UNIDAD 7:

METODOLOGA DE LOS SISTEMAS SUAVES

Introduccin
En las unidades anteriores, Ud. ha estudiado la aplicacin del enfoque de
sistemas en situaciones en las que se identifica claramente una necesidad
precisa, por lo que se pueden establecer objetivos claros, para dar respuesta a
esa necesidad. Esto es, el analista de sistemas puede expresar el problema en
funcin de alcanzar unas metas claramente definidas.
Las situaciones a que nos referimos en el prrafo anterior se han
denominado sistemas duros.
En la presente unidad estudiaremos una manera en la que un analista
puede enfrentar situaciones problemticas, en las que no se puede establecer
metas claras para su resolucin, por tratarse de situaciones rodeadas de
circunstancias borrosas y en donde seguramente existen percepciones diferentes,
a veces contradictorias, por parte de las personas involucradas. A este tipo de
situaciones, en las que se encuentra un alto componente social, poltico y
humano, se les conoce como sistemas suaves o de actividad humana.
A partir de las consideraciones de Peter Checkland, quien realiz una
investigacin sobre la aplicacin del pensamiento de sistemas duros a sistemas de
tipo administrativo y social, surgi la Metodologa de Sistemas Suaves (conocida
tambin como SSM por ser sus siglas en ingls: Soft System Metodology). Esta
metodologa est basada en el paradigma del aprendizaje y asume la realidad
como constantemente reconstruida en un proceso social de negociacin, partiendo
del hecho de que una organizacin no existe como un ente independiente, sino
que es parte del sentido desarrollado por un grupo de personas comprometidas en
un dilogo.
La Metodologa de Sistemas Suaves busca trabajar con las diferentes
percepciones de una situacin, definiendo un proceso sistmico de aprendizaje,
en el cual diferentes puntos de vista son discutidos y examinados a objeto de
definir acciones orientadas a su mejoramiento.
En la presente unidad se pretende que el estudiante utilice la SSM en
situaciones en las que se hace difcil identificar el sistema. Es por ello que el
nfasis que se har, ser en que el estudiante obtenga una definicin raz es
decir, describir el sistema dada una situacin.
Objetivo: Analizar una situacin del mundo real, utilizando la metodologa de
sistemas suaves.

Sinopsis: El contenido de la unidad contempla el estudio de los siguientes puntos:

Desarrollo del pensamiento de sistemas suaves. La metodologa de sistemas
para enfrentar problemas no estructurados.
Instrucciones y Recomendaciones para el estudio del contenido de la
unidad 7.
7.1.- En el Material Instruccional de Apoyo estudie la siguiente lectura:

Lectura N7.1 El desarrollo del pensamiento de los sistemas suaves

Para recordar

7.1.a. El anlisis, cuando aplicamos la Metodologa de Sistemas Suaves, debe

consistir en la construccin de una imagen lo ms rica posible, de la situacin
problema.
7.1.b. Podemos identificar siete etapas o pasos en la Metodologa de Sistemas
Suaves:
1) Investigacin del rea del problema, tratando de identificar quines son

los actores claves? cmo funciona actualmente?, etc.

2) Representar la situacin problema mediante diagramas visiones

enriquecidas, donde se muestren:

- Estructura
- Procesos
- Hechos de la organizacin que puedan ser relevantes para la
definicin del problema
- Clima de la situacin: relacin entre estructura y proceso.
3) Producir una definicin raz o todas las que puedan ser tiles para el

anlisis, cada una correspondiente a una visin de la situacin. En la

definicin raz se expresa una funcin central de un sistema de actividad
humana. Una definicin raz viene a ser una hiptesis, segn la cual, la
situacin problema puede ser mejorada mediante una propuesta de
cambios que tanto el analista como el propietario del sistema, han
determinado como viables y deseables.
4) Por cada definicin raz obtenida en el paso anterior se construir el

modelo conceptual correspondiente, que permitir llevar a cabo el sistema

de actividad, especificado en la definicin raz. O sea, se describen las

actividades que el sistema debe hacer, para convertirse en el sistema

descrito en la definicin raz. Este es el paso ms riguroso de toda la
metodologa.
La tcnica para realizar un modelo conceptual de un sistema de actividad
humana es:
4.1) Ensamblar una lista mnima de verbos que describan las
actividades principales implicadas en la definicin raz. (Los verbos
seleccionados son relativos a las acciones que se deben realizar en el
sistema de actividad humana que se analiza).
4.2) Ordenar lgicamente los verbos, de manera que se sucedan en
un orden secuencial lgico de acciones.
4.3) Para cada accin, determinar la entrada requerida (informacin).
Se debe verificar que el modelo conceptual no sea deficiente,
comparndolo con un modelo de sistema formal o con cualquier sistema
de pensamiento vlido conocido por el analista.
Se comparan los modelos conceptuales con el mundo real, esto es,
el modelo construido en el paso 2) se compara con los construido en el
paso 4). Esta comparacin debe realizarse con la participacin de los
interesados en la situacin problema, a objeto de generar debates acerca
de los posibles cambios que pueden aliviar la condicin del problema.
Preguntas estratgicas que pueden hacerse en este paso son: Por qu
hacer esto, en lugar de hacer esto otro?, comparando la realidad actual
con el modelo conceptual.

5)

Se identifican los cambios factibles y deseables. Por tratarse de

sistemas suaves, pocas veces los cambios a realizar consistirn en la
creacin y habilitacin de un sistema. En lugar de ello, los posibles
cambios sern de tres tipos:

6)

En estructura
En procedimiento
En actitudes.

Sin embargo, la aplicacin bsica de la SSM en cuanto a la obtencin de

una definicin raz, puede resultar muy til para identificar un sistema en
situaciones en las que no es obvio cul es el sistema que se debe
analizar, esto es, no se puede identificar las entradas, salidas y objetivos
del sistema.
7) Se definen las acciones, para llevar a cabo los cambios identificados en

la etapa 6).

Elementos para evaluar la validez de una definicin raz

Obtener las definiciones raz de un sistema, o lo que es equivalente,
identificar un sistema, es un punto crucial dentro de la elaboracin del modelo del
sistema que se analiza. Una definicin raz expresa el propsito ncleo de un
sistema de actividad con propsito definido, dicho propsito ncleo siempre se
expresa como un proceso de transformacin en el cual la entidad de entrada se
transforma en una forma nueva , la entidad salida.
Segn Checkland , para que una definicin raz est bien formulada, es
preciso considerar los elementos que se describen a continuacin y como se
observa, forman la palabra CATWOE. Este mnemnico es el modelo emblemtico
de actividad con propsito definido.
C
A
T
W
O
E

consumidores vctimas o beneficiarios de Transformacin

actores
aquellos que harn la Transformacin
transformacin es el proceso mediante el cual la entrada se
convierte en salida
weltanschauung la visin que da sentido a la transformacin T
owners
propietario(s) del sistema
environment medio ambiente: interaccin y/o restricciones o
imposiciones ambientales

Los elementos especificados conforman una lista de verificacin til para

probar que se tiene una definicin raz vlida correspondiente a una situacin
planteada. A excepcin de los elementos identificados con las siglas T y W, los
cuales no pueden ser omitidos en ningn caso, no es preciso que cada uno de los
elementos de la lista se encuentre presente en la definicin raz, pero s es
necesario que si se ha omitido alguno, se haya hecho en forma consciente.

Ejemplo de Aplicacin de la Metodologa

de Sistemas Suaves

Como ejemplo tomaremos el caso presentado por Peter Checkland y Jim

Scholes1, en el que se hace un estudio de la Agencia Central de Computacin y

Checland P; Scholes J. (1994).La Metodologa de los Sistemas Suaves de Accin. Edit. Megabyte. Noriega
Editores

Telecomunicaciones (ACCT), la cual forma parte

Administracin Pblica Civil de Londres Inglaterra.

del Departamento de

La Agencia fue establecida en el ao 1972, poca en que haba pocas

computadoras en el gobierno central y en general, los departamentos carecan de
experiencia sobre el uso de stas. Su objetivo, segn un manual distribuido a los
departamentos, era:
La ACCT es responsable de la promocin de la computadora en la
administracin gubernamental; tiene por objetivo el mejorar la eficiencia y ampliar
las selecciones de poltica. Proporciona consejo sobre el desarrollo e
implementacin de computadoras y sistemas de telecomunicacin, incluidas todas
las materias tcnicas, es responsable de todos los aspectos de la obtencin y
proporciona consejo sobre posibles aplicaciones computacionales y de
telecomunicaciones

El estudio se centr en el desempeo de los Oficiales de Enlace

Departamental (OED), quienes se encargaban principalmente de evaluar los
proyectos computacionales y de aprobar (o no aprobar) el costo financiero que
implicaban. Los OED estaban adscritos a la Divisin de Proyectos de la Agencia y
normalmente eran el primer punto de contacto entre la agencia y un departamento,
resultando ser una funcin difcil y compleja, sobre todo en la medida que fue
cambiando la tecnologa y los departamentos haban adquirido experiencia y por
ende, grado de autoridad delegada.
En una revisin de los procedimientos de la ACCT en 1981, se concluy
que el rol de los OED se haba vuelto muy difcil de desempear y se recomend
que fuera revisado.
Dado que el director de la agencia tena conocimiento de que la
Metodologa de Sistemas Suaves (MSS) era un enfoque para analizar problemas
mal estructurados, comenz un estudio de sistemas sobre el problema detectado,
para lo cual conform un equipo de trabajo en el que participaran Peter
Checkland y Ron Anderson del Departamento de Sistemas en Lancaster.
La informacin inicial de la que parti el equipo fue la siguiente:
Los OED en la divisin de proyectos de la ACCT tienen responsabilidades entre
las que se incluyen el consejo sobre la evaluacin de proyectos computacionales,
de telecomunicaciones y mquinas de oficina. Algunos departamentos ahora les
han delegado a ellos la autoridad de aprobar proyectos dentro de distintos lmites
financieros. A la luz de esto y otros cambios, el equipo deba llevar a cabo una
revisin del papel del OED, sin omitir:
1. El rango de las responsabilidades de los OED.
2. Las relaciones con las partes de la ACCT.
3. Las relaciones con los departamentos.

4. Las relaciones con la industria computacional.

5. Las necesidades de induccin y entrenamiento.
6. La experiencia y caractersticas necesarias para desempear las tareas.
El equipo deba tener como objetivo el completar la revisin en cuatro meses y
tambin el presentar un reporte al comit directivo, donde estableciera las
recomendaciones del equipo al mismo.

Basado en la (MSS), el equipo propuso el plan metodolgico mostrado en la

figura 7.1.

Debatir los resultados

de 6a. Llevar a cabo
las entrevistas. 6b.

Definir el campo
de estudio y los
aspectos dados. 1

Construir la imagen de la
situacin problema
Documentos
de estudio

Llevar a cabo
entrevistas.

Nombrar sistemas
pertinentes.
3.

Si es necesario

Preparar el
reporte. 6c

A partir de los CM y la
comparacin, concentrarse en las
interacciones ACCT-departamento y
definir los papeles.
6a

5
Comparacin de modelos
Si es necesario
conceptuales con las
percepciones del mundo real.

Construir modelos
conceptuales(CM) de n
sistemas pertinentes
4

Figura 7.1

De acuerdo al plan metodolgico, se acord que se entrevistaran personas

tanto pertenecientes a la ACCT como no pertenecientes a ella, de esta manera
las entrevistas podran incluir los intereses de cada una de las divisiones de la
agencia, los departamentos de consumidor ,departamentos de suministro en el
centro del servicio gubernamental y los proveedores de computadoras. La lista de

entrevistados, entre personas y organizaciones contactadas dio un total de 106

personas.

Los parmetros que se consideraron para las entrevistas, se muestran en la

figura 7.2.

Otros departamentos
centrales por ejemplo
la tesorera

F
A
C
T
O
R
E
S

OED
ACCT

Departamento
consumidor

Cantidad de experiencia
Naturaleza de la experiencia
Antecedentes
Entrenamiento del empleo del OED

* Extensin del
involucramiento con el
trabajo de EOD
*Naturaleza
del
involucramiento con el
trabajo de EOD
* Experiencia como diputacin de
alto nivel EOD

Grande
Competente
Sofisticado
Mucha delegacin

Proyectos
departamentales

- Pequeo
- Incompetente
- Ingenuo
- Sin delegacin

Tipo:
Computacional
Telecomunicaciones
Tecnologa
de
oficina
Muchos proyectos -Pocos proyectos de Innovacin
de rutina
rutina

Figura 7.2

Con el producto de las entrevistas, se llevaron a cabo las dos primeras

etapas del plan metodolgico, identificndose algunos temas del problema, como
fueron:
-

El trabajo en la poltica de tecnologa de informacin en un nivel

estratgico se perciba que era reactivo, en lugar de promover
tecnologa nueva, tcnicas nuevas y estndares nuevos, que era el
propsito pretendido de la agencia.

La necesidad de que la ACCT mejorara la habilidad para obtener

informacin
continuamente
actualizada
sobre
proyectos
computacionales.

Se acept que la ayuda y orientacin que suministraba la ACCT era

generalmente ad hoc, dependiente de la experiencia y conocimiento de
individuos particulares y que no se proporcionaba corporativamente,
bajo la forma de poltica, pautas, estndares, etc.

El resultado de las dos primeras etapas fue discutido en dos reuniones del
equipo y a partir de esas discusiones, emergieron muchas ideas para sistemas
pertinentes de actividad humana y que sirvieron de base para obtener definiciones
7

raz, con lo cual se llevaran a cabo las etapas 3 y 4 del plan metodolgico. Las
ideas fueron las siguientes:
1) Un sistema para promover la computacin en la administracin

gubernamental. (En este caso se tom la descripcin de la declaracin

oficial de objetivo como definicin raz).
2) Un sistema de proyecto de administracin.
3) Un

sistema con capacidad para

departamentales (un subsistema de 2).

monitorear

proyectos

4) Un sistema para trabajar el sistema ACCT (por ejemplo, ayudar a

los departamentos a fin de que la ACCT retire la responsabilidad o la

conexin a los proyectos de stos).
5) Un sistema de interaccin agencia-departamento que ayuda a que

los departamentos se vuelvan menos dependientes de la agencia.

6) Un sistema de interaccin agencia-departamento que monitorea la

formulacin de polticas computacionales de alto nivel.

7) Un sistema de interaccin agencia-departamento que controla las

actividades computacionales en el gobierno.

8) Un sistema que balancea las demandas que la agencia y los

departamentos hacen al OED. (Los OED estuvieron conscientes de su

necesidad continua de hacer esto.)
9) Un sistema para promocionar recursos que permitan que el trabajo

de la ACCT se lleve a cabo (reclutamiento y entrenamiento).

10) Un sistema para facilitar la comunicacin.
11) Un sistema de generacin de pautas de procedimientos para la

aplicacin eficiente y efectiva de la tecnologa computacional y de

telecomunicaciones en el gobierno.
12) Un sistema para decidir la naturaleza del involucramiento agencia-

departamento en proyectos especficos.

En las figura 7.3 puede observar el modelo de la definicin raz

correspondiente a la idea N 1, esto es, tomar la declaracin de objetivos de la
ACCT como raz.

C
A
T
W
O
E

Administracin gubernamental
Profesionales ACCT
Administracin Mejor Administracin Gubernamental
Gubernamental
mediante la promocin de la computacin.
La Tecnologa Computacional, etc., puede mejorar la eficiencia
Alto nivel de Gobierno
Normas de Administracin Pblica Civil; tecnologa

Evaluar la naturaleza
de la administracin
gubernamental sus
formas y procesos. 1

Evaluar la tecnologa en
curso y potencial de la
computadora y las
telecomunicaciones.
2.a

Buscar en la administracin
del gobierno oportunidades
para mejorar la eficiencia y
ampliar las selecciones de
poltica mediante la
tecnologa computacional y
de telecomunicaciones.

Evaluar las aplicaciones en

curso y potenciales de la
computadora y las
telecomunicaciones.
2.b

Seleccionar oportunidades.

Aceptar peticiones de
consejo.

4.a
Llevar a cabo accin
de control.
9

Difundir las posibilidades y

requerimientos.
Monitorear pasos
1-7.
8

4
Consejo sobre
implementacin.
Lograr un acuerdo.

Definir las medidas de

desempeo para la
efectividad del sistema,
visto como un todo.
10

Obtener hardware.

Monitorear la
actividad del
sistema.
11

Llevar a cabo accin de

control relativa al sistema,
visto como un todo.
12

Figura 7.3

En el diagrama mostrado los pasos 1 al 9 corresponden al modelo descrito

en la definicin raz. Luego, los pasos 10 al 12, corresponden al monitoreo del
funcionamiento del modelo, evaluando el funcionamiento de la tecnologa y las
aplicaciones que se han adoptado, a objeto de realizar cambios si fueren
necesarios.
En las figura 7.4 se presenta una definicin raz que engloba las ideas
N 5, 6 y 7.
Definicin raz:
Un sistema del cual la ACCT es propietaria y operadora mediante el cual
se podr decidir la naturaleza de la relacin agencia-dpto. (Extensin del
involucramiento de la agencia en proyectos departamentales con
computadoras y telecomunicaciones) cuyo objetivo es mejorar la
eficiencia de la administracin gubernamental.
C
A
T

W
O
E

Departamento y agencia, por ende administracin gubernamental

Profesionales de ACCT
Necesidad
para
decidir
la
relacin agencia-dpto. en el
Necesidad satisfecha
proyecto propuesto.
Se pueden identificar y clasificar diferentes tipos de proyectos
computadora telecomunicacin; esto es til y viable
ACCT
Normas de la Administracin Pblica Civil; tecnologa

CONCLUSIN

Con el estudio de esta unidad, Ud. ha conocido una metodologa basada en el

enfoque de sistemas, la cual es til en situaciones problemticas, en las que se
dificulta la identificacin de un sistema para su anlisis y el consecuente diseo de
una solucin para el problema que se desea solucionar. Como hemos visto, la
Metodologa de Sistemas Suaves fue desarrollada para ser aplicada en estas
situaciones, siendo la obtencin de la(s) definicin(es) raz, o lo que es lo mismo,
la identificacin de un sistema pertinente con un propsito definido, el punto crucial
de la metodologa.

10

El mnemnico CATWOE es un recordatorio de los elementos que deben ser

considerados para validar una definicin raz: consumidores, actores,
transformacin, Weltanschauung, propietario y medio ambiente.
De los elementos mencionados, solamente la T y la W son imprescindibles
para considerar vlida una definicin raz. El resto de los elementos pueden ser
omitidos, pero no por descuido, sino con el debido conocimiento de causa.
Una vez que se ha obtenido una definicin raz vlida, entonces puede
realizarse el modelado de lo que sera el sistema deseado (Modelo Conceptual).

FIN DE LA UNIDAD 7

11