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Microsoft Word XP
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Versin XP
cti
Centro de Tecnologa Informtica
TABLA DE CONTENIDOS
1. Novedades del Word XP ............................................................................................ 4
1.1. Etiquetas Inteligentes ......................................................................................................... 4
1.2. Paneles de tareas ................................................................................................................ 4
1.3. Etiquetas inteligentes Opciones de Pegado........................................................................ 4
1.4. Etiquetas inteligentes Opciones de Autocorreccin........................................................... 5
1.5. Compatibilidad de formato de archivo .............................................................................. 5
1.6. Archivo nuevo (Panel de tareas) ........................................................................................ 5
1.7. Galera de plantillas de Office(Panel de tareas)................................................................. 5
1.8. Recuperacin de documentos ............................................................................................ 6
1.9. Auto Recuperacin ............................................................................................................ 6
1.10. Reparar y extraer.............................................................................................................. 7
1.11. Opcin Multi-Seleccin ................................................................................................... 7
5. Formatos.................................................................................................................... 21
5.1. Formatos de pgina .......................................................................................................... 21
5.1.1. Tamao del papel ..................................................................................................... 22
5.1.2. Mrgenes .................................................................................................................. 22
5.1.3. Diseo de pgina ...................................................................................................... 23
5.2. Formato fuente................................................................................................................. 24
5.3. Formatos de prrafo ......................................................................................................... 25
5.3.1. Sangras .................................................................................................................... 25
5.3.2. Alineaciones ............................................................................................................. 26
2 Microsoft Word XP
El panel aparecer a la
derecha de la pantalla sin
ocultar ninguna opcin
ni barra de herramientas.
Todas las tareas posibles
estn vinculadas para un
acceso ms rpido (texto
en color azul).
En el panel de tareas se
podrn observar tambin
una amplia lista de
plantillas,
tareas
realizadas anteriormente,
portapapeles
El panel no siempre
aparecer, depende de la
herramienta a utilizar.
1.3. Etiquetas inteligentes
Opciones de Pegado
Permite
cambiar
el
formato de los datos
4 Microsoft Word XP
copiados antes de pegarlos en el documento nuevo con las etiquetas inteligentes de las
Opciones de Pegado. Existe la posibilidad de aplicar caractersticas especficas a los
datos, basndose en el contenido.
Solamente colocando el ratn encima del icono de pegado nos aparecer una flecha, que
pinchndola nos desplegar un submen con las distintas posibilidades de pegado.
Solamente colocando el ratn encima del icono de autocorreccin nos aparecer una
flecha, que pinchndola nos desplegar un submen con las distintas posibilidades de
autocorreccin.
1.5. Compatibilidad de formato de archivo
La compatibilidad entre Office XP, Office 2000, y Office 97 (a excepcin de Access 97)
permite a los usuarios de las tres versiones compartir documentos de forma
transparente. La versin 2002 de Access emplea el formato de archivo de Access 2000
por defecto.
1.6. Archivo nuevo (Panel de tareas)
Ahora es posible crear un documento nuevo desde otro, crear documentos desde
plantillas almacenadas en la red, y ver una lista de plantillas y documentos empleados
recientemente. Todo ello al mismo tiempo.
6 Microsoft Word XP
Archivo:
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Edicin:
Ver:
Insertar:
Formato:
Ventana:
2.3. Regla
En el modo de Presentacin de Word aparece una regla horizontal. Si no est visible se
puede activar con el men Regla| Ver.
La regla muestra una escala horizontal que refleja el ancho de la caja de escritura.
Mediante la regla es posible cambiar las sangras y tabuladores desde el propio
documento sin necesidad de entrar en los mens.
Las sangras se pueden modificar con los tringulos de la regla. Hay tres: dos a la
izquierda y uno a la derecha.
Los dos tringulos de la izquierda marcan la sangra de la primera lnea y la sangra
francesa. El tringulo de la derecha marca la sangra de la derecha.
Para modificar la sangra izquierda, se debe pulsar el botn cuadrado que hay en la
zona izquierda de la regla:
La primera lnea del prrafo empezar donde marca el tringulo superior izquierdo,
el resto de las lneas donde marca el tringulo inferior izquierdo.
2.4. Barra de estado
La Barra de estado est situada en la parte inferior de la pantalla, y muestra
constantemente una serie de informacin muy til: la pgina en la que est situado el
cursor, la seccin y el nmero de pginas del documento activo; la posicin del
cursor con respecto a la altura, la lnea y la columna de la pgina, etc.
Estos son marcas que luego no se imprimirn y que tienen como funcin indicar los
espacios, saltos de prrafo, tabulaciones, etc., que se van insertando. Aunque estas
marcas al principio pueden resultar incmodas son de una gran utilidad para llevar un
correcto control del formato.
Word no muestra por defecto estas marcas por lo que conviene activar su
presentacin al empezar a trabajar. Para ello se presiona el botn
herramientas Estndar. Se desactiva presionando el mismo botn.
de la barra de
Esta vista presenta el documento ya encajado en las pginas tal y como luego
se imprimir, con las notas, los encabezados y los pies de pgina. Resulta ms
claro trabajar con l que con el modo Normal. Pero tiene el inconveniente de
que, al obligar al programa a paginar constantemente para poder mostrar la
apariencia real de las pginas, es mucho ms lento. Se suele utilizar para hacer
correcciones en el formato del documento.
12 Microsoft Word XP
3. Administracin de documentos
Es conveniente guardar el documento nada ms empezar a trabajar con cualquier
programa, y guardar los cambios cada cierto tiempo, para evitar prdidas de trabajo
debidas a cortes de la energa elctrica o a errores del programa o del sistema.
3.1. Guardar la primera vez
Para
guardar
un
documento
recin
creado
se
puede
elegir
el
men
En la ventana que hay debajo del recuadro Guardar en, aparece lo que contiene la
unidad o carpeta seleccionada. Si se hace doble clic sobre una carpeta aparecer el
contenido de la misma.
Una vez seleccionado el lugar en el que se va a almacenar el archivo, el siguiente
paso es escribir el nombre del archivo en el recuadro Nombre del archivo
14 Microsoft Word XP
El men que se despliega es muy amplio, para recorrerlo se puede utilizar la barra de
desplazamiento.
Una vez se hayan dado estos pasos se pulsa el botn Guardar.
3.2. Guardar los cambios
Despus de guardar el documento por primera vez, conviene ir guardando de vez en
cuando a medida que se efectan cambios sobre el documento. Si se pulsa el botn
el documento volver a guardarse en la misma unidad que la primera vez y con
el mismo nombre. No aparecer ninguna ventana.
3.3. Guardar como
La opcin Guardar como del men Archivo se utiliza cuando se quiere guardar
el documento:
De esta forma sern visibles todos los archivos que puede abrir este programa.
16 Microsoft Word XP
4. Escribir y editar
Gua de Escritura
Para mover el punto de insercin para escribir en otro sitio basta con hacer clic con el
ratn all donde se quiera empezar a escribir. Cuando se desplaza el ratn en medio
se transforma en un cursor con forma de . Tambin se
del texto, la flecha
pueden utilizar las teclas de cursor para desplazar el cursor por el texto.
4.2. Seleccionar texto
Para aplicar cualquier modificacin sobre un texto hay que indicar a Word sobre qu
elemento se quiere que lo haga. As, para poner una palabra en cursiva hay que
mostrarle al programa sobre cul de ellas se quiere aplicar ese formato. Esto se
consigue seleccionando la palabra.
Cuando cualquier palabra o frase est seleccionada aparece resaltada con un cambio
de fondo y color de texto: se pone en negativo
A partir de este momento, cualquier comando que se efecte (borrar, aplicar cursiva,
negrita, subrayar, etc.) se aplicar nicamente sobre el texto seleccionado.
De los distintos mtodos que hay para seleccionar texto los ms habituales son:
Pinchar con el cursor delante del texto y, manteniendo pulsado el botn del ratn,
arrastrar hasta el final del texto que se quiere seleccionar.
Si se quiere seleccionar una palabra basta con hacer doble clic encima de ella.
Para seleccionar un prrafo hay que hacer tres clic encima de l.
Si se quiere seleccionar una lnea hay que poner el cursor en la parte izquierda
del margen (en la llamada zona de seleccin) hasta que se convierta en una
flecha que apunta hacia la derecha y entonces hacer clic.
Para seleccionar un prrafo hay que hacer doble clic en la zona de seleccin a
la izquierda del prrafo.
Si se quiere seleccionar todo el texto basta con hacer clic tres veces en la zona
de seleccin, o ir al men Edicin y aplicar Seleccionar todo.
4.3. Funciones de edicin
Las funciones de edicin aparecen en prcticamente todos los programas. Su
utilidad es muy simple: permiten copiar, cortar y pegar trozos de texto, ahorrando as
gran trabajo cuando se quiere repetir palabras frases, o desplazar trozos de texto de
un lugar a otro.
4.3.1. Copiar
El primer paso para copiar o cortar un texto es seleccionarlo para indicarle al
programa sobre qu texto se quiere ejecutar la accin. Despus se selecciona el
men Edicin|Copiar o el botn
. El texto copiado no desaparecer del
lugar de origen, pero el ordenador ha creado una copia de l, slo hay que
indicarle dnde se quiere depositar con la funcin Pegar.
Para pegar el texto copiado se selecciona el men Edicin|Pegar o el
botn
18 Microsoft Word XP
El programa buscar esa palabra desde la posicin actual hasta el final del
documento, la primera coincidencia que encuentre la seleccionar y el programa
esperar rdenes sobre el cuadro de dilogo Buscar y Reemplazar.
La bsqueda se puede afinar ms pulsando el botn Ms:
Aparecern varias opciones aplicables tanto para el texto buscado como para el que
debe sustituirlo es posible especificar algunas cuestiones de formato con el men
desplegable Formato.
Se pueden hacer, adems, bsquedas especiales con el men desplegable Especial,
que permite buscar retornos de carro, tabulaciones, etc. de hacer coincidir
maysculas, la palabra completa o usar un carcter comodn.
Las opciones Coincidir mays/mens y Palabras completas sirven para
limitar la bsqueda a la localizacin de esa secuencia de caracteres cuando constituya
una palabra completa, o limitar la bsqueda a la perfecta coincidencia de maysculas
y minsculas con el trmino definido de bsqueda.
La palabra encontrada se puede sustituir automticamente por otra. Para sustituir se
pulsa la pestaa Reemplazar de la ventana:
20 Microsoft Word XP
5. Formatos
Word permite que el resultado final del trabajo sea idntico al que saldra de una
imprenta profesional. Para ello tiene todas las posibilidades de formato que se
aplican en cualquier libro. Estas opciones se van aplicando conforme se va
escribiendo, pero para una mayor claridad de la exposicin se vern agrupadas en
tres categoras: pgina, carcter y prrafo.
Las ms habituales de estas opciones se pueden aplicar desde la regla o las barras de
herramientas sin necesidad de entrar en los mens, por ellos se vern primero cmo
se aplican por este procedimiento, completando la explicacin en algunos casos con
la opciones de los mens.
5.1. Formatos de pgina
Dentro de esta categora se agrupan instrucciones como el tamao y orientacin del
papel, los mrgenes, encabezados y pies de pgina, etc. La mayor parte de ellas se
concentran en el cuadro de dilogo Configurar pgina al que se accede desde el
men Archivo.
Este cuadro de dilogo presenta tres pestaas, una para cada grupo de instrucciones:
Mrgenes, Tamao del papel y Diseo de pgina. Aunque presentan
este orden se empezar por el que lgicamente parece el primer paso: la eleccin del
papel.
El cuadro de opcin Aplicar a que aparece en la parte inferior de los tres apartados
se utiliza cuando se est trabajando con secciones. Se ver su empleo cuando se
llegue a la parte correspondiente a las secciones.
5.1.1. Tamao del papel
En este apartado se configura el tamao y la orientacin del papel. En el
submen Tamao del papel aparecen los tamaos soportados por la
impresora que se tenga seleccionada. En la versin castellana del programa
suele estar seleccionado el tamao Din A 4, que es el que suelen usar todas las
impresoras.
5.1.2. Mrgenes
Los mrgenes marcan el espacio que el programa debe dejar entre el borde del
papel y donde se empieza a escribir. Basta con introducir las medidas en el
cuadro correspondiente: superior, inferior, izquierdo, derecho.
22 Microsoft Word XP
En el caso de que se vaya a imprimir el trabajo a dos caras hay que acceder a
las Opciones de Impresin situadas en la parte inferior del apartado
Papel. Nos aparecer un nuevo cuadro de dialogo con las distintas opciones
para activar o desactivar ( parte inferior):
Fuente:
Estilo de fuente:
de
la
barra
de
,
cursiva
, subrayado
, que se pueden aplicar al mismo
tiempo: negrita cursiva subrayado.
24 Microsoft Word XP
Tamao:
Efectos de Texto:
del la barra
etc.
Muchas de estas opciones de formato se pueden aplicar directamente utilizando la
barra de Formato:
5.3.1. Sangras
Una sangra es la separacin que se puede dejar entre un prrafo y el margen.
Hay varios tipos de sangras:
Sangra de primera lnea: si es slo la primera lnea la que se separa.
Sangra izquierda: se separan todas las lneas con respecto al margen
izquierdo.
Los prrafos se sangran mediante los controles que aparecen en la regla: dos en
la parte izquierda
y uno en la derecha
. Basta con arrastrarlos
sobre la regla y colocarlos como se ve en esta ilustracin:
Sangra de
primera
lnea
Prrafo
Sangra
izquierda
Sangra
derecha
con
Prrafo
sangra derecha.
francesa.
Prrafo
sangra
Prrafo
con
sangra
primera
lnea.
Prrafo
izquierda.
con
Sangra
francesa
con
sangra derecha.
izquierda.
lnea.
1.
francesa.
Prrafo
con
sangra
francesa.
Esto mismo se puede hacer desde la ventana que se abre con el men
Formato|Prrafo. Los valores se introducen numricamente en el cuadro de
opcin correspondiente:
5.3.2. Alineaciones
Word admite varios tipos de alineacin: izquierda, derecha, centrada y
justificada. La alineacin por defecto es la izquierda. Para poner cualquier otra
basta con pulsar el botn correspondiente en la barra de herramientas de
formato o elegirla del cuadro de dilogo Prrafo del men Formato.
Izquierda
Centrada
26 Microsoft Word XP
Derecha
Justificada
Prrafo
alineado por
el centro. Prrafo
Prrafo
con
derecha. Prrafo
justificada.
alineado por la
alineacin
derecha. Prrafo
alineado por la
justificada.
derecha. Prrafo
alineacin
alineado por la
Prrafo
con
justificada.
derecha..
Prrafo
alineacin
Prrafo
con
alineacin
Prrafo
con
justificada.
con
justificada.
alineacin
Prrafo
con
alineacin justificada.
1,5 lneas
Prrafo con interlineado de 1,5
lneas. Prrafo con
Doble
Prrafo con interlineado doble
Prrafo con interlineado doble
sencillo.
5.3.4. Tabuladores
Cuando se necesita dar al texto dos alineaciones distintas en la misma lnea
(como en un ndice de un trabajo) o hacer un formato como el que aparece en
la ilustracin siguiente, se tiene que usar obligatoriamente los llamados altos de
tabulacin.
Pas
Capital
PIB
Habitantes
Como se puede ver en el ejemplo hay cuatro tipos de altos de tabulacin segn
el tipo de alineacin que se quiera.
La tecla de tabulacin desplaza el cursor 1,5 cm por defecto. Si se quiere que
se detenga en un punto concreto hay que poner en l una marca de tabulacin.
Para ello hay que seleccionar primero el tipo de marca de tabulacin haciendo
clic en el selector que aparece a la izquierda de la regla
, y despus
volviendo hacer clic en el lugar de la regla en que se quiere situar. Ahora no
hay ms que ir pulsando la tecla de tabulacin para que el cursor se detenga en
los lugares marcados.
Si se quiere mover uno de los altos de tabulacin una vez hecha la tabla, hay
que tener en cuenta que son independientes para cada prrafo, por lo que si se
quiere que se mantengan las alineaciones hay que seleccionar todos los
prrafos que compongan la tabla antes de hacerlo.
Para hacer que el espacio entre dos tabulaciones quede relleno hay que entrar
en el cuadro de dilogo Tabulaciones del men Formato, seleccionar el
28 Microsoft Word XP
Los sombreados son variaciones en el color del fondo de un prrafo que se suelen
aplicar para destacar su contenido. Para aplicar un sombreado hay que seleccionar la
pestaa Sombreado:
Para aplicar un sombreado primero hay que seleccionar el color del Relleno
haciendo clic sobre un color de la paleta. A continuacin se selecciona la trama, que
es la intensidad con la que sea aplicar el color. En Vista previa se ver cmo va
quedando el prrafo o la tabla.
30 Microsoft Word XP
a los estilos de ttulo impide que stos se separen del prrafo que les
sigue, de forma que luego no se pueda quedar un ttulo slo al final de
una pgina, causando muy mal efecto.
Para facilitar la escritura, Word hace que, tras escribir un ttulo al presionar la tecla
de retorno de carro para seguir escribiendo, pase a escribir en estilo normal. Si se est
empleando otro estilo diferente para los prrafos normales, como el estilo Texto
arriba sugerido, tambin se puede hacer que Word, tras un ttulo pase a escribir en
este estilo.
Para ello hay que entrar en el cuadro Estilo del men Formato, seleccionar el
estilo Ttulo 1 y presionar el botn Modificar.
34 Microsoft Word XP
Para rellenar el contenido de encabezado o del pie hay que activar el men
Ver|Encabezado y pie. Word presenta el encabezado en la Vista Diseo de
pgina permitiendo escribir su contenido. Para ver el pie de la pagina hay que pulsar
el botn Cambiar entre encabezado y pie
de la barra de herramientas
ya que el encabezado siempre se selecciona por defecto.
36 Microsoft Word XP
En este cuadro hay que marcar las opciones Primera pgina diferente y
Pares e impares diferentes.
Ahora es posible escribir un encabezado distinto para las pginas pares y las
impares y dejar el de la primera vaco. Para pasar de un encabezado a otro hay
que usar los botones
pie.
5.7. Secciones
En principio un documento de Word tiene mrgenes iguales para todas las pginas, la
misma orientacin, el mismo tipo de papel, los mismos encabezados (con las
posibilidades ya mencionadas), etc., pero hay ocasiones en las que se pueden
modificar estas caractersticas generales. Esto ltimo es posible gracias a las
secciones.
Las secciones son partes del documento que es posible tratar como si fueran
documentos distintos. De esta manera es posible, por ejemplo, guardar en un solo
documento una carta y su sobre, o pasar de escribir de una sola columna a columna
periodstica, hacer en el mismo documento los distintos captulos de un libro con
encabezados y pies diferentes para cada uno de ellos, etc.
Este ltimo caso es el que ms til resulta y por ello se le va a dedicar una
explicacin ms detallada:
El primer paso para poder realizar varios captulos dentro de un mismo
documento es dar el formato de pgina que se quiere que tenga cada uno de ellos.
Si se quiere que cada captulo tenga encabezados distintos en las pginas pares e
impares y poder dejar el de la primera pgina vaco, habr que seguir los pasos
explicados en el punto 5.6.1. del manual. Tambin hay que determinar los
mrgenes (pginas paralelas, margen de encuadernacin etc.) como se explica en
el punto 5.1.2. del manual.
En el apartado Diseo de pgina de la ventana Configurar pgina en el men
Formato hay que indicar Pgina impar en la opcin Comenzar seccin, ya que
todos los captulos comienzan siempre en pgina impar.
Una vez hecho esto hay que ir al men Insertar y escoger la opcin Salto y
seleccionar la casilla Pgina impar dentro de Salto de seccin.
38 Microsoft Word XP
Word cortar ahora el documento en dos secciones idnticas, cada una con sus
propios encabezados y pies.
Si se quiere insertar un ndice de contenido o una portada como se ve en este manual
habr que hacer tambin cortes de seccin de la misma forma.
6. Insercin de elementos
Aqu hay que indicar si se quiere insertar una nota al pie o al final (esta versin del
Word permite llevar ambas series al mismo tiempo) y que tipo de numeracin debe
llevar. Conviene poner siempre la numeracin automtica de manera que si
posteriormente se intercala una nota extra, las dems se renumeren automticamente.
En el botn Opciones se puede modificar el tipo de numeracin, hacer que
comience en cada pgina o en cada seccin, transformar una nota al pie en final o
viceversa,
Una vez insertada la nota se abrir la ventana de notas (si se est trabajando en el
modo Normal) o aparecer en la parte baja de la hoja (si se est en el modo Diseo
de pgina) para que se pueda escribir el texto de la nota.
Word escribe las notas en el estilo Texto de nota al pie, idntico al Normal
pero con la letra dos puntos ms pequea, y que se activa en el momento en que se
inserta una nota.
Para cerrar la caja de notas hay que pulsar el botn Cerrar, y , si se quiere volver a
ver, elegir la opcin Notas al pie del men Ver, o hacer doble clic sobre una
marca de referencia.
6.2. Tablas de contenido
Word denomina Tabla de contenido a lo que vulgarmente se conoce como
ndice de un libro: lista de los captulos y secciones de un libro junto con las pginas
en las que estn situados.
Realizar a mano una tabla de contenido es un trabajo muy tedioso que nicamente es
posible realizar cuando se ha terminado e impreso el libro, para evitar que una
modificacin posterior pueda variar la paginacin del trabajo.
Word puede hacer la tabla de contenido de un trabajo de modo automtico, y
actualizarla si se producen modificaciones posteriores. Para ello es imprescindible
utilizar los estilos de ttulo como se explica en la seccin 5.4.3 del manual (hay otros
procedimientos para hacer una tabla de contenido, pero son mucho ms complejos).
La tabla de contenido de este manual es un ejemplo de tabla realizada de modo
automtico.
Si se han empleado los estilos de ttulo basta con seguir estos pasos para hacer la
tabla de contenido:
1. Situar el cursor en el punto en que se quiere insertar la tabla (preferentemente
en una seccin nueva).
2. Seleccionar la carta Tabla de contenido en el cuadro de dilogo ndice
y tabla del men Insertar.
40 Microsoft Word XP
3. Elegir un formato de la lista Estilo, indicar los niveles de ttulo que debe
mostrar la tabla de contenido y pulsar Aceptar.
Si se han hecho modificaciones posteriores en el documento, es necesario actualizar
la tabla de contenido. Para hacerlo hay que seguir los pasos descritos para insertarla.
Word detecta que ya hay una tabla y pregunta si se quiere reemplazar:
42 Microsoft Word XP
. Al pulsarlo se selecciona el
Las celdas de Excel aparecern dentro del documento como un objeto ms insertado.
Slo aparecern el nmero de filas y de columnas que se haya especificado, para
agrandar la ventana se puede pinchar una de sus esquinas y arrastrar.