Metodologa Para el Anlisis y

Documentacin de Procesos
ndice
7 Consideraciones preliminares Captulo I
1. Introduccin
12 2. Consideraciones Generales
15 Documentacin de procesos Captulo II
3. Documentacin de procesos
18 4. Metodologa para el Anlisis y la Documentacin de Procesos
23 5. Estructura del Manual de Procesos
26 6. Presentacin Formal del Documento
27 7. Instrumento Formal de Documentacin
29 Documentacin de procedimientos Captulo III
8. Anlisis y Documentacin de Procedimientos
33 9. Estructura del Manual de Procedimientos
34 10. Presentacin Formal de los Documentos
35 Etapas generales de documentacin Captulo IV
12. Etapas para Implementar la Metodologa Descripta en el
Presente Documento
37 13. Etapas para Elaborar Manuales
39 Matriz para documentar procesos Subanexo I
41 Matriz para documentar procedimientos Subanexo II
43 Nomenclatura de smbolos Subanexo III
45 Glosario Subanexo IV
Captulo I
Consideraciones preliminares
1.- Introduccin
1.1.- Objetivos
Defnir los lineamientos metodolgicos para la elaboracin y aproba-
cin de Normas que documenten los procesos y procedimientos, en
el mbito del Ministerio de Planifcacin Federal, Inversin Pblica y
Servicios.
Lograr uniformidad en el contenido de los instrumentos utilizados
para documentar Procesos o Procedimientos respecto a la terminolo-
ga a utilizar, a la estructura, a la presentacin formal y al acto de apro-
bacin, entre otros.
Defnir caractersticas formales a seguir para gestionar la documenta-
cin de los Procesos y Procedimientos.
Favorecer la efciencia y efcacia de la documentacin de operacio-
nes, como as tambin la comunicacin, la confiabilidad de la in-
formacin y la estandarizacin de las estructuras de desempeo y
desenvolvimiento.
1.2.- Alcance
El presente documento, Metodologa para el Anlisis y Documentacin
de Procesos, en adelante Manual, es de cumplimiento obligatorio en el
mbito de la Administracin Centralizada del Ministerio de Planifcacin
Federal, Inversin Pblica y Servicios.
Asimismo, se invita a los Organismos Descentralizados a adoptar e
implementar el presente Manual. En el caso de que algn Organismo re-
suelva no tomar para s dichas pautas, resultar necesario informar a la
Metodologa Para el Anlisis y Documentacin de Procesos 8
Subsecretara de Coordinacin y Control de Gestin la metodologa utiliza-
da o que utilizar para la documentacin de procesos y procedimientos.
El presente Manual entrar en vigencia desde la fecha establecida
en el acto administrativo de aprobacin. Por tal motivo, no aplicar a los
Procesos y Procedimientos que hubieren sido documentados y se encuen-
tren vigentes. No obstante ello, y para el caso de no poseer metodologas
de revisin peridica, se debern respetar las pautas establecidas en el
presente Manual.
1.3.- Deber de informar procesos y procedimientos documentados
Todas las dependencias y organismos de la Jurisdiccin
(Administracin Centralizada, Organismos Descentralizados, etc.) ten-
drn el deber de informar al Programa de Mejora Continua en la Gestin
dependiente de la Subsecretara de Coordinacin y Control de Gestin,
respecto de los procesos y procedimientos que se encuentren vigentes y
formalmente documentados (mediante manuales, actos administrativos,
circulares, etc.).
A fn de dar cumplimiento con el deber de informacin, correspon-
de completar un formulario a ser defnido por el Programa de Mejora
Continua en la Gestin, el cual ser remitido oportunamente a cada
dependencia.
1.4.- Vigencia y revisin peridica
La vigencia del Manual, ser de dos (2) aos (renovables automtica-
mente en caso de silencio u omisin de ratifcacin) contados a partir de
la fecha establecida en el acto de aprobacin. No obstante ello, antes de su
vencimiento podr ser modifcado y/o derogado (total o parcialmente) por
autoridad competente.
La revisin del manual deber efectuarse como mnimo cada seis (6)
meses.
De no existir modifcaciones y/ o rediseos, continuar vigente, en los
mismos trminos y condiciones.
Captulo I. Consideraciones preliminares 9
1.5.- Responsables
1.5.1.- Respecto de la normalizacin de procesos y procedimientos:
Los nexos responsables de gestin de cada Secretara, tendrn el de-
ber de gestionar la documentacin y aprobacin de los procesos y proce-
dimientos que utilicen como medio para el logro de sus fnes y objetivos.
1.5.2.- Respecto del mantenimiento de los manuales e instructivos que sur-
jan como consecuencia de la presente medida:
El nexo responsable de la Secretara promotora del documento
(Manual) ser el responsable de velar por el mantenimiento, actuali-
zacin y revisin peridica de los procesos y procedimientos que se
documenten.
1.5.3.- Respecto de la modifcacin, mantenimiento y revisin peridica
de este documento, Metodologa para el anlisis y documentacin de
procesos:
Estar a cargo del responsable funcional del Programa de Mejora
Continua en la Gestin, dependiente de la Subsecretara de Coordinacin
y Control de Gestin.
1.6.- Referencias
1.6.1.- Referencias Normativas
1.6.1.1. Ley Nacional de Procedimientos Administrativos N 19.549.
1.6.1.2. Ley de Administracin Financiera y de los Sistemas de Control del
Sector Pblico Nacional N 24.156.
1.6.1.3. Reglamento de Procedimiento Administrativo, Decreto N 1759 de
fecha 3 de abril de 1972, T.O. 1991, Decreto N 1883/1991.
1.6.1.4. Decreto N 333 de fecha 19 de febrero de 1985. Normas para la
elaboracin, redaccin y diligenciamiento de los proyectos de actos y do-
cumentacin administrativa.
1.6.1.5. Resolucin Sindicatura General de la Nacin N 107 de fecha 10
de noviembre de 1998, la cual aprueba las Normas Generales de Control
Interno.
Metodologa Para el Anlisis y Documentacin de Procesos 10
1.6.1.6. Disposicin Subsecretara de Coordinacin y Control de Gestin
N 36 de fecha 9 de junio de 2006, ratifcada por Resolucin N 1511 de fe-
cha 18 de agosto de 2006 del Ministerio de Planifcacin Federal, Inversin
Pblica y Servicios, y sus modifcatorias.
1.6.1.7. Reglamento Interno de Gestin Administrativa. Resolucin N
1522 de fecha 25 de agosto de 2006, del Ministerio de Planifcacin Federal,
Inversin Pblica y Servicios.
1.6.2.- Referencias Complementarias
1.6.2.1. Lic. Halliburton, Eduardo. Manual para el anlisis, evaluacin
y reingeniera de procesos en la Administracin Pblica. Secretara de
Gestin Pblica, J.G.M. - ONIG, 3 Edicin Noviembre de 2006.
1.6.2.2. Lic. Ossorio, Alfredo. Planeamiento estratgico. Secretara de
Gestin Pblica, J.G.M. - ONIG, 4 Edicin Noviembre de 2002.
1.6.3.1. Lic. Rampi, Nstor R. Metodologa para la realizacin de manua-
les de procedimientos- Secretara de Gestin Pblica, J.G.M. ONIG.
Edicin Abril de 2005.
1.6.4.1. Documento ISO, Orientacin acerca del enfoque basados en
procesos para los sistemas de gestin de calidad. Edicin Mayo de 2001.
1.6.5.1. Lic. Ossorio, Alfredo, Coord. Gral. de Publicacin. La gestin p-
blica por objetivos y resultados. Secretara de Gestin Pblica, J.G.M.
ONIG. Edicin Enero de 2007.
1.6.6.1. Loubet, B. y Cutuli, R. Herramientas para el desarrollo de proce-
sos -Universidad Nacional de Cuyo.
1.6.7.1. Normas ISO 9001:2000
1.6.8.1. Norma IRAM 34.551
1.7.- Defniciones
1.7.1. Poltica:
Declaracin realizada por la organizacin, de sus intenciones y prin-
cipios con relacin a un determinado tema que provee un marco para la
accin y para establecer objetivos y metas respecto del mismo.
1.7.2. Proceso:
Captulo I. Consideraciones preliminares 11
Es una serie de actividades desarrolladas en una secuencia lgica y
predeterminada que se vinculan entre s para transformar insumos en pro-
ductos (bienes y servicios) valiosos para el benefciario, usuario o cliente.
1.7.3. Procedimiento:
Secuencia ordenada de actividades, tareas y acciones que deben ejecu-
tarse para la consecucin de un proceso.
1.7.4. Manual:
Documento estructurado que contiene la descripcin del desarrollo
de un proceso o procedimiento.
1.7.5. Responsabilidad primaria:
Responsabilidad asignada conforme las polticas propias de la institu-
cin para el logro de los objetivos (A nivel Alta Direccin).
1.7.6. Proceso:
Se entender de carcter general o particular:
1.7.6.1. General: Cuando se aplica y est destinado a toda la Administracin
Central, y de corresponder a los Organismos Descentralizados. Ej.: proce-
so de compras y contrataciones, de recursos humanos, procedimiento de
bajas de personal, instrucciones para solicitar apertura de expediente, etc.
1.7.6.2. Particular: Cuando se aplica y esta destinado solo al organismo
o dependencia emisora. Ej.: proceso de obras pblicas; procedimiento de
Metodologa Para el Anlisis y Documentacin de Procesos 12
control y fscalizacin del sistema de GNC; instrucciones para recepcionar
reclamos de usuarios, etc.
En el Subanexo IV Glosario, continan las Defniciones.
2.- Consideraciones Generales (descripcin resumida)
Este Manual establece un marco de referencia metodolgico a tener
en cuenta para analizar y documentar los procesos y procedimientos.
Para tal fn es necesario adoptar las defniciones y criterios que se ten-
drn en cuenta para decidir el contenido y la estructura de los documen-
tos que se generen, como consecuencia del cumplimiento del presente
Manual.
Para ello, es indispensable delimitar el nivel de desagregacin en el
que se trabajar y por consiguiente, iniciar las acciones tendientes a la
identifcacin y documentacin de los procesos de la organizacin. Por
ejemplo, si la organizacin pretende documentar un proceso, es impor-
tante que la misma tenga en cuenta la Poltica a la que hace referencia,
el contenido del mismo (requirente, producto, destinatario, etc.) y que
dicho contenido sea uniforme en toda la Jurisdiccin (que se describan
solo actividades a nivel de proceso o tareas a nivel de procedimiento).
Asimismo, sera conveniente que antes de documentar un procedimien-
to, se tenga al menos identifcado y analizado el proceso al que hace
referencia. (Ver grfco 1)
Para establecer una prctica adecuada, se deber elaborar un plan de
accin para documentar los procesos y procedimientos estratgicos. Este
Plan ser confeccionado por cada organizacin y se ajustar a los recursos
disponibles (humanos, fnancieros, etc.) y a las necesidades instituciona-
les. A fn de completar el Plan de Accin, se debern tener en cuenta los
requerimientos efectuados por la Subsecretara de Coordinacin y Control
de Gestin, as como tambin aquellos formulados por los organismos rec-
tores o de control.
Se recomienda documentar en una primera etapa los procesos (po-
drn subdividirse en procesos relevantes y no relevantes) y en una se-
gunda etapa aquellos procedimientos (conjunto de tareas que componen
cada actividad que conforma el proceso) considerados estratgicos y re-
levantes. No ser necesario documentar (aunque si identifcar) aquellos
procedimientos que no se consideren relevantes para la organizacin. (Ver
grfco 2)
Los lineamientos propuestos tienden a unifcar criterios para llevar
adelante los objetivos de la organizacin de manera clara, transparente y
efciente. Asimismo, es importante hacer hincapi en los puntos de control
Captulo I. Consideraciones preliminares 13
NIVELES DE DESAGREGACIN
PRIORIDAD PARA DEFINIR EL PLAN DE ACCIN PARA DOCUMENTAR
POLITICA
Nivel 1.
Estratgico
Para alcanzar
los objetivos
institucionales.
Como?
PROCESO
Nivel 2. Conjunto
de actividades
Para dar cumplimiento
a las polticas.
Como?
PROCEDIMIENTO
Nivel 3. Conjunto de
tareas y acciones
Para alcanzar el
cumplimiento de
las actividades que
componen un proceso.
Las secretaras y subsecretaras debern establecer un Plan de accin para documentar
procesos, procedimientos e instrucciones, estratgicos para la organizacin.
1
POLTICA
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
Definir todos los procesos de
la organizacin y documentar
segn el plan.
Documentar solo aquellos
procedimientos que se consideran
estratgicos para la organizacin.
POLTICA
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
2
1
2
Metodologa Para el Anlisis y Documentacin de Procesos 14
que posee el proceso; verbigracia, quien los realiza, en que circunstancia y
bajo que recaudos.
En este orden de ideas, si una organizacin cuenta con los procesos
y procedimientos documentados, se benefciar en: a) realizar autoeva-
luaciones y autocontroles; b) redisear los procesos para optimizarlos; c)
delimitar las responsabilidades; d) facilitar las tareas de los organismos de
control; e) cumplir con la normativa vigente; etc.
Por ltimo, se deber informar al Responsable Funcional del
Programa de Mejora Continua en la Gesitin respecto de todos los pro-
cesos que se desarrollan en las Secretaras, Subsecretaras y Organismos
Descentralizados, tanto aquellos que se encuentran documentados y
vigentes, como los que se hallan en proceso de documentacin, a fn
de efectuar seguimientos de gestin y al mismo tiempo publicarlos en
la Web institucional del Ministerio de Planifcacin Federal, Inversin
Pblica y Servicios.
Captulo II
Documentacin de procesos
3.- Documentacin de procesos
3.1.- Enfoque basado en procesos
El enfoque basado en procesos es uno de los principios de gestin de
calidad, el cual establece que los resultados estratgicamente planifcados
podrn alcanzarse ms efcientemente cuando los recursos y las activida-
des que permiten obtener un producto o servicio, se gestionan como un
proceso (no como un conjunto de reas y dependencias que cumplen fun-
ciones aisladamente).
Los procesos permiten alcanzar las polticas de la institucin (objeti-
vos y misiones). Para ello, al momento de disear o redisear los procesos,
se debe analizar las polticas y planifcar estratgicamente la forma en la
cual se llevarn a cabo.
Conceptualmente, un proceso es una serie de actividades, desarrolla-
das con una secuencia lgica, vinculadas entre s para transformar insu-
mos en productos (bienes y servicios) valiosos para el benefciario, usuario
o cliente.
A su vez, un proceso puede estar integrado por una serie de subpro-
cesos, que se interrelacionan de forma lgica. Cada subproceso cumple un
objetivo parcial del proceso y est compuesto por un conjunto de activida-
des. Cada actividad est integrada por un grupo de tareas que son ejecu-
tadas a nivel operativo. Cuando un sistema de gestin se torna complejo,
de ser necesario podr defnirse como un macro proceso, que contendr
un conjunto de procesos.
Asimismo, los procesos pueden ser considerados como una cadena
de valor. La secuencia de actividades, dirigidas a obtener un producto o
servicio, debe aadir valor a la actividad o proceso siguiente. Aquellos
procesos o actividades que no generen valor, deberan ser eliminados.
Metodologa Para el Anlisis y Documentacin de Procesos 16
3.2. Clasifcacin de procesos
Los procesos pueden ser clasifcados en:
Procesos Sustantivos: aquellos que se encuentren orientados al cum-
plimiento de los objetivos fundamentales de la organizacin.
Procesos de Apoyo: aquellos que brindan apoyo operativo para el
cumplimiento de los objetivos de los procesos sustantivos.
Procesos de Conduccin o Gestin: dirigidos a facilitar y organizar
la coordinacin de la totalidad de los procesos de la organizacin.
(Ver grfco 3)
Ejemplo:
Si se analiza el sistema de compras y contrataciones (procesos de
apoyo), se podra establecer que l mismo, es el macro proceso. De
este, derivaran los procesos de: I) licitacin pblica, II)licitacin pri-
vada, III) contratacin directa, etc. Del proceso de contratacin direc-
ta (III), podran derivar los subprocesos: i) contratacin directa por
exclusividad, ii) trmite simplificado, etc. Del subproceso trmite
simplificado (ii) podran derivar las siguientes actividades: 1) solici-
tud de compra; 2) afectacin preventiva; 3) aprobacin del pliego de
bases y condiciones; 4) acto de apertura; 5) dictamen de evaluacin;
etc. La actividad Dictamen de Evaluacin (5), podra contener las
siguientes tareas: a) plasmar las ofertas en un cuadro comparativo;
b) controlar las ofertas con el cuadro; c) evaluar las ofertas; etc. (este
ltimo nivel, se entender como el procedimiento, atento el grado de
desagregacin). (Ver grfico 4)
Por ltimo, cuando se habla de documentar procesos, adems de
describir las caractersticas del mismo (ver punto 4.5.2.) se debe enume-
rar la secuencia de actividades, evitando as incluir las tareas que per-
miten alcanzar dicha actividad (la descripcin de tareas y acciones que
permiten alcanzar el conjunto de actividades que forman el proceso, se-
rn detalladas cuando se documenten los procedimientos). Es importan-
te destacar que, desde la perspectiva del manual, la documentacin de
procesos implica una visin macro y de alto nivel, que permitir conocer
los principales elementos de cada proceso. Una vez identifcados y do-
cumentados los procesos, deber continuarse con la documentacin de
los procedimientos que permitan desagregar cada uno de los procesos
considerados estratgicos (conforme lo establecido en el Captulo III, del
presente documento).
Capitulo II. Documentacin de procesos 17
1. Descripcin y cuadros basados en la referencia citada en el punto 1.6.2.1. Lic. Halliburton,
Eduardo. Manual para el anlisis, evaluacin y reingeniera de procesos en la administracin
pblica. SECRETARA DE GESTIN PBLICA, J.G.M. - ONIG, 3 Edicin, Noviembre 2006.
CLASIFICACIN DE PROCESOS
1
MACROPROCESO
Sistema de compras y
contrataciones
CADENA DE VALOR
CADENA DE VALOR
Macroproceso
Proceso
Subproceso
Actividad Tarea
4
Proceso
Contratacin directa
Proceso
Licitacin pblica
Proceso
Licitacin privada
SUBPROCESO
Trmite simplicado
ACTIVIDAD
Dictamen de
evaluacin
TAREA
Varias
3
4
Metodologa Para el Anlisis y Documentacin de Procesos 18
4.- Metodologa para el anlisis y la
documentacin de procesos
Las polticas (objetivos institucionales) se llevan adelante a travs de
procesos, muchas veces no defnidos o adecuados efcientemente para el
logro de los objetivos. Cuando se inician las acciones tendientes a defnir y
documentar procesos, no es de buena prctica plasmar y validar la realidad,
sin analizar y evaluar los procesos en conjuncin con las polticas institucio-
nales. Es conveniente al momento de formalizar un proceso, analizar si el
mismo es efciente y se adeca a las necesidades de la organizacin.
Se debern reconocer formalmente aquellos procesos que refejen
la gestin de las polticas institucionales. Aquellos procesos identif-
cados, pero que no se adecen efcientemente al logro de los objetivos
institucionales, debern ser rediseados, para luego ser aprobados e
implementados.
Las etapas para alcanzar la documentacin de procesos son:
A) Defnir plan de accin para documentar procesos.
B) Defnir un equipo de trabajo temtico.
C) Analizar, evaluar y diagnosticar los procesos.
D) Redisear los procesos.
E) Documentar procesos.
Los procesos identificados, analizados, y en su caso mejora-
dos, debern ser documentados formalmente a travs de un Acto
Administrativo del Superior Jerrquico de la Organizacin (Ver punto
N 7).
Todas las etapas previas a la documentacin, debern ser registradas,
a travs de la elaboracin de informes (en soporte papel, o bien en soporte
informtico), que servirn de antecedente para la documentacin formal
Capitulo II. Documentacin de procesos 19
de los procesos (se incluirn en el expediente que tramite la aprobacin
del manual de procesos).
A continuacin se desagregan las distintas etapas para documentar
procesos
2
:
4.1. Identifcar los procesos principales de la organizacin (Secretara/
Subsecretara). Considerar los procesos actuales y las polticas a las que
hace referencia. La identifcacin es preliminar y general.
4.2. Defnir un equipo de trabajo temtico. El nexo responsable de gestin
de la Organizacin (Secretara / Subsecretara) defnir un equipo de tra-
bajo temtico, que se encontrar a su cargo.
4.3. Defnir el Plan de Accin para analizar, evaluar y diagnosticar los pro-
cesos de la organizacin. Delimitar claramente cada uno de los procesos.
4.4. Otorgar participacin a las reas involucradas, a fn de trabajar de ma-
nera conjunta e interrelacionada. En esta instancia se defnir el alcance.
4.5. Describir el proceso actual. Relevar y analizar la informacin so-
bre el mismo, teniendo en cuenta los criterios bsicos que se detallan a
continuacin:
4.5.1. Puntos a defnir.
4.5.1.1. Defnir la/s poltica/s a la que hace referencia el proceso (en caso de
ser necesario).
4.5.1.2. Defnir Macro proceso (en caso de ser necesario).
4.5.1.3. Defnir Proceso/s.
4.5.1.4. Defnir Subproceso/s (en caso de ser necesario).
4.5.1.5. Defnir las principales actividades generales, concretas y de Alto
Nivel (macro).
4.5.2. Establecer los contenidos mnimos de los procesos.
4.5.2.1. Defnir requirente / solicitante.
2. Descripcin y cuadro basados en la referencia citada en el punto 1.6.2.1. Lic. Halliburton,
Eduardo. Manual para el anlisis, evaluacin y reingeniera de procesos en la administracin
pblica. SECRETARA DE GESTIN PBLICA, J.G.M. - ONIG, 3 Edicin, Noviembre 2006.
Metodologa Para el Anlisis y Documentacin de Procesos 20
4.5.2.2. Recursos (fnancieros, materia prima, tecnologa, recursos huma-
nos). Defnicin opcional.
4.5.2.3. Responsable/s (del proceso / subproceso).
4.5.2.4. Producto o servicio.
4.5.2.5. Destinatario (interno o externo).
4.5.2.6. Establecer Estndares e indicadores
3
:
4.5.2.6.1. Dimensin crtica: elementos o variables que son signifcativos
para medir.
4.5.2.6.2. Estndares (o metas): valor determinado o a alcanzar que se con-
sidera signifcativo para cada nivel concreto de actividad esperada y para
cada resultado a obtener como producto.
4.5.2.6.3. Indicadores
4
: valor (cuantitativo o cualitativo) para evaluar o me-
dir la dimensin crtica
5
.
4.6. Evaluar y diagnosticar el proceso. Identifcar y analizar los proble-
mas, teniendo en cuenta la causa de los mismos a fin de concretar la
evaluacin.
En esta instancia se deber analizar la necesidad de redisear el pro-
ceso, a fn de optimizarlo. En caso afrmativo, deber continuarse con el
punto siguiente y en caso contrario, se continuar en el punto 4.8.
4.7. Actividades para mejorar procesos.
Las etapas para efectuar el rediseo de procesos se pueden generalizar en:
A. Defnir un Plan de Accin para el rediseo.
B. Desarrollar propuesta de rediseo.
C. Implementar el prototipo o prueba piloto.
3. Descripcin y cuadro basados en la referencia citada en el punto 1.6.2.1. Lic. Halliburton,
Eduardo. Manual para el anlisis, evaluacin y reingeniera de procesos en la administracin
pblica. SECRETARA DE GESITN PBLICA, J.G.M. - ONIG, 3 Edicin, Noviembre 2006.
4. Todo organismo debe contar con mtodos de medicin de desempeo que permitan
la preparacin de indicadores para su supervisin y evaluacin. La informacin obtenida
se utilizar para la correccin de los cursos de accin y el mejoramiento del rendimiento.
Punto 2420 de las Normas Generales de Control Interno. Resolucin SIGEN N 107/98.
5. Cuadro y descripcin basados en la referencia citada en el punto 1.6.2.1. Lic. Halliburton,
Eduardo. Manual para el anlisis, evaluacin y reingeniera de procesos en la administracin
pblica. SECRETARA DE GESTIN PBLICA, J.G.M. - ONIG, 3 Edicin, Noviembre 2006.
Capitulo II. Documentacin de procesos 21
Operativamente, las etapas de rediseo se desarrollan aplicando los
siguientes pasos:
4.7.1. Tener en cuenta los puntos 4.1. a 4.6. (identifcacin, anlisis, diag-
nostico, etc.)
4.7.2. Identifcar el objetivo del rediseo.
4.7.3. Desarrollar la propuesta de rediseo.
4.7.4. Elaborar el diagrama del nuevo proceso. Conforme los puntos 4.5.1.
a 4.5.2.
4.7.5. Defnir la forma de medicin (incluir variables e indicadores), tanto
para la implementacin del prototipo como para la instancia posterior a
la documentacin.
4.7.6. Presentar las propuestas de rediseo, recomendaciones y planifca-
cin de los cambios propuestos. El superior jerrquico conjuntamente con
el nexo responsable de gestin del PMCG de la Secretara o Subsecretara,
autorizar la propuesta e implementacin.
4.7.7. Implementar los cambios propuestos, mediante un prototipo o prue-
ba piloto.
4.7.7.1. Evaluar el impacto de la implementacin de la mejora.
4.7.7.2. En caso de ser positiva la evaluacin de impacto de la implementa-
cin, documentar el nuevo proceso, conforme se describe en el punto 4.7.
ENTRADA
Requirente Recursos
Macro Proceso/ Subproceso
Transformacin
Proceso
Responsable
Producto
(Bs.As.)
Estandar
de calidad
SALIDA
Destinatario
Metodologa Para el Anlisis y Documentacin de Procesos 22
4.7.7.3. En caso de considerar modifcaciones al proceso, volver a realizar
el conjunto de pasos del punto 4.1.
4.8. Documentar los procesos. La estandarizacin y aprobacin fnal del
proceso, se deber realizar mediante acto formal del superior jerrquico
conforme se detalla en el punto 7, respetando la estructura y presentacin
formal descripta en los puntos 5 y 6, respectivamente.
4.8.1. Se recomienda capacitar al personal involucrado, mediante talleres,
entrevistas, material didctico, etc.
4.9. Una vez identifcado y/o documentado el proceso, podrn iniciarse
las acciones tendientes a documentar el procedimiento que permitir al-
canzar el resultado del proceso. Continuidad con el punto 8, Anlisis y
documentacin de procedimientos.
Los procesos a ser documentados sern incluidos e instrumentados en
un Manual de Procesos de la organizacin.
Los procesos aprobados por una Secretara, debern ser subdivi-
didos por Subsecretara, de manera tal, que cada una de ellas posea su
respectivo Manual. Se recomienda elaborar un Manual de procesos, en el
cual se describa la totalidad de procesos desarrollados y defnidos por la
organizacin.
Ejemplo: Si la Subsecretara de Obras Pblicas posee 5 procesos, de-
ber elaborarse un Manual que contenga todos estos procesos y no as, un
Manual por cada proceso.
Capitulo II. Documentacin de procesos 23
5. Estructura del Manual de Procesos
6
El Manual de procesos que contenga la descripcin de los procesos de
la organizacin, deber cumplir con la siguiente estructura:
Marco introductorio.
Cuerpo Principal.
Anexos.
5.1. Marco Introductorio.
5.1.1. Cartula: Identifcar los siguientes conceptos:
Logo o Membrete.
Ttulo del Manual.
mbito de aplicacin.
Versin: A partir de la versin inicial, las sucesivas modifcaciones se
consignan con un diferente subndice.
Fecha de Vigencia.
Nombre del rea elaboradora.
5.1.2. ndice: Listar las distintas secciones que conforman el Manual de
forma detallada y haciendo referencia de pginas y anexos.
6. Descripcin basada en la referencia citada en el punto 1.6.2.3, 1.6.2.7. Lic. Rampi,
Nstor R. Metodologa para la realizacin de manuales de procedimientos SECRETARA
DE GESTIN PBLICA, J.G.M. ONIG. Abril de 2005. Normas ISO 9001:2000.
Metodologa Para el Anlisis y Documentacin de Procesos 24
5.1.3. Objetivo: Detallar el propsito del Manual en forma breve y consis-
tente, expresando los verbos en infnitivo, y refrindose exclusivamente
al tema que desarrolla el documento.
5.1.4. Alcance: Indicar las reas involucradas tanto en la ejecucin como en
el cumplimiento del proceso.
5.1.5. Vigencia y revisin: Indicar la vigencia del documento y la forma de
efectuar las revisiones peridicas del mismo.
5.1.6. Responsables/ Responsabilidades: Indicar los responsables de
la ejecucin del proceso (podr incluirse como anexo o bien al fnal del
documento).
5.1.7. Referencias: Incluir la identifcacin de los procesos, procedimien-
tos o normativa relacionada. Tambin puede mencionarse los documen-
tos tericos y/o doctrinarios que dieron base al Manual.
5.1.8. Descripcin resumida: Breve relato de los aspectos principales de
cada proceso o resumen general de consolidacin e integracin de los
procesos.
5.1.9. Instrucciones para el uso del Manual: Cuando el proceso resulta
complejo, ya sea por su contenido o bien por su extensin, podr incluirse
una breve explicacin de cmo interpretar y cumplir con el manual. (Este
punto es opcional).
5.2. Cuerpo Principal
5.2.1. Desarrollo y descripcin del proceso: Describir el proceso conforme
los puntos 4.5.1. a 4.5.2. utilizando como base la matriz del Subanexo I y
dar cumplimiento a la secuencia establecida en el punto 4.
Capitulo II. Documentacin de procesos 25
Dividir el cuerpo principal en:
A. Defnicin de la misin, objetivos y funcin de la organizacin, con-
tenidas en la norma que aprueba la estructura organizativa (podr
agregarse el organigrama en caso de corresponder).
B. Matriz de proceso. Describir el proceso en una planilla que grafque
la totalidad de elementos o contenidos (Ver Subanexo I). Como com-
plemento de la matriz de proceso, podr incluirse una descripcin
narrada de los procesos.
C. Diagrama de proceso. Se deber incluir un diagrama o fujo grama
que describa las principales actividades (identifcadas en el punto
anterior), conforme la simbologa del Subanexo III.
5.3. Anexos
Contiene el conjunto de documentacin adicional que merece ser co-
nocida por el lector. Si corresponde se titula y se le agrega una breve ex-
plicacin de su contenido, son ejemplos: las estructuras organizativas, los
formularios, tablas asociadas, Glosario, etc.
5.3.1. Glosario: Incluye la definicin de trminos que se utilizan en el
Desarrollo del Procedimiento con el objeto de uniformar la interpretacin
de los vocablos.
5.3.2. Formularios, matrices y plantillas.
5.3.3. Documentos Asociados: Detalle de los documentos (procesos, proce-
dimientos o instructivos) que se encuentran relacionados al Manual.
Metodologa Para el Anlisis y Documentacin de Procesos 26
6. Presentacin Formal del Documento
6.1. Cumplimiento de la Normativa
Se debe dar cumplimiento y respetar las pautas establecidas en el
Decreto N 333 de fecha 19 de febrero de 1985, el Reglamento Interno de
Gestin Administrativa Resolucin MPFIPyS N 1522 de fecha 25 de agos-
to de 2006 y toda aquella norma complementaria o sustitutiva vinculada
con la presentacin formal.
6.2. Redaccin y Sintaxis
Escribir en negrita los ttulos y subttulos.
Utilizar oraciones breves y concisas.
Utilizar infnitivo verbal (Ejemplo: Dar, Entregar, Buscar).
El tamao de letra para el texto es de 12 puntos.
Los textos deben estar justifcados.
En caso de incorporar ejemplos, los mismos debern diferenciarse del
texto principal utilizando recuadros de texto, letras cursivas, tama-
os de letras menores o mrgenes dismiles. En ningn caso se podr
defnir o explicar una tarea o procedimiento utilizando nicamente
ejemplos.
Las pginas debern encontrarse numeradas de forma correlativa a
partir del N 1, en el extremo inferior derecho, indicndose en cada
una de ellas la cantidad total de pginas, despus de una barra. (Ej.:
15/38, 16/38, 17/38, 18/38).
El Manual podr dividirse en Secciones, Captulos, tems o Puntos. Se
recomienda organizar los puntos de forma escalonada. (Ejemplo: 1.
Ttulo; 1.1. Subtitulo; 1.1.1. Desagregacin del punto anterior; 1.1.1.1.
Desagregacin del punto anterior).
Referenciar los puntos que se encuentran vinculados o las deri-
vaciones en el Manual (Ejemplo: continuar en el punto; Ver
Captulo; etc.).
Capitulo II. Documentacin de procesos 27
En el encabezado de cada una de las pginas del documento debern
indicarse el nombre del Manual; el cdigo asignado al manual; la vi-
gencia del mismo; el nmero de acto administrativo que lo aprueba y
la versin.
Se recomienda, incluir el Manual como ANEXO al Acto Administrativo
o circular que lo aprueba. Asimismo, en caso de aprobar en un mismo
acto ms de un manual, cada documento debe ser incluido en Anexos
separados.
7. Instrumento Formal de Documentacin
Los procesos documentados se debern expresar en un instrumento
denominado Manual de Procesos, conforme la estructura y presenta-
cin formal que se describe en los puntos N 5 y 6.
7.1. Norma de Aprobacin.
7.1.1. Procesos generales: Los Manuales de procesos que se apliquen a
todo el Ministerio de Planifcacin Federal, Inversin Pblica y Servicios
sern aprobados y/o modifcados sustancialmente, por Resolucin del Sr.
Ministro.
A fn de agilizar los trmites de aprobacin, podrn dictarse actos ad-
ministrativos ad referndum del Sr. Ministro, en la medida que dichos
actos se encuentren alineados a las polticas generales del Ministerio y
sean posteriormente ratifcados.
7.1.2. Procesos particulares: Los Manuales de procesos que se apliquen tan-
to a una Secretara como a una Subsecretara, debern ser aprobados y/o
modifcados sustancialmente, por Acto Administrativo del Sr. Secretario.
A fn de agilizar los trmites de aprobacin, las Subsecretaras podrn
dictar Actos Administrativos ad referndum del Sr. Secretario, en la me-
dida en que dichos actos se encuentren alineados a las polticas generales
de la Secretara y sean posteriormente ratifcados.
Si el proceso se aplica a ms de una Secretara se debern dictar actos
administrativos conjuntos (Resolucin Conjunta).
Metodologa Para el Anlisis y Documentacin de Procesos 28
7.1.3. Modifcaciones no sustanciales y/o aclaraciones al Manual:
Podrn efectuarse modifcaciones no sustanciales (puntos accesorios,
complementarios o secundarios del manual) y/o aclaraciones de todo o
parte de un Manual de procesos, utilizando como documento formal de
aprobacin una circular del superior jerrquico que aprob el Manual. No
obstante ello, se debern respetar las pautas y premisas establecidas en el
presente manual. Dichas modifcaciones no podrn cambiar el sentido y
espritu de la norma en vigencia, ni agregar conceptos no defnidos.
Aclaracin: Por razones metodolgicas y prcticas, podr aprobarse en
un mismo acto:
El conjunto de procesos que posee la organizacin, delimitados
claramente.
El/ los proceso/ s conjuntamente con el/ los procedimiento/ s, vinculados.
Captulo III
Documentacin de Procedimientos
8. Anlisis y Documentacin de Procedimientos
Continuidad del punto 4.
Un procedimiento es la forma especifica de llevar a cabo una ac-
tividad o proceso, mediante un conjunto de tareas concretas y bien
definidas. Determinar y documentar un procedimiento significar
normalizar la ejecucin de tareas estndares y delimitar aquellas que
resultan confusas o no responden a una secuencia lgica. Al tener de-
finidos los procedimientos, se deberan agilizar los controles de ges-
tin, la deteccin de deficiencias y la simplificacin de la capacitacin
de empleados.
Los procedimientos establecen el cmo se debe llevar adelante la eje-
cucin de los procesos que posea la organizacin. Por ello, es fundamen-
tal defnir en una primera instancia los procesos, y como consecuencia de
ello los procedimientos utilizados para alcanzar los resultados deseados.
De todas maneras, la documentacin de procesos y procedimientos debe
realizarse de forma independiente, aunque vinculando y concordando el
contenido de ambos.
Cabe destacar, que el contenido de los manuales de procesos y de
procedimientos, varan, sobre todo, en el objeto de la descripcin; en el
Manual de procesos se describen, a nivel macro, las principales activida-
des para alcanzar los objetivos institucionales (poltica) y en el Manual de
procedimientos se describe (a nivel micro) el conjunto de tareas y acciones
que deben realizarse para alcanzar el resultado del proceso al que se en-
cuentra vinculado.
Ejemplo: Siguiendo el ejemplo del Sistema de compras y contratacio-
nes, podramos establecer que el procedimiento para llegar a la ejecucin
del proceso Contratacin Directa ser cada uno de los pasos a seguir
Metodologa Para el Anlisis y Documentacin de Procesos 30
para alcanzar el producto fnal, como ser: 1.1.) Recepcionar la solicitud de
compra en el sistema informtico; 1.2) Control de la documentacin de
forma, teniendo en cuenta los siguientes puntos (); 1.2.) Ingresar en el
sistema la solicitud; etc.
Para documentar un procedimiento es indispensable identifcar y de-
fnir al proceso de referencia. Ejemplo: para defnir el procedimiento de
licitacin pblica, como paso previo es indispensable defnir los procesos
que se incluyen en el sistema de compras y contrataciones.
Solo aquellos procedimientos considerados estratgicamente relevan-
tes para la organizacin, debern ser documentados.
De esta manera, la documentacin de procedimientos expresa
continuidad con la documentacin de procesos. Por ello, las pautas
generales descriptas en el punto 4, del Captulo II, son complemen-
tarias y sern aplicadas de manera anloga a la documentacin de
procedimientos.
Las etapas para alcanzar la documentacin de procedimientos son:
A. Defnir el plan de accin para documentar procedimientos.
B. Defnir un equipo de trabajo temtico.
C. Analizar y redisear los procedimientos.
D. Documentar los procedimientos.
8.1. Para analizar y documentar los procedimientos llevados a cabo en
cada proceso, se deber cumplir con las pautas establecidas en los puntos
4.1. a 4.4.
8.2. Describir el procedimiento actual, mediante el relevamiento
y anlisis, teniendo en cuenta los criterios bsicos que se detallan a
continuacin.
Capitulo III. Documentacin de procedimientos 31
Contenido mnimo de los procedimientos
7
:
8.2.1. Establecer el o los procesos de los cuales se desprende el
procedimiento.
8. 2. 2. Determinar las reas y sectores que intervienen en el
procedimiento.
8.2.3. Establecer la secuencia lgica y cronolgica del procedimiento.
8.2.4. Defnir las caractersticas y requisitos que se deben llevar a cabo en
cada secuencia.
8.2.5. Describir las tareas y vinculacin con cada actividad: se deber rea-
lizar de manera detallada, aunque de forma concisa y precisa.
8.2.5.1. Momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso.
8.2.5.2. Responsable: enumerar sector o rea a cargo de la ejecucin, evi-
tando consignar el nombre y apellido de personas designada en dicho
cargo.
8.2.5.3. Informacin que se debe generar como consecuencia del resultado
de la ejecucin de cada uno de los pasos.
8.2.5.4. Medios a utilizar (recursos): formularios, sistemas informticos, equi-
pos de comunicacin, documentos, etc.
8.2.5.4.1. Cuando se utilicen sistemas informticos, se deber especifcar el
nombre del mismo, los datos a ingresar y qu resultado se espera lograr
con ellos. Adems, se deber consignar las caractersticas y especifcacio-
nes del Sistema, para conocer la utilidad del mismo. Dicha explicacin
podr realizarse en el glosario respectivo.
8.2.5.5. Decisiones a tomar, considerando y previendo los eventuales cur-
sos de accin de posible aplicacin.
7. Descripcin basada en la referencia citada en el punto 1.6.2.3. Lic. Rampi, Nstor R.
Metodologa para la realizacin de manuales de procedimientos SECRETARA DE
GESTIN PBLICA, J.G.M. ONIG. Abril de 2005.
Metodologa Para el Anlisis y Documentacin de Procesos 32
8.2.6. Describir los controles a efectuar y el curso de accin a seguir, segn
el resultado del mismo. Se deber especifcar el responsable, las tareas o
acciones a controlar y la forma en que se realizar dicho control.
8.3. Para redisear el procedimiento, cumplir con las pautas establecidas
en el punto 4.6., teniendo en cuenta los contenidos mnimos de los proce-
dimientos establecidos en el punto anterior.
8.4. Documentar los procedimientos. La estandarizacin y aproba-
cin fnal del procedimiento, se deber realizar mediante acto formal
del superior jerrquico conforme se detalla en el punto 11, respetan-
do la estructura y presentacin formal descripta en los puntos 9 y 10,
respectivamente.
8.4.1. Se recomienda capacitar al personal involucrado, mediante talleres,
entrevistas, material didctico, etc.
Capitulo III. Documentacin de procedimientos 33
9. Estructura del Manual de Procedimientos
El manual deber cumplir con la siguiente estructura:
Marco introductorio.
Cuerpo Principal.
Anexos.
9.1. Marco Introductorio. Dar cumplimiento con el punto 5.1.
9.2. Cuerpo principal.
9.2.1. Desarrollo y descripcin de operaciones: Se deber describir la se-
cuencia de los pasos que se llevan a cabo en el procedimiento adminis-
trativo. Las tareas debern ser expresadas en orden cronolgico. A fn de
facilitar la compresin y redaccin del Manual, se deben realizar cortes
por reas y sectores.
9.2.1.1. Metodologa para documentar los procedimientos:
Narrativa: se expresan textualmente las tareas que deben realizarse en
cada rea o sector conforme la matriz que se describe en el Subanexo II.
Cursograma: Diagrama de movimiento o fujo de las acciones invo-
lucradas en un procedimiento. Facilitan la visualizacin integral de
todo el circuito de un procedimiento. En el Subanexo III se incluye la
simbologa utilizada para grafcar.
Mixto: Podrn utilizarse ambas metodologas para documentar un
procedimiento. Se debern codifcar los cursogramas a fn de vincular-
los, fcilmente, con la descripcin narrada.
Metodologa Para el Anlisis y Documentacin de Procesos 34
9.3. Anexos. Dar cumplimiento con el punto 5.3.
10. Presentacin Formal de los Documentos
Dar cumplimiento con los puntos 6.1. y 6.2.
11. Instrumento Formal de Documentacin
Dar cumplimiento con las pautas detalladas en el punto 7.1.
Los procedimientos debern ser expresados en un documento deno-
minado Manual de Procedimientos, conforme la estructura y presenta-
cin formal que se describe en los puntos 9 y 10.
Aclaracin: Por razones metodolgicas y prcticas, podr aprobarse
en un mismo acto:
El conjunto de procesos que posee la organizacin, delimitados
claramente.
El /los proceso/s conjuntamente con el/los procedimiento/s, vinculados.
Captulo IV
Etapas Generales de Documentacin
12. Etapas para implementar la metodologa
descripta en el presente documento
El PMCG ser el encargado de regular la documentacin de procesos
y procedimientos.
A continuacin se describen los pasos a seguir, a fn de dar cumpli-
miento con la metodologa propuesta:
12.1. Defnir los Nexos Responsables y equipos temticos de gestin que
participarn en la documentacin de procesos, mediante el llenado de los
formularios correspondientes.
12.2. El Programa de Mejora Continua en la Gestin, organizar talleres de
capacitacin para los miembros de los equipos temticos.
12.2.1. Los miembros involucrados en el anlisis y documentacin de pro-
cesos debern participar de los talleres y cursos a fn de incorporar la me-
todologa desarrollada en el presente documento.
Metodologa Para el Anlisis y Documentacin de Procesos 36
12.3. La Subsecretara de Coordinacin y Control de Gestin, me-
diante Circular, comunicar cada uno de los formularios que se uti-
lizarn para cumplir con las etapas establecidas en este documento
y completar los Subanexos I y II. No obstante ello, las dependencias
podrn iniciar las etapas preliminares de identificacin y anlisis de
procesos.
12.3.1. El Programa de Mejora Continua en la Gestin comunicar las he-
rramientas a utilizar para completar los formularios en base a lo estableci-
do en el presente Manual.
Los pasos antes detallados, son complementarios y accesorios a la
obligacin principal de anlisis y documentacin de procesos, establecida
en este documento.
Captulo IV. Etapas generales de documentacin 37
13. Etapas para elaborar manuales
Las etapas generales para documentar formalmente procesos o proce-
dimientos son:
a) Elaboracin del manual; b) aprobacin; c) publicacin; d) revisin
peridica
8
.
13.1. Etapas generales de documentacin de procesos, procedimientos:
13.1.1. Elaboracin del modelo preliminar del Manual.
El nexo responsable de gestin del Programa de Mejora Continua en
la Gestin de la Secretara o Subsecretara que propicia la medida, deber
tener en cuenta las pautas establecidas en el presente Manual, para ela-
borar el modelo preliminar o proyecto de acto formal que apruebe el/ los
proceso/s o procedimiento/s.
Como parte del proceso de elaboracin, se deber consultar a las de-
pendencias y/o reas especializadas o rectoras en la materia; como mni-
mo a la Secretara de Gestin Pblica (Jefatura de Gabinete de Ministros),
a la Sindicatura General de la Nacin y al Programa de Mejora Continua
en la Gestin.
Efectuadas las modifcaciones, correcciones y adecuaciones corres-
pondientes, se iniciar la etapa del trmite para la aprobacin.
Se debe dejar constancia en el expediente, en el cual tramita el Manual,
de los antecedentes de hecho y de derecho que dan causa al trmite (in-
formes, documentacin de referencia, validaciones de las reas rectoras,
etc.).
13.1.2. Trmite de aprobacin del Documento.
Se debe dar cumplimiento a las normas de procedimiento establecidas
para la aprobacin de manuales de procesos y procedimientos.
13.1.3. Publicacin en la Web Institucional del Ministerio de Planifcacin
Federal, Inversin Pblica y Servicios.
8. Todo organismo debe disponer de procedimientos capaces de captar e informar opor-
tunamente los cambios registrados o inminentes en el ambiente interno y externo, que pue-
dan conspirar contra la posibilidad de alcanzar sus objetivos en las condiciones deseadas.
Resolucin SIGEN N 107/98.Punto 2320 de las Normas Generales de Control Interno.
Metodologa Para el Anlisis y Documentacin de Procesos 38
Adems de las publicaciones y notifcaciones de los actos adminis-
trativos establecidas en las normas de procedimientos, se deber publicar
el manual en el sitio o espacio asignado a tal efecto, de la Web institucio-
nal del Ministerio de Planifcacin Federal, Inversin Pblica y Servicios
o bien en el sistema informtico que se genere como consecuencia de la
presente medida.
13.2. Revisin peridica del Manual
9
13.2.1. Perodo de revisin: La revisin del Manual deber efectuarse en
forma peridica, al menos una vez por ao. En el Manual se debe esta-
blecer la frecuencia de dicha revisin y los responsables designados a tal
efecto.
13.2.2. Relevamiento: El nexo responsable de gestin del PMCG de la
Secretara o Subsecretara que gener el Manual, deber designar un equi-
po de trabajo a fn de efectuar un relevamiento, mediante entrevistas, con-
juntamente con los responsables de la ejecucin de los procesos y/o proce-
dimientos con el objeto de analizar la necesidad de modifcacin.
13.2.3. Sugerencias de modifcacin: El Nexo Responsable de Gestin ele-
var a consideracin del Superior Jerrquico, las sugerencias de modif-
cacin presentadas por los responsables de ejecucin de los procesos y
procedimientos. Dicha accin podr dar curso a las tareas enumeradas del
punto 13.1.
13.2.4. De no existir modifcaciones, se realizar un informe que contenga
los puntos de revisin, el cual deber ser remitido al Responsable funcio-
nal del Programa de Mejora Continua en la Gestin.
9. Se deben validar en forma peridica los supuestos que sustentan los objetivos de
una organizacin. Punto 2620 de las Normas Generales de Control Interno. Resolucin
SIGEN N 107/98.
Subanexo I
Matriz para documentar procesos
Matriz A. Identicacin de Proceso.
Id. N Poltica / objeti-
vo institucional
Macroproceso Proceso Responsables Producto/ servicio
1 Y A A1 Res. del Proceso R A1
A2 dem R A2
A3 dem R A3
A4 dem R A4
Eliminar las columnas y celdas o completar con otros elementos, se-
gn el caso en concreto.
Matriz B. Identicacin de Subproceso / Actividades.
Id. N Proceso Sub proceso Responsable Principales
actividades
Producto/
servicio
Destinatario
/ Cliente /
Benefciario
1 A1 A.1.1 Resp. del Sub
proceso
Describir las
principales
actividades
del Subproc.
R A1.1. Cliente
externo
A.1.2 dem dem R A1.2.
A.1.3 dem dem R A1.3. Cliente
interno
2 A2 A 2.1. dem dem R A 2.1. Ciudadano
A 2.2. dem dem R A 2.2.
A 2.3. dem dem R A 2.3.
La matriz que contenga la identifcacin de procesos deber basarse
en la siguiente estructura:
Metodologa Para el Anlisis y Documentacin de Procesos 40
Matriz C. Identicacin DE Estandares e Indicadores
Id. N Proceso/
Subproceso/
Actividad*
Producto Dimensin
Crtica
Indicadores Estndar
1 A1 R A1 Elemento o va-
riable signifcati-
va para medir
Valor cuantitati-
vo o cualitativo
para medir las
dimensiones
crticas
Estndar o meta
a alcanzar signi-
fcativo para la
organizacin.
La matriz B se podr complementar con el cursograma de activida-
des, segn Subanexo III.
* Segn las necesidades de la organizacin, podrn incluirse estndares a los Procesos,
Subprocesos o Actividades.
Subanexo II
Matriz para Documentar Procedimientos
Matriz C. Identicacin del procedimiento a nivel tarea y/o accin.
Nombre de la Organizacin:
Nombre del Macro proceso:
Nombre del Proceso:
Nombre del Subproceso:
Actividad:
rea o sector involucrado:
Secuencia de Tareas y/o acciones Observaciones
1
1.1.
1.2.
1.2.1.
2.
2.1.
()
Eliminar las columnas y celdas que no correspondan en caso de no
aplicar (Macroproceso, subproceso)
Completar una plantilla por cada Subproceso o actividad
identifcada.
Las matrices podrn ser codifcadas para facilitar las referencias y m-
todo de bsqueda.
La matriz se complementa con el cursograma de procedimiento, se-
gn Subanexo III.
Subanexo III
Nomenclatura de Smbolos
Glosario de Smbolos
Smbolo Denominacin Defnicin
Operacin
Representa toda accin de elaboracin, modifcacin o
incorporacin de informacin y decisin.
Operacin
Predefnida
Representa
Una operacin, identifcada por un nombre, consistente
en una o ms operaciones o pasos de programas que
pueden o no estar detalladas en otro lugar.
Documento
Representa un soporte que tiene datos legibles, indepen-
dientemente del material base. La cantidad de ejemplares
puede indicarse mediante la superposicin de fguras.
(Ej: expediente, resolucin, nota, formulario, etc).
Proceso no
Relevado
Representa un proceso no relevado.
Decisin o
Alternativa
Representa una funcin de decisin o conmutacin.
Sistema Representa cualquier tipo de aplicacin informtica.
Archivo
Defnitivo
Representa el almacenamiento sistemtico en forma
permanente, de elementos portadores de informacin.
Archivo
Provisorio
Representa el almacenamiento sistemtico en forma
transitoria, de elementos portadores de informacin.
Control Se utilizar para identifcar las actividades y/o tareas
vinculadas con los puntos de control.
Comienzo /
Final
Representa el inicio o el fnal de un fujo.
Referencia a
otra pgina
Representa el nexo entre pginas en un mismo
procedimiento.
Conector
Representa el conector entre operaciones dentro de un
mismo procedimiento.
Lnea de
Comunicacin
Representa la transferencia de datos por medio de una
lnea de comunicacin.
Los smbolos son ejemplifcativos, en caso de incluir otros, se deber
confeccionar un adecuado glosario de referencia.
Metodologa Para el Anlisis y Documentacin de Procesos 44
Nombre del proceso / procedimiento - Nombre del rea o sector. Vigencia - Versin. Proceso, subproceso,
actividad, etc. al que hace referencia. Cdigo de identicacin.
La presente metodologa ser aplicable tanto para procesos como para
procedimientos, vara el nivel de desagregacin (actividad o tarea).
Plantilla Modelo para Gracar.
rea / Sector rea / Sector rea / Sector Descripcin de tareas /
actividades
Inicio
1
EJEMPLO
Desarrollar el ujo del proceso o procedimiento
respetando la divisin por reas y utilizando la
simbologa correspondiente.
2
Describir las actividades
o tareas que se expresan
mediante smbolos.
Cada smbolo deber
contener un nmero o
referencia, a n de ser
descripta en esta columna.
3
Fin
Subanexo IV
Glosario
10
10. Defniciones extradas de las formulaciones efectuadas por la SECRETARA DE
GESTIN PBLICA, J.G.M. y de referencias antes citadas.
Accin: es la mnima unidad de medida en que puede dividirse una
funcin. Un conjunto de acciones forma una funcin.
Actividad: conjunto de tareas y / o acciones que permiten alcanzar el
cumplimiento de un proceso o subproceso.
Alta direccin: nivel de conduccin estratgico o jerarqua superior de
la organizacin, que tiene asignada la mxima autoridad y responsa-
bilidad sobre los resultados generales.
Cliente externo: est fuera de la organizacin y recibe el bien o producto
fnal.
Cliente interno: est dentro de la organizacin y forma parte de la ca-
dena proveedor-cliente en cualquier subproceso del proceso total.
Cliente: es cualquier persona que recibe un bien o un servicio produci-
do por una organizacin.
Efectividad: compara los resultados de una actividad con aquello que
se haba planeado. La efectividad se puede referir a productos, insu-
mos o relaciones.
Efcacia: es el logro del objetivo al menor costo posible para una comu-
nidad, determinada en funcin de sus objetivos sociales.
Efciencia: es un concepto que se basa en indicadores de productivi-
dad, los cuales a su vez dependen de la organizacin, el comporta-
miento, las condiciones geogrfcas, etc.
Metodologa Para el Anlisis y Documentacin de Procesos 46
Evaluacin del riesgo: proceso global de estimar la magnitud del ries-
go y decidir si ste es o no signifcativo.
Funcin: tarea o actividad que tiene entidad propia, es controlable y
que agrupa una serie de acciones, la que relacionada con otras fun-
ciones, da origen a un procedimiento. Es conceptualmente la mnima
unidad en que se descompone un procedimiento.
Gestin: conjunto de actividades de planeamiento, previsin, organi-
zacin, evaluacin y control, destinados a alcanzar los propsitos de
una organizacin.
Identifcacin del peligro: proceso para el reconocimiento de la presencia
de situaciones que generan peligro y la defnicin de sus caractersticas.
Implementar: poner en funcionamiento, aplicar mtodos, medidas,
etc. para llevar algo a cabo.
Incidente: evento no planeado que tiene la potencialidad de conducir a un ac-
cidente, no llegndose a producir daos a personas, bienes o instalaciones.
Indicador: medida cualitativa o cuantitativa, que permite conocer el
comportamiento de una variable.
Manual: documento estructurado que contiene la descripcin del de-
sarrollo de un proceso o procedimiento.
Nexos responsables de gestin: persona designada formalmen-
te por cada una de las Secretarias, Subsecretarias, Organismos
Descentralizados y Organismos Desconcentrados para documentar
los procesos de la unidad respectiva.
Planeamiento estratgico: conjunto intencional, orgnico y selectivo
de operaciones, acciones y regulaciones que, por su impacto totalizan-
te, es capaz de impulsar de manera efciente y signifcativa, el cambio
situacional hacia la situacin-objeto que pretende el planifcador. El
proyecto estratgico inicia generalmente sobre problemas actuales o
potenciales de alto nivel para la poblacin.
Aplazamiento
Subanexo IV. Glosario 47
Poltica: declaracin realizada por la organizacin de sus intenciones
y principios con relacin a un determinado tema que provee un marco
para la accin y para establecer objetivos y metas respecto del mismo.
Procedimiento: descripcin detallada de actividades y tareas y de la
forma ordenada y secuencial en que deben ejecutarse para la consecu-
cin de un proceso.
Productividad: dada una relacin o funcin de produccin de un bien o
servicio se entiende por productividad a la relacin entre los productos
o servicios generados y todos los insumos materiales o no, necesarios
para su generacin. La productividad depende de la tecnologa, la or-
ganizacin, y el comportamiento.
Producto: bien o servicio que se genera como consecuencia de la trans-
formacin producida en un proceso y es brindado a la comunidad o a
otra institucin.
Proceso: es una serie de actividades desarrolladas en una secuencia lgica y
predeterminada que se vinculan entre s para transformar insumos en pro-
ductos (bienes y servicios) valiosos para el benefciario, usuario o cliente.
Recurso: elemento que permite accionar e iniciar un proceso, el cual
ser transformado para alcanzar un producto (bien o servicio).
Riesgo: combinacin entre la probabilidad de que ocurra un determina-
do evento peligroso y la magnitud de sus consecuencias.
Sistema: conjunto de elementos interrelacionados e interdependientes que
tienen un propsito comn, una relacin de insumo-producto entre sus com-
ponentes del sistema y un intercambio de energas con el medio ambiente.
Sistema de gestin: conjunto de cualquier nivel de complejidad, inte-
grado por personas, recursos, polticas y procedimientos, cuyos com-
ponentes interactan en forma organizada para lograr o mantener un
resultado especifcado.
Tarea: conjunto de acciones que se desarrollan en el marco de un pro-
cedimiento, representando el 4 nivel de defnicin y desagregacin de
un proceso, las cuales al ser establecidas en un conjunto, alcanzan la
categora de actividad.
Variable: Aspecto o atributo que se pretende medir.