UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACIN Y CONTADURA
COORDINACIN DE PASANTA

PROPUESTA DE UN MANUAL DE DESCRIPCIN DE CARGOS PARA LA

DIRECCIN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA SILVA SHIPPING
AGENCY, C.A.

Autor: Mara Alcal

C.I.: 17.040.012

Ciudad Guayana, Julio de 2011

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACIN Y CONTADURA
COORDINACIN DE PASANTA

PROPUESTA DE UN MANUAL DE DESCRIPCIN DE CARGOS PARA LA

DIRECCIN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA SILVA SHIPPING
AGENCY, C.A.

Informe de pasanta presentado como requisito para optar al ttulo de Tecnlogo

en Administracin y Contadura.

Autor: Mara Alcal

Tutor Industrial:

Tutor Acadmico:

Licdo. Cesar Jimnez

Ing. Nancy Figueroa

NDICE
Pg.
AGRADECIMIENTOS...v
INTRODUCCIN......................................................................................................vi

CAPITULO I: DIAGNSTICO
1.1. Planteamiento del Problema...................................................................................8
1.2. Justificacin y Alcance del Estudio...............................................................9
1.3. Objetivo General...................................................................................................10
1.4. Objetivos Especficos...........................................................................................10

CAPITULO II: MARCO TERICO

2.1. Identificacin de la Empresa................................................................................12
2.1.1. Misin..........................................................................13
2.1.2. Visin...13
2.1.3. Estructura Organizativa de la Empresa........................................................14
2.1.4. Generalidades de la Direccin Administrativa............................................14
2.2. Antecedentes de la Investigacin.........................................................................15
2.3. Bases Tericas......................................................................................................17
2.4. Definicin de Trminos Bsicos...........................................................................23

CAPITULO III: MARCO METODOLGICO

3.1. Descripcin del Problema a Resolver...................................................................25
3.2. rea de Objeto de Estudio...................................................................................25
3.3. Posibles Estrategias o alternativas........................................................................26

Pg.

CONCLUSIONES.....................................................................................................28
RECOMENDACIONES...........................................................................................29
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS....................................................................30
ANEXO: MANUAL DE DESCRIPCIN DE CARGOS..31

AGRADECIMIENTOS

A Dios por sobre todas las cosas y guiar mi camino.

A mi madre Carmen Guevara, por siempre estar all, por su amor ilimitado e
incondicional.

A mi familia, por su apoyo constante.

A la Universidad Experimental Nacional de Guayana en cuya aulas desarroll mis

conocimientos.

A la empresa SILVA SHIPPING AGENCY C.A, por la oportunidad brindada.

A la Profesora Nancy Figueroa, por su disponibilidad, atencin y apoyo en la

realizacin de este trabajo.

A mi tutor industrial Lcdo. Cesar Jimnez, por su aporte a este trabajo.

A mis compaeros de estudios por su ayuda, apoyo y colaboracin hacia mi persona.

A todos aquellos que de una u otra manera confiaron en m.

INTRODUCCION

Las empresas se crean para producir algo: servicios o productos, para ello utilizan
energa humana y no humana en la transformacin de las materias primas. Aunque
son dueas de cosas inanimadas, como edificios, mquinas y equipos, instalaciones,
etc., las empresas estn constituidas por personas y su correcto funcionamiento
depende del desarrollo de estas en sus puestos de trabajo, desempeando
adecuadamente las funciones para las que fueron seleccionadas, admitidas y
preparadas.
La descripcin del cargo se refiere a las tareas, los deberes y las responsabilidades
del mismo, en tanto que el anlisis del cargo se ocupa de los requisitos que el
aspirante o ejecutante necesita cumplir. Es un proceso que consiste en enumerar las
tareas o atribuciones que conforman dichos cargos y que los diferencian entre s; es la
enumeracin detallada de las atribuciones o tareas, la periodicidad de la ejecucin, los
mtodos aplicados para la ejecucin de las atribuciones o tareas y los objetivos de
determinado un puesto de trabajo. Bsicamente consiste en hacer un inventario de los
aspectos significativos y de los deberes y las responsabilidades.
A continuacin se presenta una propuesta de Manual de descripcin de cargos de
los trabajadores adscritos a la Direccin Administrativa de la empresa SILVA
SHIPPING AGENCY, C.A., con la finalidad de delimitar claramente las
responsabilidades de cada cargo, la relacin entre ellos y facilitar el manejo de los
recursos.
Estructuralmente, este informe est conformado por tres (3) captulos, los cuales
se describen a continuacin: Captulo I: Diagnostico, Planteamiento del Problema,
Justificacin, Objetivo General y Objetivos Especficos de la Investigacin, Captulo
II: Marco terico: Antecedentes de la Investigacin, Antecedentes de la Empresa,

vi

Fundamentos Tericos y Legales, Definicin de trminos Bsicos. Captulo III:

Marco Metodolgico: descripcin del problema y objeto de estudio, estrategias y
alternativas para solucionarlo. Adems, de las conclusiones, recomendaciones y
referencias bibliogrficas.

vii

CAPITULO I:
DIAGNSTICO

1.1. Planteamiento del Problema

Los manuales de cargos tienen el fin de informar y orientar la conducta de los

integrantes de una empresa, unificando los criterios de desempeo y cursos de accin
que debern seguirse para cumplir con los objetivos propuestos. Son considerados
uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin, ya
que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin precisa que requiere la
accin humana en cada una de las unidades administrativas que conforman la
empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de
informacin cuyo fin es orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr
la adecuada realizacin de las actividades que se le han asignado.

A nivel nacional y en vista del crecimiento industrial que ha alcanzado nuestro

pas en las ultimas dcadas se ha vuelto imperante la necesidad de que cada empresa
u organizacin presente entre su filosofa de gestin una descripcin detallada de los
cargos que en ella existan y de las funciones especificas de cada uno de ellos,
fomentando as un ambiente optimo y una distribucin justa del trabajo con el fin de
alcanzar de manera eficiente las metas y objetivos establecidos dentro y para la
organizacin.

En Puerto Ordaz Estado Bolvar se encuentra la empresa SILVA SHIPPING

AGENCY, C.A., dedicada al agenciamiento naviero de toda clase de buques que
arriben a los diferentes muelles de Ciudad Guayana como son: SIDOR, ALCASA,
8

VENALUM, CVG Ferrominera Orinoco, Pala San Flix y otros, as como tambin
la atencin de buques turistas que arriben al puerto de Curiapo en la Milla 44 del rio
antes mencionado, y goza de un gran prestigio a nivel nacional e internacional por su
excelente desempeo en el rea.

Sin embargo, a nivel interno la empresa y especficamente la Direccin

Administrativa carece de una adecuada distribucin de tareas entre el personal, lo que
trae como consecuencia una sobrecarga de responsabilidades en algunos puestos y un
dficit de las mismas en otros puestos de trabajo, que a su vez genera descontento
entre los empleados, y un desconocimiento de las actividades especficas relacionadas
con cada cargo.

Esto demuestra la necesidad de un manual de cargos que contenga una descripcin

especfica de cargos que permita solventar las situaciones relacionadas con el
personal que surjan dentro de la organizacin.

1.2. Justificacin y Alcance del Estudio

Toda organizacin requiere que sus trabajadores estn claros en las funciones que
deben realizar da a da, para ello deben contar con descripciones de cargos que
especifiquen las responsabilidades y tareas consonas con la misin de la empresa. El
valor de contar con una descripcin de cargos radica en que favorece la motivacin
del trabajador, pues tendr la posibilidad de conocer en toda su extensin, su rol
dentro de la organizacin, su contribucin a los objetivos de la empresa en general y
de su dependencia en particular.

La importancia de este estudio radica en que proporcionar al trabajador los

lineamientos necesarios para el desempeo de sus atribuciones, as mismo facilitar el
proceso de reclutamiento y seleccin de personal de la Direccin Administrativa de la
empresa SILVA SHIPPING AGENCY, C.A.

Todo ello conlleva a tener empleados en sintona con los objetivos de la empresa,
que los procesos se ejecuten sin contratiempos, minimizando el estrs laboral y la
rotacin del personal, creando en el trabajador un sentido de pertenencia hacia la
empresa, contribuyendo de esta manera a que la comunicacin sea efectiva y la
informacin fluya adecuadamente.

De igual manera al determinar la forma de describir los cargos y que esto

constituya un manual, puede ser extensivo a la Direccin Operativa de la empresa.

1.3. Objetivo General

Proponer un Manual de Descripcin de Cargos para la Direccin Administrativa de la

empresa SILVA SHIPPING AGENCY, C.A.

1.4 Objetivos Especficos

Diagnosticar la situacin actual

Establecer y definir los cargos dependientes y necesarios en la direccin

administrativa de la empresa SILVA SHIPPING AGENCY, C.A.

10

Definir las funciones y responsabilidades de cada uno de los cargos de la

Direccin administrativa.

Elaborar el manual de descripcin de cargos.

11

CAPITULO II:
MARCO TERICO

2.1. Identificacin de la Empresa

SILVA SHIPPING AGENCY, C.A., es una empresa fundada el 29 de marzo de

1.994, su ubicacin es en la Calle Aro, Centro Comercial Caron Plaza, Nivel 4 Local
4 -01. Alta Vista Sur, Puerto Ordaz, Estado Bolvar, su actividad econmica es el
agenciamiento naviero, la misma posee una experiencia de quince aos en el ramo,
dicha organizacin tiene como funcin principal el Agenciamiento naviero de todas
clase de buques que arriben a los diferentes muelles de Ciudad Guayana.

El Agenciamiento Naviero consiste bsicamente en efectuar los pagos de los

deberes formales de los clientes ante los organismos que rigen la actividad naviera, es
decir, el Instituto Nacional de Canalizaciones, la Capitana de Puerto, la Oficina
Coordinadora de Hidrografa y Navegacin, la Aduana Principales de Ciudad
Guayana, entre otros. Tambin realizar los pagos a los diversos proveedores de
servicios que los buques suelen necesitar.

Las operaciones de estos buques generalmente consiste en la carga o descarga de

diferentes materias primas como: Hierro, Aluminio, Bauxita, Dolomita y diversos
derivados del hierro (Briquetas, Pellas, etc.).

En cuanto a los buques de pasajeros (Turistas), la empresa adems de realizar los

antes mencionados, tambin se ocupa de ciertos requerimientos que puedan presentar

12

tanto la embarcacin y los tripulantes como los pasajeros mismos. Algunos de estos:
Medicinas, Provisiones de Alimentos, Agua Potable, Combustible, etc.

Cabe destacar que esta empresa opera bajo las normas establecidas por el
Ministerio de Infraestructura, Instituto Nacional de los Espacios Acuticos e Insulares
a nivel Nacional y la Capitana de Puerto de Ciudad Guayana, que representa la
mxima autoridad a nivel regional.

2.1.1. Misin

Proporcionar un servicio naviero integral y oportuno, con alta calidad de atencin

y respuesta inmediata, cuyo propsito sea satisfacer las necesidades de nuestros
clientes, afianzando as, lazos confiables de relacin a largo plazo.

2.1.2. Visin

Ser la empresa venezolana lder de agenciamiento naviero en el mercado regional

y nacional, reconocida por su capacidad de atencin, alto estndar de calidad y
compromiso con el cliente.

13

2.1.3. Estructura Organizativa de la Empresa

La empresa SILVA SHIPPING AGENCY, C.A., esta compuesta por: una (1) junta
directiva; un (1) presidente; un (1) vicepresidente y dos (2) direcciones:
Administrativa y Operativa grficamente representados de la siguiente manera:
SILVA SHIPING AGENCY, C.A

JUNTA DIRECTIVA

CONSULTORA
JURDICA

PRESIDENCIA

VICEPRESIDENCIA

DIRECCIN
ADMINISTRATIVA

DIRECCCIN
OPERATIVA

Fuente: Empresa SILVA SHIPPING AGENCY C.A

2.1.4. Generalidades de la Direccin Administrativa de la empresa SILVA

SHIPPING AGENCY, C.A.

La Direccin Administrativa cuenta con un personal calificado y capacitado para

el buen funcionamiento y cumplimiento de las distintas actividades del departamento,
entre sus principales funciones se encuentran las siguientes:

14

1. Llevar los registros administrativos y contables de todas las operaciones que se

realicen en la organizacin, (cuantas por pagar, cuentas por cobrar, flujo de
efectivo).
2. Coordinar la recepcin de facturas, pago de las mismas y elaboracin de
comprobantes de impuestos aplicables a dichas facturas, (Impuesto Sobre la
Renta e Impuesto al Valor Agregado).
3. Organizar y coordinar todos los procesos administrativos, pago de nmina, pago
de solvencias, pagos antes los entes gubernamentales (Instituto Nacional de
Capacitacin y Educacin Socialista, Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales, Ley de Poltica Habitacional) entre otros.
4. Emitir relaciones de gastos incurridos por los distintos clientes tanto Nacionales
como Internacionales (Propietarios de los distintos Buques atendidos).
5. Planificacin de cursos de capacitacin y motivacin para el personal de la
organizacin.

2.2. Antecedentes de la Investigacin

Baz (2.003). En su informe de pasanta para optar al ttulo de Licenciada en

Administracin de Empresas, realiz un Manual de descripcin de cargos de la
empresa SERVEMO, C.A.; considera que dentro del contexto se considera importante
estudiar

las

funciones

administrativas

de

la

empresa,

medida

que

organizacionalmente las empresas que tengan definidos cada uno de los cargos y
funciones inherentes, tendrn mayor calidad y por ende un mejor funcionamiento
reflejndose en la calidad del producto obtenido por ella.

Rojas (2.006). En su informe de pasanta para Tcnico Superior en

Administracin, realiza la Propuesta de un manual de descripcin de cargos para la
15

gerencia de de administracin de la empresa (VHICOA) Venezuelan Heavy

Industries, C.A. quien considera que el manual de descripcin de cargos es una
herramienta fundamental dentro de cualquier organizacin empresarial, ya que este
determina las funciones que debe cumplir cada departamento o gerencia, agiliza el
proceso de reclutamiento de personal, orienta la capacitacin, facilita la elaboracin
de evaluaciones de desempeo, y el sistema de sueldos y salarios y remuneraciones.
Concluyendo que las descripciones de cargo de esta empresa no se encontraban bien
establecidas por lo que los directivos de la empresa no conocen las responsabilidades,
deberes y caractersticas del personal en cada puesto de trabajo, y a los empleados se
les dificulta la optima ejecucin de sus funciones; Rojas recomienda la aplicacin del
proyecto que presenta ya que la descripcin de cargos permitir a los directivos de la
empresa el procesamiento de las obligaciones y responsabilidades de los puestos de
trabajo facilitando de esta manera los procedimientos administrativos.

Brito (2.009). En su informe de pasanta para optar por el titulo de Licenciada en

Administracin de Empresas desarroll una Propuesta de elaboracin de manuales
administrativos, de organizacin y procedimientos. INDY 500, C.A.; considera que la
empresa no se cuenta con un documento gua de las funciones y cargos a
desempear ni un auxiliar que indique los pasos necesarios para desarrollar las
actividades de la empresa, lo cual trae como consecuencia una improvisaci6n de
actividades, vindose en la necesidad de manejar las situaciones de acuerdo alas
condiciones del momento y no de acuerdo a una norma o regidos por una forma de
trabajar, la carencia de formularios y de un archivo de los mismos, dificultando a su
vez el control interne de la Organizacin.. Esta autor, en una de las conclusiones
luego del estudio detecta el poco inters de los trabajadores debido al
desconocimiento por parte de ellos de los niveles jerrquicos dentro de la empresa, al
mismo tiempo que la falta de una adecuada descripcin de cargos origina que los
trabajadores desempeen mltiples funciones incluyendo entre ellas varias que no
corresponden a su puesto o nivel jerrquico.
16

2.3. Bases tericas

Organigrama: Un organigrama es la representacin grfica de la estructura

orgnica de una institucin o de una de sus reas o unidades administrativas, en la
que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen.
(Enrique Franklin, 1998 pg. 65)

Segn Idalberto Chiavenato 2000, pg. 292; en el organigrama, cada cargo se

representa mediante un rectngulo con dos terminales de comunicacin. El terminal
de arriba que lo liga al cargo superior, refleja la responsabilidad en trminos de
subordinacin. El terminal de abajo, que lo liga a los cargos inferiores, refleja la
autoridad en trminos de supervisin. Ubicar un cargo en el organigrama implica
indicar su nivel jerrquico, el rea en que est situado, a quin reporta, a quin
supervisa y cules son los cargos con que mantiene relaciones laterales.

Tipos de organigramas (Franklin Enrique, 1998 pg. 66)

o

Por su naturaleza pueden ser:

Micro-administrativos

Macro-administrativos

Meso-administrativos

Por su finalidad:

Informativo

Analtico

Formal

Informal
17

Por su mbito:

Generales

Especficos

Por su contenido:

Integrales

Funcionales

De puestos plazas y unidades

Por su representacin o disposicin grafica

Verticales

Horizontales

Mixtos

De bloque

Circulares

Luego de haber conocido los tipos de organigramas decidimos plantear en la

estructura organizativa de la empresa SILVA SHIPPING AGENCY, C.A. un
organigrama por contenido, bien sea: integral, funcional de puestos plazas y
unidades los cuales definiremos a continuacin:
o Organigramas funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen
asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es
de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en forma
general.

18

Ejemplo:

Fuente: Organizacin de empresas, Enrique B. Franklin. s/p

o Organigramas integrales: Son representaciones grficas de todas las

unidades administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o
dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son
equivalentes.

19

Ejemplo:

Fuente: Organizacin de empresas, Enrique B. Franklin. s/p

o Organigramas de puestos plazas y unidades: Indican las necesidades en

cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad
consignada. Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

Ejemplo:

Fuente: Organizacin de empresas, Enrique B. Franklin. s/p

20

Despus de haber estudiado la clasificacin de los organigramas y entre estas, la

clasificacin por su contenido se decidi representar grficamente la estructura
organizativa de SILVA SHIPPING AGENCY, C.A. mediante un organigrama de
Puestos Plazas y Unidades.

Organizacin: Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas,

formado por dos o ms personas, cuya cooperacin reciproca es esencial para la
existencia de aquella (Idalberto Chiavenato, 2000. pg. 7)

Segn Chiavenato, 2000 pg. 2; las organizaciones estn conformadas por

personas, de las cuales dependen para conseguir sus objetivos y cumplir sus misiones.
A su vez, las organizaciones son un medio para que las personas alcancen sus
objetivos individuales en el menor tiempo posible, con el menor esfuerzo y mnimo
conflicto, muchos de los cuales jams serian logrados con el esfuerzo personal
aislado. Las organizaciones surgen para aprovechar la sinergia de los esfuerzos de
varios individuos que trabajan en conjunto.

Tipos de Organizacin
o Segn sus fines

Organizaciones con Fines de Lucro

Organizaciones sin Fines de Lucro

o Segn su formalidad

Organizaciones Formales: Que a su vez se clasifican en:

21

Organizacin Lineal

Organizacin Funcional

Organizacin Lnea Staff

Comits

Organizaciones Informales

o Segn su grado de centralizacin

Organizaciones Centralizadas

Organizaciones Descentralizadas

Manuales Administrativos: Son documentos que sirven como medios de

comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemtica, informacin de una organizacin (antecedentes, legislacin, estructura,
objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, etctera), as como las instrucciones y
lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeo de sus tareas.
(Enrique Franklin, 1998 pg. 147)

Clasificacin de los manuales administrativos: (Enrique Franklin, 1998 pg.

148)

o Por su naturaleza o rea de aplicacin

Macro-administrativos

Meso-administrativos

Micro-administrativos
22

o Por su contenido

De organizacin.

De procedimientos.

De historia de la organizacin.

De polticas.

De contenido mltiple.

De puestos o cargos.

De tcnicas.

De ventas.

De produccin.

De finanzas.

De personal.

De operacin.

De sistemas.

o Por su mbito

Generales

Especficos.

2.8. Definicin de Trminos Bsicos

Atribucin: Actividad individual que ejecuta la persona que ocupa un

cargo. (Idalberto Chiavenato, 2000, pg. 292)

23

Cargo: Conjunto de funciones (tareas o atribuciones) con posicin definida en

la estructura organizacional, en el organigrama. La posicin define las relaciones
entre el cargo y los dems cargos de la organizacin. En el fondo, son relaciones entre
dos o ms personas. (Idalberto Chiavenato, 2000, pg. 292)

Descripcin de cargos: Es un proceso que consiste en enumerar las tareas o

funciones que lo conforman y lo diferencian de los dems cargos de la empresa; es la
enumeracin detallada de las funciones o tareas del cargo (qu hace el ocupante), la
periodicidad de la ejecucin (cundo lo hace), los mtodos aplicados para la
ejecucin de las funciones o tareas (cmo lo hace) y los objetivos del cargo (por qu
lo hace). Bsicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo
y de los deberes y las responsabilidades que comprende. (Idalberto Chiavenato, 2000,
pg. 331).

Funcin: Conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante del cargo ejecuta de

manera sistemtica y reiterada. Tambin puede ejecutarlas un individuo que, sin
ocupar un cargo, desempea una funcin de manera transitoria o definitiva. Para que
un conjunto de tareas o atribuciones que constituyen una funcin, se requiere que se
ejecuten de modo repetido. (Idalberto Chiavenato, 2000, pg. 292)

Manual de Puestos o Cargos: Conocido tambin como manual individual o

instructivo

de

trabajo,

precisa

la

identificacin,

relaciones,

funciones

responsabilidades asignadas a los puestos de una organizacin. (Enrique Franklin,

1998 pg. 149)

Tarea: Es una actividad individual que ejecuta el ocupante del cargo. En general,
es la actividad asignada a cargos simples y rutinarios. (Idalberto Chiavenato, 2000,
pg. 291)

24

CAPITULO III
MARCO METODOLGICO

3.1. Descripcin del Problema a Resolver

Como se ha mencionado, la Direccin Administrativa de la empresa SILVA

SHIPPING AGENCY C.A., no cuenta con un Manual de Descripciones de
Cargos que permita definir e identificar las funciones de cada cargo, esto ha
generado que en muchos casos existan funciones repetidas en dos o ms cargos
dentro de la Direccin, lo que conlleva a una repeticin de procesos internos,
fallas en otros procesos, retardo de procedimientos y acumulacin de funciones en
muchos de los cargos.

Durante la realizacin de la pasanta en la empresa SILVA SHIPPING

AGENCY C.A, se pudo observar que la falta de una descripcin de cargos
especifica, influye de manera sistemtica en el cumplimiento de los procesos
internos de la Direccin Administrativa, especficamente como objeto de este
estudio, por lo que se hizo necesario elaborar un Manual de Descripcin de
Cargos para esta Direccin.

3.2. rea Objeto de Estudio

En la realizacin de la Propuesta de un Manual de Descripciones de Cargos para la

empresa SILVA SHIPPING AGENCY, C.A., se tomarn en cuenta solo la Direccin
25

Administrativa de la misma, por lo tanto se considerar un total de cuatro (4) cargos.

Los cuales son:

1. Director Administrativo (1)

2. Gerente Administrativo (1)
3. Coordinador Administrativo (1)
4. Asistente Administrativo (2)

Por lo antes expuesto tenemos un total de cinco (5) personas que constituirn la
poblacin y al mismo tiempo la muestra del estudio.

3.3. Posibles Estrategias o Alternativas de Solucin

Como instrumento de recoleccin de la informacin se dise una encuesta que se

aplicar a la muestra ya determinada. Esta encuesta esta conformada por cuarenta
(40) preguntas inherentes a funciones que se realizan en el rea administrativa a nivel
general y cuyas funciones no se encuentran claramente especificadas con respecto al
departamento administrativo en el cual se llevan a cabo por lo cual le ser aplicada a
cada uno de los miembros de la Direccin Administrativa de la empresa SILVA
SHIPPING AGENCY, C.A., de manera confidencial donde solo el evaluador
conocer las respuestas de todos los participantes, esto con el fin de detectar las
actividades que sean realizadas por varios miembros de este departamento, o las que
no se estn realizando por ninguno de ellos.

Se plantea una propuesta de un manual de descripcin de cargos, esperando que

sea el inicio de un compromiso por parte de la Direccin Administrativa de la
empresa SILVA SHIPPING AGENCY, C.A. para promover y ejecutar el apego hacia
26

las funciones que, segn el manual propuesto, corresponden a cada unidad de dicha
direccin; y dando pie a que sea extensivo al resto de la empresa, comenzando de esta
manera un proceso de educacin sus empleados y si se quiere un reentrenamiento y
reasignacin de funciones apegadas a esta propuesta.

27

CONCLUSIONES

1.

Este informe de pasanta representa un aporte para la Direccin Administrativa

de la empresa SILVA SHIPPING AGENCY C.A, en el reconocimiento de las
funciones administrativas realizadas por cada uno de sus integrantes,
delimitando de esta manera los cargos, a fin de minimizar procesos repetitivos,
fallas de comunicacin de la informacin o desidia de las funciones.

2.

El organigrama por puestos, plazas y unidades diseado para la empresa SILVA

SHIPPING AGENCY C.A, contribuye a estandarizar la jerarqua de los cargos,
as como permite identificar las lneas de dependencias, de autoridad, de
subordinacin y de supervisin.

3.

El Manual de Descripcin de Cargos elaborado y propuesto para la Direccin

Administrativa de la empresa SILVA SHIPPING AGENCY C.A, constituye
una herramienta fundamental en las funciones administrativas de la Direccin,
ya que sirve de gua para el cumplimiento de tareas, funciones y
responsabilidades de cada cargo. Adems de la utilidad para un proceso
efectivo y eficaz de Reclutamiento y Seleccin del personal, debido a que
especifica el perfil adecuado y requerido para el cargo.

28

RECOMENDACIONES

1.

Proponer a travs de la Presidencia de la empresa SILVA SHIPPING

AGENCY C.A, la realizacin de un estudio de cargos para la Direccin
Operativa, que permita recolectar la informacin necesaria para realizar un
Manual de Descripcin de cargos de esta Direccin, a fin de unificar criterios y
crear el Manual de Descripciones de Cargos de la empresa en su totalidad.

2.

Presentar a la Presidencia de la empresa SILVA SHIPPING AGENCY C.A,

para revisin y aprobacin el organigrama diseado por puestos, plazas y
unidades, a fin de que sea implementado.

3.

Proponer a la Junta Directiva de la empresa SILVA SHIPPING AGENCY C.A

la aprobacin e implementacin del Manual de Descripcin de Cargos de la
Direccin Administrativa diseado y presentado en este informe, a fin de que se
constituya en el soporte y herramienta para el cumplimiento ptimo de la
funciones del personal.

29

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Chiavenato, Idalberto (2000). Administracin de Recursos Humanos. 5ta Edicin. Mc

Graw Hill Interamericana. Colombia.
Chiavenato, Idalberto (2002). Administracin en los nuevos tiempos. 1era Edicin.
Mc Graw Hill Interamericana. Colombia.
Franklin, Enrique (1998). Organizacin de empresas.1ra Edicin. Mc Graw Hill
Interamericana. Mxico.

Otras Referencias

Bez, Niurka (2003). Manual de descripcin de cargos de la empresa SERVEMO,

C.A. Informe de Pasanta para optar al Ttulo de Licenciada en Administracin
de Empresas de la Universidad Nacional Experimental de Guayana. Venezuela

Brito, Rosa (2009). Propuesta de elaboracin de manuales administrativos, de

organizacin y procedimientos. INDY 500, C.A. Informe de Pasanta para optar
al Ttulo de Licenciada en Administracin de Empresas de la Universidad
Nacional Experimental de Guayana. Venezuela

Rojas, Oceana (2006). Propuesta de un manual de descripcin de cargos para la

gerencia de de administracin de la empresa (VHICOA) Venezuelan Heavy
Industries, C.A. Informe de Pasanta para optar al Ttulo de Tcnico Superior
Universitario en Administracin de la Universidad Nacional Experimental de
Guayana. Venezuela

30

ANEXO
MANUAL DE DESCRIPCIN DE CARGOS DE LA DIRECCIN
ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA SILVA SHIPPING AGENCY C.A

31

SILVA SHIPPING AGENCY, C.A

MANUAL DE CARGOS

ELABORADO
Nombre:
Firma:
Fecha:

REVISADO
Nombre:
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APROBADO
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SILVA SHIPPING AGENCY, C.A

MANUAL DE CARGOS

INDICE

Introduccin....3
Objetivo del manual....4
Identificacin de la empresa...5
Organigrama de Puestos Plazas y Unidades...6
Descripcin de cargos Direccin Administrativa
Director Administrativo...8
Gerente Administrativo..12
Coordinador Administrativo..15
Asistente Administrativo....18

ELABORADO
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REVISADO
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APROBADO
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SILVA SHIPPING AGENCY, C.A

MANUAL DE CARGOS

INTRODUCCION

El Manual de Cargos es un documento que constituye la oficializacin de las prcticas

administrativas, deben ser cumplidos todos los empleados de la organizacin para el buen
funcionamiento de las empresas e instituciones. Adems, facilita el acceso a la informacin
de manera organizada, sistemtica y con criterio.

A continuacin se presenta una propuesta de Manual de descripcin de cargos de los

trabajadores adscritos a la Direccin Administrativa de la empresa SILVA SHIPPING
AGENCY, C.A., con la finalidad de delimitar claramente las responsabilidades de cada
cargo, la relacin entre ellos y facilitar el manejo de los recursos.

El manual de cargos de la empresa SILVA SHIPPING AGENCY, C.A. esta constituido

por tres (3) partes:
-.La Identificacin de la Empresa
-.El Objetivo del Manual
-.Descripciones de Cargos: Direccin Administrativa

ELABORADO
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REVISADO
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APROBADO
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SILVA SHIPPING AGENCY, C.A

MANUAL DE CARGOS

OBJETIVO DE MANUAL

Definir las funciones de cada uno de los empleados de la Direccin Administrativa de la

empresa SILVA SHIPPING AGENCY, C.A.

ELABORADO
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REVISADO
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SILVA SHIPPING AGENCY, C.A

MANUAL DE CARGOS

IDENTIFICACION DE LA EMPRESA

Ubicacin Geogrfica

La SILVA SHIPPING AGENCY, C.A., est ubicada en la Calle Aro, Centro Comercial
Caron Plaza, Nivel 4 Local 4 -01. Alta Vista Sur, Puerto Ordaz, Estado Bolvar.

Misin

Proporcionar un servicio naviero integral y oportuno, con alta calidad de atencin y

respuesta inmediata, cuyo propsito sea satisfacer las necesidades de nuestros clientes,
afianzando as, lazos confiables de relacin a largo plazo.

Nombre de la Dependencia

Direccin Administrativa

Nombre del proyecto

Manual de descripcin de cargos de la empresa SILVA SHIPPING AGENCY, C.A.

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MANUAL DE CARGOS

ORGANIGRAMA DE PUESTOS PLAZAS Y UNIDADES

SILVA SHIPPING AGENCY, C.A.

PRESIDENCIA
R

PRESIDENTE

VICEPRESIDENTE

VICEPRESIDENCIA

DIRECCIN
ADMINISTRATIVA

DIRECCIN OPERATIVA

DIRECTOR

DIRECTOR

GERENTE

GERENTE

COORDINADOR

COORDINADOR

ASISTENTE

ASISTENTE

DESPACHADOR

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MANUAL DE CARGOS

DESCRIPCION DE CARGOS DE LA
DIRECCION ADMINISTRATIVA DE LA
EMPRESA SILVA SHIPPING AGENCY, C.A.

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SILVA SHIPPING AGENCY, C.A

MANUAL DE CARGOS

I. IDENTIFICACION

Director Administrativo
Direccin Administrativa
Presidente
Gerente Administrativo, Coordinador Administrativo,
Asistente Administrativo

Titulo Del Puesto

Unidad Organizativa
Supervisor
Cargos que le reportan

II. MISION

Planear, coordinar y controlar los recursos financieros, fsicos, informticos y humanos de

la empresa, a fin de lograr un eficiente aprovechamiento de los recursos de la organizacin
y la optimizacin en sus procesos.

III. FUNCIONES

1. Asegurar el cumplimiento de las normativas vigentes en el rea administrativa.

2. Controlar ingresos y egresos, con el fin de administrar el capital de trabajo.

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MANUAL DE CARGOS

3. Supervisar emisin de pagos por concepto de Nmina de Personal, Seguro Social,

INCE, ISRL, IVA, Patente Municipal y otras obligaciones, asegurando el
cumplimiento oportuno de las normativas sobre el particular.

4. Controlar las actividades de compras, movimientos de inventarios y activos fijos.

5. Atender inspecciones fiscales que se realicen en la empresa

6. Recomendar, proveer y/o iniciar la ejecucin de acciones correctivas y preventivas,

a travs de los canales establecidos en los documentos, con el fin de eliminar las
causas, existentes y potenciales, de no conformidad relacionadas con procesos y
sistemas y as evitar la recurrencia.

7. Notificar a las instancias correspondientes y a travs de los canales establecidos,

aquellas situaciones de no conformidad relacionadas con los procesos y/o sistemas
con el fin de que dichas situaciones sean registradas y se acte sobre ellas.

8. Enviar flujos de fondos, movimientos de caja y aprobaciones de costos de productos

e informacin contable de los cierres mensuales.

9. Supervisar y Autorizar los pagos a los proveedores.

10. Supervisar y autorizar la emisin de facturas por prestacin de servicios.

11. Supervisar y autorizar gestiones de cobro de facturas por servicios prestados.

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MANUAL DE CARGOS

12. Autorizar y supervisar oportunamente el pago de contribuciones y obligaciones

(deberes formales) contradas por la empresa.

13. Estudiar junto al coordinador la normativa para la seleccin, capacitacin y

desarrollo del personal.

14. Aprobar en la elaboracin del programa de capacitacin del personal de la empresa.

15. Manejar de cuentas bancarias de la empresa.

16. Elaborar y presentar los estados financieros de la empresa mensual y anualmente.

17. Representar a la empresa y/o al departamento en las oportunidades que su superior

inmediato as lo designe.

18. Elaborar y proponer el anteproyecto del presupuesto de egresos de la empresa.

19. Autorizar y supervisar que las adquisiciones y contratacin de servicios, cumplan

con la normativa vigente.

20. Formular y presentar para su aprobacin, el programa anual de trabajo de la

Direccin Administrativa de la empresa.

21. Evaluar el desempeo del personal a su cargo.

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MANUAL DE CARGOS
22. Cumplir con las actividades adicionales que le solicite el cargo superior.

IV. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO

Estudios
Habilidades
Recursos
Materiales
Documentos
Manejados
Experiencia

ELABORADO
Nombre:
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Licenciado (a) en Administracin de Empresas, Contadura

Pblica o reas afines, bilinge
Capacidad de gestin, manejo de conflictos, trabajo en equipo,
comunicacin, liderazgo.
Equipo de computacin, equipo de comunicacin mvil,
medio de transporte
Presupuestos, estados financieros, convenios laborales,
expedientes de trabajadores, documentos constitutivos de la
empresa
Mnima de cuatro (4) aos en direccin y manejo de recursos
financieros y humanos

REVISADO
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SILVA SHIPPING AGENCY, C.A

MANUAL DE CARGOS

I. IDENTIFICACION

Gerente Administrativo
Direccin Administrativa
Director Administrativo
Coordinador Administrativo, Asistente Administrativo

Titulo Del Puesto

Unidad Organizativa
Supervisor
Cargos que le reportan

II. MISION

Optimizar el proceso administrativo y el manejo de

los recursos de la organizacin,

asegurando la existencia de informacin financiera y contable razonable y oportuna para el

uso de la direccin administrativa.

III. FUNCIONES

1. Verificar y controlar la documentacin que se genera y se enva al exterior de la

organizacin de acuerdo a las polticas y procedimientos establecidos por la
empresa y las normas legales que los rigen.

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SILVA SHIPPING AGENCY, C.A

MANUAL DE CARGOS
2. Mantener un adecuado sistema de informacin contable y financiero que facilite las
actividades administrativas de la empresa.

3. Atender inspecciones fiscales que se realicen en la empresa. En caso de que no se

encuentre el Director Administrativo.

4. Notificar, a las instancias correspondientes y a travs de los canales establecidos,

aquellas situaciones de no conformidad relacionadas con los procesos y/o sistemas
con el fin de que dichas situaciones sean registradas y se acte sobre ellas.

5. Autorizar pagos a proveedores.

6. Preparar y declarar los deberes formales de la empresa.

7. Emitir facturas por prestacin de servicios.

8. Preparar registros de cuentas por pagar (libro de compras).

9. Preparar registros de ventas (libro de ventas).

10. Manejar cuentas bancarias de la empresa.

11. Representar a la empresa y/o al departamento en las oportunidades que su superior

inmediato as lo designe.

12. Organizar, asignar y supervisar el trabajo del personal a su cargo.

ELABORADO
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REVISADO
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Fecha:

APROBADO
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Fecha:

SILVA SHIPPING AGENCY, C.A

MANUAL DE CARGOS

13. Evaluar el desempeo del personal a su cargo.

14. Cumplir con las actividades adicionales que Le solicite el cargo superior.

IV. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO

Estudios
Habilidades
Recursos
Materiales
Documentos
Manejados
Experiencia

ELABORADO
Nombre:
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Fecha:

Licenciado (a) en Administracin de Empresas, Relaciones

Industriales o reas afines. Bilinge
Manejo de Personal, Proactividad, Don de Servicio,
Liderazgo y Manejo de Trabajo bajo presin.
Equipo de computacin, equipo de comunicacin mvil
Estados financieros, Facturas, Ordenes de Compra, Notas
de Crdito y Debito.
Mnima de tres (3) aos en manejo de recursos financieros
y humanos y manejo del rea contable

REVISADO
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APROBADO
Nombre:
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Fecha:

SILVA SHIPPING AGENCY, C.A

MANUAL DE CARGOS

I. IDENTIFICACION

Titulo Del Puesto

Unidad Organizativa
Supervisor (es)
Cargos que le reportan

Coordinador Administrativo
Direccin Administrativa
Director Administrativo y Gerente Administrativo
Asistente Administrativo

II. MISION

Coordinar el manejo de los recursos financieros, humanos y materiales de la Direccin

Administrativa, con el fin de lograr la efectiva distribucin y utilizacin de los recursos
para dar resultados y cumplimiento a sus actividades.

III. FUNCIONES

1. Garantizar la emisin de pagos por concepto de Nmina de Personal, Seguro Social,

INCE, ISRL, IVA, Patente Municipal y otras obligaciones, asegurando el
cumplimiento oportuno de las normativas sobre el particular.

ELABORADO
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REVISADO
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Fecha:

APROBADO
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Fecha:

SILVA SHIPPING AGENCY, C.A

MANUAL DE CARGOS
2. Manejar la autorizacin y movimientos de caja chica.

3. Emitir pagos a proveedores.

4. Representar a la empresa y/o al departamento en las oportunidades que su superior
inmediato as lo designe.

5. Contratar y tramitar los nombramientos, Remociones, renuncias, licencias,

Incapacidades y jubilaciones del personal de la empresa.

6. Coordinar y supervisar el registro y control del inventario de bienes inmuebles y

muebles de la empresa.

7. Estudiar junto a su superior la normativa para la seleccin, capacitacin y desarrollo

del personal.

8. Supervisar y coordinar la integracin y actualizacin de los expedientes del personal

de la empresa.

9. Elaborar el programa de capacitacin del personal de la empresa.

10. Organizar, asignar y supervisar el trabajo del personal a su cargo.

11. Evaluar el desempeo del personal a su cargo.

12. Cumplir con las actividades adicionales que le solicite el cargo superior.
ELABORADO
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APROBADO
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Fecha:

SILVA SHIPPING AGENCY, C.A

MANUAL DE CARGOS

IV. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO

Estudios
Habilidades
Recursos
Materiales
Documentos
Manejados
Experiencia

ELABORADO
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Fecha:

Licenciado (a) en Administracin de Empresas, Relaciones

Industriales o reas afines.
Trabajo en equipo, Comunicacin, Liderazgo, Manejo de
Relaciones Laborales, Conocimientos en Legislacin
Laboral y Obligaciones Laborales
Equipo de computacin, equipo de comunicacin mvil
Convenios Laborales, Expedientes de trabajadores,
Documentos Constitutivos de la Empresa, Leyes en
Materia Laboral, Facturas
Mnima de dos (2) aos en coordinacin y manejo de
recursos financieros y humanos.

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APROBADO
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Fecha:

SILVA SHIPPING AGENCY, C.A

MANUAL DE CARGOS

I. IDENTIFICACION
Titulo Del Puesto
Unidad Organizativa
Supervisor (es)
Cargos que le reportan

Asistente Administrativo
Direccin Administrativa
Director Administrativo, Gerente Administrativo y
Coordinador Administrativo.
N/A

II. MISIN

Organizar y apoyar lo relacionado al rea contable, financiera y de costos de la Direccin

Administrativa, velando por el manejo de la documentacin necesaria para el
funcionamiento optimo de las dems reas de la Direccin.

III. FUNCIONES

1. Llevar registros y procedimientos administrativos de la empresa y atender las

observaciones que competen a las reas administrativas contables de la misma.

2. Preparar facturas por prestacin de servicios

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APROBADO
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Fecha:

SILVA SHIPPING AGENCY, C.A

MANUAL DE CARGOS

3. Gestionar cobro de facturas.

4. Realizar seguimiento de las cuentas por cobrar.

5. Preparar registro de cuentas por cobrar.

6. Preparar registro de cuentas por pagar (libro de compras)

7. Preparar registro de ventas (libro de ventas).

8. Mantener la integracin y actualizacin de los expedientes del personal de la

empresa.

9. Mantener el control del archivo general e histrico de la empresa.

10. Cumplir con las actividades adicionales que le solicite el cargo superior

IV. REQUERIMIENTOS DEL PUESTO

Estudios
Habilidades
Recursos
Materiales
Documentos
Manejados
ELABORADO
Nombre:
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Fecha:

Tcnico Superior Universitario en Contadura,

Administracin de Empresas o reas afines.
Trabajo en equipo, Comunicacin, Organizacin,
Proactividad, Manejo del trabajo bajo presin.
Equipo de computacin, equipo de telefona fija o mvil
Facturas, Notas de Crdito, Notas de Debito, Expedientes
de Personal.
REVISADO
Nombre:
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Fecha:

APROBADO
Nombre:
Firma:
Fecha:

SILVA SHIPPING AGENCY, C.A

MANUAL DE CARGOS
Experiencia

ELABORADO
Nombre:
Firma:
Fecha:

Mnima de un (1) aos en rea contable.

REVISADO
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Fecha:

APROBADO
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