Tabla de Retención Documental

Compilado por: Lucely Delgado
Snchez
TABLAS DE
RETENCIN
DOCUMENTAL
Snchez
LA GESTIN DOCUMENTAL
ES RESPONSABILIDAD DE
TODOS Y EXIGE
COMPROMISO
INSTITUCIONAL
Snchez

Listado de Series con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.

TABLA DE RETENCIN
DOCUMENTAL

Snchez
TABLA DE RETENCIN
DOCUMENTAL

Instrumento que resulta del proceso de
investigacin de la produccin documental de una
entidad, u oficina productora.
Snchez
TABLA DE RETENCIN
DOCUMENTAL

Instrumento archivstico esencial que permite la
normalizacin de la gestin documental desde su
produccin o recepcin hasta su disposicin final,
la racionalizacin de la produccin documental y
la aplicacin del concepto de archivo total.
Snchez
Facilitan el manejo de la informacin.

Contribuyen a la racionalizacin de la produccin
documental.

Permiten a la administracin proporcionar un
servicio eficaz y eficiente.

Importancia de las TRD para la
Administracin
Snchez
Facilitan el control y acceso a los documentos a
travs de los tiempos de retencin en ella
estipulados.

Garantizan la seleccin y conservacin de los
documentos que tienen carcter permanente.

Administracin
Snchez
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos.

Regulan las transferencias de los documentos
en las diferentes fases de archivo.
Administracin
Snchez
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos.

Regulan las transferencias de los documentos
en las diferentes fases de archivo.

Permiten el manejo integral de los
documentos.
Administracin
Snchez

Facilitan la organizacin de los documentos a
partir del concepto de archivo total.

Ayudan a controlar la produccin y trmite
documental.

Identifican y reflejan las funciones
institucionales.
Administracin
Snchez
Integran los procesos archivsticos para el manejo
racional de los documentos.

Permiten identificar los documentos que sirven de
apoyo a la gestin administrativa y que por su
carcter pueden eliminarse en el archivo de
gestin.
Administracin
Snchez
MARCO
JURDICO
EL Funcionario es responsable por los
documentos desde el punto de vista
Penal
Disciplinario
Cultural

Snchez
NORMAS JURDICAS
Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos
Articulo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los
servidores pblicos.
Articulo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo estn los
archivos de las entidades pblicas.
Art. 24. Obligatoriedad de la presentacin de las T.R.D.

Circular 001. del 2001 del AGN. Establece los plazos para la
presentacin de las TRD
Acuerdo 016 de 2002. del AGN. Regula el manejo de los archivos
pblicos de las Cmaras de Comercio
Acuerdo 039 de 2002 del AGN. Regula el procedimiento para la
elaboracin y aplicacin de las TRD
Circular 035 de 2009 de la Procuradura General de la Nacin.
Cumplimiento de la Ley 594 de 2000
Snchez
PRINCIPIOS
BSICOS
Sustentar en la
estructura
orgnico-
funcional vigente
Establecer
perodos de
retencin acorde
a normatividad
Establecer
periodos de
retencin acorde
a necesidades
administrativas
Aplicar procesos
tcnicos
Socializar y aplicar
TRD, una vez
aprobada
Snchez
1. Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales
2. Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada
3. Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin Documental para
su aprobacin.
4. Aplicacin
5. Seguimiento y actualizacin de las Tablas de retencin Documental
PASOS METODOLGICOS

Compiladp por: Lucely Delgado
Snchez, Instructora SENA
PRIMERA ETAPA
INVESTIGACIN PRELIMINAR SOBRE LA
INSTITUCIN Y FUENTES DOCUMENTALES.

A) Compilacin de la Informacin Institucional:
Normas relativas a la creacin y cambios estructurales de la entidad,
manuales de funciones y procedimientos, organigrama vigente.
B) Investigacin de las fuentes
documentales:

Identificacin y definicin de unidades
documentales.
Aplicacin de Encuesta Estudio Unidad
Documental: Se realiza mediante entrevistas a los
productores de los documentos (Se realiza en
forma personal y se adjunta fotocopia de aquellas
documentos de difcil comprensin).
No se dejarn espacios sin diligenciar, las
preguntas muy tcnicas las deber orientar el
encuestador).
SEGUNDA ETAPA:
Anlisis e
interpretacin de
la informacin
recolectada
Anlisis e Interpretacin de la
Informacin Recolectada
Anlisis de la produccin y trmite documental
teniendo en cuenta los manuales de funciones y
procedimientos de las dependencias.

Identificacin y conformacin de las series
subseries con sus respectivos tipos documentales,
teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad
Documental y el resultado del anlisis de los
manuales de procedimientos.
VALORACION DOCUMENTAL
Valoracin y seleccin documental teniendo
en cuenta los valores del documento, para
establecer los tiempos de retencin.
Identificacin de valores primarios y
secundarios de la documentacin.

Es importante tener presente el uso , la
frecuencia y las normas que regulan la
produccin documental (Normatividad interna
y externa)
TERCERA ETAPA:
Elaboracin y
presentacin de
las Tablas de
Retencin
Documental.
Presentacin, anlisis,
evaluacin y aprobacin
de las TRD por parte del
Comit de Archivo de la
Entidad.
PRESENTACION DE LAS TRD
Las TRD deben presentarse
acompaadas de una introduccin y de
los anexos que sustenten el proceso
de elaboracin y aseguren su
comprensin y aplicacin
Snchez
INTRODUCCIN:
Metodologa de elaboracin
Cuadro de Clasificacin de
Series y Subseries.
Explicacin formato tabla
Sustentacin de la
eliminacin documental
Aplicacin de las TRD para
las transferencias primarias y
secundarias, especificando
cmo, cundo y quin las
asume
Revisin y actualizacin
peridica de la TRD
Glosario de trminos
asociados
Presentacin de TRD en el
formato normalizado
Requisitos
de
Presentacin
Snchez
ANEXOS
Oficio remisorio firmado por el representante legal

Acta de Comit de Archivo, aprobando la TRD

Organigrama Vigente
Disposiciones legales, Actos Administrativos y otras
disposiciones normativas relativas a la creacin y cambios
estructurales de la Entidad.
Legislacin y normatividad que incidan en el desarrollo de
las funciones de la Entidad (Acuerdos que adoptan
estructura interna y determinan funciones, Resoluciones de
creacin de grupos de trabajo, etc.
Legislacin que incide en la creacin y conservacin del
documento (Normatividad externa e interna)
Encuestas de Unidad Documental

Entidad Productora:...........Hoja.....de.....
Oficina productora:.............................
CDIGO Serie y Tipos Documentales
A. G. A. C. C.T. M S E
PROEDIMIENTO
RETENCIN Disposicin final
CONVENCIONES:
CT-Conservacin Total E- Eliminacin Firma Responsable:............................
M- Microfilmacin S- Seleccin Jefe de Archivo
Fecha:...............................................
Formato de Tabla de Retencin Documental
Snchez
RESPONSABLES
DE APROBACIN
SEGN
JURISDICIN
INSTITUCIONES
PBLICAS DEL
ORDEN NACIONAL
Archivo General de
la Nacin
INSTITUCIONES
PBLICAS DEL
ORDEN
DEPARTAMENTAL
Consejo
Departamental de
Archivos
INSTITUCIONES
PBLICAS DEL
ORDEN
MUNICIPAL
Consejo Municipal
de Archivos
EMPRESAS
PRIVADAS QUE NO
CUMPLEN
FUNCIN PBLICA
No requiere enviar
para aprobacin
externa
Si la instancia competente hace
observaciones a las TRD presentadas,
la entidad esta obligada a atenderlas y
deber presentarlas nuevamente para
su aprobacin.

Snchez
PROCESOS TCNICOS
Identificacin

Valoracin

Seleccin

Eliminacin

El Archivo General de la Nacin en
cumplimiento de la funcin de inspeccin y
vigilancia, verificar la aplicacin de las Tablas
de Retencin Documental, en el momento que
lo considere pertinente.
VIGILANCIA

La contralora tiene en su formato de
auditora un captulo especialmente diseado
en asocio con el Archivo General de la
Nacin, que busca detectar los verificar el
cumplimiento de la normatividad, sobre el
control documental.
Snchez
EL PROYECTO DE TRD
REQUIERE
Apoyo administrativo de la alta Gerencia
Comit de Archivo activo
Sensibilizacin a todos los funcionarios
Responsables de los Archivos que lideren y
orienten el proceso
Crear a todos los funcionarios de las Entidad, la
necesidad de involucrarse en los proyectos
archivsticos para mejorar la calidad en los
procesos administrativos.
Participacin activa de los productores de los
documentos
Snchez
La gestin documental se reconoce,
como una actividad intrnsecamente
ligada a los archivos y su desarrollo es
paralelo a la bsqueda de la
transparencia en la gestin
administrativa.

Tabla de Retención Documental

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Tabla de Retención Documental

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Compilado por: Lucely Delgado

También podría gustarte