Diseo de un Modelo de Gestin del

Conocimiento para generar la memoria

empresarial y desarrollar el Know How
estratgicamente
Caso Almacaf
Ing. Elkin Durn, Estudiante de Maestra en Ingeniera Industrial Universidad de los Andes.
Ph.D. Mara Catalina Ramrez, Profesora Asistente Departamento de Ingeniera Industrial
Universidad de los Andes
Gloria Ins Uribe, Lder de Gestin Organizacional Federacin Nacional de Cafeteros de
Colombia

Introduccin

Este tipo de proyectos necesita documentar las necesidades y expectativas de la

organizacin, y simultneamente recopilar informacin de teoras pertinentes, para cubrir
ambos frentes, el organizacional y el acadmico, lo que permite consolidar la pertinencia
de los proyectos Universidad Empresa, y ver ambos entes como complementarios.

De acuerdo con las necesidades de Almacaf, se encontraron modelos para el diagnstico

de la empresa y la gestin del conocimiento, de los cuales se seleccion el Sistema Viable,
para ambos fines, el cual permite crear estrategias para la continuidad del negocio, factor
relevante en Almacaf; y facilita la articulacin de los sistemas de informacin y la
estrategia de la empresa.

El proyecto consiste en un diagnstico organizacional, para conocer aspectos existentes en

la empresa e implementar el Modelo de Sistema Viable, con enfoque para la gestin del
conocimiento, con el fin de impactar la continuidad de Almacaf.

Contexto

En 1927, se cre la Federacin Nacional de Cafeteros de Colombia (FNC), para coordinar

la poltica cafetera en el pas, y administrar los impuestos a las exportaciones del caf de
Colombia. En 1929, se reglament el funcionamiento de almacenes de depsito de caf, y
en 1959 se acometi la construccin de bodegas en centros cafeteros, para el manejo de
excedentes del grano generados por la garanta de compra ofrecida a los productores.

En 1965, la FNC crea la empresa Almacenes Generales de Depsito de Caf S.A.

ALMACAF, vigilada por la Superintendencia Financiera, esta autorizada para expedir
certificados de depsito y bonos de prenda como Almacn General de Depsito.

Almacaf presta servicios de naturaleza logstica, maneja la cadena de comercializacin

externa e interna del caf, y presta servicios a otros clientes y otros productos.

Almacaf cuenta con una Oficina Principal, con sede en la ciudad de Bogot, trece
Sucursales y Agencias a nivel nacional, diez plantas especializadas en trilla de caf, y una
planta Torrefactora para la produccin del caf requerido por las tiendas Juan Valdez.

Problema
Almacaf ha desarrollado su Plan Estratgico 2009 2013, con el fin de incrementar la
competitividad y aprovechar oportunidades para nuevos negocios, por lo cual es
fundamental desarrollar las competencias necesarias en los colaboradores y utilizar las
herramientas como el Modelo de Desarrollo y Desempeo, aspectos de gestin documental
y tecnologas de informacin y comunicacin acordes.
Estas herramientas han generado una cultura de mejoramiento, a travs de su articulacin,
lo que ha permitido avanzar hacia la consecucin de los objetivos estratgicos, adems de
potencializar el know how y el aprendizaje organizacional a travs de la optimizacin de
procesos.
Adicionalmente, se crearon estrategias de Continuidad del Negocio, para garantizar la no
suspensin del servicio al cliente, para asegurar la permanencia de la empresa.

Cmo articular las herramientas de gestin, para asegurar la memoria

empresarial, el know how y la continuidad de Almacaf?

Objetivo e Hiptesis
Objetivo General:
Disear un Modelo de Gestin del Conocimiento, para articular
las herramientas de gestin existentes, con el fin de asegurar la
memoria empresarial, el Know How y la continuidad de
Almacaf.
Hiptesis:
Es posible articular las herramientas de gestin de Almacaf con
un modelo de gestin del conocimiento, y en esta medida asegurar
la memoria empresarial, el Know How y la continuidad de la
empresa

Marco Terico
Price Waterhouse Coopers encontr que las empresas exitosas presentan
mejoramiento continuo de procesos, innovacin, desarrollo de productos y buenas
relaciones con clientes y proveedores, lo cual se puede lograr con la
implementacin de herramientas de gestin del conocimiento. (RAITEC)
La gestin del conocimiento debe implementarse sobre factores claves de la
empresa, como el relevo de personal. (Del Saz, 2001)
Las empresas que no gestionen su conocimiento, presentan demoras en proyectos,
ineficiencia de procesos, ineficacia organizacional, repeticin de errores,
desaprovechamiento de la experiencia y del potencial humano, perdida del know
how, subutilizacin de TICS, dificultad en seleccin de personal, baja
competitividad y riesgo en la continuidad. (Valhondo, 2004; Matos y Chalmeta,
2009)

Marco Terico
Cada empresa debe realizar un diagnstico inicial, para tener un punto de partida
definido. (Soto y Barrios, 2006)
La gestin documental, permite conservar la informacin de la empresa y apoyar
la toma de decisiones, generando una base de gestin del conocimiento.
(Ponjuan, 2005)
Otro factor relevante para gestin del conocimiento, es la memoria
organizacional colectiva, conformada por aportes de los colaboradores, la cual
soporta la identidad de la empresa. (Gimnez, 2008)

Metodologa
Identificacin
de
la
situacin
problemtica
Revisin bibliogrfica
Diagnstico Organizacional
Diseo del Modelo de Gestin del
Conocimiento
Control por medio de procedimientos
e indicadores

Resultados
Actualizacin grfica del mapa
de procesos.
Delimitacin sistmica .
Desdoblamiento de
complejidad.
Modelo de Sistema Viable.
Oportunidades de mejora.
Modelo de Gestin del
Conocimiento - (MSV)

Mapa de Procesos Inicial

Mapa de Procesos Propuesto

Delimitacin Sistmica

Desdoblamiento de Complejidad

Desdoblamiento de Complejidad

Desdoblamiento de Complejidad

Matriz Recursin - Funcin

Oportunidades de Mejora
Desarrollar herramientas y estrategias de comunicacin organizacional, para
generar la cultura de lectura de comunicados y documentos en los colaboradores,
apropiar la informacin correspondiente y generar nuevo conocimiento.
Mantener la socializacin e implementacin de las herramientas de gestin
documental, para los procedimientos que requieran documentarse. Asimismo,
generar la cultura de utilizacin del sistema de informacin que apoya la gestin
documental en Almacaf.
Documentar el conocimiento de los cargos crticos para el negocio, para apoyar
la continuidad de la empresa por medio de la experiencia.
Documentar buenas prcticas organizaciones, asegurarlas y socializarlas, con el
fin de estandarizar actividades y mantener la cultura de mejoramiento continuo.

Modelo Propuesto

Componentes del Modelo

Sistema 5 Poltica: Se utilizarn las directrices establecidas como base para establecer
las estrategias de los dems sistemas.
Sistema 4 Inteligencia: Se analizar la coherencia entre el modelo propuesto y el Plan
Estratgico de Almacaf, para asegurar la viabilidad del proyecto.
Sistema 3 Control: La informacin que se genere a partir del modelo, se asegurar en un
procedimiento, lo aportar a la estrategia en el largo plazo.
Sistema 3* Monitoreo: Se generarn indicadores de gestin alineados con el Plan
Estratgico y el Modelo de Desarrollo y Desempeo, los cuales se aplicarn en las
actividades, asimismo se plantearn auditoras de conocimiento para asegurar la
continuidad y el mejoramiento del modelo.
Sistema 2 Coordinacin: Se utilizar la gestin documental para garantizar la
estandarizacin de los documentos que se generen a partir del modelo, junto con un
sistema en lnea. Se propondr crear redes de conocimiento con reuniones peridicas.
Sistema 1 Implementacin: Este modelo y las estrategias se deben desarrollar en los
procesos misionales, en conjunto con los colaboradores. Se espera poder incluir las
sugerencias de estos.

Conclusiones
El Modelo de Sistema Viable permite articular las herramientas y la estrategia de
Almacaf, con enfoque de gestin del conocimiento, validando la hiptesis
planteada.
Es necesario dar continuidad al proyecto, y validar lo propuesto para ajustar el
Modelo Gestin del Conocimiento.
Los Proyectos Universidad Empresa, permiten identificar las tendencias en
mbitos organizacionales y acadmicos, y plantear propuestas conjuntas que
aporten al desarrollo de ambos.
En relacin al tema de gestin del conocimiento, se evidencian casos prcticos en
diferentes fuentes tericas, que permiten generar vnculos entre la Universidad y
la Empresa.

Conclusiones
En el desarrollo de proyectos de investigacin aplicada, el investigador debe
contextualizar adecuadamente la informacin y los conocimientos encontrados,
para permitir la viabilidad de los resultados.
El trabajo colectivo entre investigador y lderes de proceso, permiti el logro de
propuestas coherentes, y de mayor aceptacin al interior de Almacaf, lo que
puede generar resultados favorables en el futuro.
Con la utilizacin de teoras de gestin del conocimiento se pudo resaltar la
pertinencia e importancia de las herramientas organizacionales existentes en
Almacaf.
Es importante para las organizaciones implementar Tecnologas de Informacin y
Comunicacin en los procesos, como herramientas de apoyo, de desarrollo y
mejoramiento.

Bibliografa
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Bibliografa
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Red Andaluza de Innovacin y Tecnologa [RAITEC]. (s.f.). Curso de gestin del conocimiento.
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la Universidad de los Andes.
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Gracias,