes
Incrementa la productividad y la calidad del trabajo
Elimina los costos de recurrir a consultores externos
Se promueve la comunicacin a todas la organizacin
77
2.8.2
Definicin
Se la define como el proceso mediante el cual se lleva a cabo una serie sistematizada de
actividades encaminadas a proporcionar conocimientos, desarrollar habilidades y
mejorar actitudes de los Recursos Humanos. En ella se conjuga la realizacin individual
con la consecucin de los objetivos de la organizacin.
2.8.3
Desarrollo Objetivo
Ayuda al individuo para la toma de decisiones y solucin de problemas
Alimenta la confianza, la posicin asertiva y el desarrollo
Contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones
Permite el logro de metas individuales
Desarrolla un sentido de progreso en muchos campos
2.8.4
Concepto
El mtodo efectivo para enfrentar varios de los desafos que ponen a prueba la
habilidad de las organizaciones modernas.
Entre estos desafos se incluyen la obsolencia de los conocimientos del personal, los
cambios sociales y tcnicos, y la tasa de rotacin de los empleados.
2.8.5
Pasos bsicos en la capacitacin
El xito de la funcin de capacitacin depende en gran medida del seguimiento de las

siguientes etapas que componen el proceso.
78
a) Determinacin de las necesidades de capacitacin
Un anlisis del desempeo realizado durante la evaluacin de cada uno de los
integrantes de la organizacin, permite a los supervisores respectivos elaborar un listado
de prioridades de entrenamiento; estas listas junto con los planes estratgicos y los
planes a corto y mediano plazo de la fuerza laboral de la empresa, permite a los
directivos de la lnea identificar sus necesidades de capacitacin.
b) Planes de entrenamiento
Luego de identificar las necesidades de la empresa en esta rea, se puede disear los
proyectos especficos de capacitacin y formacin, para satisfacerlas.
En esta fase de planeacin los responsables del entrenamiento fijaran asuntos corno: los
objetivos del ent renamiento, las conductas observables en los capacitados al trmino del
proyecto, a quienes entrenar, que tipo de capacitacin, cuando capacitar, durante que
tiempo, y con que mtodo.
c) Ejecucin del entrenamiento

En esta fase los diferentes planes son implementados. El director de la capacitacin es el
responsable de la creacin de las condiciones para que las actividades se realicen de
acuerdo a lo planeado.
d) Evaluacin del entrenamiento

En esta etapa son medidos los resultados de todos los esfuerzos de mejoramiento del
personal. La eficiencia de los planes y programas de entrenamiento es medida en
funcin del logro de los objetivos planteados en su fase de planeacin.
79
Grafica del proceso de capacitacin y desarrollo
Determinacin
de
necesidades
Planeacin
Ejecucin
Evaluacin de
Resultados
Retroalimentacin
2.9
2.9.1
EVALUACIN DEL DESEMPEO
Definicin
Constituye el proceso por el cual se estima durante un periodo determinado, el

rendimiento global del empleado y de su potencial de desarrollo y servir de base para
las medidas que debe adoptar la organizacin. Es un inventario del patrimonio humano
de la empresa.
2.9.2
Objetivo
Proporcionar una descripcin exacta y confiable de la manera en que el empleado lleva

a cabo su funcin, a fin de abordar medidas correctivas que mejoren o potencien su
desempeo laboral y del equipo.
80
2.9.3
Usos mas destacados y ventajas de la informacin de

Mejora el desempeo
Polticas de compensacin
Decisiones de ubicacin
Necesidades de ubicacin
Necesidades de capacitacin y desarrollo
Planeacin de la carrera profesional
Determina errores en el diseo e informacin del puesto
Detecta influencias externas en el desempeo
2.9.4 Pasos Bsicos en la evaluacin del desempeo

Comprende tres pasos principales
Definir las funciones y objetivos y estar de acuerdo en las responsabilidades y los

criterios de desempeo para la consecucin de los procesos.
Evaluar el desempeo: Comparar el rendimiento real con los criterios de desempeo

determinados para las funciones.
Ofrecer retroalimentacin y configurar planes de desarrollo personal.
Estndares de desempeo
Constituyen los parmetros que permiten mediciones ms objetivas, guardan relacin
estrecha con los resultados que se desean en cada funcin. No pueden fijarse
abiertamente, se desprenden del anlisis de funciones y/o del cumplimiento.
81
Mediciones del desempeo
Son los sistemas de calificacin de cada labor. Para ser tiles las mediciones deben ser
de uso fcil, confiables y calificar los elementos esenciales que determinan el
desempeo. Las observaciones del desempeo pueden llevarse a cabo en dos formas
1. Directa: cuando quien califica el desempeo lo ve en persona
2. Indirecta: cuando el evaluador debe basarse en otros elementos, son menos
confiables.
82
ORDEN DE TRABAJO
No. 001
Seora
EGRESADA DE LA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA DE LA
Ciudad.De mi consideracin:
En cumplimiento del Proyecto de Tesis aprobado por el H. Consejo Directivo de
la Facultad de Ciencias Administrativas, Escuela de Auditora de la U.T.E.,
srvase proceder a efectuar la Auditora Administrativa del rea de Recursos
Humanos de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.,cuyo alcance
cubrir el perodo comprendido desde el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del
2006.
Se faculta a la Sra. Marlene Puruncajas Chvez que acte en calidad de
investigadora-auditora operativa y el suscrito como supervisor
Terminado el Trabajo de Auditora, se servir presentar el respectivo informe.
Atentamente,
CPA. Carlos Garca

DIRECTOR DE TESIS
83
PARA:
DR. JAIME GUTIRREZ

GERENTE GENERAL DE LABORATORIOS BIOGENET S.A.
DE:

ASUNTO:
INICIO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL

REA DE RECURSOS HUMANOS
En cumplimiento a la Orden de Trabajo No. 001 emitida por el C.P.A. Carlos

Garca, catedrtico de la Universidad Tecnolgica Equinoccial y Director de
Tesis, pongo a su conocimiento que en esta fecha se da inicio a la prctica de
Auditora Administrativa al rea de Recursos Humanos de la Empresa
LABORATORIOS BIOGENET S.A., cuyo alcance cubrir el perodo
comprendido desde el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006.
Particular que le doy a conocer y por su intermedio al personal a su cargo.
A la vez me permito solicitar su colaboracin para disponer de la informacin

necesaria en el transcurso de la misma.
Atentamente,
MARLENE PURUNCAJAS CHAVEZ

84
PLAN DE TRABAJO
ENTIDAD
: LABORATORIOS BIOGENET S.A.
TIPO DE TRABAJO
: Auditora Administrativa
RUBRO O REA
: Recursos Humanos
PERODO
: Del 16 de Mayo al 16 de Noviembre de. 2.006
RESPONSABLE
: Marlene Puruncajas Chvez
1.
ANTECEDENTES
La Auditora Administrativa de Recursos Humanos se efectuar de

conformidad con la Orden de Trabajo No. 001 de Fecha 16 de Mayo de 2.006
emitida por el C.P.A. Carlos Garca, en su calidad de Director de Tesis, de
acuerdo al Plan de Tesis y al esquema a desarrollarse aprobado.
2.
OBJETIVOS DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA
Con la realizacin de la Auditora Administrativa del rea de Recursos

Humanos de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., se pretende
alcanzar los siguientes objetivos:
85
Verificar si los objetivos propuestos por la Empresa se han cumplido y a

su vez si las actividades del rea de Recursos Humanos se han llevado a
cabo en forma eficiente, efectiva y econmica.
Evaluar el Sistema de Control Interno gerencial de la Empresa,

determinando as mismo el grado de confiabilidad que merece la
administracin en el ejercicio directo del control sobre los recursos
humanos.
Proporcionar ayuda a nivel gerencial, a travs de la formulacin de

recomendaciones
que
permitan
tomar
las
medidas
correctivas
necesarias, sobre las deficiencias encontradas.
3.
ALCANCE DE LA AUDITORA
La Auditora Administrativa a realizarse ser del rea de Recursos Humanos

de LABORATORIOS BIOGENET S.A. en el perodo comprendido entre el 16
de Mayo al 16 de Noviembre del 2006.
86
4.
ESTRUCTURA ORGNICA

manera:
NIVEL LEGISLATIVO
: - Junta General de Accionistas
NIVEL DIRECTIVO
: - Directorio
NIVEL EJECUTIVO
: - Presidencia Administrativa
- Gerencia General
NIVEL ASESOR
: - Comisara
- Auditora Interna
- Asesora Jurdica
NIVEL DE APOYO
: - Secretara
- Contabilidad
- Jefe Administrativo
NIVEL OPERACIONAL
: - Jefe de Ventas
- Vendedores
NIVEL DE SERVICIOS
: - Chferes
- Guardias
- Jefe de Bodega
-Ayudantes de Bodega
- Conserje
87
5.
BASE LEGAL
La Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. fue creada mediante

Resolucin No. 1803, el 28 de junio de 1994 e inscrita en el Registro Mercantil
con el No. 125 de fecha 3 de agosto de 1994 del mismo ao, fecha en la cual da
inicio a sus actividades comerciales.
Rige para su funcionamiento legal la Ley de Compaas, Cdigo de Comercio,

Cdigo de la Salud, Cdigo de Trabajo, Ley de Rgimen Tributario Interno,
Estatutos y Reglamento Interno de la Empresa.
6.
Es una
Empresa con fines de lucro,
tiene como actividad principal la
distribucin, representacin y comercializacin de productos farmacuticos.

La empresa se encuentra ubicada en la ciudad de Quito en las calles Vicente
Crdenas E-589 y Japn.
El nmero de trabajadores es de 36 empleados que cumplen funciones en la
parte administrativa, servicios y ventas.
Los principales proveedores de LABORATORIOS BIOGENET S.A., son:
TECNOPAPEL, LABORATORIOS LIFE, ROCHE, CHEFARM, LABORATORIOS
GUGONZA , etc.
88
7. FUNCIONARIOS PRINCIPALES
Los funcionarios principales de LABORATORIOS BIOGENET S.A. son los
siguientes:
PRESIDENTE ADMINISTRATIVO
Sra. Lourdes Hurtado
GERENTE GENERAL
Dr. Jaime Gutirrez
COMISARIO
Sr. Wilfredo Arauz
AUDITOR INTERNO
Lcda. Norma de Campo
ASESOR JURDICO
Dr. Pablo Huaca
SECRETARIA
Sra. Isabel Gonzlez
DEPARTAMENTO FINANCIERO
Lic. Myrian Daz
DEPARTAMENTO DE VENTAS
Dr. Milton Angulo.
8. UNIDADES DE APOYO
Para la realizacin del trabajo de Auditora se prev contar con el apoyo y
asistencia de Catedrticos de la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad Tecnolgica Equinoccial, del Director de Tesis, de los Profesores
Asesores y del Personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A.
89
9. RECURSOS A UTILIZARSE
a) Recursos Humanos:
a.1
El Director de Tesis, quien acta como Supervisor de

Auditora
a.2
La Auditora Investigadora egresada de la Escuela de

Contabilidad y Auditora
b)
Recursos Materiales
500 hojas de papel bond tamao INEN
200 hojas de papel peridico
100 hojas rayadas para Cdulas Narrativas
100 hojas de formularios para Programas de Auditora
30 hojas de formularios para cuestionarios de Control

Interno
2 lpices
2 lpices bicolor
2 esferogrficos
2 borradores bicolor
1 corrector
Regla
Clips
90
c)
Recursos Financieros
El total de recursos financieros estarn a cargo de la Auditora Investigadora
10. TIEMPO ESTIMADO
Das Calendario
: 180 das
Das Laborables
: 120 das
11. FECHA DE INICIACIN DE LAS LABORES
16 de Mayo del 2006
a) Del 16 al 30 de Mayo visitas a LABORATORIOS BIOGENET S.A.

b) Todo el mes de Junio Revisin de Legislacin, Objetivos, Polticas y
Normas de LABORATORIOS BIOGENET S.A.
c) Todo el mes de Agosto del 2006 Revisin y Evaluacin del Control
Interno
d) Todo el mes de Septiembre Examen de reas Crticas
e) En el mes de Octubre y Noviembre Narrativa de Resultados
ELABORADO POR

EGRESADA DE AUDITORIA
REVISADO POR
C.P.A. Carlos Garca

DIRECTOR DE TESIS
91
4.1
AUDITORA
ADMINISTRATIVA
DEL
REA
DE
RECURSOS
HUMANOS DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A.

PERODO. (MAYO NOVIEMBRE 2006)
NDICES Y MARCAS
NDICES
NDICE
FASE
DESCRIPCIN
F1
Estudio Preliminar
F2
II
Revisin
de
Legislacin,
Objetivos,
Polticas y Normas
F3
III
Revisin y Evaluacin del Control Interno
F4
IV
Examen Profundo de reas Crticas
F5
Comunicacin de Resultados
MARCAS
Comprobacin de operaciones administrativas autorizadas
Comprobacin de procesos de actividades no autorizadas
Verificacin sobre el cumplimiento de una actividad
Confrontacin
de
disposiciones legales
procedimientos
Seguimiento o rastreo de una actividad

Actividad Novedosa
establecidos
con
92
PROGRAMA DE AUDITORA
ENTIDAD
REA
FASE I
:
:
:
No.
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
ESTUDIO PRELIMINAR
PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO:
F1
1/13
REF.
P/T
HECHO
POR
FECHA
M.P.
26-05-06
M.P.
26-05-06
Obtener informacin bsica sobre la Empresa, con

el fin de utilizarla en el planteamiento y
organizacin del trabajo de Auditora en las fases
subsiguientes.
PROCEDIMIENTOS:
1.
Realice un recorrido por la entidad y mantenga

entrevistas para conocer al personal e informarles
acerca del trabajo de Auditora a desarrollarse
2.
Obtenga los documentos relacionados con la

Legislacin de la Empresa (Leyes, Estatutos,
Reglamento, Organigramas, etc.
3.
Describa las principales funciones del personal que F1 F1

labora en LABORATORIOS BIOGENET S.A.
4 / 13 11 / 13
M.P.
26-05-06
4.
Mediante la observacin directa entrese de cul

es el mtodo que emplea la empresa para el
control de Asistencia de Personal
F1
12 / 13
M.P.
26-05-96
5.
Obtenga conocimiento en forma general de las

recomendaciones y sugerencias de auditorias
internas anteriores al rea a examinarse
F1
13 / 13
M.P.
26-05-06
F1
2 / 13
F1
3 / 13
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR : C.G.
93
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
2/13
RECORRIDO POR LAS INSTALACIONES DE LA ENTIDAD

Luego de haber tenido un dilogo informativo con
el
Presidente
Gerente
de
LABORATORIOS
BIOGENET S.A., proced a realizar en compaa del

Gerente un
entidad,
recorrido por las instalaciones de la
mediante
el
cual
pude
conocer
identificar al personal que labora en la misma, de

quienes obtuve su compromiso de colaboracin con
la informacin necesaria y de todo cuanto est a su
alcance durante el desarrollo de la Auditora a
practicarse; puesto que tanto funcionarios como
empleados estn conscientes de la importancia que
reviste este tipo de trabajo, ya que permitir conocer
las deficiencias que puedan darse en el proceso
administrativo y de esta manera poder aplicar las
medidas conectivas necesarias.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
94
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
3/13
LEGISLACIN APLICABLE
LABORATORIOS
BIOGENET
S.A.
cuenta
para el desarrollo y conduccin de sus

actividades bsicamente con las siguientes
disposiciones legales:
Ley de Compaas
Cdigo de Comercio
Cdigo de la Salud
Ley de Rgimen Tributario Interno
Cdigo de Trabajo
Estatutos y Reglamento Interno
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
95
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
4/13
PRINCIPALES FUNCIONES DEL PERSONAL

LABORATORIOS BIOGENET S.A. est conformada por el
siguiente personal:
Presidente administrativo
Gerente
Comisario
Asesor Jurdico
Contadora General
Cajera General
Secretaria
Auxiliar de Contabilidad
Jefe de Cartera
Facturadora
Bodegueros
Auxiliares de Bodega
Supervisor de Ventas
Vendedores
Chferes
Conserje
Guardias
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
96
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
5/13
CARGO: PRESIDENTE ADMINISTRATIVO

Convocar presidir las sesiones de Directorio y Junta
General
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales,
estatutarias y reglamentarias
Suscribir conjuntamente con el Gerente contratos,
documentos, etc.
Supervisar la buena marcha de la Compaa
CARGO: GERENTE
Representar
judicial
extrajudicialmente
la
empresa
Convocar a sesiones de Junta General y Directorio a
peticin de la presidencia
Elaborar la pro forma presupuestaria
Velar por la buena marcha de la empresa
CARGO: COMISARIO
Velar por el cumplimiento de las disposiciones de la
Ley de Compaas
Presentar informes anuales
Vigilar por lo que ocurre dentro de la empresa
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
97
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
6/13
CARGO: ASESOR JURDICO

Asesorar
jurdicamente
la
planta
ejecutiva
en
funciones de comercio y administracin

Representar en conjunto con el Gerente en todos los
actos locales de la Compaa
Defender
la
compaa
en
litigios
laborales,
comerciales, civiles y penales

CARGO: AUDITOR INTERNO
Realizar exmenes especiales y/o auditorias
Proporcionar asesora tcnica o administrativa
Velar por el fortalecimiento del Sistema de Control
Interno
CARGO: CONTADORA GENERAL
Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las labores de
contabilidad y del personal a su cargo
Elaborar, revisar y autorizar con su firma los Estados
Financieros
Elaborar presupuestos de operacin y de inversin
Ejercer control previo y concurrente de ingresos y gastos,
inventarios, precios de costos y ventas, etc.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
98
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
7/13
CARGO: CAJERA GENERAL

Recibir diariamente recaudaciones de vendedores
Entregar pago de clientes
Preparar depsitos diarios a bancos
Mantener
bajo
su
custodia,
valores,
documentos
prendas
CARGO: SECRETARIA
Asistir a sesiones de Junta y Directorio y actuar como
Secretaria
Llevar el libro de actas
Llevar la correspondencia
Atender el telfono
Es responsable del control y mantenimiento oportuno del
equipo de ofi cina
Debe controlar y atender las citas de trabajo de los
administradores
Reemplazar ocasionalmente a la cajera
CARGO: AUXILIAR DE CONTABILIDAD
Registro y manejo de cuentas auxiliares
Elaboracin de comprobantes de egreso y cheques,

previa orden de Gerencia General.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
99
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
8/13
Control previo y concurrente de bancos y sus conciliaciones

bancarias
Elaboracin de roles de pago de sueldos y comisiones por
ventas
CARGO: JEFE DE CARTERA
Registrar facturas de venta
Registrar notas de dbito y de crdito
Reportar diariamente a contabilidad los cargos y abonos de
clientes
Entregar a vendedores facturas a cobrar
Informar
Presidencia
Gerencia
General
sobre
cobranza, morosidad de clientes por perodos semanales

CARGO: FACTURADORA
Ingresar al archivo de productos las compras
Facturar las ventas a los clientes
Registrar rdenes de egreso
CARGO: BODEGUERO
Recepcin y entrega de mercaderas
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
la
100
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
9/13
Recepcin y entrega de productos devueltos por clientes y

proveedores
Despachar en el menor tiempo posible las facturas de ventas
Mantener bajo su custodia los productos a su cargo
Distribuir los documentos luego de legalizarlos a las secciones
que corresponden.
CARGO: AUXILIAR DE BODEGA
Recepcin, embalaje y despacho de mercaderas
Ordenar las mercaderas
Responsabilizarse solidariamente con los chferes cuando
tengan que desplazarse con mercaderas
Mantener los locales de bodega apropiados (Medicina)
Marcar los precios de los productos
CARGO: SUPERVISOR DE VENTAS
Chequear diariamente hojas de venta de cada vendedor
Controlar manejo de cartera de cada vendedor
Coordinar con Gerencia General cuales son los productos de
bajo stock
Efectuar promociones en ventas
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
101
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
10/13
CARGO: VENDEDORES
Visitar
diariamente
clientes
de
hoja
de
ruta
asignada
Realizar cobro de facturas firmadas
Liquidar y entregar en caja los valores recaudados
Recibir de cartera las facturas firmadas
Informar diariamente al supervisor de ventas
CARGO: CHOFER 1-2
Conducir y realizar el mantenimiento de los vehculos
Recibir de bodega, transportar y entregar a clientes
mercaderas
Participar en el estibaje y ordenamiento de productos
en los camiones de reparto
Notificar a administracin novedades mecnicas de
los vehculos
CARGO: CONSERJE
Vigilar y cuidar el edificio de la Compaa
lo que

Mantener la limpieza del edificio
Realizar tarea de pasa-papeles entre los departamentos
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
102
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
11/13
Llevar documentos y correspondencias a otras

dependencias y efectuar depsitos
Hacer firmar convocatorias para sesiones
CARGO: GUARDIN
Realizar la guardia prevista
Vigilar y cuidar el edificio de la compaa y lo que
Vigilar y cuidar los vehculos cuando sos estn en
el garaje de la compaa
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
103
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
12/13
SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA DE PERSONAL

En la visita realizada a la entidad se observ que el sistema
utilizado para el control de asistencia se basa en el Registro
de Firmas a la entrada y salida de la jornada de trabajo, es
decir maana y tarde; el horario normal de trabajo es de
08h00 a 12h00 y de 14h00 a 17h00, mientras que la fuerza de
ventas se reporta a las 08h00 y 15h00 firmando slo las
entradas.
Para el control de este Registro, la Secretaria es la persona

encargada de proteger y verificar las operaciones que en l se
dan. Este registro reposa en la Secretara de la empresa.
Ver prueba de este control en
F4
18/24
Conclusin:
El sistema de control para la asistencia del personal no es
eficiente por cuanto se presta a manipulacin y por lo tanto se
debe modernizar.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
104
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F1
13/13
CONOCIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS

ANTERIORES
Este procedimiento no fue posible realizarlo, puesto que en

LABORATORIOS BIOGENET S.A. no se han realizado
Auditoras al Recurso Humano, anteriores.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
105
ENTIDAD
REA
FASE II
:
:
:
No.
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
REVISIN DE LEGISLACIN, OBJETIVOS, POLTICAS
Y NORMAS
PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO:
REF.
P/T
F2
1/12
HECHO
POR
FECHA
Estudiar la Legislacin y otros documentos

bsicos que guan las actividades de la
Empresa, a fin de conocer su condicin legal
para el cumplimiento de sus objetivos.
PROCEDIMIENTOS:
1.
Revise la documentacin obtenida en la fase

anterior, con el propsito de determinar si los
F2
procedimientos aplicados, estn acordes a las
2 / 12
disposiciones estipuladas
F2
6 / 12
M.P.
2.
Determinar cules son los objetivos que persigue

la entidad
F2
7 / 12
M.P.
3.
Determinar cules son las polticas generales

aplicables a las actividades desarrolladas por la
Empresa
F2
8 / 12
M.P.
4.
Realice la descripcin de las actividades que F 2

desarrolla la Empresa
9 / 12
5.
Tome nota de los problemas que se han

identificado hasta el momento
F2
10 / 12
F2
11 / 12
M.P.
M.P.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR : C.G.
05-06-06
12-06-06
19-06-06
26-06-06
03-07-06
106
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F2
2/12
ESTUDIO DE LA LEGISLACIN
LEY DE COMPAAS
El ttulo VI del Libro II del Cdigo de Comercio inclua las normas
fundamentales del rgimen de las compaas mercantiles, hasta el
27 de Enero de 1964, fecha en la que se expide la Ley de Compaas,
mediante Decreto Supremo No.162 publicado en el Registro Oficial
No. 81 del 15 de Febrero del indicado ao, se dio de esta manera, un
paso firme en el progreso de la legislacin, independizando el
derecho societario mercantil.
Esta ley determina las normas para regular a las compaas,

especialmente en lo concerniente a su constitucin y razn social,
objeto
capacidad
para
participar
en
ellas,
al
capital,
administracin, as como de las modalidades para partir sus

utilidades y proceder a su liquidacin.
Existe una nueva regulacin, de codificacin a la ley de Compaas.
CDIGO DE COMERCIO
La Comisin Legislativa, en uso de la facultad que le concede el Art.
77 de la Constitucin Poltica de la Repblica procede a codificar y
editar el Cdigo de Comercio de la Repblica del Ecuador, el cual
regir las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones
mercantiles, y los actos y contratos de comercio, aunque sean
ejecutados por no comerciantes.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
107
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F2
3/12
Comprende cuatro libros que son:
Libro Primero
De los comerciantes y Agentes de Comercio
Libro Segundo
De
los
contratos
obligaciones
mercantiles en general
Libro Tercero
Del Comercio Martimo
Libro Cuarto
De la suspensin de pagos
CDIGO DE SALUD
El velar por la salud individual y colectiva es uno de los principales
deberes del Estado, y para hacer efectiva esta finalidad fue necesaria
la expedicin de un cuerpo de Leyes que tiendan a llevar a la
realidad la promocin, recuperacin y proteccin de la salud de los
ecuatorianos. Con este objeto el Ministerio de Salud ha elaborado un
proyecto, el que fue estudiado y aprobado por la Comisin Jurdica.
Comprende tres libros que son.
Libro Primero
De la salud en general
Libro Segundo
De
las
acciones
en
el
campo
de
la
proteccin de la salud
Libro Tercero
De la Jurisdiccin, de la competencia, del

procedimiento
de
las
penas.
Revisin y fijacin de precios
Ley
de
de los
productos farmacuticos.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
108
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F2
4/12
CDIGO DE TRABAJO
Los preceptos sealados e este Cdigo regulan las relaciones
entre empleados y trabajadores y se aplican a las diversas
modalidades y condiciones de trabajo
Su contenido es el siguiente:
Ttulo I
Del Contrato individual de Trabajo
Ttulo II
Del Contrato Colectivo de Trabajo
Ttulo III
De las Modalidades de Trabajo
Ttulo IV
De los riesgos de trabajo
Ttulo V
De las Asociaciones de Trabajadores y de los

conflictos colectivos
Ttulo VI
Organizacin,
Competencia
Procedimiento
Ttulo VII
De las sanciones
Ttulo VIII
De la prescripcin
LEY DE RGIMEN TRIBUTARIO INTERNO

Esta ley ha
sido creada con el fin de definir en el pas un
sistema de determinacin de utilidades de tipo real en virtud

del cual se corrijan las distorsiones que hoy se producen, tanto
en la medicin de la utilidad comercial, como en la
determinacin de la base sometida al Impuesto a la Renta, el
cual debe gravar nicamente las utilidades reales obtenidas
por los contribuyentes.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
109
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F2
5/12
Su contenido es:
Ttulo I
Impuesto a la renta
Ttulo II
Impuesto al valor agregado
Ttulo III
Impuesto a los consumos especiales
Ttulo IV
Rgimen Tributario de las Empresas Petroleras,

Mineras y Tursticas
Ttulo V
Disposiciones
Generales,
Disposiciones
Transitorias y Disposiciones Finales

Los Productos que comercializa la empresa son
tarifa cero.
ESTATUTOS DE LA EMPRESA LABORATORIOS BIOGENET S.A.
Constituye la norma o regla legal en la cual se rige la empresa para
el desarrollo normal de sus actividades.
En
este
Estatuto
se
encuentran
especificadas
las
siguientes
caractersticas:
Nombre, Domicilio, objeto social y plazo de duracin
Del capital, del aumento y responsabilidad
De la Fiscalizacin y control
Ejercicio econmico, Balance, Distribucin de utilidades y

reservas
Del gobierno, Administracin y Responsabilidad
Disolucin y liquidacin de la Compaa
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
110
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F2
6/12
REGLAMENTO INTERNO
La expedicin del Reglamento Interno, por el Ministerio
de Trabajo constituye sin lugar a dudas el principal
instrumento legal o reglamentario con que cuenta la
empresa y que sirve para su desenvolvimiento y macha
normal.
Tiene
como
finalidad
impartir
parmetros
de
funcionamiento tanto para los funcionarios como para

los empleados.
En
el
mencionado
reglamento
se
detallan
las
responsabilidades y funciones otorgadas a la mayora

del personal que presta sus servicios en la empresa;
asimismo menciona acerca de las multas, horarios,
asistencia,
capacitacin,
evaluacin
dems
disposiciones generales
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
111
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F2
7/12
LABORATORIOS
BIOGENET
S.A.
tiene
como
objetivos
los
siguientes:
a) Representacin,
distribucin
medicamentos,
especialidades
comercializacin
farmacuticas,
de
dentales
qumico farmacuticos,
b) Abastecer de los productos mencionados anteriormente, al
nivel nacional, ofrecindoles precios de distribucin.
c) Importacin de dichos productos
d) Contratar personal calificado, mediante un adecuado
reclutamiento
seleccin
del
mismo,
con
el
fin
de
garantizar la eficiencia, efectividad y economa en el

desenvolvimiento de las actividades administrativas y
comerciales.
e) Instalacin de una planta industrial destinada a la

elaboracin
farmacuticas,
de
de
medicamentos
uso
humano
especialidades
veterinario,
cosmticos, el mercado interno y externo

ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
112
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F2
8/12
POLTICAS APLICABLES A LA ENTIDAD

Las polticas que se aplican a las actividades que
desarrolla la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.,
son las siguientes:
Vender al contado
Vender a crdito dentro de los plazos establecidos,
no ms de 45 das
Ventas no menores de $50,00
Comercializacin de los productos en las zonas en
las que llega la empresa: a nivel nacional.
Seleccionar al personal de acuerdo a la capacidad
o profesin de a cuerdo con los requerimientos de
la Compaa .
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
113
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F2
9/12
ACTIVIDADES PRIORITARIAS DE LA ENTIDAD

Las actividades prioritarias de la Empresa son:
a) LA COMPRA: La Empresa realiza la
productos
directamente
al
compra de los
proveedor
nacional
extranjero, los mismos que suministran una
extensa
gama de productos. Mencionaremos algunas firmas

comerciales:
CEVAN INTERNATIONAL,
TECNOPAPEL, LABORATORIOS
LIFE, ROCHE, CHEFARM, LABORATORIOS GUGONZA, etc.

Entre los productos que la Empresa adquiere para la
comercializacin tenemos:
MEDICAMENTOS:
especialidades
farmacuticas,
Vitaminas, medicamentos para uso humano.
b) LA VENTA: La empresa se dedica a la venta de productos

farmacuticos y vitamnicos
Las ventas son a precio de distribuidor, al contado y a
crdito a 30 y 45 das plazo con un mnimo de $50. 00
por factura, realizndose los pagos con cheque cruzado a
la orden de BIOGENET S.A.. Si la factura no es
cancelada a su vencimiento, se cobrar intereses de
mora y comisiones de cobranza.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
114
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F2
10/12
Los agentes vendedores, para la venta de productos lo

hacen en forma rotativa, trasladndose cada mes a
provincias, ya sea, por lneas, zonas y clientes.
Adems respondern en forma directa ante la Empresa

por las ventas y cobros, responsabilizndose en forma
pecuniaria cuando realicen negocios sin calificar al
cliente
moral
econmicamente,
previa
referencias
comerciales .
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
115
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F2
11/12
PROBLEMAS IDENTIFICADOS
Dentro de las novedades que se han podido identificar
hasta el momento, tenemos las siguientes:
Falta de actualizacin de Estatutos y Reglamento
Interno
F2
5 / 12
No es eficiente el Sistema de Control de Asistencia

de personal implantado en la empresa
Inadecuado archivo de documentos del personal
F1
12 / 13
No se han efectuado Auditoras operativas en la

entidad,
que
demuestren
el
grado
de
cumplimiento y eficiencia de las actividades que

realiza el recurso humano.
F1
13 / 13
Segregacin de cargos y funciones.
F1
4 / 13
F1
11/ 13
No poseen plizas de seguros para empleados ni

para transportes de valores.
No realizan arqueos de valores y documentos
peridicos a los vendedores.
F1
4 / 13
F1
11/ 13
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
116
ENTIDAD
REA
FASE III
:
:
:
No.
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
REVISIN Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO:
REF.
P/T
F3
1/9
HECHO
POR
FECHA
M.P.
03-08-06
Evaluar la conveniencia y efectividad del Sistema

de Control Interno, con el propsito de identificar
posibles debilidades que puedan ser consideradas
como reas crticas
PROCEDIMIENTOS:
1.
Aplique el cuestionario de Control Interno con el fin

de evaluar el grado de solidez y eficiencia F 3
administrativa de los Recursos Humanos
2/9
F3
5/9
2.
Determine el tipo de informes que elaboran para

conocimiento del Gerente, y establezca si le son
tiles para un adecuado control
F3
6/ 9
M.P.
10-08-06
3.
Analice y emita su criterio sobre el cumplimiento de

las lneas de autoridad y responsabilidad
establecidas en la organizacin de la Empresa
F3
7 /9
M.P.
17-08-06
4.
Verifique si los procedimientos y el Sistema de

Control Interno permiten el cumplimiento eficiente
de las actividades planificadas
F3
8 /9
M.P.
24-08-06
5.
Analice el Sistema que emplea la Empresa para el

reclutamiento y seleccin de personal
F3
9/9
M.P.
31-08-06
ELABORADO POR: M.P.

117

ENTIDAD
REA
No.
:
:
F3
2/9
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
PREGUNTAS
NO
N/A
OBSERVACIN
Se han actualizado los Estatutos

Reglamentos de la Compaa
2.
Los empleados conocen sus funciones y

X
deberes?
F4 20/20
Estn definidas por escrito las funciones

X
designadas a cada uno de los servidores?
Reglamento Interno
4.
Se efecta la seleccin de personal mediante

X
concurso
Solo fuerza de ventas
5.
Incluye los concursos para la seleccin,

X
exmenes por escrito
No se ha emitido
7.
Las rdenes de trabajo se comunican por

escrito?
Cumplen con el registro de firmas en las
horas de Entrada y Salida, la totalidad del
X
personal
8.
9.
SI
1.
Controla un empleado el registro de

X
asistencia de personal
10. Se realizan exmenes para evaluar el

rendimiento y calidad de las tareas de los
servidores?
Por descuido
Verbalmente
Secretaria luego pasa

a Contabilidad
No se ha evaluado
anteriormente al R.H.
11. Se aplican sanciones disciplinarias al

personal que incurre en alguna falta que X
amerite sancin?
ELABORADO POR: M.P.

118

ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F3
3/9
No.
PREGUNTAS
SI
12.
Ha rotado el personal cada determinado tiempo?
13.
Administrativo
X
Vendedores
Hace uso de sus vacaciones anuales todo el
personal, de acuerdo a un calendario pre- X
elaborado
Son reemplazados en sus funciones con personal
calificado, aquellos cargos que quedan libres por X
vacaciones de los titulares
15.
Se lleva un registro y carpeta individual de cada

uno de los servidores de la entidad?
Se mantiene una adecuada comunicacin entre
los diferentes niveles jerrquicos?
17.
El personal de la entidad cuenta con los recursos

e implementos necesarios para el desarrollo de
su trabajo?
18.
El espacio fsico con el que cuenta la entidad es

el adecuado?
19.
Existe un plan de capacitacin al personal
20.
Existen guas para la aplicacin de sistemas de :
basado
OBSERVACIN
X
Todo personal sale cada
ao el 20 de Diciembre
Cada servidor deja su
reemplazo
16.
desempeo
N/A
Funciones especficas
14.
Induccin
Capacitacin
Evaluacin del
competencias.
NO
Se mantiene en una
sola carpeta en forma
general
X
X
en X
ELABORADO POR: M.P.

119
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F3
4/9

COMENTARIOS:
Luego de contestado el Cuestionario de Control Interno se constat lo siguiente:
Los
Estatutos
Reglamento
Interno
de
la
empresa
no
se
han
actualizado desde su inicio.
No se ha elaborado un plan de capacitacin y entrenamiento para el

personal que labora en LABORATORIOS BIOGENE T S.A.
Las rdenes de trabajo no son emitidas por escrito sino verbalmente
No se han realizado exmenes administrativos, que demuestren el

grado de eficiencia de las actividades que realiza el recurso humano
No se clasifica en expedientes personales la documentacin de los

servidores de la empresa
Laboratorios Biogenet no se apega al cumplimiento de los Sistemas de

Administracin; se suman en lo que tiene que ver a induccincapacitacin y evaluacin del desempeo basado en competencias
CONCLUSIONES
Analizadas las respuestas obtenidas en el Cuestionario de Control Interno
aplicado al rea de recurso humano, se verific que las respuestas fueron veraces,
existiendo deficiencias en el control, ya que no se est cumpli endo con las
actividades que son de vital importancia para el mejor desarrollo de la empresa
RECOMENDACIONES
El Directorio y Junta General de Accionistas deber

Estatutos
Reglamento
Interno
para
que
actualizar los
exista
una
coordinacin de las actividades .
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
mejor
120
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F3
5/9
Es necesario que el Directorio proceda a elaborar un plan

de capacitacin para el personal con el fin de actualizar
sus conocimientos y elevar el grado de rendimiento y
calidad de trabajo.
As mismo dispondr que toda orden de trabajo sea
emitida necesariamente por escrito, procedimiento que
garantizar el seguimiento
cumplimiento de las
mismas.
Debido a que la Unidad de Auditoria Interna, no ha
funcionado de manera permanente en los pocos exmenes
que ha realizado se ha limitado a evaluar los Estados
Financieros, recomendamos a las autoridades pertinentes
velar por el continuo funcionamiento de esta Unidad, y
as
pueda
realizarse
peridicamente
evaluaciones
administrativas sobre las actividades que realiza el

recurso humano.
La Secretara deber abrir un expediente para cada
servidor, el mismo que contendr la documentacin
personal bsica y cualquier otro informativo.
Se deber tomar en cuenta la aplicacin de los Sistemas
de Administracin de Recursos Humanos, los mismos que
contarn con las respectivas Guas recomendadas.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
121
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F3
6/9
DETERMINACIN DE INFORMES QUE SE ELABORAN PARA

CONOCIMIENTO DEL GERENTE
Dentro de la empresa bajo examen, ninguno de los

empleados
emite
informe
alguno
acerca
de
las
actividades y funciones que diariamente realizan, puesto

que se amparan en que no se ha establecido este
particular en ninguna disposicin superior y que slo lo
realizan cuando el Gerente lo solicita.
Es necesario que las autoridades responsables de la buena

marcha de la empresa dispongan que todo personal que
labora
bajo
su
liderazgo
elabore
semanalmente
mensualmente un informe de las actividades que ha

realizado en este perodo de trabajo, para que a su vez se
inicie la apertura de un archivo de seguimiento y
cumplimiento
de
actividades,
el
mismo
que
deber
contener informacin suficiente que sirva para establecer

un juicio crtico en caso de presentarse irregularidades.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
122
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F3
7/9
CUMPLIMIENTO DE LAS LNEAS DE AUTORIDAD
En base a lo estipulado en el Reglamento Interno y a la

estructura organizativa de la empresa consideraque las
lneas de autoridad se encuentran claramente definidas,
lo cual contribuye para que las actividades se desarrollen
en una mejor manera.
As mismo, el ambiente que se desenvuelve el personal, es

adecuado, reflejndose el respeto y compaerismo entre
subalternos y directivos.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
123
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
VERIFICACIN
DE
F3
8/9
PROCEDIMIENTOS
SISTEMA
DE
CONTROL INTERNO
Uno de los problemas detectados dentro de la empresa
LABORATORIOS BIOGENET S.A., es la falta de accin de la
Unidad de Auditoria Interna, la misma que ha sido creado
pero que no
Se encuentra desempeando sus funciones en
forma regular y efectiva, por lo tanto no existe un plan anual

de Auditora.
Como contexto de este problema podemos indicar que la

Unidad se cre en el ao
2005 su labor se ha enfocado
nicamente a realizar revisiones especficas de cuentas e

impuestos de iniciativa por preocupacin por parte de los
Directivos de la compaa, lo que no me
permite la
formulacin de un criterio preciso sobre la eficacia de las

medidas
adoptadas
en
el
control
de
las
actividades
administrativas internas por parte del Auditor.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
124
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F3
9/9
RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE PERSONAL

Entre los diferentes candidatos recomendados por los
servidores de la empresa, se escoge aquellas que para
cada
puesto
sean
los
ms
aptos.
Se
compara
los
requerimientos del puesto con el Currculo Vitae de cada

candidato. Luego se aplica la entrevista, para lo cual se
formula un cuadro de preguntas y se crea un ambiente
de confianza y amistad que facilite las respuestas.
Despus de la seleccin, el Gerente General presenta las
ternas respectivas al Directorio presidido por el Presidente
Administrativo, para que se otorgue autorizacin a la
Contadora General, Cajera y Secretaria.
El resto de personal, cuya designacin no corresponda a
los Organismos Superiores, son seleccionados, contratados
y removidos por el Gerente General.
En caso de los Agentes Vendedores, stos primeramente
reciben capacitacin y entrenamiento en ventas, luego
son sometidas a un examen, siendo seleccionado la
persona que obtiene la mayor calificacin.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
125
ENTIDAD
REA
FASE IV
:
:
:
No.
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
EXAMEN DE REAS CRTICAS
PROCEDIMIENTOS
F4
1/23
REF.
P/T
HECHO
POR
FECHA
Efecte una entrevista al Gerente de

BIOGENET S.A., con el fin de conocer las
razones por las que no se han actualizado los
Estatutos
F 4 F4
3 / 23 5 / 23
M.P.
01-09-06
Realice una entrevista al Gerente de la

Compaa, con la finalidad de conocer los
motivos por los cuales no se evala
constantemente al personal (evaluacin del
rendimiento basado en competencias)
F4 F4
6 / 23 7 / 23
M.P.
08-09-06
Mediante entrevista dirigid a al Gerente,

F4
F4
determine las razones por las cuales no se ha
realizado una capacitacin al personal de la 8 / 23 10 / 23
empresa
M.P.
15-09-06
4.
Entrese por qu no se dan escrito las rdenes

F4
F4
de trabajo. Entreviste al Gerente
11 / 23 12 / 23
M.P.
22-09-06
5.
Realice una entrevista al Gerente, para indagar

el por qu no se llevan expedientes personales
de los servidores
M.P.
29-09-06
OBJETIVO:
Efectuar un examen profundo de las reas
criticas identificadas hasta este punto de trabajo,
determinando las situaciones que requieren
acciones correctivas
PROCEDIMIENTOS:
1.
2.
3.
F4
F4
13 / 23 14 / 23
ELABORADO POR: M.P.

126
ENTIDAD
REA
FASE IV
No.
6.
7.
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
EXAMEN PROFUNDO DE REAS CRTICAS
PROCEDIMIENTOS
REF.
P/T
F4
2/23
HECHO
POR
Revise el Sistema de Control de Asistencia del

personal, con el fin de verificar si todos los F 4
M.P.
F4
empleados cumplen con los registros de 15 / 23 18 / 23
Entrada y Salida, o si existe alguna
irregularidad; y, si existe una persona
encargada de vigilar este Registro, y como se
reportan las novedades.
F4
F4
M.P.
Realice una entrevista al gerente para 16 A / 23 23 / 23
determinar por que no se aplican guas de
induccin.
ELABORADO POR: M.P.

FECHA
02-10-06
02-10-06
127

CIUDAD
PERODO
REA
F4
3/23
: QUITO
: Del 16-05-06 al 16-11-06
: Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO :
OBJETIVO:
1.
Gerente
Conocer las razones por las que no se han actualizado los Estatutos y
Reglamento Interno
LOS ESTATUTOS DE LA EMPRESA NO HAN SIDO ACTUALIZADO DESDE SU

INICIO, PODRA INDICAR LAS RAZONES?
Esta situacin se ha dado a la falta de preocupacin de los Directivos de la Empresa.
2.
SE HA RECOMENDADO AL DIRECTORIO Y JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

PARA QUE TOMEN MEDIDAS SOBRE ESTE PARTICULAR?
Tanto el Directorio como la Junta General de Accionistas conocen acerca de este
problema, somos conscientes de la necesidad de reformar y actualizar estos
documentos, pero creo que en el menor tiempo posible se lo realizar
3.
LA FALTA DE ACTUALIZACIN DE LOS ESTATUTOS Y REGLAMENTO, EN

CUANTO A LA DELIMITACIN DE FUNCIONES ESPECFICAS DEL PERSONAL,
HA INTERFERIDO EN EL DESARROLLO NORMAL DE LAS ACTIVIDADES?
Si, ya que debido a la evolucin y desarrollo que ha tenido la Empresa, ha surgido la
necesidad de crear nuevos cargos, los mismos que no se encuentran definidos en los
estatutos, por lo que nos hemos visto obligados a tomar otras medidas para
solucionar dichos inconvenientes.
ELABORADO POR: M.P.

128
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
ACTUALIZACIN
REGLAMENTO,
F4
4/23
REFORMA
GARANTIZAN
LA
DE
ESTATUTOS
OPTIMIZACIN
DE
Y
LA
EMPRESA
COMENTARIO:
Luego
de revisados los Estatutos y su Reglamento,
pudimos determinar que stos no han sido actualizados

desde
su
fecha
de
inicio,
todo
ello
por
falta
de
preocupacin de los Directivos de la Compaa.

Asimismo debido al gran desarrollo que ha tenido la
empresa, ha surgido la necesidad de crear nuevos cargo,
los
mismos
que
no
se
encuentran
definidos
en
el
Reglamento Interno, lo cual ha provocado inexistencia

de coordinacin entre funcionarios y empleados.
CONCLUSIN:
La falta de actualizacin de los Estatutos y Reglamento
Interno de la empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., en
cuanto a las atribuciones y deberes ha provocado una
coordinacin negativa entre funcionarios y empleados.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
129
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F4
5/23
RECOMENDACIN
El
Directorio
LABORATORIOS
Junta
General
BIOGENET
S.A.
de
Accionistas
de
debe
actualizar
los
Estatutos y su Reglamento Interno, en lo referente a las

funciones especficas de sus servidores, con la finalidad
de
mantener
un
equilibrio
en
la
Organizacin
Direccin de la empresa.
En caso de que no se actualicen estos documentos, se

proceder a la elaboracin de un Manual Orgnico
Funcional, en el cual se determinen con exactitud las
obligaciones, deberes, atribuciones de cada uno de los
servidores
de
la
empresa.
Adems
que
incluya
Organigrama Funcional.
Utilizar el formulario modelo (Ver anexo 2)
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
un
130

CIUDAD
PERODO
REA
F4
6/23
: QUITO
: Del 16-10-06 al 16-11-06
: Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO :
OBJETIVO:
1.
Gerente
Conocer los motivos por los que no se ha evaluado constantemente al
personal y por que no se han utilizado guas del sistema de induccin.
POR QU NO SE HA REALIZADO UNA AUDITORA ADMINISTRATIVA AL

RECURSOS HUMANO QUE LABORA EN LA EMPRESA?
Creo que se ha debido a la falta de estabilidad de la Unidad de Auditoria Interna, y
tambin a la falta de preocupacin por parte de los Directivos. Pero esto no significa
que no se mantengan controles y ciertas evaluaciones de las actividades que
desempea el personal de BIOGENET S.A.
2.
CADA QU TIEMPO SE HA EVALUADO AL PERSONAL DE LA EMPRESA?

No existe un perodo fijo de evaluacin, tampoco una evaluacin de desempeo
basado en competencias, pero tratamos de aplicar el mtodo ms adecuado, que
nos permita observar y medir el desempeo del servidor en su puesto de trabajo, de
acuerdo al cumplimiento de su labor.
3.
LOS DIRECTIVOS DE LA EMPRESA HAN TOMADO MEDIDAS CORRECTIVAS

CON RESPECTO AL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE
AUDITORIA INTERNA?
Lamentablemente los aos anteriores esta Unidad no ha funcionado eficientemente,
pero para este ao se han tomado las medidas necesarias, contamos con el
licenciado Leonardo Jcome como nuevo auditor de la Empresa.
4.
POR QUE NO SE HAN UTILIZADO GUAS PARA LA APLICACIN DEL SISTEMA

DE INDUCCIN
No se han efectuado estas guas debido a que la contratacin se la ha realizado
directamente por la Gerencia General y se ha enviado a la persona contratada, con
una persona antigua, quien la adiestrado respecto al trabajo a desempear.
ELABORADO POR: M.P.
131
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-10-06 al 16-11-06
F4
7/23
EVALUACIN PERMANENTE DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE EL

APROVECHAMIENTO ADECUADO DE LOS MISMOS
COMENTARIO
De la entrevista sostenida con el Gerente de la empresa, se estableci
que no se han realizado exmenes administrativos peridicos de las
actividades que desarrolla el personal, por parte de la Unidad de
Auditoria Interna, puesto que su funcionamiento no ha sido en
forma continua.
CONCLUSIN
La falta
de estabilidad de la unidad de Auditoria Interna y la
despreocupacin de los mximos Directivos en velar por el buen

funcionamiento de la misma, no ha permitido que se realicen
evaluaciones eficaces y constantes sobre la evolucin del desempeo
basado en competencias al personal y as conocer el grado de
cumplimiento de las labores encomendadas .
RECOMENDACIN
Que se efecten exmenes administrativos a las operaciones que
realiza el recurso humano, por parte de la Unidad de Auditoria
Interna encargada de su evaluacin y control en base a un plan
anual de
Auditora y sugiero aplicar la gua de evaluacin de
competencias . Ejemplo: Colaborador con subordinados
F4
22/23
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
132

CIUDAD
PERODO
REA
F4
8/23
: QUITO
: Del 16-05-06 al 16-11-06
: Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO :
OBJETIVO:
1.
Gerente
Conocer las razones por las cuales no se ha capacitado al personal que
labora en la Empresa
DE ENTREVISTAS REALIZADAS AL PERSONAL, NO FUE POSIBLE CONOCER

QUE NO SE HA DADO UNA CAPACITACIN Y ACTUALIZACIN DE
CONOCIMIENTOS EN FORMA OPORTUNA. ME PODRA INDICAR LAS
RAZONES?
Cuando se presentan ciertas oportunidades, se enva a la persona que est
relacionada con el curso o seminario que se dicte; pero no podramos decir que todo
el personal se beneficie de tales eventos. Todo ello se ha debido a que no se ha
previsto un plan de capacitacin dentro de la Empresa
2.
CREE NECESARIO QUE SE IMPARTA CAPACITACIN Y ACTUALIZACIN DE

CONOCIMIENTOS A TODO EL PERSONAL QUE LABORA EN LA EMPRESA?
Es necesario que todo el personal de los diferentes departamentos se actualice en
conocimientos y tcnicas, con el fin de mejorar y elevar el nivel de eficiencia
administrativa tanto personal como empresarial.
3.
EN ALGUNA REUNIN DE DIRECTORIO O JUNTA GENERAL SE HA TRATADO

ACERCA DE LA REALIZACIN DE UN CRONOGRAMA DE CAPACITACIN Y
ENTRENAMIENTO PARA EL PERSONAL?
Si, en sesin del mes de enero de 1996 se acord capacitar al personal que labora
en la empresa, a travs de seminarios, talleres, cursos, conferencias, etc.
ELABORADO POR: M.P.
133
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F4
9/23
CAPACITACIN DEL PERSONAL MEJORA EL RENDIMIENTO DE LOS

MISMOS
COMENTARIO
De
las
conversaciones
mantenidas
LABORATORIOS BIOGENET S.A. pude

perodo
bajo
examen,
nicamente
con
el
personal
de
constatar que durante el
la
Contadora
la
Cajera
asistieron a un curso de capacitacin fuera de la empresa, mientras

que el resto de personal no tuvo capacitacin alguna.
F4
21/23
Asimismo de la entrevista realizada al Gerente, nos fue posible

conocer que la falta de capacitacin y entrenamiento al personal se
debe a la inexistencia de un Cronograma de Capacitacin, lo que no
ha permitido que se adquieran conocimiento de nuevas tcnicas,
todo ello un beneficio de la empresa.
Con el fin de obtener un buen desempeo de funciones las tcnicas

modernas
consideran
la
capacitacin
de
personal
como
una
inversin, en todas circunstancias no debera escatimarse recursos

para este fin.
ELABORADO POR: M.PREVISADO POR: C.G.
134
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F4
10/23
CONCLUSIN:
No se actualiza y capacita al personal de los diferentes

departamentos, todo ello porque no se ha previsto un plan
de capacitacin dentro de la empresa.
RECOMENDACIN
El Directorio dispondr que se elabore en forma anual un

Cronograma de Capacitacin de personal, que abarque
cursos, seminarios, talleres, conferencias, etc.; debindose
tambin
tomar
en
cuenta,
los
que
dictan
las
Instituciones del Estado o cualquier otra entidad. La

adopcin de esta poltica permitir contar con elementos
humanos adecuados, lo que redundar en beneficio de
la empresa.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
135

CIUDAD
PERODO
REA
F4
11/23
: QUITO
: Del 16-05-06 al 16-11-06
: Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO :
OBJETIVO:
1.
Gerente
Conocer por qu no se dan por escrito las rdenes de trabajo y porque no
se aplican guas para la aplicacin del sistema de induccin
POR QU LAS RDENES DE TRABAJO NO SE EMITEN POR ESCRITO?

Las rdenes de trabajo se dan en forma directa y verbal, puesto que no constituye
una disposicin, lineamiento o poltica dentro de la Empresa al emitir stas por
escrito. As mismo se rene a los Jefes Departamentales y se les da instrucciones, y
luego ellos las transmiten al personal a su cargo.
2.
SE CUMPLEN EN SU TOTALIDAD LAS RDENES EMITIDAS VERBALMENTE?

No podramos decir que se cumplen en un 100%, pero si en un 80%
3.
CREE USTED QUE ES IMPORTANTE QUE LAS RDENES DE TRABAJO SE

EMITAN POR ESCRITO?
En cierta manera si, porque de este modo se podra lograr que las rdenes de trabajo
se cumplan en forma cabal; y as mismo quedar constancia en los archivos de la
empresa, para poder controlar el cumplimiento de las mismas.
4.
POR QUE NO SE APLICAN GUAS PARA LA APLICACIN DEL SISTEMA DE

INDUCCIN?
No se aplican estas guas debido a que la contratacin se la hace directamente por la
Gerencia General y se acompaa por un trabajador antiguo quien lo adiestra para el
ELABORADO POR: M.P.

136
ENTIDAD
REA
PERODO
RDENES
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
CONCRETAS
BIEN
F4
12/23
DIRIGIDAS
PERMITEN
CUMPLIR

COMENTARIO
De acuerdo a mi estudio efectuado a travs de entrevistas, se
comprob que las rdenes fijadas por la autoridad de la empresa, lo
cual conlleva a que las mismas en un 20% no se lleguen a cumplir en
forma cabal.
CONCLUSIN
Las rdenes emanadas por la autoridad competente no son dadas
por escrito, procedimiento que no garantiza el fiel cumplimiento de
las mismas.
RECOMENDACIN
El Directorio dispondr, que las rdenes de trabajo deben hacerse
necesariamente por escrito, adems teniendo la obligacin de velar
por el fiel cumplimiento de las mismas. Para el caso de rdenes
impartidas para todo el personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A.,
debe ser escrita y dadas a conocer a cada Jefe Departamental, para
que sea bajo la responsabilidad de ellos, quienes hagan conocer al
personal a su mando.
Analizar la posibilidad de realizar esto a travs del Internet, correo
electrnico interno.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
137

CIUDAD
PERODO
REA
F4
13/23
: QUITO
: Del 16-05-06 al 16-11-06
: Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO :
OBJETIVO:
1.
Gerente
Conocer las razones por las cuales no se llevan expedientes personales de
los servidores
POR QU NO SE MANTIENEN REGISTROS PERSONALES DE DATOS?

Toda documentacin se la mantiene en una sola carpeta en forma general y
debidamente clasificada. Se la lleva as porque el personal no es numeroso.
2.
SE HA ACTUALIZADO LOS DATOS PERSONALES Y ADMINISTRATIVOS DE LOS

SERVIDORES?
Realmente la documentacin no ha sufrido cambios en un tiempo considerable, tal
vez porque ha faltado un poco de preocupacin e iniciativa de mi parte.
ELABORADO POR: M.P.

138
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F4
14/23
ADECUADOS ARCHIVOS DE EXPEDIENTES PERSONALES PERMITEN UNA

RPIDA LOCALIZACIN DE DOCUMENTOS
COMENTARIO
Luego de la revisin de los archivos del personal de
la empresa, se
verific
se
que
la
documentacin
del
personal
no
encuentra
debidamente clasificada en expedientes individuales, sino que se

mantiene en una sola carpeta.
Asimismo se pudo constatar que dicha documentacin no ha sufrido
cambios
en
un
tiempo
considerable,
lo
que
conlleva
una
desactualizacin de la informacin, datos y bibliografa del personal.
CONCLUSIN
No
se
mantienen
expedientes
personales
actualizados
de
la
documentacin de los servidores, lo que dificulta la rpida localizacin

de informacin y conlleva a la entrega de datos desactualizados
RECOMENDACIN
Implementar
un
moderno
sistema
de
documentacin
archivo,
procurando clasificar la informacin en forma lgica, adecuada y

actualizada, lo cual podr contener entre otros lo siguientes.
Hoja de vida
Copia de cdula
Aviso de entrada
Formato de contrato
Aviso de incremento de sueldos
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
139
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F4
15/23
ADECUADO SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA DE

COMENTARIO
El sistema que utiliza la empresa para el control de Asistencia
de Personal, es el Registro de Firmas a la entrada y salida de
las jornadas de trabajo es de 08h00 a 12h00 y de 14h00 a
17h00,mientras que el personal de ventas se reporta a las
08h00 y a las 15h00, firmando slo las entradas.
Este registro reposa en la Secretara de la empresa, siendo la
Secretaria la persona encargada de proteger y controlar las
operaciones que en l se dan.
Es as que se est no cumpliendo el Art. 25 del capitulo VII del

Reglamento Interno de la empresa Asistencia.
Puesto que el actual sistema de registro de firmas de

entrada y salida no proporciona un alto grado de
confiabilidad en el control de asistencia, ya que puede
existir irregularidades en el manejo de los registro, esto
puede deberse a afinidad existente entre el custodio y el
resto de personal.
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G.
140
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F4
16/23
CONCLUSIN
El sistema utilizado por la empresa para el control de

asistencia de personal no es el mas confiable y aconsejable.
Adems no se cuenta con hojas de movilizacin, en caso de que
el personal tenga que salir en horas laborables, por cualquier
motivo.
RECOMENDACIN
Debe proponer al Directorio y Junta General, la necesidad

de implantar en la empresa el sistema de un
mtodo
moderno de control de Asistencia puesto que es un mtodo

eficaz y confiable para el control diario de asistencia y
puntualidad en el trabajo.
Como instrumento de ayuda para el control de asistencia

implementar las hojas de movilizacin, para el caso de
salidas del personal en horas laborables, ya sea por asuntos
personales o de oficina, las mismas que estarn bajo
custodia de la Secretaria (Ver Anexo)
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
141

CIUDAD
PERODO
REA
F4
16A/23
: QUITO
: Del 16-05-06 al 16-11-06
: Recursos Humanos
ENTREVISTA
CARGO :
OBJETIVO:
Gerente
Conocer los motivos del porque no se utilizan guas de induccin.
1. DE ENTREVISTAS REALIZADAS AL PERSONAL SE ESTABLECE QUE NO EXISTE

UNA GUA DE INDUCCIN. PODRA INDICA RME LA RAZN?
Cuando ingresa una persona a la Empresa se la adiestra con una persona antigua, la
misma que es encargada de darle las instrucciones con respecto al nuevo cargo.
2. CREE NECESARIA LA APLICACIN DE UNA GUA DE INDUCCIN?
Despus de su aplicacin veo indispensable aplicar una gua de induccin ya que de
esta manera el personal que se encuentra en este sistema obtendr un mejor
adiestramiento con las personas indicadas.
ELABORADO POR: M.P.

142
ENTIDAD
REA
PERODO
:
:
:
BIOGENET S.A.
Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
F4
16B/23
UNA ADECUADA ADAPTACIN CONTRIBUYE AL MEJOR

DESEMPEO DE FUNCIONES
COMENTARIO
De las conversaciones mantenidas con los empleados puedo constatar
que durante el periodo de adaptacin
desorientacin
en la Empresa existe una
debido a que desconocen a quien dirigirse para el

De igual manera en la entrevista realizada al Gerente General me
fue posible confirmar que no existe una orientacin para el nuevo
personal.
CONCLUSIN
No existe una gua para la adaptacin de los nuevos empleados
porque no se ha previsto una gua de INDUCCIN en la Empresa.
RECOMENDACIN
El directorio dispondr la aplicacin de la gua de INDUCCIN, la
misma que presente: CONTENIDO, PERSONA RESPONSABLE Y TIEMPO;
buscando contribuir al mejoramiento del desempeo de los nuevos
empleados .
F4
23/23
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G.
143

REA
PERODO
F4
17/23
: Recursos Humanos
Del 16-05-06 al 16-11-06
NMINA
Sra.
Toromoreno
FECHA
PRIMERA JORNADA
ENTRADA SALIDA
SEGUNDA JORNADA
ENTRADA
SALIDA
Graciela 01-08-06
08h00
12h00
14h00
17h00
08-08-06
15-08-06
22-08-06
08h00
08h05
08h00
12h05
12h00
12h00
14h05
14h05
14h00
17h00
17h00
17h00
Srta. Valeria Ortiz
01-08-06
08-08-06
15-08-06
22-08-06
08h15
08h10
08h00
08h05
12h00
12h00
12h05
12h00
14h08
14h05
14h00
14h05
17h00
17h00
17h05
17h00
Sra. Doris Falcn
01-08-06
08-08-06
15-08-06
22-08-06
08h15
08h00
08h00
08h07
12h00
12h00
12h05
12h00
14h05
14h05
14h00
14h05
17h00
17h00
17h06
17h03
Sr. Pablo Chipantiza
01-08-06
08-08-06
15-08-06
22-08-06
08h00
08h00
08h00
08h05
12h00
12h00
12h05
12h00
14h00
14h03
14h00
14h02
17h05
17h00
17h00
17h07
OBSERVAC.
Este servidor
registra
algunos
atrasos
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G..
144

REA
PERODO
F4
18/23
: Recursos Humanos
: Del 16-05-06 al 16-11-06
NMINA
FECHA
PRIMERA JORNADA
ENTRADA SALIDA
SEGUNDA JORNADA
ENTRADA
SALIDA
Sr. Mauricio Recalde

(Agente Vendedor)
01-08-06
08-08-06
15-08-06
22-08-06
08h15
08h10
08h00
08h03
15h15
15h15
15h20
15h00
Srta. Sheyla Basantes

(Agente Vendedor)
01-08-06
08-08-06
15-08-06
22-08-06
08h00
08h05
08h03
08h00
15h00
15h05
15h00
15h02
OBSERVAC.
18h00 Es la persona
18h00 que registra
18h00 el nmero de
18h00 atrasos ms
elevado
COMENTARIO:
Para realizar la cdula analtica sobre el control de asistencia al personal que labora en
BIOGENET S.A., se tomaron los datos directamente de los registros de asistencia que
reposan en la secretaria de la empresa, aclarando que no se puede obtener copias de
estos registros por no permitirlo su custodio.
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G..
145
REA
PERODO
F4
19/23
: Recursos Humanos
: Del 16-05-06 al 16-11-06
PAPEL DE TRABAJO- CARPETAS DE PERSONAL
QUE DEBE TENER UNA CARPETA DE CADA EMPLEADO

N
NOMBRE DEL
EMPLEADO
Pablo
Chipantiza
Doris
Falcon
Valeria
Ortiz
Mnica
Recalde
Graciela
Toromoreno
HOJA
COPIA
DE
DOCUMENTOS
VIDA
PERSONALES
AVISOS
HOJAS DE
INCREMENTOS
IESS
MOVILIZACIN
SUELDOS
CONTRATO
= Si cumple
X = No cumple
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G..
146
REA
PERODO
F4
20/23
: Recursos Humanos
: Del 16-05-06 al 16-11-06
PAPEL DE TRABAJO
N NOMBRE DEL EMPLEADO
LOS EMPLEADOS CONOCEN

SUS FUNCIONES
Pablo Chipantiza
SI
Doris Falcn
SI
Valeria Ortiz
SI
Mnica Recalde
SI
Graciela Toromoreno
SI
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G..
147
REA
PERODO
F4
21/23
: Recursos Humanos
: Del 16-05-06 al 16-11-06
GUA DE CAPACITACIN
Esta gua se ha creado con el fin de dar a conocer sobre la capacitacin y desarrollo
profesional del empleado o trabajador de la empresa.
DEPARTAMENTO:
JEFE INMEDIATO:
Lcda. Myriam Daz

FINANCIERO
Dr. Jaime Gutirrez
CARGO
CONTENIDO CURSO
1
CONTADORA
CURSO DE
CONTABILIDAD
AVANZADA
TRIBUTACIN
2
CONTADORA

CARGO:
DEPARTAMENTO:
JEFE INMEDIATO:
CARGO
3
SECRETARIA
4
SECRETARIA
CONTADORA
SECCIN: CONTABILIDAD
RESPONSABLE
CAPACITACIN
RR.HH
TIEMPO
30 HORAS
RR.HH
20 HORAS
Valeria Ortiz
SECRETARIA
RECURSOS HUMANOS
Dr. Jaime Gutirrez
CONTENIDO
CURSO
Gerencia del Servicio
y Medicin de la
Satisfaccin del
cliente
Relaciones Humanas
y convivencia
RESPONSABLE
CAPACITACIN
Administracin de
Ventas RR.HH
RR.HH
TIEMPO
16 HORAS
8 HORAS
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G..
148
REA
PERODO
F4
22/23
: Recursos Humanos
: Del 16-05-06 al 16-11-06
GUA DE COMPETENCIAS COLABORADOR CON SUBORDINADOS

Gerente
Fecha
:
:
:
Mnica Recalde
Dr. Miltn Anglo
del 16-10-06 al 16-11-06
Use las siguientes escalas para calificar el nivel de competencia que usted ha observado en esta
persona.
No
1
No ha sido Nivel
observado
aceptado
COMPETENCIA
3
5
no Menos
que Nivel
aceptable
aceptable
7
Sobrepasa
nivel
aceptable
9
Sobrepasa
amplia
CALIFICACIN
EXPLICACIN SOBRE LA
CALIFICACIN
Conducta profesional
Conocimiento tcnico
Perspectiva empresarial
Compromiso con resultados
Comunicacin
Enfoque al cliente
Anlisis de decisiones
Innovacin
Manejo de recursos
Efectividad en equipo
Es un profesional que da sus

primeros pasos dentro de las
ventas
Tiene conocimientos slidos de
ventas
No toma decisiones consulta que
hacer
Resuelve sus problemas y presenta
la informacin oportuna
Presenta los informes pero no
tiene los argumentos por sustentar
Tiene buena forma de atender a los
clientes
Siempre
esta
solicitando
informacin y apoyo para resolver
sus inquietudes
Siempre esta observando la
manera como mejorar
Si sabe aprovechar los recursos
que dispone
No sabe aprovechar todas las
bondades del sistema
TOTAL
56
ELABORADO POR: M.P.

REVISADO POR: C.G..
149
REA
PERODO
F4
23/23
: Recursos Humanos
: Del 16-05-06 al 16-11-06
GUA DE INDUCCIN
Esta gua se ha creado con el fin de conocer sobre el entrenamiento del empleado o
trabajador de recin ingreso a la empresa.
: Edgar Urquizo
Cargo
:Vendedor
Departamento:
Contabilidad
Seccin: Caja bancos
Jefe inmediato:
Carlos Aguilar
Fecha de ingreso: 01/02/04
No
1
2
3
4
CONTENIDO
Presentacin y
Disposiciones generales,
conocimiento de la
empresa
Conversacin con Gerencia
Trabajo en departamento
de ventas
Disposiciones contables,
entrega de informes e
informacin
Explicacin
y
adiestramiento del cargo
RESPONSABLE
Recursos Humanos
TIEMPO
4 horas
Gerente
Administrador de vetas
hora
1 da
Contador
1 da
Contador/ Auxiliar
caja bancos saliente
_______________
____________________
EMPLEADO
JEFE INMEDIATO
de 10 das
____________________
RECURSOS HUMANOS
ELABORADO POR: M.P.
REVISADO POR: C.G..
150
Quito, noviembre del 2006
Seores
ACCIONISTAS Y MIEMBROS DEL DIRECTORIO DE LABORATORIOS
BIOGENET S.A.
De mi consideracin:
He realizado la Auditora Administrativa al rea de Recursos Humanos de la

Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., por el perodo comprendido
entre el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006; el mismo que se realiz de
acuerdo a las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas y dems
procedimientos considerados necesarios en las circunstancias, para ayudarles a
evaluar el desempeo de rea sujeta a examen.
Por la naturaleza del examen los resultados se encuentran expresados en

comentarios, conclusiones y recomendaciones, siendo de su responsabilidad la
toma de las acciones directivas a fin de mejorar sus procedimientos en la buena
conduccin de la empresa.
Atentamente,
AUDITORA
151
C AP T U L O
PRIMERO
INFORMACIN INTRODUCTORIA
MOTIVOS DEL EXAMEN:
La realizacin de la Auditora Administrativa del rea Recursos Humanos de

LABORATORIOS BIOGENET S.A., se llev a efecto conforme la Orden de
Trabajo No. 001 de fecha 16 de Mayo de 2006, emitida por el C.P.A. Carlos
Garca , Director del Proyecto de Tesis; y, conforme al Plan de Investigacin
aprobado por el H. Consejo Directivo de la Facultad de Ciencia Administrativas
de la Universidad Tecnolgica Equinoccial
con la finalidad de alcanzar el
Estatuto de Licenciada en Contabilidad y Auditoria, Contador Pblico Auditor.
OBJETIVOS DEL EXAMEN:
Evaluar la eficiencia administrativa del personal que labora en

Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y

reglamentarias en el desarrollo de las actividades.
152
Evaluar el Sistema de Control Interno a fin de determinar el grado de

eficiencia
administrada,
producir
recomendaciones
para
su
mejoramiento
ALCANCE DEL EXAMEN:
La presente Auditoria Administrativa del rea de Recursos Humanos de la

Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A. cubre el perodo comprendido
entre el 16 de Mayo al 16 de Noviembre del 2006.
BASE LEGAL
LABORATORIOS BIOGENET S.A. fue creada mediante resolucin No. 94
1.1.1 1010 de 15 de julio de 1.994, e inscrita en el Registro Mercantil con el No.
125 de fecha 3 de Agosto del mismo ao, fecha en la cual se da inicio a sus
actividades comerciales.
Rige para su funcionamiento legal: Ley de Compaas, Cdigo de Comercio,
Cdigo de Salud, Cdigo de Trabajo, Ley de Rgimen Tributario Interno,
Estatutos y Reglamentos de la Compaa
153
ESTRUCTURA ORGNICA

manera:
Junta General de Accionistas
Directorio
Presidente Administrativo
Gerente General
Departamento Financiero
Departamento Administrativo
Departamento de Ventas
154
CAPITULO
SEGUNDO
1. ACTUALIZACIN Y REFORMA DE ESTATUTOS Y REGLAMENTO

INTERNO, GARANTIZARN LA OPTIMIZACIN DE LA EMPRESA
CONCLUSIN
Los Estatutos y Reglamento Interno de la Compaa no han sido actualizados
desde la fecha de inicio, por falta de observancia del Directorio y Junta General
de Accionistas, inobservando los Principios y Elementos de Administracin
Aceptados. Por consiguiente la falta de actualizacin de los Estatutos y
Reglamento Interno de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A., en
cuanto a delimitacin de funciones ha provocado descoordinacin entre
funcionarios y empleados.
RECOMENDACIN
El Directorio y la Junta General de Accionistas de LABORATORIOS

BIOGENET S.A.., debe actualizar los Estatutos y Reglamento Interno, en lo
155
referente a las funciones especficas de sus servidores, con la finalidad de
mantener un equilibrio en la Organizacin y Direccin de la Empresa.
En caso de que no se actualicen estos documentos, se proceder a la elaboracin
de un Manual Orgnico Funcional, en el cual se determine con exactitud las
obligaciones, atribuciones de cada uno de los servidores de la Empresa.
Adems que incluya un Organigrama Funcional.
2. EVALUACIN PERMANENTE DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE

EL APROVECHAMIENTO ADECUADO DE LOS MISMOS
CONCLUSIN
La falta de preocupacin de los mximos Directivos en velar por el buen
funcionamiento de la Unidad de Auditoria Interna, no ha permitido que se
realicen exmenes administrativos peridicos de las actividades que desarrolla
el personal, puesto que el funcionamiento de esta Unidad no ha sido en forma
continua.
Esta situacin, no ha permitido evaluar y conocer el grado de rendimiento del

Recurso Humano en el cumplimiento de las labores encomendadas.
Incumplindose con lo que determina el Artculo 13 del Captulo III del

Reglamento Interno Evaluacin que seala:
156
Las actividades desarrolladas por el personal de la Empresa, sern
permanentemente evaluadas y su rendimiento deber ser aceptable
RECOMENDACIN
Que la Unidad de Auditora Interna, encargada de la evaluacin y control,

realice en forma peridica exmenes administrativos de las actividades que
desarrolla el Recursos Humano de la Compaa, en base a un plan anual.
3. CAPACITACIN DEL PERSONAL, MEJORA EL RENDIMIENTO DE

LOS MISMOS
CONCLUSIN
Uno de los problemas detectados en la Empresa LABORATORIOS BIOGENET
S.A., fu la falta de capacitacin y entrenamiento al personal, lo que no ha
permitido que se adquieran conocimientos de nuevas tcnicas en beneficio de la
entidad.
Si bien en algunas oportunidades ciertos trabajadores han participado en

eventos de esta naturaleza, pero la mayora del personal no ha tenido la
oportunidad de actualizarse. Todo aquello se debe a la falta de un Plan o
Cronograma de Capacitacin.
157
No se ha dado cumplimiento de esta manera el Artculo 16 del Captulo IV del
Reglamento Interno Capacitacin del Personal, que menciona:
Con la finalidad de actualizar los conocimientos, obtener un mayor

rendimiento y elevar la calidad del trabajo, el personal podr participar de
eventos de capacitacin o perfeccionamiento.
RECOMENDACIN
El Directorio dispondr que se elabore en forma anual un Cronograma de

Capacitacin
de
Personal,
que
abarque
cursos,
seminarios,
talleres,
conferencias, etc., de acuerdo a las necesidades de cada una de las reas de

trabajo, debindose tambin tomar en cuenta los que dictan las instituciones del
Estado o cualquier otra entidad. La adopcin de esta poltica permitir contar
con elementos humanos adecuados, lo que redundar en beneficio de la
Empresa, establecer los cursos de capacitacin mnimos requeridos por cada
nivel o cargos.
158
4. RDENES CONCRETAS Y BIEN DIRIGIDAS PERMITEN CUMPLIR
CONCLUSIN
De acuerdo a mi estudio se comprob que las rdenes fijadas por la autoridad
de la Empresa, son transmitidas en forma directa y verbal, lo cual conlleva a
que las mismas en un 20% aproximadamente no se lleguen a cumplir en forma
cabal.
RECOMENDACIN
El Directorio dispondr que las rdenes de trabajo deban hacerse

necesariamente por escrito, adems teniendo la obligacin de velar por el fiel
cumplimiento de las mismas. Para el caso de rdenes impartidas para todo el
personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A., deben ser escritas y dadas a
conocer a cada jefe departamental para que sea bajo la responsabilidad de ellos
quienes hagan conocer al personal a su mando.
5.
ADECUADOS
ARCHIVOS
DE
EXPEDIENTES
PERSONALES,
PERMITEN UNA RPIDA LOCALIZACIN DE DOCUMENTOS

CONCLUSIN
Revisados los archivos del personal de
la Empresa, se verific que la
documentacin del personal no se encuentra debidamente clasificada en
159
expedientes individuales, sino que se mantiene en forma general en una sola
carpeta.
Asimismo, dicha documentacin no ha sufrido cambios en un tiempo

considerable, lo que conlleva a una desactualizacin de informacin, datos y
biografa del personal, requisitos mnimos por carpeta.
RECOMENDACIN
Sugerir a la Secretara de la entidad, la implementacin de un moderno sistema
de documentacin y archivo, procurando clasificar la informacin en forma
lgica, adecuada y actualizada.
6.
ADECUADO SISTEMA
DE
CONTROL
DE
ASISTENCIA
DE

CONCLUSIN
El sistema utilizado por la Empresa para el control de asistencia de personal, es
el Registro de Firmas a la entrada y salida de las dos jornadas de trabajo, siendo
la Secretaria la persona encargada de proteger y controlar las operaciones que
en l se dan.
160
Es as que este sistema no proporciona en alto grado de confiabilidad en el
control de asistencias, ya que pueden existir irregularidades en el manejo de los
registros, esto puede deberse a afinidad que pueda existir entre el custodio y el
resto del personal.
Inobservndose lo establecido en el Captulo VI, Artculo 25 del Reglamento

Interno de la Empresa Asistencia, que seala:
Se establecer un sistema adecuado que permita el control de la asistencia,

permanencia y puntualidad del personal, con el fin de evaluar el rendimiento
de los mismos.
RECOMENDACIN
Los Directivos de la Compaa procedern ha implantar un Sistema moderno

de Asistencia, puesto que es un mtodo confiable y eficaz para el control de
asistencia, permanencia y puntualidad en el trabajo.
Asimismo, como instrumentos de ayuda para el control de asistencia se

implentarn las Hojas de Movilizacin, utilizadas para las salidas del personal,
en horas laborables, ya sea por asuntos personales o e oficina, las mismas que
estarn bajo la custodia de la Secretaria.
161
7.
PREPARACIN
DESIGNACIN
DE
UNA
PROFESIONAL
ENCARGADA DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE LA SOLVENCIA Y

EFICACIA EN ESTE DEPARTAMENTO
CONCLUSIN
En mi trabajo se establece que si bien existe una persona encargada del control
de Recursos Humanos, no es una especialista, pus solo se ha manejado por la
experiencia, esto puede ocasionar a la larga un profundo problema en lo que
refiere al manejo del personal.
RECOMENDACIN
Los Directivos de la Compaa procedern ha contratar o encargar el control a

una persona especializada en el rea o Capacitar a la persona que actualmente
es responsable
8. PLIZAS DE SEGUROS PARA LA CUSTODIA DE QUIENES MANEJAN

VALORES, PERMITE LA PROTECCIN Y BUEN RECAUDO DE LOS
EMPLEADOS Y FLUJO DE DINERO DE LA EMPRESA.
CONCLUSIN
Ente los problemas que observ en la empresa puedo decir que los encargados
de realizar depsitos y transporte de mercaderas no tienen plizas de seguros,
factor que representa un riesgo para la compaa.
162
RECOMENDACIN
El Directorio dispondr la contratacin de una empresa de seguros para
proteger, fortalecer, el transporte de valores, mercaderas y la vida de los
custodios.
9. EL CONTROL PERIDICO DE DOCUMENTOS, PRODUCTOS A LOS

VENDEDORES
PERMITE
PROTECCIN
EFICACIA
DE
ESTOS
ACTIVOS DE LA EMPRESA.
CONCLUSIN
En este trabajo de investigacin observ que no existe un arqueo peridico de

valores, documentos y mercaderas que manejan los Vendedores, pues los
llevan de forma desordenada sin la utilizacin de una buena metodologa
RECOMENDACIN
El Directorio dispondr que se realicen arqueos de documentos, productos y

valores en forma espordica y de esta manera evitar la prdida o jineteo de los
mismos, logrando as una eficiente entrega recepcin de lo mencionado.
163
163
IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1
1.
CONCLUSIONES
La prctica de Auditora Administrativa, se pudo llevar a cabo y me

permiti apreciar la organizacin. Las tcnicas y los resultados
operativos con miras a un mejoramiento constante para el adecuado
desarrollo de las rutinas y actividades cotidianas, por esta razn se la
considera como una Auditora Constructiva.
2.
El
Organigrama
estructural
con
el
que
cuenta
actualmente
LABORATORIOS BIOGENET S.A., luego de la descripcin de cada uno

de ellos, nos demuestra la realidad administrativa en la que se
desenvuelve la entidad.
3.
La identificacin de las funciones principales del rea de Recursos

Humanos, nos permite evaluar la situacin actual de la Empresa.
4.
El desarrollo de las funciones del rea de Recursos Humanos permite

identificar las reas fuertes y dbiles de la Empresa.
5.
Los resultados de la investigacin se han tabulado ordenadamente,

buscando optimizar al personal de LABORATORIOS BIOGENET S.A.
164
6.
La
optimizacin del
Recurso Humano permite brindar mayores y
mejores alternativas del desempeo laboral.
7.
El Sistema de Administracin y Recursos Humanos
sirve como
instructivo para proporcionar orden y bienestar a todo el personal de

8.
En cuanto a la hiptesis que planteo al inicio de mi trabajo de

investigacin, he podido determinar y comprobar que existen
deficiencias en el Sistema de Control Interno, puesto que no se cumple
con actividades que son de vital importancia para la empresa; lo que no
garantiza el aprovechamiento en forma eficiente, efectiva y econmica
del recurso humano.
165
4.2
1.
RECOMENDACIONES
Los administrados de los LABORATORIOS BIOGENET debern realizar

un seguimiento a los asuntos tratados en el informe del auditor el cual
incluye observaciones y recomendaciones.
2.
Es necesario que LABORATORIOS BIOGENET S.A., adopte medidas

conducentes a la actualizacin de su Legislacin, esto es en cuanto a sus
Estatutos y Reglamento Interno, y se observen las disposiciones previstas
en los mismos, lo que permitir una clara y eficaz operatividad, tanto en
el campo administrativo como financiero.
3.
Mediante mi investigacin propongo a los Directivos de la empresa

LABORATORIOS BIOGENET S.A., un Organigrama Estructural, que
representa grficamente y en forma real la estructura organizativa de la
misma, en el cual se evidencia la responsabilidad propia de la divisin
de trabajo y la autoridad propia de la jerarqua.
4.
La Unidad de Auditoria Interna realizar evaluaciones permanentes al

personal, lo que permitir conocer el rendimiento real en el
cumplimiento de las labores encomendadas en un plan anual.
166
5.
Los Directivos de la entidad, dispondr que se elaboren y ejecutaran

programas de capacitacin y entrenamiento que incluya a todo el
personal, garantizando de esta manera un mejor desarrollo de las
actividades.
6.
El Sistema moderno de Control de Asistencia, es un mtodo eficaz y

confiable para el Control del personal, por lo que recomiendo su
utilizacin; al igual que la implementacin de las Hojas de Movilizacin.
7.
Con la finalidad de que se mantenga la informacin del personal en

forma ordenada, separada y utilizada, la Secretaria de la entidad, deber
tomar las medidas correctivas necesarias.
8.
Que el presente trabajo de Investigacin, sirva para mejorar la gestin

administrativa de LABORATORIOS BIOGENET S.A., para lo cual se
debern tomar como referencia las recomendaciones planteadas en el
respectivo Borrador del Informe.
9.
Incursionar en este tema, es recomendable no solo por su utilidad, sino

porque a travs de la Auditoria Administrativa se puede llegar a
canalizar una nueva opcin del Auditor, como es el Asesoramiento
Empresarial.
167
167
V ANEXOS
ANEXO 1
FORMULARIO DE DESCRIPCIN DE LA FUNCIN
DESCRIPCIN DE FUNCIONES
FECHA DE ELABORACIN ORIGINAL: _________________________________

REVISIN
No. ____________________ FECHA _______________________________________
1.- IDENTIFICACIN DE LA FUNCIN

GERENCIA ________________
DEPARTAMENTO _________________
SECCIN _________________
UBICACIN FSICA________________
TITULO DEL PUESTO __________________________________________________

REPORTA DIRECTAMENTE A __________________________________________
REPORTA DIRECTAMENTE A: _________________________________________
REPORTA INDIRECTAMENTE A: _______________________________________
ROPA DE TRABAJO E IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD
______________________
________________________________________
______________________
________________________________________
168
2.- OBJETIVO DEL PUESTO
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
3.- FUNCIONES
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
4.- RESPONSABILIDAD SOBRE BIENES, DINERO, DOCUMENTOS E

INFORMACIN.
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
169
5.- RELACIONES PRINCIPALES Y CONTACTOS PERMANENTES
PERSONA O CARGO
MOTIVO
FRECUENCIA
5.1. DENTRO DE LA COMPAA

___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
5.2. FUERA DE LA COMPAA

___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
___________________
6.- SUPERVISIN
6.1. DIRECTA
CARGO: ______________________________________________________________
______________________________________________________________________
6.2. INDIRECTA
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
7.- EN CASO DE AUSENCIA LE REMPLAZA:
170
8.- REQUISITOS PARA OCUPAR EL PUESTO
EDUCACIN FORMAL MNIMA NECESARIA

______________________________________________________________________
CONOCIMIENTOS RELATIVOS AL PUESTO
______________________________________________________________________
EXPERIENCIA TOTAL MNIMA NECESARIA
______________________________________________________________________
MQUINAS Y EQUIPOS Y HERRAMIENTAS QUE DEBE OPERAR
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
_______________________
NOMBRE DEL TITULAR
_______________________________
________________________
GERENTE / GERENTE GENERAL
GERENTE / JEFE DE REA
_____________________________
_____________________________
JEFE INMEDIATO
JEFE DE RECURSOS HUMANOS
FECHA: ______________________
171
ANEXO 2

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL
JUNTA GENERAL
ACCIONISTAS
COMISARIO
DIRECTORIO
PRESIDENTE
ADMINISTR.
AUDITOR
INTERNO
ASESORA
JURDICA
GERENTE
GENERAL
SECRETARIA
DEPARTAMENTO
ADMINSITRAT.
PROVEEDURA
DEPARTAMENTO
DE VENTAS
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
VENDEDOR 1
CONTABIL.
BODEGA
CARTERA
FACTURAC.
CAJA
VENDEDOR 2
CHOFER 1-2
VENDEDOR 3
CONSERJE
VENDEDOR 4
GUARDIN
VENDEDOR 5
VENDEDOR 6
VENDEDOR DE
OFICINA
FUENTE:
ELABORACIN:
BIOGENET
LA AUTORA
172
ANEXO 3

HOJA DE MOVILIZACIN
PERMISO No.
DEPARTAMENTO: .................................
FECHA: .........................
PARA:
AUSENTARSE
MOTIVO DE ESTE
PERMISO
NO CONCURRIR AL TRABAJO
I.E.S.S.
DILIGENCIA DE LA EMPRESA
ENFERMEDAD
OTROS
DURACIN DEL PERMISO:
DESCONTABLE
DEL SALARIO:
SI
NO
FIRMA DEL EMPLEADO:

________________
NOMBRE
CONTROL: SALI
ENTR:
AUTORIZADO POR:
_________________________
NOMBRE
173

PLANEACIN
ANEXO 4
PRESUPUESTO AO 2007
REA:
RECURSOS HUMANOS
DESCRIPCIN DEL INFORME: ESTIMACIN DEL SUELDO POR REAS Y CARGOS
No.
1
2
3
4
5
6
7
CARGO
AUXILIAR CONTABLE
VENDEDORES
CONSERJE
SECRETARA
BODEGUERO
CAJERA
TOTALES
NO.
PERSONAS
EN EL
PUESTO
1
1
10
1
1
2
1
17
S.B.U.
494.64
216.69
149.09
149.09
149.09
132.84
149.09
1440.53
ROL ULTIMO MES AO 2006

S.B.U.X
HORAS
COMISI
No. PERS.
EN EL
EXTRAS
ONES
PUESTO
494.64
216.69
149.09
149.09
149.09
265.68
149.09
2915.18
ELABORADO POR: M.P.

APROBADO POR:
C.G.
COMPON
ENTE
TOTAL
SUELDO
MENSUAL
XIII
SUELDO
XIV
SUELDO
16.00
16.00
160.00
16.00
16.00
32.00
16.00
510.64
232.69
1650.90
165.09
165.09
297.68
165.09
41.22
18.06
124.24
12.42
12.42
22.14
12.42
10.16
10.16
101.59
10.16
10.16
20.32
10.16
272.00
3187.18
242.93
172.71
COMPON
ENTE
TOTAL
SUELDO
MENSUAL
XIII
SUELDO
XIV
SUELDO
8.00
8.00
80.00
8.00
32.00
16.00
8.00
545.32
243.42
1760.36
176.09
704.35
317.40
176.09
44.82
20.03
20.03
140.07
14.01
56.03
25.12
11.58
11.58
115.83
11.58
46.33
33.17
11.58
160.00
3929.02
314.09
231.67
AO 2007
No.
1
2
3
4
5
6
7
CARGO
AUXILIAR CONTABLE
VENDEDORES
CONSERJE
SECRETARA
BODEGUERO
CAJERA
TOTALES
NO.
PERSONAS
EN EL
PUESTO
1
1
10
1
4
2
1
20
537.92
240.42
168.09
168.09
168.09
150.70
168.09
S.B.U.X
No. PERS.
EN EL
PUESTO
537.82
240.42
1680.86
168.09
672.35
301.40
168.09
1601.29
3769.02
S.B.U.
HORAS
EXTRAS
FONDO
RESERVA
APORTE
PATRONAL
TOTAL
PROVISIN
APORT.
PERSONAL
IESS 9.35%
TOTAL
ROL
20.61
9.03
62.12
6.21
6.21
11.07
6.21
41.22
18.06
124.24
12.42
12.42
22.14
12.42
60.10
26.33
181.14
18.11
18.11
32.28
18.11
173.31
81.63
593.34
59.33
59.33
107.95
59.33
46.25
20.26
139.40
13.94
13.9 4
24.84
13.94
637.70
294.06
2104.84
210.48
210.48
380.79
210.48
121.47
242.93
354.19
1134.23
272.57
4048.84
FONDO
RESERVA
APORTE
PATRONAL
TOTAL
PROVISIN
APORT.
PERSONAL
IESS 9.35%
TOTAL
ROL
22.41
10.02
70.04
7.00
28.01
12.56
7.00
44.82
20.03
140.07
14.01
56.03
25.12
14.01
65.35
29.21
204.22
20.42
81.69
36.62
20.42
188.98
90.88
670.24
67.02
268.10
122.58
67.02
50.29
22.48
157.16
15.73
62.86
28.18
15.72
684.51
316.82
2273.94
227.39
909.58
411.79
227.39
157.04
314.09
457.94
1474.82
352.40
5051.43
VACACI
ONES

COMISI
ONES
VACACI
ONES
174
174
VI BIBLIOGRAFA
1.
ACHIG, Lucas. Metodologa de la Investigacin Social, Segunda Edicin,

Quito, Editorial Tercer Mundo, 1.999.
2.
AGENCIAS Y REPRESENTACIONES ECUATORIANAS C.A., Estatutos

y Reglamento Interno.
3.
BAHAMONDE,
Ivn.
Auditoria
Administrativas
Operacional,
Contralora General del Estado, 2.000.
4.
CABRERA, ngel; JIMNEZ, Marcos. Auditoria Operacional a la

Escuela de Capacitacin del Sindicato Provincial Chferes de Loja,
UNL, 1.995.
5.
CRDENAS, Elsita. Examen Especial con Orientacin Operacional del

rea de Personal del Estado Mayor Conjunto, UTPL, 1.992.
6.
CAHIN J, A; P,D, LEVY J,F. Manual de Auditoria. Mxico, Grupo

editorial del Ocano, 1.998.
7.
CONTRALORA
GENERAL
DEL
ESTADO,
Administracin Financiera y Control (LOAFYC).
Ley
Orgnica
de
175
8.
CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO. Seminario de Auditoria

Operacional, Quito-Ecuador, 1.993.
9.
CORPORACIN DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES. Cdigo de

Comercio, Quito, 1.995.
10.
CORPORACIN DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES. Cdigo de Salud,

Quito, 1.995.
11.
CORPORACIN
DE
ESTUDIOS
PUBLICACIONES.
Ley
de
Compaas, Quito-Ecuador, 1.993.
12.
CHUCHUCA, Alba; Villalta, Gladis; GARZN, Sandra, Auditoria

Administrativa a los Recursos Humanos Hospital Civil y Docente
Isidro Ayora de Loja, UNL, 1.993.
13.
DVALOS ARCENTALES, Nelson, Enciclopedia de Administracin,

Contabilidad y Auditoria, Quito, Editorial, Ecuador, 1.990.
14.
DONAL,
Taylor
Procedimientos, 2.000.
GLESEM,
William.
Auditoria,
Concepto
176
15.
GUERRERO, Germn. Auditoria Operacional a la Intendencia de Polica,

UTPL, 1.993.
16.
HAMILTON, Alexander. La Auditoria Interna; Clave del Mejoramiento

Financiero y Operativo, USA, 2.000.
17.
IEM, Froderic A. Auditoria Operacional, 1.995.
18.
COLMES, Arthur W; C.I.A., Auditoria, Segunda Edicin, Tomo I,

Impreso en Mxico.
19.
ILACIF, Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, Segunda

Edicin, Quito, 2.002
20.
KOHLER L, Erick, Diccionario para Contadores, Mxico, 2.002.
21.
IGNA, Rosario. Auditoria Operacional a la Seccin Tcnica del Colegio

Beatriz Cueva de Ayora, UTPL, 1.993.
22.
WILLIAMS, P. Leonard. Auditoria Administrativas, Mxico, Editorial

Braus, Marzo 1.992.
177
23.
NORBECK, Edward. Auditoria Administrativa; Editorial Tcnica S.S.,

Mxico, 1.995.
24.
SANTILLANA, Juan Ramn. Conoce las Auditoras, _Instituto Mexicano

de contadores Pblicos, Mxico, 1.998.
25.
VARIOS AUTORES. Curso Internacional de Auditoria Operativa, Brasil,

1.999.
26.
VII ASAMBLEA NACIONAL DEL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES

CONTABLES DEL ECUADOR. Fundamentos de Auditoria Operativa,
Guayaquil Ecuador, 1.987.
27.
CHIAVENATO, Adalberto (1995) Administracin de Recursos Humanos

2da Edicin.
28.
SAMANIEGO, Pablo (2003) La competitividad tarea de todos Revista

GESTION # 112. Ecuador. 20-28
29.
BARRAZUETA, E & ASOCIADOS (2003) Administracin de Recursos

Humanos, Quito. Ecuador
178
30.
CHASE,A;
JCOBS,E
(1997)
Administracin
de
produccin
operaciones traducido por Prentice hall Hispano Amrica Editorial Mc

Graw-Hill cuarta edicin. Mxico. Mxico D.F
31.
WERTHER, William (1991) Administracin de personal y Recursos

Humanos traducido por Joaqun Gmez Editorial Mc Graw-Hill tercera
edicin. Mxico. Mxico D.F
32.
CASTILLO APONTE, Jos A (1193) Administracin de personal

Colombia
33.
DIANE, ARTHUR (1986) La seleccin efectiva de persona Editorial

norma primera edicin.
34.
ARTHUR, ANDERSON (1991) Prcticas de Auditora y Asesora de

Negocios
179
179
VII NDICE
CONTENIDO
PAG.
CERTIFICACIN ................................................................................................ i
AUDITORIA ....................................................................................................... ii
DEDICATORIA ................................................................................................. iii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................... iv
I. INTRODUCCIN
II REVISIN DE LITERATURA
ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ........................................................ 7
Resea Histrica ............................................................................................ 7
Base legal ........................................................................................................ 8
Objetivos de la Empresa ............................................................................ 11
Organizacin Administrativa de BIOGENET S.A. ............................ 11
CONCEPTOS BSICOS ..................................................................................
La Auditoria ................................................................................................. 15
Concepto .......................................................................................................15
Clases de Auditoria .................................................................................... 15
El control ...................................................................................................... 17
Concepto ...................................................................................................... 17
Clasificacin ..................................................................................................17
Responsabilidades .......................................................................................19
Clases de responsabilidades .......................................................................20
180
AUDITORIA ADMINISTRATIVA ............................................................22
Definicin ......................................................................................................22
Naturaleza de la Auditoria Administrativa .............................................25
Diferencia entre Auditoria Administrativa y Financiera .......................29
Objetivos de la Auditoria Administrativa ................................................32
Evaluacin del Control Interno ..................................................................32
Evaluacin de Rendimiento .......................................................................33
Asistencia de Direccin ...............................................................................34
Alcance de la Auditoria Administrativa ..................................................36
El Auditor Operativo, Responsabilidades y Funciones .........................37
PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ...........................40
Fase I: Estudio Preliminar ...........................................................................41
Fase II: Revisin de Objetivos, Polticas y Normas .................................43
Fase III: Revisin y Evaluacin del Control Interno ...............................45
Fase IV: Examen Detallado de reas Crticas ..........................................47
Fase V: Comunicacin de Resultados .......................................................49
2.5
RECURSOS HUMANOS
2.5.1 Sistema de Administracin de Recursos Humanos... 55

2.5.2 Concepto... 55
2.5.3 Importancia.. 55
2.5.4 Objetivos de la Administracin de RRHH...... 55
2.5.5 Tcnicas de la Administracin de RRHH. 56
2.5.6 Componentes del sistema de Administracin de RRHH... 56
181
2.5.7
Planeacin.... 57
2.5.8
Concepto Importancia ventajas - tcnicas proceso..... 57
2.5.9
Cuadro de contrataciones...... 60
2.5.10
Anlisis FODA.... 60
2.5.11
Anlisis y Descripcin de Funciones .... 61
2.5.11.1 Anlisis de Puestos... 61

2.5.11.2 Descripcin de funciones. 63
2.5.11.3 Preparacin de un proceso de Anlisis y descripcin de
Funciones..... 63
2.5.11.4 Desarrollo del proceso de anlisis de funciones... 63
2. 6
MTODOS PARA EL ANLISIS DE PUESTOS
2.6.1
Contenido del formulario de la descripcin de funciones 68
2.6.2
Ejemplo de descripcin de funciones .. 68
2.6.3
Reclutamiento y seleccin . 71
2.6.3.1 Reclutamiento definicin proceso de reclutamiento .. 71

2.6.3.2 Seleccin definicin objetivo e importancia.... 72
2.6.3.3 Elementos de la seleccin... 73
2.6.3.4 Pasos bsicos del proceso de seleccin..... 74
2.7
INDUCCIN.. 75
2.7.1
Objetivo. 75
2.7.2
Procedimientos ... 75
2.7.3
Induccin especifica .. 75
182
2.7.4
Plan de induccin . 75
2.8
CAPACITACIN Y DESARROLLO. 76
2.8.1
Objetivo . 76
2.8.2
Definicin . 77
2.8.3
Desarrollo objetivo ... 77
2.8.4
Concepto .... 77
2.8.5
Pasos bsicos en la capacitacin . 77
2.9
EVALUACIN DEL DESEMPEO .. 79
2.9.1
Definicin79
2.9.2
Objetivo 79
2.9.3
Usos mas destacados y ventajas de la informacin

de evaluacin del desempeo. 80
2.9.4
Pasos bsicos en la evaluacin del desempeo. 80
III CASO PRACTICO EXPOSICIN DE RESULTADOS

3.1 Auditoria Administrativa del rea de Recursos Humanos de la empresa
LABORATORIOS BIOGENET S.A. perodo Mayo-Noviembre 2006 ... 82
IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones .... 163
Recomendaciones... 165
V ANEXOS
Anexos.... 167
183
VI BIBLIOGRAFA
Bibliografa. 174
VII NDICE
ndice 179

Tesis Auditoria Administravia Area de RRHH

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i

UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

TTULO DE LA TESIS DE GRADO

Quito, Enero 8 del 2006

CPA. CARLOS GARCA

Marlene del Carmen Puruncajas Chvez

Marlene del Carmen Puruncajas Chvez

De manera especial mi profundo agradecimiento al CPA. Carlos Garca, Director de

Mi reconocimiento para todos los Directivos, empleados y trabajadores de

MARLENE DEL CARMEN PURUNCAJAS CHAVEZ

Finalmente me permito plantear algunas conclusiones y recomendaciones, las mismas que

1. TITULO DEL PROYECTO

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La Mayora de Empresas no cuentan con una Auditora Administrativa para su buen

La falta de un Organigrama Estructural, que represente grficamente y en forma real

No existen programas de capacitacin y entrenamiento por parte de los directivos de

para todo el personal tanto Administrativo y de Servicios, para

garantizar un mejor desarrollo de las actividades.

No existen mtodos eficaces para controlar la asistencia del personal.

3. JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA DEL TEMA

En las empresas la capacitacin permanente al Recurso Humano da como resultado

4. DELIMITACIN DEL TEMA PROPUESTO.

Auditora Administrativa al rea de Recursos Humanos de la

LABORATORIOS BIOGENET S.A. para ayudar a la Gerencia a

evaluar el nivel de control existente en esta rea y proponer alternativas de mejora.

Obtener un conocimiento general de la empresa y un conocimiento amplio del

Evaluar la situacin actual de la Empresa LABORATORIOS BIOGENET S.A.

Identificar las reas dbiles y fuertes en el desarrollo de las funciones del

Documentar adecuadamente los resultados de la investigacin

Brindar mayores y mejores alternativas de desempeo Laboral en la Empresa

Proporcionar bienestar y orden en la Empresa LABORATORIOS BIOGENET

El desarrollo de la parte prctica, requiri de la colaboracin y apoyo decidido del

Visita a Ejecutivos y responsables de la Empresa

Recorrido por las instalaciones y visita al personal de planta

Preparacin de Programas de Auditora

Aplicacin de Cuestionarios de Control Interno

Seleccin y discusin de problemas detectados

Elaboracin y presentacin del Informe de Auditora

Un 26 de Junio de 1994 naci LABORATORIOS BIOGENET S.A. fruto de la

META CROMO PLUS

SLENDER POWER PLUS

NUTRA LOGICS Peditrico

Al crecer LABORATORIOS BIOGENET S.A. las necesidades eran mayores, as que

2.1.2 BASE LEGAL

1. CELEBRACIN, APROBACIN E INSCRIPCIN.- La escritura pblica de

LABORATORIOS BIOGENET S.A. y tiene un plazo de duracin de 30 aos.

3. DOMICILIO.- El domicilio de la compaa es Quito, cantn Quito, provincia de

4. OBJETO SOCIAL.- La compaa tiene por objeto: a) La Importacin, Distribucin

5. CAPITAL SOCIAL.- El capital social de la compaa es de S/. 5000.000 = dividido

6. INTEGRACIN DE CAPITAL.- El capital social est suscrito ntegramente y

7. ADMINISTRACIN Y PRESENTACIN LEGAL.- La compaa es gobernada

RESOLUCIN No. 94.1.1.1.16.10.

ARTCULO SEGUNDO.- DISPONER que el Notario Dcimo Noveno del cantn

ARTCULO TERCERO.- DISPONER que el Registrador Mercantil del cantn Quito;

ARTCULO CUARTO.- DISPONER que un extracto de la referida escritura se

CUMPLIDO, vuelva el expediente,

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especialidades farmacuticas, productos biolgicos, y medicamentos de uso

En el siguiente organigrama o carta de organizacin formal, se representa grficamente,

Por lo tanto, la Empresa consta de:

a) Junta General de Accionistas.

El Presidente Administrativo nombra al Contador General, Cajero y Secretaria, previa

a. DEPARTAMENTO DE VENTAS: Representado por el Supervisor de Ventas,

b. DEPARTAMENTO FINANCIERO: Se encuentra a cargo de la Contadora