MANUAL DEL USUARIO

BACK- SAP
CAPACITACION USUARIO FINAL
PEDIDO DE COMPRAS BIENES Y SERVICIOS (COMPRAS)

VERSION 2 - 2012

ICONOS
Por cada actividad si hay recomendaciones realizarlas con un cono de alerta para que el lector o
usuario conozca algunas recomendaciones. Adjunto el modelo o ejemplo.

Icono

Significado
Precaucin
Ejemplo
Nota
Recomendacin
Sintaxis

1. OBJETIVO DEL PROCESO

El proceso de compra de bienes y servicios parte de los requerimientos de compra que surgen ya sea a
travs del plan de compras o de requerimientos puntuales adicionales al mismo, pasando por la
bsqueda y seleccin del proveedor y terminando en la entrega del bien o servicio por medio de la
ejecucin de un contrato o pedido de compras.
2. DIAGRAMA DE FLUJO
Comprar Bienes y Servicios
Solicitante

Verificador/
Aprobador

Comprador

Proveedor

3
A

28
Recibir
informacin para
aprobacin

Si

Requiere
aclaracin?

29

No
Recibir solicitud
de aclaracin
Si
Aprueba?

Si

Requiere
aclaracin del
proveedor?

No

Enviar
notificacin de
rechazo con
justificacin

30
Recibir solicitud
de aclaracin y
enviar aclaracin

32
No

31
Enviar aclaracin

35

Enviar
notificacin de
aceptacin

Recibir y enviar
notificacin de
rechazo con
justificacin

33

36

Recibir
notificacin de
aceptacin

Crear Pedido de Compras

Bienes ME21N

Crear orden de
compra

36.1

liberar orden de
compra

36.2

34
Recibir
notificacin de
rechazo con
justificacin

Fin

Receptor /
despachador B/
S

3. RESULTADO ESPERADO
Se crea el Pedido de Compra de bienes o servicios (orden de compra) con referencia o sin
referencia. Crear con referencia quiere decir que se crea un Pedido de Compra (orden de compra) a
partir de una solicitud de pedido o una peticin de oferta, o sin referencia en el caso de que no
existan solicitudes de pedido o peticiones de oferta. Ejemplo las compras de negociacin anual o
las compras urgentes. En el sistema se diferencian los pedidos de bienes y los pedidos de servicio
asignando clases de documentos independientes para cada uno de estos.

Descripcin Proceso:

Creacin Pedido de Compra

Modulo: MM

Nombre Transaccin:

ME21N

Ruta:

Men SAP->Logstica ->Gestin de Materiales -> Compras -> Pedido ->

Crear -> ME21N

Resumen y Descripcin de la Transaccin

La transaccin ME21N, permite crear Pedidos de Compras. En el sistema, estos requerimientos
pueden ser de materiales, activos fijos y/o servicios.

Pedido de Compra
Los Pedidos de Compra se pueden generar de forma directa o referenciada ya sea a una peticin de oferta
o a una solicitud de pedido.
Se crear un Pedido de Compra de forma directa con el objetivo de identificar los campos obligatorios. Se
explicar el entorno en 3 partes: Encabezado, Posicin y Detalle Posicin.

Fase 1: Encabezado (Franja Roja)

Existen cuatro tipos de pedidos por organizacin:
1. ZXN1 Pedido Compras
2. ZXN2 Pedido Servicios
3. ZXN3 Pedido Importacin
4. ZXUX Pedido Traslado
La X indica un nmero que vara por empresa. Se
debe escoger el valor correspondiente en la lista.

Este botn permite hacer una pre-validacin del

diligenciamiento correcto de los campos obligatorios.
Se busca y se asigna al Pedido de Compra el
proveedor suministrador.

El Grupo de compras se define segn el tipo de

compra y tipo de gestin de compra.

La Org. Compras se define segn la

empresa y el tipo de compra.

Las pestaas Entrega/Factura, Textos, Direccin, Comunicacin e

Interlocutor tienen los datos del proveedor seleccionado, la cual trae del
maestro de proveedores y no es necesario diligenciarlas. En algunos
casos cuando se necesite modificar para un Pedido de Compras
especfico alguno de los datos del proveedor, por ejemplo direccin,
telfonos y persona contacto, se ingresa a la pestaa requerida y se
digitan los datos. Esta nueva informacin del proveedor es la que sale
impresa en el Pedido de Compras seleccionado y no cambia los datos
del maestro de proveedores.

La
pestaa
Estrategia
de
Liberacion slo se activa cuando
se agrega al Pedido de Compras
el solicitante.

La pestaa Plizas se utiliza para

incluir informacin adicional en la
orden de compra cuando es
necesario. Comprende dos partes:
Plizas Exigidas.
Anexo de Condiciones

Plizas Exigidas. Incluye:

1. Pedido de compras con plizas: se marca cuando la negociacin con el proveedor requiere la expedicin de plizas. Para
escoger las plizas requeridas se da click en el botn Grabar Plizas e inmediatamente sale la pantalla Plizas exigidas, donde
se selecciona de la lista de valores de la columna ID Amparo, previamente creadas a travs de la transaccin ZMM024 Modificar
Vista Amparo: Resumen, las plizas a utilizar en el Pedido de Compras. Una vez escogidas las plizas se guarda.

2. Bloqueo registro facturas: es una funcionalidad utilizada para bloquear el registro de facturas
de un proveedor cuando ste no haya cumplido con los requerimientos de entrega de plizas o
cuando haya inclumplido cualquier condicin negociada. Esta opcin se debe manejar con
precaucin ya que al bloquear el registro de facturas en un Pedido de Compras se le
bloquea totalmente el registro de otras facturas y pagos que tenga en curso el proveedor.
Anexo de Condiciones. Incluye:
1. Pedido con anexo: se marca para indicar que el Pedido de Compras lleva informacin adicional
que debe imprimirse en el Anexo del Pedido. Si no se marca esta casilla, no salen impresas las
condiciones establecidas para el Pedido de Compras.
2. Condiciones Generales: se marca para indicar que el Pedido de Compras tiene unas
condiciones especiales que se trata de textos fijos con informacin importante para el proveedor.

Para escoger las condiciones a utilizar, se da click en el botn Condiciones Generales e

inmediatamente sale la pantalla Condiciones Generales Anexo Tcnico para seleccionar las
condiciones a utilizar para el Pedido de Compras. Estas condiciones deben haber sido
previamente creadas a travs de las transacciones ZMM026 y SO10 (ver gua para la creacin
de Condiciones Generales de Compra). Una vez seleccionadas las requeridas para el Pedido de
Compras, se guarda.

3. Condiciones de Entrega: se marca para indicar que el Pedido de Compras tiene condiciones de
entrega que aplican a todo el Pedido o condiciones de posicin, especficas para una posicin
del Pedido de Compras.
Los textos que salen impresos en las condiciones generales del Pedido de Compras son los que
previamente se ingresaron desde la pestaa Textos de cabecera o Textos de posicin. Su
utilizacin se explica a continuacin:
Textos de Cabecera:

Textos Generales del Pedido (Anexo II Condiciones Entrega Pedido). Toma la informacin
digitada en los siguientes textos de cabecera:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Texto cabecera
Nota de Cabecera
Condiciones de Entrega
Normas de Envo
Condiciones de Pago
Garantas 1
Garantas 2

Textos de Posicin. Toma la informacin digitada en la pestaa Textos a nivel de posicin:

1. Texto de posicin
2. Texto pedido de material
3. Texto de suministro
4. Condiciones Tcnicas: se marca para indicar que existen posiciones con informacin tcnica la
cual toma del texto extendido del material en el maestro de materiales.
Siempre que el Pedido de Compras lleve cualquiera de los anteriores anexos, sale impreso en la
primera pgina del Pedido, en el campo Observaciones, el siguiente texto: Forma parte
integrante de la presente orden las condiciones definidas en el anexo de la misma.

Fase 2: Posicin (Franja Morada)

Se digita el cdigo del tem

a solicitar si es un bien de
inventario

Imputacin:
Si es un Bien de inventario
se deja en blanco. Si es un
Servicio se Marca F K, si
es por orden o Centro de
Costos. Si es la compra de
un Activo se marca A.

Se ingresa la fecha de
entrega del material

Se ingresa el Valor Unitario del bien

o servicio a Comprar.

Se Ingresa la cantidad a pedir.

Si es un Bien de
inventario se
deja en blanco.
Si es un Servicio
o un Activo se
Marca F.

Se Ingresa el centro que est

generando el requerimiento.
Vara por empresa

Se Ingresa el almacn al cual se

le hace el pedido. Vara por
empresa.

Se ingresa el rea del

solicitante para que active la
estrategia de liberacin.

Nota: Los anteriores son los campos basicos obligatorios que se deben tener en cuenta para realizar un Pedido de Compra normal; aunque se deben tener
presente ciertas variaciones que tiene esta transaccin, tales como:

Pedidos de Compra con materiales que tienen IVA diferente al IVA por defecto en el maestro de materiales.
Pedidos de Compra con materiales con lote (marca).
Pedidos de Compra con programacin de entrega.
Pedidos de Compra referenciados a Solicitudes de Pedido o a Peticiones de Oferta.

Fase 3: Detalle Posicin (Franja Verde)

Pedidos de Compra con materiales con IVA diferentes al IVA por defecto en el maestro de materiales
Cuando el tem tiene un IVA diferente al 16% o no tiene, se debe ingresar a la pestaa FACTURA, para modificar el campo

Se ingresa el IVA del material

Pedidos de Compra con materiales con lote (marca)

Cuando el tem tiene lote es necesario indicarlo en el Pedido de Compra puesto que este representa su marca.

Se debe ingresar a la pestaa DATOS DEL MATERIAL, ah se digita la marca del item.

 Pedidos de Compra con programacin de entrega

Cuando los tems lo requieran o tengan una programacin de entrega, se debe ingresar a la pestaa REPARTOS para indicarle las diferentes
fechas de entrega y la cantidad requerida en cada despacho.

Pedidos de Compra Referenciados a Solicitudes de Pedido o a Peticiones de oferta.

Cuando los pedidos de compra son referenciados, se debe presionar el botn

, el cual activar en la parte

Izquierda un men adicional de consulta donde se pueden ver las Peticiones de Oferta o Solicitudes de Pedido.

Contina.

Para explorar las Solicitudes de Pedido y/o Peticiones de oferta, se debe presionar el botn
el cual despliega un men y ah se debe seleccionar la opcin requerida.

Despus de haber seleccionado alguna de las opciones listadas, el sistema traer la informacin
de los documentos en el panel izquierdo; para referenciarlo al pedido de compra solo basta con
seleccionar una peticin de oferta y/o Solicitud de Pedido de compra y despus arrastrarlo con el
mouse con click Izq, y llevarlo hasta el icono del carro de supermercado.

Una vez finalizada la creacin del Pedido de Compra se da click en el cono de verificacin

para asegurarnos de que toda la informacin digitada

est correcta. Si todos los datos estn bien, se da click en

para guardar la informacin. Despus de guardar, el sistema genera
automticamente un nmero de Pedido de Compra (numeracin cambia por Organizacin) el cual debe ser liberado (autorizado) por el nivel
correspondiente.

Descripcin Proceso:

Liberacin Individual Pedido de Compra

Modulo: MM

Nombre Transaccin:

ME29N Liberacin Individual

Ruta:

Men SAP -> Logstica -> Gestin de Materiales -> Compras ->Pedido ->
Liberar -> ME29N Liberacin individual

Para liberar el Pedido de Compra, es necesario entrar a la transaccin ME29N, consultar el documento
a liberar, y entrar a la pestaa Estrategia de Liberacin
marcar la opcin

, la cual debe quedar as:

, en este campo se procede a

.

Las Estrategias de Liberacin son automticas, cuando al Pedido de Compra se le coloca el solicitante, el sistema automticamente
asigna la estrategia correspondiente, esta vara segn el monto o rea solicitante. Para que el Pedido de Compra sea Aprobado, las
personas implicadas en la estrategia de liberacin deben dar su visto bueno en la transaccin.

Se da doble click para liberar el Pedido de Compra.

Cuando un liberador tiene varias transacciones por aprobar, la liberacin la puede hacer de forma
colectiva a travs de la transaccin ME28.

En el campo Cdigo de Liberacin digitar el cdigo de liberacin correspondiente al funcionario

liberador y en el campo Alcance de la Lista digitar ALV para que muestre un listado en forma de cuadro
de Excel.

Dar click en cono

y el sistema le trae los Pedidos de Compra pendientes de aprobacin.

Para aprobar, se da click en el cono

del pedido a aprobar. Cuando se hace esta operacin la
presentacin del pedido en proceso de liberacin cambia a

Aprobado
Pendiente de aprobacin.

ANEXO CREACION CONDICIONES GENERALES DE COMPRA

Las Condiciones Generales de Compra son textos fijos que utilizan las organizaciones de compra para
registrar informacin de uso frecuente que debe quedar impresa en los Pedidos de Compra. Para la
creacin de estas condiciones se deben seguir los siguientes pasos:
Ingresar a la transaccin ZMM026 Visualizar vista Condiciones generales anexo tcnico pedido de
compras.

Dar click en

e inmediatamente en

Diligenciar las columnas: SOC (Sociedad), Id. Txt (consecutivo de condicin por sociedad), Nombre
texto (identificador de la condicin puede ser alfa numrico, Ejm: CONDIC001) y por ltimo Desc.
Condiciones generales (Ttulo de la condicin).
Una vez finalizada la creacin de las nuevas entradas dar click en

para guardar los cambios.

Para crear el texto o contenido de la condicin vamos a la transaccin SO10 TEXTO ESTNDAR:
SOLICITUD.

En el campo Texto se digita el nombre corto que se dio a la condicin (Ej. CONDIC001) y se da click en
Crear para digitar la informacin que debe llevar la condicin.

El sistema muestra una pantalla en blanco donde se digita el texto requerido. Escoger en el campo
Form.Prrafo el formato PL Prrafo lneas y digitar la informacin en el campo en blanco.

El formato que deben tener estas condiciones debe ser ZMM MEDRUCK para que el texto salga
impreso de corrido.
Para visualizar el tipo de formato de las condiciones se debe ir a la transaccin SO10.

Dar click en match code.

Click en ejecutar.

El sistema muestra los textos estndar existentes y el tipo de formato de cada uno.

Buscar la condicin requerida y verificar si tiene el tipo de formato ZMM_MEDRUCK. Si no lo tiene se

debe ir a la transaccin SO10 y en el campo Texto digitar el texto identificador de la condicin a
modificar y dar click en modificar.

Se puede ver que el texto no est en la forma en que debe estar porque el formato de prrafo que tiene
es diferente (* Prrafo alineado a izquierda) cuando debera ser PL Prrafo lneas. Para cambiarlo se
debe ir al men superior y seleccionar Formato Cambiar de formulario.

El sistema muestra las opciones de formato existentes. Seleccionar ZMM_MEDRUCK y guardar.