INTRODUCCIN

Gran parte de los programas recreativos en nuestro pas tienen fama de

superfluos, carentes de procesos, desorganizados y que no conducen a fines
que permitan el desarrollo de los individuos, las comunidades o las empresas.
Esta mala imagen se debe en parte a la falta de formacin tcnica y profesional
del personal que orienta las acciones recreativas en el campo social,
empresarial y turstico.
El presente mdulo pretende suministrar principios, procesos y herramientas
prcticas que conduzcan a los participantes a planificar, organizar, ejecutar y
controlar ms tcnicamente el programa recreativo con miras a lograr efectivos
resultados y a que el dirigente mantenga o recupere el liderazgo ante los
usuarios y directivos de las instituciones y comunidad en general.
Tiene como propsito guiar el proceso de planeacin e implementacin del
programa recreativo, que dentro del proceso de formacin en el curso de
lderes comunitarios; se hace importante referir algunos conceptos en cuanto al
proceso de planificacin, organizacin, ejecucin y control de los eventos
recreativos.
Se pretende as, que los aprendizajes y experiencias adquiridas tanto en los
mdulos presenciales, como en las experiencias en el trabajo de campo, se
reviertan en la planeacin de diferentes actividades que se puedan
implementar en las comunidades intervenidas, de tal manera que se pueda
conocer el proceso lgico e integral de la planeacin y operacin en recreacin
y as mismo que se pueda replicar nuevamente para la generacin de otras
propuestas que sirvan tanto para el fortalecimiento de los programas de la
Institucin o la Comunidadcon la que se encuentra vinculado como para su
propio desarrollo laboral.
El producto de este proceso de planeacin, servir como herramienta para
manuales tcnicos y operativos de programas recreativos que sirvan de modelo
para los procesos de planeacin en el rea recreativa.
1. OBJETIVOS
DEL MDULO
Formar lderes comunitarios con una visin clara de las nuevas necesidades
que se generan en el mbito de la recreacin. Que entiendan, comprendan y
puedan intervenir en el desarrollo de programas de recreacin que consideren
la importancia del desarrollo social como parte bsica en la planeacin de
servicios.
DE LA SESIN

General
Brindar elementos metodolgicos y prcticos que se puedan implementar en
procesos de diseo, planeacin y operacin de Eventos recreativos dando
como instrumento la gestin local que fortalece los programas al interior de las
instituciones y las localidades beneficiadas.
Especficos

Disear una propuesta de servicio recreativo innovadora, adecuada a la

demanda y a los recursos disponibles, que estimule la capacidad creativa y
ldica de los destinatarios.

Estimular al participante en el conocimiento y apropiacin de los

conceptos de planeacin y operacin de programas recreativos que
contribuyen al desarrollo de la comunidad y en el mbito laboral.

Establecer que la planeacin esta sujeta a cambios, imprevistos,

obstculos y variables, para los cuales el recreador debe estar preparado,
adaptndose a los momentos y circunstancias para llevar a cabo los objetivos
planteados.

Propiciar
un
ambiente
adecuado
que
permita
a
los
participantes potencializar su capacidad creativa en el diseo de Eventos
Recreativos.

Reconocer la importancia de los procesos y detalles del evento y el postevento para la realizacin de cada programa recreativo.
2. METODOLOGA
MOMENTO 1. La sesin se desarrollar, inicialmente de manera magistral,
donde se aclararn los conceptos bsicos, a partir de la lectura previa de este
material por los participantes y con las ayudas audiovisuales pertinentes.
MOMENTO 2: Al finalizar la exposicin, se proceder a la seccin de preguntas
del auditorio, las cuales sern entregadas por escrito con el fin de agilizar el
proceso de resolucin de inquietudes de los participantes y complementar la
informacin.
MOMENTO 3: Ejercicio aplicativo de interpretacin de los instrumentos
sugeridos para el diagnstico, los requerimientos y la evaluacin del proyecto
final.
3. EL PROGRAMA RECREATIVO
3.1. PRINCIPIOS PARA PLANIFICAR EL PROGRAMA:

"Los principios dentro de un programa se basan en los hechos que se derivan

del estudio del comportamiento humano y de la naturaleza de la sociedad en la
cual vivimos, e incluye las experiencias y las soluciones que los dirigentes han
enfrentado y solucionado ante problemas y situaciones diferentes"
El programa debe consistir en la realizacin de actividades que contemplen las
finalidades buscadas por:

La institucin: A travs de sus fines y objetivos.

Los participantes: En su etapa de participacin inicial y posterior

desarrollo.

Los dirigentes: Que determinan objetos especficos y orientan la accin.

Los profesionales: Que tienen a su cargo la ejecucin y convencimiento

de las diferentes partes que conforman la estructura organizacional y estn
involucradas en el programa para evitar el rompimiento de la cadena durante
todo el proceso.
El programa debe incluir diversas actividades basadas en tres aspectos
importantes del participante:

Sus necesidades.

Sus intereses.

Sus habilidades.
Lo ms importante dentro del programa recreativo es el participante, en l debe
estar centrada toda la atencin. La idea es programar con el participante y no
para el participante. Un programa debe ser suficientemente vasto como para
proveer un campo amplio de opciones para toda la gente, sin ningn tipo de
diferencias o preferencias por edad, sexo, habilidad, etc.
El valor de un programa y de las actividades que involucra, debe ser medido
por el grado de influencia positiva que ejerce sobre el individuo:

Mayor apertura de su nivel cultural.

Aumento del equilibrio emocional.

Mayor nivel de participacin social.

Mayor tolerancia en su accionar.

El programa no debe solamente reflejar la cultura a la que pertenece el
participante, sino que debe tender a mejorar la responsabilidad de los
dirigentes debe, en primera instancia, llevar a desarrollar programa que afirmen
la cultura personal. Tambin hay involucrada una responsabilidad por
enriquecerla, es decir, no mirar la cultura como "entidad inflexible" imposible de
modificar. El programa debe tender a mejorar el nivel sociocultural del
participante.
El programa debe ampliar los intereses de los participantes y orientarlos haca
experiencias ms positivas y satisfactorias. Los deseos de los participantes
sirven como referencia y punto de partida, nunca como una base exclusiva de
un programa. Los deseos y los intereses de las personas y, por consiguiente,
de la comunidad, estn limitados por experiencias. Los dirigentes,
especialmente los profesionales del rea, deben presentar nuevos campos de
accin. No perpetuar y limitar.

El programa debe ser lo suficientemente amplio para servir en el presente y en

el futuro a cada participante. Las actividades que componen un programa
deben ser proyectadas de tal forma que las habilidades adquiridas puedan
acompaar a las personas en el transcurso de su vida, sin que esto se
constituya en tomar partido por un solo tipo de actividades, sino que debe
haber equilibrio entre lo actual y lo futuro.
Debemos tener en cuenta que las actividades recreativas son medios dentro
del proceso de enseanza y aprendizaje de hbitos para la vida y para el logro
de fines.
Para que el programa recreativo cumpla su alcance educativo debe tener
lneas claves de accin:

Que participen personas de diferentes edades.

Que participen a la par hombres y mujeres.

Que concurran personas de diversos estratos socioeconmicos.

Que no existan limitaciones por diferencias polticas o religiosas.

Que se utilicen diversas tcnicas de trabajo: individual, en grupo,

masivo.
Todos los factores descritos anteriormente constituyen la metodologa
recreativa para lograr el verdadero alcance educativo de la recreacin, pero
estos mismos factores son los que la hacen vulnerable cuando no es
profesionalmente orientada, pues puede llegar a producir efectos contrarios a
los deseados (contra-valores); por otro lado, las principales caractersticas de la
actividad recreativa (libertad, espontaneidad y creatividad) deben ser
cuidadosamente orientadas para no incurrir en el activismo.
3.2. CARACTERSTICAS DE UN PROGRAMA

EQUILIBRIO

Entre las diferentes actividades: El programa debe ofrecer en lo posible

la misma cantidad de actividades en las reas de msica, teatro, deportes,
campamentos, etc.

Entre fas distintas edades: Posibilidad de participacin de nios, jvenes,

adultos y adultos mayores.

Entre los sexos: Dar la oportunidad de que participen hombres y mujeres.

Entre las actividades formales e informales.

DIVERSIDAD

El programa debe comprender un amplio espectro de actividades para

todos los gustos y
necesidades.

Referida a la organizacin y la presentacin de la actividad en forma

distinta.

Diversidad de niveles de acuerdo al grado de habilidades de cada

participante.

VARIEDAD

Al presentar actividades especiales que rompen la rutina y motivan la

participacin.


Al complementar el programa con otras actividades.

FLEXIBILIDAD

Para responder a las necesidades cambiantes de los participantes.

Para adicionar actividades nuevas que respondan a demandas

especiales.
3.3. PRACTICAS UTILIZADAS CORRIENTEMENTE PARA PLANIFICAR EL
PROGRAMA.
Existen diferentes mtodos o estilos que comnmente se utilizan para planificar
el programa, muchos de los cuales han surgido a travs de la prctica misma,
por tanto no responden a un esquema definido ni ofrecen una seguridad
cientfica:
:
PRACTICA TRADICIONAL
Se buscan en el pasado las respuestas a los problemas del presente y se trata
de imitar o mantener los xitos alcanzados en otra poca. Se supone que lo
realizado es correcto y se profesa una devocin ciega al pasado.
Debilidades:

No se evalan los resultados en trminos de los objetivos buscados.

No se evoluciona de acuerdo a las necesidades individuales ni a los

cambios que en la comunidad se producen.
:
PRACTICA DE LOS DESEOS EXPRESADOS
Se entrega a los participantes una nmina de actividades y se les "solicita que
marquen sus intereses, para posteriormente construir el programa con las
actividades ms elegidas. Se da a los participantes lo que ellos deseen.
Debilidades:

Los intereses de las personas estn limitados por sus experiencias, su

cultura, sus costumbres, etc. esto hace que no se consiga proyectar
crecimiento personal ni hacer una apertura a nuevos cambios.
:
PRACTICA CON DIRECCIN AUTORITARIA
El dirigente, voluntario o profesional, toma las decisiones basado en sus
opiniones y experiencias personales. Esto genera un programa con actividades
uniformes dentro de un marco sumamente limitado.
Debilidades:

No hay respeto por las variables de edad, cultura, nivel intelectual, etc.

No se considera la experiencia del personal ejecutivo ni de los

participantes, con lo cual se restringen las posibilidades de un mayor
compromiso de participacin plena.
:
PRACTICA CORRIENTE
Se estudian otras instituciones similares para conocer la parte ejecutiva de sus
programas y utilizar los mismos enfoques, de tal forma que se consigan
resultados similares.
Debilidades:

Lo que se mita puede estar equivocado o responder a una situacin muy

particular. Las culturas son diferentes en cada empresa o comunidad.

3.4. RAZN DE SER DE LOS PROGRAMAS DE RECREACIN EN

EMPRESAS Y COMUNIDADES

Crear hbitos de sano esparcimiento.

Mejorar condiciones fsicas, sociales y mentales.

Desarrollar el sentido de solidaridad, colaboracin y trabajo en equipo.

Mejorar la productividad.

Mejorar la calidad de vida personal y empresarial.

Imagen empresarial.

Ser un medio para el logro de propsitos determinados.

Qu esperan los usuarios de los programas recreativos?

Variedad de actividades.
Facilidad y oportunidades de participacin.
Actividades de fcil y rpida ejecucin.
Resultados inmediatos.
Que sean divertidos y placenteros.
Que sean econmicos.
Que le permitan figurar o destacarse
Que permitan la integracin del grupo laboral, familiar y de la comunidad.
Que permitan la vinculacin de la familia.
Que le quiten el menor tiempo posible.

Qu problemas se presentan para la implementacin y ejecucin de programas

recreativos?

Bajos presupuestos.
Escasez de escenarios.
Carencia de procesos.
No hay valoracin de las actividades recreativas.
Poco de apoyo de directivas.
Apata.

Cules son las posibles causas de la apata y la no participacin de los

usuarios en los programas recreativos?

La cultura del no hacer: baja autoestima.

Deseos de recompensa.

Deficiencia de un claro proceso administrativo.

Diagnsticos deficientes: Esto genera actividades no acordes a las

necesidades y habilidades del participante, y calculo inexacto de recursos.

Deficiencia en la organizacin: Esto genera dificultades en la

participacin, incumplimiento, perdida de credibilidad y perdida de liderazgo.
Qu estrategias debemos implementar para incrementar la participacin en los
programas recreativos?

Identifique claramente:

De la institucin: Misin, polticas, planes y programas.

Del ncleo de poblacin: Necesidades, intereses, recursos, nivel

cultural.


De los dirigentes: Intereses.

Planifique, no improvise.

Desarrolle las etapas de la funcin administrativa: Planeacin,

organizacin, ejecucin y control.

Las acciones que emprenda deben ser sentidas por las instituciones, los
dirigentes, los voluntarios, los profesionales y los participantes.

Aplique los principios de calidad a sus programas: Puntualidad, rapidez,

cumplimiento, simplicidad de trmites, buena atencin y diversas alternativas.

Acte como veedor: conozca su servicio, sea persistente.

Involucre a directivos y usuarios en la planificacin de los programas.

Motive el apoyo de directivas: Muestre datos concretos y reales.

Demuestre las ganancias en beneficios para la empresa: Ambiente laboral,
productividad, disminucin del ausentismo, respuestas a compromisos de ley,
integracin de la comunidad.

Gerencie el ente a su cargo: Propicie el desarrollo y presente soluciones.

Interprete sus intereses: Acte de acuerdo a las polticas empresariales y a los
planes de desarrollo de la comunidad.

Motive la participacin del personal de base:

Involucre al participante, en todas las etapas de la planificacin de un

programa.

Planifique con base en necesidades, intereses y posibilidades.

Haga que el programa sea un medio no un fin.

Haga programas equilibrados, diversos, variados y flexibles.

Equilibre la atencin de sus clientes.

Demustreles que ganan.

Facilite su participacin.

Evale procesos y resultados

Promocione, divulgue: utilice todos los recursos a su alcance: Contacto

persona a persona, perifoneo, comits de difusin, pasacalles, pendones,
boletines informativos, afiches, volantes, plegables, carteleras, videos, revistas,
emisoras comunitarias, etc.

Apyese en personal y servicios especializados: Profesionales, expertos,

servicios complementarios especializados, etc.

No trabaje solo: Apyese en comits y grupos ya existentes, tanto al

interior como al exterior de su empresa o comunidad.

Presente informes tanto a superiores como a los participantes:

Cuantitativos, cualitativos, cumplimiento de funciones.
Qu tcticas son necesarias para obtener xito en la ejecucin de los
programas recreativos?

Cumpla horarios.
Vaya un paso adelante.
Invite y asegure la presencia de directivos.
Mantenga actitud positiva.
Prevea alternativas ante imprevistos.
No suponga, verifique. Cuente con lo que tiene.
Cumpla lo programado.
No tenga preferencias.

Comparta con todos los participantes.

Ambiente y adece los espacios.
Haga programas cortos y giles.
Haga la planimetra del evento.
Suministre informacin concreta a los oradores del evento.

4. HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PRACTICAS PARA

LA ORGANIZACIN Y CONTROL DE EVENTOS RECREATIVOS.
4.1. DISEO TCNICO. (PRE-EVENTO)
A continuacin daremos una definicin de lo que es un diseo tcnico, para qu
sirve, cual es su importancia en trminos de la planeacin de programas
recreativos y sus elementos constitutivos.
El diseo tcnico se concibe como la creacin o el esquema de un documento
donde plasmamos las estrategias metodolgicas del programa, hacia
dnde apuntan las etapas, as como los tiempos para desarrollarlo. Nos da la
facilidad de poder organizar claramente el propsito del programa paso a paso
y adems gua y da el norte del objetivo propuesto. Los elementos con los que
se organiza son vitales: un diagnstico de necesidades, la justificacin del
programa, el objetivo general del programa, los objetivos especficos, la
metodologa y la evaluacin del programa, lo que nos puede presentar los
resultados esperados para la comunidad o mostrar la continuidad del
programa.
Para la planeacin de un programa recreativo se debe partir de la informacin
en relacin con las necesidades o intereses a los que el programa pretende
impactar. Para ello, se debe realizar un proceso diagnstico que permita
identificar necesidades, expectativas o intereses de los participantes que sern
beneficiarios del programa.

RECONOCIMIENTO

Comprende la recoleccin de datos geogrficos, institucionales, de

organizaciones, de iglesias, grupos juveniles, hospitales, que por sus objetivos
estn en capacidad de realizar programas de manera conjunta en el campo
recreativo y de tiempo libre. Estos datos se pueden obtener por medio de
documentos o encuestas que indaguen en las instituciones acerca de sus
planes de desarrollo, o por la informacin adquirida de personas conocedoras o
integrantes de la comunidad.
Dicho estudio es importante para determinar el estado real de la comunidad, su
proceso evolutivo, recursos actuales con los que cuenta, lo que permite
identificar los apoyos con los que puede contar un programa.

DISEO DEL PROGRAMA

Es la forma en que el programa propiamente se organiza. Es as la

herramienta que nos permite manejar el concepto de planeacin del programa
recreativo. El diseo es la expresin de las partes constitutivas del
programa. Nos indica la forma como se articula todo el plan de ejecucin de la
propuesta, de manera coherente; donde se definen variables o aspectos tales
como justificacin, objetivo general, especficos metodologa del programa,
evaluacin y la fundamentacin conceptual y/o enfoque del programa. Su
estructura se muestra en el siguiente diagrama:

Ahora veamos cmo se plantean cada uno de ellos, qu elementos incluyen:

DIAGNSTICO

Es el anlisis de los datos obtenidos en el estudio, en el cual se establecen las

necesidades y demandas especficas de la comunidad; se organizan en orden
de prioridad e importancia y se definen las posibles reas de intervencin, no
slo teniendo en cuenta los requerimientos de la comunidad, sino las
posibilidades de las instituciones que van a participar y a apoyar el proyecto.
Es importante ser objetivos en el diagnstico ya que, a partir de ste, se
definen los objetivos y alternativas de accin que conformarn el proyecto
propiamente dicho.
Con esta informacin, ya podemos pasar a crear el AMBIENTE INTERINSTITUCIONAL del programa recreativo. El ambiente inter-institucional
representa un modelo integrado para la gestin del proyecto, se presenta en un
diagrama donde se establece el objetivo del programa, la poblacin
participante, los organizadores y las relaciones directas e indirectas dentro del
marco del proyecto a travs de quien ejecuta.

JUSTIFICACIN

Indica o describe el POR QU de la actividad, qu importancia y utilidad tiene

para el problema que se busca resolver, de esta manera describe: la necesidad
que debe ser satisfecha, el problema que debe ser solucionado, cual es la
importancia que el programa tendr y por qu?
Toma como insumo bsico el diagnstico realizado en trminos de las
necesidades (promocin de valores, atencin a una poblacin en particular,
participacin, etc.)

METODOLOGA

Es CMO SE VA A HACER. En este aspecto se trata de describir el proceso

metodolgico y operativo en el cual se indican las medidas que se han de
tomar para llevar a cabo el proyecto, en cuanto a aspectos administrativos, de
gestin y tcnicos.
La metodologa debe plantearse de una forma ordenada y con un sentido
coherente para desarrollar la actividad, las estrategias a cumplir y la manera de
participacin de las entidades, organizaciones y comunidad involucradas en el
proceso del evento.
Se debe definir un enfoque metodolgico, de acuerdo con las actividades que
se van a desarrollar dentro del programa recreativo. La metodologa general
que utilizaremos para el desarrollo del programa es:
:

Establecer ejes temticos

El programa debe estar construido acorde a la necesidad que busca ser

satisfecha. Toda actividad debe constar de un eje temtico para su desarrollo y
ejecucin. Se puede hacer teniendo en cuenta temas como participacin
comunitaria, integracin, valores, tolerancia, respeto a la vida, celebraciones
como el da del nio, da de la madre, aniversario del pueblo, fiestas
patronales, entre otros. Estn definidos por el enfoque del programa y por lo
tanto deben quedar plasmados en los objetivos. Los resultados del diagnstico
pueden orientar la definicin de los ejes temticos.
:

Convocatoria

POBLACION: Se describen aqu las caractersticas del grupo o grupos a los

cuales va dirigido el programa. Se establecen las caractersticas
sociodemogrficas y, en general, las planteadas por las estrategias de trabajo
en el sector (Plan Nacional de Recreacin). Segn el carcter, naturaleza,
categora o tipo de actividad puede cambiar el destinatario. Una actividad
puede involucrar, personas de distinto sexo, condicin socioeconmica, edad,
actividad laboral, nivel cultural o educativo y estratificacin profesional, entre
otras.

Se debe crear un comit que se encargue de difundir y promover el programa

por medio de cartas de invitacin a las diferentes entidades y organizaciones
que puedan prestar asesora o apoyo al evento y determinar citas directas con
estas entidades.
Para la campaa de difusin se deben tener en cuenta opciones tales como:
afiches, volantes, comunicados o boletines en peridicos locales, correo
directo, folletos, invitaciones impresas y telefnicas, pasacalles, perifoneo y si
es posible radio y televisin.
Para preparar un programa de promocin y publicidad se sugiere tener en
cuenta:

Elaborar una lista de personas cuya asistencia sea importante.

Elaborar una campaa de promocin.

Recopilar y organizar datos de instituciones asistentes y de la comunidad

participante.

Enviar correspondencia directa.

Determinar el estado de las inscripciones.

Disear invitaciones, folletos y afiches, teniendo en cuenta el tema

principal del evento, programa de actividades, fecha de realizacin, lugar, hora,
motivo, quin invita u organiza, entre otros.

Invitar a grupos culturales, artsticos, musicales o juveniles que

enriquezcan el evento recreativo.
:

Planimetra

Significa mostrar dentro de un espacio la organizacin del evento, la utilizacin

de los recursos, sus necesidades y ubicacin. Todo esto se disea en un
plano. Ejemplo: ubicar lugares, tarimas, sillas, calles, baos, sonido,
pendones, pasacalles, sitios de ingreso, carpas, camerinos, carpa de primeros
auxilios, entre otros. Tambin se puede hacer una descripcin del sitio donde
se llevar a acabo la actividad y la forma de ambientarlo.
La funcin de la planimetra es la de poder establecer con base en las
caractersticas del lugar en dnde se ubicarn las actividades o cmo se
realizarn los recorridos. Permite adems conocer las variables del entorno
que debemos prever para que lo planeado no se vaya a entorpecer por no
haber previsto los controles necesarios.
Qu ventajas tiene hacer la planimetra?

Presenta una visin global del evento.

Facilita el trabajo de los comits: montajes, decoracin, seguridad,

equipos, proveedores, alimentos y bebidas, patrocinadores, recreadores, otros.

Permite delegar funciones.

Es una herramienta eficaz de control.

Se pueden hacer modificaciones oportunas.

Garantiza una presentacin esttica del evento.

Define espacios y evita conflictos.

Etapas o ambientes

Para seleccionar la actividad a desarrollar, se debe haber tenido en cuenta las

necesidades o requerimientos del sector o la poblacin donde se va a realizar
el evento; esto nos lo da el estudio y diagnstico previos de la localidad donde
trabajaremos. Algunas actividades pueden ser de tipo LDICO, RECREATIVO,
CULTURAL, ARTSTICO, DEPORTIVO, AMBIENTAL, ECOLGICO O
TURSTICO (Sectores); dichas actividades estn dirigidas a diferentes tipos de
poblacin entre ellos estn: NIOS, JVENES, ADULTOS Y ADULTOS
MAYORES (Segmentos). Se debe ser consciente que el tipo de actividad que
se vaya a desarrollar debe estar acorde con los planteamientos y necesidades
de los destinatarios y especialmente con los objetivos del programa.
Es conveniente resear aqu los campos de accin donde interviene la
recreacin:

Empresarial.

Educativo.

Salud.

Comunitario.

Social.

Turstico.

Ecolgico.

Grupos especiales.
Con qu herramientas contamos?
ACTIVIDADES DE CAMPO: Predeportivas, deportivas, ecolgicas, acuticas,
de campo abierto.
ACTIVIDADES DE EXPRESION: Corporales, manuales, orales, musicales.
CULTURA Y ECO-TURISMO: Encuentros
folclricas, gastronmicas y artesanales.
:

artstico-culturales,

muestras

Cronograma - tiempos especficos de cada actividad

Para lograr un desempeo eficiente en la planeacin de cualquier tipo de

programas recreativos es importante que se estructure un cronograma y una
programacin del da del evento por actividades, donde est determinada la
hora, la temtica y el responsable de cada actividad, para tener en cuenta en el
momento del desarrollo y realizacin de la actividad. Tambin en el cronograma
debe estar consignado, con fechas precisas, el da de alistamiento de
materiales, su preparacin y ensayos, si estn previstos.
HORA
TEMTICA
9: 30 am - 10:00 am Bienvenida
10:00 am - 10:30 am Actividad Ldica

RESPONSABLE
PEDRO PEREZ
JENNIFER MONTOYA

En este cuadro debe estar consignado si hay descansos, almuerzos, refrigerios

y la hora de duracin de cada uno. Es importante contar con estos datos de
programacin para estar pendiente del inicio, desarrollo y finalizacin de la
actividad, ya que de ello depende la ptima realizacin de nuestro programa sin
salirnos de lo establecido.
:

Organigrama de funciones

Es la representacin de la estructura formal de un equipo de trabajo en una

actividad, que muestra las interrelaciones, unidades administrativas, niveles
jerrquicos, la autoridad y la responsabilidad existentes dentro de ella. Mapa de
lneas de autoridad para la toma de decisiones. Los elementos utilizados para
elaborar un organigrama son: lneas continuas: son lneas de autoridad que
indican la direccin formal de las decisiones y comunicaciones; lneas
punteadas: representan la asesora que el equipo recibe interna o
externamente;rectngulo: unidades administrativas - cargos; crculo: comits.
Hay 4 formas de organizarlo: vertical, horizontal, circular y mixto.
La distribucin de funciones debe corresponder con el organigrama de
funciones y con el cronograma del evento.
Las funciones deben estar asignadas de acuerdo a los conocimientos dentro
del programa, tambin se relacionan con el cargo y el diseo del programa.
Toda persona debe asumir con responsabilidad y compromiso las funciones
asignadas ya que de su desempeo depende el resultado. Debe haber una
buena comunicacin entre los comits, coordinador general, operativo y
dinamizadores para poder desarrollar el programa a cabalidad. El siguiente
esquema puede servirnos como ejemplo:

Las funciones de cada uno de los cargos o grupos mencionados en este

organigrama son:
COORDINADOR GENERAL: debe estar pendiente del buen desarrollo del
programa: que la metodologa planteada se est cumpliendo, que el diseo
tcnico se est implementando, que se cumpla con los objetivos planteados
para el programa.
COORDINADOR OPERATIVO: debe estar encargado de supervisar el buen
desarrollo de las actividades, del programa en s y saber solucionar todos los
imprevistos que se presenten, a tiempo y de una manera correcta.
COMIT DE LOGSTICA: se encarga de la utilizacin de los recursos fsicos
para las actividades, seguridad del programa, montaje y ambientacin del sitio
de trabajo; supervisa y controla accesos y salidas, coordina grupos invitados,
entre otras.
COMIT DE DIVULGACIN Y PROMOCIN: promueve y difunde el programa
por medio de cartas de invitacin, volantes, visitas a las instituciones, folletos,
perifoneo, publicaciones en prensa o boletines. Adems puede invitar a grupos
culturales, artsticos o musicales para que sean parte del " Festival Recreativo "
COMIT DE GESTIN: este grupo puede encargarse de realizar tareas como
la obtencin de recursos y apoyo de la comunidad o de las diferentes
instituciones que compartan objetivos en el campo ldico - recreativo.

DINAMIZADORES: son el conjunto base que se encarga de operar y dirigir

todas las actividades que hagan parte del programa recreativo.
4.2. PLAN OPERATIVO - EVENTO
Una vez realizado el diseo tcnico del evento, se procede a su
implementacin, donde se desarrollan paso a paso las actividades planeadas,
indicando de manera detallada la forma como el diseo tcnico opera, es decir,
qu hacer para cada ambiente, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

DURANTE EL EVENTO

En esta parte es fundamental que se conozcan las capacidades y aptitudes de

los integrantes del grupo para as delegar funciones a las personas
adecuadas: Recordemos que se deben tener en cuenta para la realizacin del
programa los siguientes aspectos que ya se han desarrollado anteriormente y
que se debenoperacionalizar durante el programa:

Tiempos especficos de cada actividad

Descripcin de las actividades del programa (ficha de planeacin)
Distribucin de funciones
Supervisin de la ejecucin conforme a la programacin
Control del desempeo de funciones
Hacer peridicas reuniones con el personal de apoyo
Adelantar la organizacin de la clausura
Prever alternativas ante problemas

Diseo de las actividades del programa

Se debe hacer para que todo el equipo de trabajo conozca la temtica a

trabajar y su desarrollo. La descripcin se puede hacer en una ficha de
planeacin de actividades, donde se hacen constar los recursos, materiales,
variantes, objetivo de la actividad, tiempo de duracin, entre otros.

Diseo de la estrategia de control y cumplimiento de objetivos

El equipo debe generar una estrategia donde se pueda supervisar que los
objetivos y la metodologa del programa se estn cumpliendo y no que se est
adelantando una actividad slo por realizarla.

Descripcin del programa, requerimientos y creacin de formatos de

chequeo de inventario
Se debe hacer una descripcin clara del programa donde se encuentre: lugar
donde se desarrollar la actividad, hora de inicio, distribucin de funciones, de
espacios; adems, cmo inicia el programa, cmo se desarrolla y cmo
termina, materiales requeridos, personal, responsables, entre otros.
Dentro de los requerimientos estn los de logstica, materiales y
personal. Adems, se debe contar con los permisos requeridos para

desarrollar el programa y con las entidades que prestan asesora y ayuda para
estos programas como son: Polica, Bomberos, Defensa Civil, Cruz Roja. Para
los programas recreativos se debe tener en cuenta la elaboracin de formatos
de inventario y listas de chequeo, que ayudarn a coordinar, organizar y
supervisar la mecnica de trabajo y sus procedimientos a desarrollar en la
actividad.

Diseo de estrategias operativas

En esta etapa el equipo ya debe tener asignadas sus funciones y cada uno de
sus integrantes debe estar realizndolas o supervisndolas, para que el evento
transcurra sin ningn tipo de inconvenientes. Por ejemplo, debe haber
personas encargadas del desplazamiento y ubicacin de los participantes, as
como de los grupos artsticos invitados al programa, una supervisin de reas
de unidades sanitarias, sonido, tarima, puntos de informacin y orientacin,
servicios mdicos, de seguridad e identificacin de accidentes, de atencin al
equipo de trabajo (refrigerios), etc.

Cierre del programa

Una vez terminado el programa, el Coordinador Operativo, en compaa del

equipo, deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Suspender las actividades.

Tabular resultados.
Entregar premios o reconocimientos si los hay.
Evaluar con los participantes si est previsto.
Despedir a los participantes.

4.3. POST - EVENTO (EVALUACIN)

Es importante generar la estrategia de evaluacin del programa y tener claros
los pasos que siguen una vez terminado el evento, con el fin de que ello
permita repetir o mejorar la experiencia vivida. Las siguientes son las
actividades tpicas que deben realizarse despus del evento:

Evaluacin del programa.

Evaluacin del equipo de trabajo

Operativo para organizar y guardar el material utilizado.

Devolver los elementos prestados.

Difundir los resultados de la actividad.

Hacer un informe consignando las sugerencias que sirvan para

posteriores eventos.

Determinar la frecuencia y realizacin de otro evento.

Realizar encuestas con los participantes acerca de la satisfaccin o

beneficios del programa.

Una vez terminado el evento se debe enviar cartas de agradecimiento a

las entidades que nos colaboraron y apoyaron.

SISTEMA DE EVALUACIN DEL PROGRAMA

La evaluacin debe realizarse con base en los objetivos planteados por el

programa, en el proceso del mismo y teniendo en cuenta los resultados o
beneficios obtenidos del programa.
El equipo de trabajo debe tener en cuenta si se cumpli el objetivo propuesto,
las funciones asignadas y la receptividad de la actividad. La evaluacin del
programa permite ver la importancia de generar gestin en la comunidad y con
las instituciones con el fin de buscar apoyo a este tipo de programas. Algunos
aspectos que se pueden tener en cuenta son:

Resultados conseguidos.

Beneficios obtenidos.

Encuesta y opinin de participantes.

Informe de la actividad.

Resultado sobre asistencia, entidades que apoyaron el programa y

determinar la continuidad del programa con base en los objetivos planteados
en el programa, ya sea de procesos o de resultados.

EVALUACIN DEL EQUIPO

La siguiente evaluacin deber ser aplicada a todo el equipo de trabajo, desde

el Coordinador General hasta los comits y dinamizadores teniendo en cuenta
sus funciones y desempeo dentro del programa.
COMITS O ACTIVIDADES
Coordinador General
Coordinador Operativo
Comit de Logstica
Grupo de Montaje
Grupo de Seguridad
Grupo de ambientacin
Comit de Divulgacin y Promocin
Comit de Gestin
Dinamizadores
Segn cumplimiento de objetivos
Funciones asignadas
Receptividad
del
programa
en
comunidad

MB

la

Anote las deficiencias y fortalezas del programa y del equipo que

intervino en su desarrollo:
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______________________________
______________________________________________________________
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OPERATIVO PARA ORGANIZAR Y GUARDAR EL MATERIAL UTILIZADO
Todo el equipo, en coordinacin con el comit de logstica o materiales y el
coordinador operativo, deben encargarse de desmontar, recoger y guardar el
material que se utiliz para la ambientacin, animacin, sonido, entre otros
(pendones, pasacalles, sillas, tarimas, etc.).
IMPORTANTE: Se deben devolver todos los elementos que hayan sido
gestionados o prestados por las entidades y la comunidad, en perfecto estado.
El sitio de la actividad, debe dejarse totalmente organizado y limpio.
Recordemos qu hacer antes, durante y despus del evento:
:

ANTES DEL EVENTO:

Delegar funciones de acuerdo a lo previsto en el plan.

Realizar y aplicar listas de verificacin y chequeo.

Realizar reuniones de coordinacin.

Gestionar el presupuesto y la financiacin.

Realizar las compras necesarias.

Conocer y verificar el estado de los equipos y materiales.

Lanzar la promocin del certamen.

Establecer lineamientos de participacin.

Hacer las inscripciones.

Revisar y preparar escenarios.

Revisar continuamente el programa general y las tareas especificas por

acciones a realizar.

Hacer contratos necesarios.

Adquirir los seguros necesarios.

:

DURANTE EL EVENTO:
Supervisar la ejecucin conforme a la programacin.
Controlar el desempeo de funciones.
Hacer evaluaciones peridicas durante el desarrollo.
Llevar datos estadsticos.
Hacer boletines informativos.
Hacer permanente divulgacin.
Hacer reuniones peridicas con el personal de apoyo.
Adelantar la organizar de la clausura.
Mantener permanente comunicacin con personal de apoyo.
Prever alternativas ante problemas.
CIERRE DEL PROGRAMA:

Suspender las actividades.

Convocar a los participantes.
Tabular resultados.
Presentar a los ganadores.
Entregar premios si los hay.
Evaluar con los participantes, si esta previsto.
Despedir a los participantes.
DESPUS DEL EVENTO:

Evaluar el evento:

Verificar el objetivo propuesto.

Hacer balance de gastos, efectuar pagos.

Revisar el desempeo de los organismos de direccin.

Verificar el cumplimiento de funciones del personal de apoyo.

Receptividad de la actividad.

Devolver los elementos prestados.

Enviar cartas de agradecimiento.

Difundir los resultados.

Hacer un informe consignando sugerencias que sirvan para posteriores

eventos.

Determinar frecuencia de repeticin.

BIBLIOGRAFA

Proceso de un Evento Recreativo. Artculo.

DUARTE
FERNNDEZ,
Horacio.
Organizacin
de
Eventos Recreodeportivos y Socioculturales. Artculo.

MAHECHA, Hernando. Diplomado en Planeacin y Operacin de

Programas Recreativos. Documento. Bogot.