Introduccin

La organizacin, es una de las bases fundamentales de una empresa, constituyendo en gran parte
lo que ser la manera de cmo se trabajara y se distribuirn las tareas necesarias para alcanzar
ciertas metas y objetivos. A continuacin se describe cada una de las partes que componen a la
organizacin, definiendo la funcin de cada una de ellas y su importancia, de manera que se tenga
una idea clara y precisa de lo que representa establecerla en una institucin, el orden en el que
deben realizarse y los beneficios que esto aporta. De esta forma se eliminan las dificultades que
ocasiona la imprecisin en la asignacin de responsabilidades y se logra
un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la
empresa.

Organizacin
La organizacin es la parte de la administracin que supone es el establecimiento de una estructura
intencionada de los papeles que los individuos debern desempear en una empresa. La estructura
debe garantizar la asignacin de todas las tareas necesarias para los cumplimientos de las metas,
asignacin que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar esa tarea.
Significa integrar y coordinar los recursos humanos, materiales y financieros con los que se dispone,
con la finalidad de cumplimentar un objetivo dado con la mxima eficiencia.
Considerando como sus elementos esenciales:

Meta o finalidad
Programa o mtodo para alcanzar las metas
Recursos necesarios para conseguir esas metas
Entorno o ambiente (la responsabilidad y la tica social)
Administradores (lideres)

Organizar no es ms que identificar y clasificar las actividades requeridas de manera que se agrupen
para dar respuesta a los objetivos, as como coordinar en forma horizontal y vertical la estructura de
la organizacin asignando a cada grupo un directivo con autoridad necesaria para supervisarlo.
Una estructura organizacional debe disearse para determinar quin realizar cuales tareas y quien
ser responsable de qu resultados; para eliminar los obstculos al desempeo que resultan de la
confusin e incertidumbre respecto de la asignacin de actividades, y para tender redes de toma de
decisiones y comunicacin que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales.
Para la mayora de los directivos el trmino organizacin implica una estructura intencional
formalizada de roles; en primer lugar, al definir la naturaleza y el contenido de los roles
organizacionales y, en segundo lugar, los roles que se les pide a las personas que desempeen
deben estar diseados intencionalmente para asegurar que se realicen las actividades requeridas y
que stas se acoplen de modo que las personas puedan trabajar de forma interrumpida, con eficacia
y eficiencia en grupos. De manera general, el propsito de organizar es hacer efectiva la
cooperacin humana.

Caractersticas de la Organizacin
1) Carcter especfico: la estructura debe ser diseada a la medida de la organizacin de que
se trate, en funcin de sus caractersticas especficas.
2) Carcter dinmico: toda buena organizacin se desarrolla permanentemente cambia. Por
eso la estructura debe ser flexible para que pueda soportar los cambios que se producirn
en el futuro.
3) Carcter humano: al disear la estructura de una organizacin, se debe tener en cuenta las
aptitudes de las personas que la integran o que la integrarn en el futuro. No es bueno
esquematizar primero el organigrama y recin despus fijarse quien ocupara cada posicin
del mismo. De obrar as, se estara cayendo en organizaciones formales y rgidas,
constituidas por seres rectangulares.
4) El ascenso en la organizacin: los caracteres dinmico y humano, llevan a un tpico
problema organizacional: el del ascenso de las personas de un nivel jerrquico a otro. Un
hombre puede estar preparado para desempear su cargo actual, pero no el inmediato
superior. Por ejemplo si un excelente mdico clnico asciende a director del hospital, es
altamente probable que sea un mal administrador (cambiarn significativamente los
requerimientos que se harn en l). El hombre siempre busca ascender, sin advertir que as
llegara a un terreno que no domina. All fracasar, y en lo sucesivo, no ascender ms.
5) Orientacin hacia los objetivos organizacionales: para que el accionar de la organizacin
sea efectivo, los objetivos organizacionales deben prevalecer sobre los departamentales.
6) Asignacin de responsabilidades: para que haya responsabilidad, debe existir la
correspondiente autoridad. La responsabilidad no se delega, sino que se asigna como
inherente al cargo.
7) Unidad de mando: ningn empleado puede responder a ms de un superior, en
consecuencia recibir todas las instrucciones por inmediato de un solo superior.

Principios de la Organizacin

Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organizacin racional, se
Encuentran ntimamente relacionados, y son:
1.- Del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organizacin deben
relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa. La existencia de un puesto solo es
justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos, sin embargo, la realidad muestra que
muchas veces se crean puestos con la consecuente implicacin de costos y esfuerzos intiles.

Ciudad Guyana, Enero 2015

2.- Especializacin: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la
ejecucin de una sola actividad. El trabajo se realizara ms fcilmente si se subdivide en actividades
claramente relacionadas y delimitadas, mientras ms especfico y menor sea el campo de accin de
un individuo, mayor ser su eficiencia y destreza.
3.- Jerarqua: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin
necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una lnea

Ciudad Guyana, Enero 2015

clara

ininterrumpida,

desde

el

ms

alto

ejecutivo

hasta

el

nivel

ms

bajo.

4.- Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe

corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto
hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria
para poder realizarlo.
5.- Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin, debe
asignarse un solo jefe, y que los subordinados no debern reportar a ms de un superior.
6.- Difusin: Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben
publicarse y ponerse, por escrito a disposicin de todos aquellos miembros de la empresa que
tengan relacin con las mismas.
7.- Amplitud o tramo de control: Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben
reportar a un ejecutivo, de tal manera que ste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.
Un gerente no debe ejercer autoridad directa a ms de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar
que no est sobrecargado, y que est en la posibilidad de atender otras funciones ms importantes.
8.- De la coordinacin: Las unidades de una organizacin siempre debern mantenerse en equilibrio.
Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo
comn; en esta forma, la organizacin funcionara con un sistema armnico en el que todas sus
partes
actuaran
oportunamente
y
eficazmente,
sin
ningn
antagonismo.
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9.- Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse,
mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

Importancia de la organizacin
Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son:
1.- Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus
recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin, contraccin, nuevos productos, etc.), la
que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organizacin.
2.- Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo
social.
3.- Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un
mnimo de esfuerzos.
4.- Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementado la
productividad.
5.- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
Es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y
actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su
mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados.

Tipos de Organizacin
Las organizaciones se pueden clasificar tomando en cuenta diversos criterios, algunos de ellos son
los siguientes:
A)

Segn su formalidad:

Formales: estas organizaciones poseen sistemas y estructuras oficiales y definidas para el control,
las decisiones a tomar y la comunicacin. Esto lo que permite es la definicin explcita de cmo y
dnde se separan las actividades y personas, as como tambin cmo se las rene nuevamente.
Informales: en ellas existen medios no oficiales influyentes en la toma de decisiones, el control y la
comunicacin.
Generalmente en una organizacin suelen convivir ambas caractersticas, aunque una predomine
sobre la otra.
B)

Segn el grado de centralizacin:

Descentralizadas: en este tipo de organizaciones la autoridad es delegada lo mayor posible a lo

largo de la cadena de mando.
Centralizadas: a diferencia de las anteriores, en estas organizaciones la autoridad de toma de
decisiones est concentrada en el sector superior. A los niveles inferiores se les delega muy poca
autoridad.

C)

Segn los fines:

Sin fines de lucro: son aquellas organizaciones que no persiguen utilidades o ganancias por medio
de sus actividades. Los objetivos por los que se crean tienen que ver con desempear algn rol o
funcin dentro de una sociedad determinada. Aqu no slo se ubican las organizaciones no
gubernamentales, mejor conocidas como ONG, sino tambin las iglesias, los servicios pblicos y el
ejrcito, entre otros.
Con fines de lucro: este tipo de organizaciones, tambin conocidas bajo el nombre de empresas,
buscan justamente adquirir ganancias o utilidades, para sus accionistas o propietarios, por medio de
las actividades que realizan o roles que desempean en una determinada sociedad.

Caractersticas de la Organizacin Efectiva

1. Responsabilidad corporativa
Las compaas efectivas tienen registros claros de responsabilidad corporativa. Este trabajo
incluye servicios de caridad y ambiental, y le permite al personal la oportunidad de realizar
voluntariado en la comunidad. Algunas firmas pequeas usan la responsabilidad corporativa
como un mtodo de mejorar la reputacin pblica de la compaa, pero las organizaciones
efectivas en cambio integra el trabajo comunitario como parte de la misin central del
negocio. Los proyectos que demuestra la responsabilidad corporativa incluyen los negocios
de reciclado de desperdicios, entrenamiento y programas de internados con escuelas
locales, donaciones a los necesitados y proveer voluntarios y bienes durante desastres
naturales. Desarrollar asociaciones con las agencias comunitarias ayuda a enfocar los
esfuerzos de los negocios pequeos y ofrece a establecer una red para el voluntariado de tu
compaa.
2. Direccin clara
Crear una declaracin de misin y una lista de objetivos corporativos establece una
direccin clara para tu firma. Los negocios efectivos tienen una direccin corporativa clara
comprendida por el personal y sus clientes. Objetivar funcionarios clave del negocio para
que presenten el mensaje de tu compaa al personal y al pblico ayuda a los trabajadores a
comprender la cadena de operaciones y les ayuda a ver tu organizacin como un grupo
cohesivo con un mensaje unificado.
3. Comunicacin abierta
Los negocios efectivos usan canales de comunicacin en todos los niveles de operaciones.
IndustryWeek define una cultura de comunicacin abierta como una operacin de negocios
"en la que la informacin fluye libremente y es fcilmente accesible tanto a los integrantes y
al pblico en general". Permitir una comunicacin abierta de informacin no confidencial
crea un clima de trabajo alentador hacia la participacin por tu administracin, trabajadores y
clientes.
4. Empoderamiento de los miembros
"Empoderamiento de los miembros" es un trmino usado para describir la percepcin del
empleado acerca del papel que juega el personal en la organizacin. La habilidad para
"determinar los papeles de trabajo, lograr un trabajo significativo, e influenciar las decisiones
importantes", de acuerdo a un libro blanco sobre la administracin de una organizacin,
define los elementos de empoderamiento de los empleados. Las organizaciones efectivas
usan el empoderamiento para crear un ambiente cohesivo de trabajo. Mejora este
sentimiento en el personal de tu pequeo negocio usando el trabajo en equipo, los canales
abiertos de comunicacin y las recompensas al desempeo para reconocer la excelencia y
promover la produccin. Ejemplos de recompensas incluyen recompensas en acciones de la

compaa, trofeos, permitiendo tiempo extra fuera del trabajo, y escritorios prioritarios y
asignaciones de espacios de estacionamiento.
5. Trabajo en equipo
Las organizaciones efectivas usan el trabajo en equipo como base para las decisiones
complejas. Los esfuerzos del trabajo en equipo en los negocios exitosos incluyen las
sociedades en todos los niveles, desde administracin de personal y hasta los trabajadores
en nivel de entrada. El trabajo en equipo en los negocios pequeos brinda varias
perspectivas de tus proyectos, desarrollan las habilidades de comunicacin del personal y
crean un ambiente de cooperacin. Trabajar con una variedad de otros empleados tambin
les permite a tus trabajadores una oportunidad de experimentar la diversidad a nivel
personal. El uso ms efectivo del trabajo en equipo incorpora un grupo de trabajo como
parte esencial del desarrollo de proyectos.

Departamentalizacin
La departamentalizacin es un proceso por el cual se agrupan, entre los rganos de una
determinada organizacin, actividades o funciones similares y, lgicamente, relacionadas. En un
primer momento se reparte el trabajo por tareas logrando una especializacin que permite obtener
ganancias de productividad. A continuacin, se procede a la departamentalizacin con el objetivo de
lograr una gestin eficiente.
El reparto del trabajo y su posterior reagrupamiento se puede efectuar de tres maneras distintas,
originando diferentes tipos de estructuras organizacionales, a saber:
- Divisin por jerarqua
- Divisin por funciones
- Divisin por divisin (unidad/ delegacin, grupo de clientes, grupo de productos, proyecto, etc.)
La eleccin del criterio a utilizar para repartir el trabajo y realizar la departamentalizacin depende,
en general, de los objetivos de la organizacin, de las caractersticas del entorno exterior, de la
tecnologa utilizada, de la formacin de los trabajadores, del tipo de tareas ejecutadas, de la
existencia (o no existencia) de unidades/ delegaciones alejadas geogrficamente, de la dimensin
de la organizacin y de la estrategia a seguir.
1. Departamentalizacin por funciones.
Se realiza la divisin del trabajo de acuerdo a la capacidad y habilidades de cada persona: algunas
de las personas se ocuparn de las finanzas, otras de administracin de personal y otras de
produccin. Agrupar las actividades segn sus funciones es muy comn en empresas industriales.
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2. Departamentalizacin Geogrfica
Tambin se denomina departamentalizacin territorial o regional o localizacin geogrfica.
Requiere de la diferenciacin y agrupamiento de las actividades de acuerdo con la localizacin
en donde se ejecutar el trabajo o del rea de mercado que servir la empresa.
La departamentalizacin, territorial generalmente es utilizada en empresas que cubre grandes
reas geogrficas y cuyos mercados son extensos. Es especialmente recomendable para
empresas multinacionales utilizan esta estrategia para sus operaciones fuera del pas donde
tienen su sede. Es ms indicada para el rea de produccin y ventas, y es poco utilizada por el
rea financiera, que no siempre permite descentralizacin.
3. Departamentalizacin por clientela
La organizacin con base en la clientela con lleva a la diferenciacin y agrupamiento de las
actividades de acuerdo con el tipo de persona o personas para quienes se ejecuta el trabajo.
Las caractersticas de los clientes -edad, sexo, nivel socioeconmico, tipo de consumidor, etc.constituyen la base para ese tipo de departamentalizacin. Esta departamentalizacin consiste
en un agrupamiento de actividades que refleja un inters fundamental por el consumidor del
producto o servicio realizado por la organizacin. Divide las unidades organizacionales para que
cada una pueda servir a un cliente diferente.
4. Departamentalizacin por proceso
Tambin denominada departamentalizacin por fases del proceso o por procesamiento o,
incluso, por equipos o tipos de maquinaria. Es frecuentemente utilizada en las empresas
industriales en los niveles ms bajos de la estructura organizacional de las reas productivas o
de operaciones. La diferenciacin y el agrupamiento se hacen a travs de la secuencia del
proceso productivo u operacional o, ms an, a travs de la distribucin y disposicin racional
del equipo utilizado. Es el proceso de produccin de los bienes o servicios lo que determina la
estrategia de diferenciacin y agrupamiento. Esta estrategia representa la influencia pura de la
tecnologa utilizada por la empresa en su estructura organizacional.

5. Departamentalizacin matricial

Es un enfoque organizativo que asigna especialistas de diferentes departamentos funcionales

para que trabajen en uno o ms proyectos dirigidos por un gerente de proyecto. La estructura
matricial crea una doble cadena de mando que explcitamente infringe el principio clsico de la
unidad de mando. La departamentalizacin funcional se utiliza para mejorar en la economa de
la especializacin. Pero paralelamente a los departamentos funcionales est una serie de
gerentes que son responsables de productos especficos, proyectos o programas dentro de la
organizacin. Cada proyecto est dirigido por un gerente que integra personal de cada uno de
los departamentos funcionales. La inclusin de esta dimensin vertical a los tradicionales
departamentos funcionales horizontales, efectivamente, entrelaza los elementos de
departamentalizacin funcional de producto, de all el trmino matricial o de matriz. Cmo
funciona la matriz? Se afirma que los empleados tienen dos jefes: El jefe de departamento
funcional y el gerente de proyecto. Los gerentes de proyecto tienen autoridad sobre los
miembros funcionales que son parte de ese equipo de proyecto.
6. Departamentalizacin por producto
Por lo general, las empresas que adoptan esta forma, anteriormente estaban organizadas
funcionalmente. En esta modalidad, todas las actividades necesarias para producir y vender un
producto o servicio se encuentran generalmente bajo un solo administrador. Se considera que la
departamentalizacin por producto permite a las personas identificarse con un producto en
particular y desarrollar un gran espritu de solidaridad. Tambin facilita administrar a cada
producto como un centro de utilidad distinto. Proporciona oportunidades para entrenar al
personal ejecutivo al permitirles experimentar un amplio campo de actividades funcionales.
Pueden surgir problemas bajo este tipo de divisin si los departamentos resultan demasiado
competitivos en detrimento de la organizacin. Un segundo defecto potencial, es la duplicacin
de facilidades y equipo puede ser necesario. Adicionalmente, se establecen que entre las
ventajas que posee esta modalidad estn: Sita la atencin y el esfuerzo en la lnea de
producto, facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos especializados,
permite el crecimiento y la diversidad de productos y servicios, mejora la coordinacin de las
actividades funcionales, coloca la responsabilidad de las utilidades en el nivel de divisin y
proporciona un terreno de capacitacin mensurable para los futuros gerentes generales.

Conclusin
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A travs de los aos, la organizacin se ha perfeccionado cada vez ms para dar mejores
resultados, pero siempre manteniendo la base de divisin y asignacin de trabajos.
En el trabajo antes ledo se encuentran todos los principales parmetros para una buena
organizacin, Siendo esta indispensable para que todo trabajo que se realice dentro de una
institucin de manera exitosa, Cada uno de los mtodos mencionados nos permite una mayor
facilidad a la hora de decidir quin realizara una actividad, que grupo ser el responsable de los
resultados y que persona estar a cargo de supervisar si dicha actividad se est cumpliendo con los
requisitos. La buena comunicacin, clara especificacin de los trabajos y un orden sobre los papeles
que cada individuo realizara, permite un rendimiento ptimo. Siempre orientando a los miembros de
la empresa cuales son los objetivos finales que deben cumplirse.

ndice
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Introduccin ....1

Organizacin ....2

Caractersticas de la organizacin ......3

Principios de la organizacin ........4/5

Importancia de la organizacin ...5

Tipos de organizacin ..6

Caractersticas de la organizacin efectiva .....7/8

Departamentalizacin ... 8,9/10

Conclusin .11

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