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EL
EXPEDIENTE
ADMINISTRATIVO
La formacin de un
expediente, cualquiera
que ste sea, es una
manifestacin del deber
de documentacin que
tiene su origen en la
necesidad de acreditar
fehacientemente actos,
hechos o actuaciones,
siguiendo un orden
lgico, de acuerdo a
cundo se produjeron los
hechos.().
Tribunal Supremo de
Justicia
Sentencia N 00220 de la
Sala Poltico
Administrativa.
Expediente N 0358 de
fecha 07/02/2002
()
INTRODUCCION
Cuando de la valoracin
preliminar del informe
EL AUTO DE PROCEDER
definitivo de la actuacin
de control (exmenes,
auditoras, inspecciones, fiscalizaciones, entre otros), surjan elementos de
conviccin o prueba que permitan presumir la ocurrencia de actos, hechos u
omisiones contrarios a una disposicin legal o sublegal, daos causados al
patrimonio pblico, as como la procedencia de acciones fiscales, el rgano de
control fiscal dictar el Auto de Proceder, el cual debe contener,
fundamentalmente, los siguientes aspectos:
Identificacin del rgano de control fiscal que realiz o realiza la
actividad de control respectiva.
Identificacin de la dependencia que efectu o se encuentra efectuando la
actuacin de control, de acuerdo a lo dispuesto en el artculo 46 de la Ley
Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema
Nacional de Control Fiscal. Igualmente se deber indicar el alcance de la
actuacin e identificar plenamente el organismo o entidad objeto de la
misma.
Sealamiento de los actos, hechos u omisiones presuntamente contrarios a
una norma legal o sublegal, con indicacin de la fecha en que ocurrieron
los mismos; el monto de los daos causados al patrimonio pblico, si
fuere el caso, y la vinculacin de tales actos, hechos u omisiones con
personas determinadas, quienes en esta etapa y durante el ejercicio de la
investigacin tendrn el carcter de interesados legtimos.
Sealamiento de todos los elementos probatorios recaudados en el
transcurso de la respectiva actuacin fiscal.
Fuente:
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema
Nacional de Control Fiscal.
Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos.
Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
Manual de Normas y Procedimientos en Materia de Potestad
Investigativa.
Contralora General de la Repblica.
EJEMPLO DE
AUTO DE PROCEDER
Cmplase,
Director (a)
Fuente:
http://www.cgr.gob.ve/pdf/informes/resumen_ejecutivo2008/EdoAnzoG
OBERNACION035.pdf
Manual de Normas y Procedimientos en Materia de Potestad
Investigativa.
Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
Informe de Resultados.
Los documentos que se inserten al expediente en el transcurso del
procedimiento, deben ser originales o copias debidamente certificadas.
Toda la documentacin generada con posterioridad a la notificacin del
interesado legtimo debe incorporarse al expediente, a travs de un auto de
incorporacin de documentos que debe contener:
Identificacin plena del documento que se incorpora.
Nmero de folios de la documentacin consignada.
Sealamiento de si es original, copia certificada o copia simple.
Identificacin plena de la persona que lo consigna, de ser el caso, o en su
defecto procedencia de los mismos. Orden de incorporacin de la
documentacin al expediente.
3. Foliatura. El solo orden cronolgico no es suficiente para asegurar que el
expediente no sea violentado. La foliatura debe indicarse tanto en
nmeros como en letras, preferiblemente con bolgrafo negro sin
enmendadura y ser colocada en el extremo superior derecho en orden
ascendente. Al Auto de Proceder de la investigacin le corresponder el
folio nmero uno (1). Cuando se detecte que se ha incurrido en un error
en la foliatura, la misma debe ser corregida mediante un auto firmado por
el funcionario competente en el cual se ordenar reorganizar el expediente
y realizar las correcciones necesarias para subsanar el error cometido. Por
ningn motivo debe tacharse ni borrarse el nmero del folio
incorrectamente signado. Se proceder a marcar el nmero correcto
debajo del nmero anotado indebidamente. En ningn caso se utilizar
corrector lquido. El auto de correccin de foliatura se incorporar al final
de la documentacin que para el momento conste en el expediente.
LIBRO DE CONTROL
DE EXPEDIENTES
INHIBICIONES
EJEMPLO
CUBIERTA ANTERIOR
DEL EXPEDIENTE
EJEMPLO DE OFICIO DE
NOTIFICACION
Atentamente,
Director (a)
Expediente N _______
IMPOSIBILIDAD DE
PRACTICAR NOTIFICACION
IMPOSIBILIDAD DE PRACTICAR
NOTIFICACION
Asunto:
Departamento:
__________________________
___________________
1.FECHA Y HORA
CDULA DE IDENTIDAD
DIRECCIN
MOTIVO DE LA NOTIFICACIN
3.DATOS DE LA NOTIFICACIN
DEPENDENCIA
OTRO
5.OBSERVACIONES
CDULA DE IDENTIDAD
CDULA DE IDENTIDAD
CDULA DE IDENTIDAD
FIRMA
FIRMA
FIRMA
EJEMPLO DE CARTEL DE
NOTIFICACION
SE HACE SABER
Al ciudadano Robert Barreno Diez, titular de la cdula de identidad N 00.000.000, de conformidad con el
artculo 79 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control
Fiscal, se le informa que este Organismo Contralor, a travs del Departamento de Control del Sector de la
Economa, la Direccin de Control de la Administracin Central, en el ejercicio de las atribuciones legales
conferidas en el artculo _____, en concordancia con el artculo ____, numeral _____ de la Resolucin
Organizativa N ____, acord iniciar una investigacin por la presunta ocurrencia de actos, hechos u omisiones
en los procedimientos administrativos, presupuestarios y financieros, utilizados en la aplicacin del rgimen de
jubilaciones y pensiones por parte de la Direccin de Recursos Humanos de la Alcalda del Municipio El Portal
del Estado Central, durante el ejercicio econmico financiero 2008. Se Hace del conocimiento del ciudadano
Robert Barreno Diez, en su condicin de interesado legtimo, en virtud de haberse desempeado para la fecha
como Alcalde y en tal carcter haber intervenido en el referido procedimiento, que agotada las gestiones
dirigidas a practicar su notificacin personal, se procede a efectuar la presente publicacin, de conformidad con
lo previsto en el artculo 76 de la Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos, por haber resultado
impracticable la notificacin personal, en virtud de lo cual, transcurrido quince (15) das hbiles contados a partir
de la publicacin del presente cartel, usted o sus representantes legales se entendern notificados y a derecho
para todas las fases del procedimiento, que se desarrollen en esta Direccin de Control. A los fines de
garantizar su derecho a la defensa consagrado en el artculo 49, numeral 1 de la Constitucin de la Repblica
Bolivariana de Venezuela, se le concede un plazo de diez (10) das hbiles, contados a partir del momento en
que surta efectos la presente notificacin, para exponer los alegatos y promover las pruebas que estime
necesarias para su defensa, en relacin con la presunta ocurrencia de los actos, hechos u omisiones que se
investigan. Vencido dicho plazo y en caso de haber promovido alguna actividad probatoria, se proceder a su
evacuacin en un lapso de quince (15) das hbiles, todo de conformidad con lo previsto en los artculos 48 y 55
de la Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos. Una vez notificado usted o sus representantes legales,
tendrn acceso inmediato al expediente identificado con el N ___________localizado en los archivos del
Departamento de Control del Sector de la Economa de la Direccin de Control de la Administracin Central,
ubicada en la sede de la Contralora Municipal de El Portal, avenida 45, sector Sucre, Municipio El Portal del
Estado Central; en el siguiente horario: 8:00 a.m. a 11:30 a.m. y 1:30 p.m. a 3:00 p.m., Telfonos 00000000000, en el horario siguiente: 8 a 11:30 a.m. y 1:30 a 3 p.m. Finalmente, le informamos que se dejar
constancia de los resultados de la investigacin aqu mencionada, en el correspondiente Informe de Resultados
que quedar inserto en el expediente, con base en el cual se ordenar el archivo de las actuaciones realizadas
o en el inicio del procedimiento administrativo para la determinacin de responsabilidades, previsto en el
Captulo IV del Ttulo III de la referida Ley Orgnica, a tenor de lo previsto en el artculo 81 ejusdem.
Director(A)
Expediente N______________
ESTRUCTURA DEL
INFORME DE
AUDITORIA
CAPTULO IV
CONSIDERACIONES FINALES:
Conclusiones
Constituyen un juicio crtico que surge del anlisis global de los
hallazgos detectados en la actuacin y de la incidencia de stos sobre la
organizacin, programa o proyecto evaluado, deben estar directamente
relacionadas con el objetivo general de la actuacin practicada.
Recomendaciones
Deben estar orientadas al sealamiento de una serie de acciones
dirigidas al ente o dependencia auditada, a fin de que sta erradique las causas
de las desviaciones detectadas y sus efectos sobre la Administracin. Cada una
de ellas estar en correspondencia con las observaciones formuladas en el
cuerpo del informe; igualmente estarn dirigidas a las dependencias donde se
haya evidenciado la situacin, a fin de garantizar la aplicacin de los
mencionados correctivos.
Finalmente, toda actuacin fiscal debe ser divulgada a las entidades
objeto del examen, as como a las dems autoridades a quienes legalmente les
competa la posibilidad de aplicar medidas correctivas, tal como lo seala el
artculo 63 de la Ley Orgnica de la contralora General de la Repblica y del
Sistema Nacional de Control Fiscal.
A los efectos del mejor manejo del expediente N___________ se ordena cerrar
en el folio N______ (
), la pieza N_______ (
folio de la pieza que se cierra y copia del mismo, como primer folio de la que se
abre.
Cmplase,
Director (a)
Expediente N_________________.
Fuente:
Contralora General de la Repblica.
Manual de Normas y Procedimientos en Materia de Potestad Investigativa.
EJEMPLO DE CORRECCION DE
FOLIATURA
necesarias
para
Cmplase,
Director (a)
Expediente N_______________.
EJEMPLO DE CERTIFICACION
CERTIFICACION
Firma y sello
AUTO DE INCORPORACION DE
DOCUMENTOS
) folios, ,
Cmplase,
Director (a)
Expediente N ______________.
EL INFORME DE RESULTADOS
AUTOR
ANDRES MILL DE POOL
COLABORADORES
Nacido en el Distrito Bolvar (Hoy Municipio
Lagunillas), Estado Zulia, Venezuela.
Investigador Comisario: Mencin: Administracin y
Operaciones Investigativas, Policiales y de Seguridad.
Inspector de investigaciones civiles y criminales.
Tcnico Superior en Ciencias Policiales:
Grafotcnica, Investigaciones Civiles, Criminales y
Administrativas.
Experto en Firmas y Documentos Dudosos
(Experto Grafotcnico).
Estudios de Derecho
Universidad del Zulia Venezuela.
Estudios de Contadura Pblica
Universidad Yacamb Venezuela.
Contralora Municipal de
Maracaibo
Lcda. Flor Romero
Contralor Municipal
Valmore Rodrguez
Lcdo. Hugo Acua Esis
ABOGADOS
Mara Alexandra Medina
Moraima Cuenca
Viveke Reyes
William Ramos
Gernimo Garca
Mnica Moreno
Yahendry Villalobos
Virginia Pia
Mariela Bohrquez
Manuel Ignacio Silva Mill
Romer Gonzlez
Noris Cepeda
Jeffry Leal
Eugenio Delgado.
ECONOMISTA
TRABAJOS PUBLICADOS
La Investigacin Administrativa en Venezuela Normas y Procedimientos para
Realizar Investigaciones Administrativas. Editorial Los ngeles. Primera
Edicin - 2007. Maracaibo-Estado Zulia.
La Investigacin Administrativa en Venezuela Normas y Procedimientos para
Realizar Investigaciones Administrativas.
Monografas.com
Tcnicas para Realizar un Interrogatorio en una Investigacin Administrativa.
www. experticia. net
http://www.librosintinta.com/busca/tecnicas-interrogatorio/pdf/
La Denuncia en Venezuela - Como Denunciar Correctamente ante un rgano de
Control Fiscal.
http://www.contraloriademaracaibo.gob.ve/portal/archivo.php?archivo=153
http://augusonmer.blogspot.com/2009/01/la-denuncia-en-venezuela-comodenunciar.html
BIBLIOGRAFIA
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, publicada en la
Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 36.860 de
fecha 30 de diciembre de 1999.
Cabanellas, Guillermo. Diccionario de Derecho Usual. 11 Edicin.
Editorial Eliastra S.R.L Buenos Aires, Repblica de Argentina.
Cruz M., Andrs J., Cira de Pelekais y William Torres. La
Responsabilidad Administrativa en el marco de la Ley Orgnica de la
Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control
Fiscal. Ediciones Astro Data S.A. 2005. Maracaibo, Venezuela.
INFOGRAFIA
www.contraloriademaracaibo.gob.ve
http://www.cgr.gob.ve/
http://www.tsj.gov.ve/gaceta/gacetaoficial.asp
http://www.librosintinta.com/busca/tecnicas-interrogatorio/pdf/