COMBINAR CORRESPONDENCIA EN MICROSOFT OFFICE WORD

(PASO A PASO)

POR:

KELLY TATIANA MORELO HINESTROZA

PREGRADO CONTADURIA PÚBLICA

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REMINGTON

SEDE MEDELLÍN

NECOCLÍ, NOVIEMBRE 04
 ¿QUE ES COMBINAR CORRESPONDENCIA?
La combinación de correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una lista
de direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así
una carta personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada
como base.
¿PARA QUÉ SIRVE LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA?
esta herramienta tan poderosa nos permite crear un conjunto de documentos que sean
prácticamente iguales pero que contengan elementos exclusivos. EJEMPLO:

PASO A PASO DE CÓMO COMBINAR CORRESPONDENCIA

PASO 1
Abrir nuevo documento de Microsoft Word
PASO 2
Elaborar una carta donde se cambiarán los datos como el nombre, apellido y domicilio
(ciudad) del destinatario.

PASO 3
Ir a Archivo y elegir la opción nuevo documento.

PASO 4
En el grupo Insertar elegir la opción insertar tabla.
En este paso debemos elegir la cantidad de columnas (estas serán los campos a llenar en
el documento que hemos elaborado) para este caso solo elegiré tres columnas las cuales
será nombres, apellidos y dirección y para el caso de las filas serán 10, una por cada
destinatario.
Nota: se recomienda en este paso elegir la opción autoajustar al contenido para que este
se ajuste al tamaño de la información digitada.

PASO 5
Llenar la información de la tabla en los campos nombres, apellidos y dirección.
PASO 6
Vamos al grupo Archivo, Guardar como y le damos por nombre al documento digitado “lista
de remitentes” y cerramos el documento.

PASO 7
Iniciamos el procedimiento para combinar correspondencia, volvemos al documento que
elaboramos previamente (la carta) nos vamos a la pestaña correspondencia, damos clic en
la opción iniciar combinación de correspondencia y elegimos la opción paso a paso por el
asistente para combinar correspondencia.
PASO 8
El asistente para correspondencia que nos enseña la aplicación de Microsoft Office Word
comprende de seis (6) pasos, donde el primero nos da la opción de elegir el tipo de
documento a realizar en este caso elegiremos la opción carta y le damos en siguiente.
PASO 9
En este paso nos mostrara la opción de elegir qué documento utilizar, elegiremos la opción
documento actual. Le damos en siguiente.

PASO 10
En este punto que es el tercer paso podremos elegir los destinatarios nos brinda varias
opciones, una de ellas en crear una lista nueva pero como ya elaboramos una elegiremos
la opción de lista existente, en el mismo cuadro mas abajo damos clic en examinar, allí
buscaremos la lista que previamente digitamos y guardamos.
PASO 11
Abrir el documento, si hay algún destinatario al que no queramos enviar la invitación solo lo
deshabilitaremos de la lista, quitando el chulito. Damos en siguiente.

NOTA: cabe resaltar que esta lista puede estar en otros formatos como Microsoft Office
Excel y Access.
PASO 12
En este paso empezaremos a diligenciar nuestra carta, seleccionamos en nuestra carta en
nombres y apellidos, en el cuadro elegimos la opción mas elementos, escogemos la opción,
en el cuadro emergente elegimos nombres y cerramos.
Vemos que en nuestra carta cambia de nombres a “NOMBRES” en este caso decidí
combinar en el mismo renglón las opciones de nombres y apellidos.

PASO 13
Realizamos los mismos pasos del punto anterior para el campo de dirección o ciudad.

Como podemos observar ya tenemos todos los datos en nuestra carta, procedemos a
continuar al siguiente paso.

PASO 14
En este paso que seria el 5 para nuestro asistente. Como podemos observar en este
punto los datos ya fueron sustituidos por los que digitamos en nuestra tabla. Damos clic
en siguiente.
NOTA: podemos resaltar estos campos seleccionando y dando en la opción negrita

PASO 15
En este paso que es el sexto y ultimo paso de nuestro asistente elegimos la opción editar
cartas individuales.
PASO 16
En este punto se nos da la opción de elegir a cuantos destinatarios enviaremos nuestra
carta o invitación, puede ser a todos, registro actual o desde el 3 al 8 por ejemplo en este
caso los elegiremos a todos y por último damos clic en aceptar.

Podemos observar que se crearon las diez cartas que deseábamos enviar a nuestros
destinatarios.