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Manual Openerp
Manual Openerp
Manual Openerp
PREFACIO...........................................................................................................................................6
El software de fuente abierta al servicio de la gestin.....................................................................6
La Solucin Open ERP....................................................................................................................7
CONOCIENDO OPEN ERP..............................................................................................................10
Conectndose a Open ERP............................................................................................................10
Barra de preferencias.................................................................................................................11
Idiomas en Open ERP..........................................................................................................13
Solicitudes.................................................................................................................................13
Las solicitudes como un mecanismo de comunicacin interna............................................13
Configuracin de usuarios........................................................................................................16
Gestin de Asociados.....................................................................................................................17
Lista de Asociados................................................................................................................17
Categoras de los Asociados.................................................................................................18
Funcionalidades.............................................................................................................................20
Tour Guiado por Open ERP...........................................................................................................20
Asociados..................................................................................................................................20
Bsqueda de un asociado.....................................................................................................20
Formulario del asociado.......................................................................................................21
Acciones posibles sobre un asociado...................................................................................22
Contabilidad y Finanzas............................................................................................................24
Tableros de control....................................................................................................................25
Productos...................................................................................................................................25
Recursos Humanos....................................................................................................................27
Control de Inventario................................................................................................................28
Gestin de relacin con Clientes y Proveedores.......................................................................29
Gestin de Compras..................................................................................................................31
Gestin de ventas......................................................................................................................31
Conceptos generales del flujo de trabajo............................................................................................33
Personalizacin de la Compaa Principal................................................................................33
Categoras de Asociados...........................................................................................................34
Productos y sus categoras........................................................................................................35
Ubicaciones de stock.................................................................................................................37
Creacin de un plan de cuentas.................................................................................................39
Flujo de Trabajo.............................................................................................................................40
Pedido de compra......................................................................................................................40
Recepcin de mercadera..........................................................................................................42
Control de facturas de compra..................................................................................................43
Pago al proveedor......................................................................................................................44
De la Propuesta de Ventas a el Pedido de Ventas......................................................................45
Preparacin de mercadera para despachar a clientes...............................................................46
Facturacin de Mercadera........................................................................................................48
Pago del cliente.........................................................................................................................48
Gestin de relaciones con los clientes................................................................................................50
Asociados.......................................................................................................................................51
Contactos...................................................................................................................................52
Categoras de los asociados.......................................................................................................53
Gestin de casos.............................................................................................................................53
Configuracin de CRM.............................................................................................................54
Secciones..............................................................................................................................54
Categoras.............................................................................................................................55
Men.....................................................................................................................................55
Uso de casos..............................................................................................................................57
Generacin de calendarios........................................................................................................59
Anlisis de desempeo..............................................................................................................60
Automatizacin de acciones usando reglas...............................................................................61
Usando el servidor de correo electrnico..................................................................................66
Perfiles de prospectos....................................................................................................................66
Uso efectivo de los perfiles.......................................................................................................67
Herramientas de Comunicacin.........................................................................................................69
Interfaz de Mozilla Thunderbird....................................................................................................69
Instalacin de la extensin de Thunderbird..............................................................................70
Interfaz de usuario de Thunderbird...........................................................................................71
Interfaz de Microsoft Outlook.......................................................................................................72
Instalacin de la extensin de Outlook.....................................................................................72
Uso de la extensin de Outlook................................................................................................73
Interfaz de Microsoft Word............................................................................................................73
Instalacin de la extensin de Word..............................................................................................74
Uso de la interfaz de Word........................................................................................................74
Contabilidad General..........................................................................................................................76
Desde la facturacin hasta el pago.....................................................................................................76
Flujo de trabajo contable y generacin automtica de facturas.....................................................79
Facturas en Borrador.................................................................................................................80
Facturas abiertas o pro forma....................................................................................................80
Saldar entradas de facturas y pagos..........................................................................................81
Un sistema basado en archivos.................................................................................................83
Facturacin.....................................................................................................................................83
Carga de una factura de cliente.................................................................................................85
Gestin de Impuestos...........................................................................................................90
Cancelacin de una factura...................................................................................................91
Creacin de la factura de un proveedor....................................................................................93
Notas de crdito........................................................................................................................97
Pago de facturas........................................................................................................................97
Entradas contables.........................................................................................................................98
Gestin de estados bancarios....................................................................................................99
Gestin de caja........................................................................................................................102
Entrada manual en un libro.....................................................................................................103
Proceso de reconciliacin........................................................................................................104
Reconciliacin automtica.................................................................................................105
Reconciliacin manual.......................................................................................................106
Gestin de pagos..........................................................................................................................108
Proceso para la gestin de rdenes de pago............................................................................109
Preparacin y ejecucin de rdenes........................................................................................110
Anlisis Financiero...........................................................................................................................114
Gestin de cuentas a pagar / acreedores y cuentas por cobrar /deudores....................................114
Anlisis financiero de asociados.............................................................................................115
Mltiples pasos de seguimiento..............................................................................................116
Situacin del Asociado............................................................................................................118
Cuentas e Impuestos establecidos por ley....................................................................................120
Impuestos................................................................................................................................120
Configuracin de una estructura impositiva.......................................................................121
Casos de Impuestos............................................................................................................122
Objetos de Impuestos.........................................................................................................123
PREFACIO1
Los Sistemas de Informacin han jugado un rol cada vez ms visible en la
mejora de la competitividad de los negocios a lo largo de los ltimos aos. No
son slo herramientas para manejar tareas repetitivas, sino que se estn
usando para guiar y promover todas las actividades diarias de una compaa.
Un software de gestin integrada es un recurso clave que otorga una ventaja
competitiva significativa.
Para esto se necesita un lenguaje comn que permita compartir las referencias,
las polticas y la comunicacin en la organizacin. Un sistema ERP (por
Enterprise Resource Planning, planificacin de recursos empresariales)
constituye la plataforma ideal para este punto de referencia comn.
Para que un sistema ERP est totalmente disponible para las PyMEs la prioridad
es la reduccin de costos. El software de fuente abierta lo hace posible al
reducir los costos de desarrollo al permitir la reutilizacin constante de las
libreras de software de fuente abierta, eliminar los intermediarios
(distribuidores) con todos gastos generales de venta, eliminar los costos de
ventas con la publicacin libre del software y reducir considerablemente los
gastos de marketing.
Con estos requerimientos tan amplios, qu podra ser mejor que una red
mundial de asociados y colaboradores. Cada uno de ellos suma su propia
colaboracin de acuerdo a su capacidad profesional. A travs de este libro,
usted ver que los resultados superan cualquier expectativa razonable cuando
este trabajo est bien organizado.
Pero el desafo real del desarrollo es que esta solucin sea tan simple y flexible
como completa. Y para alcanzar este nivel de calidad usted necesita un lder y
coordinador que sea capaz de organizar todas estas actividades. Entonces, el
equipo de desarrollo de Open ERP es responsable por la mayor parte de la
organizacin, sincronizacin y coherencia del software.
As, usted encontrar los mdulos para todos los tipos de necesidades,
permitiendo que su compaa construya un sistema personalizado, agrupando
y configurando los mdulos que mejor se adapten entre los cientos que estn
disponibles. Ellos van desde mdulos muy especficos, como la interfaz EDI
para productos agrcolas, hasta el mdulo de automatizacin genrica para
pedir sandwichs, que se ocupa de las preferencias de su personal a la hora de
comer.
Open ERP es, que se sepa, el nico sistema de gestin que se usa
rutinariamente no slo en grandes compaas, sino tambin en otras muy
pequeas e incluso muchas independientes. Esta diversidad ilustra la
flexibilidad del software: una coordinacin bastante elegante entre las
expectativas de la gente sobre las funcionales del software y una gran
simplicidad en su uso. Y esta diversidad tambin es evidente en los varios
sectores y comercios que usan el software, incluyendo productos agrcolas,
textiles, remates pblicos, TI y asociaciones comerciales.
Este libro es ms que un manual sobre Open ERP. Es un trabajo que trata
acerca de tcnicas avanzadas de gestin realizadas a travs de estas
herramientas de TI. Usted ver qu prcticas de gestin pueden ser tiles, qu
es posible y cmo alcanzarlas con Open ERP.
Consideramos que Open ERP est para eso: no como un fin en s mismo, sino
como la herramienta que usted use para poner en marcha un sistema de
gestin de avanzada.
CAPTURA
Ingrese sus datos y haga click en Aceptar. Esta accin lo llevar a la pantalla
de inicio. Su nombre de ingreso determina sus derechos de usuario, es decir, a
Una vez que se muestre el men principal, podr ver los siguientes tems:
52 (TOTAL)/ 40 (PAGINADO)
Asociados,
Administracin
Barra de preferencias
Cuando se conecta a Open ERP, la barra de Preferencias indica con qu usuario
est conectado. Usted encontrar a la derecha un enlace a la Pgina de
Inicio, que lo lleva ya sea al tablero de control o a los mens disponibles,
dependiendo de la configuracin de usuario. Generalmente a cada usuario del
sistema se le muestra un tablero de control diseado para mostrar indicadores
y documentos urgentes, que son los ms tiles para alguien en la posicin del
usuario dentro de la compaa. Usted ver cmo asignar tableros de control a
diferentes usuarios ms adelante.
Nota: Multinacionales y zonas horarias
Si usted tiene usuarios en diferentes pases, ellos pueden
configurar su propia zona horaria. Los datos referidos a
horarios (de creacin y modificacin de archivos, por
ejemplo) se ajustarn al huso horario del usuario.
El siguiente elemento en la barra de herramientas es un enlace a
Preferencias, que lo llevar a una pgina donde el usuario actual puede
especificar una zona horaria y un idioma.
El campo Zona horaria indica a Open ERP la ubicacin del usuario. sta
puede ser diferente a la del servidor. Todos los datos en el sistema se
convierten automticamente al huso horario del usuario.
Solicitudes
El enlace Solicitudes se encuentra por debajo de la barra de herramientas. Es
visible nicamente si usted est conectado a una base de datos. Si su base de
datos es nueva, dir Sin solicitudes. Puede hacer click en este vnculo para ver las
solicitudes que le han enviado en cualquier momento.
usted puede monitorear los eventos de forma efectiva desde los mensajes
enviados por ellos.
Open ERP usa este mecanismo para informar a los usuarios sobre ciertos
eventos del sistema. Por ejemplo, si hay un problema relativo al
reabastecimiento de un producto, Open ERP enva una solicitud al gerente de
produccin.
1. Haga click en el enlace Solicitudes. Esto abre una ventana que muestra
todas sus solicitudes pendientes.
Haga click en la pestaa Seguridad para ver que si este usuario es miembro
de grupo alguno, tiene roles o es sujeto de reglas especializadas. El usuario
admin,
pestaa le muestra la lista de todos los usuarios que pertenecen a este grupo.
Haga click en la pestaa Seguridad para ver los detalles de los derechos de
acceso a ese grupo. stos estn detallados ms adelante, pero ya puede ver
ms arriba en la ventana la lista de derechos reservados para el grupo admin.
Por convencin, en Open ERP el grupo admin tiene derechos de acceso al men
Configuracin en cada seccin. As, Asociados / Configuracin se encuentra en la
lista de derechos de acceso pero Asociados no se encuentra all porque es
accesible a todos los usuarios.
Gestin de Asociados
En Open ERP, un asociado representa una entidad con la que Usted puede
hacer negocios. ste puede ser un prospecto, un cliente, un proveedor, o an
un empleado de su compaa.
Lista de Asociados
Haga click en Asociados en el men principal para abrir la lista de asociados.
Luego haga click sobre el primer asociado para obtener sus detalles,
2. Haga click en Nueva para abrir un formulario vaco para crear una nueva
categora.
aqu.
CAPTURA
PGINA
61 (TOTAL) / 49 (PAGINADO)
/ Mis prospectos.
Funcionalidades
Bsqueda de un asociado
Arriba de la lista de asociados ver un formulario de bsqueda que le permite
filtrar rpidamente a los asociados. Hay dos pestaas disponibles para ello:
Bsqueda bsica y Bsqueda avanzada, diferencindose en que la ltima
muestra ms campos para restringir su seleccin.
CAPTURA
PANTALLA PGINA
69 (TOTAL) / 57 (PAGINADO)
General
Info extra
Historial
Propiedades
Los campos en una pestaa no son todos del mismo tipo. Algunos, como
Nombre, contienen texto libre, otros como Idioma le permiten elegir un valor
de una lista de opciones. Unos le brindan una vista de otro objeto (como
Contactos del asociado, porque un asociado puede tener varios contactos) o
una lista de enlace a otro objeto (como Categoras). Hay opciones para tildar,
como el campo Activo en la pestaa Info extra; campos numricos (como
Puede generar documentos PDF acerca del objeto seleccionado (o, en una vista
de lista, acerca de uno o ms objetos seleccionados), usando los siguientes
botones en la seccin Reportes de la barra de herramientas.
estructura jerrquica.
Cliente Windows: Reportes, acciones y enlaces
Cuando usted est viendo un formulario en el cliente
Windows, los botones a la derecha del formulario son atajos
a los mismos Reportes, Acciones y Enlaces descritos en
el texto. Cuando est viendo una lista (como la lista de
asociados), esos botones no estn disponibles. En cambio,
puede acceder a Reportes y Acciones a travs de dos de los
botones de la barra de herramientas arriba de la lista,
Imprimir y Accin.
Los asociados son usados a lo largo de todo Open ERP en otros documentos.
Por ejemplo, el men Gestin de ventas > Pedidos de ventas > Todos
los pedidos de ventas trae todas las rdenes de venta en una vista de lista.
Haga click en el nombre de un asociado (ms que en el nmero de orden) en
una de esas lneas y obtendr el formulario de asociado (ms que el formulario
de pedido de venta).
Nota: Click derecho y atajos
En el cliente Windows no tiene hipervnculos a otros tipos de
documentos. En cambio, puede hacer click derecho en una
vista lista para mostrar los campos vinculados (esto es,
campos que tengan enlace a otros formularios) en esa lnea.
En el cliente web ver atajos de hipervnculos en varios de
los campos de un formularios que est en modo Solo
Lectura, as puede desplazarse a los formularios para esas
entradas. Cuando el formulario Web est en modo Editar,
puede en cambio mantener apretado el botn Ctrl del
teclado y hacer click derecho en el campo, para obtener
todos los campos enlazados en un men emergente tal
como lo hara en el cliente Windows.
Usted puede probar esto rpidamente yendo a una de las
rdenes de venta en Gestin de ventas > Pedidos de
ventas > Todos los pedidos de ventas y viendo que
Usted puede llegar del campo de asociado al formulario de
CAPTURA
DE
Contabilidad y Finanzas
Los captulos siguientes estn dedicados a la contabilidad general y analtica.
Aqu se brinda un breve vistazo a las funciones provistas por estos mdulos
como introduccin.
Tableros de control
Los tableros de control le dan una vista general de toda la informacin que es
relevante para Usted en una sola pgina. El men Tableros de control le da
acceso a tableros predefinidos para Contabilidad, Produccin y Gestin de
Proyectos.
Definicin: Tableros de control
A diferencia de la mayora de los otros sistemas de ERP y
sistemas basados en estadsticas, Open ERP deja que los
tableros de control sean provistos a todos los usuarios del
sistema, no slo a los directivos y contadores.
Los usuarios pueden tener, cada uno, su propio tablero de
control, adaptado a sus necesidades, para permitirles
administrar su propio trabajo de forma efectiva. Por ejemplo,
un desarrollador usando el Tablero de control de Proyectos
puede ver informacin tal como una lista de las prximas
tareas, historial de finalizacin de tareas y un anlisis del
estado de progreso de los proyectos relevantes.
Los tableros de control son dinmicos, lo que le permite navegar fcilmente
alrededor de toda la informacin base. Usando los conos arriba de un grfico,
puede filtrar la informacin o agrandar el grfico. Puede hacer click en
cualquier elemento de la lista para obtener estadsticas detalladas del
elemento seleccionado.
Las variantes son "Talle: S" y "Color: Rojo", las cuales definen los
parmetros para ese talle y color.
El valor de este enfoque para algunos sectores es que Usted puede definir un
patrn en detalle y todas sus posibles variantes rpidamente en lugar de
contar cada tem como un producto entero.
Recursos Humanos
El mdulo de Gestin de Recursos Humanos provee funcionalidades como:
Gestin de beneficios
Control de Inventario
Control de Inventario tiene varios submens que en conjunto proveen las
operaciones que Usted necesita para administrar el stock. As, Usted puede:
Ms an, como los planes de cuenta, las ubicaciones de stock son jerrquicas,
y as Usted puede llevar a cabo anlisis en varios niveles de detalle.
Open ERP asegura que cada caso sea manejado efectivamente por los usuarios
del sistema, clientes y proveedores. Puede reasignar automticamente un
caso, rastrearlo para el nuevo responsable, enviar recordatorios por correo
electrnico y levantar otros procesos y documentos de Open ERP.
Usted puede implementar una poltica de mejora continua para todos sus
servicios,usando algunas de las herramientas estadsticas de Open ERP para
analizar las diferente comunicaciones con sus asociados. Con ellas, Usted
puede ejecutar una poltica de mejora real para gestionar su sistema de
calidad.
Gestin de Compras
La gestin de compras le permite rastrear las cotizaciones de precios de sus
proveedores y convertirlas en Pedidos de Compras cuando lo requiera. Open
ERP tiene muchos mtodos para monitorear facturas y rastrear la recepcin de
mercadera pedida.
ESQUEMA
Gestin de ventas
El men de Gestin de Ventas le da bsicamente la misma funcionalidad que el
men de Gestin de Compra, la habilidad de crear nuevos pedidos y revisar los
pedidos existentes en sus varios estados, pero hay diferencias importantes en
los flujos de trabajo.
Los cargos de envo pueden ser gestionados usando una grilla de tarifas para
diferentes transportadores.
Para hacerlo, haga click en Asociados > Asociados y haga click sobre Tiny
sprl.
Nombre: el de Su compaa
Contacto: el de Su Contacto
y todos los otros campos que desee, como la direccin y los nmeros
telefnicos, y luego haga click en Guardar.
Categoras de Asociados
Como se ha dicho antes, un asociado es toda entidad con la que su empresa
hace negocios, ya sea un proveedor, un cliente o sus mismos empleados. Por
eso es conveniente establecer categoras de asociados. Son muy tiles para
organizar grupos de asociados, pero no tienen un comportamiento que afecte a
los mismos, por lo que pueden asignarse como se desee.
Para hacerlo, use el men Asociados > Configuracin > Categoras >
Editar categoras. Haga click en Nueva, lo que abrir un nuevo formulario
para definir Categoras de asociado. Puede definir entonces las dos
categoras bsicas escribindolas en Nombre de la categora y
guardndolas:
Proveedores
Clientes
Ahora usted puede asignar esas categoras a sus asociados. Para cargar un
asociado, vaya a Asociados > Asociados. Haga click en el botn Nuevo para
abrir un formulario en blanco y agregar la informacin de su nuevo asociado.
Los campos bsicos que debe llenar son:
Nombre
Nombre de contacto
Tipo de direccin
Categora
valores de cuentas y libros diarios. stos son los valores que van a afectar los
productos. Campos equivalentes en un producto van a tomar los mismos
valores si estn vacos al momentos de guardar el formulario.
Definicin: Campos de propiedades
Las propiedades estn definidas por parmetros en el men
Administracin > Personalizar > Propiedades. Slo
completan los campos cuando el formulario se guarda y slo
si esos campos estn vacos en ese momento. Usted puede
omitir manualmente estas propiedades cuando lo considere
necesario.
Los campos de propiedades se usan todo a lo largo del
sistema de Open ERP, y particularmente en un ambiente
multicompaa. All, los campos de propiedades en un
formulario de asociado pueden ser llenados con diferentes
valores dependiendo de la compaa del usuario. Por
ejemplo, las condiciones de pago para un asociado pueden
diferir dependiendo de la compaa desde la cual se dirigen
hacia l.
Definicin: UM
UM es una abreviacin para Unidad de Medida. Open ERP
maneja mltiples unidades de medida para cada producto:
usted puede comprar en toneladas y vender por kilo, por
ejemplo. La conversin entre cada categora se hace
automticamente (una vez que usted haya configurado el
ndice de conversin en el formulario del producto primero).
HERMOSA
Ubicaciones de stock
Haga click en Control de inventario > Ubicaciones para ver la jerarqua de
las ubicaciones de stock. Estas localizaciones han sido definidas cuando la base
de datos fue creada.
Una serie de planes de cuentas ha sido definida para Open ERP, algunos de los
cuales se ajustan a las necesidades de las distintas legislaciones nacionales.
Usted puede tomar uno de ellos sin cambiarlo si as le parece, o tomarlo como
un punto de partida y disear un plan de cuentas completo que se ajuste a sus
necesidades exactas, incluyendo cuentas para inventario, amortizacin de
activos e impuestos.
CAPTURA AO
Haga click en Gestin financiera > Planes > Planes de cuentas y luego
haga click en Abrir planes en el Ao fiscal que ha creado para ver una
estructura jerrquica de las cuentas. Puede hacer click en el cono de expandir/
colapsar en el nodo superior del rbol para ver los detalles de este plan.
Flujo de Trabajo
Pedido de compra
Para hacer un Pedido de Compra a su proveedor, use el men Gestin de
Compra > Pedido de Compra para abrir un formulario nuevo de Pedido de
Compra. Debe completar los siguientes campos:
Cuando complete este campo, Open ERP automticamente llena los campos
Cantidad
Esta persona debera abrir el men Control de inventario > Remitos >
Recepcin de mercadera, usando el cono expandir/colapsar ms que
haciendo click directamente en Remitos. Cuando aparece la ventana de
Remitos, seleccione el nombre de la entrada en la lista para visualizar el
mismo Remito y haga click en Validar para cargar el formulario Hacer
remito. Haga click en Hacer picking para indicar que ha recibido todo lo que
esperaba.
LISTA
validada. Para ver los efectos en su plan de cuentas, use el men Gestin
financiera > Planes > Plan de cuentas.
Pago al proveedor
Seleccione el men Gestin financiera > Facturas > Facturas de
proveedor > Facturas de proveedor abiertas para obtener una lista de
facturas de proveedor que no han sido pagadas todava. Haga click en el cono
Editar (el lpiz) al extremo derecho de la lnea para abrir la factura en modo
editable, o bien busque la factura por nmero de pedido o, ms generalmente,
por facturas prximas a su fecha de pago.
CAPTURA PEDIDO
DE
VENTA
Haga click en el cono Crear nuevo registro a la derecha del campo Lnea
de orden de venta. ste guarda el formulario de pedido principal y abre una
ventana de Lnea de orden de venta. Seleccione el producto a vender.
Aunque el campo Producto no es obligatorio, es usado por Open ERP para
seleccionar el producto especfico y as varios otros campos pueden ser
llenados automticamente en la lnea de orden de venta, tales como:
Descripcin, UM del Producto, Precio unitario, Demora en la entrega e
Impuestos. Cargue la cantidad que sea necesaria y haga click en Guardar. La
lnea aparece en el formulario de presupuesto. Una lnea de pedido en blanco
reaparece para que usted pueda ingresar otra lnea. Cuando termine, haga
click en Cerrar para volver al formulario de pedido.
En la ltima pestaa del pedido, Historial, usted puede ver el Remito que ha
sido creado y ser capaz de ver cualquier factura que haya sido generada
empaca menos paquetes que los que estn pedidos, Open ERP
automticamente gestiona el recordatorio para futuros envos.
Para analizar los movimientos de stock que usted ha hecho durante estas
operaciones siga los siguientes pasos.
Una vez que ha confirmado una factura, Open ERP le asigna un nmero nico,
y se generan todas las entradas correspondientes. Para hacerlo, abra la factura
y haga click en Crear, lo que mueve la factura al estado Abierta. En este punto,
usted puede enviar a su cliente la factura a pagar. Haga click en Facturas en
la seccin Reportes de la barra de herramientas a la derecha del formulario
para obtener un documento PDF que puede imprimirse o enviarse al cliente.
CAPTURA
DE
FACTURA
PAGAR
Chequee su plan de cuentas otra vez para ver su balance bancario en la cuenta
Caja Chica.
Open ERP puede compartir informacin a travs de sus interfaces con las
aplicaciones office ms comunes, minimizando la interrupcin de sus
operaciones cuando lo instale por primera vez. Su personal puede construir
sobre su productividad previa siguiendo con el uso de sus sistemas de correo
electrnico y herramientas office, ahora conectadas a Open ERP, transfiriendo
a la interfaz de Open ERP solo cuando lo necesiten.
Una ventaja crucial que Open ERP le brinda es que conoce ms acerca de sus
clientes y su habilidad para proveerlos porque est gestionando su
contabilidad, ventas, compras, manufacturas y cumplimiento como as tambin
est comunicando todo su personal interno.
El mdulo CRM de Open ERP usa esa informacin y ofrece varias caractersticas
significativas que permiten que usted y su personal monitoreen y controlen
efectivamente sus relaciones con clientes y proveedores, delegando los
asuntos a la gente ms apropiada, manteniendo un historial de
comunicaciones y eventos, calificando prospectos y detectando problemas.
Tambin usa varias herramientas estadsticas para que pueda analizar las
relaciones cuantitativamente como, por ejemplo, el desempeo de su servicio
al cliente y de la calidad de sus proveedores. Usando anlisis de desempeo,
usted puede fcilmente establecer una poltica de mejora continua
desarrollando un sistema basado en reglas en Open ERP.
Asociados
En Open ERP, un asociado representa a las entidades con las que usted puede
hacer negocios. Algunos posibles tipos de asociados son:
Proveedores
Fabricantes
Clientes
Empleados
Prospectos
Para crear una compaa en Open ERP (esto es, un nuevo asociado), usted
debera como mnimo ingresar el Nombre de la compaa en el formulario de
asociado.
Contactos
Usted puede tener varios contactos para un solo asociado. Los contactos
CAPTURA
Gestin de casos
Las siguientes secciones describen los pasos que usted podra usar para
implementar una poltica efectiva de gestin de relaciones con clientes. sta se
implementa basando nuevos tipos de caso en el caso en el sistema de manejo
de casos que Open ERP tiene incorporado.
Definicin: Caso
Caso es un trmino genrico que se refiere a una discusin
con un asociado acerca de un tema especfico. ste puede
ser de cualquier categora, como el monitoreo de respuestas
a un aviso de empleo, o un pedido de compra o venta, o un
problema de calidad post-venta.
Un caso se usa para el seguimiento del historial de mensajes
sobre un tema y para automatizar algunas operaciones en
respuesta a ciertas condiciones.
Las estadsticas de caso generadas por el sistema pueden
ser usadas por sus gerentes para mejorar la gestin de
interacciones con clientes y proveedores.
Configuracin de CRM
La gestin de casos es un sistema genrico que puede ser configurado para
ajustarse a sus necesidades. Usted puede desarrollar tres casos tipo, para ver
cmo construir los siguientes sistemas:
Secciones
Para manejar cada uno de estos tipos de casos, usted debe crear diferentes
secciones en Open ERP usando el men CRM & SRM > Configuracin >
Caso > Secciones.
Ventas
Nivel de soporte 2
_ Nivel de soporte 1
Calidad
Haga click en el men CRM & SRM > Casos > Casos por seccin para
obtener las secciones en una lista jerrquica, y luego haga click en el nombre
de una seccin para listar los casos que han sido asignados a esa seccin.
Categoras
Una vez que haya definido las diferentes secciones, usted puede crear
Categoras, que se usan para diferenciar los casos en una seccin. Las
categoras se crean usando el men CRM & SRM > Configuracin > Casos
> Categoras.
Men
Una vez que las secciones y las categoras estn definidas, usted puede crear
algunos mens para hacer ms fcil el uso de estos casos. Use el men CRM
& SRM > Configuracin > Crear mens para una nueva seccin.
CAPTURA
ACORDE AL CASO
CAPTURA
Para cargar una nueva oportunidad de negocios, puede usar el men por
defecto que haya creado o usar los mens genricos CRM & SRM > Casos >
Casos por seccin, o bien CRM & SRM > Casos > Todos los casos.
Una Prioridad
El Asociado
Una vez que ha sido creado, un caso comienza en el estado Borrador. Usted
puede abrirlo para indicar que est trabajando en l haciendo click en el botn
Abrir.
Usted puede crear sus propios atajos desde mens como Mis solicitudes de
soporte y Mis oportunidades de negocios para listar rpidamente los casos
de los que es responsable.
Generacin de calendarios
El cliente Web de Open ERP puede mostrar cualquier tipo de recurso en forma
de una agenda. Desde la versin 4.3.1 usted puede generar vistas de
calendario para cada uno de sus casos a medida que cree mens para esos
casos.
2. Crear mens para esta seccin especificando que quiere una vista de
calendario desde CRM & SRM > Configuracin > Crear mens para
una nueva seccin.
CAPTURA
CAPTURA
DE ANLISIS DE DESEMPEO
para cada mes, usuario y seccin, y una indicacin del estado de cada conjunto
de informacin:
Nmero de casos
Costo estimado
Para definir nuevas reglas use el men CRM & SRM > Configuracin >
Casos > Reglas.
CAPTURA
Una condicin sobre el encargado del caso (por ejemplo, enviar copias
con el progreso del caso a un gerente si la solicitud del cliente est
manejada por un aprendiz).
Si usted tiene definidos varios criterios, Open ERP aplicar la regla solo si todos
los criterios son vlidos.
SIMPTICA
Perfiles de prospectos
Durante las actividades de preventa, es muy til calificar rpidamente sus
prospectos. Puede hacer una serie de preguntas para descubrir qu producto
ofrecer al cliente, o cun rpido debera manejar la solicitud.
Mtodo: Hacer perfiles
Este mtodo de rpida calificacin de prospectos se usa
frecuentemente en compaas que hacen las preventas por
telfono. Una lista de prospectos se importa al sistema de
Open ERP como un conjunto de asociados y los operadores
entonces hacen una serie de preguntas a cada prospecto.
Las respuestas a estas preguntas permiten calificar
automticamente a cada prospecto, lo que lleva a que se le
ofrezca un servicio especfico basado en esas respuestas.
EJEMPLO
SIMPTICO
+ ESQUEMA
Respuestas
Periodista?
S / No
Sector de la Industria?
Personal?
Herramientas de Comunicacin
Open ERP provee toda la informacin que usted necesita para perseguir las
oportunidades comerciales de su compaa eficientemente. Pero para
permanecer productivo con toda la informacin que tiene que manejar es
esencial que usted siga usando sus herramientas usuales de comunicacin
conectndolas con Open ERP y no debe restringirse a la interfaz de Open ERP.
Open ERP puede hacer la mayor parte de las cosas que necesita para concretar
sus oportunidades comerciales efectivamente. Pero puede haber un poco para
aprender, lo que reduce su eficiencia mientras lo hace. Y si eso es cierto para
un usuario constante del sistema, es doblemente cierto para un usuario
ocasional o para alguien que ya hace un uso intensivo de las aplicaciones
Office estndares y no puede cambiar fcilmente.
Entonces para aqullos que necesitan continuar usando sus aplicaciones Office
tradicionales para mantener su eficiencia, Open ERP puede equiparse con
adaptadores para las interfaces ms comunes. Sus usuarios pueden participar
en muchos procesos soportados por Open ERP sin dejar su ambiente basado en
Office con el que ya estn familiarizados, y pueden evitar la doble carga de
datos vinculndose a la base de datos de Open ERP automticamente.
estarlo en una futura versin. Una vez que la tenga en los archivos de sistema
de su servidor, se instala de la misma manera que los otros mdulos.
Una vez que la extensin ha sido instalada, usted solo tiene que crear un atajo
en su barra de herramientas de Thunderbird para la funcin Archivar a Open
ERP. Hgalo as:
que desee.
Atencin: Versin de Thunderbird
La extensin de Open para Thunderbird slo funciona con la
versin 2.0 y superiores de Thunderbird. Por eso, fjese en su
versin antes de la instalacin y descargue la ltima versin
que necesite desde la siguiente direccin:
http://www.mozilla.org/products/thunderbird/.
Interfaz de usuario de Thunderbird
Cuando haya instalado el mdulo, lo primero que hay que hacer es conectarlo
con Open ERP desde Thunderbird. Para hacerlo use el men Herramientas >
Extensin de Open.
CONFIGURACIN
PARA ACCEDER A
OPEN ERP
DESDE
THUNDERBIRD
SELECCIN
DE UN OBJETO DE
OPEN ERP
DESDE
THUNDERBIRD
podra:
CREACIN
THUNDERBIRD
Una vez que haya instalado el mdulo todo lo que necesita es ejecutar el
autoinstalador de Windows tiny_outlook_plugin-X.exe donde X corresponde al
nmero de versin descargado. Este archivo puede encontrarse en la lista de
mdulos en el sitio oficial de Open ERP. La instalacin es entonces automtica.
MEN
DE
CONFIGURACIN
PARA LA
INTERFAZ
ENTRE
OUTLOOK
OPEN ERP
manejar archivos
Una vez que la carga de datos del servidor est completada, haga click en
Probar la conexin para controlar que sus parmetros lo hagan funcionar
correctamente.
Cuando Outlook est configurado, usted puede archivar en Open ERP un correo
electrnico y sus archivos adjuntos desde la barra de herramientas.
Una vez que el correo electrnico es enviado a Open ERP es marcado con otro
DE
ACCESO
OPEN ERP
DESDE
WORD
Open ERP provee una extensin de Microsoft Word que le permite crear sus
propias plantillas de documentos. Lo que es ms, usted puede usar la
herramientas de combinacin Herramientas > Combinar documentos para
insertar datos desde Open ERP mientras genera diferentes documentos de
negocios.
Entonces es posible crear plantillas para un nmero de necesidades, tales
como propuestas, cartas de acuerdos de negocios o solicitudes de precio. Cada
usuario puede crear su propio documento y usar la extensin para obtener
datos desde Open ERP. La extensin es muy til para automatizar fcilmente
acciones de negocios.
MEN
SELECCIONE
AGREGUE
CAMPOS DE
OPEN ERP
EN UN DOCUMENTO DE
WORD
SELECCIN
DE
DOCUMENTOS
DE
OPEN ERP
RESULTADO
DE COMBINAR UN DOCUMENTO DE
WORD
OPEN ERP
Contabilidad General
Cuando est bien integrado con un sistema de gestin, un sistema de
contabilidad ofrece a una compaa beneficios especiales adems de las obvias
habilidades que debe tener para reportar la posicin financiera. Esta parte
trata de los aspectos prcticos de la contabilidad y del rol de sta a lo largo de
toda la compaa.
realidad y el reporte.
Recomendacin: Valuacin de su funcin de
contabilidad
En muchas pequeas compaas, la funcin contable se usa
escasamente.
No slo usted ve que los datos para la documentacin se
ingresan en el sistema dos veces, sino que tambin los
resultados se usan, con frecuencia, solo para producir
documentacin legal y listados peridicos, algunas semanas
ms tarde, del balance general y los estados de ingresos.
Por contraste, integrando sus cuentas con su sistema de
gestin, esto le permite:
* Reducir el esfuerzo de ingresar datos, ya que solo
debe hacerlo una vez.
* Ejecutar sus procesos con el beneficio de una visin
financiera: negociar contratos, predecir el flujo de fondos,
etc.
* Obtener informacin til de manera sencilla y
cuando lo necesite, por ejemplo: la posicin de crdito de un
cliente.
Como puede ver, la contabilidad por lo general es subutilizada. La informacin
que provee es una herramienta muy efectiva para dirigir una compaa si est
integrada al sistema de gestin. Para que usted sea efectivo hacindolo, la
informacin contable es necesaria en todos los procesos de su compaa, por
ejemplo:
Mtodo: Multicompaa
Hay un surtido de mtodos para integrar a Open ERP en un
ambiente multicompaa:
* Si las compaas tienen pocos documentos en comn
(productos, asociados, cualquier fuente de Open ERP), usted
debera instalar bases de datos separadas.
* Si las compaas comparten muchos documentos, puede
Todas las cuentas se mantienen en la moneda por defecto (la cual est
especificada en la definicin de la compaa), pero cada cuenta y/o transaccin
tiene una moneda secundaria (definida en la cuenta). El valor de las
transacciones multimonedas se sigue, entonces, en las dos monedas.
CAPTURA
DE
PANTALLA "EN
CASTELLANO"
En general, cuando usted usa todas las funcionalidades de Open ERP, las
facturas no necesitan ser ingresadas manualmente. Las facturas en borrador se
generan automticamente a partir de otros documentos como los Pedidos de
compra.
Facturas en Borrador
El sistema genera propuestas de facturas que inicialmente estn en estado
Borrador.
impacto contable en el sistema. No hay nada que impida a los usuarios crear
sus propias facturas si as lo desean.
Una factura pro forma no tiene un nmero de factura, pero las entradas
contables sobre la factura que es creada corresponden a los montos que Open
ERP guardar como a pagar por el cliente. Adems, est cerrada, es decir que
no se pueden realizar cambios en una factura pro forma.
Comentario sobre la factura pro forma
En algunos pases, no est permitido generar entradas
contables desde facturas pro forma. En cambio, se crea un
reporte desde el pedido de compra, que imprime una
factura pro forma que no tiene consecuencias contables en
el sistema.
Una factura abierta tiene un nmero de factura nico. La factura se enva al
cliente y se marca en el sistema como esperando pago.
Terminologa: Reconciliacin
La reconciliacin enlaza entradas en una cuenta simple que
se cancelan mutuamente. Se saldan una a otra (suma de
crditos = suma de dbitos). Esto se aplica generalmente a
pagos contra sus correspondientes facturas.
Si el proceso de reconciliacin, Open ERP no podra marcar las facturas que han
sido pagadas. Imagine la siguiente situacin con el cliente Prez & ca.:
Factura 145: 50
Factura 184: 70
Cuando una cuenta se valida, Open ERP genera automticamente las entradas
contables correspondientes. Las facturas se marcan como pagadas cuando las
entradas contables sobre la factura han sido saldadas con entradas contables
acerca de su pago.
Usted puede crear archivos contables directamente, sin usar la factura y los
estados de cuenta. Para hacerlo, use la entrada de datos rpida en un libro
diario. Algunos contadores prefieren este enfoque porque estn ms
acostumbrados a pensar en trminos de archivos contables que en trminos de
facturas y pagos. Sin embargo, usted debera usar los formularios designados
para facturas y estados bancarios ms que la entrada manual de datos. Es ms
fcil y se maneja con un sistema de control de errores.
Facturacin
En Open ERP, el concepto de "factura" incluye los siguientes documentos:
Usted obtiene la forma correcta para cada uno de los cuatro tipos de factura
Para obtener la lista de facturas en borrador generadas por Open ERP, puede
usar el men Gestin financiera > Facturas > Facturas de cliente >
Facturas de cliente en borrador . Hay un men similar para las facturas de
compras que no han sido recibidas o aprobadas: Gestin financiera >
Facturas > Facturas de proveedor > Facturas de proveedor en
borrador.
de ser necesario.
CAPTURA
DE PANTALLA
Para ingresar un documento en Open ERP, usted siempre debera llenar los
campos en el orden en el que aparecen en la pantalla, ya que de esa manera
algunos campos se llenan automticamente por las selecciones hechas en los
anteriores. Se selecciona el asociado, por ejemplo, y los campos siguientes se
llenan automticamente:
Precio por unidad: est dado por el precio de lista en el formulario del
producto y se expresa sin impuestos.
Una vez que las lneas de factura han sido ingresadas, puede hacer click en
Calcular sobre la factura para obtener la siguiente informacin:
Tasa de impuestos
Impuestos totales
Precio total
CAPTURA
DE PANTALLA PGINA
al estado Abierta.
Cuando haya validado una factura, Open ERP le dar un nmero nico desde
una secuencia definida. Por defecto, toma la forma Ao / Nmero de secuencia, por
ejemplo 2008/00101. Si quiere modificar los nmeros de secuencia, use el men
Administracin > Personalizar > Secuencias > Secuencias.
Gestin de Impuestos
Los detalles del formulario de producto y del formulario de asociado
determinan la seleccin de impuestos aplicables para una lnea de factura. Por
Direccin de facturacin
simplemente una Fecha lmite. Y si usted no tiene una fecha lmite, Open ERP
asume que esa factura va a ser pagada en efectivo. Si usted quiere codificar
condiciones de pago ms completas que solo la fecha lmite, puede usar el
campo Trmino de pago que puede encontrar en la segunda pestaa, Otra
info.
Tal como en la factura de cliente, usted tiene la opcin de ingresar todos los
datos manualmente o usando un producto para completar automticamente
muchos de los campos. Ingresando un productos, estos valores se completan
automticamente:
Los Impuestos vienen del formulario del producto y del formulario del
asociado, basados en los mismos principios que en la factura de cliente.
Haga click en Calcular para verificar que los diferentes montos corresponden a
los indicados en la factura de papel del proveedor. Cuando apruebe la factura,
Open ERP verifica que el monto total indicado en el encabezado corresponde a
la suma de los montos sin impuestos sobre las lneas de factura y los diferentes
impuestos aplicables.
Nota: El botn Calcular
Aunque usted debera calcular la factura antes de aprobarla,
no tiene que presionar el botn Calcular. Si usted aprueba
la factura directamente, el software calcula los diferentes
impuestos por s mismo y verifica el total.
Este botn se una solamente para hacer un control previo
del monto mostrado antes de que usted lo confirme
finalmente.
Open ERP completa automticamente la Fecha de facturacin y el perodo
contable, pero usted puede cambiar esos valores manualmente en la segunda
pestaa de la factura antes de guardarla.
Terminologa: Fechas y Perodos contables
Los perodos contables se tratan como declaraciones de
perodos legales. Por ejemplo, una declaracin de impuestos
para una factura depende del perodo contable y no de la
fecha de facturacin.
Dependiendo de si sus declaraciones se hacen
mensualmente o trimestralmente, el ao fiscal contiene
doce o cuatro perodos.
Las fechas se muestran en el documento creado en el
sistema contable y se usan para calcular fechas lmite.
Las dos piezas de informacin no tienen que tener la misma fecha. Suponga
que usted recibe una factura el 5 de enero, pero est fechada el 31 de
diciembre del ao anterior por su proveedor. En este caso, puede cargarla en el
perodo contable de enero y poner la fecha de factura como 31 de diciembre.
La fecha lmite estar basada en la fecha de 31 de diciembre, pero la factura
ser reconocida en el ao fiscal actual para la declaracin de impuestos.
Usted puede encontrar que los montos no corresponden con los que le ha dado
su proveedor en papel por razones que pueden incluir:
En este caso usted puede modificar un valor en las lneas en las que se basa el
total, o el monto total de impuestos en la parte inferior izquierda del
formulario: ambos son editables para que usted pueda modificarlos para
ajustarlos al total.
Cuando los totales coinciden usted puede validar la factura. Open ERP
entonces genera las entradas contables correspondientes. Usted puede
gestionar estas entradas usando los campos Cuenta en la factura y en cada
lnea de factura.
Notas de crdito
Ingresar una nota de crdito de un cliente es casi idntico a ingresar una
factura de cliente. Comience desde el men Contabilidad Financiera >
Facturas > Reembolsos a cliente.
Pago de facturas
Open ERP marca a una factura automticamente como pagada una vez que las
entradas de facturas han sido saldadas con las entradas de pago. No tiene que
marcar las facturas como pagadas usted mismo: Open ERP lo hace cuando
usted reconcilia sus pagos.
Consejo: Saldar una nota de crdito
Generalmente usted salda las entradas contables de una
factura con su/s pago/s. Pero usted tambin puede
reconciliar una factura con las entradas de la nota de crdito
correspondiente, para cancelarlas mutuamente.
Probablemente usted haya notado el botn de accin Pagar factura en la
barra de herramientas a la derecha del formulario de factura. Esto le deja
ingresar pagos y saldar entradas rpidamente. Esta funcionalidad se usa en
compaas que usan Open ERP como un simple sistema de facturacin y no
para contabilidad total. Ellos codifican sus pagos manualmente en diferentes
Entradas contables
Pueden usarse varios mtodos de creacin de entradas contables. Usted ya ha
visto cmo una factura crea sus propias entradas, por ejemplo.
Gestin de caja
Comience creando una lnea de estado. Para hacer esto, use el men Gestin
Financiera > Entradas > Estados. Esto abre un formulario de ingreso de
datos para estados.
CAPTURA
DE PANTALLA
La moneda que est usando para la lnea de estado es la del libro diario
seleccionado. La moneda se convierte automticamente en la moneda
principal de la compaa cuando usted confirma la entrada, usando las tasas en
efecto a la fecha de entrada (lo que significa que usted necesitar que se creen
primero tasas de conversin de moneda vlidas).
CAPTURA
DE
prdidas y ganancias
diferencias de cambio
Finalmente, una vez que ha ingresado las lneas de su estado bancario, puede
validarlas. Open ERP genera automticamente las entradas contables
correspondientes si el balance calculado equivale al balance final indicado en
el encabezado. Las facturas reconciliadas se marcan como pagadas en ese
punto.
Gestin de caja
Para gestionar la caja, usted usa el mismo formulario que antes. Al comienzo
del da debe indicar el monto inicial de efectivo en la entrada (saldo de
comienzo). En lugar de confirmar la entrada inmediatamente, puede dejarla en
estado Borrador.
Para hacerlo, use el siguiente men: Gestin Financiera > Entradas >
Entradas en libro. Usted tambin puede usar el men Libros abiertos, que
es un atajo desde los libros diarios o los perodos que ya tienen entradas
contables pero todava no hay sido cerrados.
Crdito: 1196.
Presione la tecla Enter en su teclado para validar esta primera lnea. El prximo
nmero de la secuencia se asigna a su entrada contable. Su lnea se colorea de
rojo y toma el estado Borrador. Cuando una lnea est en estado borrador no se
Open ERP ahora propone que se llene la lnea de saldo contable. Si la cuenta
usada (en este caso la cuenta 600) incluye impuestos por defecto en esta
definicin Open ERP propone automticamente impuestos asociados con el
monto ingresado. En esta etapa usted puede modificar y validar esta segunda
lnea de la cuenta, o reemplazarla con otra informacin tal como una segunda
lnea de compra.
Cuando haya ingresado todos los datos de sus lneas, Open ERP
automticamente propone entradas contrapartes, basadas en las entradas de
crdito. Si lo valida, se hacen coincidir las entradas contables y las lneas pasan
del estado Borrador (rojo) al estado Abierta (negro).
Nota: Completar una entrada de saldo
Cuando una entrada contable se iguala, Open ERP la pasa
automticamente al estado abierto y se prepara para
ingresar la prxima informacin.
Si usted quiere agregar alguna otra lnea de saldo, puede
ingresar el nmero de la entrada en la nueva lnea que est
cargando. En este caso, la lnea completa permanece en
Borrador hasta que todo el conjunto se salda en cero.
Proceso de reconciliacin
La operacin de reconciliacin consiste en igualar entradas en diferentes
cuentas para indicar que stas estn relacionadas. La reconciliacin se usa
generalmente para:
Igualar entradas de facturas con pagos para que las facturas se marquen
como pagadas y los clientes no reciban recordatorios de pago
(reconciliacin en una cuenta de cliente)
Un contador debe llevar a cabo una reconciliacin sobre una lista de entradas
contables para que la suma de crditos iguales la suma de dbitos para las
entradas igualadas. En Open ERP la reconciliacin solo puede realizarse en
cuentas que han sido configuradas como reconciliables (el campo
Reconciliar).
No confundir reconciliacin contable con
reconciliacin de estados bancarios
Es importante no confundir estos dos trminos. El primero
consiste en relacionar entradas de cuentas unas con otras,
mientras que el segundo consiste en verificar que su estado
bancario corresponde con las entradas de esta cuenta en su
sistema contable.
Hay diferentes mtodos de reconciliar las entradas. Usted ya ha visto la
reconciliacin de entradas mientras ingresa datos en una cuenta. Aqu se
describen las reconciliaciones automticas y manuales.
Reconciliacin automtica
Para la reconciliacin automtica, le pedir a Open ERP que haga su propia
bsqueda de entradas a reconciliar en una serie de cuentas, por lo que tratar
de encontrar entradas para cada asociado donde los montos corresponden.
CAPTURA
DE
cada vez.
Reconciliacin manual
Para la reconciliacin manual, abra las entradas para reconciliar una cuenta a
travs del men Gestin Financiera > Procesamiento Peridico >
Reconciliacin manual. Usted tambin puede iniciar la reconciliacin manual
desde cualquier pantalla que muestre entradas contables.
Seleccione las entradas que quiera reconciliar. Desde la seleccin, Open ERP
indica la suma de dbitos y crditos para las entradas seleccionadas. Cuando
stas estn igualadas, puede hacer click en Reconciliar entradas.
Ref.
Descripci
n
Cuenta
Dbito
12 Mayo 08
FAC23
Alquiler
auto
4010
544,50
25 Mayo 08
FAC44
Seguro de
auto
4010
100,00
31 Mayo 08
PAY01
Facturas 23,
44
4010
Crdito
644,00
Cuenta de Cancelacin
Fecha
Referencia Descripci
n
Cuenta
03 Junio 08
AJ001
Ajuste:
prdidas y
beneficios
4010
03 Junio 08
AJ001
Ajuste:
prdidas y
beneficios
xxx
Dbito
Crdito
0,50
0,50
Las dos facturas y el pago sern reconciliados en la primera lnea de ajuste. Las
dos facturas sern marcadas automticamente como pagadas.
Gestin de pagos
Por ejemplo, si tiene que pagar una factura de proveedor para un monto
grande, usted puede dividir los pagos entre varias cuentas bancarias de
acuerdo a su saldo disponible. Para hacer esto, usted puede preparar varias
rdenes en borrador y validarlas una vez que est satisfecho con la divisin de
pagos.
Una vez que la orden de pago est confirmada, todava hay un paso de
validacin que un contador debe realizar. Usted puede imaginar que esas
rdenes seran preparadas por un administrativo de cuenta, y luego aprobada
por un gerente para seguir adelante con el pago.
Un paso ms lejos: Flujo de trabajo de pago
Un flujo de trabajo de Open ERP est asociado con cada
orden de pago. Para ver una visualizacin de ello, tendr
que usar el cliente web. Seleccione una orden de pago y
haga click en Extensiones > Imprimir flujo de trabajo
desde el men en la parte superior.
Usted puede integrar reglas ms complejas para gestionar
rdenes de pago adaptando el flujo de trabajo. Por ejemplo,
en algunas compaas los pagos deben ser aprobados por
un gerente bajo cierto flujo de fondos o condiciones de lmite
de valores.
click en los dos botones, uno despus de otro, para confirmar el pago.
CAPTURA
DE PANTALLA
PGINA 166
Luego usted tiene que elegir uno de los varios medios de pago disponibles para
su compaa. stos tienen que ser configurados cuando usted configure el
sistema contable usando los mens Gestin Financiera > Configuracin >
Tipo de pago y Gestin Financiera > Configuracin > Modo de pago.
Algunos ejemplos:
Cheques
Transferencias bancarias
Caja chica
Luego usted debe seleccionar las facturas a pagar. stas pueden ingresarse
manualmente en el campo Lnea de pago, pero es ms fcil agregarlas
automticamente. Para ello, haga click en Agregar lneas de pago y Open
ERP propondr lneas con fechas lmites de pago. Para cada fecha lmite usted
podr ver:
Usted puedo entonces aceptar el pago propuesto por Open ERP o seleccionar
las entradas que pagar o no pagar de esa orden. Open ERP le da toda la
informacin necesaria para hacer una decisin de pago para cada tem de la
lnea:
Cuenta
Monto a pagar
El proveedor
Fecha lmite
Fecha de creacin
Usted puede modificar los tres primeros campos de cada lnea: la cuenta, la
cuenta de banco del proveedor y el monto que pagar. Este arreglo es muy
prctico porque le brinda completa visibilidad de todas las deudas comerciales
a pagar de su compaa. Usted puede pagar solo una parte de la factura, por
ejemplo, y cuando prepare su prxima orden de pago, Open ERP
automticamente le sugerir el pago del remanente debido.
Anlisis Financiero
Este captulo est dedicado a la carga impositiva establecida por ley y los
reportes financieros de Open ERP. Ya sea que necesite reportes acerca de
proveedores y clientes, o bien declaraciones para varios propsitos legales,
Open ERP le permite llevar a cabo un amplio rango de anlisis paramtricos de
la salud financiera de su compaa.
Si quiere analizar la salud general de su empresa o revisar el estatus de una
Cuenta por Cobrar en detalle, las cuentas de su compaa son el lugar para
definir sus indicadores de negocios.
Para llevarle la situacin ms acertada de su compaa, los diferentes reportes
contables de Open ERP son flexibles, y los resultados se calculan en tiempo
real. Esto le permite automatizar acciones recurrentes y cambiar sus
operaciones rpidamente cuando hay un problema general de la empresa
(como una cada marcada de los fondos, o las cuentas por cobrar escalando
demasiado) o bien un problema local (un cliente que no ha pagado o gastos
excesivos en el presupuesto de un proyecto).
Este captulo describe los variados reportes y declaraciones financieras
provistas por el mdulo contable de Open ERP. Tambin resea cmo Open ERP
maneja los impuestos de compras y ventas, y el reporte de impuestos.
TABLERO
DE CONTROL CONTABLE
Todos los grficos de Open ERP son dinmicos. As, por ejemplo, usted puede
filtrar la informacin haciendo click sobre Zoom y luego Filtrar en el
formulario de bsqueda. O slo hacer click en Zoom para abrir una ventana
ms grande para un grfico, luego hacer click en Buscar para mostrarlo en
una vista de lista.
BALANCE
ACUMULADO EN UN PERODO DE
30
DAS
Para un anlisis por asociado usted puede usar el balance de asociado que
obtiene a travs del men Gestin Financiera > Reportes > Cuentas de
Asociado > Balance de Asociado. El sistema entonces provee un reporte en
BALANCES
DE ASOCIADOS
LIBRO
DE
ASOCIADO
por libro, a travs del men Gestin Financiera > Entradas >
Entradas por libro
por cuenta, a travs del men Gestin Financiera > Planes > Planes
de cuentas y haga doble click en la cuenta correspondiente
Una vez que el mdulo est instalado configure sus niveles de seguimiento
usando el men Gestin Financiera > Configuracin > Trminos de pago
> Seguimientos.
Por cada nivel usted debera definir el nmero de das y crear una nota que
ser automticamente agregada a la carta recordatorio. La secuencia
determina el orden del nivel en orden ascendente.
Nivel
Das
Descripcin
Nivel 1
30 das netos
Nivel 2
40 das netos
Nivel 3
Notificar
Usted puede enviar sus recordatorios por carta o correo electrnico con el
men Gestin Financiera > Manejo peridico > Enviar seguimientos.
FORMULARIO
Entradas a cobrar
Entradas a pagar
Los diferentes reportes son pantallas de Open ERP clsicas, as usted puede
filtrarlas y explorar los elementos en detalle.
PANTALLA
Estos enlaces tambin estn disponibles al hacer click derecho sobre un campo
de asociado en cualquier formulario.
En Open ERP puede buscar un asociado sobre la base del valor de su deuda.
Entonces, si busca los asociados con un monto de crdito entre 1 y 999999999,
obtendr la lista de asociados que tienen pagos pendientes. Usted puede
seleccionar toda la lista e imprimir cartas de seguimiento para todos ellos.
Facturas de clientes
Facturas de proveedores
Notas de crdito
la declaracin de impuestos.
Impuestos
Usted puede adjuntar impuestos a las transacciones financieras para poder:
Casos de Impuestos
Los Casos de Impuestos tambin se conocen en Open ERP como Cdigos de
Impuestos. Se usan para reportes de impuestos, y pueden establecerse en una
estructura jerrquica para formar rboles de la misma forma que un Plan de
Cuentas.
Para crear un nuevo Caso de Impuestos, use el men Gestin Financiera >
Configuracin > Impuestos > Cdigos de Impuestos. Usted debe definir
los siguientes campos:
Total del Ao: una cifra nica mostrando el total acumulado en este
caso para el ao financiero.
Total del Perodo: una cifra nica mostrando el total acumulado para el
Usted probablemente necesitar crear dos casos de impuestos para cada tasa
de impuesto que deba definir, uno para el impuesto mismo y otro para el
monto de la factura sobre el que se basa el impuesto. Y crear casos de
impuesto que no vincular a Objetos de Impuesto (similar a los tipos de Vista de
Cuenta General) solo para organizar la estructura de rbol.
Para ver la estructura que ha construido usted puede usar el men Gestin
Financiera > Procesamiento peridico > Impuestos. Esta vista del rbol
refleja la estructura de los Casos de Impuestos y muestra la situacin
impositiva actual.
Objetos de Impuestos
Los objetos de impuestos calculan el impuesto sobre las transacciones
financieras a las que estn adjuntados, y se enlazan a las Cuentas Generales y
a los Casos de Impuestos.
Para crear un nuevo Caso de Impuesto, use el men Gestin Financiera >
Configuracin > Impuestos > Impuestos. Usted debe definir los siguientes
campos:
variados objetos de negocios para que las transacciones financieras puedan ser
asociadas con impuestos y cargos similares a impuestos.
Consejo: Clientes minoristas
Cuando le vende a usuarios finales ms que a negocios,
usted querra (o alguien podra pedirle) mostrar precios que
incluyan impuestos en sus documentos de facturacin ms
que un precio que tenga el precio ms el impuesto.
Para hacerlo en Open ERP, slo instale el mdulo
account_tax_include.
apropiadamente.
Usted puede asignar un impuesto a un asociado para que ste invalide
cualquier impuesto definido en un Producto. Usted hara esto, por ejemplo, si
un asociado es una obra de caridad y paga un IVA o un Impuesto de ventas
ms bajo o incluso cero en sus compras. Asumiendo que usted tiene un IVA o
impuesto de venta para obras de caridad apropiado en el Grupo de
Impuestos IVA,use el men Asociados > Asociados para abrir y editar un
formulario de un Asociado de obra de caridad, y entonces:
estndar.
Planes de Cuentas.
Los libros
Para obtener los diferentes libros diarios, use el men Gestin Financiera >
Reportes > Imprimir libros.
Terminologa: Libros
Note que hay diferentes tipos de libros en Open ERP:
* Libros de cuentas (detallados en este captulo)
* Libros de compras (para distribucin de provisiones
provistas o en ciertas fechas)
* Libros de ventas (clasificando ventas por su tipo de
transaccin)
* Libros de facturacin (para clasificar ventas por
modo de facturacin: diaria/ semanal/ mensual) y
automatizacin de las tareas.
Para obtener estos diferentes libros, instale los mdulos sale_journal y
purchase_journal.
Libro general
IMPRIMIENDO
UN LIBRO DIARIO
Declaracin de Impuestos
La informacin requerida para una declaracin de impuestos se genera
automticamente por Open ERP a partir de las facturas. En la seccin sobre la
facturacin usted habr visto que puede obtener detalles de la informacin
impositiva desde el rea inferior izquierda de una factura.
Usted puede tambin obtener informacin sobre las entradas contables en las
columnas de la derecha.
EJEMPLO
permite ver el detalle solo de lo que le interesa y oculta los subtotales menos
interesantes. Esta estructura puede ser alterada como lo desee para ajustarse
a sus necesidades.
Indicadores de gestin
Presupuestos
Indicadores de gestin
Terminologa: Indicadores Financieros
Los indicadores, a veces llamados razones financieras, son
herramientas para analizar las finanzas de una compaa. Le
permiten comparar dos cuentas o sets de cuentas desde la
hoja de balance o la cuenta de ganancias y prdidas, en la
forma de una razn. Tambin le permiten medir la salud
financiera de una compaa y hacer comparaciones desde
un ao al prximo o contra aqullos de otras compaas.
Para definir los indicadores contables en Open ERP usted debera instalar el
mdulo account_report. Cuando lo instale, los indicadores financieros usuales se
registran en Open ERP.
Los indicadores definidos por defecto en Open ERP son los siguientes:
mdulo est instalado, usted puede hacer click en un indicador financiero para
obtener un grfico de su evolucin en el tiempo.
HISTORIA
DE UN INDICADOR CONTABLE
DEFINICIN
DE UN NUEVO INDICADOR
Usted debera asegurarse que las cuentas en las que basa sus indicadores
tengan cdigos de cuenta nicos, porque los cdigos son usados en la creacin
de frmulas. Cree una frmula usando la sintaxis indicada en las instrucciones
al pie del formulario:
Donde:
12345
IND
Entonces, usando esta notacin, la razn de fondos se define por balance ('4',
'5') / (balance '1'),
cuenta 1.
IMPRESIN
DE UN PRESUPUESTO
TABLERO
DE CONTROL CONTABLE
En cada panel del tablero de control de los contadores usted puede hacer click
sobre el botn Zoom en la parte superior derecha para investigar el detalle de
sus indicadores financieros.
Configuracin de cuentas
Las cuentas deben ser configuradas para ajustarse a las necesidades de su
empresa. Este captulo explica cmo modificar su plan de cuentas, libros,
derechos de acceso, balances de cuenta iniciales y valores por defecto de la
configuracin inicial en las cuentas de su Open ERP.
Plan de cuentas
Durante la instalacin, se le da al sistema un plan de cuentas por defecto.
Puede ver los planes de cuentas activos usando el men Gestin financiera
> Planes > Planes de cuenta.
Ventaja: Planes jerrquicos
Muchos de los paquetes de software contable representan
sus planes de cuenta en forma de lista. Tambin puede
hacer esto en Open ERP si as lo desea, pero la vista de rbol
ofrece varias ventajas:
* Le permite mostrar y calcular solo las cuentas que le
interesan.
* Le permite tener una visin global de las cuentas
(cuando usted visualiza solo cuentas sumarias).
* Simplifica las bsquedas semnticamente.
* Es ms intuitivo, porque usted puede buscar cuentas
Para obtener el detalle de las entradas contables que le importan, todo lo que
necesita es hacer click en la cuenta. Usted tambin puede elegir el cono
Imprimir despus de seleccionar una o varias cuentas (haga Ctrl + click
sobre cada lnea que quiera seleccionar). El software le da a elegir entre, por lo
menos, dos reportes: imprimir el libro mayor o el balance de las cuentas
seleccionadas.
La visualizacin del plan de cuentas puede tomar varios segundos porque Open
ERP calcula los dbitos, crditos y balance de cada cuenta en tiempo real. Si
usted quiere trabajar con un plan de cuentas que tiene estructura pero no
muestra totales, use la funcin Gestin financiera > Planes > Planes de
cuentas > Planes de cuentas rpidos.
CAPTURA
DE
DEFINICIN
DE UNA
CUENTA
Usted
puede agregar nuevos tipos a travs del men Gestin financiera >
Configuracin > Plan de cuentas > Tipos de Cuentas. Use el tipo
Vista
1. Balance:
2. Ninguno:
financiero.
3. Detalle:
4. No reconciliada:
En Open ERP usted puede usar el concepto de planes de cuentas virtuales para
gestionar diferentes representaciones de las mismas cuentas
simultneamente. Estas representaciones pueden ser mostradas en tiempo
real sin tener que cargar informacin adicional.
As, su plan de cuentas general puede ser el que le exigen las leyes de su pas,
y su gerente puede tener tantos planes virtuales como necesite, basados en las
cuentas del plan general. Por ejemplo, el gerente puede crear una vista por
departamento, una vista de flujo de fondos y liquidez, o cuentas consolidadas
para diferentes compaas.
ley.
* Presentacin de planes sumarios a otros usuarios.
Entonces, hay buenas razones para visualizar la ejecucin
de transacciones financieras a travs de planes virtuales,
como presupuestos e indicadores financieros basados en
vistas especiales de la compaa.
Para crear un nuevo plan de cuentas usted debera crear una cuenta raz
usando el men Gestin Financiera > Configuracin > Cuentas
Generales > Definicin de Cuentas. Su cuenta del nivel superior debera
tener el Cdigo 0 y el Tipo Vista. Luego usted puede elegir su estructura
creando otras cuentas de Tipo Vista como sea necesario. Chequee su
estructura virtual usando el men Gestin Financiera > Planes > Planes
de Cuentas.
Finalmente, usted puede hacer planes de cuentas virtuales desde otros planes
virtuales. Esto puede darle una dimensin adicional para anlisis financieros.
Libros
Todas sus entradas contables deben aparecer en un libro contable. Entonces
usted debe, como mnimo, crear un Libro Ventas para facturas de clientes, un
Libro Compras para facturas de proveedores y un Libro Fondos para
transacciones bancarias y en efectivo.
Configuracin de un Libro
Para ver, editar o crear nuevos libros use el men Gestin Financiera >
Configuracin > Libros > Definicin de Libros.
Tal como en Cuentas Generales, los libros pueden ser desactivados para
hacerlos invisibles: para ello destilde la opcin Activar.
CAPTURA DEFINICIN
DE UN
LIBRO CONTABLE
Usted tiene que asociar una vista con cada libro. La vista del libro indica los
campos que deben ser visibles y requeridos para entrar informacin contable a
ese libro. La vista determina tanto el orden de los campos como las
propiedades de cada uno de ellos. Por ejemplo, el campo Nmero de Cuenta
debe aparecer al ingresar datos en el libro de banco pero no en otros libros.
Antes de crear una nueva vista para un libro, chequee que no hay nada similar
definido por otro libro. Usted debera crear solamente una nueva vista para
nuevos tipos de libros.
Nota: Personalizacin de vistas
Con frecuencia, usted tendr que editar una vista de libro.
Por ejemplo, para un libro en una moneda extranjera, usted
agrega un campo para la moneda y esta moneda debe estar
en la vista de libro.
En cambio, para simplificar el ingreso de datos la vista de
libro para el banco es diferente de una para los libros de
facturacin.
Usted tambin puede crear una secuencia para cada libro. Esta secuencia da la
numeracin automtica para entradas contables. O bien, varios libros pueden
usar la misma secuencia si usted as lo desea.
Un libro puede ser marcado como siendo centralizado. Cuando usted hace esto,
las entradas equivalentes no sern de cada entrada sino que pertenecern
globalmente al libro y al perodo dados. Usted tendr una lnea de crdito y una
lnea de dbito centralizadas para cada uno de estos libros, significando que
tanto el crdito como el dbito aparecen en la misma lnea.
Para evitar errores durante la carga de datos, usted puede colocar condiciones
en las cuentas generales acerca de quin puede usar una cuenta dada. Para
hacerlo, usted debe listar todas las cuentas o todos los tipos vlidos de cuentas
en la segunda pestaa , Control de carga. Si usted no ha agregado ninguna
cuenta all, Open ERP no aplica restricciones sobre la carga de datos en las
cuentas o libros. Si usted lista cuentas y los tipos de cuenta que pueden ser
usados en un libro, Open ERP previene que usted use una cuenta que no est
en esa lista. Este paso de verificacin comienza en el momento en el que usted
guarda la carga.
Esta funcionalidad es til para limitar los posibles errores de carga de datos.
Tambin, en un libro bancario, es posible restringir las cuentas que van a
enlazarse a los bancos a las clases 1 a 5. Usando esto usted evita que el
usuario haga falsas cargas en el libro.
Consejo: Control de carga de datos
En contabilidad no es una buen a idea permitir una entrada
directamente desde la cuenta de banco A a la cuenta de
banco B. Si usted carga una transaccin desde el Banco A al
Banco B la transaccin ser contabilizada dos veces.
CAPTURA
DE
DEFINICIN
DE UN
AO FISCAL
PERODOS
Condiciones de Pago
Usted puede definir las condiciones de pago que necesite en Open ERP. Las
condiciones de pago determinan las fechas lmite para pagar una factura.
Para definir nuevas condiciones de pago, use el men Gestin Financiera >
Configuracin > Condiciones de Pago > Condiciones de Pago.
CAPTURA DEFINICIN
DE
CONDICIONES
DE
PAGO
Porcentaje:
Monto Fijado:
Balance:
Entradas al comienzo de un ao
Para actualizar todas sus cuentas, cree un Libro de tipo Situacin en modo
Equivalencia Centralizada para evitar una equivalencia en cada lnea.
Cuentas Analticas
En el corazn de los procesos de la compaa, las cuentas analticas (o cuentas
de costo) son herramientas indispensables para la adecuada gestin de sus
operaciones. Al contrario de sus cuentas financieras, no son slo para el
personal contable, sino tambin para los gerentes generales y de proyectos.
Usted necesita una referencia comn para cada usuario, servicio o documento
para integrar todos los procesos de su compaa efectivamente. Esa base
comn es provista en Open ERP por las cuentas analticas (o cuentas de
gestin, o cuentas de costo, como tambin son llamadas).
Las cuentas analticas se presentan frecuentemente como una base para las
decisiones estratgicas empresariales. Pero por toda la informacin que
coordinan, las cuentas analticas de Open ERP pueden ser una herramienta de
gestin muy til, en el centro de la mayora de los procesos del sistema.
Mientras que la estructura del plan general de cuentas es impuesto por ley, el
plan de cuentas analtico se construye para ajustarse lo mejor posible a las
necesidades de la compaa.
Tal como en las cuentas generales, usted encontrar entradas contables en las
diferentes cuentas analticas. Cada entrada analtica puede ser vinculada o no
a una cuenta general, como usted lo desee. A la inversa, una entrada en una
cuenta general puede ser vinculada a una, varias o ninguna cuenta analtica.
Incluso las compaas que no usan las cuentas generales de Open ERP,
puede usar las cuentas analticas para la gestin
Importante: Quin gana con las cuentas analticas?
A diferencia de las cuentas generales, las cuentas analticas
en Open ERP no son tanto acerca de la contabilidad como
son una herramienta de gestin para todos en la compaa.
Es por eso que tambin se las llama cuentas de gestin.
Los principales usuarios de las cuentas analticas son los
directores, los gerentes generales y los gerentes de
proyecto.
Las cuentas analticas constituyen una poderosa herramienta que puede ser
usada de muchas maneras. El truco es crear su propia estructura analtica para
un plan de cuentas que se ajuste a las necesidades de su compaa.
2. Un estudio de abogados
Cuentas Generales
Cuentas Analticas
Ttulo
Cuenta
600
1500
Produccin Rango 1
1500
Subcontratistas
602
450
Produccin Rango 2
-450
600
Produccin Rango 1
200
Cargos de transporte
613
450
Produccin Rango 1
-450
Costos de personal
6201
10000
RR. PP.
614
Dbito
Crdito
200
450
Cuenta
Valor
Marketing
-2000
Comercial
-3000
Administracin
-1000
Produccin Rango 1
-2000
Produccin Rango 2
2000
Marketing
450
Total
Departamento de Marketing
-2450
Departamento Comercial
-3000
Departamento de Administracin
-1000
Produccin
-6200
Produccin Rango 1
- 3750
Produccin Rango 2
-2450
Un reporte que relacione tanto las cuentas generales como las analticas le
permite obtener una estructura de costos en un departamento dado. Un
anlisis del departamento Produccin / Producto Rango 1 se muestra en esta
tabla:
Monto
1300
-450
-2000
Total
-3750
Como muchos de los procesos del sistema, las horas trabajadas se integran en
Es inusual facturar por los diferentes casos. Los casos no se corresponden con
ninguna entrada en las cuentas generales ni vienen de facturas de compra o
venta.. Estn representados por las variadas operaciones analticas y no tienen
equivalencias exactas en las cuentas generales. Son calculados sobre la base
del costo horario por empleado. Estas entradas son automticamente creadas
en planillas de trabajo de facturacin (billing worksheets).
Al final del mes cuando usted pague salarios y beneficios, usted los integrar a
las cuentas generales peor no a las analticas, porque ya han sido
contabilizados al facturar cada cuenta. Un reporte que relaciona informacin
desde las cuentas generales y analticas le permite comparar los totales, as
usted puede reajustar sus estimaciones de costo horario por empleado
dependiendo del tiempo realmente trabajado.
Cuenta
Monto
Cuenta
General
Dbito
-15
-45
Consulta (4 h)
Caso 2.1
-60
Cargos de servicio
Caso 1.1
Compra de artculos
de librera
Administra -42
cin
601 - Compra de
muebles
42
Combustible - Viaje a
cliente
Caso 1.1
613- Transportes
35
280
-35
Crdito
705 - Servicios
facturacin
280
6201 - Salarios
3000
Planeamiento de proyectos
Para lidiar con estos problemas, usted usara un plan analtico de cuentas
estructuradas por proyecto y por contrato. Una representacin de esto est
dada en el siguiente ejemplo:
* Cliente 1
Proyecto 1.1
Proyecto 1.2
* Cliente 2
Proyecto 2.1
Proyecto 2.2
3. Contratos de soporte - 20 h
* Cliente X
* Cliente Y
La gestin de servicios, gastos y ventas es similar a la presentada
anteriormente para los abogados. La facturacin y el estudio de rentabilidad
tambin son similares.
Pero ahora veamos los contratos de soporte. Estos contratos estn limitados
usualmente a un nmero de horas prepagadas. Cada servicio destinado en las
cuentas analticas muestra las horas remanentes de soporte disponibles. Para
la gestin de contratos de soporte, usted usara las cantidades y no los montos
en las entradas analticas.
Libro de servicio
Libro de gastos
Libro de ventas
Libro de compras
CAPTURA
Para crear una cuenta analtica usted debe llenar los campos principales:
El Nombre de Cuenta
Si el proyecto es por un tiempo limitado usted puede definir aqu una fecha de
comienzo y otra de final. El campo Estado se usa para indicar si el proyecto
est en marcha (Abierto), esperando por informacin del cliente
(pendiente),Borrador o Cerrado.
completar los campos sobre el Asociado, los que necesitara para facturarle:
El Asociado
Una Lista de precios que muestra cmo deberan cargarse los servicios
asociados al proyecto.
CAPTURA
Una vez que ha definido las diferentes cuentas analticas usted puede ver su
plan a travs del men Gestin Financiera > Planes > Plan de cuentas
analtico.
Tcnica: Configuracin de una cuenta analtica
La pantalla de configuracin de una cuenta analtica puede
Servicios
Reembolso de gastos
Compra de materiales
Gastos variados
Ventas
analtico es muy fcil. Slo dele un Nombre, un Cdigo y un Tipo. Los tipos
disponibles son:
Ventas,
Compras,
Fondos,
Situacin,
del ao financiero.
General,
Registros analticos
Tal como en la contabilidad general, las entradas analticas deben pertenecer a
una cuenta y a un libro analtico. Los registros analticos pueden ser
distinguidos de los generales por las siguientes caractersticas:
REGISTRO
Entradas automticas
La contabilidad analtica est totalmente integrada con los otros mdulos de
Open ERP, por lo que usted nunca deber reingresar los registros. Se generan
automticamente por las siguientes operaciones:
proyecto con ese pedido. Este pedido entonces va a generar una factura al
cliente, que ser vinculada con la cuenta analtica. Cuando se valide la factura
se crearn automticamente registros de contabilidad analtica y general para
el correspondiente proyecto.
Para visualizar las entradas generales que siguen a estas diferentes acciones
usted puede usar uno de los siguientes mens:
1. Para ver todas las entradas: Gestin Financiera > Entradas >
Entradas Analticas > Entradas Analticas.
2. Para ver las entradas por cuenta, haga click en el campo Cuenta
Analtica de cualquier lnea de las Entradas Analticas para ver los
detalles de esa entrada. Luego use el Nombre de Cuenta analtico para
iniciar una bsqueda de todas las entradas con ese nombre (solo haga
click en el hipervnculo Fecha sobre una lnea en el cliente Web, o haga
doble click en la lnea en el cliente Windows).
3. Para ver todas las entradas por Libro: Gestin Financiera > Entradas
> Entradas Analticas > Entradas por Libro, y haga click sobre
alguno de los nombres de libro.
Nota: Revisar una cuenta jerrquica
En el plan de cuentas analticas, si usted hace click sobre
una cuenta, Open ERP abre una ventana mostrando las
entradas analticas correspondientes.
La intencin es que si usted abre una cuenta tipo Vista, Open
Anlisis Financiero
Varios reportes diseados para el anlisis financiero se basan en las cuentas
analticas. Muchos de ellos estn disponibles directamente desde el rbol de
cuentas o desde la forma vista de la cuenta.
Balance Analtico
Balance Analtico
CAPTURA
BALANCE ANALTICO
El balance analtico es un reporte que relaciona las cuentas analticas con las
cuentas generales. Brinda los balances de las cuentas analticas
descompuestas por cuenta general para un perodo dado.
Esto le permite analizar sus costos segn la cuenta general. Por ejemplo, si
examina su cuenta general de sueldos de personal, usted puede obtener todos
los costos de salario descompuestos segn las diferentes cuentas (o proyectos)
analticas.
DE
COSTO
Mientras que los dos reportes anteriores brindan resultados sumados por
cuenta, el libro mayor de costo provee todas las entradas detalladas para las
cuentas seleccionadas. Esto permite un anlisis detallado de cada operacin
llevada a cabo en uno o varios proyectos.
DE
El ltimo reporte brinda el detalle de entradas para una cuenta analtica y una
lista de libros seleccionados. Solo se reportan las cantidades para este anlisis,
no los costos ni los ingresos.
Nota: Multicompaa
En un ambiente multicompaa, cada compaa tiene su
propio plan general de cuentas en la misma base de datos.
Los dos planes generales de cuentas son independientes
pero pueden vincularse en un tercer plan usando una cuenta
vista para hacer la consolidacin.
Si las diferentes compaas colaboran en proyectos
conjuntos, ellas pueden compartir el mismo plan de cuentas
analtico. En este ambiente, los reportes cruzados como el
balance y el balance invertido son muy tiles porque
permiten hacer un anlisis por compaa vinculndolo a las
cuentas generales.
Indicadores Clave
Si usted usa cuentas analticas con una estructura de cuentas por proyecto de
cliente, usted puede instalar el mdulo correspondiente que agrega tres
nuevas pestaas al formulario de cuenta analtica:
CAPTURA
DESCOMPOSICIN
CUENTAS
Estos diferentes mens le brindan vistazos rpidos que son muy tiles para los
proyectos en marcha. Para cada proyecto usted puede chequear si hay
servicios sin facturar, y ver la fecha de la ltima factura y la del ltimo servicio
sin facturar, y reportes sobre los montos recibidos y aqullos que se espera
recibir. Los gerentes de proyectos tienen toda la informacin necesaria para
gestionar bien sus proyectos, mostrados en una sola pgina. Con esta
informacin ellos puede llevar a cabo diferentes operaciones necesarias para
gestionar el proyecto, como facturacin automtica, planeamiento de proyecto,
actualizacin de clientes y presupuesto para recursos.
Un paso ms all
No ha habido discusin de presupuestos analticos en esta
seccin porque por el momento ese mdulo est siendo
completamente revisado. Sin embargo, vale la pena
probarlos porque ofrecen la posibilidad de:
* Pronosticar proyectos a mediano plazo.
* Controlar los costos del proyecto.
* Comparar con las cuentas generales.
Recursos Humanos
Para comenzar, este captulo trata de los recursos humanos y los servicios de
empleados.
Gestin de Personal
Para definir un nuevo empleado en Open ERP, use el men Recursos
Humanos > Empleados > Nuevo Empleado.
CAPTURA
DE
DESCRIPCIN
DE UN
EMPLEADO
CAPTURA
DE UNA
HOJA
DE
ASISTENCIA
Asistencia.
CAPTURA
DE
DEFINICIN
DE
CONTRATO
DE
TRABAJO
PARA UN
EMPLEADO
Fecha de comienzo
Entrada y Salida
En algunas compaas, el personal tiene que firmar la entrada al llegar al
trabajo y firmar la salida al final del da. Si cada empleado ha sido enlazado a
un usuario del sistema, ellos pueden firmar la entrada en Open ERP usando el
men Recursos Humanos > Asistencias > Entrada / Salida.
Hojas de Asistencia
En muchas compaas de servicios donde se ha integrado Open ERP, las hojas
de asistencia o de servicio han revolucionado las prcticas de gestin. Estas
hojas de servicio son producidas por cada empleado a medida que trabajan en
los diferentes casos o proyectos que estn en marcha. Cada uno de ellos est
representado por una cuenta analtica en el sistema.
A lo largo del da, cuando los empleados trabajan en uno u otro proyecto,
agregan una lnea a las hojas de asistencia con detalles del tiempo usado en
cada proyecto. Al final del da, cada empleado debe marcar todo el tiempo
trabajado en el cliente o en proyectos internos para sumar el nmero total de
horas trabajadas en el da. Si una cuenta no est en el sistema, entonces el
tiempo se agrega a las horas que no han sido asignadas en el da.
CAPTURA
DE UNA
HOJA
DE
ASISTENCIA
PARA UN
DA
DE
TRABAJO
Conocer los costos necesario para dirigir la compaa, tal como los costos
de marketing, los costos de entrenamiento para nuevos empleados y las
tarifas de facturacin para un cliente.
Configuracin de empleados
Para ser capaz de usar las hojas de asistencia, usted primero debe definir
aquellos empleados que son usuarios del sistema. Los formularios de definicin
de empleados contienen la informacin necesaria para usar esa planilla tal
como el ttulo de trabajo y los costos horarios.
Dos campos son de particular inters para usted cuando gestione las hojas de
asistencia: el Libro Analtico y el Producto.
Como con los Asociados, usted debera crear una Categora de Producto
Un formulario de Asociado
Un formulario de Empleado
Un Usuario de sistema
Las horas se codifican a lo largo del da por cada empleado. Esto ayuda a
revisitar la lista al final del da para verificar que el nmero de horas de
asistencia en la compaa ha sido apropiadamente contabilizada. El total
ingresado se muestra en la parte superior derecha de la lista de horas de
servicio.
CAPTURA
Los gerentes pueden hacer uso de los diferentes reportes para administrar las
hojas de asistencia fcilmente. Usted puede imprimir un resumen en la forma
de una tabla por usuario y por da en el men Recursos Humanos >
Reportes > Hoja de Asistencia > Imprimir resumen de hoja de
asistencia. Esto le ayuda a ver cundo un empleado ha olvidado de codificar
su hoja de asistencia un determinado da.
GRFICO
La informacin para estos grficos puede ser cambiada usando los filtros
disponibles en la parte superior de la pantalla. Si quiere obtener cifras ms
exactas, cambie a la vista en modo lista.
cuentas analticas.
Una cuenta analtica debera reflejarse en las cuentas generales, pero no hay
equivalencia directa de estas cuentas analticas en las cuentas generales. En
cambio, si los costos horarios de los empleados se contabilizan correctamente,
las entradas de la hoja de asistencia mensual deben ser saldadas por el salario
ms el paquete de beneficios pagado a todos los empleados a fin del mes.
Las variaciones de salario y los costos asociados, tales como los cargos
por cobertura social.
En esa situacin, las horas que no son codificadas en las hojas de asistencia
representan prdida de dinero para la compaa. Entonces es importante
establecer seguimientos efectivos de las hojas de asistencia de servicio y su
codificacin.
ESQUEMA
DETALLE
La Gestin de Servicios
Este captulo se enfoca en la gestin de contratos, y los servicios asociados con
eso. El proceso completo de gestin de servicios se estudia aqu desde la
definicin de precios y contratos hasta la facturacin automtica de los
servicios, pasando por el planeamiento y el tratamiento de costos adicionales
tales como los recibos de gastos.
1. Distribucin principal:
3. Clientes al paso
Una nica lista de precios puede existir en varias versiones, pero solo se
permite que una est activa en un tiempo dado. Estas versiones le permiten
establecer diferentes precios en diferentes momentos. As, la lista de precios
para clientes al paso podra tener cinco versiones diferentes, por ejemplo:
Otoo, Verano, Ofertas de verano, Invierno, Primavera.
Los precios en una lista de precios pueden depender de otra lista, lo que
significa que usted no tiene que repetir la definicin de todas las condiciones
para cada producto. As, una lista de precios en dlares puede estar basada en
una lista de precios en pesos. Si el ndice de conversin de la moneda entre
pesos y dlares cambia, o los precios en pesos cambian, las tarifas en dlares
pueden ajustarse automticamente.
CAPTURA
Una versin de lista de precios est formada por un conjunto de reglas que se
aplican a los precios base de los productos.
Usted define las condiciones para una regla en la primera parte de la pantalla
de definicin llamada Rules Test Match. La regla se aplica al Producto o
Plantilla de Producto y/o la Categora de Producto. Si se aplica una regla a
una categora, entonces se aplica automticamente a todas sus subcategoras
(usando la estructura de rbol para categoras de producto).
pedidas.
Varias reglas puede aplicarse en ese sentido. Open ERP evala las reglas en
secuencia para seleccionar cules aplicar al clculo de precios especificado. Si
varias reglas son vlidas, entonces solo se usa la primera en secuencia para el
clculo. El campo Secuencia determina el orden, empezando por el nmero
ms bajo.
Una vez que una regla ha sido seleccionada, el sistema tiene que determinar
cmo calcular el precio a partir de la regla. Esta operacin est basada en los
criterios expuestos en la parte baja del formulario, etiquetada como Cmputo
de precio. El primer campo que tiene que completar est etiquetado como
Basado en. Usted debe indicar el modo de calcular el precio del asociado.
Usted tiene que elegir entre:
ingrese 0,20 para un descuento del 20% sobre el precio de lista. Si el precio
est basado en el Costo Estndar, usted puede ingresar -0,15 para obtener un
aumento del 15% en el precio de venta comparado con el costo estndar.
La adicin del campo2 se aplica luego del clculo de redondeo, el que puede ser
muy til en situaciones de precio especficas. Por ejemplo, si usted quiere que
su precio termine en 9,99, redondee a 10 y luego agregue un suplemento de
-0,01
en el campo2.
Los campos Margen mnimo y Margen mximo aseguran que usted puede
garantizar un margen de ganancia sobre el precio base. Un margen de 10 le
permite asegurarse que el retorno no ser menor a un margen de 0. Si usted
pone este campo a 0, entonces no tendr efectos en el clculo.
Una vez que la lista de precios est definida, usted puede asignarla a un
asociado. Para hacerlo, encuentre un Asociado y seleccione su pestaa de
Propiedades. Usted puede entonces cambiar la Lista de precios de venta y
la Lista de precios de compra que estn cargadas por defecto para el
asociado.
CAPTURA
Cuando usted instala el software se crean dos listas de precios por defecto: una
para compra y otra para ventas. Cada una contiene solo una versin de la lista
1. Accesorios
Impresoras
Scanners
Teclados y mice
1. Computadoras
Porttiles
Computadoras
- Computadoras de oficina
_ Computadoras profesionales
Lista de Precios
Precio Estndar
Precio por
defecto
del proveedor
Acer Porttil
1200
887
893
Toshiba Porttil
1340
920
920
Teclado Cherry
100
50
50
1400
1000
1000
Computadora de
oficina
Definicin de la lista de precios
Para todos los otros productos, el precio de venta est dado por el costo
estndar en el archivo del producto, sobre el que se agrega un 31%. El
precio debe terminar en ".99".
Asuma que la lista de precios de Acer est definida en Open ERP. La lista de
precios para revendedores y la versin de la lista de precios contienen tres
lneas:
1. Lnea Acer
campo1: -0,23.
Secuencia: 1
1. Lnea Cherry
Cantidad mnima: 5
campo1: 1
campo2: 60
Secuencia: 2
Campo1: -0,31.
Campo2: -0,01.
Secuencia: 3.
Note tambin que para fijar un precio de 60 para los teclados Cherry, se us la
frmula Precio = Precio base x (1-1.0) + 60.
Campo1: 0,05.
Secuencia: 1.
Producto:
Secuencia: 2.
Una vez que esta lista ha sido cargada, encuentre el archivo de asociado para
la compaa Compumax. Haga click sobre la pestaa Propiedades y luego el
campo Lista de Precios de Venta para seleccionar Contrato Compumax. Ya que
el contrato es vlido por un ao, complete los campos Fecha de inicio y
Fecha de finalizacin en la versin de lista de precios.
Una vez que haya hecho esto, usted puede hacer una dependencia sobre el
nuevo tipo de precio en la lista de precios. As, al agregar el campo Peso y/o
Volumen usted puede variar el precio de una pieza de producto como una
funcin de su peso y/o su volumen. Esto es diferente que definir un precio por
peso porque en ese caso la unidad de medida por defecto sera peso y no por
pieza (por ejemplo, usted podra tener una caja de cerezas con un precio por
unidad, ms que 200 gr de cerezas con un precio por gramo).
Crear una nueva lista de precios para la segunda moneda y hacer que
esta lista dependa de otra lista de precios o de un precio de producto: la
conversin entre monedas se har automticamente segn los ltimos
ndices. Esta solucin suele ser la ms flexible y la ms simple para
mantener a medida que cambien los precios.
Usted puede agregar nuevos pedidos usando el men Gestin de ventas >
Pedidos de venta.
PROCESO
Una vez que la orden ha sido aprobada, Open ERO generar automticamente
una factura y/o una propuesta de documento de envo basados en los
Pago antes del envo: Open ERP crea una factura en el estado Borrador.
Una vez que sea confirmada y pagada, se activa el envo.
Esto trabaja bien para pequeos pedidos. Pero para pedidos de servicios de
ms valor usted quiz quiera facturar varias veces a lo largo del contrato, por
ejemplo:
En este caso, usted debera crear varias facturas para un nico pedido, y para
ello tiene dos opciones:
El enfoque que usted use para esto es totalmente diferente porque en vez de
usar los pedidos de ventas como la base de la factura, usted debe usar las
cuentas analticas. Para esto usted debe tener instalado el mdulo
hr_timesheet_invoice.
Se crea una cuenta analtica para cada nuevo contrato. Los siguientes campos
deben ser completados en esa cuenta analtica:
PANTALLA
Open ERP luego mostrar todos los costos que no han sido facturados todava.
Usted puede filtrar la lista propuesta y hacer click en el botn de accin
apropiado para generar las facturas correspondientes. Usted puede seleccionar
el nivel de detalle con el que se reporta en la factura, tal como la fecha y los
Tiempo trabajado
Reembolso de gastos
Este enfoque se usa con frecuencia en una compaa pero hay otras opciones.
Este mtodo de facturacin puede dar varios problemas para la organizacin y
la facturacin del proyecto:
El proyecto puede ser fijado por costos de servicios pero tiene extras
acordados, como reembolso por gastos de viajes. La facturacin desde el
pedido no se adapta bien a este enfoque.
Open ERP brinda un tercer mtodo de facturacin de servicios que puede ser
til en proyectos largos. Esto consiste en la facturacin peridica del proyecto
sobre la base del tiempo trabajado hasta un monto fijado que no puede
sobrepasarse. Al final del proyecto se genera una factura final o una nota de
crdito para ajustarse al monto total del valor fijado para el proyecto.
Para configurar un proyecto as, usted debe establecer una tasa de facturacin,
una lista de precios y un monto mximo sobre la cuenta analtica para el
proyecto. Los servicios se facturan a lo largo del proyecto, ya sea por el
gerente de proyecto o por el gerente de cuenta, tal como los proyectos que se
facturan por tiempo trabajado. Los gerentes pueden aplicar un reembolso
sobre la factura final si el proyecto toma ms tiempo para completarse que el
permitido por el contrato.
PLANEAMIENTO
La figura muestra una sesin de planeamiento mensual donde los planes han
sido hechos para que cada empleado pase un nmero de das de trabajo en
varios proyectos.
Una vez que el plan ha sido guardado, use las otras pestaas del formulario de
planeamiento para chequear que el monto de tiempo asignado a los
empleados o a los proyectos es correcto. El tiempo asignado debe
corresponder con el del contrato de empleo de los empleados, por ejemplo
37,5 horas por semana. El tiempo pronosticado para el proyecto debe ajustarse
al compromiso que usted ha tomado con el cliente.
Al final del perodo usted puede comparar la duracin del trabajo efectivo sobre
los diferentes proyectos con el que se estim al comienzo. Imprima el plan para
obtener una comparacin del tiempo de trabajo planeado y el tiempo real
trabajado.
COMPARACIN
Usted puede estudiar adems varias de las estadsticas de sus proyectos desde
el men Recursos Humanos > Reportes > Planeamiento.
Tratamiento de gastos
Los gastos de los empleados son cargos ocasionados en nombre de la
compaa. La compaa entonces los reembolsa al empleado. Los recibos
encontrados con ms frecuencia son:
Un proceso integrado
ESQUEMA
Una vez que la planilla ha sido aprobada por el jefe de departamento se enva
a los contadores, quienes registran responsabilidad de la compaa hacia el
empleado. Contabilidad puede tambin pagar esta factura y reembolsar al
empleado que ha puesto el dinero previamente.
Algunos recibos son para los gastos del proyecto, entonces stos pueden ser
adjuntados a la cuenta analtica. Los costos incurridos se agregan al costo
suplementario de la cuenta analtica cuando la factura es aprobada.
Usted necesitar facturar al cliente por estos gastos, dependiendo del contrato
preciso que se ha negociado. Los gastos de viaje y subsistencia se manejan as
generalmente. stos pueden ser recargados al cliente a fin de mes si el precio
del contrato ha sido negociado ms expensas.
Si usted tiene que seguir muchos pasos para reclamar estos gastos, esto puede
transformarse rpidamente en algo engorroso, sobre todo para aquellos
empleados que alegan varias lneas de gastos diferentes. Si usted tiene un
buen sistema que integre la gestin de estos reclamos, usted puede evitar
muchos problemas y aumentar sutilmente la productividad de su personal.
Si sus sistemas manejan sus gastos bien, usted puede evitar prdidas
significativas estableciendo los trminos de venta efectivamente. En contratos
con precio fijado, los reembolsos se facturan habitualmente de acuerdo con el
gasto real. Le conviene sistematizar su tratamiento y automatizar el proceso al
Reclamo de gastos
Con el mdulo hr_expenses usted puede automatizar la gestin de reclamo de
gastos. Los usuarios pueden cargar sus gastos a travs del men Recursos
Humanos > Gastos > Mis gastos.
Unidad de medida: km
Gestin de proyectos
En el captulo previo usted lidi con la gestin financiera de los proyectos, que
estaba basada en las cuentas analticas de Open ERP, estructurados en casos.
Esta forma de trabajar le permite analizar planes de tiempo y presupuestos,
controlar la facturacin y gestionar sus diferentes contratos.
trabajo flexible.
La mayora de los proyectos de los clientes estn representados por:
Abierto:
Pendiente:
Cancelado:
Hecho:
Desde el men Gestin de proyectos > Todas las tareas, cree una
nueva tarea y asgnela a un proyecto existente.
Gestin de tareas
Cada tarea contiene uno de los siguientes estatus, dependiendo del estado:
Borrador:
Abierta:
Cerrada:
Cancelada:
Pendiente:
ser realizada
TAREAS
EN GESTIN DE PROYECTOS
Cada usuario gestiona entonces su propia tarea usando los diferentes mens
disponibles. Para abrir la listas de tareas no cerradas que usted tiene asignadas
especficamente, use el men Gestin de Proyectos > Mis tareas > Mis
tareas abiertas. O para abrir las tareas no asignadas, vaya a Gestin de
Proyectos > Todas las tareas > Tareas no asignadas y seleccione las
tareas en estado Borrador y Abierta de esa lista.
Consejo: Atajos
Cada usuario debera crear un vnculo al men Mis Tareas
Abiertas en sus propios atajos, porque tendrn que consultar
este men varias veces al da.
Cuando un usuario trabaja en una tarea, l puede cargar su trabajo en la lista
del campo Trabajo de tarea al pie del formulario. Las Horas efectivas se
calculan automticamente a partir del trabajo all codificado.
Nota: Tareas y hoja de asistencia
Si usted no hace esa distincin entre los roles, entonces ponga a la misma
persona en ambos campos.
Facturacin de tareas
Ya se han visto varios mtodos de facturacin:
Facturacin manual
Existe otro mtodo, sin embargo: facturacin a partir de las tareas a medida
que stas se cierran. Para hacerlo, primero configure el proyecto con una Lista
de Precios y un producto cuyos detalles sern listados en la factura. Los
diferentes modos de facturacin en el campo Modo de fijacin de precio
son:
Por hora efectiva: se establece una tarifa horaria, y Open ERP usa el
campo Horas efectivas para crear el monto de la factura cuando se
completa la tarea.
Para ser facturada, la tarea debe haber sido marcada como tal. Tilde la opcin
Para ser facturada en la pestaa Informacin extra en el formulario de
definicin de tarea.
Nota: Facturacin por proyecto
Si su facturacin est basada en tareas a una tasa acordada
por cada proyecto, usted puede especificar tareas al
comienzo de un proyecto o una fase. Entonces por cada fase
en un proyecto que va a ser facturado, usted crea un recibo
de tarea o una nota de entrega.
Cuando la tarea ha sido cerrada el gerente de cuenta puede
facturar automticamente todos los proyectos o fases de
proyectos que se muestren en la lista de tareas a facturar.
Aunque la facturacin de tareas pueda parecer til en ciertas situaciones, es
mejor facturar desde el servicio o desde pedidos de compra. Estos mtodos de
facturacin son ms flexibles, con varios niveles de precios configurados en la
lista de precios,y diferentes productos que pueden ser facturados. Adems es
de mucha ayuda limitar el nmero de mtodos de facturacin en su compaa
extendiendo el uso de un mtodo de facturacin que usted ya tenga.
Usted tambin puede cambiar alguno de los parmetros del pedido, que
afectan a la factura:
Si el proyecto est compuesto de tareas sin orden aparente, usted puede dejar
el nmero de secuencia en su valor por defecto. En este caso usted usa el
campo Prioridad, que puede tomar uno de los siguientes valores: Muy baja,
Baja, Media, Urgente, Muy urgente.
Finalmente, si la tarea no tiene una secuencia ni una prioridad, Open ERP usa
la fecha en el campo Fecha lmite para ordenar las tareas.
VISTA CALENDARIO
DE LAS
TAREAS
DEL
SISTEMA
Delegacin eficiente
Para delegar una tarea a otro usuario, usted puede simplemente cambiar la
persona responsable para esa tarea. Sin embargo, el sistema no lo ayuda con
el seguimiento de tareas que haya delegado, tal como el monitoreo del trabajo
realizado, si lo hace de esta manera.
FORMULARIO
En cambio, usted puede usar el botn Delegar sobre una tarea a partir de la
versin 4.3 de Open ERP.
Al hacer click en Delegar se crea una nueva tarea para el usuario que usted
especifique. Su propia tarea se mueve al estado Pendiente y se modifica para
reflejar el cambio de requerimiento para aprobar el trabajo cuando est
completado.
entonces aparece en su lista de tareas junto con todas las dems en las que
est trabajando.
nica lista.
Muchos gerentes con una pesada carga de trabajo usan la urgencia como su
nico mtodo de priorizacin. La dificultad es entonces en resolver cmo
planear las tareas sustanciales (como los objetivos a mediano plazo). stas no
son urgentes pero son muy importantes.
Contexto
El contexto est determinado por el ambiente de trabajo en el que usted debe
estar para lidiar con ciertas tareas. Por ejemplo, usted podra definir los
siguientes contextos:
Oficina: para tareas que tengan que ser resueltas en su lugar de trabajo
(como llamar a un cliente o escribir un documento).
Casa: para tareas que tengan que ser llevadas a cabo en su direccin
privada (como encontrar a personal de limpieza o cortar el csped).
Cajas de tiempo
Luego usted tiene que definir las cajas de tiempo. Usted tiene que completar
las tareas en el intervalo de tiempo especificado por una caja de tiempo. Usted
usualmente define las cajas de tiempo con los siguientes perodos:
Una tarea puede ser puesta en una y slo una caja de tiempo a la vez.
Usted debera distinguir entre una caja de tiempo y la fecha lmite para
completar una tarea, porque esta ltima est usualmente fijada por los
requerimientos del gerente de proyecto. En cambio, una caja de tiempo se
selecciona de acuerdo a lo que un individuo puede hacer.
Un proyecto o un objetivo de varios das puede ser resumido en una sola tarea.
Usted no tiene que detallar cada operacin si las acciones que deben realizarse
son lo suficientemente claras para usted.
CAJA
Luego haga click sobre el botn en la parte superior derecha: Planear la caja
de tiempo. Este procedimiento le permite seleccionar las tareas del da entre
aqullas en la caja de tiempo para la semana. Esta operacin le da un
pantallazo general de las tareas y objetivos en el mediano plazo y le hace
revisarlas al menos una vez al da. Es entonces cuando usted debera decidir
asignar parte de su tiempo ese da a ciertas tareas basado en sus prioridades.
Ya que las tareas estn clasificadas por prioridad, es suficiente con tomar las
primeras de la lista, hasta el nmero de horas en su da. Esto le tomar
solamente un minuto, porque la seleccin no se toma de todas las tareas que
debe realizar a futuro, sino de aqullas seleccionadas para esta semana.
Una vez que la caja de tiempo ha sido completada, usted puede comenzar su
trabajo en las tareas del da. Para cada tarea usted puede comenzar a trabajar
sobre ella, delegarla, cerrarla o cancelarla.
Haga lo mismo cada semana y cada mes usando los mismos principios, pero
solo usando las cajas de tiempo apropiadas para esos perodos.
Open ERP le brinda una gran flexibilidad en los modos de configurarlo y usarlo,
lo que le permite modificar su apariencia, el modo general en el que funciona y
las diferentes herramientas de anlisis elegidas para ajustarse ms a las
necesidades de su compaa. Estos cambios de configuracin se llevan a cabo
a travs de la interfaz del usuario.
Una vez que ha hecho esto, vaya al men Administracin > Gestin de
Mdulos > Grabacin de Mdulos > Guardar el Men Grabado.
Un paso ms all: Contribuyendo al desarrollo de
Open ERP
Una vez que su configuracin personal ha sido guardada en
un mdulo, instale el mdulo base_module_publish. Esto le da
una nueva accin posible, Publicar Mdulo, en el men
Administracin >Gestin de Mdulos > Mdulos.
Use esta funcin para publicar su mdulo en el sitio oficial
de Open ERP. Podr entonces ser usado por otras compaas
con las mismas necesidades que las suyas. Y en el futuro
Luego, Open ERP crea un archivo comprimido para usted conteniendo todas las
modificaciones que usted ha hecho mientras estaba llevando a su trabajo de
configuracin. Usted podra reinstalar este mdulo en otras bases de datos y/o
publicarlo en lnea para ayudar a otras compaas. Esto podra terminar siendo
til si usted quiere instalar un servidor de prueba para los usuarios de la
compaa y darles la misma configuracin que el servidor de produccin.
Esta seccin describe cmo proceder para cambiar la estructura del men y la
pgina de inicio, personalizacin la terminologa de los mens y formularios en
la interfaz del usuario y gestionar derechos de acceso de los usuarios a los
mens y los objetos de negocios subyacentes.
Para hacerlo, seleccione el tem del men Administracin > Usuarios >
Usuarios > Cambiar mi Contrasea. Luego haga click sobre la lnea
conteniendo la palabra Administrador (pero no sobre el nombre Administrador) y
haga click sobre el botn Cambiar para traer el tem del men como un
formulario editable (puede hacer lo mismo usando el cliente Windows,
seleccionando la lnea y haciendo click sobre el botn Vista).
Usted podra ahora editar este formulario, cambiar su Men Padre (lo que
mueve la entrada a una parte diferente del sistema del men), editar su
nombre de Men (para cambiar cmo aparece en el rbol de men), o darle un
nuevo cono. Tambin podra darle una nueva Accin.
cada uno.
SELECCIN
DE UNA NUEVA
PGINA
DE
INICIO
Si est usando el cliente Web, haga Ctrl + click derecho (o sea, click
derecho mientras el cursor est en el campo y la tecla Control se presiona
en el teclado).
INSERTANDO
Cambio de terminologa
Usted puede usar la funcionalidad de traduccin de idioma de Open ERP para
sustituir su terminologa estndar con terminologa que se ajuste mejor a su
compaa. Es ms sencillo adaptar el software con diferentes trminos
especficos de su industria. Adems esto puede fortalecer la aceptacin de su
nuevo sistema Open ERP, porque todos sern capaces de conservar su
vocabulario habitual.
Haga click en Administracin > Traduccin > Exportar idioma para abrir
el formulario de exportacin y bajar el archivo de traduccin. Usted puede
seleccionar un idioma traducido all, o simplemente Nuevo Idioma. Open ERP
crea entonces un archivo CSV el cual usted tiene que guardar en su
computadora (asegurndose que agrega una extensin .csv al archivo que ha
elegido), luego abra en OpenOffice. Calc o Microsoft Excel.
Atencin: Formato UTF-8
El archivo CSV est codificado en el formato UTF-8.
Asegrese de que usted conserva este formato cuando abra
el archivo en un programa de hoja de clculo porque sino se
arriesga a ver una sucesin de caracteres extraos en lugar
de caracteres acentuados.
DE
TRADUCCIN
El archivo contiene cinco columnas: tipo, nombre, res_id, src y valor. Debe
asegurarse de que la primera lnea, la cual especifica los nombres de estas
columnas, permanezca sin ser tocado. El campo src contiene el texto base en
ingls y el campo valor contiene una traduccin a otro idioma convencional o
a una frase tcnica. Si no hay nada en el campo valor entonces la traduccin
en ingls ser usada automticamente en el formulario que ve.
Nota: Cundo debera modificar el texto?
La mayor parte del tiempo, usted encontrar el texto que
quiere modificar en varias lneas del archivo CSV. Qu lnea
debera modificar? Remtase a las dos columnas Tipo y
Nombre. Alguna lnea tiene el nombre ir.ui.menu, lo que
muestra que es una entrada de men. Otras tienen un tipo
de seleccin, lo que indica que usted vera esta entrada en un
men desplegable.
Usted debera entonces cargar el nuevo archivo en su sistema Open ERP
usando el men Administracin > Traduccin > Importar idioma. Ahora
tiene dos formas de seguir:
Luego usted debera abrir el formulario que usted quiere traducir. A travs del
cliente web, haga click en el botn Traducir este recurso en la parte superior
derecha del formulario, y directamente a la derecha del botn Buscar solo
visible cuando el formulario est en modo solo-lectura no editable. Se
muestran todos los trminos que pueden ser traducidos:
La accesibilidad
Por ejemplo, el grupo Stock solo puede tener acceso a algunos de los mens en
Control de Inventario, y puede no tener acceso a la informacin contable.
Cada usuario del sistema que trabaja en Tiendas es miembro del grupo Stock. Si
algunos usuarios trabajan en otros lados, tambin se les dar membresa de
otros grupos.
Los usuarios de Open ERP tambin pueden pertenecer a varios roles. Mientras
el grupo determina los derechos de acceso del usuario, cada rol determina los
deberes del usuario. Esto se gestiona a nivel de flujos de trabajo, los que
forman los procesos de negocio de la compaa.
Grupos y Usuarios
Para configurar los derechos de acceso, debe comenzar definiendo los grupos.
Es importante que los grupos sean representativos de las funciones de trabajo
de la compaa y no de empleados individuales.
Ventas, usted debera crear un grupo para cada uno, aunque sean la misma
persona, y ambos grupos deben asignarse a ese usuario. Esto le da flexibilidad
para el futuro.
Para crear un nuevo grupo, use el men Administracin > Usuarios >
Grupos. Ingrese el nombre del nuevo grupo que desea crear, por ejemplo,
Stock1.
Luego, para crear un nuevo usuario vinculado a esto, use Administracin >
Usuarios > Usuarios para cargar la siguiente informacin:
Contrasea: Tiendas
Accin: Men
GRUPOS
CONTROL
DE
INVENTARIO
Admin.
Desde ahora en adelante, solo los miembros de los grupos Stock1 y Admin
Importante: Seguridad
Este mtodo de gestin de accesos a mens no garantiza
Usted siempre debe asegurarse que no deje afuera al grupo Admin de ningn
objeto de la administracin de control y opciones de configuracin.
Acceso para crear: los miembros del grupo pueden crear un nuevo
registro en el objeto.
Acceso para escribir: los miembros del grupo pueden modificar los
contenidos de los archivos en el objeto.
Acceso para borrar: los miembros del grupo pueden borrar registros en
el objeto.
CAPTURA CONTROL
DE
ACCESO
FACTURAS
PARA EL
GRUPO ADMIN
Para configurar los derechos de acceso a los objetos de Open ERP, use el men
Administracin > Seguridad > Controles de Acceso. Usted le da un
Nombre al control de acceso, selecciona un Grupo, y el objeto (Modelo),
luego tilde la opcin correspondiente a cada uno de los cuatro modos de
Acceso.
Usted puede crear reglas adicionales sobre el mismo objeto para dar derechos
especficos a ciertos grupos.
Historial de modificacin
CAPTURA HISTORIAL
DE
REGISTRO
DE
ASOCIADO
Cada registro en la base de datos de Open ERP lleva una nota de su historial.
Usted puede encontrar entonces quin y cuando cre ese registro, y quin lo
modific y cundo ocurri eso. Haga click sobre el cono Ver registro en la
parte superior derecha de cualquier formulario en el cliente web (pero solo
cuando sea de solo lectura, no cuando es editable) para visualizar un cuadro de
dilogo mostrando esta informacin, como se muestra en la figura. esto puede
ayudarle a identificar si hay algn problema con la informacin de los registros.
CAPTURA FLUJO
DE
TRABAJO
PARA
UN PEDIDO
DEFINICIN
DEL
FLUJO
DE
TRABAJO
PARA UN
PEDIDO
DE
VENTA
Usted puede ver las especificaciones del flujo de trabajo para el pedido anterior
usando el men Administracin > Nivel Bajo > Base > Flujo de Trabajo.
Es el proceso llamado sales.order.basic. Todos los nodos que aparecen en el
grfico estn listados en el campo Actividades y todas las flechas estn
listadas en el campo Transiciones.
Configuracin de reportes
Open ERP tiene dos tipos distintos de reportes:
Debido al poder del motor de Open ERP, estos dos tipos de reportes pueden ser
creados o modificados sin necesidad de desarrollo alguno y esto puede ser
Una vez que el mdulo est instalado, cree un nuevo reporte usando el men
Tableros de Control > Configuracin > Personalizar Reportes. D un
Nombre de Reporte a su nuevo reporte y seleccione los objetos que usted va
a analizar. Por ejemplo, podra seleccionar: Asociado, Pedido de Venta y
Lnea de Pedido de Venta.
Luego vaya a la segunda pestaa, Ver Parmetros, para seleccionar las vistas
que quiere en su reporte. Seleccione rbol en la Primera Vista y Grfico en la
Segunda Vista. Usted puede elegir el tipo de grfico mostrado usando los
campos Vista de Grficos. Usted tambin podra seleccionar Calendario como
una vista si fuera a agregar el campo Fecha en su reporte.
Ventaja: El Agregado MS Excel
El Agregado Microsoft Excel le permite conectar a Open ERP
y extraer la informacin seleccionada automticamente.
Usted puede entonces aplicar frmulas y grficos para hacer
sus propios tableros de control de medidas directamente en
Excel. El archivo .xls puede ser guardado y, cuando se lo
CAPTURAS VARIAS
En la tercera pestaa, Campos para mostrar, usted puede agregar filtros
sobre todos los campos de los objetos seleccionados (Filtros sobre campos).
Para hacerlo, use el botn Agregar Filtro en la parte superior del formulario.
En la cuarta pestaa debe indicar cules de los campos en la lista quiere que
sean mostrados en su reporte (Campos para mostrar). Complete la pantalla
junto con las lneas:
campo.
Una vez hecho esto, puede Guardar el reporte que ha definido. Haga click en
el botn Abrir Reporte a la derecha del formulario para obtener el anlisis
requerido.
CAPTURAS VARIAS
Personalizacin de los tableros de control
Desde la versin 4.3 de Open ERP, usted puede igualmente definir medidas
para poner en sus propios tableros de control. Para hacerlo, use el men
Tableros de control > Configuracin > Definicin de los Tableros de
Control.
CAPTURA
DE LA
DEFINICIN
DE UN
NUEVO TABLERO
DE
CONTROL
Tal como los campos en los reportes, el campo Secuencia determina el orden
en el cual las vistas aparecen en el tablero de control.
Una vez que el tablero de control ha sido definido, usted puede usar el botn
Crear Men para crear una entrada de men para su tablero de control desde
cualquier parte del sistema de men.
MEN REPORTES
DE
OPEN
EN
OPENOFFICE.ORG WRITER
Modificacin de reportes
El editor de reporte le permite:
CAPTURA
Para enviarlo al servidor, usted puede especificar si prefiere que Open ERP
El encabezado est disponible para todos los usuarios del servidor de Open
ERP. Esta plantilla puede encontrarse en el sistema de archivos del servidor en
el directorio extensiones/personalizar y es comn a todos los usuarios del servidor.
Aunque los reportes adjuntan informacin acerca de la compaa que los
imprimen, usted puede reemplazar varios nombres en la plantilla con valores
desde la base de datos, pero la configuracin de la pgina permanecer comn
a todas las bases de datos del servidor.
debera aparecer
despus de la lnea <!--logo--> para mostrar su logo en cada pgina que use el
encabezado corporativo.
SELECCIN
CAPTURAS
SURTIDAS
Todos los otros campos se codifican en el archivo CSV como un campo en cada
columna.
Campos muchos-a-uno
Los campos muchos-a-uno representan una relacin entre la tabla en primer
plano y otra tabla en la base de datos donde la tabla principal tiene una
entrada nica para la otra tabla. Open ERP trata de vincular el nuevo archivo
en la tabla en primer plano con una de las entradas en la otra tabla buscando y
correspondiendo el Nombre o el Cdigo con el valor en el archivo CSV.
Usted tambin puede trabajar con identificadores en vez de los nombres de los
recursos. Para hacerlo, usted debe importar un primer archivo (por ejemplo,
Productos) con una columna llamada id en su archivo CSV que contiene un
identificador para cada producto. El identificador es una lnea de caracteres
que es nica para cada una de las lneas que estn siendo importadas y
guardadas.
Cuando usted importe otros archivos que se vinculen con la primera tabla,
usted puede usar el identificador en vez de los nombres. Para hacerlo, el ttulo
de la columna en su CSV debe terminar en :id (por ejemplo, Producto :id).
Ventaja: Importar con identificadores
La gestin de identificadores libres de texto le permiten
simplificar considerablemente la conversin de otra base de
datos a Open ERP. Usted puede crear una columna id que
contenga el identificador usado en la base de datos original
para cada tabla que est importando.
Para otras tablas relacionadas a sta, usted pude usar la
relacin de identificador a la entrada en la tabla original. No
necesita una conversin compleja para crear enlaces a la
tabla original.
Campos muchos-a-muchos
Los campos muchos-a-muchos se manejan tal como los campos muchos-a-uno
Campos uno-a-muchos
Estos campos son un poco diferentes. Tome, por ejemplo, el campo Contactos
de Asociado en el formulario de Asociado, el cual contiene todos los contactos
vinculados.
Para importar un campo como ste, usted no tiene que vincular a una entrada
existente en otra tabla, sino que puede en cambio crear y vincular a varios
contactos de asociado usando el mismo archivo. Usted puede entonces
especificar varios valores para campos diferentes vinculados a este objeto por
el campo uno-a-muchos. Cada campo debe ponerse en una columna de la
tabla, y el ttulo de esa columna debe ser expresado en el formulario campo_unoa-muchos/campo_objeto enlazado.
Por ejemplo, para importar asociados con muchos contactos para los cuales
usted especifica un nombre y una ciudad, usted creara el siguiente archivo
CSV:
Cdigo
Jaja
Arot
Direccin/Contac Direccin/Ciudad
to
Juan Prez
Buenos Aires
Pepe Le P
Tucumn
Jos Muoz
Crdoba
Hotel Presidente
En este ejemplo, los campos Nombre y Cdigo pertenecen a la tabla
Asociado, y los campos Contacto y Ciudad pertenecen al Contacto
Categoras de Asociados
Comience por crear categoras de asociados en un archivo CSV:
Columna A
Columna B
Lnea 1
Nombre de Categora
Categora madre
Lnea 2
Calidad
Lnea 3
Oro
Calidad
Lnea 4
Plata
Calidad
Lnea 5
Bronce
Calidad
7. Haga click en Asociados > Asociados por Categora para ver el rbol
de categoras, incluyendo la nueva rama Calidad que ha cargado.
Cliente Windows: Cuadro de dilogo para importar
archivos CSV
El cuadro de dilogo que usa en el cliente Web para importar
un archivo CSV es ligeramente diferente al del cliente
Windows. En este ltimo se muestran los campos requeridos
y no incluye aquellos campos que no pueden ser
completados (como los campos calculados).
Nuevos Asociados
Aqu se muestra cmo crear nuevos asociados con varios contactos, y cmo
vincularlos a nuevas categoras:
Columna B
Lnea 1
Nombre
Categoras
Lnea 2
Lnea 3
Lnea 4
Columna C
Columna D
Contacto/
Nombre
Vendedor
Pedro Ruiz
Administrador
Juan Prez
Tiny sprl
Fabien
Pinckaers
Administrador
Exportar Informacin
El mecanismo genrico de Open ERP le permite exportar fcilmente cualquier
informacin a cualquier ubicacin en su sistema. No est restringido lo que
puede exportar, aunque usted puede restringir quin puede importar esa
informacin usando las facilidades de derechos de gestin discutidos arriba.
1. En Open ERP, seleccione Asociados > Asociados para mostrar una lista
de asociados. Busque un Nombre especfico (en este caso, Ruiz) para
visualizar solo la nica lnea.
Columna B
Lnea 1
Nombre
Lnea 2
Lnea 3
Lnea 4
Categoras/
Nombre de
categora
Columna C
Columna D
Contacto
Vendedor
Pedro Ruiz
Administrador
Oro
Juan Prez
En la tabla de arriba:
Metodologa de implementacin
Usted puede tener dominados los aspectos tcnicos de administracin y eso de
su sistema de gestin empresarial, pero tiene todava un largo camino por
recorrer integrando Open ERP a su compaa. Este trabajo est ms
relacionado con los negocios y con lo social que con lo tcnico. El proceso de
implementacin de Open ERP abarca varias fases diferentes: evaluacin,
planeamiento, configuracin, migracin de datos, despliegue y entrenamiento
de usuarios, e impacta tanto en el soporte como en el mantenimiento.
saber qu configurar
Los mens de Open ERP estn organizados para llevarlo a travs de una
implementacin en un orden sensato, para que la informacin que deba ser
ingresada se encuentre primero en el sistema de men. Los formularios
tambin estn organizados de manera tal que si usted ingresa datos en el
orden natural, ms tarde los campos se completen automticamente por los
anteriores donde sea posible.
Despliegue
Varios clientes que acceden al servidor de Open ERP: pueden ser tanto
clientes web como clientes Windows.
Definicin: Despliegue
El despliegue es el proceso de poner una base de datos de
Open ERP en un estado listo para la produccin, donde
pueda ser usado por todos en su negocio para el trabajo
diario. Usted usualmente configurara el Open ERP y cargara
datos en l sobre un sistema de desarrollo, entrenara
personal sobre se u otro sistema de entrenamiento y lo
desplegara sobre un sistema de produccin que tiene mejor
proteccin contra fallas, seguridad y performance.
Opciones de despliegue
Para desplegar Open ERP en su compaa, tiene disponibles varias opciones:
una instalacin interna, que usted puede gestionar por s mismo o hacer
gestionar por una compaa de servicios IT tal como un asociado de
Open ERP.
Est provisto en la forma de una suscripcin mensual con un precio por usuario
fijo. Estos paquetes no permiten desarrollar mdulos especficos para sus
necesidades. Todo lo contrario, ofrecen un servicio a un precio establecido
basado en mdulos de software estndares que contienen pocos riesgos de
migracin. Los proveedores Saas se limitan generalmente a los mdulos
certificados y validados por el autor original y gerente de proyecto, Tiny.
Hardware de servidor
Hosting
Mantenimiento
Futuras migraciones
Respaldos
Redundancia de servidor
entrenamiento)
Llamar a esos proveedores puede ser una buena solucin si usted quiere
confiarles todas las especificaciones tcnicas para el funcionamiento de Open
ERP, especialmente si usted necesita mdulos personalizados o de extensin
que estn en la versin estable lanzada por Tiny.
Instalacin Interna
Las medianas y grandes empresas tpicamente instalan Open ERP usando sus
propios recursos internos. Usualmente prefieren tener su propio servicio IT a
cargo del mantenimiento.
2. Hacerse cargo ellas mismas de las necesidades simples una vez que el
software ha sido implementado. Es ms conveniente para ellas ser
capaces de modificar las tablas de bases de datos, formularios, plantillas
y flujos de trabajo internamente que depender de un proveedor.
Procedimiento de Despliegue
El despliegue de una versin de Open ERP es bastante simple cuando su
servidor ha sido configurado en su entorno de produccin. La seguridad de los
datos ser entonces un elemento clave.
Cuando usted haya instalado el servidor, usted debera crear al menos dos
bases de datos:
Si usted ha preparado un mdulo de datos para Open ERP (esto es, un mdulo
que consiste solo en datos, no funcionalidad alterada), usted debera probarlo
en su versin de desarrollo y controlar que no requiera ms ajustes manuales.
Si corre correctamente, eso muestra que est listo para cargar sus datos en la
base de datos de produccin.
Ya que sus datos describen mucho del valor de su compaa, tenga especial
cuidado tanto cuando necesite transferirla (en respaldos y a lo largo de su red
de trabajo) como cuando est gestionando la contrasea del super
administrador. Asegrese de que la conexin entre una PC cliente y los dos
servidores est correctamente asegurada. Usted puede configurar Open ERP
para usar el protocolo HTTPS, el que provee seguridad para la transferencia de
datos.
Definicin: HTTPS
El protocolo HTTPS es el protocolo estndar seguro por usar
los protocolos SSL o TSL. Permite a un usuario verificar su
identidad en el sitio al cual quiere acceder, usando un
certificado de autenticacin. Tambin garantiza la integridad
y confidencialidad de los datos enviados entre el usuario y el
servidor. Puede, opcionalmente, proveer autenticacin de
cliente altamente segura usando un certificado numerado.
El puerto HTTPS por defecto es 443.
Usted podra tambin usar la base de datos PostgreSQL directamente para
respaldar y restaurar datos sobre el servidor, dependiendo de derechos de
acceso y la disponibilidad de contraseas para el servidor.
Tanto Tiny como los asociados de Open ERP puede proveer entrenamiento
personalizado. Esto, aunque es ms caro, est enfocado en sus propias
necesidades.
Soporte y mantenimiento
Cuando use realmente su ERP, usted obtendr mayor valor por su inversin.
Por esa razn el mantenimiento y el soporte son crticos para el xito a largo
plazo.
Actualizaciones y mejoras
Hay cuatro fuentes de cambio de cdigo para Open ERP:
Una vez que Tiny ha lanzado una versin nueva mejorada su respuesta debera
ser cautelosa. Si usted est perfectamente satisfecho con el sistema existente,
sera mejor no tocar la nueva versin. Si usted quiere tener acceso a la nueva
funcionalidad provista por una versin mejorada, tiene que llevar a cabo una
delicada operacin. La mayora de las mejoras requieren que sus datos sean
migrados porque las bases de datos antes y despus de la mejora pueden ser
un poco diferentes.
Versin Migracin
Open ERP tiene un sistema para manejar las migraciones automticamente.
Para actualizar mdulos especficos o toda la base de datos, solo necesitar
iniciar el servidor con el argumento: update=NAME_OF_MODULE o update=all.
Las nuevas versiones estables de Open ERP a veces requieren operaciones que
no estn provistas en la migracin automtica. Tiny tiene la poltica de soportar
la migracin desde todos los lanzamientos estables oficiales hasta el ltimo.
Los scripts se proveen para cada nuevo lanzamiento de una versin estable.
stos llevan a cabo la mejora desde la mayor versin previa hasta la nueva
versin mayor.
3. Inicie el script llamado pre.py para las versiones entre las que se est
moviendo.
6. Inicie el script llamado post.py para las versiones entre las que se est
moviendo.
Una migracin nunca es un proceso fcil. Puede ser que su sistema no funcione
como antes o que a veces requiera nuevos desarrollos en la funcionalidad de
los mdulos que ya han sido instalados. Por esto, usted debera moverse a una
nueva versin slo si tiene una necesidad real y debe contratar a un asociado
competente para que ayude si la versin que est usando difiere grandemente
de la versin bsica de Open ERP.
De forma similar, usted debera tener cuidado porque esta migracin no corrige
una configuracin que haya sido hecha incorrectamente. Puede ser el caso, por
ejemplo, que la estructura del men principal haya sido modificada sin
guardarla. Usted podra encontrar que est haciendo conjeturas errneas
acerca de esa estructura cuando cargue datos que fueron grabados con el
Grabador de Mdulos.