Instructivo Guia Simple

Archivo General de la
Nacin
Direccin del Sistema
Nacional de Archivos
Instructivo para la elaboracin

de la Gua simple de archivos
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
ndice
Introduccin 3
Objetivo general 4
Objetivos especficos ..5
Marco jurdico
.6
Cmo elaborar la gua simple de archivos ......8

Formatos 25
Introduccin
Este instructivo es un apoyo para la elaboracin de la Gua simple de

archivos de cada entidad o dependencia y as dar cumplimiento a los
Lineamientos generales para la organizacin y conservacin de los archivos
de las dependencias y entidades de la administracin pblica federal;
adems, sirve para identificar los documentos de archivo por medio de su
descripcin archivstica, en la que se establecen los elementos informativos,
se identifica el contexto y el contenido de los documentos en cualquiera de
sus etapas (activa, semiactiva e inactiva), as como los productores. Esto se
logra con la elaboracin de una representacin exacta de la unidad de
descripcin y de las partes que la componen mediante el anlisis,
organizacin y registro de la informacin.
Objetivo general
Orientar a los sujetos obligados en la elaboracin de la Gua simple de

archivos.
Objetivos especficos
Identificar el contexto y el contenido de los archivos con base en los

cuadros de clasificacin archivstica, as como su esquema de organizacin
y sus datos generales para transparentar su sistema de clasificacin.
Asegurar la creacin de descripciones consistentes y apropiadas para

facilitar la recuperacin y el intercambio de informacin.
Incluir informacin sobre la circulacin de los documentos de archivo en sus

distintas etapas (trmite, concentracin e histrico).
Marco jurdico
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin
Pblica Gubernamental (DOF, 11/06/02)
Artculo 32
Corresponder al Archivo General de la Nacin elaborar, en coordinacin con el
Instituto, los criterios para la catalogacin, clasificacin y conservacin de los
documentos administrativos, as como la organizacin de archivos de las
dependencias y entidades. Dichos criterios tomarn en cuenta los estndares y
mejores prcticas internacionales en la materia.
Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las
disposiciones aplicables, debern asegurar el adecuado funcionamiento de los
archivos. Asimismo, debern elaborar y poner a disposicin del pblico una gua
simple de sus sistemas de clasificacin y catalogacin, as como de la
organizacin del archivo.
Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso

a la Informacin Pblica Gubernamental (DOF, 11/06/03)
Artculo 46
De conformidad con los lineamientos a que se refiere el artculo 42 de este
Reglamento, los Comits elaborarn un programa que contendr una gua simple
de la organizacin de los archivos de la dependencia o entidad, con el objeto de
facilitar la obtencin y acceso a la informacin pblica. Dicha gua se actualizar
anualmente y deber incluir las medidas necesarias para custodia y conservacin
de los archivos. Asimismo, los Comits supervisarn la aplicacin de los
lineamientos o criterios a que se refiere este captulo.
Lineamientos generales para la organizacin y

conservacin de los archivos de las dependencias y
entidades de la administracin pblica federal (DOF,
20/02/04)
Segundo. Para los efectos de los presentes Lineamientos, adems de las
definiciones contenidas en los artculos 3 de la Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental y 2 de su Reglamento, se
entender por:
XVIII. Gua simple de archivo: esquema general de descripcin de las series

documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus
caractersticas fundamentales conforme al cuadro general de clasificacin
archivstica y sus datos generales.
Sptimo. Las dependencias y entidades elaborarn una gua simple de sus

archivos con base en el cuadro general de clasificacin archivstica, que deber
contener la descripcin bsica de sus series documentales, la relacin de los
archivos de trmite, de concentracin e histrico, la direccin, telfono y correo
electrnico de cada uno de ellos, as como el nombre y cargo del responsable.
El Archivo General de la Nacin proporcionar el instructivo para la elaboracin de
la gua simple de archivos.
CMO ELABORAR
LA GUA SIMPLE DE ARCHIVOS
PROCEDIMIENTO : Elaboracin de la Gua Simple

Coordinador de
archivos
Archivo de trmite
Registra l o los
archivos de
trmite con los
datos generales 2
Inicio
Establece el
calendario de
recepcin de
Informacin
1
Identifica las
series
documentales que
contiene su
archivo
3
Notifica a las
Unidades
productoras el
calendario de
recepcin
1.1
Recopila y registra
la documentacin
que custodia
3.1
Recopila el
volumen de las
series del ao
anterior
4
Revisa la
informacin por
serie
13
Existen
errores
13.1
Recopila el
volumen de las
series del ao
actual
4.1
Si
5,
9,
12,
No
Compila la
informacin
13.3
Registra en el
formato
normalizado 14
Remite la
informacin
15
Recopila el
volumen de las
trasferencias
primarias
4.2
Recopila el
volumen de bajas
documental es
4.3
Archivo de
concentracin
Archivo histrico
Registra el
archivo de
concentracin con
los datos
generales
6
Registra el
archivo histricos
con los datos
generales
10
Identifica las
series
documentales que
contiene su
archivo
7
Recopila el
volumen de las
series del ao
anterior
11
Recopila y registra
la documentacin
que custodia 7.1
Recopila el
volumen de las
trasferencias
secundaria
11 . 1
Recopila el
volumen de las
series del ao
anterior
8
Consigna el
volumen total
11 .2
Recopila el
volumen de las
series del ao
actual
8.1
Integra
informacin por
serie del archivo
12
Recopila el
volumen de las
trasferencias
primarias
8. 2
Recopila el
volumen de bajas
documental 8. 3
Calcula y registra
el volumen total
4. 4
Integra
informacin por
serie del archivo
5
Calcula y registra
el volumen total
8.4
Integra
informacin por
serie del archivo
9
Fin
PROCEDIMIENTO: ELABORACIN DE LA GUA SIMPLE

NM
ACTIVIDAD
1
1.1
2.
3.1
4
4.1
4.2
4.3
4.4
5.
Solicita
informacin
Recopila datos
generales del
archivo
de
trmite
por
cada unidad
administrativa
Recopila
informacin de
las
series
documentales
que custodia el
archivo
de
trmite
por
cada unidad
administrativa
RESPONSABLE
OPERACIN
Establece calendario de recepcin de
Coordinador de informacin
archivos
Notifica la las unidades productoras el
calendario o procedimiento establecido
para la recepcin de la informacin
Unidad
administrativa y
responsable de
archivo de
trmite
Unidad
administrativa y
responsable de
archivo de
trmite
Registra nombre de la unidad

administrativa; rea de procedencia del
archivo; nombre del responsable y
cargo del archivo; domicilio; telfono;
correo electrnico
Identifica las series documentales que
integran su archivo
Recopila y registra informacin para
cada serie documental de conformidad
con la Seccin a la cual pertenece
segn las funciones del responsable
del archivo. Nombre de la serie, fechas
extremas y su descripcin.
Recopila el volumen de la serie

registrado en el ao anterior (13)
Procesa
Recopila el volumen de la serie del ao
informacin
Unidad
que se actualiza (14)
especfica de
administrativa y
la
serie:
Recopila el volumen, si es el caso de
responsable de
archivo
de
acciones de transferencia primaria (15)
archivo de
trmite
Recopila el volumen, si es el caso de
trmite
(documentaci
acciones de baja documental (16)
n activa)
Calcula y registra el volumen total
(13+14-15-16) de cada serie
Unidad
Integra informacin por serie de todos
administrativa y
Integra la
los archivos de trmite de cada unidad
responsable de
informacin
administrativa, coteja y remite al
archivo de
coordinador de archivos
trmite
10

NM
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recopila datos
generales del archivo
de concentracin por
cada unidad
administrativa
Unidad
administrativa y
responsable del
archivo de
concentracin
Recopila informacin
de las series
documentales que
custodia el archivo de
concentracin por cada
unidad administrativa
Unidad
administrativa y
responsable del
archivo de
concentracin
Procesa el volumen de
cada serie del archivo
de concentracin
(documentacin
semiactiva)
Unidad
administrativa y
responsable de
archivo de
concentracin
Integra la informacin
Unidad
administrativa y
responsable de
archivo de
concentracin
7.1
8
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
9.
OPERACIN
Registra: nombre de la unidad
administrativa;
rea
de
procedencia del archivo;
nombre del responsable y cargo
del archivo; domicilio; telfono;
correo electrnico
Identifica
las
series
documentales que custodia
Recopila y registra informacin
para cada serie documental de
conformidad con la seccin a la
cual pertenece segn las
funciones del responsable del
archivo. Nombre de la serie,
fechas
extremas
y
su
descripcin
registrado en el ao anterior
(18)
del ao que se actualiza (A)
Recopila el volumen, si es el
caso
de
acciones
de
transferencia primaria (19)
caso de acciones de baja
documental (20)
caso
de
acciones
de
trasferencia secundaria (21)
Calcula y registra el volumen
total (18+A+19-20-21) de
cada serie
Integra informacin por serie de
los archivos de concentracin
de cada unidad administrativa,
coteja y remite al coordinador
de archivos
11

NM
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
10
Recopila datos
generales del archivo
histrico
Unidad
administrativa y
responsable del
archivo histrico
Procesa el volumen de
cada serie del archivo
histrico
(documentacin
inactiva)
Unidad
administrativa y
Responsable del
archivo histrico
Integra la informacin
Unidad
administrativa y
Responsable de
archivo histrico
Compila informacin de
cada unidad
administrativa
Coordinador de
archivos de la
dependencia
11
11.1
11.2
12
13
13.1
13.2
14
Elabora el reporte final
15
Difunde la Gua Simple
OPERACIN
Registra: nombre de la unidad
administrativa; rea de
procedencia del archivo;
nombre del responsable y
cargo del archivo; domicilio;
telfono; correo electrnico
registrado en el ao anterior
(23)
caso
de
acciones
de
transferencia secundaria (24)
Consigna el volumen total
(23+24) de la serie
Integra informacin por serie
de los archivos histricos de
cada unidad administrativa,
coteja y remite al coordinador
de archivos
Revisa informacin por serie de
cada Unidad administrativa
En caso de que existan errores
avisa a responsable segn sea
el caso
Compila informacin de cada
unidad administrativa
Registra en el formato
normalizado la informacin
compilada anteriormente.
Coordinador de
archivos de la
dependencia
Coordinador de
Remite la Gua simple para su
archivos de la
publicacin en Internet
dependencia
12
DISPOSICIONES GENERALES
De aplicacin: El orden de integracin de los archivos ser, en primer lugar, los
archivos de trmite (etapa activa); despus, los archivos de concentracin (etapa
semiactiva) y, por ltimo, los histricos (etapa inactiva).
Los elementos de descripcin determinados en este instructivo son bsicos y
obligatorios, sin menoscabo de que las dependencias o entidades puedan
incorporar elementos adicionales que convengan a sus necesidades de control.
De excepcin: En el caso de los archivos histricos que por razones de

procedencia contienen ms de un fondo, se har la descripcin partiendo de ese
nivel.
En los archivos previos a 2005, cuya estructura no est establecida por serie, se
aplicar el nivel inmediato superior.
De responsabilidades: El rea coordinadora de archivos de la dependencia o

entidad ser la responsable de integrar la gua simple y de entregarla a la Unidad
de Enlace de la dependencia o entidad para su divulgacin a travs del portal de
transparencia.
De estructura: Se han establecido 25 elementos de descripcin para la gua

simple en dos reas de informacin: 12 elementos comunes y 13 elementos
especficos de actualizacin que sern seleccionados segn el tipo de archivo
(trmite, concentracin e histrico).
Elementos comunes:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Unidad administrativa
rea de procedencia del archivo
Nombre del responsable y cargo
Domicilio
Telfono
Correo electrnico
Ubicacin fsica
Unidad administrativa de procedencia
Seccin
Serie
Fecha(s)
Descripcin
13
1 UNIDAD ADMINISTRATIVA
Objetivo:
Conocer la ubicacin del archivo dentro de la

unidad administrativa.
Regla:
Consignar el nombre de la unidad administrativa

responsable del archivo .
Observaciones:
Se considera unidad administrativa a la
que con tal carcter seala el reglamento interior
o equivalente de la dependencia o entidad.
Registrar, si es el caso, la estructura jerrquica
inmediata superior del archivo.
2. REA DE PROCEDENCIA DEL ARCHIVO

Objetivo:
Proporcionar el rea de procedencia del archivo

dentro de la unidad administrativa.
Regla:
Registrar el nombre del rea (direccin de rea,

subdireccin, departamento o equivalentes)
donde se localiza el archivo.
Observacin: Se aplica cuando exista ms de un archivo en la

unidad administrativa.
3. NOMBRE DEL RESPONSABLE Y CARGO

Objetivo:
Proporcionar a los usuarios internos y externos

de la dependencia o entidad el nombre y cargo
del o los responsables del archivo.
Reglas:
Consignar el (los) nombre(s) del servidor(es)

pblico(s) designado(s) como responsable(s) de
la unidad de archivo.
Observaciones:
El espacio fsico donde se localiza el
archivo no determina la etapa del ciclo vital en la
que se encuentran los documentos de archivo,
toda vez que en un mismo espacio fsico pueden
localizarse archivos activos, semiactivos o
histricos, en cuyo caso cada seccin y serie se
14

ordenar consecutivamente por archivos de
trmite, concentracin e histricos.
Existen unidades administrativas que integran las
unidades de archivo de trmite, concentracin e
histricos en una misma unidad de depsito
denominado archivo central, archivo general, etc.
Se consignar el nombre y cargo del titular
jerrquico superior responsable.
4. DOMICILIO
Objetivo:
Proporcionar a los usuarios internos y externos a

la dependencia o entidad el lugar de trabajo del
servidor pblico designado como responsable del
archivo.
Regla:
Consignar los datos relativos a identificar el lugar

de trabajo: calle, nmero, colonia, cdigo postal,
delegacin o municipio, estado, pas.
Observaciones:
En algunos casos la direccin del lugar de
trabajo del servidor pblico responsable del
archivo no corresponder al del depsito fsico de
los documentos.
5. TELFONO
Objetivo:

la dependencia el telfono del servidor pblico
designado como responsable del archivo.
Regla:
Consignar el nmero telefnico del archivo.
Observaciones:
Registrar, si es el caso: extensin, clave
lada o indicaciones establecidas en la
dependencia para la comunicacin por telfono.
15
6. CORREO ELECTRNICO
Objetivo:

la dependencia o entidad la direccin electrnica
oficial del servidor pblico designado como
responsable del archivo.
Regla:
Consignar la direccin electrnica oficial.
Observaciones:
En los casos en que el responsable no
cuente con una direccin electrnica oficial
individualizada, registrar la institucional del
archivo.
7. UBICACIN FSICA
Objetivo:
Identificar ubicacin fsica de la(s) serie(s)
documental(es).
Regla:
Consignar el lugar fsico de localizacin de la(s)

serie(s) documental(es).
Observaciones:
En caso de imprecisin de la etapa (activo,
semiactivo e histrico) y de la ubicacin fsica de
la serie documental a describir, el responsable
del archivo se encargar de asignar tanto la
etapa como la ubicacin fsica.
8. UNIDAD ADMINISTRATIVA DE PROCEDENCIA O

FONDO
Objetivo:
Identificar al productor o productores de
las series documentales
Regla:
Consignar el nombre de la entidad responsable

de la produccin, uso y acumulacin de las series
documentales.
Observaciones:
En el caso de los archivos histricos que
por razones de procedencia contienen ms de un
fondo, se har la descripcin partiendo de ese
nivel.
16

El uso de este elemento de descripcin
depender de la estructura y jerarqua de la
organizacin del archivo.
El espacio fsico donde se localiza el archivo no
determina la etapa del ciclo vital en la que se
encuentran los documentos de archivo; puede
ocurrir que en un mismo espacio fsico se
localicen archivos activos, semiactivos o
histricos, en cuyo caso cada seccin y serie se
ordenar consecutivamente por archivos de
trmite, concentracin e histricos.
9. SECCIN DOCUMENTAL
Objetivo:
Ubicar de conformidad con el cuadro general de

clasificacin archivstica de la dependencia o
entidad la seccin documental a la que
pertenece(n) la(s) serie(s) documental(es)
descrita(s).
Regla:
Consignar el nombre correspondiente a la

estructura del archivo la seccin documental
correspondiente.
Observaciones:
En el caso de archivos que fueron abiertos
con anterioridad a enero de 2005 y que carecen
de cuadro de clasificacin, se aceptar sustituir la
seccin documental por la unidad administrativa
de procedencia.
De no existir una descripcin en el nivel de
seccin documental en archivos previos a 2005,
se indicar que el nivel de descripcin es el
inmediato anterior.
10. SERIE DOCUMENTAL

Objetivo:
Ubicar de conformidad con el cuadro general de

clasificacin archivstica de la dependencia o
entidad la(s) serie(s) documental(es) descrita(s).
Regla:
Consignar todas y cada una de las series

documentales que integran el acervo en custodia.
Observaciones:
Toda vez que los Lineamientos establecen
que la unidad de descripcin es la serie
17

documental, en el caso de archivos que fueron
abiertos con anterioridad a enero de 2004 y que
carecen de cuadro de clasificacin, se aceptar
sustituir la(s) serie(s) documental(es) por el rea
generadora (direccin de rea, subdireccin,
departamento o equivalente).
De no existir una descripcin a nivel de serie
documental en archivos abiertos antes de 2005,
se indicar cul es el nivel existente de
descripcin (fondo o seccin).
11. FECHA(S)
Objetivo:
Identificar y consignar el ao extremo de

produccin o acumulacin.
Regla:
Proporcionar y consignar para cada serie

documental que se describe, segn los casos,
una sola fecha o un intervalo de fechas.
Observaciones:
En los casos de archivos histricos, las
fechas extremas sern: aquellas en las que el
productor acumul los documentos; aquellas en
las que la produccin de los documentos incluye
fechas de documentacin producida con
anterioridad a su acumulacin por actividad;
cuando se dificulte conocer las fechas extremas,
utilizar el o los siglos que cubren la
documentacin custodiada.
12. DESCRIPCIN
Objetivo:
documental.
Regla:
Proporcionar el contenido de la serie

Consignar un resumen de la informacin que
contiene la serie documental.
Observaciones:
No repetir el nombre con el cual se
identifica la serie en descripcin. La descripcin
informativa busca clarificar su contenido, en
particular de aquellas series documentales que
se registran con el nombre de las unidades
administrativas.
18

Las series documentales identificadas con el
proceso administrativo (funcin-actividad) ser
opcional.
En el caso de los archivos histricos se buscar
dar un panorama de conjunto de la clase de
informacin contenida en la serie.
Elementos especficos de actualizacin

Archivo de trmite
13. VOLUMEN (2004)
Objetivo:
Identificar y describir el volumen fsico y la unidad

de conservacin o soporte.
Regla:
Consignar el volumen de la serie documental del

ao anterior al que se efecta la actualizacin,
especificando la cantidad de expedientes, piezas,
volmenes, cajas, segn sea el caso.
Observaciones:
Si es el caso por la organizacin de la
propia serie, consignar en metros lineales
(opcional otro tipo de informacin).
14. APERTURA DE EXPEDIENTES (2005)

Objetivo:

Regla:

ao que se actualiza, especificando la cantidad
de expedientes, piezas, volmenes, cajas, segn
sea el caso.
Observaciones:
19
15. TRANSFERENCIA PRIMARIA

Objetivo:
Proporcionar informacin sobre cualquier accin

primaria de disposicin documental.
Regla:
Consignar la cantidad de expedientes, piezas,

volmenes, cajas, segn sea el caso de la serie
documental descrita que se traslad del archivo
de trmite al archivo de concentracin.
Observaciones:
En algunos casos, la serie documental
descrita con relacin a su volumen registrado en
la Gua simple 2005 fue transferida del archivo de
trmite al archivo histrico; consignar de igual
manera.
16. BAJAS DOCUMENTALES

Objetivo:

de valoracin y en su caso el destino final.
Regla:

volmenes, cajas, segn sea el caso de la serie
documental descrita que se dictamin para la
baja documental o eliminacin.
Observaciones:
En algunos casos, para la serie
documental descrita con relacin a su volumen
registrado en la Gua simple 2005 se realiz un
proceso de dictaminacin de baja documental
total o parcial en el archivo de trmite; consignar
el nmero de Acta de Baja documental emitida
por el Archivo General de la Nacin.
17. VOLUMEN TOTAL

Objetivo:

Regla:
Consignar el volumen total de la serie

documental al periodo que se efecta la
actualizacin, especificando la cantidad de
20

expedientes, piezas, volmenes, cajas, segn
sea el caso.
Observaciones:
En este caso es la suma del punto 13 ms
14 y la resta del 15 o del 16. Si es el caso por la
organizacin de la propia serie, consignar en
metros lineales (opcional otro tipo de
informacin).
Archivo de concentracin
18. VOLUMEN (2004)
Objetivo :

Regla:

Observaciones:
19. TRANSFERENCIA PRIMARIA

Objetivo:

primaria de disposicin documental.
Regla:

volmenes, cajas, segn sea el caso, de la serie
documental descrita que recibi el archivo de
concentracin del archivo de trmite para su
custodia.
Observaciones:
21
20. BAJAS DOCUMENTALES

Objetivo:

Regla:

documental descrita que se dictamin para la
baja documental o eliminacin.
Observaciones:
En algunos casos, que la serie documental
descrita con relacin a su volumen registrado en
la Gua simple 2005, el total o parte, se
encuentre incorporada a un total autorizado en
dictamen por el Archivo General de la Nacin; se
consignar el nmero del Acta de Baja
documental.
21. TRASFERENCIA SECUNDARIA

Objetivo:

Regla:

documental descrita que se dictamin como
histrica para su transferencia del archivo de
concentracin al archivo histrico.
22. VOLUMEN TOTAL

Objetivo:

Regla:

Observaciones:
Este punto es la suma del punto 18 ms el
19 y la resta del 20 y del 21, si es el caso. Por la
organizacin de la propia serie, se puede
consignar en metros lineales (opcional otro tipo
de informacin).
22
Archivo histrico
23. VOLUMEN (2004)
Objetivo:

Regla:

Observaciones:
Si es el caso, por la organizacin de la
24. RECEPCIN DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA

Objetivo:

de disposicin documental y en su caso su
dictamen de documentacin histrica.
Regla:
Consignar la cantidad de expedientes,

volmenes, cajas, segn sea el caso, de
documental descrita que se traslad del
de trmite o archivo de concentracin al
histrico.
piezas,
la serie
archivo
archivo
Observaciones:
Si es el caso, por la organizacin de la
25. VOLUMEN TOTAL

Objetivo:

Regla:
Consignar el volumen total de la serie

documental del ao anterior al que se efecta la
actualizacin, especificando la cantidad de
expedientes, piezas, volmenes, cajas segn sea
el caso.
23

Observaciones:
Este caso es la suma del punto 23 ms el
24. Si es el caso por la organizacin de la propia
serie, consignar en metros lineales (opcional otro
tipo de informacin).
24
Formatos
Logotipo
Nombre de la dependencia o entidad
Hoja_1_de___.
Relacin de archivos
Archivo de Trmite
Unidad
Administrativa
2
Nombre del
responsable
3
Cargo
Domicilio
Telfono
Correo
electrnico
7
Nombre del
responsable
8
Cargo
Domicilio
Telfono
10
11
Cargo
Domicilio
Telfono
14
15
16
Correo
electrnico
12
Archivo histrico
Nombre del
responsable
13
Correo
electrnico
17
Elabor
Valid
Nombre 18
Cargo y firma 19
Nombre 20
Cargo y firma 21
25
Relacin de Archivos
No.
Concepto
Archivos de trmite
1
2
Descripcin
Hoja___de___.
Unidad administrativa
Nmeros de hoja correspondientes

Nombre de la unidad administrativa a la que
corresponde el archivo de trmite
Se considera unidad administrativa a las que
con tal carcter seala el reglamento interior de
la dependencia o entidad
3
Nombre del responsable
4
Cargo
5
Domicilio
6
Telfono
7
Correo electrnico
Nota: Se anotarn todas y cada una de las unidades administrativas que
conforman la dependencia o entidad
8
9
10
11
12
Nombre del
responsable
Cargo
Domicilio
Telfono
Correo
electrnico
Nombre del servidor pblico designado como

responsable del archivo de concentracin
Cargo del servidor pblico
Domicilio del lugar de trabajo del servidor pblico
Nmero telefnico, extensin y, de ser el caso, claves
Lada
Direccin electrnica oficial o, de ser el caso, privada,
del servidor pblico
Archivo histrico
13
Nombre del
responsable
No.
Concepto
14
Cargo
15
Domicilio
16
Telfono
Nombre del servidor pblico designado como

responsable del archivo histrico
Descripcin
Cargo del servidor pblico designado como
Domicilio del lugar de trabajo del servidor
pblico designado como responsable del
archivo histrico
Nmero telefnico y extensin, segn el caso,
del servidor pblico designado como
26

17
Correo electrnico
Direccin electrnica del servidor pblico

designado como responsable del archivo
Elabor
18
Nombre
19
Cargo
Nombre del servidor pblico que integr la

informacin y llen el formato
Cargo del servidor pblico que integr la
informacin y llen el formato
Valid
20
Nombre
21
Cargo
Nombre del servidor pblico que valid la

informacin (Coordinador de Archivos de la
dependencia o entidad o responsable del
archivo de concentracin, en su caso)
Cargo del servidor pblico que valid la
informacin
Nota: En las guas de los archivos de trmite se anotarn todas y cada una
de las unidades administrativas que conforman la dependencia o entidad.
27

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Cmo elaborar la gua simple de archivos ......8

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Orientar a los sujetos obligados en la elaboracin de la Gua simple de

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Identificar el contexto y el contenido de los archivos con base en los

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De estructura: Se han establecido 25 elementos de descripcin para la gua

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Conocer la ubicacin del archivo dentro de la

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2. REA DE PROCEDENCIA DEL ARCHIVO

Proporcionar el rea de procedencia del archivo

Registrar el nombre del rea (direccin de rea,

Observacin: Se aplica cuando exista ms de un archivo en la

3. NOMBRE DEL RESPONSABLE Y CARGO

Proporcionar a los usuarios internos y externos

Consignar el (los) nombre(s) del servidor(es)

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Proporcionar a los usuarios internos y externos a

Consignar los datos relativos a identificar el lugar

Proporcionar a los usuarios internos y externos a

Consignar el nmero telefnico del archivo.

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Proporcionar a los usuarios internos y externos a

Consignar la direccin electrnica oficial.

Consignar el lugar fsico de localizacin de la(s)

8. UNIDAD ADMINISTRATIVA DE PROCEDENCIA O

Consignar el nombre de la entidad responsable

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Ubicar de conformidad con el cuadro general de

Consignar el nombre correspondiente a la

10. SERIE DOCUMENTAL

Ubicar de conformidad con el cuadro general de

Consignar todas y cada una de las series

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Identificar y consignar el ao extremo de