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Contabilidad.
Copyright 2005 por Cybernetix de Venezuela, C.A.
Autor: Jos Rodrguez Tang
Despus de instalado el software, le recomendamos que siga los siguiente pasos por
cada empresa que desea configurar.
Recuerde
Valery Contabilidad le permite manejar varios grupos. Cada grupo puede
manejar varias empresas. Recuerde que al abrir o ejecutar Valery por primera vez no
existen empresas creadas. La pantalla de inicio de Valery Contabilidad es la siguiente:
Para crear una empresa, seleccione la opcin de men: Empresas y haga clic en
la opcin Crear Empresas.
Al aparecer la pantalla de la ficha Empresas, podr observar 3 carpetas:
Empresa, Propiedades de las Cuentas Contables y Datos Generales.
En la Carpeta Empresa: Debe rellenar los campos fiscales, tales como,
Nombre de la Empresa, Contacto, RIF, NIT, Direccin y Telfonos.
Diferenciar entre
maysculas y
minsculas
Nmero de
Comprobante
Automtico
Usar Prefijo para el
Nmero de
Comprobantes
Configuracin para el
envi de correos
electrnicos
Fecha del Inicio del
Ejercicio
Fecha del Final del
Ejercicio
Significado
Esta opcin le permite ir buscando informacin a
medida que la va tecleando en las pantallas de
bsquedas, estas pantallas se activan con la tecla
F12 o con los botones que tienen una imagen con
03 puntos.
Si le coloca no, cuando necesite buscar, primero
ingresa el valor y luego debe presionar la tecla
ENTER para que el sistema busque.
Esta opcin le permite buscar dentro de las
pantallas de bsqueda, diferenciando entre
maysculas y minsculas. Se recomiendo colocar
que No.
Si coloca que si, el sistema le propone una
numeracin automtica y consecutiva en el
comprobante contable.
El sistema le permite agrupar los comprobantes por
tipos. Estos tipos le permiten asignar dentro de la
numeracin del comprobante un prefijo, por
ejemplo: DIA-000001, GTO-000001, etc.
Columna D
Cdigo de Cuenta
Titulo de la Cuenta
En esta Columna deben ir las cuentas de
Grupo o de Movimiento. Para las cuentas
de Movimiento coloque el Valor: S
Para las cuentas de Grupo coloque el
Valor: N
Monetarias o No Monetarias. El Valor: M
para las cuentas Monetarias y el Valor: N
para las No Monetarias.
Columna F
Columna G
Columna H
Columna I
Columna J
Columna K
Columna L
4. En esta Pantalla debe ubicar el la hoja de calculo que contiene el plan de cuenta,
Haga clic en el botn que dice Microsoft Excel y a continuacin le aparece una
pantalla que le permite ubicar la hoja de calculo, seleccinela y haga clic en el
botn Abrir.
Importante: Generalmente los documentos de Excel se guardan en la carpeta Mis
Documentos.
En esta ficha puede incluir, modificar y eliminar las cuentas contables que va a utilizar
al procesar comprobantes y emitir Estados Financieros. Para explicarle el
funcionamiento de esta ficha vamos a basarnos en un ejemplo, pero antes vamos a
explicar lo siguiente:
El Mecanismo para incluir o modificar una cuenta es el siguiente:
1) Usted ingresa la cuenta que desea incluir en el campo cdigo,
2) Si el cdigo de cuenta No existe el sistema le muestra la ficha en blanco para
que usted coloque los valores, al finalizar presione la tecla F9 o haga clic en el
botn Registrar.
3) Si el cdigo de cuenta Existe el sistema le muestra los valores de la ficha llenos.
En ese momento usted puede cambiar o modificar estos valores, para aceptar los
valores modificados, presione la tecla F9 o haga clic en el botn Registrar.
Caja General
Si necesitamos crear esta cuenta debe tomar en cuenta que el sistema no lo permitir
hasta que no haya creado las cuentas de nivel superior para esa cuenta, es decir usted
debe crear antes las siguientes cuentas:
1
1-1
1-1-0-5
1-1-05-05
Activo
Disponible
Caja
Caja General
Cuenta de Grupo
Cuenta de Grupo
Cuenta de Grupo
Cuenta de Movimiento.
La Cuenta maneja o utiliza Centro de Costo: Es usado en los comprobantes para pedir o
no el centro de costo como dato auxiliar de un asiento contable. En el reporte Listado de
cuentas contables se usa para filtrar.
La cuenta Maneja Presupuesto:, al tildar esta opcin la cuenta se le puede asignar
presupuesto en el mdulo de partidas presupuestarias.
La cuenta Maneja Base de Retencin: Es usada en los comprobantes para pedir o no la
base de retencin como dato auxiliar de un asiento contable. En los reportes Listado de
cuentas contables, Certificados de retencin, bases gravadas se usa para filtrar.
La cuenta Maneja Terceros: Al tildar esta opcin, en los comprobantes se va a pedir el
Tercero como Dato auxiliar de un asiento contable. En los reportes Listado de cuentas
contables, Mayor analtico, Terceros y sus transacciones, se usa para filtrar. Para crear
un tercero debe hacerlo a travs de la opcin de men: Fichas en la opcin Terceros.
La cuenta esta Activa o Desactivada: En Valery Contabilidad, si una entidad, como la
cuenta, tiene movimientos relacionados no se puede eliminar solo se puede desactivar.
Los campos Saldos, Saldo Anterior, Total Debitos, Total Crditos y Saldo se comportan
de la siguiente manera: Si estamos en el mes de Febrero, el Saldo Anterior es el Saldo
Final de Enero. Los Debitos y Crditos y el Saldo Actual son del mes de Febrero.
Importante: Recuerde que Valery le permite manejar mltiples empresas por Grupo. El
lado izquierdo de esta pantalla muestra los grupos y el lado derecho muestra las
empresas del grupo. La finalidad de este esquema de trabajo es poder consolidar Grupo.
Esta caracterstica an no esta disponible sino hasta futuras versiones.
En esta pantalla usted debe indicar los grupos superiores que Valery va a utilizar para
emitir los estados financieros. Debe configurar tanto las cuentas Reales como las
cuentas del estado de resultados o nominales.
Importante: Si estas cuentas no estn configuradas Valery no puede emitir los estados
financieros.
Recuerde hacer clic en el botn F9-Registrar para guardar los cambios realizados.
Puede hacer clic sobre el o presionar la tecla F12 para que le muestre una pantalla de
bsqueda o una pantalla auxiliar que le ayuda a completar la operacin.
ENTER Botn de Atajo que le permite navegar entre campos sin necesidad de usar el
mouse para mayor rapidez en la trascripcin de datos.
F5 Plan de Cuentas: Botn de Atajo que le permite llamar la ficha de plan de cuenta,
para incluir o modificar una cuenta contable.
F6 Eliminar Asiento: Botn de Atajo que le permite eliminar un asiento del
comprobante. El comprobante debe estar cargado en la pantalla de comprobante.
F7 Repetir Asiento: Utilice este botn de atajo, si necesita copiar la informacin del
asiento contable de la fila superior.
F8 Insertar Asiento: Le permite insertar un nuevo asiento entre dos, desplazando el
asiento donde esta ubicado hacia la fila de abajo.
Botones del Comprobante en General
Pantallas de Informacin
Informacin de la Cuenta En esta pantalla ve la informacin de la cuenta del rengln
donde se encuentre ubicado en un momento determinado dentro del comprobante
contable.
En esta pantalla obtiene la informacin de los totales y diferencias de las cuentas y del
efectivo movilizado en las cuentas de efectivo.
Luego de transcribir los comprobantes puede emitir los libros legales y los estados
financieros.
Para emitir los libros legales y los estados financieros haga clic en la opcin de men:
Reportes. En esa seccin consigue todos los Listados, Libros Legales y Estados
Financieros que necesita emitir.
TIPOS DE COMPROBANTES
CLASIFICACIN
MONETARIA
TIPO DE
CUENTA
NORMAL
NORMAL
AJUSTE
SALDO
INICIAL
SALDO
INICIAL
AJUSTADO
ES ACEPTADA EN EL TIPO DE
COMPROBANTE?
1) SI
1) NO
1) SI
1) NO
2) SI
2) NO
2) SI
2) NO
3) NO
3) NO
3) NO
3) NO
ES ACEPTADA EN EL TIPO DE
COMPROBANTE?
1) NO
1) NO
1) NO
1) NO
2) NO
2) NO
2) NO
2) NO
3) NO
3) NO
3) NO
3) NO
ES ACEPTADA EN EL TIPO DE
COMPROBANTE?
1) NO
1) NO
1) NO
1) NO
2) NO
2) NO
2) NO
2) NO
3) NO
3) NO
3) NO
3) NO
ES ACEPTADA EN EL TIPO DE
COMPROBANTE?
1) NO
1) NO
1) NO
1) NO
2) NO
2) NO
2) NO
2) NO
3) NO
3) NO
3) NO
3) NO
ES ACEPTADA EN EL TIPO DE
COMPROBANTE?
1) SI
1) SI
1) SI
1) SI
2) SI
2) NO
2) SI
2) SI
3) NO
3) SI,
AJUSTE
3) NO
3) SI, AJUSTE
ES ACEPTADA EN EL TIPO DE
COMPROBANTE?
1) NO
1) NO
1) NO
1) NO
2) NO
2) NO
2) NO
2) NO
3) NO
3) NO
3) NO
3) NO
MONETARIA
AJUSTE
MONETARIA
CORRECCIN
MONETARIA
UTILIDAD
AJUSTE
NO MONETARIA
NORMAL
NO MONETARIA
AJUSTE
TIPOS DE COMPROBANTES
CLASIFICACIN
NO MONETARIA
TIPO DE
CUENTA
CORRECCIN
NORMAL
AJUSTE
SALDO
INICIAL
SALDO
INICIAL
AJUSTADO
ES ACEPTADA EN EL TIPO DE
COMPROBANTE?
1) NO
1) SI
1) NO
1) NO
2) NO
2) SI
2) NO
2) NO
3) NO
3) NO
3) NO
3) NO
ES ACEPTADA EN EL TIPO DE
COMPROBANTE?
1) NO
1) SI
1) NO
1) SI
2) NO
2) SI
2) NO
2) SI
3) NO
3) NO
3) NO
3) NO
NO MONETARIA
UTILIDAD
AJUSTE
3) Para los comprobantes de ajuste, las cuentas normales no monetarias deben tener asignada una cuenta de ajuste y
otra de correccin, pero si la misma cuenta va a ser utilizada en un comprobante normal lo anterior ya no es
necesario.
CLASIFICACIN
Monetaria
TIPO DE CUENTA
Normal
TIPO DE COMPROBANTE
Saldo inicial normal
No monetaria
Normal
Ajuste
No monetaria
Normal
Saldo inicial
No monetaria
Normal