10 Manual de Control Interno

Modelo Genrico para Intermediario
Financiero Rural:
SOCIEDAD COOPERATIVA DE AHORRO Y PRSTAMO
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Proyecto: Cooperacin Tcnica ATN/ME-9118-ME

Apoyo a Intermediarios Financieros Rurales
Mxico, Enero 2010
V - Ene. /10

NDICE DE CONTENIDO
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GLOSARIO DE ABREVIATURAS ...................................................................................... 3

1.
INTRODUCCIN .............................................................................................. 4
2.
OBJETIVOS.................................................................................................... 4
3.
ALCANCE ...................................................................................................... 5
4.
CONCEPTOS CLAVE .......................................................................................... 5
5.
COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO................................................................ 7
6.
ASPECTOS MNIMOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ....................................... 13
7.
DEFINICIONES Y PREMISAS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO.......................... 13
8.
RESPONSABLES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y FUNCIONES .......................... 14
9.
PILARES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ..................................................... 17
ANEXO N 1: GLOSARIO DE TRMINOS ....................................................................... 19
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Glosario de Abreviaturas
SCAP:
Sociedad Cooperativa de Ahorro y Prstamo
LGSC:
Ley General de Sociedades Cooperativas
CNBV:
Comisin Nacional de Bancaria y de Valores
LRASCAP:
Ley para Regular las Actividades de las Sociedades Cooperativas de Ahorro y

Prstamo
CUACP:
Circular nica de Ahorro y Crdito Popular
LGISM:
Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros
LGTOC:
Ley General de Ttulos y Operaciones de Crdito
SHCP:
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico
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1.
Introduccin
El presente manual pretende reunir el conjunto de polticas, procedimientos y tcnicas de

control interno o control de gestin instauradas por la Sociedad Cooperativa de Ahorro y
Prstamo para lograr mitigar los riesgos inherentes a las operaciones realizadas, aportando
una seguridad razonable a fin de alcanzar una adecuada organizacin administrativa,
eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes, apropiada identificacin y administracin
de los riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones legales regulatorias que le
son aplicables.
Todo entidad dedicada a la intermediacin financiera enfocar esfuerzos en crear una
capacidad interna para manejar y controlar los riesgos interviniendo activamente (en todo
los niveles de la organizacin), para lograr la viabilidad financiera y econmica de la
entidad a largo plazo.
El presente Manual define los conceptos y procedimientos que sern aplicados para lograr
confianza en las autoridades regulatorias, entes de supervisin, en los socios, clientes y en
el pblico en general.
2.
Objetivos
Objetivo General
El objetivo fundamental es garantizar en forma razonable el cumplimiento de los objetivos
estratgicos de la SCAP, sobre la base de la efectividad y eficiencia de sus operaciones, la
generacin de informacin operativa y contable confiable y oportuna en cumplimiento de
las Leyes, Reglamentos, Regulaciones y en general la normativa que las rige.
Objetivos Especficos
El sistema de control interno es un proceso que realiza la administracin superior y dems
personal de la Sociedad Cooperativa de Ahorro y Prstamo, en la bsqueda del
cumplimiento de tres objetivos especficos:
Efectividad y eficiencia de las operaciones en cuanto al cumplimiento de los

objetivos estratgicos de la SCAP: comerciales, sociales, de rentabilidad y
financieros; y la salvaguarda o proteccin de sus recursos y los bienes de terceros
que se encuentran en poder de la SCAP.
Suficiencia y confiabilidad de la informacin financiera que es generada para uso

interno, as como tambin, la preparacin de los estados financieros con destino a
terceros.
Cumplimiento de la regulacin. Cumplimiento en general de las disposiciones que

afectan el desarrollo institucional, tales como las leyes, normas del Gobierno, el
Servicio de Administracin Tributara y la Comisin Nacional Bancaria y de Valores,
estatutos, disposiciones normativas, reglamentos, o instrucciones internas.
Por otra parte, las disposiciones particulares aplicables a las SCAP definen al Sistema de
Control Interno: al conjunto de objetivos, polticas, procedimientos y registros que
establezca la entidad, con el propsito de:
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a) Procurar mecanismos de operacin que permitan identificar, vigilar y evaluar los riesgos
que puedan derivarse del desarrollo de las actividades del negocio;
b) Delimitar las diferentes funciones y responsabilidades del personal al interior de la
entidad;
c) Disear sistemas de informacin eficientes y completos, y
d) Coadyuvar a la observancia de las leyes y disposiciones aplicables.
3.
Alcance
Las disposiciones del presente manual son aplicables a todos los empleados, funcionarios,
miembros del Consejo de Administracin y comisarios, que realicen funciones o tomen
decisiones que tengan repercusiones directas o indirectas en los procesos y operaciones de
la SCAP.
4.
Conceptos clave
Con el objetivo de evitar la confusin entre control interno con auditora interna a
continuacin se definen conceptos clave que permiten comprender mejor el contexto del
Control Interno, la cual forma parte integral del control interno.
Control interno
Comprende la evaluacin de la gestin realizada por la Sociedad Cooperativa de Ahorro y
Prstamo, ex-ante y ex-post (anterior y posterior a las operaciones), para controlar los
riesgos; proceso continuo realizado por el Consejo de Administracin, los Comisarios, la
Gerencia y dems funcionarios para proporcionar una seguridad razonable en la
consecucin de los objetivos de la entidad.
Auditora interna
Comprende la evaluacin de la gestin de riesgos ex post (posterior a las operaciones)
realizada por la Sociedad Cooperativa de Ahorro y Prstamo. La auditora interna es un
componente del proceso de control interno.
Actividades de control
Son las polticas y procedimientos que permiten obtener una seguridad razonable de que se
llevan a cabo las disposiciones emitidas por el Consejo de Administracin y dems
autoridades.
Ambiente de control
Es el conjunto de factores del ambiente organizacional que el Consejo Directivo, Gerencia,
y dems Funcionarios, establecen y mantienen para permitir el desarrollo de una actitud
positiva y de apoyo para el control interno y para una administracin escrupulosa.
Control interno
Es el proceso continuo realizado por el Consejo de Administracin, la Gerencia y dems
funcionarios para proporcionar una seguridad razonable en la consecucin de los objetivos
de la entidad.
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Monitoreo del control interno

Es el proceso realizado en el tiempo para valorar la calidad del funcionamiento del sistema
de control interno y aseguran razonablemente que los hallazgos y los resultados de otras
revisiones se atiendan con prontitud.
Informacin y comunicacin
La informacin pertinente debe ser identificada, capturada y comunicada en tiempo y
forma que faciliten a la gente cumplir sus responsabilidades. Los sistemas de informacin
producen datos operacionales, financieros y suplementarios que hacen posible manejar y
controlar los negocios.
Autorizacin
Todas las operaciones deben contar con sistemas apropiados de autorizacin conforme a
las instrucciones y criterios establecidos por el Consejo de Administracin y la definicin
clara de las responsabilidades para cada rea funcional de la estructura organizativa y para
cada cargo. El sistema de autorizacin debe basarse en una serie de preceptos bajo los que
se deben definir las normas de actuacin y ejecucin. El nivel de autoridad depender
normalmente de la naturaleza de las operaciones y de su importancia en base al volumen
de las mismas.
Supervisin
Un sistema de control interno necesita ser supervisado, es decir, implementar un proceso
de evaluacin de la calidad del desempeo del sistema, simultneo a su actuacin.
Los procesos de supervisin estarn definidos siguiendo el esquema jerrquico establecido
en la estructura organizativa (control de los rganos superiores a los inferiores).
Riesgo de crdito
Es la posibilidad que existe para la entidad de que sus deudores fallen en el cumplimiento
oportuno o cumplan imperfectamente los trminos acordados en los respectivos contratos,
ocasionndole prdidas y disminucin del valor de sus activos.
Riesgo de liquidez
Es el riesgo de que la empresa no cuente con el efectivo suficiente para atender sus
obligaciones a su vencimiento, ocasionada por el desfase en los plazos de las posiciones
activas y pasivas.
Riesgo de mercado
La prdida potencial por cambios en los factores de riesgo que incidan sobre la valuacin
de las posiciones, tales como tasas de inters, tipos de cambio e ndices de precios, entre
otros.
Riesgo operativo
Est asociado a falla en los sistemas, procedimientos, en los modelos o en las personas que
manejan dichos sistemas y tiene relacin directa con el volumen y complejidad de las
transacciones y operaciones que realiza la entidad. Tambin est asociado a prdidas por
fraudes o por falta de habilidad o incompetencia de algn empleado.
Valoracin de riesgos
Es la identificacin y anlisis de los riesgos relevantes para el logro de los objetivos
formando una base para la determinacin de cmo deben administrarse los riesgos.
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5.
Componentes del control interno
Considerando que las SCAP no se supeditan a un nico propietario o a un pequeo grupo

de ellos, por ende, se ven obligadas a una necesaria retroalimentacin de los sistemas de
control interno y de las disposiciones y regulaciones establecidas por los rganos y
organismos competentes.
Los elementos del control son:
-
Ambiente de control.
Evaluacin de riesgos.
Actividades de control.
Informacin y comunicacin.
Supervisin.
5.1 Ambiente de control

El Director o Gerente General y el auditor interno, son los encargados de crear un ambiente
adecuado de control mediante una estructura organizativa efectiva, con sanas polticas de
administracin para as lograr que las leyes y polticas sean asimiladas de mejor forma por
el trabajador de la SCAP.
El ambiente de control es la base para el desarrollo del resto de los elementos. Sus
fundamentos claves son:
-
La integridad, los valores ticos, la competencia profesional y el compromiso de

todos los componentes de la organizacin, as como su adhesin a las polticas y
objetivos establecidos.
La filosofa y estilo de direccin.
La estructura, el plan de organizacin,

procedimientos.
Las formas de asignacin de responsabilidades, de administracin y desarrollo del

personal.
El grado de documentacin de polticas, decisiones, y de formulacin de programas

que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.
La existencia de Unidades de Auditora

independencia y calificacin profesional.
los reglamentos y los manuales de
Interna
con
suficiente
grado
de
Normas para el ambiente de control

Integridad y valores ticos
La mxima autoridad del organismo debe procurar, difundir y vigilar la observancia de
valores ticos y los Reglamentos, que constituyan un slido fundamento moral para su
conduccin y operacin.
Los valores ticos son esenciales para el ambiente de control. El Sistema de Control
Interno se sustenta en los valores ticos, que definen la conducta de quienes lo operan.
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Estos valores ticos pertenecen a una dimensin moral y, es por ello que van ms all del
mero cumplimiento de las Leyes, Decretos, Reglamentos y otras disposiciones legales.
Competencia profesional
El Director o Gerente General, y todos los trabajadores deben caracterizarse por poseer un
nivel de competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo,
implantacin y mantenimiento de controles internos apropiados; es decir, contar con un
nivel de competencia profesional en relacin con sus responsabilidades, comprender la
importancia, objetivos y procedimientos del control interno, as como asegurar la
calificacin y competencia de todos los dirigentes y dems trabajadores.
El Director o Gerente General especificarn el nivel de competencia requerido para las
distintas tareas y traducirlo en requerimientos de conocimientos y habilidades. Los
mtodos de contratacin de personal deben asegurar que el candidato posea el nivel de
preparacin y experiencia, ajustados a los requisitos del cargo. Una vez incorporado, a la
entidad debe recibir la orientacin, capacitacin y adiestramiento necesario en forma
prctica y metdica.
Atmsfera de confianza mutua
Para el control resulta esencial un nivel de confianza mutua entre las personas, la cual
coadyuva el flujo de informacin que las personas necesitan para tomar decisiones.
Propicia, adems, la cooperacin y la delegacin que se requieren para un desempeo
eficaz tendente al logro de los objetivos de la Sociedad Cooperativa de Ahorro y Crdito. La
confianza est basada en la seguridad respecto a la integridad y competencia de la otra
persona o grupo que integran la entidad.
Organigrama
Toda entidad desarrollar una estructura organizativa que atienda al cumplimiento de la
misin y objetivos, la que ser formalizada en un organigrama. La estructura organizativa,
constituye el marco formal de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se
desarrollan en cumplimiento de los objetivos del organismo, son planeadas, efectuadas y
controladas.
Lo importante es que su diseo se ajuste a sus necesidades, proporcionando el marco de
organizacin adecuado para llevar a cabo la estrategia diseada y alcanzar los objetivos
fijados.
Asignacin de autoridad y responsabilidad
Toda entidad complementar su organigrama, con un manual de organizacin y funciones,
en el cual se asignarn las responsabilidades, las acciones y los cargos, a la par de
establecer las diferentes relaciones jerrquicas y funcionales para cada uno de estos.
El ambiente de control se fortalece en la medida en que los miembros de una entidad
conocen claramente sus deberes y responsabilidades. Ello impulsa a usar la iniciativa para
enfrentar y solucionar los problemas, actuando siempre dentro de los lmites de su
competencia.
Se requiere que todo el personal conozca y responda a los objetivos de la entidad. Es
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esencial que cada integrante de ella conozca como su accin se interrelaciona y contribuye
a alcanzar los objetivos generales.
Polticas y prcticas en personal
La conduccin y tratamiento del personal de la entidad ser justa y equitativa,
comunicando claramente los niveles esperados en materia de integridad, comportamiento
tico y competencia.
Los procedimientos de contratacin, induccin, capacitacin y adiestramiento, calificacin,
promocin y disciplina, deben corresponderse con los propsitos enunciados en la poltica.
El personal es el activo ms valioso que posee cualquier entidad y se tratarn y conducirn
de forma tal que se obtenga su ms elevado rendimiento, procurndose su satisfaccin
personal en el trabajo que realiza, propendiendo a que en ste se consolide como persona
y se enriquezca humana y tcnicamente.
Comit de Control
En cada entidad se constituir un comit de control integrado, al menos, por el Director o
Gerente General y el auditor interno titular, siempre que las condiciones lo permitan. Su
objetivo general es la vigilancia del adecuado funcionamiento del Sistema de Control
Interno y su mejoramiento continuo.
Evaluacin del ambiente de control
La evaluacin del ambiente de control es el conocimiento y aceptacin consciente de las
normas escritas (Cdigos de Conducta) y de tica establecidos en la entidad, incluyendo
cuestiones referidas a las prcticas empresariales de general aceptacin, los conflictos de
intereses y los niveles esperados de comportamiento tico. Tambin se comprobar que las
respuestas sean eficientes y contundentes en los casos de actuaciones no conformes con
las reglas establecidas, sobre la base de lo establecido en la legislacin vigente y
verificando que se comunican adecuadamente las medidas correctivas para que sean
conocidas por toda la entidad.
Igualmente, comprobar el cumplimiento de los procedimientos de seleccin, capacitacin,
formacin, evaluacin y promocin de los recursos humanos necesarios en la entidad, as
como que estn definidos, de forma clara y explcita, los contenidos de cada puesto de
trabajo y actividades que se le vinculan.
Evaluar si la estructura organizativa es adecuada al tamao de la entidad, tipo de
actividad y objetivos aprobados, si definen las lneas de responsabilidad y autoridad, as
como los canales por los que fluye la informacin.
5.2 Evaluacin de riesgos
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las
actividades de las entidades. A travs de la investigacin y anlisis de los riesgos
relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evala la
vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento prctico de la SCAP y
sus componentes como manera de identificar los puntos dbiles, enfocando los riesgos
tanto de la entidad (internos y externos) como de la actividad.
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Cabe recordar que los objetivos de control deben ser especficos, as como adecuados,
completos, razonables e integrados a los objetivos globales de la institucin.
Una vez identificados los riesgos, su anlisis incluir:
-
Una estimacin de su importancia y trascendencia.
Una evaluacin de la probabilidad y frecuencia.
Una definicin del modo en que habrn de manejarse.
Cambios en el entorno.
Redefinicin de la poltica institucional.
Reorganizaciones o reestructuraciones internas.
Ingreso de empleados nuevos o rotacin de los existentes.
Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologas.
Aceleracin del crecimiento.
Nuevos productos, actividades o funciones.
Normas para la evaluacin de los riesgos

Identificacin del riesgo
Se identificarn los riesgos relevantes que enfrenta la entidad en el logro de sus objetivos,
ya sean de origen interno, es decir, provocados por la entidad teniendo en cuenta la
actividad especfica o sus caractersticas internas en el funcionamiento, como externos que
son los elementos fuera de la organizacin que afectan, en alguna medida, el cumplimiento
de sus objetivos.
La identificacin del riesgo es un proceso interactivo, y generalmente integrado a la
estrategia y planificacin. En este proceso es conveniente "partir de cero", esto es, no
basarse en el esquema de riesgos identificados en estudios anteriores.
Su desarrollo debe comprender la realizacin de un anlisis del riesgo, que incluya la
especificacin de los dominios o puntos claves del organismo, la identificacin de los
objetivos generales y particulares y las amenazas y riesgos que se pueden afrontar.
Un dominio o punto clave de la entidad puede ser:
- Un proceso que es crtico para su supervivencia.
- Una o varias actividades que sean responsables de parte de prestaciones importantes
de servicios a la ciudadana.
- Un rea que est sujeta a leyes, decretos o reglamentos de estricto cumplimiento,
con amenazas de severas penas por incumplimiento.
- Un rea de vital importancia estratgica para el Gobierno (Ejemplo: defensa,
investigaciones tecnolgicas de avanzada).
Estimacin del riesgo
Se estimar la frecuencia con que se presentarn los riesgos identificados, as
como cuantificar la probable prdida que ellos pueden ocasionar.
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Una vez identificados los riesgos, se debe proceder a su anlisis. Los mtodos utilizados
para determinar la importancia relativa de los riesgos pueden ser diversos, e incluirn
como mnimo:
-
Una estimacin de su frecuencia, o sea, la probabilidad de ocurrencia.
Una valoracin de la prdida que podra resultar.
Existen muchos riesgos difciles de cuantificar que se prestan a calificaciones de "grande",

"moderado" o "pequeo"; pero no debe cederse a la difundida inclinacin de conceptuarlos
rpidamente como "no medidos". En muchos casos, con un esfuerzo razonable, puede
conseguirse una medicin satisfactoria. Esto se puede expresar matemticamente en la
llamada Ecuacin de la Exposicin:
PE = F x V
Donde:
PE = Prdida Esperada o Exposicin, expresada en pesos y en forma anual.
F = Frecuencia, veces probables en que el riesgo se concrete en el ao.
V = Prdida estimada para cada caso en que el riesgo se concrete, expresada en pesos.
Determinacin de los objetivos de control
El Director o Gerente General y los responsables de otras reas luego de identificar,
estimar y cuantificar los riesgos; determinarn los objetivos especficos de control y, en
relacin con ellos, establecer los procedimientos de control ms convenientes. Para stos
se adoptarn las medidas para enfrentarlo de la manera ms eficaz y econmica posible.
Deteccin del cambio
La SCAP dispondrn de procedimientos capaces de captar e informar oportunamente los
cambios registrados o inminentes en el ambiente interno y externo, que conspirarn contra
la posibilidad de alcanzar sus objetivos en las condiciones deseadas.
Una etapa fundamental del proceso de Evaluacin del Riesgo, es la identificacin de los
cambios en las condiciones del medio ambiente en que la entidad desarrolla su accin. Un
sistema de control puede dejar de ser efectivo al cambiar las condiciones en las cuales
opera.
Se requiere un sistema de informacin apto para captar, procesar y transmitir informacin
relativa a los hechos, eventos, actividades y condiciones que originan cambios ante los
cuales la entidad reaccionar.
Evaluacin de riesgos
La evaluacin de riesgo es comprobar la existencia de procedimientos idneos para
anticipar los riesgos, identificarlos, estimar su importancia, evaluar su probabilidad o
frecuencia y reaccionar ante los acontecimientos o cambios (rutinarios o no) que influyen
en el logro de los objetivos previstos, tanto de fuentes internas como externas.
5.3 Actividades de control
Las actividades de control estn contenidas en los manuales de polticas y procedimientos
operativos (colocacin, captacin y operativos) de la SCAP, sistematizando las actividades
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e identifican los puntos de control y supervisin a fin de asegurar que se lleven a cabo las
actividades y medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados a las operaciones.
Cave recalcar que las actividades de control se realizan en toda la organizacin, a todos los
niveles y en todas las funciones.
Las actividades de control se identifican con el smbolo en los manuales, y dentro de los
mismos los procedimientos que conllevan acciones de control para la minimizacin de
riesgos y su administracin.
La SCAP en el proceso de control de riesgos siempre tendr presente que los controles
establecidos por los miembros del Consejo de Administracin en trabajo conjunto con la
Direccin/Gerencia General se disearn evitando el exceso de controles que desemboquen
en que las actividades de control impidan operar de manera eficiente, disminuyendo la
calidad en la atencin al prestatario; por tanto, primarn en el diseo de los mismos
procesos que conduzcan a un desarrollo de actividades fluida y una aprobacin rpida y
eficiente.
5.4 Informacin y comunicacin
La SCAP se apoyar en el sistema informtico para un adecuado flujo de informacin y
automatizacin de actividades que favorezca identificar, recopilar y comunicar a las
diferentes reas de la SCAP en tiempo y forma la realizacin y cumplimiento de las normas
establecidas de Control Interno.
Se contemplar, igualmente, dentro de la estructura organizacional de la SCAP una
comunicacin abierta, efectiva y bidireccional entre los diferentes niveles jerrquicos de
mando (vertical) y entre al mismo nivel (horizontal) en el sentido amplio de comunicacin,
que permita una fluida informacin en todas las direcciones y mbitos de la SCAP sobre
acontecimientos internos, actividades y condiciones relevantes para la toma de decisiones
de gestin as como para la presentacin de informacin a terceros.
5.5 Supervisin o monitoreo
Las actividades de supervisin o monitoreo normales son llevadas a cabo por el personal en
la realizacin de sus funciones, e identificadas dentro de los manuales de polticas y
procedimientos operativos (colocacin, captacin y de organizacin y funciones) de la
SCAP. Complementar la supervisin y control, el rea de Control Interno y Riesgos (Nota:
para las instituciones que cuenten con un rea de Control Interno y de
Administracin de Riesgos) y la Auditora Externa de la SCAP.
La SCAP realizar un anlisis continuo del sistema de control interno aplicado que
aseguren:
Mantener el control sobre las actividades realizadas por la SCAP.
Que los sistemas de control interno aseguren un desarrollo de las actividades eficiente y
coadyuve a generar una sinergia que permita una respuesta dinmica y eficaz a los
prestatarios.
Que en el diseo y establecimiento de nuevos controles o en la modificacin de los

existentes, los mismos proporcionen un grado de seguridad razonable en el desarrollo
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de las actividades de la SCAP que propicien un desarrollo de las actividades eficaz y con
un claro enfoque de alcance de los objetivos organizacionales establecidos.
6.
Aspectos mnimos del sistema de control interno
El sistema de control interno comprende, como mnimo, los siguientes aspectos:
Sistema de organizacin y administracin, que corresponde al establecimiento de una

adecuada estructura organizativa y administrativa, en funcin a las caractersticas de la
cooperativa, que delimite claramente las obligaciones, responsabilidades y el grado de
dependencia e interrelacin existente entre las reas operativas y administrativas, las
cuales deben estar contenidas en el respectivo manual de organizacin y funciones.
Sistema de control de riesgos, que corresponde a los mecanismos establecidos en la

cooperativa para la identificacin y administracin de todos los riesgos que enfrenta,
principalmente el riesgo crediticio. Incluye la evaluacin permanente de dichos
mecanismos, as como de las acciones correctivas o mejoras requeridas segn sea el
caso. En tal sentido y para facilitar la identificacin de los procesos y puntos de control
para la minimizacin de riesgos y su administracin, se especifican en el Manual de
Crdito con el smbolo los procedimientos que conllevan acciones de control.
Sistema de informacin, que corresponde a los mecanismos destinados a la elaboracin

de informacin, tanto interna como externa, necesaria para desarrollar, administrar y
controlar las operaciones y las actividades de la cooperativa. Comprende tambin las
acciones realizadas para la difusin de las responsabilidades que corresponden a los
diferentes niveles de la cooperativa, as como la remisin de informacin a las
entidades supervisoras requeridas por las normas vigentes. Incluye, adicionalmente, las
polticas y procedimientos para la utilizacin de los sistemas informticos y las medidas
de seguridad y planes de contingencia para dichos sistemas.
7.
Definiciones y premisas de un Sistema de Control Interno
El sistema de control interno es un proceso efectuado por la alta direccin y el personal

que integra la entidad, diseado para proporcionar seguridad razonable respecto de la
consecucin de los objetivos de la Sociedad Cooperativa de Ahorro y Prstamo.
El control interno se compone de cinco elementos interrelacionados: el ambiente de
control, la valoracin de riesgos, las actividades de control, la informacin y comunicacin,
y el monitoreo o supervisin.
El proceso de evaluacin de riesgos como parte del sistema de control interno se enfoca a:
a. Identificar y evaluar los factores internos (por ejemplo la complejidad de la estructura
de la organizacin, la naturaleza de las actividades, la calidad del personal, los
cambios en la organizacin, la rotacin del personal), y externos (como por ejemplo
las polticas econmicas y sus fluctuaciones en las condiciones econmicas, los
cambios en la industria y actividades econmicas del mercado y especialmente de los
clientes de la Sociedad Cooperativa de Ahorro y Prstamo, los avances tecnolgicos y
sus implicancias en la economa nacional y de los clientes), que pueden afectar
negativamente los objetivos del sistema de control interno de la Sociedad Cooperativa
de Ahorro y Prstamo.
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b. Operar en todos los niveles de la organizacin.

c. Contemplar los aspectos medibles como los no medibles de los riesgos que enfrenta la
SCAP, y analizar la relacin entre el costo de los controles y los beneficios que
proveen los mismos.
d. Determinar cules riesgos son controlables por la entidad y cules no. Para los
primeros debe establecerse si son aceptados o si son mitigados mediante
procedimientos de control, mientras que para los segundos, debe establecerse si son
aceptados, restringidos a cierto nivel o no aceptados.
e. Tener continuidad e incluir revisiones que
apropiadamente cualquier riesgo no controlado.
permitan
identificar
abordar
El sistema de control interno, proporcionar un grado de seguridad razonable para el

cumplimiento de los objetivos institucionales, considerndose la relacin costo-beneficio de
las actividades de control que se implementen, de manera que el costo del control interno
no exceda los beneficios que se esperan obtener de su aplicacin.
8.
Responsables del Sistema de Control Interno y funciones
Con el fin de coadyuvar al funcionamiento del sistema de control interno, las entidades se
asegurarn que se lleven a cabo las funciones de contralora. Dichas funciones, implicarn
el establecimiento y seguimiento diario de medidas para vigilar que las actividades
referentes a la operacin de la entidad sean consistentes con los objetivos de la misma y
se lleven a cabo en estricto apego a las leyes y dems disposiciones aplicables.
El Consejo de Vigilancia o Comisario: Sern los responsables de desempear las
funciones de contralora a que se refiere el presente numeral, aunque podrn delegar
dichas funciones en el personal que consideren apropiado. Las funciones de contralora,
debern contemplar, por lo menos los aspectos siguientes:
1. Verificar el correcto apego de los distintos procesos, operaciones y transacciones a la
regulacin aplicable a la entidad.
2. Establecer normas, procedimientos y medidas para vigilar que los procesos de
documentacin y liquidacin diaria de operaciones y transacciones se efectan de
manera adecuada y conforme a los objetivos y lineamientos de la SCAP.
3. Controlar que la elaboracin de informacin financiera se lleve a cabo de forma precisa,
ntegra, confiable y oportuna.
4. Controlar que la informacin generada y proporcionada al Comit de Supervisin
Auxiliar y autoridades sea fidedigna, precisa, ntegra y oportuna.
Consejo de Administracin: Las responsabilidades bsicas del Consejo de Administracin
respecto del sistema de control interno son las siguientes:
1. Ser el responsable de definir y disear los lineamientos de control interno para el
manejo prudente de la entidad, para lo cual deber aprobar y revisar al menos una vez
al ao el manual de control interno y el manual de crdito de la Entidad.
2. Tratndose de la aprobacin del cdigo de tica, podr delegar esta funcin en un
Comit Tcnico integrado por el Director o Gerente General y por personas
especializadas internas o externas, que designe el Consejo.
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3. Por lo que respecta a los otros manuales de operacin de la entidad, el Consejo de

Administracin podr auxiliarse de dicho comit tcnico para la elaboracin de tales
manuales, correspondiendo al propio Consejo de Administracin su aprobacin y, en su
caso, modificaciones.
4. Respecto al manual de control interno, ser el responsable de aprobar la estructura
orgnica de la entidad y vigilar el cumplimiento de las medidas correctivas, que se
deriven de los informes que emita el Consejo de Vigilancia o Comisario.
5. En el manual de crdito deber establecer los lmites respecto al otorgamiento de
crdito, as como el tipo de acreditados y de productos crediticios que ofrecer la
entidad.
6. Para efectos de la revisin peridica de los manuales, podr auxiliarse del Comit
Tcnico a que se refiere este numeral, sin embargo la aprobacin de las modificaciones
al manual de crdito y al de control interno ser responsabilidad exclusiva del Consejo
de Administracin.
Gerencia General: Como elemento ejecutor de las directrices emanadas del Consejo de
Administracin y de la asamblea General de socios, tiene las siguientes responsabilidades
directamente relacionadas con el sistema de control interno:
1. La ejecucin diaria del sistema de control interno conforme lo establezca el Consejo de
Administracin, dentro de la cual estar implementar medidas de accin en caso de
contingencias que puedan afectar la operacin o los sistemas de informacin de la
entidad.
2. Disear los manuales que estarn sujetos a aprobacin del Consejo de Administracin,
as como difundirlos al personal.
3. Vigilar conjuntamente con el Consejo de Vigilancia o Comisario, que el sistema de
control interno sea efectivo y funcional.
4. A solicitud del Consejo de Administracin o de la Comisin, el Director o Gerente
General deber ordenar que se lleve a cabo una evaluacin del estado que guarde el
sistema de control interno en todos sus distintos aspectos. Lo anterior, sin perjuicio de
las facultades que corresponden al Comit de Supervisin Auxiliar.
5. Realizar las acciones necesarias para que:
a) Se tomen las medidas preventivas y correctivas necesarias a fin de subsanar
cualquier deficiencia detectada, adems de conservar un registro de dichas medidas,
as como de las causas que motivaron la implementacin de las mismas, y
b) Exista una clara delimitacin de funciones y responsabilidades entre las unidades de
la SCAP, as como la independencia entre las reas o funciones que as lo requieran.
6. Elaborar reportes mensuales para el Consejo de Administracin, los cuales debern
mencionar:
a) La situacin actual de la cartera crediticia total.
b) El estado que guarda la cartera vencida y los resultados del proceso de
recuperacin.
c) El apego a los lmites de crdito establecidos por el Consejo de Administracin.
d) Los acreditados ms importantes de la entidad en cuanto al monto de sus crditos,
as como los importes respectivos.
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7. Informar por lo menos una vez al ao al Consejo de Administracin sobre el desempeo

de las actividades desarrolladas de control interno, as como los resultados obtenidos; y
8. Autorizar los manuales que le corresponda.
El Comit de Crdito: ser la instancia responsable de la aprobacin de los crditos
solicitados a la SCAP y para dicha aprobacin deber seguir los lineamientos que al efecto
se establezcan en los manuales.
Departamento de Control Interno
El departamento de Control Interno tendr las siguientes funciones:
1. La administracin del sistema de control interno establecido para la SCAP.
2. Desarrollar las alertas del sistema, sirviendo de apoyo al rea Informtica en la
parametrizacin de los mismos y en el establecimiento de los niveles de seguridad
requeridos.
3. Anlisis y custodia de la informacin.
4. Elaborar informes / recomendaciones a partir del anlisis de la informacin utilizada a
ser remitidos al Consejo de Administracin y la Gerencia General.
5. Canalizar la informacin obtenida por las alertas a las reas operativas y de negocios.
6. Recibir y procesar informacin complementaria desde las reas operativas y de
negocios.
Departamento informtico
Como ente responsable de la custodia de la informacin, en el marco del sistema de control
interno, tiene las siguientes responsabilidades:
1. Desarrollo (en caso de requerirse) del software apropiado para el cumplimiento de los
objetivos establecidos al rea de Control Interno.
2. Captacin de la informacin y su procesamiento, si el software utilizado no pudiera
acceder directamente a las fuentes de informacin.
3. Ayuda tcnica en la elaboracin de nuevas alertas.
La Infraestructura Tecnolgica de la Sociedad Cooperativa de Ahorro y Prstamo observar
los siguientes aspectos con relacin a los controles internos:
-
Seguridad: Los sistemas de informacin, la infraestructura tecnolgica y los procesos

de operacin de tecnologa proveern los mecanismos de identificacin, autorizacin y
proteccin suficientes para una operacin segura. Las polticas y procedimientos de
seguridad deben ser revisados aleatoriamente y en su caso ajustados peridicamente.
Integridad de la Informacin: Se contar con los mecanismos de seguridad y

operacin suficientes y razonables para prevenir la adicin, modificacin o destruccin
de datos no autorizada, permitiendo el registro adecuado de las transacciones. Se
establecern las medidas para investigar, reportar y sancionar los casos en que exista
alteracin de la informacin.
Registro de Transacciones: Los sistemas de informacin contemplarn el

mantenimiento de registro de acceso y de su actividad para contar con bitcoras de
auditora que permitan la verificacin de las operaciones en cualquier momento del
proceso.
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Mantenimiento: El equipo de cmputo y de telecomunicaciones as como los sistemas

y programas utilizados para soportar la operacin de la SCAP contarn con el soporte
tcnico necesario y suficiente para mantener su adecuado funcionamiento.
Contingencias: La operacin de los sistemas de informacin contemplarn planes de

recuperacin, que incluyan respaldos de informacin, redundancias en la operacin de
procesos crticos y planes documentados de accin para hacer frente a fallas,
emergencias o desastres de acuerdo al Plan de Contingencia de la SCAP. La efectividad
del plan de contingencia en especial para el rea de sistemas ser probada de manera
peridica, para realizar los ajustes necesarios de forma oportuna y asegurar el buen
funcionamiento de la misma.
Desarrollo, instalacin, cambio de sistemas o equipos de cmputo y

comunicaciones: Sern llevados a cabo con especial cuidado observando polticas y
procedimientos que prevengan riesgos de seguridad, integridad, confiabilidad de la
informacin y disponibilidad de servicios en operacin.
Otras reas de la Sociedad Cooperativa de Ahorro y Prstamo

Las funciones del resto de las reas de la SCAP:
1. Responder a los requerimientos de informacin solicitados por los responsables de la
administracin del Control Interno de la SCAP en tiempo y forma adecuado.
2. Subsanar con prontitud las incidencias sealadas por Control Interno.
9.
Pilares del Sistema de Control Interno
Un adecuado sistema de control interno se estructura sobre los siguientes pilares:

tica y valores institucionales
Se establecern y fomentarn valores tales como la honestidad, la lealtad, la integridad, la
responsabilidad, la confidencialidad, etc. entre funcionarios y empleados para regir sus
funciones y las actividades cotidianas de la entidad.
Existir un compromiso de conocimiento, aceptacin y acatamiento de estos valores por
parte del personal y, al mismo tiempo, programas de fomento e incentivos desde la
institucin.
Normas
Todos los funcionarios y empleados estn obligados a cumplir las leyes, los estatutos, las
polticas, las instrucciones internas y dems disposiciones que rijan la actividad de la
entidad. Desde la ms alta direccin de la SCAP, se dar el ejemplo en cuanto al
cumplimiento de las polticas internas, propiciando con esta actitud su cumplimiento en los
niveles inferiores
Conflicto de intereses
La entidad evitar o minimizar los conflictos de inters, para lo que se identificarn las
diferentes situaciones que se puedan considerar como generadoras de conflictos de inters,
la forma de manejarlos y los procedimientos que adoptarn los empleados para informarlas
o solucionarlas.
Informacin
Queda prohibido al personal de la SCAP el uso o aprovechamiento, la difusin o publicacin
a terceras personas ajenas a los Almacenes Generales de Depsito de informacin que no
haya sido revelada o que por disposicin del AGD queda restringida al pblico.
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Relaciones con los socios, clientes y proveedores

Estas relaciones se manejarn en ambientes estrictamente de negocios.
Regalos y atenciones
Los funcionarios y empleados de la entidad se abstendrn de recibir regalos o atenciones
por parte de los socios y/o clientes o proveedores. Para hacerlo, deben contar con
autorizacin expresa de su superior inmediato, siempre y cuando con ello no se advierta
que se obtendrn ventajas en sus operaciones.
Incentivos
No se ofrecern a los empleados incentivos excesivos, ni altas recompensas dependientes
del desempeo, por cuanto ello puede degenerar en actos deshonestos, ilegales o
antiticos.
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Anexo N 1: Glosario de Trminos

Con el fin de facilitar la comprensin de este Manual, a continuacin se presentan algunas
definiciones de trminos que se utilizan en el documento. Es posible que en otras empresas
algunas de las definiciones tengan otra interpretacin, en la SCAP se dan, a los trminos la
interpretacin o significado que en ellos se describe.
Actitud: Estado de la mente reflejado en el comportamiento, los sentimientos o las
opiniones respecto a las cosas, circunstancias y otros acontecimientos. Predisposicin fsica
o mental del empleado para llevar a cabo o no un trabajo.
Administracin de Riesgos: Se denomina as al conjunto de objetivos, polticas,
procedimientos y acciones que se implementan para identificar, medir, vigilar, limitar,
informar y revelar los riesgos a que se encuentre expuesta la SCAP en la realizacin de
operaciones activas.
Amortizacin: Consiste en el pago de una parte del capital prestado ms los intereses y
costos generales.
Auditor Externo: Es el profesional facultado que no es un empleado de la SCAP que emite
un dictamen de las operaciones que la entidad realiza durante un ejercicio social.
Auditor Interno: Es el profesional contratado por la SCAP para examinar continuamente y
evaluar el sistema de control interno y presentar los resultados de su investigacin y
recomendaciones a la alta direccin de la misma.
Auditora Financiera o de Estados Financieros: Consiste en el examen y evaluacin de
los documentos, operaciones, registros y estados financieros de la SCAP, para determinar
si stos reflejan razonablemente, su situacin financiera y los resultados de sus
operaciones, as como el cumplimiento de las disposiciones econmico-financieras, con el
objetivo de mejorar los procedimientos relativos a la gestin econmico-financiera y el
control interno.
Auditora: Es el examen sistemtico de los estados financieros, contables, administrativos,
operativos y de cualquier otra naturaleza, para determinar el cumplimiento de principios
econmico-financieros, la adherencia a los principios de contabilidad generalmente
aceptados, el proceso administrativo y las polticas de direccin, normas y otros
requerimientos establecidos por la SCAP.
Comisin: Se denomina as a la Comisin Nacional Bancaria y de Valores.
Comit: Denominado as al grupo de personas que se reune peridicamente para discutir y
resolver problemas de inters comn o atender ciertas funciones con un propsito u
objetivo predeterminado, a fin de que las lleven a cabo colegiadamente.
Comunicar: Transmitir informaciones o instrucciones a los distintos miembros y niveles de
la organizacin.
Control Interno Correctivo: Es el que asegura que se tomen acciones para revertir el
impacto de la materializacin de un riesgo; es el control interno ms costoso, debido a que
se establecen y ejecutan medidas correctivas y se da seguimiento a la problemtica hasta
su solucin.
Control Interno Detectivo: Es el que identifica los riesgos despus de que se
materializan, por lo que es ms costoso que el preventivo, mide la efectividad de los
controles preventivos y detecta errores que no pudieron ser evitados en la etapa
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preventiva. El que promueve acciones positivas a favor de que se establezcan acciones

para fortalecer el Sistema de Control Interno (un pronunciamiento de la Direccin a favor
de la cultura tica y el apropiamiento de los controles).
Control Interno Preventivo: Es el que se anticipa a los riesgos que se pueden
materializar en el futuro o en su caso minimiza su impacto en caso de que aparezcan; es
ms rentable y evita costos de correccin.
Control Interno: Es el proceso efectuado por el Consejo de Administracin, la Direccin y
el resto de personal de la institucin, diseado con el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la SCAP clasificado en:
Eficacia y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la informacin financiera y presupuestal.
Cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y polticas.
Lo constituyen tareas y funciones inherentes a la propia actividad de la SCAP y son
aqullas actividades del da a da que tratan de verificar que los procesos se realizan segn
lo establecido.
Controlar: Vigilar, examinar o inspeccionar la ejecucin de algn trabajo, comparando los
resultados obtenidos con los previstos.
Descentralizacin: Es la tendencia a distribuir la autoridad de toma de decisiones en una
estructura organizada.
Gobierno Corporativo: Es el sistema y conjunto de procesos establecidos en la empresa
para proteger los intereses de todos los terceros relacionados con la misma, principalmente
en lo que hace a su prosperidad y permanencia.
Negligencia: Significa descuido, falta de atencin en el desarrollo de las actividades y/o
procesos por parte del personal. La negligencia puede comprometer la calidad de los
productos o servicios de una organizacin.
Riesgo de Crdito: Se identifica con la probabilidad de que el acreditado cumpla o no con
los compromisos de pago y otras obligaciones pactadas; tambin por la concentracin de
financiamiento en un grupo de empresas o en actividades mercantiles que son ms
vulnerables que otras, a variaciones econmicas. La disminucin de este tipo de riesgo se
logra mediante la aplicacin de un objetivo anlisis de crdito, una cuidadosa investigacin
de las referencias del solicitante de crdito, un monitoreo de la posicin financiera del socio
y una eficiente labor de cobranza.
Riesgo de Liquidez: Se origina cuando los plazos concedidos a las operaciones activas,
difieren con los obtenidos para el fondeo, desfasando los circuitos del flujo de recursos.
Riesgo de Mercado: Se refiere a reconocer el comportamiento de las variables que
afectan a las actividades productivas de los socios, como es la presencia de nuevas
tecnologas o de nuevos competidores en el mercado
Riesgo Legal: Se presenta cuando hay omisiones en la instrumentacin de los crditos, o
bien, cuando existen posibilidades de que se emitan resoluciones judiciales o
administrativas desfavorables, las que eventualmente pueden anular la validez del contrato
de crdito o del pagar, o bien, determinar la aplicacin de tasas de inters distintas a las
pactadas en perjuicio del acreedor. Este riesgo puede ser menor cuando se confirman las
facultades o poderes de los suscriptores legales, entre ellas, la oportuna inscripcin de
contratos y gravmenes en el RPPC del domicilio social del socio, o del lugar en que se
encuentren registrados o inscritos los inmuebles otorgados en garanta.
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Riesgo Operativo: Se presenta dentro de la estructura u organizacin del acreedor,

debido a la ausencia de monitoreo o seguimiento sobre los socios, o por relajamiento en los
procesos de autorizacin, instrumentacin, cobranza, seguimiento y recuperacin.
Riesgo Social: Se refiere a la posibilidad de que los predios utilizados por los socios de la
SCAP, propiedad o no de ellos, se vean afectados por factores de orden social, como la
invasin por parte de grupos marginados. Dentro del riesgo social se incluyen conflictos
originados por cuestiones electorales, polticas, policacas, de tenencia de la tierra, o
cualquier otro evento originado por personas, cuya presencia afecte negativamente a las
actividades productivas de los clientes.
Secretara: Se denomina as a la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.
Sistematizacin: Accin y efecto de preestablecer un orden a travs de la descripcin de
funciones, normas, polticas, criterios, procedimientos e instructivos, entre otros, para que
el desarrollo de las actividades de la entidad se realice con apego y fundamento en
mtodos racionales de trabajo.
Socio: En singular o plural, es aquella persona que participa en el capital social de la
entidad.
Supervisin: Es el nivel especfico de direccin de una estructura organizacional. Gua y
direccin proporcionada a una o ms personas para realizar un trabajo determinado.
Tecnologa: Son mtodos e instrumentos para conseguir resultados deseados a travs de
la aplicacin prctica del conocimiento cientfico en el manejo de objetos materiales y
fuerzas fsicas.
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Modelo Genrico para Intermediario

MANUAL DE CONTROL INTERNO

Proyecto: Cooperacin Tcnica ATN/ME-9118-ME

Mxico, Enero 2010

MANUAL DE CONTROL INTERNO

GLOSARIO DE ABREVIATURAS ...................................................................................... 3

CONCEPTOS CLAVE .......................................................................................... 5

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO................................................................ 7

ASPECTOS MNIMOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ....................................... 13

DEFINICIONES Y PREMISAS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO.......................... 13

RESPONSABLES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y FUNCIONES .......................... 14

PILARES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ..................................................... 17

ANEXO N 1: GLOSARIO DE TRMINOS ....................................................................... 19

MANUAL DE CONTROL INTERNO

Sociedad Cooperativa de Ahorro y Prstamo

Ley General de Sociedades Cooperativas

Comisin Nacional de Bancaria y de Valores

Ley para Regular las Actividades de las Sociedades Cooperativas de Ahorro y

Circular nica de Ahorro y Crdito Popular

Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros

Ley General de Ttulos y Operaciones de Crdito

Secretara de Hacienda y Crdito Pblico

MANUAL DE CONTROL INTERNO

El presente manual pretende reunir el conjunto de polticas, procedimientos y tcnicas de

Efectividad y eficiencia de las operaciones en cuanto al cumplimiento de los

Suficiencia y confiabilidad de la informacin financiera que es generada para uso

Cumplimiento de la regulacin. Cumplimiento en general de las disposiciones que

MANUAL DE CONTROL INTERNO

MANUAL DE CONTROL INTERNO

Monitoreo del control interno

MANUAL DE CONTROL INTERNO

Componentes del control interno

Considerando que las SCAP no se supeditan a un nico propietario o a un pequeo grupo

5.1 Ambiente de control

La integridad, los valores ticos, la competencia profesional y el compromiso de

La filosofa y estilo de direccin.

La estructura, el plan de organizacin,

Las formas de asignacin de responsabilidades, de administracin y desarrollo del

El grado de documentacin de polticas, decisiones, y de formulacin de programas

La existencia de Unidades de Auditora

los reglamentos y los manuales de

Normas para el ambiente de control

MANUAL DE CONTROL INTERNO

MANUAL DE CONTROL INTERNO

MANUAL DE CONTROL INTERNO

Una estimacin de su importancia y trascendencia.

Una evaluacin de la probabilidad y frecuencia.

Una definicin del modo en que habrn de manejarse.

Redefinicin de la poltica institucional.

Reorganizaciones o reestructuraciones internas.

Ingreso de empleados nuevos o rotacin de los existentes.

Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologas.

Aceleracin del crecimiento.

Nuevos productos, actividades o funciones.

Normas para la evaluacin de los riesgos

MANUAL DE CONTROL INTERNO

Una estimacin de su frecuencia, o sea, la probabilidad de ocurrencia.

Una valoracin de la prdida que podra resultar.

Existen muchos riesgos difciles de cuantificar que se prestan a calificaciones de "grande",

MANUAL DE CONTROL INTERNO

Mantener el control sobre las actividades realizadas por la SCAP.

Que en el diseo y establecimiento de nuevos controles o en la modificacin de los

MANUAL DE CONTROL INTERNO

Aspectos mnimos del sistema de control interno