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Manual Combinar Correspondencia
Manual Combinar Correspondencia
PARA COMBINAR
CORRESPONDENCIA
Elaborado por:
Grver Chavarra R.
Sucre Bolivia
grover.chavarria@gmail.com
Combinar cartas
1 Escribir la carta Modelo, es decir la carta que se va a combinar:
Ejemplo:
Sucre, 18 de Enero de 2007
ART_BOL 2007-01-008
Seor
Dr. Oscar Vacaflores R.
Gerente de Planificacin de Proyectos
Consultora Sucre Ltda.
Presente.-
De mi mayor consideracin:
A tiempo de saludar a usted muy atentamente y desearle el mejor de los xitos en sus
funciones, es de inters de la nuestra empresa Artes Digitales S.R.L. dar a conocer dentro del
sector privado de servicios de Consultora, nuestros servicios profesionales y de provisin de
insumos tecnolgicos para la elaboracin de diferentes tipos de consultora en el rea de
desarrollo productivo.
Sin otro particular, y esperando que la publicacin mencionada pueda servir para informarle
sobre los propsitos y ofertas de nuestra empresa, me despido con las consideraciones ms
distinguidas.
E. Braulio Chavarra R.
Jefe y Representante Comercial
Artes Digitales S.R.L.
grover.chavarria@gmail.com
Seor2
Dr. 3 Oscar Vacaflores R. 4
Gerente de Planificacin de Proyectos
Consultora Sucre Ltda. 6
Presente.- 7
De mi mayor consideracin:
A tiempo de saludar a usted muy atentamente y desearle el mejor de los xitos en sus
funciones, es de inters de la nuestra empresa Artes Digitales S.R.L. dar a conocer dentro del
sector privado de servicios de Consultora, nuestros servicios profesionales y de provisin de
insumos tecnolgicos para la elaboracin de diferentes tipos de consultora en el rea de
desarrollo productivo.
Sin otro particular, y esperando que la publicacin mencionada pueda servir para informarle
sobre los propsitos y ofertas de nuestra empresa, me despido con las consideraciones ms
distinguidas.
E. Braulio Chavarra R.
Jefe y Representante Comercial
Artes Digitales S.R.L.
grover.chavarria@gmail.com
Se puede apreciar las siete variables definidas en la parte superior como ttulo de cada
columna, seguida de los datos de cada destinatario que sern combinados en las cartas.
Una vez finalizada la lista, se procede a guardar el archivo de Excel con el nombre de
lista de destinatarios.
grover.chavarria@gmail.com
grover.chavarria@gmail.com
grover.chavarria@gmail.com
Luego se despliega un nuevo men, con tres nuevas opciones, como la carta ya est lista
se escoge la primera opcin que est predefinida es decir: Utilizar el documento actual,
a continuacin se debe hacer un click en el men inferior que dice:
Siguiente: Seleccione a los destinatarios.
grover.chavarria@gmail.com
En el nuevo men desplegado se presentan tres opciones, al haberse realizado ya, la lista
de destinatarios se escoge la primera opcin es decir: Utilizar una lista existente.
A continuacin se aprieta la opcin Examinar.
grover.chavarria@gmail.com
Esta lista detalla las hojas del documento en Excel en el que se elabor la base de datos.
En el ejemplo se aplic la hoja 1, escogiendo la misma y dando Aceptar.
A continuacin se despliega una nueva ventana que muestra el detalle de los datos de la
lista que se elabor. Esta permite revisar nuevamente la misma para apreciar si existen
errores. Despus de revisarla, se da la opcin Aceptar.
grover.chavarria@gmail.com
A continuacin se elige la opcin Siguente: Escriba la carta, que est en la parte inferior
derecha del men
A continuacin se debe seleccionar los campos que se van a combinar, con el cursor del
Mouse, teniendo el cuidado de que se seleccione toda la palabra, nmero o frase que se
va a combinar.
grover.chavarria@gmail.com
grover.chavarria@gmail.com
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De esta manera se aprecia que el nombre del campo se modifica por el nombre de la
variable que se detalla en la carta entre comillas Ej. Cdigo_de_carta
Nota.- Un aspecto que hay que tener mucho cuidado es que las variables deben estar
correctamente colocadas en el documento que se est elaborando, caso contrario el
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CORRECTO
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De esta manera se despliega un nuevo men en el que se detallan dos opciones Imprimir
y Editar cartas individuales, se puede seleccionar la segunda opcin, Editar cartas
individuales, para observar el detalle de todas las cartas combinadas.
Esto permite desplegar un nuevo men que permite seleccionar el tipo de combinacin
de registros mediante tres opciones, Todos, Registro Actual y Desde / Hasta.
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grover.chavarria@gmail.com
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Combinar Sobres
Para combinar sobres, se sugiere los siguientes pasos:
1 Crear un nuevo sobre en blanco
Para este fin se debe seleccionar dentro de un nuevo documento de Word, la opcin para
crear Sobres y etiquetas, que se encuentra en el men Herramientas / Cartas y
correspondencia, tal como se detalla a continuacin:
grover.chavarria@gmail.com
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grover.chavarria@gmail.com
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Tal como se aprecia, este men otorga opciones para la edicin de sobres, entre ellas un
marco para escribir los datos que se incluirn en el nuevo sobre, un men de opciones,
un botn para seleccionar el tipo de sobre que se editar y un ltimo botn para la
direccin que tendr el sobre para su impresin.
Se puede iniciar la edicin del sobre, como ejemplo el siguiente:
grover.chavarria@gmail.com
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De esta manera se observa el nuevo sobre como una hoja de Word con el tamao del
sobre que se est editando y se genera un nuevo documento, en el cual se observan los
datos que contendrn los sobres.
Nota: Si se verifica una hoja en blanco como en el caso del ejemplo, es necesario
borrarla, situando el cursor al extremo izquierdo de la hoja y presionando el botn
Delete o Suprimir hasta que desaparezca para que quede de la siguiente forma:
grover.chavarria@gmail.com
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grover.chavarria@gmail.com
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grover.chavarria@gmail.com
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Por ltimo queda el sobre con todos los campos asignados de la siguiente forma:
grover.chavarria@gmail.com
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grover.chavarria@gmail.com
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Se observa los sobres combinados que se pueden verificar por ltima vez e imprimir,
con el cuidado de colocar los sobres tal como se sugiri en la bandeja de entrada de la
impresora
grover.chavarria@gmail.com
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